Xpert - Europäischer ComputerPass. Tanja Bossert, Ortrun Grill. Präsentation (mit PowerPoint 2010) 2. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Juli 2012

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1 Xpert - Europäischer ComputerPass Tanja Bossert, Ortrun Grill 2. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Juli 2012 Präsentation (mit PowerPoint 2010) XP-POW2010

2 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit PowerPoint 2010) 3 PowerPoint kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie PowerPoint starten und beenden welche Elemente das PowerPoint-Anwendungsfenster enthält und wie Sie damit arbeiten welche Möglichkeiten der Programmsteuerung zur Verfügung stehen wie Sie die Hilfe von PowerPoint nutzen können 3.1 Präsentationen mit PowerPoint Was sind Präsentationen? In vielen Bereichen des Lebens, z. B. im Beruf oder beim Engagement im Verein oder Ehrenamt, kommt es immer wieder vor, dass bestimmte Informationen einem ausgewählten Personenkreis anschaulich mitgeteilt werden sollen. Vielfach wird in solchen Fällen keine rein mündliche Vortragsweise erwartet, sondern eine Präsentation, d. h. ein Vortrag, bei dem die wichtigsten Inhalte zusätzlich visualisiert werden. Statistiken zufolge ist PowerPoint in allen Bereichen, in denen Vorträge gehalten oder Informationsveranstaltungen durchgeführt werden, die Standardform der Präsentation. Das Programm unterstützt Sie beim Erstellen Ihrer Präsentation und bietet eine Fülle von Funktionen zur Gestaltung und zum individuellen Vortragen. 3.2 PowerPoint starten und beenden PowerPoint über die Startschaltfläche starten Klicken Sie auf die Startschaltfläche, um das Startmenü zu öffnen. Geben Sie im Suchfeld die Anfangsbuchstaben des Programmnamens ein (po) und wählen Sie in der anschließend eingeblendeten Liste den Eintrag MICRO- SOFT POWERPOINT Wurde PowerPoint auf Ihrem Rechner schon einmal ausgeführt, befindet sich im linken Bereich des Startmenüs gegebenenfalls ein entsprechender Eintrag, über den sich das Programm schnell starten lässt. 26 HERDT-Verlag

3 PowerPoint kennenlernen 3 PowerPoint beenden Klicken Sie auf das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des PowerPoint-Anwendungsfensters. Falls eine oder mehrere geöffnete Präsentationen nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert sind, können Sie diese Dateien auf Rückfrage speichern. 3.3 Das PowerPoint-Anwendungsfenster Das Anwendungsfenster in der Ansicht NORMAL Nach dem Start des Programms wird das PowerPoint-Anwendungsfenster angezeigt, das standardmäßig in der Ansicht NORMAL dargestellt wird. Es enthält sowohl PowerPoint-spezifische als auch Windows-Bedienelemente. Symbolleiste für den Schnellzugriff Register des Menübands Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld (Anwendungsfenster) Menüband Register der Ansicht NORMAL Folienfenster in der Ansicht NORMAL Platzhalter Teilungsleisten Statusleiste Notizenfenster der Ansicht NORMAL Ansichtssteuerung Zoomregler Je nach gewählter Installation von PowerPoint und eventuell bereits geänderten Einstellungen kann das Anwendungsfenster auf Ihrem Bildschirm von der hier gezeigten Abbildung abweichen. HERDT-Verlag 27

