PowerPoint Grundkurs kompakt. Linda York 1. Ausgabe, Februar Trainermedienpaket K-POW2013-G_TMP

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1 PowerPoint 2013 Linda York 1. Ausgabe, Februar 2014 Grundkurs kompakt Trainermedienpaket K-POW2013-G_TMP

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Erste Schritte mit PowerPoint 7 Trainerhinweise... I 1.1 Präsentationen mit PowerPoint PowerPoint starten Das PowerPoint-Fenster kennenlernen Das Register DATEI - die Backstage-Ansicht Hilfe erhalten Präsentationen speichern Die Arbeit mit PowerPoint beenden Präsentationen öffnen bzw. neu erstellen Mit mehreren Präsentationen arbeiten Auf einen Blick Übungen Grundlagen der Folienbearbeitung 23 Trainerhinweise... II 2.1 Titel der Präsentation eingeben Neue Folien mit Aufzählungstext erzeugen Ausgabeformat bestimmen Ein Folienlayout zuweisen Mit mehreren Folien arbeiten Mit Foliendesigns arbeiten Auf einen Blick Übungen Folientexte bearbeiten und gestalten 33 Trainerhinweise... III 3.1 Folientexte markieren, überschreiben und löschen Zeichen formatieren Absätze formatieren Mit Aufzählungen und Nummerierungen arbeiten Text tabellarisch darstellen Auf einen Blick Übungen Grafiken und Videos einfügen 45 Trainerhinweise... IV 4.1 Grafiken einfügen Grafiken bearbeiten Videodateien einfügen Auf einen Blick Übungen Diagramme einfügen und bearbeiten 53 Trainerhinweise... V 5.1 Diagramme erstellen Diagramme bearbeiten Diagrammelemente markieren und bearbeiten HERDT-Verlag

3 Inhalt 5.4 Daten und Diagramme aus Excel importieren Auf einen Blick Übungen SmartArts und eigene Zeichnungen erstellen und gestalten 65 Trainerhinweise... VI 6.1 SmartArts einfügen und gestalten Eigene Zeichnungen erstellen Formen bearbeiten und anordnen Formen gestalten Auf einen Blick Übungen Präsentation und Begleitmaterial fertigstellen und drucken 81 Trainerhinweise... VII 7.1 Die Rechtschreibung prüfen Die Druckvorschau verwenden Folien drucken Handzettel drucken Notizen erstellen und drucken Auf einen Blick Übungen Bildschirmpräsentation vorbereiten und vorführen 89 Trainerhinweise... VIII 8.1 Animationen einsetzen Folienübergänge verwenden Bildschirmpräsentation vorführen Die Bildschirmpräsentation steuern Auf einen Blick Übungen Tipps und Tricks 101 Trainerhinweise... IX 9.1 Einzelne Folien wiederverwenden Präsentationen im PDF-Format speichern Präsentationen in unterschiedlichen PowerPoint-Versionen nutzen Fußzeileninhalte einfügen Via SkyDrive auf Präsentationen zugreifen Auf einen Blick Übungen Anhang: PowerPoint mit Gesten steuern 111 A.1 Das Menüband verwenden A.2 Text eingeben A.3 Text markieren und bearbeiten A.4 Fensterinhalt scrollen bzw. vergrößern/verkleinern Stichwortverzeichnis 118 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Mit dem Trainermedienpaket können Sie Ihren Teilnehmern in kompakter Form das wichtigste Basiswissen zur Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint 2013 vermitteln. Das Trainermedienpaket besteht aus einem Trainerband und hilfreichen Begleitmedien, die als Download zur Verfügung gestellt werden. Trainerband Teilnehmerbuch + Trainerhinweise Download Dateien zum Teilnehmerbuch Begleitmedien zum Trainerband Beispieldateien Übungsdateien Ergebnisdateien Folien kursbegleitende Präsentation Arbeitsblätter mit zusätzlichen Übungen Handouts Übungsdateien Ergebnisdateien Der Trainerband Beispieldateien Damit Sie den Trainerband effizient im Kurs einsetzen können, besitzt er den gleichen Inhalt und die gleiche Seitennummerierung wie das Buch der Teilnehmer. Lernziele Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Trainerhinweise Methodisch-didaktische Hinweise zum Inhalt, zur Unterrichtsdauer und zum Einsatz der Begleitmedien erhalten Sie auf einer Doppelseite. Arbeitsanleitungen Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt im Kapitel erklärt, ergänzt mit Hinweisen für den Trainer im Randbereich. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten die Teilnehmer am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen die Teilnehmer ihre erworbenen Kenntnisse. Die Zeitangaben in den Trainerhinweisen basieren auf einer angenommenen Kursdauer von 1 bis 2 Tagen (ca. 8 bis 16 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten). In den Zeitangaben ist die Bearbeitung der Begleitmedien nicht berücksichtigt. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Innerhalb der Kapitel finden Sie am Seitenrand Informationen, die Sie nach Bedarf zur Gestaltung des Unterrichts nutzen können. Trainer Trainer Methodisch-didaktische Hinweise für den Trainer Zusätzliche Unterrichtsmedien, die sich im Download befinden, mit Hinweisen zu deren Einsatz im Training Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien des Teilnehmerbands In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. Rufen Sie im Browser die Internetadresse auf. Geben Sie in der Suche unter Codes folgenden Matchcode ein: K-POW2013-G_TMP. Unter Übungen herunterladen finden Sie alle Download-Dateien. Software-Einstellungen im Buch Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von PowerPoint 2013 (64-Bit) mit den empfohlenen Einstellungen und einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, einer ständigen Verbindung zum Internet. Das sollten die Teilnehmer bereits können Dieses Buch lässt sich am besten nutzen, wenn die Teilnehmer bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur. Sie beherrschen den Umgang mit dem Windows-Startbildschirm und dem Desktop. Sie können Fenster und den Explorer problemlos bedienen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere Bücher wie z. B. Windows Grundkurs kompakt - Trainermedienpaket Word Grundkurs kompakt - Trainermedienpaket Excel Grundkurs kompakt - Trainermedienpaket Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: HERDT-Verlag 5

