Excel 2013 A34D-3B Grundkurs kompakt. Sabine Spieß, Peter Wies 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember Trainermedienpaket K-EX2013-G_TMP

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1 Webcode Begleitmedien A34D-3B Excel 2013 Sabine Spieß, Peter Wies 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember 2013 Grundkurs kompakt medienpaket K-EX2013-G_TMP

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Excel kennenlernen 7 hinweise... I 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel Excel starten Das Excel-Fenster kennenlernen Das Register DATEI - die Backstage-Ansicht Arbeitsmappen kennenlernen Hilfe erhalten Auf einen Blick Übung Erste Schritte mit Excel 19 hinweise... II 2.1 Text und Zahlen eingeben Zellinhalte ändern oder löschen Zellen markieren Besonderheiten bei der Dateneingabe Daten schnell mit der Ausfüllfunktion eingeben Summen berechnen Arbeitsmappen speichern Die Arbeit mit Excel beenden Arbeitsmappen öffnen bzw. neu erstellen Mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten Auf einen Blick Übungen Tabellen gestalten 37 hinweise... III 3.1 Zellen formatieren Schriftart, -größe und -farbe ändern Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern Zellinhalte ausrichten Zeilenumbruch verwenden und Zellen verbinden Rahmenlinien/Füllfarben für Zellen verwenden Zahlenformate zuweisen Tipps zum Formatieren Formatvorlagen nutzen Die bedingte Formatierung einsetzen Auf einen Blick Übungen Die Tabellenstruktur ändern 55 hinweise... IV 4.1 Verschieben und Kopieren mit der Zwischenablage Verschieben und Kopieren mit Drag & Drop Spalten und Zeilen einfügen oder löschen Spalten und Zeilen aus- oder einblenden Tabellendaten sortieren Auf einen Blick Übungen Mit Formeln Berechnungen durchführen 65 hinweise... V 5.1 Der Aufbau einer Formel Formeln eingeben Verschiedene Bezugsarten nutzen HERDT-Verlag

3 Inhalt 5.4 Bezüge auf andere Tabellenblätter verwenden Auf einen Blick Übungen Funktionen nutzen 77 hinweise... VI 6.1 Der Aufbau einer Funktion Funktionen über Schaltflächen eingeben Bereiche mithilfe der Ergebniszeile auswerten Funktionen manuell eingeben Die Funktionsbibliothek verwenden Fehlerhafte Funktionen korrigieren Auf einen Blick Übungen Diagramme erstellen 89 hinweise... VII 7.1 Diagramme in Excel einsetzen Wichtige Diagrammtypen im Überblick Empfohlene Diagramme erstellen Ein Diagramm mit einem bestimmten Diagrammtyp erstellen Anordnung der Diagrammdaten vertauschen Größe und Position eines Diagramms ändern Diagramm mit einem Schnelllayout gestalten Diagrammformatvorlagen verwenden Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Auf einen Blick Übungen Tabellenblätter drucken 105 hinweise... VIII 8.1 Tabellenblatt schnell drucken Die Druckvorschau verwenden Einstellungen zum Seitenlayout vornehmen Kopf- und Fußzeilen einrichten Tipps und Tricks zum Drucken Auf einen Blick Übung Tipps und Tricks 117 hinweise... IX 9.1 Die Rechtschreibprüfung durchführen Zellinhalte suchen und ersetzen Zeilen und Spalten fixieren Via SkyDrive auf Arbeitsmappen zugreifen Arbeitsmappen im PDF-Format speichern Arbeitsmappen in unterschiedlichen Excel-Versionen nutzen Auf einen Blick Anhang: Excel mit Gesten steuern 129 A.1 Das Menüband verwenden A.2 Zellen und Zellinhalte markieren und bearbeiten A.3 Die Ausfüllfunktion nutzen A.4 Mit Objekten arbeiten A.5 Fensterinhalt scrollen bzw. vergrößern/verkleinern Stichwortverzeichnis 136 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Mit dem medienpaket können Sie Ihren Teilnehmern in kompakter Form das wichtigste Basiswissen zur Tabellenkalkulation mit Excel 2013 vermitteln. Das medienpaket besteht aus einem band und hilfreichen Begleitmedien, die als Download zur Verfügung gestellt werden. band Teilnehmerbuch + hinweise Download Dateien zum Teilnehmerbuch Begleitmedien zum band Beispieldateien Übungsdateien Ergebnisdateien Folien kursbegleitende Präsentation Arbeitsblätter mit zusätzlichen Übungen Handouts Übungsdateien Ergebnisdateien Beispieldateien Der band Damit Sie den band effizient im Kurs einsetzen können, besitzt er den gleichen Inhalt und die gleiche Seitennummerierung wie das Buch der Teilnehmer. Lernziele Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. hinweise Methodisch-didaktische Hinweise zum Inhalt, zur Unterrichtsdauer und zum Einsatz der Begleitmedien erhalten Sie auf einer Doppelseite. Arbeitsanleitungen Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt im Kapitel erklärt, ergänzt mit Hinweisen für den im Randbereich. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten die Teilnehmer am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen die Teilnehmer ihre erworbenen Kenntnisse. Die Zeitangaben in den hinweisen basieren auf einer angenommenen Kursdauer von 1 bis 2 Tagen (ca. 8 bis 16 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten). In den Zeitangaben ist die Bearbeitung der Begleitmedien nicht berücksichtigt. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Innerhalb der Kapitel finden Sie am Seitenrand Informationen, die Sie nach Bedarf zur Gestaltung des Unterrichts nutzen können. Methodisch-didaktische Hinweise für den Zusätzliche Unterrichtsmedien, die sich im Download befinden, mit Hinweisen zu deren Einsatz im Training Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien des Teilnehmerbands In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. Software-Einstellungen im Buch Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Excel 2013 (64-Bit) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, G einer ständigen Verbindung zum Internet. Das sollten die Teilnehmer bereits können Dieses Buch lässt sich am besten nutzen, wenn die Teilnehmer bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur.G Sie beherrschen den Umgang mit dem Windows-Startbildschirm und dem Desktop.G Sie können Fenster und den Explorer problemlos bedienen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere medienpakete wie z. B. Windows 8 - Grundkurs kompakt - medienpaket Word Grundkurs kompakt - medienpaket PowerPoint Grundkurs kompakt - medienpaket Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

