Microsoft Office PowerPoint für Windows POW2007-UA. Autorinnen: Tanja Bossert, Tina Wegener. Inhaltliches Lektorat: Ortrun Grill, Peter Wies

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1 POW2007-UA Autorinnen: Tanja Bossert, Tina Wegener Inhaltliches Lektorat: Ortrun Grill, Peter Wies 1. Ausgabe, 3. Aktualisierung, Oktober 2009 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Sollte es uns trotz intensiver Recherchen nicht gelungen sein, alle Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Microsoft Office PowerPoint 2007 für Windows Grundlagen Inkl. Übungsheft POW2007-UA Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I Office PowerPoint Grundlagen Erste Schritte mit PowerPoint 1 Was ist PowerPoint? Was Sie wissen sollten Präsentationen mit PowerPoint Die Arbeitsoberfläche PowerPoint starten und beenden Das PowerPoint-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Dialogfenster bedienen Schnellübersicht Erste Schritte mit PowerPoint Titel der Präsentation eingeben Neue Folien erzeugen Mit Folien arbeiten Platzhalter mit Text füllen Ein Folienlayout zuweisen Mit Foliendesigns arbeiten Präsentationen speichern und schließen Schnellübersicht Übung Grundlagen zum Arbeiten mit Präsentationen Neue Präsentationen erzeugen Die Seitenformatierung Präsentationen drucken Präsentationen öffnen Zwischen geöffneten Präsentationen wechseln Schnellübersicht Übung Platzhalter mit Textinhalten bearbeiten Mit Textplatzhaltern arbeiten Texte in Platzhaltern markieren Texte in Platzhaltern gliedern Löschen, Überschreiben, Rückgängigmachen Besonderheiten bei der Texteingabe Schnellübersicht Übung Elemente kopieren und verschieben Elemente mit Drag & Drop kopieren und verschieben Elemente mit der Zwischenablage verschieben und kopieren Schnellübersicht Übung Die Hilfefunktion von PowerPoint nutzen Schnell Hilfe zum Programm erhalten Mit der PowerPoint-Hilfe arbeiten Schnellübersicht Übung Mit Präsentationen arbeiten 8 Ansichten in PowerPoint effektiv nutzen Die Ansichten im Vergleich Mit Registern in der Normalansicht arbeiten Das Register GLIEDERUNG Gliederungen bearbeiten Folien in der Foliensortierungsansicht bearbeiten Schnellübersicht Übung Mit verschiedenen Folienelementen arbeiten Diagramme erstellen und Daten eingeben SmartArt-Grafiken erstellen und bearbeiten Tabellen erstellen und bearbeiten Mit Grafiken und Multimedia-Effekten arbeiten Folienelemente markieren und bearbeiten Folienelemente und Folien verschieben/ kopieren Schnellübersicht Übung Bildschirmpräsentationen Bildschirmpräsentationen steuern Bildschirmpräsentationen mit Folienübergängen gestalten Animationseffekte einsetzen Automatische Bildschirmpräsentationen erstellen Probelauf für Einblendezeiten Schnellübersicht Übung Grundlegende Textgestaltung Textfelder erzeugen Einfache Zeichenformatierung Besondere Zeichenformatierung vornehmen Absätze formatieren Aufzählungen und Nummerierungen nutzen Textfelder bearbeiten und Formatierung übertragen Fußzeilen einrichten Schnellübersicht Übung Text korrigieren, suchen und ersetzen Die AutoKorrektur-Funktion nutzen Die Rechtschreibprüfung verwenden Textelemente suchen und ersetzen Schnellübersicht Übung

