ECDL Europäischer Computer Führerschein ECDL6-03-5_ATCH. Autorin: Charlotte von Braunschweig. 1. Ausgabe vom 12. Juni 2008

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1 ECDL6-03-5_ATCH Autorin: Charlotte von Braunschweig 1. Ausgabe vom 12. Juni 2008 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Das ECDL-Logo ist ein eingetragenes Markenzeichen der ECDL-Foundation. Der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH ist ein von der DLGI, der OCG und der ECDL Switzerland AG unabhängiges Unternehmen und insbesondere nicht gesellschaftsrechtlich mit diesen verbunden. Dieses Produkt kann genutzt werden, um Schulungsteilnehmer bei der Vorbereitung auf die European Computer Driving Licence-Prüfung zu unterstützen. Weder der Lizenzgeber noch der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH gewährleisten, dass durch die Verwendung dieses Produktes das Bestehen der jeweiligen Prüfung sichergestellt wird. Die Verwendung des von den Lizenzgebern genehmigten Lernmaterial-Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhängig geprüft und seine Übereinstimmung mit den folgenden Vorgaben genehmigt worden ist: Das Produkt enthält in einem zumindest zufriedenstellenden Maß das gesamte Lernmaterial in Hinblick auf den ECDL-Syllabus Version 5.0. Das Lernmaterial wurde nicht auf technische Richtigkeit überprüft, und es wird nicht gewährleistet, dass der Endverbraucher die dazugehörigen ECDL-Prüfungen besteht. Alle in diesem Produkt enthaltenen Einstufungstests und/oder leistungsbezogenen Übungen beziehen sich einzig und allein auf dieses Produkt und sind oder implizieren keine Zertifizierung durch die Lizenzgeber für die ECDL-Prüfungen. ECDL Europäischer Computer Führerschein Modul 6 - Präsentation (mit Microsoft Office PowerPoint 2003) gemäß Syllabus 5.0 (zertifiziert für Österreich/Schweiz) ECDL6-03-5_ATCH Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I ECDL - Modul 6 - Präsentation (mit Microsoft Office PowerPoint 2003) Erste Schritte mit PowerPoint 1 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Was Sie wissen sollten Die Arbeitsoberfläche Präsentationen mit PowerPoint PowerPoint starten und beenden Das PowerPoint-Anwendungsfenster Menübedienung Dialogfenster bedienen Grundlegende Programmeinstellungen Schnellübersicht Der AutoInhalt-Assistent Schnelles Erstellen einer Präsentation mit dem Assistenten Die Schritte des AutoInhalt-Assistenten Automatisch erstellte Präsentationen Vorhandene Präsentationstexte bearbeiten Schnellübersicht Übung Grundlagen zum Arbeiten mit Präsentationen Folien erzeugen Mit Folien arbeiten Ein Folienlayout zuweisen Eine Entwurfsvorlage zuweisen Textplatzhalter füllen Die Seitenformatierung Präsentationen drucken Präsentationen speichern und schließen Präsentationen erzeugen Präsentationen öffnen Zwischen geöffneten Präsentationen wechseln Schnellübersicht Übung Mit Textplatzhaltern arbeiten Texte in Platzhaltern markieren Mit Platzhaltern arbeiten Löschen, Überschreiben, Rückgängigmachen Besonderheiten bei der Texteingabe Schnellübersicht Übung Grundlegende Textgestaltung Textfelder erzeugen Einfache Zeichenformatierung Besondere Zeichenformatierung vornehmen Absätze formatieren Aufzählungen und Nummerierungen nutzen Textfelder bearbeiten und Formatierung übertragen Schnellübersicht Übung Elemente kopieren und verschieben Elemente mit Drag & Drop kopieren und verschieben Elemente mit der Zwischenablage verschieben und kopieren Schnellübersicht Übung Die Hilfefunktion von PowerPoint nutzen Schnell Hilfe zum Programm erhalten Mit der PowerPoint-Hilfe arbeiten Schnellübersicht Übung Mit Präsentationen arbeiten 9 Ansichten in