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7 1 1 Excel kennenlernen Voraussetzungen Mit der Maus und der Tastatur arbeiten Den Windows-Startbildschirm und den Explorer bedienen können Ziele Die Einsatzgebiete einer Tabellenkalkulations-App kennen Excel starten Das Excel-Fenster und die Excel-Arbeitsmappe kennenlernen Die Backstage-Ansicht kennenlernen Die Hilfe-Funktion nutzen HERDT-Verlag 7

8 hinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel 5 min Folien Excel starten 5 min Folie Das Excel-Fenster kennenlernen 5 min Arbeitsblatt: Excel-Fenster 1.4 Das Register DATEI - die Backstage-Ansicht 5 min Arbeitsmappen kennenlernen 5 min Arbeitsblatt: Excel-Arbeitsmappe 1.6 Hilfe erhalten 5 min Arbeitsblatt: Excel-Hilfe Folie Auf einen Blick Übung 5 min -- Gesamtzeit 35 min Methodisch-didaktische Hinweise Kenntnisstand prüfen Prüfen Sie zu Beginn den Kenntnisstand der Kursteilnehmer, um den Unterrichtsstoff den Anforderungen anzupassen. Sind die Teilnehmer beispielsweise mit dem übergreifenden Bedienkonzept der Office-2013-Apps (Menüband, Symbolleiste für den Schnellzugriff, Backstage-Ansicht etc.) bereits vertraut, können Sie die entsprechenden Abschnitte überspringen. Beherrschen bereits alle Teilnehmer den Umgang mit der Hilfefunktion, können Sie den Abschnitt 1.6 ebenfalls überspringen. Excel über eine Desktop-Verknüpfung schnell starten Im Kursbuch wird beschrieben, wie Excel über den Windows-Startbildschirm geöffnet werden kann. Sie können den Teilnehmern bei Bedarf mithilfe der Folie 4 erläutern, wie sie unter Windows 8 auf dem Desktop eine Verknüpfung anlegen können, über die sich Excel auch vom Desktop aus schnell starten lässt. I HERDT-Verlag

