Word Aufbaukurs kompakt. Dr. Susanne Weber 1. Ausgabe, Oktober inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-WW2013-AK-UA

Transkript

1 Word 013 Dr. Susanne Weber 1. Ausgabe, Oktober 013 Aufbaukurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-WW013-AK-UA

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Dokumente mit Designs gestalten Designs verwenden Eigene Designschriftarten und Designs zusammenstellen Individuelle Designs bearbeiten, löschen und zurücksetzen Auf einen Blick Übungen Formatvorlagen effizient einsetzen 17.1 Formatvorlagen erstellen und zuweisen Die Anzeige der Formatvorlagen anpassen Formatvorlagen bearbeiten....4 Formatvorlagen in anderen Dokumenten und Dokumentvorlagen nutzen Auf einen Blick Übungen Eigene Dokumentvorlagen nutzen Eigene Dokumentvorlage erstellen Eigene Dokumentvorlage verwenden und ändern Die Dokumentvorlage Normal Tipps für eine eigene Briefvorlage Vorlagen mit WordArts grafisch gestalten Auf einen Blick Übungen Gliederungen erstellen Absätze gliedern Dokumente gliedern Gliederung betrachten Gliederung bearbeiten Auf einen Blick Übungen Inhaltsverzeichnis und Index erstellen Inhaltsverzeichnis erstellen Indexeinträge einfügen Index erstellen Auf einen Blick Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt 6 Mehrseitige Dokumente gestalten Grundlagen zu Kopf- und Fußzeilen Vorgefertigte Kopf- und Fußzeilen einfügen Kopf- und Fußzeilen individuell gestalten Einstellungen für Kopf- und Fußzeilen vornehmen Seitenzahlen einfügen Ein Deckblatt einfügen Suchen und ersetzen Auf einen Blick Übungen Im Team arbeiten Dokumente im Team bearbeiten Kommentare nutzen Änderungen nachverfolgen Dokumente zusammenführen Dokumente schützen Dokumente versenden Auf einen Blick Übungen Excel-Tabellen in Word nutzen Excel-Tabelle im Word-Dokument erstellen Vorhandene Excel-Tabelle einfügen Auf einen Blick Übungen Serienbriefe erstellen Grundlagen zur Seriendruckfunktion Hauptdokument und Seriendokumenttyp wählen Verbindung zur Empfängerliste herstellen Seriendruckfelder einfügen Seriendruckergebnisse prüfen und ausgeben Hauptdokument speichern und wieder öffnen Empfänger filtern und sortieren Auf einen Blick Übung Übungsanhang 107 Stichwortverzeichnis 134 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen in kompakter Form das wichtigste Aufbauwissen für die Textverarbeitung mit Word 013. Lernziele Arbeitsanleitungen Auf einen Blick Übungen Anhang Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen die Teilnehmer ihre erworbenen Kenntnisse. Im Anhang finden Sie Arbeitsblätter mit weiteren Übungen. Beispiele und Übungen Am Seitenrand finden Sie Hinweise auf Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien. Beispieldatei: Dateiname Beispieldatei, Übungs- bzw. Ergebnisdatei Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages herunterzuladen. Rufen Sie im Browser die Internetadresse auf. 1 Wählen Sie Codes. Geben Sie den folgenden Matchcode ein: K-WW013-AK-UA. In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Word 013 (64-Bit) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 180 x 104 Pixeln, einer ständigen Verbindung zum Internet. Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung festgelegt, kann das Aussehen des Menübands von den Abbildungen im Buch abweichen. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über Windows-Grundkenntnisse sowie folgende Word-Kenntnisse verfügen: Sie können Text eingeben. Sie beherrschen grundlegende Formatierungstechniken. Sie können vorhandene Format- und Dokumentvorlagen nutzen. Sie können Dokumente erstellen, speichern, drucken, öffnen und schließen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere Bücher wie z. B. PowerPoint Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang Excel Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang Excel Aufbaukurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang Outlook Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6

7 1 1 Dokumente mit Designs gestalten Voraussetzungen Text formatieren Formatvorlagen zuweisen Dokumentvorlagen nutzen Ziele Designs, Designschriftarten und Designfarben zuweisen Individuelle Designschriftarten und Designs zusammenstellen Designs bearbeiten Von anderen Personen erstellte Designs laden HERDT-Verlag 7