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7 1 1 Erste Schritte mit PowerPoint Voraussetzungen Keine Ziele PowerPoint starten und beenden Das PowerPoint-Fenster kennenlernen Hilfe erhalten Eine Präsentation speichern Eine Präsentation schließen und PowerPoint beenden Eine Präsentation wieder öffnen Eine neue Präsentation erstellen Mit mehreren geöffneten Präsentationen arbeiten HERDT-Verlag 7

8 Trainerhinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 1.1 Präsentationen mit PowerPoint 5 min PowerPoint starten 5 min Das PowerPoint-Fenster kennenlernen 5 min Arbeitsblatt: PowerPoint-Fenster 1.4 Das Register DATEI - die Backstage-Ansicht 5 min Hilfe erhalten 5 min Präsentationen speichern 5 min Die Arbeit mit PowerPoint beenden 5 min Präsentationen öffnen bzw. neu erstellen 5 min Mit mehreren Präsentationen arbeiten 5 min Auf einen Blick Übungen 10 min Arbeitsblatt: Fensterarbeit Gesamtzeit 55 min Methodisch-didaktische Hinweise Kenntnisstand prüfen Prüfen Sie zu Beginn den Kenntnisstand der Teilnehmer, um den Unterrichtsstoff den Anforderungen der Teilnehmer anzupassen. Beherrschen beispielsweise bereits alle Teilnehmer die Hilfefunktion, können Sie den Abschnitt 1.5 überspringen. Das PowerPoint-Fenster Zur Festigung des Umgangs mit dem PowerPoint-Fenster können Sie die Arbeitsblätter austeilen. Auf dem Arbeitsblatt PowerPoint-Fenster befindet sich eine Übung zu den Bestandteilen des PowerPoint- Fensters. Auf dem Arbeitsblatt Fensterarbeit üben die Teilnehmer den Umgang mit dem Menüband und der Zoomfunktion. I HERDT-Verlag

9 1 Mit dem Menüband arbeiten Wenn Sie auf die einzelnen Elemente des PowerPoint-Fensters eingehen, sollten Sie Ihren Kurs fragen, wer schon mit dem Menüband gearbeitet hat, das erst mit der Office-Version 2007 eingeführt wurde. Falls diese neuartige Befehlsführung einigen Kursteilnehmern noch unbekannt ist, ist es sinnvoll, diese Bereiche ausführlicher zu erläutern. Je nach Bedarf können Sie den Einsatz von Tastenkombinationen im Menüband vorstellen. Erläutern Sie, dass durch Betätigen der Taste A im Anwendungsfenster die Tasten eingeblendet werden, mit denen das Programm gesteuert werden kann. Lassen Sie die Teilnehmer verschiedene Funktionen mithilfe der Tastatur aufrufen, z. B. eine Präsentation öffnen. Machen Sie darauf aufmerksam, dass auch das Verwenden der Tastenkürzel nur dann funktioniert, wenn vorher A betätigt wurde. Erläutern Sie hier auch, dass mit der È-Taste eine Ebene nach oben gewechselt bzw. diese Bedienvariante beendet wird. Tipp zur Formulierung von Suchanfragen in der Hilfe Bei der Suche in der Hilfe ist die richtige Wahl der Begrifflichkeit sehr wichtig. Oft weiß der Anwender nicht, wie das Element heißt, zu dem er eine Frage hat. In diesem Fall können Sie den Teilnehmern empfehlen, zu testen, ob eine QuickInfo erscheint, wenn man mit der Maus auf den betreffenden Bereich zeigt. In der QuickInfo steht in der Regel der Name des Objekts. Falls keine QuickInfo eingeblendet wird, kann das Kontextmenü helfen. Oft wird in den angezeigten Kontextmenüeinträgen bzw. im Menü Eigenschaften deutlich, um was für ein Objekt bzw. um welchen Bereich es sich handelt. Kennt man den Namen, ist es leichter, eine sinnvolle Suchanfrage in der Hilfe zu stellen. HERDT-Verlag