9 1 Erster Start einer Office-2013-App Weisen Sie Ihre Teilnehmer darauf hin, dass beim ersten Start einer Office-2013-App das Dialogfenster Willkommen bei Microsoft Office 2013 eingeblendet wird. Mithilfe dieses Dialogfensters lässt sich festlegen, welches Dateiformat die Office-Apps beim Speichern standardmäßig nutzen sollen. Um sicherzustellen, dass sämtliche Microsoft-Office-Funktionalitäten und Dateiinhalte beim Speichern einer Datei erhalten bleiben, muss hier die Option Office Open XML-Formate gewählt werden. Die Benutzeroberfläche der Office-2013-Apps erläutern Erläutern Sie bei Bedarf kurz, dass alle Fenster unter Windows typische Elemente wie Minimier-, Vollbild-, Teilbild- und Schließfeld besitzen. Zeigen Sie den Teilnehmern, dass alle Fenster der Office Apps gleich aufgebaut sind und immer eine Symbolleiste für den Schnellzugriff und ein Menüband besitzen. Öffnen Sie dazu beispielsweise auch Word oder PowerPoint. Tipp zur Formulierung von Suchanfragen in der Hilfe Bei der Suche in der Hilfe ist die richtige Wahl des Begriffes wichtig. Vielleicht weiß der Anwender jedoch nicht, wie das Objekt oder die Programmfunktion heißt, zu der er den Hilfetext lesen möchte. Empfehlen Sie den Teilnehmern, die QuickInfo für das betreffende Objekt anzeigen zu lassen, da dort in der Regel der Name des Objekts steht. Weitere Tipps für Ihre Teilnehmer Symbolleiste für den Schnellzugriff platzieren: Die Symbolleiste lässt sich zwar nicht frei auf dem Bildschirm verschieben, sie kann jedoch auch unterhalb des Menübands platziert werden (auf klicken und Unter dem Menüband anzeigen wählen). Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen: Die Symbolleiste lässt sich mit weiteren Schaltflächen ergänzen (auf klicken und Befehl wählen). Häufig benötigte Schaltflächen werden an den entsprechenden Stellen im Kursbuch erwähnt. Tastenkombinationen nutzen: Gängige Tastenkombinationen wie S p (Drucken) oder S z (Rückgängigmachen) stehen auch in Excel zur Verfügung. Kontextmenü verwenden: Viele Befehle können in Excel schnell über das jeweilige Kontextmenü aufgerufen werden. HERDT-Verlag

10 1 Excel kennenlernen 1.1 Tabellenkalkulation mit Excel Folie 2 Stellen Sie anhand dieser Folie die Vorteile der Tabellenkalkulation mit Excel vor. Was ist Excel? Excel ist eine Tabellenkalkulations-App, die sich für die Eingabe und Verarbeitung von Daten in Tabellenform eignet. Dabei können Sie die Daten beispielsweise durch Berechnungen auswerten oder mithilfe von Diagrammen grafisch darstellen. Die entsprechenden Daten lassen sich zudem speichern, drucken, per versenden und jederzeit wieder verwenden. Excel 2013 ist Teil der Microsoft-Office-2013-Suite, die weitere Apps wie z. B. Word (zum Erstellen von Textdokumenten) und PowerPoint (zum Erstellen von Präsentationen) enthält. Folie 3 Um weitere Beispiele für Arbeitsmappen zu zeigen, die mit Excel erstellt wurden, können Sie diese Folie einsetzen. Beispiel 1: Variable Kosten berechnen und darstellen Sie können monatliche Kosten eingeben, von Excel die Summe berechnen und mithilfe eines Diagramms darstellen lassen. Ändert sich ein eingegebener Kostenbetrag, berechnet Excel automatisch die Summe neu und aktualisiert das Diagramm. Beispiel 2: Sonnenscheindauer berechnen und darstellen In einer Tabelle können die Sonnenstunden verschiedener Städte erfasst werden. Von Excel können Sie die Mittelwerte berechnen und die Daten in einem Diagramm darstellen lassen. 8 HERDT-Verlag