PowerPoint effektiv nutzen Die Ansichten im Vergleich Mit Registern in der Normalansicht arbeiten Das Register GLIEDERUNG Gliederungen bearbeiten Folien in der Foliensortierungsansicht bearbeiten Schnellübersicht Übung Mit verschiedenen Folienarten arbeiten Folienelemente in Präsentationen nutzen Diagramme erstellen und bearbeiten Organigramme erstellen und bearbeiten Tabellen erstellen Mit Clips und Grafiken arbeiten Multimedia-Effekte verwenden Folienelemente markieren und bearbeiten Das Folienlayout und die Folienanordnung ändern Schnellübersicht Übung Bildschirmpräsentationen Bildschirmpräsentationen steuern Bildschirmpräsentationen mit Folienübergängen gestalten Animationsschemas einsetzen HERDT-Verlag

3 Inhalt I 11.4 Automatische Bildschirmpräsentationen erstellen Probelauf für Einblendezeiten Schnellübersicht Übung Mit Entwurfsvorlagen arbeiten Grundlagen Entwurfsvorlagen Entwurfsvorlagen erzeugen Entwurfsvorlagen verwenden Mit dem Master arbeiten Den Master gestalten Kopf- und Fußzeilen einrichten Die Farbe des Folienhintergrundes ändern Farbverläufe erzeugen Farbschemas zuweisen und verändern Master-Einstellungen umgehen Schnellübersicht Übung Folien und Begleitmaterial drucken Die Seitenansicht nutzen Druckvorgang abbrechen Besondere Druckeinstellungen Begleitmaterial erstellen Schnellübersicht Übung Zeichen- und Grafikobjekte 14 Zeichenobjekte erzeugen und gestalten Grundlagen des Erstellens von Zeichenobjekten Die Werkzeuge zum Zeichnen Grundlegende Objektbearbeitung Objektgröße und -form verändern Objektfüllung, Schatten und 3-D-Effekte Objektränder bearbeiten und Pfeile erzeugen Objekte drehen und kippen Objekte mit Text versehen WordArt-Objekte erzeugen Eigenschaften übertragen bzw. als Standard definieren Schnellübersicht Übung Organigramme und Diagramme 16 Organigramme und andere Diagrammarten Organigramme erzeugen Organigrammstruktur bearbeiten Organigrammelemente markieren und bearbeiten Andere Diagrammarten verwenden Schnellübersicht Übung Diagramme erstellen und gestalten Diagramme einfügen Diagrammtyp ändern Mit dem Datenblatt arbeiten Datenblatt bearbeiten Excel-Daten in PowerPoint verwenden Diagrammelemente bearbeiten Diagrammelemente beschriften Achsen bearbeiten Legende und Gitternetzlinien bearbeiten Schnellübersicht Übung PowerPoint effektiv nutzen 18 Individuelle Konfiguration Mit dem Aufgabenbereich arbeiten Mit Symbolleisten arbeiten Symbolleisten bearbeiten und anpassen Menüs anpassen Schnellübersicht Übung Anhang: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen Stichwortverzeichnis Objekte platzieren und ausrichten Objekte exakt positionieren Objektreihenfolge bestimmen und Objekte ausrichten Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag 3

4 3 ECDL - Modul 6 - Präsentation (mit Microsoft Office PowerPoint 2003) 3 Der AutoInhalt-Assistent In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit dem AutoInhalt-Assistenten schnell eine Präsentation erzeugen auf welche Weise Sie die vorhandenen Präsentationstexte bearbeiten können wie Sie Ihre Präsentation als Bildschirmpräsentation anzeigen lassen können Voraussetzungen PowerPoint starten und beenden 3.1 Schnelles Erstellen einer Präsentation mit dem Assistenten Den AutoInhalt-Assistenten starten Die schnellste Möglichkeit, eine Präsentation zu erzeugen, stellt der so genannte AutoInhalt-Assistent von PowerPoint dar. Entspricht die auf diese Weise erzeugte Präsentation nicht ganz Ihren Vorstellungen, können Sie anschließend die Präsentation problemlos erweitern und Ihren Bedürfnissen anpassen. Falls Sie PowerPoint noch nicht geöffnet haben, starten Sie das Programm über den Menüpunkt - ALLE PROGRAMME - MICRO- SOFT OFFICE - MICROSOFT OFFICE POWERPOINT Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - NEU auf, bzw. klicken Sie im Aufgabenbereich ERSTE SCHRITTE auf den Hyperlink EINE NEUE PRÄSENTATION ERSTELLEN. Klicken Sie anschließend im eingeblendeten Aufgabenbereich NEUE PRÄSENTATION auf den Hyperlink VOM AUTOINHALT-ASSISTENTEN. oder Ist der Aufgabenbereich nicht eingeblendet, rufen Sie den Menüpunkt ANSICHT - AUFGABENBEREICH auf und klicken Sie auf den Hyperlink. Ist ein anderer als der Aufgabenbereich NEUE PRÄSENTATION eingeblendet, können Sie durch Anklicken der Pfeilschaltfläche und Auswahl des Menüpunkts NEUE PRÄ- SENTATION im Pulldown-Menü den gewünschten Bereich einblenden lassen. Den AutoInhalt-Assistenten aufrufen Der Assistent wird gestartet, und es erscheint das Eröffnungsfenster des Assistenten. Der AutoInhalt-Assistent umfasst in der Regel mit dem Eröffnungsfenster fünf Dialogfenster. Im linken Bereich des Dialogfensters wird in einer schematischen Übersicht angezeigt, bei welchem Arbeitsschritt Sie sich gerade befinden. Der aktuelle Schritt ist grün markiert. Mithilfe der Schaltflächen können Sie den Ablauf des Assistenten steuern. Mit der Schaltfläche WEITER gelangen Sie jeweils zum nächsten Dialogfenster. Eröffnungsfenster des AutoInhalt-Assistenten 16 HERDT-Verlag

5 Der AutoInhalt-Assistent Die Schritte des AutoInhalt-Assistenten Mit dem Assistenten schrittweise eine Präsentation erstellen Schritt 1: Inhalt der Präsentation wählen Mithilfe der Schaltflächen wählen Sie die gewünschte Kategorie und über den Bereich den gewünschten Präsentationstyp aus. Nicht alle Präsentationstypen, die angezeigt werden, sind standardmäßig installiert. Wählen Sie einen nicht installierten Typ aus, bietet PowerPoint Ihnen über ein eingeblendetes Dialogfenster die Möglichkeit, die erforderlichen Dateien nachzuinstallieren. Durch Anklicken der Arbeitsschritte in der schematischen Übersicht können Sie jeweils zwischen den Arbeitsschritten wechseln. Schritt 2: Ausgabeart festlegen Hier können Sie bestimmen, ob Sie Ihre Präsentation später z. B. am Bildschirm als Bildschirmpräsentation, im Internet als Web-Präsentation oder auf dem Drucker in Form von Overhead- Folien ausgeben möchten. Entsprechend diesen Einstellungen werden Farbdarstellung und Seitenvorgaben für die Präsentation festgelegt. Schritt 3: Texte für die erste Seite (Titelfolie) eingeben Geben Sie hier den Präsentationstitel ein, und erfassen Sie, falls gewünscht, einen Fußzeilentext (wird auf allen Folien angezeigt). Über die Kontrollfelder können Sie festlegen, ob das Datum der letzten Überarbeitung bzw. die Foliennummer ebenfalls in der Fußzeile erscheinen soll. Schritt 4: Präsentation fertig stellen Durch Betätigen der Schaltfläche FERTIG STELLEN wird der Assistent beendet und die Präsentation mit den gewünschten Einstellungen erzeugt. oder Falls Sie vor Beendigung des Assistenten noch Korrekturen an Ihren Einstellungen vornehmen möchten, betätigen Sie die Schaltfläche ZURÜCK oder klicken Sie in der schematischen Darstellung auf den gewünschten Arbeitsschritt. HERDT-Verlag 17

