Webcode Übungsdateien CD D1. PowerPoint Grundkurs kompakt. Linda York 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Januar 2014 K-POW2013-G

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1 Webcode Übungsdateien CD D1 PowerPoint 2013 Linda York 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Januar 2014 Grundkurs kompakt K-POW2013-G

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Erste Schritte mit PowerPoint Präsentationen mit PowerPoint PowerPoint starten Das PowerPoint-Fenster kennenlernen Das Register DATEI - die Backstage-Ansicht Hilfe erhalten Präsentationen speichern Die Arbeit mit PowerPoint beenden Präsentationen öffnen bzw. neu erstellen Mit mehreren Präsentationen arbeiten Auf einen Blick Übungen Grundlagen der Folienbearbeitung Titel der Präsentation eingeben Neue Folien mit Aufzählungstext erzeugen Ausgabeformat bestimmen Ein Folienlayout zuweisen Mit mehreren Folien arbeiten Mit Foliendesigns arbeiten Auf einen Blick Übungen Folientexte bearbeiten und gestalten Folientexte markieren, überschreiben und löschen Zeichen formatieren Absätze formatieren Mit Aufzählungen und Nummerierungen arbeiten Text tabellarisch darstellen Auf einen Blick Übungen Grafiken und Videos einfügen Grafiken einfügen Grafiken bearbeiten Videodateien einfügen Auf einen Blick Übungen Diagramme einfügen und bearbeiten Diagramme erstellen Diagramme bearbeiten Diagrammelemente markieren und bearbeiten Daten und Diagramme aus Excel importieren Auf einen Blick Übungen HERDT-Verlag

3 Inhalt 6 SmartArts und eigene Zeichnungen erstellen und gestalten SmartArts einfügen und gestalten Eigene Zeichnungen erstellen Formen bearbeiten und anordnen Formen gestalten Auf einen Blick Übungen Präsentation und Begleitmaterial fertigstellen und drucken Die Rechtschreibung prüfen Die Druckvorschau verwenden Folien drucken Handzettel drucken Notizen erstellen und drucken Auf einen Blick Übungen Bildschirmpräsentation vorbereiten und vorführen Animationen einsetzen Folienübergänge verwenden Bildschirmpräsentation vorführen Die Bildschirmpräsentation steuern Auf einen Blick Übungen Tipps und Tricks Einzelne Folien wiederverwenden Präsentationen im PDF-Format speichern Präsentationen in unterschiedlichen PowerPoint-Versionen nutzen Fußzeileninhalte einfügen Via SkyDrive auf Präsentationen zugreifen Auf einen Blick Übungen Anhang: PowerPoint mit Gesten steuern 111 A.1 Das Menüband verwenden A.2 Text eingeben A.3 Text markieren und bearbeiten A.4 Fensterinhalt scrollen bzw. vergrößern/verkleinern Stichwortverzeichnis 118 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen in kompakter Form das wichtigste Basiswissen zum Umgang mit dem Präsentationsprogramm PowerPoint Lernziele Arbeitsanleitungen Auf einen Blick Übungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Beispiele und Übungen Am Seitenrand finden Sie Hinweise auf Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien. Beispieldatei: Dateiname Beispieldatei, Übungs- bzw. Ergebnisdatei Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Dateien im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Nutzen Sie hierzu den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite dieses Buches befindet: 1 Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen 2 Auf der nun geöffneten Webseite Datei downloaden anklicken In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Verwendete (Software-)Einstellungen im Buch Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von PowerPoint 2013 (64-Bit) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, G einer ständigen Verbindung zum Internet. Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung festgelegt, kann das Aussehen des Menübands von den Abbildungen im Buch abweichen. Wenn Sie andere als die oben aufgeführten Windows-Einstellungen verwenden, kann sich der Zugriff auf SkyDrive von den Erläuterungen in diesem Buch unterscheiden. Microsoft-Konto Einige der im Buch beschriebenen Funktionen (z. B. die Nutzung von SkyDrive) können nur mit einem Microsoft-Konto verwendet werden, das Sie kostenlos im Internet anlegen können. Eine detaillierte Anleitung, in der Schritt für Schritt erläutert wird, wie Sie ein Microsoft-Konto einrichten, finden Sie bei den Beispieldateien zu diesem Buch. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur.G Sie beherrschen den Umgang mit dem Windows-Startbildschirm und dem Desktop.G Sie können Fenster und den Explorer problemlos bedienen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere Bücher wie z. B. Windows 8 - Grundkurs kompakt Word Grundkurs kompakt Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

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7 1 1 Erste Schritte mit PowerPoint Voraussetzungen Keine Ziele PowerPoint starten und beenden Das PowerPoint-Fenster kennenlernen Hilfe erhalten Eine Präsentation speichern Eine Präsentation schließen und PowerPoint beenden Eine Präsentation wieder öffnen Eine neue Präsentation erstellen Mit mehreren geöffneten Präsentationen arbeiten HERDT-Verlag 7

