Webcode Übungsdateien 22EC D5B. Word Charlotte von Braunschweig. Fortgeschrittene Techniken. 1. Ausgabe, Juli 2013 WW2013F

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1 Webcode Übungsdateien 22EC D5B Word 2013 Charlotte von Braunschweig Fortgeschrittene Techniken 1. Ausgabe, Juli 2013 WW2013F

2 I Word Fortgeschrittene Techniken Zu diesem Buch... 4 Designs und Vorlagen verwenden 1 Dokumente mit Designs gestalten Professionelle Gestaltungsmöglichkeiten mit Designs Eigene Designs, Designschriftarten und -farben zusammenstellen Schnellübersicht Übung Formatvorlagen nutzen Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlagen erstellen und zuweisen Besonderheiten beim Verwenden von Formatvorlagen Formatvorlagen bearbeiten Die Anzeige der Formatvorlagen anpassen Formatvorlagensätze nutzen Eigene Formatvorlagensätze erstellen Schnellübersicht Übung Dokumentvorlagen einsetzen Dokumentvorlagen verwenden Eigene Dokumentvorlagen verwenden Anwendungsbeispiel für Dokumentvorlagen Die Dokumentvorlage für einen Geschäftsbrief erstellen Kopfzeilen einstellen Fußzeilen definieren Anschriftfeld und Bezugszeichenzeile erstellen Falz- und Lochmarken verwenden Formatvorlagen und AutoTexte erstellen Schnellübersicht Übung Mit großen Dokumenten arbeiten 5 Dokumente in anderen Sprachen bearbeiten Die Übersetzungsfunktionen nutzen Gesamtes Dokument übersetzen Übersetzung für einzelne Wörter einblenden Schnellübersicht Übung Gliederungen Die Gliederungsarten Absätze gliedern Dokumente gliedern Gliederung betrachten Gliederung ändern Schnellübersicht Übung Effektive Techniken für große Dokumente Den Navigationsbereich verwenden Tipps zum Arbeiten mit großen Dokumenten Textmarken im Text verwenden Mit Links im Text bewegen Zu bestimmten Textteilen oder Elementen wechseln Mit Abschnitten arbeiten Abschnitte unterschiedlich gestalten Fuß- bzw. Endnoten erstellen und bearbeiten Schnellübersicht Übung Verzeichnisse verwenden Mit Verzeichnissen arbeiten Inhaltsverzeichnis erstellen Verzeichnis aktualisieren Index (Stichwortverzeichnis) anfertigen Abbildungsverzeichnis erzeugen Schnellübersicht Übung Suchen und ersetzen Text und andere Elemente suchen Erweiterte Suchfunktionen nutzen Text und andere Elemente ersetzen Schnellübersicht Übung Informationen visualisieren 9 Dokumente mit Grafiken und Text gestalten Illustrationen einsetzen Größe und Position von Grafiken exakt bestimmen Grafiken freistellen Screenshots aufnehmen und einfügen Initiale erzeugen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10 SmartArt-Grafiken erstellen und gestalten SmartArt-Grafiken verwenden SmartArt-Grafiken erzeugen SmartArt-Elemente markieren Struktur von SmartArt-Grafiken bearbeiten SmartArt-Grafiken formatieren und grafisch gestalten Schnellübersicht Übung Diagramme und Excel-Tabellen einfügen Diagramme einfügen Diagrammdaten bearbeiten Diagramme gestalten und Diagrammtyp ändern Excel-Tabelle in Word erstellen Vorhandene Excel-Tabelle einfügen Schnellübersicht Übung Automatisierung 14 Felder in Dokumenten verwenden Mit Feldern Dokumente flexibel gestalten Felder einfügen Felder und Feldergebnisse anzeigen Feldergebnisse aktualisieren Praktische Tipps zum Arbeiten mit Feldern Dokument- und Benutzerinformationen einfügen AutoTexte als Feld einfügen Mit RD-Feldern Verzeichnisse aus anderen Dokumenten erstellen Schnellübersicht Übung Word anpassen und automatisieren Das Menüband anpassen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ergänzen Makros nutzen Schnellübersicht Dokumente gemeinsam nutzen 12 Im Team arbeiten Dokumente im Team bearbeiten Kommentare verwenden Änderungen an einem Dokument verfolgen Änderungen akzeptieren bzw. verwerfen Dokumente zusammenführen Sicherheitsoptionen für Dokumente festlegen Schnellübersicht Übung Anhang: Word mit Gesten steuern Das Menüband verwenden Text eingeben Text markieren und bearbeiten Fensterinhalt scrollen bzw. vergrößern/ verkleinern Stichwortverzeichnis Dokumente freigeben Gemeinsam auf ein Dokument zugreifen Dokument in sozialen Netzwerken teilen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag 3