8 1.1 Designs verwenden Was sind Designs? Beispieldatei: Ausstellung.docx Designs sind Zusammenstellungen vordefinierter Formatierungen, die das Erscheinungsbild von Dokumenten prägen. Jedes Design besteht aus bestimmten Designschriftarten, Designfarben und Designeffekten und hat Einfluss auf die Gestaltung z. B. von Formatvorlagen. Mit Designs können Sie Dokumente mit wenig Aufwand attraktiv und einheitlich gestalten. Jedes Dokument ist automatisch mit einem Design versehen. Standardmäßig wird ein neues Dokument mit dem Design Larissa erstellt. Designs zuweisen Ein anderes Design wählen Sie wie folgt: Öffnen Sie das Dokument, dem Sie ein anderes Design zuweisen möchten. 1 Register ENTWURF öffnen Auf Designs klicken 3 Auf ein Design zeigen, um eine Livevorschau zu sehen, und durch Anklicken auswählen Designschriftarten zuweisen Die Zeichenformatierung richtet sich standardmäßig nach den Einstellungen des zugewiesenen Designs bzw. der darin enthaltenen Designschriftarten. Designschriftarten sind Zusammenstellungen von bis zu zwei Schriften. Eine Schrift wird dabei automatisch den Überschriften zugewiesen, die andere dem Textkörper, z. B. dem Fließtext. Designschriftarten können auch unabhängig von Designs zugewiesen werden. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor: 1 Im Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung auf Schriftarten klicken Auf die gewünschten Designschriftarten klicken Schrift für Überschriften Schrift für Fließtext 8 HERDT-Verlag

9 Designfarben zuweisen Jedes Design enthält die sogenannten Designfarben. Designfarben sind Zusammenstellungen von zwölf zueinanderpassenden Farben. Diese Farben werden automatisch für bestimmte Dokumentteile verwendet, z. B. für Überschriften oder Tabellenformatvorlagen. Designfarben weisen Sie auf ähnliche Weise zu wie Designschriftarten: 1 Im Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung auf Farben klicken Auf die gewünschten Designfarben klicken Hinweis Designeffekte weisen Sie wie Designschriftarten und Designfarben über das Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, zu, klicken jedoch auf. 1. Eigene Designschriftarten und Designs zusammenstellen Designschriftarten selbst zusammenstellen Sie können selbst Designschriftarten zusammenstellen und hierbei z. B. die Schrift Ihres Hauses verwenden. Im folgenden Beispiel wird für die Beispieldatei die Designschriftart Kunst erstellt, mit der Schrift Bookman Old Style als Schrift für Überschriften und Century Gothic als Schrift für den Textkörper. Beispieldatei: Ausstellung.docx Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe Dokumentformatierung auf Schriftarten und wählen Sie Schriftarten anpassen Schriftart für Überschriften wählen Schriftart für den Textkörper einstellen Name für die Designschriftarten eingeben Hier klicken, um die Designschriftarten zu speichern HERDT-Verlag 9

10 Die Designschriftarten werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen. Außerdem erscheint in der Liste der Schaltfläche Schriftarten ein entsprechender Eintrag. neue Designschriftart Tipp Wenn Sie im Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, auf Farben klicken, können Sie nach Auswahl von Farben anpassen eigene Designfarben zusammenstellen. Hinweise zur Änderung der Schriftart bei der manuellen Formatierung Mithilfe der Designschriftarten sorgt Word automatisch für eine einheitliche und konsistente Formatierung. Das manuelle Zuweisen einer anderen Schriftart, z. B. über die Schaltfläche im Register START, Gruppe Schriftart, sollte daher Ausnahmefällen vorbehalten sein. Standardmäßig werden beim Zuweisen eines anderen Designs oder einer anderen Designschriftart alle Dokumentinhalte automatisch angepasst. Das heißt, dass z. B. Texte die Schriftart(en) des neuen Designs erhalten. Soll diese Anpassung weiterhin erfolgen, wählen Sie bei den Schriftarten im Register START, Gruppe Schriftart, bzw. in der Minisymbolleiste eine der Schriftarten im Bereich Designschriftarten. Soll die neue Schriftart jedoch immer beibehalten werden, wählen Sie eine beliebige Schriftart aus dem Bereich Alle Schriftarten. Wenn Sie Text mit einer Schrift aus dem Bereich Designschriftarten formatieren, wird bei einer Änderung der Designschriftarten automatisch die neue Schriftart übernommen. Wenn Sie Text mit einer Schrift aus dem Bereich Alle Schriftarten formatieren, wird diese Schrift immer beibehalten, auch bei einer Änderung der Designschriftarten. 10 HERDT-Verlag