8 1.1 Präsentationen mit PowerPoint Was sind Präsentationen? In vielen Bereichen des Lebens, z. B. im Beruf oder beim Engagement im Verein oder Ehrenamt, kommt es immer wieder vor, dass bestimmte Informationen einem ausgewählten Personenkreis anschaulich mitgeteilt werden sollen. Vielfach wird in solchen Fällen keine rein mündliche Vortragsweise erwartet, sondern eine Präsentation, d. h. ein Vortrag, bei dem die wichtigsten Inhalte zusätzlich visualisiert werden. Statistiken zufolge ist PowerPoint in allen Bereichen, in denen Vorträge gehalten oder Informationsveranstaltungen durchgeführt werden, die Standardform der Präsentation. Was ist PowerPoint? PowerPoint ist eine App, die zur Erstellung von Präsentationen dient. Dabei können Sie Ihre Folien mit Text, Grafiken (Bildern), Tabellen, Diagrammen, Sounds und Videos versehen. Präsentationen lassen sich zudem dynamisch gestalten. Hierzu kommen Animationsund Übergangseffekte (beim Wechseln der Folien) zum Einsatz. 8 HERDT-Verlag

9 Übergangseffekt Wischen Ergänzend zu Ihren Präsentationen können Sie Begleitmaterial, wie zum Beispiel Handouts, mit PowerPoint schnell erstellen und ausdrücken. Handout der Präsentation mit 3 Folien pro Seite PowerPoint unterstützt Sie auch bei der Vorführung Ihrer Präsentation mit einer Fülle von Präsentationswerkzeugen. PowerPoint 2013 ist Teil der Microsoft-Office-2013-Suite, die weitere Apps wie z. B. Word (zum Erstellen von Textdokumenten) und Excel (zum Erstellen von Daten in Tabellenform) enthält. PowerPoint auf einem Touchscreen bedienen Auf einem herkömmlichen Computer können Sie in PowerPoint mithilfe von Maus und Tastatur Tabellen oder Diagramme erstellen und bearbeiten. Daneben lässt sich PowerPoint auf einem Gerät mit Touchscreen, z. B. einem Tablet-PC, auch direkt mit den Fingern bedienen (vgl. Anhang). Hierbei unterstützt Sie der sogenannte Fingereingabe-Modus. HERDT-Verlag 9

10 1.2 PowerPoint starten PowerPoint über den Windows-Startbildschirm starten Alle Apps, die auf dem Computer installiert sind, lassen sich über den Windows-Startbildschirm schnell finden und starten. Klicken Sie auf dem Windows-Startbildschirm auf die Kachel der Desktop-App PowerPoint. Falls sich auf Ihrem Windows-Startbildschirm keine Kachel für PowerPoint befindet, gehen Sie so vor: 1 Direkt Anfangsbuchstaben der App eintippen (pow) 2 Hier klicken, um PowerPoint zu starten Nach dem Start von PowerPoint wird der PowerPoint-Startbildschirm angezeigt. Hier können Sie z. B. eine neue Präsentation erstellen oder bereits vorhandene Präsentationen öffnen. Auf Vorlagen zugreifen Neue leere Präsentation öffnen Vorhandene Präsentation öffnen Präsentation auf Basis eines Designs erstellen Eine neue leere Präsentation erzeugen Klicken Sie auf dem PowerPoint-Startbildschirm auf Leere Präsentation. Die neu erstellte Präsentation wird im PowerPoint-Fenster geöffnet. 10 HERDT-Verlag

11 1.3 Das PowerPoint-Fenster kennenlernen Elemente des PowerPoint-Fensters Alle Microsoft-Office-2013-Apps besitzen einen einheitlichen Fensteraufbau (Benutzeroberfläche) und ein einheitliches Bedienkonzept. Wichtige Elemente der Benutzeroberfläche lernen Sie im Folgenden kennen. Symbolleiste für den Schnellzugriff Titelleiste Register Menüband Miniaturansicht der Folien Folienfenster in der Ansicht Normal Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Miniaturansicht und Folienfenster der Ansicht Normal Im linken Bereich der Normalansicht werden Miniaturansichten der einzelnen Folien angezeigt. Mit einem Klick auf eine Miniaturansicht, können Sie die entsprechende Folieninhalte im Folienfenster anzeigen und bearbeitet. Die Titelleiste und die Statusleiste Die Titelleiste zeigt sowohl den Dateinamen als auch den App-Namen an. Die Statusleiste enthält App-spezifische Informationen. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Diese Symbolleiste stellt die Befehle Speichern, Rückgängig, Wiederholen und Von Anfang an beginnen in Form von Schaltflächen zur Verfügung. Die Auswahl an Schaltflächen lässt sich individuell anpassen. HERDT-Verlag 11