3 Inhalt I 13 Mit eigenen Vorlagen arbeiten Eigene Vorlagen verwenden Vorlagen mit Folienmastern erstellen Folienmaster und Layouts gestalten Präsentationen als Vorlage speichern und öffnen Anderes Farbendesign zuweisen Folienhintergrund ändern Folienmaster-Einstellungen auf Folien umgehen Schnellübersicht Übung Folien und Begleitmaterial drucken Die Seitenansicht nutzen Druckvorgang abbrechen Besondere Druckeinstellungen nutzen Begleitmaterial erstellen Schnellübersicht Übung Präsentationen verwalten Präsentationen organisieren Mit den Linkfavoriten schnell auf Ordner zugreifen Präsentationen schützen Speicheroptionen für Präsentationen festlegen Dokumenteigenschaften festlegen Die Wiederherstellungsfunktion nutzen Folien aus anderen Präsentationen einfügen PowerPoint-Präsentationen im Intranet Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Schnellübersicht Übung Objekte auf Folien erzeugen und gestalten 16 Zeichenobjekte erzeugen und gestalten Zeichenobjekte erstellen Grundlegende Objektbearbeitung Objektgröße und -form verändern Objektfüllung, Schatten und andere Formeffekte Objektränder bearbeiten Objekte drehen und kippen Objekte beschriften WordArt-Objekte erzeugen Eigenschaften übertragen bzw. als Standard definieren Schnellübersicht Übung Grafiken und Mediaclips verwenden Grafiken und Mediaclips einfügen Grafiken bearbeiten Schnellübersicht Übung Objekte platzieren und ausrichten Objekte exakt positionieren Objektreihenfolge und -sichtbarkeit bestimmen Objekte ausrichten und verteilen Schnellübersicht Übung Organigramme und andere SmartArt-Grafiken Organigramme erzeugen und beschriften Organigrammstruktur bearbeiten Organigrammelemente markieren und bearbeiten Andere SmartArt-Grafiken verwenden Schnellübersicht Übung Diagramme erstellen und gestalten Diagramme einfügen Diagrammtyp ändern und formatieren Mit den Daten arbeiten Tabellenblatt bearbeiten Vorhandene Excel-Daten in PowerPoint verwenden Diagrammelemente formatieren und bearbeiten Diagrammelemente beschriften und gestalten Achsen und Gitternetzlinien bearbeiten Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis Übungsheft 3

4 1 Office PowerPoint Grundlagen 1 Was ist PowerPoint? In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit diesem Buch arbeiten können welche Möglichkeiten PowerPoint für das Erzeugen von Präsentationen bietet 1.1 Was Sie wissen sollten Aufbau und inhaltliche Konventionen des Buchs Das Buch ist in verschiedene Bereiche unterteilt, um Ihnen so einen Überblick über seinen Inhalt zu geben und dadurch den Programmeinstieg zu erleichtern. Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele und am Ende jedes Kapitels eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Funktionen im Überblick. Die meisten Kapitel enthalten Übungen, mit deren Hilfe Sie die jeweiligen Inhalte einüben können. Typografische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden beispielsweise Menüpunkte immer in GROSSBUCHSTABEN geschrieben. KAPITÄLCHEN Kursivschrift GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen alle vom Programm vorgegebenen Bezeichnungen für Schaltflächen, Register, Gruppen etc. kennzeichnet alle vom Anwender zugewiesenen Namen wie Dateinamen, Ordnernamen etc. sowie Hyperlinks und Pfadangaben. verweisen auf Menüpunkte (z. B. DRUCKEN - SCHNELLDRUCK). Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen; Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Die Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien finden Sie auf der Homepage des HERDT-Verlages im Internet unter 4