10 1 Erste Schritte mit PowerPoint 1.1 Präsentationen mit PowerPoint Was sind Präsentationen? In vielen Bereichen des Lebens, z. B. im Beruf oder beim Engagement im Verein oder Ehrenamt, kommt es immer wieder vor, dass bestimmte Informationen einem ausgewählten Personenkreis anschaulich mitgeteilt werden sollen. Vielfach wird in solchen Fällen keine rein mündliche Vortragsweise erwartet, sondern eine Präsentation, d. h. ein Vortrag, bei dem die wichtigsten Inhalte zusätzlich visualisiert werden. Statistiken zufolge ist PowerPoint in allen Bereichen, in denen Vorträge gehalten oder Informationsveranstaltungen durchgeführt werden, die Standardform der Präsentation. Was ist PowerPoint? PowerPoint ist eine App, die zur Erstellung von Präsentationen dient. Dabei können Sie Ihre Folien mit Text, Grafiken (Bildern), Tabellen, Diagrammen, Sounds und Videos versehen. Präsentationen lassen sich zudem dynamisch gestalten. Hierzu kommen Animationsund Übergangseffekte (beim Wechseln der Folien) zum Einsatz. 8 HERDT-Verlag

11 1 Erste Schritte mit PowerPoint Übergangseffekt Wischen Ergänzend zu Ihren Präsentationen können Sie Begleitmaterial, wie zum Beispiel Handouts, mit PowerPoint schnell erstellen und ausdrücken. Handout der Präsentation mit 3 Folien pro Seite PowerPoint unterstützt Sie auch bei der Vorführung Ihrer Präsentation mit einer Fülle von Präsentationswerkzeugen. PowerPoint 2013 ist Teil der Microsoft-Office-2013-Suite, die weitere Apps wie z. B. Word (zum Erstellen von Textdokumenten) und Excel (zum Erstellen von Daten in Tabellenform) enthält. PowerPoint auf einem Touchscreen bedienen Auf einem herkömmlichen Computer können Sie in PowerPoint mithilfe von Maus und Tastatur Tabellen oder Diagramme erstellen und bearbeiten. Daneben lässt sich PowerPoint auf einem Gerät mit Touchscreen, z. B. einem Tablet-PC, auch direkt mit den Fingern bedienen (vgl. Anhang). Hierbei unterstützt Sie der sogenannte Fingereingabe-Modus. HERDT-Verlag 9

12 1 Erste Schritte mit PowerPoint 1.2 PowerPoint starten PowerPoint über den Windows-Startbildschirm starten Alle Apps, die auf dem Computer installiert sind, lassen sich über den Windows-Startbildschirm schnell finden und starten. Klicken Sie auf dem Windows-Startbildschirm auf die Kachel der Desktop-App PowerPoint. Falls sich auf Ihrem Windows-Startbildschirm keine Kachel für PowerPoint befindet, gehen Sie so vor: 1 Direkt Anfangsbuchstaben der App eintippen (pow) 2 Hier klicken, um PowerPoint zu starten Nach dem Start von PowerPoint wird der PowerPoint-Startbildschirm angezeigt. Hier können Sie z. B. eine neue Präsentation erstellen oder bereits vorhandene Präsentationen öffnen. Auf Vorlagen zugreifen Neue leere Präsentation öffnen Vorhandene Präsentation öffnen Präsentation auf Basis eines Designs erstellen Eine neue leere Präsentation erzeugen Klicken Sie auf dem PowerPoint-Startbildschirm auf Leere Präsentation. Die neu erstellte Präsentation wird im PowerPoint-Fenster geöffnet. 10 HERDT-Verlag