12 Das Menüband Das Menüband ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Befehle, die Sie zum Arbeiten mit PowerPoint benötigen. Das Menüband ist in mehrere Register unterteilt. Durch Anklicken eines Registernamens, z. B. START oder EINFÜGEN, wird der Inhalt des jeweiligen Registers angezeigt. Innerhalb der Register sind die einzelnen Befehle zu finden, die wiederum in logische Gruppen zusammengefasst sind. Sowohl die Register- als auch die Gruppennamen geben Auskunft darüber, welche Befehle darin enthalten sind. Gruppe innerhalb eines Registers Hinweis Abhängig von der verwendeten Bildschirmauflösung bzw. der Größe des Power- Point-Fensters kann es vorkommen, dass für Gruppen anstelle der jeweiligen Befehle lediglich eine Schaltfläche mit dem betreffenden Gruppennamen angezeigt wird. Hier klicken, um alle Befehle der Gruppe einzublenden Die Ansichtssteuerung Die Ansichtssteuerung enthält vier Schaltflächen, mit deren Hilfe Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln können. Standardmäßig ist die Ansicht Normal eingeschaltet. Es empfiehlt sich, für die Folienerstellung in dieser Ansicht zu arbeiten. Der Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers können Sie den Inhalt einer Folie in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen. Die aktuell eingestellte Zoomstufe wird neben dem Zoomregler eingeblendet. Zoomstufe schrittweise verkleinern/vergrößern Folie an die Fenstergröße anpassen Zoomstufe in einem Dialogfenster auswählen 12 HERDT-Verlag

13 1.4 Das Register DATEI - die Backstage-Ansicht Was ist die Backstage-Ansicht? Die Ansicht des Registers DATEI wird auch als Backstage-Ansicht bezeichnet. Während alle anderen Register Befehle enthalten, um den Inhalt einer Präsentation zu bearbeiten bzw. zu gestalten, fasst das Register DATEI die Befehle zusammen, die allgemein zum Verwalten einer Datei benötigt werden. Jede Microsoft-Office-2013-App enthält im Menüband ganz links das Register DATEI. Durch Klicken auf das Register wird die Backstage-Ansicht geöffnet. In dieser Ansicht finden Sie beispielsweise die Befehle zum Speichern, Öffnen, Drucken, zum Neuerstellen oder zum Exportieren einer Datei. Auch sind hier Informationen zur Datei wie der Name des Autors oder das letzte Speicherdatum zu finden. Hier klicken, um die Backstage-Ansicht zu öffnen Beim Anklicken werden im rechten Fensterbereich weitere Informationen bzw. Optionen angezeigt Schließt beim Anklicken die App Öffnet ein Dialogfenster, um allgemeine App- Einstellungen vorzunehmen Die Backstage-Ansicht nimmt den ganzen Fensterinhalt ein, sodass Sie den Inhalt der Präsentation nicht sehen und auch nicht bearbeiten können. Ist die Backstage-Ansicht aktiviert, stehen einige Befehle wie z. B. die Schaltflächen der Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht zur Verfügung. Um die Backstage-Ansicht wieder zu verlassen, klicken Sie am oberen linken Fensterrand auf oder drücken Sie Ë. HERDT-Verlag 13

14 1.5 Hilfe erhalten Verschiedene Hilfefunktionen nutzen PowerPoint stellt mehrere Hilfefunktionen zur Verfügung, um das Arbeiten mit der App so einfach wie möglich zu gestalten. QuickInfos werden automatisch eingeblendet, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf Schaltflächen oder andere App-Elemente zeigen. Die PowerPoint-Hilfe stellt umfangreiche Hilfetexte sowie eine Suchfunktion bereit, um schnell die gewünschten Themen finden zu können. QuickInfos anzeigen 1 Mit der Maus auf ein Element zeigen und Mauszeiger ruhen lassen Bewegen Sie den Mauszeiger weg, verschwindet die QuickInfo wieder. 2 Hier klicken, um das Hilfefenster mit dem passenden Hilfetext zu öffnen In der PowerPoint-Hilfe schnell die gewünschte Hilfe finden Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des PowerPoint-Fensters auf drücken Sie!, um die Startseite der PowerPoint-Hilfe einzublenden. oder 1 Suchbegriff eingeben und Ü drücken Links zu weiteren Hilfethemen 14 HERDT-Verlag

15 Eine Liste mit Links zu entsprechenden Hilfetexten im Internet bzw. in der PowerPoint-Hilfe wird eingeblendet. Bei Bedarf hier klicken, um in der Liste die Links zu Hilfetexten im Internet auszublenden 2 Link zum Hilfetext anklicken Der zugehörige Hilfetext wird angezeigt. Bei Bedarf einen Eintrag anklicken, um schnell zum betreffenden Abschnitt im Hilfetexten zu wechseln Hinweise Die Groß- und Kleinschreibung spielt bei der Eingabe des Suchbegriffs keine Rolle. In der Symbolleiste des Hilfefensters können Sie beispielsweise mit bzw. zwischen bereits aufgerufenen Hilfetexten blättern oder mit erneut die Startseite der PowerPoint-Hilfe einblenden. HERDT-Verlag 15