6 3 ECDL - Modul 6 - Präsentation (mit Microsoft Office PowerPoint 2003) 3.3 Automatisch erstellte Präsentationen Die Präsentationsanzeige nach der Erstellung Nach dem Beenden des AutoInhalt-Assistenten wird eine Präsentation im PowerPoint-Anwendungsfenster entsprechend den gewählten Einstellungen erzeugt. Die erstellte Präsentation enthält bereits mehrere Folien mit Beispieltext, den Sie nach Ihren Wünschen ändern und durch eigenen Text ersetzen können. Die Präsentation wird in der Normalansicht mit ausgeblendetem Aufgabenbereich angezeigt. Die Darstellung der einzelnen Folien erfolgt im Folienfenster. Im Registerausschnitt ist das Register GLIEDERUNG aktiviert, in dem der voreingestellte Text je Folie anzeigt wird. Ist eine andere Ansicht als die Normalansicht aktiviert, können Sie durch Aufrufen des Menüpunkts ANSICHT - NORMAL oder durch Klicken auf das Symbol in der Ansichtssteuerung am linken unteren Rand des Anwendungsfensters die Normalansicht wieder einschalten. Folienfenster mit eingeblendeter Titelfolie Register GLIEDERUNG mit Anzeige der Texte je Folie Folientitel Name des/der Referierenden Datum der letzten Änderung Fußzeilentext Foliennummer Notizenfenster Anwendungsfenster in der Normalansicht 18 HERDT-Verlag

7 Der AutoInhalt-Assistent Vorhandene Präsentationstexte bearbeiten Welche Texte sind in Ihrer Präsentation bereits vorhanden? Titelfolie (=1. Folie) Folie 2 und alle weiteren Folien In der Titelfolie sind die Texte, die Sie in Schritt 3 des AutoInhalt-Assistenten eingegeben haben, bereits eingetragen. Außer den gewählten Angaben wird auf der Titelfolie der Name der Person angegeben, die in PowerPoint als Benutzer eingetragen ist. Diese Einstellung wird bei der Installation festgelegt und kann über den Menüpunkt EXTRAS - OPTIONEN, Register ALLGEMEIN im Bereich BENUTZERINFORMATIONEN geändert werden. Alle Eintragungen auf der Folie können jedoch nachträglich geändert werden. Hier finden sich Texte, die Ihnen für die Erstellung Ihrer Folien inhaltliche Anregungen geben sollen. Diese Texte können Sie überschreiben und dafür eigenen Text eingeben. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Texte (z. B. Folientitel) unverändert zu übernehmen oder zu ergänzen. Zwischen den Folien wechseln Betätigen Sie die Taste BILD, um zur nächsten Folie zu wechseln. Mit der Taste BILD wechseln Sie zur vorherigen Folie. oder Klicken Sie im Register GLIEDERUNG auf den Text oder das Symbol wechseln möchten. der Folie, zu der Sie Textelemente markieren Zum Bearbeiten von Text, wie z. B. beim Löschen oder Überschreiben, muss der betreffende Text zuvor markiert werden. Ein Wort Klicken Sie im Folienfenster bzw. im Register GLIEDERUNG mit der Maus doppelt in das betreffende Wort. Beliebiger Text Zeigen Sie im Folienfenster bzw. im Register GLIEDERUNG mit der Maus auf den Anfang (bzw. das Ende) des Textteiles. Ziehen Sie die Maus bei gedrückter linker Maustaste auf das Ende (bzw. den Anfang) des Textteiles. Textelement bzw. Folie löschen Ein Textelement Eine ganze Folie Markieren Sie im Folienfenster bzw. im Register GLIEDERUNG das Wort bzw. den Textteil, das bzw. den Sie löschen möchten. Betätigen Sie die ENTF -Taste. Klicken Sie im Register GLIEDERUNG vor dem Text auf das Foliensymbol der zu löschenden Folie. Der Folientext wird invers dargestellt. Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - FOLIE LÖSCHEN auf. oder Betätigen Sie die ENTF -Taste und bestätigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit OK, um die Folie zu löschen. HERDT-Verlag 19

8 3 ECDL - Modul 6 - Präsentation (mit Microsoft Office PowerPoint 2003) Texte ergänzen bzw. korrigieren Sie möchten den von PowerPoint vorgeschlagenen Folientitel ZIELE (Folie 2) in Übersicht unserer Ziele ändern. Klicken Sie im Folienfenster in den Text, den Sie ändern möchten. Damit erscheint im Text ein blinkender Strich (= Cursor), und der ganze Text wird von einem Rahmen, dem so genannten Textplatzhalterrahmen, umgeben. oder Wechseln Sie ins Register GLIEDERUNG, und klicken Sie den Text an, den Sie ändern möchten. Geben Sie die gewünschten Zeichen bzw. den gewünschten Text mit der Tastatur ein. Mithilfe der Pfeiltasten können Sie