5 Was ist PowerPoint? 1 Hinweis zur Installation der Software In den Funktionsbeschreibungen des Buchs wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Office PowerPoint 2007 unter dem Betriebssystem Windows Vista Ultimate und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Abhängig von der Bildschirmauflösung bzw. der Hardware Ihres Computers kann das Aussehen der Symbole und Schaltflächen in PowerPoint 2007 und die Fensterdarstellung unter Windows Vista gegebenenfalls von den Abbildungen im Buch abweichen. 1.2 Präsentationen mit PowerPoint Was ist eine Präsentation? In Ihrem beruflichen Alltag wird es häufig der Fall sein, dass Sie aufgefordert werden, beispielsweise über den aktuellen Stand Ihres Projekts, erste Ergebnisse, geplante Studien usw. vor einem bestimmten Zuhörerkreis (z. B. anderen Projektteams) zu referieren. Vielfach wird heute in solchen Fällen keine rein mündliche Vortragsweise erwartet, sondern eine Präsentation, d. h. ein Vortrag, bei dem die wichtigsten Inhalte zusätzlich optisch aufbereitet dargeboten werden. Durch die Visualisierung wesentlicher Schlagworte und die grafische Umsetzung von Zahlen bzw. abstrakten Zusammenhängen kommen Ihre Aussagen besser zur Wirkung und können auch von Ihren Zuhörern leichter aufgenommen werden. Worin besteht der Vorteil eines Präsentationsprogramms? Bei der optisch ansprechenden Umsetzung Ihrer Fakten und Zahlen werden Sie von einem Präsentationsprogramm wie PowerPoint optimal unterstützt. Mithilfe vorgefertigter Design- und Layoutvorlagen können Sie auch ohne umfangreiche grafische Kenntnisse sehr schnell professionelle Präsentationen erstellen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, individuell gestaltete Präsentationen zu erzeugen. Daten und Objekte, wie z. B. Tabellen und Diagramme, die bereits in anderen Anwendungen erstellt wurden, können in Power- Point-Präsentationen integriert werden. PowerPoint-Präsentationen können Sie mit unterschiedlichen Medien darbieten, beispielsweise als Bildschirmpräsentation oder als Folienpräsentation mit einem Overheadprojektor. Visualisierungsmöglichkeiten mit PowerPoint 5

6 2 Office PowerPoint Grundlagen 2 Die Arbeitsoberfläche In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie PowerPoint starten und beenden welche Elemente das PowerPoint-Anwendungsfenster enthält und wie Sie damit arbeiten welche Möglichkeiten der Programmsteuerung zur Verfügung stehen Voraussetzungen Grundkenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem Windows 2.1 PowerPoint starten und beenden PowerPoint über die START-Schaltfläche starten Klicken Sie auf die START-Schaltfläche von Windows, und zeigen Sie auf den Menüpunkt ALLE PROGRAMME. Eine Liste aller installierten Programme wird eingeblendet. Klicken Sie auf den Eintrag MICROSOFT OFFICE, um eine Liste mit sämtlichen installierten Microsoft-Office-Anwendungen einzublenden. Klicken Sie auf den Eintrag MICROSOFT OFFICE POWERPOINT PowerPoint starten PowerPoint beenden Betätigen Sie die OFFICE-Schaltfläche, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche POWERPOINT BEENDEN. Falls eine oder mehrere geöffnete Präsentationen nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert sind, können Sie diese Dateien auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. Speicherrückfrage Schalten Sie den Computer nie einfach aus, sondern beenden Sie das Betriebssystem ordnungsgemäß. Verlassen Sie PowerPoint immer mit einer der zuvor beschriebenen Möglichkeiten. Nur wenn Sie das Programm ordnungsgemäß verlassen, kann PowerPoint geöffnete Dateien korrekt schließen und interne Dateien speichern. So vermeiden Sie Datenverluste. 6

7 Die Arbeitsoberfläche 2 PowerPoint lässt sich nicht beenden Sollte es vorkommen, dass PowerPoint nicht mehr auf Eingaben reagiert (Programm hat sich "aufgehängt"), betätigen Sie die Tastenkombination STRG ALT ENTF. Windows Vista blendet eine Liste mit Sicherheitsoptionen ein. Klicken Sie auf den Eintrag. Das Dialogfenster WINDOWS TASK-MANAGER, mit dessen Hilfe Sie die laufenden Prozesse kontrollieren und verwalten können, wird geöffnet. Stellen Sie sicher, dass das Register ANWENDUNGEN aktiviert ist. Klicken Sie im Listenfeld auf den Eintrag MICROSOFT POWERPOINT - Präsentationsname, und betätigen Sie die Schaltfläche TASK BEEN- DEN. Klicken Sie auf das Schließfeld, um das Dialogfenster zu schließen. PowerPoint wird geschlossen, ohne dass Sie andere geöffnete Anwendungen oder Windows Vista selbst beenden müssen. Task-Manager starten Wenn Sie mit dem Betriebssystem Windows XP Professional arbeiten, wird nach Betätigen der Tastenkombination STRG ALT ENTF das Dialogfenster WINDOWS SICHERHEIT eingeblendet. Dort können Sie das Dialogfenster WINDOWS TASK-MANAGER durch Betätigen der Schaltfläche TASK-MANAGER öffnen. 7