4 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit PowerPoint 2010) Übersicht über die besonderen PowerPoint-Bildschirmelemente Folienfenster in der Ansicht NORMAL Platzhalter In diesem Ausschnitt können Sie die einzelnen Folien Ihrer Präsentation bearbeiten, z. B. indem Sie Texte oder grafische Objekte in Platzhalter einfügen. Platzhalter sind gerahmte Bereiche mit Aufforderungstexten, die der Eingabe und Bearbeitung von Folieninhalten dienen. Platzhalter müssen nicht zwingend ausgefüllt werden. Nicht ausgefüllte Platzhalter werden weder in der Bildschirmpräsentation noch im Ausdruck angezeigt. Menüband Symbolleiste für den Schnellzugriff Sämtliche Befehle des Programms lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register (bzw. Registerkarten) unterteilt, in denen die jeweiligen Befehle nach Kategorien geordnet zur Verfügung stehen. Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Speichern einer Datei) schnell durch Anklicken des entsprechenden Symbols ausführen. Die Auswahl an Befehlen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell anpassen. Register der Ansicht NORMAL Der linke Bereich der Normalansicht gliedert sich in zwei Register, die je nach Einstellung unterschiedliche Registersymbole besitzen. Im Register FOLIEN werden alle Folien der Präsentation im Miniaturformat aufgelistet. Sie können sich so eine Übersicht über die Anzahl sowie über bestimmte Gestaltungselemente der Folien verschaffen. Im Register GLIEDERUNG werden nur die Textinformationen einer Präsentation angezeigt. Es eignet sich daher zur Bearbeitung bzw. Erstellung von Textgliederungen oder Schnellentwürfen. Durch Anklicken aktivieren Sie das entsprechende Register in der Normalansicht. Miniaturfolie oder Notizenfenster der Ansicht NORMAL Teilungsleisten Statusleiste Ansichtssteuerung Dieser Bereich dient zum Eintragen von Notizen für den Vortrag. Die Notizen erscheinen nicht auf der Folie und bleiben den Zuschauern verborgen. Mit der vertikalen bzw. der horizontalen Teilungsleiste können Sie die Bereiche REGISTER und NOTIZENFENSTER durch Ziehen mit der Maus in der Größe anpassen. Hier erhalten Sie nützliche Hinweise, z. B. zum aktuellen Programmstatus, wie die verwendete Sprache oder die aktuelle Foliennummer. Über das Kontextmenü der Statusleiste lässt sich bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten von PowerPoint wechseln (Normalansicht, Foliensortierung, Leseansicht, Bildschirmpräsentation ). Standardmäßig ist die Ansicht NORMAL eingeschaltet. Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers nach rechts bzw. links können Sie die Darstellungsgröße einer Folie vergrößern oder verkleinern. 28 HERDT-Verlag

5 PowerPoint kennenlernen 3 Sie können allgemeine Programmeinstellungen von PowerPoint (z. B. Einstellungen zum Speichern) im Dialogfenster POWERPOINT-OPTIONEN festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit PowerPoint. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie auf das rot gefärbte Register DATEI klicken und die anschließend im linken Fensterbereich eingeblendete Schaltfläche OPTIONEN betätigen. 3.4 Befehle aufrufen Das Menüband nutzen Das Menüband bietet Ihnen Zugriff auf sämtliche Befehle von PowerPoint, die Sie über die dortigen Elemente (z. B. über Symbole) aufrufen können. Register Gruppe Die einzelnen Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. So lässt sich beispielsweise über die im Register ABSATZ enthaltenen Elemente die Formatierung von Absätzen festlegen. Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Viele Gruppen besitzen das Symbol, mit dem Sie ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können. Wenn Sie das rot gefärbte Register DATEI anklicken, wird die sogenannte Backstage- Ansicht geöffnet, in der Sie unter anderem die grundlegenden Befehle zum Erstellen, Speichern oder Drucken von Präsentationen aufrufen können. Bei einigen speziellen Tätigkeiten (z. B. bei der Bearbeitung von Diagrammen) nutzt PowerPoint sogenannte Kontexttools, die am rechten Rand der Multifunktionsleiste zusätzliche Register zur Verfügung stellen. Möchten Sie, dass vom Menüband lediglich die Registernamen angezeigt werden, klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf das Symbol. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, klicken Sie auf das Symbol. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff individuell anpassen Mithilfe dieser Symbolleiste können Sie oft benötigte Befehle mit nur einem Mausklick ausführen. Standardmäßig sind hier nur drei Symbole enthalten. Um die Auswahl an Befehlen Ihren Bedürfnissen anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie auf den Pfeil neben der Symbolleiste und aktivieren Sie in der geöffneten Liste den Eintrag mit dem gewünschten Befehl. Um Befehle aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu entfernen, deaktivieren Sie im Kontextmenü der Symbolleiste den entsprechenden Eintrag. HERDT-Verlag 29