den Cursor innerhalb des Textes bewegen, um weitere Änderungen vorzunehmen. Alternative: Mit der Maus an eine andere Textstelle klicken Textplatzhalterrahmen Cursor Wie kann ich Schreibfehler korrigieren? Zeichen links vom Cursor löschen KORREKTUR -Taste betätigen (über der RETURN -Taste) Zeichen rechts vom Cursor löschen ENTF -Taste betätigen Eine neue Zeile erzeugen Klicken Sie mit der Maus an die Textstelle, an welcher eine neue Zeile erzeugt werden soll, und betätigen Sie die RETURN -Taste. Erzeugen Sie in einer Liste eine neue Zeile, bewirkt dies einen neuen Aufzählungspunkt oder einen neuen Nummerierungspunkt. Listen erkennen Sie an einem Aufzählungszeichen (z. B. ) oder einer Nummer vor dem Text. Präsentation als Bildschirmpräsentation anzeigen lassen Um einen Überblick über die Folien und die gesamte Präsentation zu erhalten, können Sie nach dem Anpassen der Folien die Bildschirmpräsentation starten. Die Folien werden auf ganze Bildschirmansicht vergrößert und nacheinander bzw. in einer festgelegten Reihenfolge angezeigt. Wechseln Sie zur ersten Folie. Klicken Sie in der Ansichtssteuerung auf das Symbol. oder Rufen Sie den Menüpunkt ANSICHT - BILDSCHIRMPRÄSENTATION auf. Die Bildschirmpräsentation wird gestartet. Betätigen Sie die RETURN -Taste, um zur jeweils nächsten Folie zu wechseln. Am Ende der Bildschirmpräsentation erscheint ein schwarzer Bildschirm. Betätigen Sie erneut die RETURN -Taste oder klicken Sie mit der Maus in den schwarzen Bereich, um zum PowerPoint-Anwendungsfenster und der aktuellen Präsentation zurückzukehren. Mit der ESC -Taste können Sie die Bildschirmpräsentation jederzeit abbrechen und zum PowerPoint-Anwendungsfenster zurückkehren. 20 HERDT-Verlag

9 Der AutoInhalt-Assistent Schnellübersicht Sie möchten eine Präsentation mit dem AutoInhalt- Assistenten erzeugen in die Normalansicht wechseln zwischen den Folien wechseln ein Wort markieren einen beliebigen Text markieren ein Textelement löschen Aufgabenbereich NEUE PRÄSENTATION, Hyperlink VOM AUTOINHALT- ASSISTENTEN in der Ansichtssteuerung oder ANSICHT - NORMAL BILD bzw. BILD Wort mit der Maus doppelt anklicken Maus mit gedrückter linker Maustaste über den zu markierenden Text ziehen Text markieren, ENTF eine Folie löschen Foliensymbol im Register GLIEDERUNG markieren, BEARBEITEN - FOLIE LÖSCHEN ein Zeichen löschen eine neue Zeile erzeugen die Bildschirmpräsentation starten Mit ENTF -Taste Zeichen rechts vom Cursor löschen, mit KORREKTUR -Taste Zeichen links vom Cursor löschen RETURN bzw. ANSICHT - BILDSCHIRMPRÄSENTATION 3.6 Übung Produktpräsentation für eine Reiseführerreihe Übungsdatei: -- Ergebnisdatei: Reiseführer-E Erzeugen Sie mit dem AutoInhalt-Assistenten eine Präsentation aus der Kategorie VERKAUF/MARKETING mit dem Thema PRODUKT- UND SERVICEÜBERSICHT. Vorgesehen ist später eine Vorführung als Bildschirmpräsentation. Erfassen Sie für den Präsentationstitel den Text Urlaub für alle: unsere neue Reiseführerreihe. In der Fußzeile sollen der Text COSMOS-Verlag sowie die Foliennummer erscheinen. Das Datum der letzten Aktualisierung wird nicht benötigt. Nach dem Erstellen erscheint die Präsentation in der Normalansicht. Löschen Sie zunächst im Register GLIEDERUNG die Folie 6 (PREIS). Erstellen Sie - durch Überschreiben der vorhandenen Texte - die abgebildete Präsentation. Betrachten Sie nacheinander alle Folien Ihrer Präsentation im Folienfenster. Wechseln Sie dazu z. B. mit den Tasten BILD bzw. BILD zwischen den Folien. Überschreiben Sie auf der Folie 2 das Wort Reiseführerserie mit Reiseführerreihe. Lassen Sie sich anschließend die Präsentation als Bildschirmpräsentation anzeigen. HERDT-Verlag 21