4 Word Fortgeschrittene Techniken Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich fortgeschrittene Techniken, um effizient und professionell mit Word 2013 zu arbeiten. Lernziele Arbeitsanleitungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Die effizientesten Wege zum Ziel werden Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation Praxistipp Warnhinweis leichte Übung mittelschwere Übung schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten App-Funktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Nutzen Sie hierzu den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite dieses Buches befindet: Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen Auf der nun geöffneten Webseite Datei downloaden anklicken 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit-Version) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Word 2013 (64-Bit-Version) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, G einer ständigen Verbindung zum Internet. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. Wenn Sie andere als die oben aufgeführten Windows-Einstellungen verwenden, kann sich der Zugriff auf SkyDrive bzw. auf den Office Store von den Erläuterungen in diesem Buch unterscheiden. Microsoft-Konto Einige der im Buch beschriebenen Funktionen (z. B. der Zugriff auf Dokumente über Sky- Drive) können nur mit einem Microsoft-Konto genutzt werden, das Sie kostenlos im Internet anlegen können. Eine detaillierte Anleitung, in der Schritt für Schritt erläutert wird, wie Sie ein Microsoft- Konto einrichten, finden Sie bei den Beispieldateien zu diesem Buch. Das sollten Sie bereits können Sie können sich den Inhalt dieses Buches am besten aneignen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie können Dokumente erstellen, speichern, drucken und öffnen. Sie können Texte eingeben und formatieren. Sie wissen, wie Sie bestehende Format- und Dokumentvorlagen nutzen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen weitere HERDT-Bücher wie z. B. eines unserer vielfältigen Themen-Specials zu Word, z. B. zum Thema Serienbriefe, oder Wissenschaftliche Arbeiten und große Dokumente aus unserer Reihe HERDT kompakt. Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Word Fortgeschrittene Techniken 1 Dokumente mit Designs gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Dokumente mit Designs, Designschriftarten, -farben und -effekten gestalten wie Sie eigene Designs, Designschriftarten, -farben und -effekte zusammenstellen Voraussetzungen Grundlagen der Textverarbeitung und -gestaltung Mit Format- und Dokumentvorlagen arbeiten 1.1 Professionelle Gestaltungsmöglichkeiten mit Designs Designs verwenden Designs sind vordefinierte Kombinationen aus bestimmten Schriftarten, Farben und grafischen Effekten, mit denen Sie Ihre Dokumente schnell und professionell gestalten können. Designs bestehen aus Designschriftarten, Designfarben und Designeffekten und können z. B. auch in PowerPoint-Präsentationen und Excel-Arbeitsmappen verwendet werden. Sie können einem Dokument jederzeit ein anderes Design zuweisen, aber auch einzelne Designbestandteile ändern und z. B. nur andere Designfarben zuweisen. Alle hierzu nötigen Funktionen finden Sie im Register ENTWURF in der Gruppe Dokumentformatierung. Anderes Design zuweisen Wenn Sie ein neues leeres Dokument erstellen, wird standardmäßig das Design Larissa genutzt, zu dem die gleichnamigen Designschriftarten, -farben und -effekte gehören. Um dem Dokument ein anderes Design zuzuweisen, klicken Sie auf Designs und wählen Sie ein Design aus der eingeblendeten Liste. Ausgangsgestaltung mit Design Larissa (Beispieldatei Ausstellung) Design Holzart 6 HERDT-Verlag