11 1 Excel kennenlernen Excel auf einem Touchscreen bedienen Auf einem herkömmlichen Computer können Sie in Excel mithilfe von Maus und Tastatur Tabellen oder Diagramme erstellen und bearbeiten. Daneben lässt sich Excel auf einem Gerät mit Touchscreen, z. B. einem Tablet-PC, auch direkt mit den Fingern bedienen (vgl. Anhang). Hierbei unterstützt Sie der sogenannte Fingereingabe-Modus. Tablet-PC mit Touchscreen 1.2 Excel starten Excel über den Windows-Startbildschirm starten Alle Apps, die auf dem Computer installiert sind, lassen sich über den Windows-Startbildschirm schnell finden und starten. Klicken Sie auf dem Windows-Startbildschirm auf die Kachel der Desktop-App Excel. Falls sich auf Ihrem Windows-Startbildschirm keine Kachel für Excel befindet, gehen Sie so vor: Folie 4 Sie können Ihren Teilnehmern mit dieser Folie erläutern, wie sich unter Windows 8 auf dem Desktop eine Verknüpfung zu Excel anlegen lässt. 1 Direkt Anfangsbuchstaben der App eintippen (ex) 2 Hier klicken, um Excel zu starten Nach dem Start von Excel wird der Excel-Startbildschirm angezeigt. Hier können Sie z. B. eine neue leere Arbeitsmappe oder bereits vorhandene Arbeitsmappen öffnen. Arbeitsmappe ist die Bezeichnung für eine Excel-Datei. Vorhandene Arbeitsmappe öffnen Neue leere Arbeitsmappe öffnen Weisen Sie darauf hin, dass am linken oberen Fensterrand des Excel- Startbildschirms die zuletzt verwendeten Dateien aufgelistet werden, wenn in Excel bereits Arbeitsmappen geöffnet wurden. Durch Anklicken eines Eintrags lässt sich die betreffende Datei öffnen. HERDT-Verlag 9

12 1 Excel kennenlernen Eine neue leere Arbeitsmappe erzeugen Klicken Sie auf dem Excel-Startbildschirm auf Leere Arbeitsmappe. Die neu erstellte Arbeitsmappe wird im Excel-Fenster geöffnet. 1.3 Das Excel-Fenster kennenlernen Arbeitsblatt: Excel-Fenster Die Teilnehmer können ihre Kenntnisse über die Bestandteile des Excel- Fensters festigen. Elemente des Excel-Fensters Alle Microsoft-Office-2013-Apps besitzen einen einheitlichen Fensteraufbau (Benutzeroberfläche) und ein einheitliches Bedienkonzept. Wichtige Elemente der Benutzeroberfläche lernen Sie im Folgenden kennen. Symbolleiste für den Schnellzugriff Titelleiste mit Datei- und App-Namen Register Menüband Statusleiste Ansichtssteuerung Zoomregler Die Titelleiste und die Statusleiste Die Titelleiste zeigt sowohl den Dateinamen als auch den App-Namen an. Die Statusleiste enthält App-spezifische Informationen. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Diese Symbolleiste stellt die Befehle Speichern, Rückgängig und Wiederholen in Form von Schaltflächen zur Verfügung. Die Auswahl an Schaltflächen lässt sich individuell anpassen. 10 HERDT-Verlag

13 1 Excel kennenlernen Das Menüband Das Menüband ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Befehle, die Sie zum Arbeiten mit Excel benötigen. Das Menüband ist in mehrere Register unterteilt. Durch Anklicken eines Registernamens, z. B. START oder EINFÜGEN, wird der Inhalt des jeweiligen Registers angezeigt. Innerhalb der Register sind die einzelnen Befehle zu finden, die wiederum in logische Gruppen zusammengefasst sind. Sowohl die Register- als auch die Gruppennamen geben Auskunft darüber, welche Befehle darin enthalten sind. Weisen Sie darauf hin, dass es auch kontextbezogene Register gibt, die nur bei bestimmten Aktionen angezeigt werden (z. B. bei der Bearbeitung von Diagrammen). Hinweis Gruppe innerhalb eines Registers Abhängig von der verwendeten Bildschirmauflösung bzw. der Größe des Excel- Fensters kann es vorkommen, dass für Gruppen anstelle der jeweiligen Befehle lediglich eine Schaltfläche mit dem betreffenden Gruppennamen angezeigt wird. Hier klicken, um alle Befehle der Gruppe einzublenden Führen Sie vor, dass beim Zeigen mit der Maus auf die Register und gleichzeitigem Drehen des Maus- Scrollrads zwischen den Registern gewechselt werden kann. Zeigen Sie den Teilnehmern, wie sich die Anzeigeoptionen für das Menüband über die Schaltfläche am rechten oberen Fensterrand ändern lassen. Die Ansichtssteuerung Die Ansichtssteuerung enthält drei Schaltflächen, mit deren Hilfe Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln können. Standardmäßig ist die Ansicht Normal eingeschaltet. Es empfiehlt sich, für die Dateneingabe in dieser Ansicht zu arbeiten. Der Zoomregler Durch Ziehen des Zoomreglers können Sie den Inhalt einer Arbeitsmappe in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen. Die aktuell eingestellte Zoomstufe wird neben dem Zoomregler eingeblendet. Weisen Sie darauf hin, dass die gewählte Zoomstufe standardmäßig mit der Arbeitsmappe gespeichert wird. Tipp Klicken Sie im Zoomregler auf bzw., um die Zoomstufe schrittweise zu verkleinern bzw. zu vergrößern. HERDT-Verlag 11