8 2 Office PowerPoint Grundlagen 2.2 Das PowerPoint-Anwendungsfenster Das Anwendungsfenster Nach dem Start des Programms gelangen Sie in das PowerPoint-Anwendungsfenster. Dieses enthält sowohl PowerPoint-spezifische als auch Windows-Standardelemente. OFFICE- Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff Register der Multifunktionsleiste Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld Multifunktionsleiste Register Folienfenster Teilungsleisten Statusleiste Ansichtssteuerung Zoom-Regler Notizenfenster Das PowerPoint-Anwendungsfenster Je nach gewählter Installation von PowerPoint und eventuell bereits geänderten Einstellungen in PowerPoint kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. Allgemeine Bildschirmelemente Titelleiste Minimierfeld Die Titelleiste enthält neben dem Datei- und Programmnamen die Windows-Standardelemente Minimierfeld, Voll- bzw. Teilbildfeld und Schließfeld. Reduziert das Anwendungsfenster auf eine Schaltfläche in der Windows-Taskleiste Voll-, Teilbildfeld Schließfeld Mit diesen Feldern schalten Sie zwischen Vollbilddarstellung (gesamter Bildschirm) und verkleinerter Fenstergröße um. Schließt das Anwendungsfenster oder die aktuelle Präsentation. PowerPoint wird automatisch beendet, falls aktuell nur eine Präsentation geöffnet ist. 8

9 Die Arbeitsoberfläche 2 Übersicht über die besonderen PowerPoint-Bildschirmelemente Folienfenster In diesem Ausschnitt können Sie die Folie bearbeiten. Die Folie wird hier genau so dargestellt, wie sie auch später vorgeführt bzw. gedruckt wird. OFFICE-Schaltfläche Über die OFFICE-Schaltfläche können Sie u. a. die grundlegenden Befehle zum Erstellen, Speichern oder Drucken von Dateien aufrufen. Symbolleiste für den Schnellzugriff Multifunktionsleiste Notizenfenster Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Speichern einer Datei) schnell durch Anklicken des entsprechenden Symbols ausführen. Die Auswahl an Befehlen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell anpassen. Fast sämtliche Befehle des Programms lassen sich über die Multifunktionsleiste aufrufen. Die Multifunktionsleiste ist in verschiedene Register (bzw. Registerkarten) unterteilt, die jeweils die wichtigsten Befehle enthalten, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Dieser Bereich dient zum Eintragen von Notizen für den Vortrag. Die Notizen erscheinen nicht auf der Folie. Register Dieser Ausschnitt gliedert sich in zwei Register, die Sie für unterschiedliche Arbeiten bei der Präsentationsbearbeitung verwenden können. Im Register FOLIEN erhalten Sie anhand von Miniaturfolien eine Übersicht über die Anzahl der Folien einer Präsentation sowie über verwendete Designs und Layouts. Im Register GLIEDERUNG werden alle Textinformationen einer Präsentation auf einen Blick angezeigt. Dieses Register eignet sich daher besonders zur Text- und Gliederungsbearbeitung. Durch Anklicken aktivieren Sie das entsprechende Register. Miniaturfolie Teilungsleisten Statusleiste Mit der vertikalen bzw. der horizontalen Teilungsleiste können Sie die Bereiche REGISTER und NOTIZENFENSTER durch Ziehen mit der Maus in der Größe anpassen. Hier erhalten Sie z. B. Hinweise zum aktuellen Programmstatus oder zum gewählten Foliendesign. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klicken, können Sie über das eingeblendete Kontextmenü beispielsweise bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. FOLIE 1 VON 1 "LARISSA-DESIGN" DEUTSCH (DEUTSCHLAND) Aktuelle Folie im Folienfenster mit Angabe der Anzahl aller vorhandenen Folien der Präsentation Gibt das Design für die aktuelle Folie an Als Wörterbuchsprache ist Deutsch gewählt. Ansichtssteuerung Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten von PowerPoint wechseln (Normalansicht, Foliensortierung, Bildschirmpräsentation ). Standardmäßig ist die Ansicht NORMAL eingeschaltet. Es empfiehlt sich in den meisten Fällen, zum Erzeugen und Gestalten von Folien in dieser Ansicht zu arbeiten. Zoom-Regler Durch Ziehen des Zoom-Reglers nach rechts bzw. links können Sie die Anzeige einer Folie vergrößern oder verkleinern. Sie können allgemeine Programmeinstellungen von PowerPoint (z. B. Einstellungen zum Speichern) im Dialogfenster POWERPOINT-OPTIONEN festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit PowerPoint. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie auf die OFFICE-Schaltfläche klicken und die anschließend eingeblendete Schaltfläche POWERPOINT-OPTIONEN betätigen. 9