7 Dokumente mit Designs gestalten 1 Andere Designschriftarten zuweisen Designschriftarten sind Zusammenstellungen von bis zu zwei Schriften. Eine Schrift ist jeweils für Überschriften vorgesehen, die andere für den Textkörper (Fließtext). Um die Designschriftarten zu wechseln, klicken Sie auf Schriftarten und wählen Sie andere Designschriftarten aus. Alle Formatvorlagen verwenden standardmäßig eine der Designschriftarten. Formatvorlagen wie Titel, Untertitel sowie Überschrift 1 bis Überschrift 9 nutzen die Designschriftart für Überschriften. Andere Formatvorlagen, wie z. B. Standard, werden in der für Textkörper vorgesehenen Schriftart formatiert. Schrift für Überschriften Schrift für Textkörper Designschriftarten Larissa Designschriftarten Century Gothic Palatino Linotype Andere Designfarben zuweisen Designfarben sind Zusammenstellungen von zwölf aufeinander abgestimmten Farben. Diese Farben werden automatisch für bestimmte Dokumentelemente verwendet, z. B. für die verschiedenen Säulen eines Diagramms oder für Formatvorlagen. Um Designfarben zuzuweisen, klicken Sie auf Farben und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste eine Designfarben-Kombination. Designfarben Larissa Designfarben Gelb Alle Designfarben stehen auch für die manuelle Formatierung zur Verfügung, z. B. für die Schriftfarbe (Register START, Gruppe Schriftart, ). Dort stehen zusätzlich zu den Designfarben hellere und dunklere Farbabstufungen zur Auswahl, die Word auf der Grundlage der Designfarben erzeugt. Diese Abstufungen werden automatisch bestimmten Dokumentelementen zugeordnet, z. B. der Formatvorlage Überschrift 1. Designfarben Abstufungen HERDT-Verlag 7

8 1 Word Fortgeschrittene Techniken Andere Designeffekte zuweisen Designeffekte beinhalten eine Kombination bestimmter grafischer Effekte (z. B. Linien- oder Fülleffekte), die sich z. B. auf das Aussehen von Formen auswirken. Zum Zuweisen eines Effekts klicken Sie auf Effekte und wählen Sie einen Designeffekt. Designeffekt Larissa Designeffekt Glänzend Designeffekt Glänzend Was geschieht nach dem Zuweisen eines anderen Designs, anderer Designschriftarten, -farben bzw. -effekte? Die Formatierung des gesamten Dokuments wird automatisch angepasst. Wurden Elemente zuvor abweichend vom Design formatiert, z. B. in einer Schriftart, die nicht zu den Designschriftarten gehört, behalten diese Elemente ihre Formatierung bei. Möchten Sie jederzeit problemlos das Design oder einen seiner Bestandteile wechseln können, sollten Sie daher größere individuelle Formatierungen vermeiden. Verschiedene Elemente wie z. B. Formatvorlagen werden an die neuen Einstellungen angepasst. Es erhalten jedoch nicht alle Formatvorlagen automatisch eine der Designfarben. So ist beispielsweise der Formatvorlage Standard die Farbe Automatisch zugewiesen. Das bedeutet, dass die betreffenden Absätze auf hellem Hintergrund schwarz und auf dunklem Hintergrund weiß werden. Diese Einstellung bleibt auch bei der Zuweisung von Designfarben bestehen und kann nur in der Formatvorlage selbst geändert werden. Das Aussehen der Schaltflächen in der Gruppe Dokumentformatierung ändert sich je nachdem, welche Einstellungen aktuell gewählt sind. 1.2 Eigene Designs, Designschriftarten und -farben zusammenstellen Individuelle Designs nutzen Sie können eigene Zusammenstellungen als Designs, Designschriftarten bzw. -farben speichern und verwenden. Dies ist besonders dann nützlich, wenn vonseiten Ihrer Firma ein bestimmtes optisches Erscheinungsbild (Corporate Design) vorgesehen ist. Eigene Designschriftarten zusammenstellen Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe Dokumentformatierung auf Schriftarten und wählen Sie Schriftarten anpassen. Bestimmen Sie anhand der Felder, welche Schriftart für Überschriften und welche für Textkörper verwendet werden soll. Tragen Sie in das Feld einen Namen für die Zusammenstellung ein und klicken Sie auf Speichern. 8 HERDT-Verlag

9 Dokumente mit Designs gestalten 1 Die neuen Designschriftarten werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen. Die neue Zusammenstellung wird als neuer Eintrag in der Liste der Designschriftarten angezeigt und kann durch Anklicken zugewiesen werden (auch in anderen Dokumenten). Eigene Designfarben zusammenstellen Klicken Sie auf Farben und wählen Sie Farben anpassen. Bestimmen Sie anhand der Felder die Farben, die für die verschiedenen Elemente eines Dokuments verwendet werden sollen. Geben Sie in das Feld einen Namen für die Designfarben ein und bestätigen Sie mit Speichern. Farben für den Hintergrund und den Text Farben für den Vordergrund, z. B. für die Füllung von Formen Vorschau für dunklen und hellen Texthintergrund Farben für Hyperlinks Die neuen Designfarben werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen und in der Liste der Schaltfläche Farben eingeblendet. Über diesen Eintrag können Sie die Designfarben auch anderen Dokumenten zuweisen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag klicken, können Sie über Bearbeiten die Schriftarten bzw. Farben ändern bzw. über Löschen aus der Liste entfernen. Eigene Designs zusammenstellen und bearbeiten Aktivieren Sie in einem Dokument die gewünschten Designschriftarten, -farben und -effekte. Klicken Sie auf Designs und wählen Sie Aktuelles Design speichern. Geben Sie im folgenden Dialogfenster in das Feld Dateiname einen Namen für das Design ein, halten Sie den vorgeschlagenen Speicherort Templates bei und bestätigen Sie die Einstellungen mit Speichern. HERDT-Verlag 9