6 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit PowerPoint 2010) Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen. Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters oder der Folie Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Klicken Sie z. B. mit der rechten Maustaste in einen Folientext, stellt Ihnen PowerPoint im eingeblendeten Kontextmenü die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie zur Bearbeitung des Textes anwenden können. Zusätzlich wird die sogenannte Minisymbolleiste eingeblendet, über die sich schnell verschiedene Formatierungsbefehle wählen lassen. Wenn Sie hingegen auf ein Symbol des Menübands klicken, können Sie dieses Symbol über das eingeblendete Kontextmenü zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Sie können auch vor dem Aufruf des Kontextmenüs ein bestimmtes Objekt markieren (z. B. eine Grafik oder ein Diagramm). Mit Optionsschaltflächen arbeiten Mit den sogenannten Optionsschaltflächen (= "intelligente Etiketten") stellt PowerPoint eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, kontextbezogene Befehle schnell auszuführen. Die Optionsschaltflächen erscheinen meist automatisch auf der Folie, nachdem eine bestimmte Aktion durchgeführt wurde. Manchmal wird durch einen blauen Anzeiger auf eine Optionsschaltfläche hingewiesen. PowerPoint formatiert z. B. bei der Texteingabe den ersten Buchstaben eines Satzes immer groß. Haben Sie das Wort kleingeschrieben, korrigiert PowerPoint die Eingabe und blendet den blauen Anzeiger unter dem ersten der korrigierten Zeichen ein. Durch Zeigen auf den Anzeiger blenden Sie die Optionsschaltfläche ein, mit der Sie die automatische Formatierung rückgängig machen können. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Menü, über das Sie entscheiden können, wie Sie mit der automatischen Korrektur umgehen möchten. Optionsschaltflächen sind nur auf dem Bildschirm sichtbar und werden nicht gedruckt. 3.5 Die PowerPoint-Hilfe verwenden Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie während der Arbeit mit PowerPoint schnell nach Erläuterungen für Aktionen und Begriffe suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie eine Präsentation speichern. Um einen Hilfetext aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: 30 HERDT-Verlag

7 PowerPoint kennenlernen 3 Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf das Symbol oder betätigen Sie die Funktionstaste!. Das Hilfefenster mit der Hilfe-Startseite wird geöffnet. Symbolleiste Die Hilfe-Startseite Tragen Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen lassen möchten. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche SUCHEN oder mit der Ü-Taste. Die zutreffenden Hilfethemen werden nun eingeblendet. Liste der gefundenen Hilfethemen Klicken Sie auf das blau dargestellte Hilfethema, das Sie lesen möchten. Der zugehörige Hilfetext wird eingeblendet. HERDT-Verlag 31

8 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit PowerPoint 2010) Im oberen Bereich des Hilfefensters wird meist eine Kurzbeschreibung zum gewählten Hilfethema angezeigt. Umfangreiche Hilfetexte besitzen eine Inhaltsübersicht, über deren Einträge Sie direkt zu den weiterführenden Abschnitten wechseln können. Die Symbolleiste des Hilfefensters nutzen Sie möchten zwischen bereits aufgerufenen Hilfethemen wechseln erneut die Startseite der Hilfe anzeigen Klicken Sie auf das Symbol, um zum vorherigen, oder auf das Symbol, um zum nächsten Thema zu wechseln. Klicken Sie auf das Symbol. den Hilfetext drucken Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster auf die Schaltfläche DRUCKEN. das Hilfefenster nicht im Vordergrund anzeigen Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie anschließend in Ihre PowerPoint-Folie. Das Hilfefenster wird ausgeblendet und kann über das Fragezeichensymbol der Windows-Taskleiste wieder eingeblendet werden. Durch Anklicken des Symbols wird das Hilfefenster wieder im Vordergrund angezeigt. 32 HERDT-Verlag

9 PowerPoint kennenlernen 3 Im Hilfefenster über das Inhaltsverzeichnis auf Informationen zugreifen Sie sollten das Inhaltsverzeichnis der Hilfe nutzen, wenn Sie nicht wissen, welche Begriffe Sie im Suchfeld der Hilfe eingeben müssen, um die gewünschten Hilfetexte aufzurufen; Sie sich über einen kompletten Themenbereich informieren möchten. Im Inhaltsverzeichnis stehen Ihnen - eingeordnet in verschiedene Themenbereiche (Bücher) - sämtliche PowerPoint-Hilfetexte zur Verfügung. Klicken Sie in der Symbolleiste des Hilfefensters auf das Symbol. Das Inhaltsverzeichnis wird im linken Fensterbereich eingeblendet. Klicken Sie auf ein Buchsymbol ( bzw. ), um den Inhalt des Buches ein- bzw. auszublenden. Dabei wird eine Themenliste der vorhandenen Hilfetexte eingeblendet. Hilfetexte erkennen Sie an dem Fragezeichensymbol. Durch Anklicken des gewünschten Hilfetextes wird dieser im Hilfefenster eingeblendet. Über das Symbol lässt sich das Inhaltsverzeichnis wieder ausblenden. Die Online-Hilfe nutzen Neben den Hilfedateien, die automatisch mit PowerPoint lokal auf Ihrem Computer installiert werden, stellt Ihnen Microsoft noch eine sogenannte Online-Hilfe zur Verfügung. Um die Online-Hilfe zu verwenden, ist eine Internetverbindung erforderlich. Klicken Sie im unteren Bereich des Hilfefensters auf die Schaltfläche OFFLINE und wählen Sie den Eintrag INHALTE VON OFFICE.COM ANZEIGEN aus. Es wird eine Online-Verbindung zu den Microsoft-Hilfeseiten im Internet hergestellt und die Schaltfläche im unteren Bereich des Hilfefensters zeigt den Verbindungsstatus an: Tragen Sie im Hilfefenster den gesuchten Begriff ins Suchfeld ein und bestätigen Sie mit Ü. HERDT-Verlag 33