10 2 Office PowerPoint Grundlagen 2.3 Befehle aufrufen Die Multifunktionsleiste nutzen Die Multifunktionsleiste bietet Ihnen Zugriff auf die meisten Befehle von PowerPoint, die Sie über die dortigen Elemente - z. B. über Symbole (bzw. Schaltflächen oder Befehlsschaltflächen) - aufrufen können. Register Gruppe Die Multifunktionsleiste Die Multifunktionsleiste besteht aus verschiedenen Registern, in denen die wichtigsten Befehle für bestimmte Aufgaben zur Verfügung stehen. So lässt sich beispielsweise über die im Register BILDSCHIRM- PRÄSENTATION enthaltenen Elemente das Aussehen bzw. der Ablauf einer Bildschirmpräsentation festlegen. Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet, die die Befehle zur Durchführung einer bestimmten Aufgabe zur Verfügung stellen. Viele Gruppen besitzen das Symbol, mit dessen Hilfe Sie ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können. Bei einigen speziellen Tätigkeiten (z. B. bei der Bearbeitung von Diagrammen) nutzt PowerPoint sogenannte Kontexttools, die am rechten Rand der Multifunktionsleiste zusätzliche Register zur Verfügung stellen. Register des Diagrammtools Möchten Sie, dass von der Multifunktionsleiste lediglich die Register angezeigt werden, klicken Sie auf das Symbol rechts neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie den Eintrag MULTIFUNKTIONS- LEISTE MINIMIEREN. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, wählen Sie diesen Eintrag erneut. Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen. Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters oder der Folie Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Klicken Sie beispielsweise auf ein Symbol der Multifunktionsleiste, können Sie dieses Symbol über das eingeblendete Kontextmenü zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Wenn Sie in einem Platzhalter das Kontextmenü aufrufen, stellt Ihnen PowerPoint die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf den Inhalt des Platzhalters anwenden können. Zusätzlich wird die sogenannte Minisymbolleiste eingeblendet, über die sich schnell verschiedene Formatierungsbefehle wählen lassen. Sie können auch vor dem Aufruf des Kontextmenüs ein bestimmtes Objekt markieren (z. B. eine Grafik oder ein Diagramm). Mit Smarttags arbeiten Mit den sogenannten Smarttags (= "intelligente Etiketten") stellt PowerPoint eine Möglichkeit zur Verfügung, kontextbezogene Befehle schnell auszuführen bzw. auf automatisch von PowerPoint ausgeführte Aktionen Einfluss zu nehmen. Smarttags erscheinen automatisch auf der Folie, oder Anzeiger auf der Folie weisen auf Smarttags hin. Durch Anklicken des Anzeigers wird das Smarttag (z. B. ) eingeblendet, über das Sie ein Pulldown-Menü mit kontextbezogenen Auswahlmöglichkeiten öffnen können. Minisymbolleiste und Kontextmenü eines Textes Pulldown-Menü eines Smarttags 10