10 1 Word Fortgeschrittene Techniken Das Design lässt sich anschließend über einen entsprechenden Eintrag der Schaltfläche Designs aufrufen. Designs bearbeiten bzw. löschen Designs lassen sich nicht direkt bearbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein neues Design nach Ihren Wünschen und speichern Sie es unter dem Namen des zu ändernden Designs. Um ein benutzerdefiniertes Design zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie auf Designs, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Design und rufen Sie Löschen auf. Designs zurücksetzen Beim Speichern einer Dokumentvorlage wird automatisch auch das aktuelle Design mitgespeichert. Wenn mit der Dokumentvorlage ein Dokument erstellt wird und diesem ein anderes Design oder andere Designschriftarten, -farben und -effekte zugewiesen werden, können Sie auf einfache Weise das ursprünglich vorgesehene Design wiederherstellen: Klicken Sie auf Designs und wählen Sie Auf das Design aus der Vorlage Vorlagenname zurücksetzen. Individuelles Design anderen Personen zur Verfügung stellen Selbst erstellte Designs werden standardmäßig mit der Erweiterung.thmx im Ordner C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes abgelegt. Im selben Ordner finden Sie die Unterordner Theme Colors und Theme Fonts, in denen individuelle Designfarben und -schriftarten gespeichert sind. Um ein individuelles Design anderen Personen zur Verfügung zu stellen, klicken Sie im Register ENTWURF auf Designs und wählen Sie Aktuelles Design speichern. Klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster mit der rechten Maustaste auf das Design, zeigen Sie auf Senden an und wählen Sie z. B. -Empfänger, um das Design direkt per Mail zu verschicken, oder Kopieren, um es in die Zwischenablage zu kopieren. Erhaltene Designs verwenden Möchten Sie ein Design nutzen, das z. B. von Ihrer Firma oder einer anderen Person bereitgestellt wurde, können Sie das Design schnell und unkompliziert nutzen. Klicken Sie z. B. im Explorer mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Kopieren. Wechseln Sie zu Word, klicken Sie im Register ENTWURF auf Designs und wählen Sie Aktuelles Design speichern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Inhaltsbereich des Dialogfensters und wählen Sie Einfügen. Das Design steht Ihnen anschließend über Designs wie gewohnt zur Verfügung. Die in dem Design enthaltenen Designschriftarten, -farben und -effekte werden jedoch nicht als eigene Einträge unter den entsprechenden Schaltflächen aufgelistet. 10 HERDT-Verlag

11 Dokumente mit Designs gestalten Schnellübersicht Sie möchten ein anderes Design zuweisen andere Designschriftarten/ -farben/-effekte zuweisen eigene Designschriftarten erstellen eigene Designfarben erstellen eigene Designs erstellen das Design zurücksetzen Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, Designs Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, Schriftarten bzw. Farben bzw. Effekte Schriftarten, Neue Designschriftarten erstellen Farben, Neue Designfarben erstellen Gewünschte Designschriftarten, -farben und -effekte einstellen, Designs, Aktuelles Design speichern Designs, Auf das Design aus der Vorlage Vorlagenname zurücksetzen 1.4 Übung Mit Designs, Designschriftarten und -farben arbeiten Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdateien Designs zuweisen Designs bearbeiten Designs speichern Autohaus Autohausdesign-E.thmx, Autohaus-E Öffnen Sie die Übungsdatei Autohaus. Weisen Sie die Designfarben Grüngelb zu. Erstellen Sie neue Designfarben. Ersetzen Sie dabei die Farbe, die im Feld Akzent 1 eingetragen ist, durch ein kräftiges Orange. Speichern Sie die Designfarben unter dem Namen Autohausfarben. Erzeugen Sie neue Designschriftarten mit dem Namen Autohausschriftarten. Für die Überschriften soll die Schrift Consolas verwendet werden, für den Textkörper Trebuchet MS. Speichern Sie die aktuellen Einstellungen als Design mit dem Namen Autohausdesign-E. Schließen Sie das aktuell geöffnete Dokument, ohne es zu speichern. Öffnen Sie die Übungsdatei Autohaus erneut und weisen Sie ihr das soeben erstellte Design Autohausdesign-E zu. Bearbeiten Sie die Designschriftarten Autohausschriftarten. Für Textkörper soll künftig die Schriftart Times New Roman verwendet werden. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Autohaus-E. Ergebnisdatei Autohaus-E Setzen Sie das Design auf das ursprüngliche Design zurück und schließen Sie die Datei Autohaus-E, ohne sie zu speichern. HERDT-Verlag 11