10 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Präsentation (mit PowerPoint 2010) Gezielt nach Downloads, Bildern und Vorlagen suchen Beim Aktivieren der Online-Hilfe werden im Anzeigebereich des Hilfefensters ein zusätzliches Suchfeld und ein Bereich mit Links eingeblendet. Im Suchfeld können Sie wie gewohnt Suchbegriffe eingeben. Über die Links öffnen Sie die entsprechende Webseite in Ihrem Browser, um direkt auf Downloads, Bilder und Vorlagen zuzugreifen, die Microsoft im Internet zur Verfügung stellt. Verfügt Ihr Computer über keinerlei Verbindung zum Internet, wird am oberen Rand des Hilfefensters die Dokumentationsleiste eingeblendet. Stellen Sie zwischenzeitlich eine Verbindung zum Internet her, können Sie durch Anklicken des Links die Office-Online- Hilfe hinzuziehen. Hilfe zu Elementen des Menübands bzw. zu Dialogfenstern erhalten PowerPoint bietet zu jedem Element des Menübands eine kurze Erläuterung, die in einer QuickInfo eingeblendet wird, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf dem entsprechenden Element verweilen. Wird eine QuickInfo angezeigt, die am unteren Rand den abgebildeten Hinweis enthält, können Sie durch Betätigen der Funktionstaste! schnell das Hilfefenster mit dem passenden Hilfetext einblenden. Um Hilfe zu Dialogfenstereinstellungen zu erhalten, klicken Sie am oberen Rand des betreffenden Dialogfensters auf das Symbol bzw.. Ist ein Hilfetext für das Dialogfenster verfügbar, wird er direkt im Hilfefenster angezeigt. Ansonsten wird die Hilfe- Startseite eingeblendet. 34 HERDT-Verlag

11 PowerPoint kennenlernen Schnellübersicht Sie möchten PowerPoint starten Startschaltfläche, im Suchfeld po eingeben, Eintrag MICROSOFT POWERPOINT 2010 PowerPoint beenden allgemeine Programmeinstellungen vornehmen Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN die Hilfefunktion aufrufen oder! einen Hilfetext suchen zwischen bereits aufgerufenen Hilfeseiten wechseln einen Hilfetext drucken das Inhaltsverzeichnis der Hilfe ein-/ausblenden Hilfe zu Dialogfenstereinstellungen erhalten Frage in das Suchfeld des Hilfefensters eingeben, Ü bzw. bzw. oder 3.7 Übung Nach PowerPoint-Hilfethemen suchen Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Mit der PowerPoint-Hilfe arbeiten Sie möchten sich in PowerPoint über das Thema "Speichern" informieren. Rufen Sie die Hilfe auf, geben Sie im Suchfeld den Begriff speichern ein und starten Sie die Suche. Wählen Sie das Hilfethema SPEICHERN EINER DATEI. Lesen Sie im anschließend eingeblendeten Hilfetext die Erläuterungen des Abschnitts SPEICHERN EINER KOPIE EINER DATEI (BEFEHL "SPEICHERN UNTER"). Sie möchten nun nach weiteren Informationen suchen. Klicken Sie in das Suchfeld des Hilfefensters, geben Sie den Begriff drucken ein und starten Sie die Suche erneut. Wechseln Sie im Hilfefenster zurück zum zuvor angezeigten Hilfetext. Blenden Sie im Hilfefenster das Inhaltsverzeichnis ein. Öffnen Sie in der Online-Hilfe das Buch ERSTE SCHRITTE MIT POWERPOINT und blenden Sie den Hilfetext NEUERUNGEN IN POWERPOINT 2010 ein. Wechseln Sie in der Inhaltsübersicht zum entsprechenden Abschnitt des Hilfetextes. Schließen Sie das Hilfefenster über das dortige Schließfeld. HERDT-Verlag 35