11 Die Arbeitsoberfläche 2 Folgende Smarttags stellt PowerPoint zur Verfügung: Symbol Bezeichnung Funktion AUTOKORREKTUR- OPTIONEN Wurden von PowerPoint automatische Korrekturen oder Formatierungen im Text vorgenommen, können Sie über dieses Smarttag bestimmen, ob die Änderungen angenommen oder abgelehnt werden. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger in den geänderten Text, wird in Form eines blauen Rechtecks unter dem Text angezeigt, dass eine AutoKorrektur stattgefunden hat. Durch Zeigen auf das Rechteck erscheint das Smarttag. EINFÜGEN- OPTIONEN OPTIONEN FÜR DAS AUTOMATISCHE ANPASSEN Dieses Smarttag erscheint direkt, wenn Sie eine kopierte oder verschobene Folie oder Grafik bzw. einen kopierten oder verschobenen Text auf einer Folie einfügen. Über das Smarttag können Sie festlegen, mit welchen Optionen, z. B. mit welcher Formatierung, das einzufügende Objekt versehen werden soll. Geben Sie auf einer Folie in einen Textplatzhalter mehr Text ein, als im Platzhalter dargestellt werden kann, passt PowerPoint die Schriftgröße automatisch an die Platzhaltergröße an. Über das nach der automatischen Textanpassung eingeblendete Smarttag OPTIONEN FÜR DAS AUTOMATISCHE ANPASSEN können Sie festlegen, ob Sie die Änderung übernehmen möchten. Smarttags sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht gedruckt. 2.4 Dialogfenster bedienen Wozu dienen Dialogfenster? Bei vielen Arbeiten oder aktivierten Befehlen benötigt Power- Point Informationen für die Ausführung des Befehls vom Anwender: zum Beispiel um einen Dateinamen einzugeben oder um zwischen verschiedenen Einstellungen zu wählen. Diese Eingaben werden in Dialogfenstern (bzw. Dialogfeldern) vorgenommen, die im Allgemeinen zentriert auf dem Bildschirm erscheinen. In den Beschreibungen dieses Buchs können Sie die Elemente eines Dialogfensters, wie Eingabefeld, Register, Schaltfläche usw., und den Namen des Dialogfensters an der Formatierung in Kapitälchen erkennen (z. B. die Schaltfläche ABBRECHEN oder das Dialogfenster BILDSCHIRMPRÄSENTA- TION EINRICHTEN). Optionsfeld Kontrollfeld (Kontrollkästchen) Elemente eines Dialogfensters Eingabefeld Listenfeld (Liste oder Katalog) Schaltfläche 11

12 2 Office PowerPoint Grundlagen Eingaben in Dialogfenstern bestätigen Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Einstellungen, die in einem Dialogfenster vorgenommen wurden, zu bestätigen. Damit wird auch das Dialogfenster wieder geschlossen. Eingaben in Dialogfenstern abbrechen Um das Dialogfenster zu schließen, ohne die Einstellungen zu verändern, klicken Sie auf die Schaltfläche ABBRECHEN oder betätigen Sie die ESC -Taste. Mit Aufgabenbereichen arbeiten PowerPoint stellt Ihnen für Aufgaben wie beispielsweise für das Einfügen von ClipArts automatisch alle wesentlichen Befehle in einem separaten Fenster - dem sogenannten Aufgabenbereich - zur Verfügung. Je nachdem, welche Arbeiten Sie ausführen, wird der entsprechende Aufgabenbereich automatisch eingeblendet. Im Aufgabenbereich erfolgt der Aufruf der Befehle z. B. durch Anklicken mit der Maus. Aufgabenbereich CLIPART 2.5 Schnellübersicht Sie möchten PowerPoint starten PowerPoint beenden START-Schaltfläche - ALLE PROGRAMME, Eintrag MICROSOFT OFFICE, Eintrag MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 2007 OFFICE-Schaltfläche, Schaltfläche POWERPOINT BEENDEN zwischen Vollbild- und Teilbilddarstellung wechseln ein Fenster minimieren ein Fenster schließen (Vollbild) bzw. (Teilbild) die Anzeige einer Folie vergrößern bzw. verkleinern Zoom-Regler in der Statusleiste nach rechts bzw. links ziehen allgemeine Programmeinstellungen vornehmen OFFICE-Schaltfläche, Schaltfläche POWERPOINT-OPTIONEN 12