12 2 Word Fortgeschrittene Techniken 2 Formatvorlagen nutzen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Vorteile Formatvorlagen bieten welche Arten von Formatvorlagen zur Verfügung stehen wie Sie Formatvorlagen erstellen, bearbeiten und speichern wie Sie die Anzeige der Formatvorlagen anpassen können wie Sie Formatvorlagensätze verwenden Voraussetzungen Mit Format- und Dokumentvorlagen arbeiten 2.1 Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlagen effektiv einsetzen Eine Formatvorlage fasst eine Gruppe von Formatierungen zusammen und reduziert so den Zeitaufwand für Formatierungsarbeiten. Formatvorlagen können ganzen Absätzen, einer beliebigen Anzahl von Zeichen oder Tabellen in einem Arbeitsschritt zugeordnet werden. Der Einsatz von Formatvorlagen ist vor allem sinnvoll bei Dokumenten mit häufig vorkommenden, komplexen Formatierungen, der Formatierung von umfangreichen Dokumenten. Die verschiedenen Formatvorlagentypen Sie können folgende unterschiedliche Formatvorlagentypen verwenden: Formatvorlagentyp Erklärung Werden angewendet auf Zeichenformatvorlagen Absatzformatvorlagen Absätze und die darin enthaltenen Zeichen, z. B. bei Überschriften ganze Tabellen Verknüpfte Formatvorlagen (Absatz und Zeichen) Tabellenformatvorlagen Listenformatvorlagen Kombination von Zeichenformaten, z. B. Schriftart und -grad, Fett- oder Kursivdruck Steuern die Absatzdarstellung, z. B. Ausrichtung, Tabstopps, Zeilenabstand und Rahmen Kombination von Absatz- und Zeichenformatvorlagen Ermöglichen die einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtungen und Schriftarten in Tabellen Zuweisung z. B. von gleichen Ausrichtungen, Aufzählungszeichen und Schriftarten für Listen einzelne Zeichen (Wörter), z. B. bei einem formatierten Firmenschriftzug Absätze die Absätze einer Liste und die darin enthaltenen Nummerierungs- bzw. Aufzählungszeichen 12 HERDT-Verlag

13 Formatvorlagen nutzen 2 Die Schrifteinstellungen einer Zeichenformatvorlage überschreiben die entsprechenden Formatierungen anderer Formatvorlagentypen. Das bedeutet, dass Änderungen der Schrift in anderen Formatvorlagen keine Auswirkungen auf die Schrift von Textbereichen haben, die bereits mit einer Zeichenformatvorlage formatiert wurden. 2.2 Formatvorlagen erstellen und zuweisen Neue Formatvorlage erstellen Individuelle Formatierungseinstellungen können Sie als neue Formatvorlage speichern. Platzieren Sie den Cursor im formatierten Text, klicken Sie im Register START, Gruppe Formatvorlagen, auf, wählen Sie Formatvorlage erstellen und klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster auf Ändern. Formatierter Schriftzug Geben Sie im Feld den Namen der neuen Formatvorlage ein und wählen Sie im Feld den Formatvorlagentyp. Wählen Sie im Feld die Formatvorlage, auf der die neue Formatvorlage basieren soll. Die Einstellungen der gewählten Formatvorlage werden daraufhin in das Dialogfenster übernommen. Bestimmen Sie bei Absatzformatvorlagen im Feld die Formatvorlage für den Absatz, der dem mit der neuen Formatvorlage formatierten Absatz folgt. Nehmen Sie im Bereich Formatierung eventuell weitere Einstellungen vor. Soll die neue Formatvorlage für alle Dokumente zur Verfügung stehen, die mit der aktuellen Dokumentvorlage erstellt werden, aktivieren Sie das Optionsfeld Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente. HERDT-Verlag 13