13 1 Erste Schritte mit PowerPoint 1.3 Das PowerPoint-Fenster kennenlernen Elemente des PowerPoint-Fensters Alle Microsoft-Office-2013-Apps besitzen einen einheitlichen Fensteraufbau (Benutzeroberfläche) und ein einheitliches Bedienkonzept. Wichtige Elemente der Benutzeroberfläche lernen Sie im Folgenden kennen. Symbolleiste für den Schnellzugriff Titelleiste Register Trainer Arbeitsblatt: PowerPoint-Fenster Die Teilnehmer können ihre Kenntnisse der Bildschirmelemente festigen. Menüband Miniaturansicht der Folien Folienfenster in der Ansicht Normal Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Miniaturansicht und Folienfenster der Ansicht Normal Im linken Bereich der Normalansicht werden Miniaturansichten der einzelnen Folien angezeigt. Mit einem Klick auf eine Miniaturansicht, können Sie die entsprechende Folieninhalte im Folienfenster anzeigen und bearbeitet. Die Titelleiste und die Statusleiste Die Titelleiste zeigt sowohl den Dateinamen als auch den App-Namen an. Die Statusleiste enthält App-spezifische Informationen. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Diese Symbolleiste stellt die Befehle Speichern, Rückgängig, Wiederholen und Von Anfang an beginnen in Form von Schaltflächen zur Verfügung. Die Auswahl an Schaltflächen lässt sich individuell anpassen. HERDT-Verlag 11

14 1 Erste Schritte mit PowerPoint Das Menüband Das Menüband ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Befehle, die Sie zum Arbeiten mit PowerPoint benötigen. Das Menüband ist in mehrere Register unterteilt. Durch Anklicken eines Registernamens, z. B. START oder EINFÜGEN, wird der Inhalt des jeweiligen Registers angezeigt. Innerhalb der Register sind die einzelnen Befehle zu finden, die wiederum in logische Gruppen zusammengefasst sind. Sowohl die Register- als auch die Gruppennamen geben Auskunft darüber, welche Befehle darin enthalten sind. Gruppe innerhalb eines Registers Hinweis Abhängig von der verwendeten Bildschirmauflösung bzw. der Größe des Power- Point-Fensters kann es vorkommen, dass für Gruppen anstelle der jeweiligen Befehle lediglich eine Schaltfläche mit dem betreffenden Gruppennamen angezeigt wird. Hier klicken, um alle Befehle der Gruppe einzublenden Trainer Informieren Sie die Teilnehmer, dass für Präsentationen verschiedene Ansichten zur Verfügung stehen, und gehen Sie kurz auf die Normalansicht und die Ansicht Bildschirmpräsentation ein. Die Ansichtssteuerung Die Ansichtssteuerung enthält vier Schaltflächen, mit deren Hilfe Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln können. Standardmäßig ist die Ansicht Normal eingeschaltet. Es empfiehlt sich, für die Folienerstellung in dieser Ansicht zu arbeiten. Der Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers können Sie den Inhalt einer Folie in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen. Die aktuell eingestellte Zoomstufe wird neben dem Zoomregler eingeblendet. Zoomstufe schrittweise verkleinern/vergrößern Folie an die Fenstergröße anpassen Zoomstufe in einem Dialogfenster auswählen 12 HERDT-Verlag

15 1 Erste Schritte mit PowerPoint 1.4 Das Register DATEI - die Backstage-Ansicht Was ist die Backstage-Ansicht? Die Ansicht des Registers DATEI wird auch als Backstage-Ansicht bezeichnet. Während alle anderen Register Befehle enthalten, um den Inhalt einer Präsentation zu bearbeiten bzw. zu gestalten, fasst das Register DATEI die Befehle zusammen, die allgemein zum Verwalten einer Datei benötigt werden. Jede Microsoft-Office-2013-App enthält im Menüband ganz links das Register DATEI. Durch Klicken auf das Register wird die Backstage-Ansicht geöffnet. In dieser Ansicht finden Sie beispielsweise die Befehle zum Speichern, Öffnen, Drucken, zum Neuerstellen oder zum Exportieren einer Datei. Auch sind hier Informationen zur Datei wie der Name des Autors oder das letzte Speicherdatum zu finden. Hier klicken, um die Backstage-Ansicht zu öffnen Beim Anklicken werden im rechten Fensterbereich weitere Informationen bzw. Optionen angezeigt Schließt beim Anklicken die App Öffnet ein Dialogfenster, um allgemeine App- Einstellungen vorzunehmen Die Backstage-Ansicht nimmt den ganzen Fensterinhalt ein, sodass Sie den Inhalt der Präsentation nicht sehen und auch nicht bearbeiten können. Ist die Backstage-Ansicht aktiviert, stehen einige Befehle wie z. B. die Schaltflächen der Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht zur Verfügung. Um die Backstage-Ansicht wieder zu verlassen, klicken Sie am oberen linken Fensterrand auf oder drücken Sie Ë. HERDT-Verlag 13