11 Designs selbst zusammenstellen Weisen Sie im Dokument die gewünschten Designschriftarten, Designfarben und Designeffekte zu. 1 Register ENTWURF öffnen Auf Designs klicken 3 Aktuelles Design speichern anklicken 4 Name für das Design eingeben 5 Auf Speichern klicken Das Design lässt sich anschließend über einen entsprechenden Eintrag der Schaltfläche Designs aufrufen. neues Design Hinweis Eigene Designs werden mit der Erweiterung.thmx im Ordner C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes abgelegt, Designschriftarten mit der Erweiterung.xml in dessen Unterordner Theme Fonts. Der Ordner AppData ist standardmäßig ausgeblendet. Sie können ihn einblenden, indem Sie im Windows-Explorer im Register Ansicht auf Optionen klicken, im Fenster Ordneroptionen ins Register Ansicht wechseln und die Option Ausgeblendete Dateien, Ordner oder Laufwerke anzeigen einschalten. HERDT-Verlag 11

12 1.3 Individuelle Designs bearbeiten, löschen und zurücksetzen Designs bearbeiten Designs lassen sich nicht direkt bearbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein neues Design nach Ihren Wünschen und speichern Sie es unter dem Namen des zu ändernden Designs. Damit überschreiben Sie die vorherigen Einstellungen. Designs löschen Um ein benutzerdefiniertes Design zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Auf Designs klicken 3 Löschen wählen 4 Mit der rechten Maustaste auf das betreffende Design klicken Rückfrage mit Ja bestätigen Designs zurücksetzen Beim Speichern einer Dokumentvorlage (vgl. Kapitel 3) wird automatisch auch das aktuelle Design mitgespeichert. Wenn mit der Dokumentvorlage ein Dokument erstellt wird und diesem ein anderes Design oder andere Designschriftarten oder Designfarben zugewiesen werden, können Sie das ursprüngliche Design der Vorlage wiederherstellen: 1 Auf Designs klicken Auf das Design aus der Vorlage zurücksetzen wählen 1 HERDT-Verlag

13 Designs anderer Personen laden Designs anderer Nutzer oder z. B. das Firmendesign können Sie jederzeit laden, sofern diese Designs an einem Ihnen zugänglichen Speicherort abgelegt sind. Beispieldatei: Museum.thmx 1 Auf Designs klicken Nach Designs suchen wählen 3 Zum Speicherort des Designs wechseln 4 Doppelt auf das Design klicken 5 Erneut auf Designs klicken 6 Aktuelles Design speichern wählen 7 Name für das Design eingeben 8 Auf Speichern klicken Das Design steht Ihnen anschließend wie gewohnt zur Verfügung. Die in dem Design enthaltenen Designschriftarten, -farben und -effekte werden jedoch nicht als eigene Einträge aufgelistet. HERDT-Verlag 13

14 1.4 Auf einen Blick Sie möchten ein anderes Design zuweisen andere Designschriftarten/ -farben zuweisen eigene Designschriftarten erstellen eigene Designs erstellen Designs löschen das Design zurücksetzen andere Designs laden Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, Schaltfläche Designs Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, Schaltfläche Schriftarten bzw. Schaltfläche Farben Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, Schaltfläche Schriftarten, Eintrag Schriftarten anpassen gewünschte Designschriftarten, -farben und -effekte einstellen, Schaltfläche Designs, Eintrag Aktuelles Design speichern Schaltfläche Designs, betreffendes Design mit rechter Maustaste anklicken, Löschen Schaltfläche Designs, Eintrag Auf das Design aus der Vorlage zurücksetzen Schaltfläche Designs, Eintrag Nach Designs suchen 1.5 Übungen Übung 1: Eigene Designschriftarten und Designs zusammenstellen ca. 5 min Übungsdatei: Mobildesign.docx Ergebnisdateien: Mobildesign-E.thmx, Mobildesign-E.docx Übungsinhalte Eigene Designschriftarten zusammenstellen Designfarben zuweisen Eigenes Design speichern Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Mobildesign. 14 HERDT-Verlag

15 . Erstellen Sie die Designschriftart Mobildesign. Für die Überschriften soll die Schriftart Arial Black zum Einsatz kommen, für den Textkörper die Schriftart Gill Sans MT. 3. Weisen Sie die Designfarben Grün zu. 4. Speichern Sie das Design unter dem Namen Mobildesign-E. 5. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Mobildesign-E. Ergebnisdatei Mobildesign-E (Ausschnitt) Übung : Designs laden und bearbeiten ca. 10 min Übungsinhalte Designs laden Designs bearbeiten Übungsdateien: Mobil.docx, Mobil.thmx Ergebnisdateien: Mobil-E.thmx, Mobil-E.docx Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Mobil.. Laden Sie das Design Mobil und speichern Sie es unter dem Namen Mobil als eigenes Design auf Ihrem Rechner. 3. Das Design soll die Schriftarten der Designschriftarten Century Schoolbook enthalten. Nehmen Sie die notwendigen Schritte hierfür vor und speichern Sie das Design unter dem Namen Mobil-E. 4. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Mobil-E. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei Mobil-E HERDT-Verlag 15