14 1 Excel kennenlernen 1.4 Das Register DATEI - die Backstage-Ansicht Was ist die Backstage-Ansicht? Weisen Sie bei Bedarf darauf hin, dass die Befehle der Backstage- Ansicht in älteren Excel- Versionen über das Menü Datei bzw. in Excel 2007 über die Office-Schaltfläche aufgerufen wurden. Die Ansicht des Registers DATEI wird auch als Backstage-Ansicht bezeichnet. Während alle anderen Register Befehle enthalten, um den Inhalt einer Arbeitsmappe zu bearbeiten bzw. zu gestalten, fasst das Register DATEI die Befehle zusammen, die allgemein zum Verwalten einer Datei benötigt werden. Jede Microsoft-Office-2013-App enthält im Menüband ganz links das Register DATEI. Durch Klicken auf das Register wird die Backstage-Ansicht geöffnet. In dieser Ansicht finden Sie beispielsweise die Befehle zum Speichern, Öffnen, Drucken, zum Neuerstellen oder zum Versenden einer Datei. Auch sind hier Informationen zur Datei wie der Name des Autors oder das letzte Speicherdatum zu finden. Hier klicken, um die Backstage-Ansicht zu öffnen Führen Sie vor, dass die Arbeitsmappen-Eigenschaften über das Register DATEI, Kategorie Informationen, eingesehen werden können und hierzu kein Explorer benötigt wird. Kategorien: zeigen beim Anklicken im rechten Fensterbereich weitere Informationen bzw. Optionen an Schaltfläche: schließt beim Anklicken die App Schaltfläche: öffnet ein Dialogfenster, um allgemeine App-Einstellungen vorzunehmen Die Backstage-Ansicht nimmt den ganzen Fensterinhalt ein, sodass Sie den Inhalt der Arbeitsmappe nicht sehen und auch nicht bearbeiten können. Ist die Backstage-Ansicht aktiviert, stehen einige Befehle wie z. B. die Schaltflächen der Symbolleiste für den Schnellzugriff nicht zur Verfügung. Um die Backstage-Ansicht wieder zu verlassen, klicken Sie am oberen linken Fensterrand auf oder drücken Sie Ë. 12 HERDT-Verlag

15 1 Excel kennenlernen 1.5 Arbeitsmappen kennenlernen Wichtige Elemente einer Arbeitsmappe Jede neue Arbeitsmappe enthält standardmäßig ein leeres Tabellenblatt, das Sie am unteren Rand im sogenannten Blattregister erkennen können. In einer neuen Arbeitsmappe ist zunächst immer das Tabellenblatt mit dem Namen Tabelle1 und markierter Zelle A1 zu sehen. Arbeitsblatt: Excel-Arbeitsmappe Die Teilnehmer können mit dieser Übung ihre Kenntnisse über die Bestandteile einer Excel- Arbeitsmappe testen. Namenfeld Bearbeitungsleiste Markierte Zelle Blattregister Arbeitsmappe Tabellenblatt Namenfeld Bearbeitungsleiste Markierte Zelle Blattregister Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet. Eine Arbeitsmappe enthält standardmäßig ein Tabellenblatt. Auf einem Tabellenblatt geben Sie die Daten (Zahlen und Texte) ein. Anschließend können Sie z. B. Berechnungen durchführen und die Daten analysieren. Als Tabelle wird in Excel ein zusammenhängender Bereich bezeichnet, in dem inhaltlich zusammengehörige Daten in Zeilen und Spalten angeordnet sind. Möchten Sie mehrere Tabellen erstellen, können Sie diese auf verschiedene Tabellenblätter aufteilen. Das Namenfeld zeigt die Adresse der gerade markierten Zelle bzw. den Namen eines markierten Objektes an. Die Bearbeitungsleiste dient zur Eingabe und Bearbeitung von Daten und Formeln. Die markierte Zelle, auch aktive Zelle genannt, ist durch einen schwarzen Rahmen gekennzeichnet. In die markierte Zelle können Sie Daten eingeben. Das Blattregister zeigt alle Tabellenblätter an, die in der Arbeitsmappe enthalten sind. HERDT-Verlag 13