13 Die Arbeitsoberfläche 2 13

14 3 Office PowerPoint Grundlagen 3 Erste Schritte mit PowerPoint In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie einen Titel für Ihre Präsentation festlegen auf welche Weise Sie neue Folien erzeugen und bearbeiten wie Sie Text in Platzhalter eingeben wie Sie Folien ein Layout zuweisen wie Sie Folien ein Design zuweisen wie Sie eine Präsentation speichern und schließen Voraussetzungen PowerPoint starten und beenden 3.1 Titel der Präsentation eingeben Erste Folie bearbeiten Direkt nach dem Start von PowerPoint steht Ihnen in der geöffneten neuen Präsentation die sogenannte Titelfolie zur Verfügung. Diese Folie dient als erste Folie Ihrer Präsentation und unterscheidet sich von allen folgenden Folien, da hier nur allgemeine Angaben zu der Präsentation eingegeben werden sollten. Auf der ersten Folie steht in der Regel der Titel der Präsentation und eventuell ein Untertitel, auch allgemeine Daten wie der Name des Referenten und das Datum können hier angegeben werden. Die Titelfolie enthält bereits zwei sogenannte Platzhalter mit vorgegebenem Text. Diese Platzhalter markieren durch einen Rahmen den Bereich, in den Sie direkt individuellen Text eingeben können. Der vorgegebene Aufforderungstext stellt dabei die Formatierung des Textes dar. Klicken Sie in den Platzhalter mit dem Aufforderungstext, um einen Titel für Ihre Präsentation einzugeben. Der vorgegebene Text verschwindet, und es erscheint der blinkende Cursor. Geben Sie den gewünschten Text ein. Wenn Sie eine neue Zeile innerhalb des Platzhalters erzeugen möchten, betätigen Sie die RETURN -Taste. Möchten Sie sich im Textbereich bewegen, können Sie mithilfe der Pfeiltasten den Cursor an eine beliebige Position setzen. Alternative: Mit der Maus an eine andere Textstelle klicken Um einen Untertitel für Ihre Präsentation einzugeben, klicken Sie in den entsprechenden Platzhalter und geben Sie den gewünschten Text wie beschrieben ein. Text eingeben 14

15 Erste Schritte mit PowerPoint 3 Wie kann ich Schreibfehler korrigieren? Zeichen links vom Cursor löschen KORREKTUR -Taste betätigen (über der RETURN -Taste) Zeichen rechts vom Cursor löschen ENTF -Taste betätigen Die Aufforderungstexte dienen lediglich als Eingabehilfe bei der Bearbeitung der Folie und werden weder in der Bildschirmpräsentation noch im Ausdruck angezeigt. Möchten Sie also keinen Untertitel eingeben, können Sie den Platzhalter unbearbeitet stehen lassen. 3.2 Neue Folien erzeugen Folien einfügen Haben Sie einen Titel für Ihre Präsentation erstellt bzw. möchten Sie den Titel zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, können Sie die weiteren Folien für Ihre Präsentation erzeugen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: oder Wählen Sie das Register START, und klicken Sie in der Gruppe FOLIEN in den Bereich des Symbols NEUE FOLIE. Wechseln Sie links im Anwendungsfenster ins Register FOLIEN, falls dieses nicht eingestellt ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Registerbereich, und rufen Sie den Kontextmenüpunkt NEUE FOLIE auf. oder Klicken Sie im Registerbereich mit der linken Maustaste unter die Folie, nach der Sie die neue Folie einfügen möchten. Eine blinkende Linie wird als Anzeiger für die Einfügeposition der neuen Folie eingeblendet. Bestätigen Sie mit RETURN. Die neue Folie wird an der Einfügeposition erzeugt. Einfügeposition für die neue Folie Neue Folie Folie über das Register FOLIEN einfügen 15