14 2 Word Fortgeschrittene Techniken Sie können der Formatvorlage eine Tastenkombination zuweisen, über die sich die Formatvorlage schnell anwenden lässt. Klicken Sie hierzu auf Format und wählen Sie Tastenkombination. Bestätigen Sie mit OK, um die neue Formatvorlage zu erstellen. Bei der Vergabe des Namens für die Formatvorlage ist Folgendes zu beachten: Der Name darf maximal 253 Zeichen lang sein. Leerzeichen und Sonderzeichen sind erlaubt; nicht erlaubt sind jedoch die Zeichen \ und { }. Word unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung, d. h., EINLEITUNG und einleitung erkennt Word als unterschiedliche Formatvorlagen. Die neue Formatvorlage zuweisen Setzen Sie den Cursor in den Absatz oder das Wort, dem eine Formatvorlage zugewiesen werden soll, bzw. markieren Sie Formatvorlagenkatalog einen entsprechenden Bereich. Wechseln Sie zum Register START und klicken Sie in der Gruppe Formatvorlagen im Formatvorlagenkatalog auf den gewünschten Eintrag. Den Aufgabenbereich Formatvorlagen nutzen Als Alternative zum Formatvorlagenkatalog können Sie auch den Aufgabenbereich Formatvorlagen einblenden und die Formatvorlagen zuweisen. Der Aufgabenbereich Formatvorlagen zeigt die gleichen Formatvorlagen an wie der Formatvorlagenkatalog. Beim Zeigen auf eine Formatvorlage werden hier jedoch auch deren Details angezeigt. Zum Einblenden des Aufgabenbereichs Formatvorlagen klicken Sie im Register START in der Gruppe Formatvorlagen auf. Um dem Text an der aktuellen Cursorposition eine Formatvorlage zuzuweisen, klicken Sie auf den gewünschten Eintrag in der Liste. Mit Alle löschen im markierten Text alle Formatierungen löschen und die Formatvorlage Standard zuweisen An der aktuellen Cursorposition aktive Formatvorlage (durch Rahmen gekennzeichnet) Aufgabenbereich Formatvorlagen Vorschau anzeigen einschalten, um eine Vorschau auf die Formatierungen der Formatvorlagen im Aufgabenbereich anzuzeigen Mit eine neue Formatvorlage erstellen 14 HERDT-Verlag

15 Formatvorlagen nutzen 2 Sie können alle Textpassagen, die mit einer bestimmten Formatvorlage formatiert sind, in einem Arbeitsschritt markieren. Hierzu klicken Sie im Formatvorlagenkatalog oder im Aufgabenbereich Formatvorlagen mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage und wählen Alle Instanzen von Anzahl markieren. Auf diese Weise können Sie beispielsweise alle mit der Formatvorlage Überschrift 1 versehenen Absätze markieren und diesen anschließend eine andere Formatvorlage zuweisen oder sie in ein neues Dokument kopieren. 2.3 Besonderheiten beim Verwenden von Formatvorlagen Was geschieht mit harten Formatierungen beim Zuweisen einer Formatvorlage? Harte Formatierungen sind Formatierungen, die Sie direkt in den Gruppen Schriftart und Absatz des Registers START oder über die entsprechenden Bedienelemente der Minisymbolleiste vornehmen. Sie werden auch direkte Formatierungen genannt. Beim Zuweisen von Zeichen- und verknüpften Formatvorlagen überschreiben Sie harte Zeichenformatierungen. Beim Zuweisen von Absatz- und verknüpften Formatvorlagen überschreiben Sie harte Absatzformatierungen. Das Formatieren mit Absatzformatvorlagen hat keinen Einfluss auf die Zeichenformatierung. Das Formatieren mit Zeichenformatvorlagen hat keinen Einfluss auf die Absatzformatierung. Beispiel Harte Absatzformatierung mit Harte Zeichenformatierung mit Zuweisen der Zeichenformatvorlage Schwache Hervorhebung (ohne Fettdruck; Cursor steht im Wort Ihren) Harte Absatzformatierung bleibt bestehen Harte Zeichenformatierung wird überschrieben Harte Zeichenformatierungen können mit S K schnell rückgängig gemacht werden, harte Absatzformatierungen mit S q. HERDT-Verlag 15