Im Original veränderbare Word-Dateien

Transkript

1 Im Original veränderbare Word-Dateien Starten des Programms Durch einen Doppelklick auf das Programmsymbol (Icon) auf dem Desktop wird Excel gestartet. Alternativ kann es durch einen Klick auf die Schaltflächen Start Programme Microsoft Office 2013 Excel 2013 gestartet werden. Nach dem Start erscheint zunächst der sogenannte Startbildschirm. Auf der linken Seite besteht hier in der Rubrik Zuletzt verwendet die Möglichkeit, direkt auf kürzlich verwendete Dateien zuzugreifen. Über Weitere Arbeitsmappen öffnen gelangt man in die sogenannte Backstage-Ansicht (siehe unten) und kann dort nach Excel-Dateien suchen, die auf dem Computer oder auch zum Beispiel in Microsofts Cloud-Dienst SkyDrive gespeichert sind.

2 Im Original veränderbare Word-Dateien Um SkyDrive nutzen zu können, muss man mit einem Microsoft-Konto angemeldet sein. Rechts oben im Startbildschirm besteht dazu die Möglichkeit. Auf der rechten Seite des Startbildschirms kann man aus verschiedenen Vorlagen auswählen, um neue Excel-Dateien zu erzeugen, und auch online nach weiteren Vorlagen suchen. Die Vorlagen bilden typische Verwendungsszenarien für Excel ab und können dann den konkreten Bedürfnissen entsprechend angepasst werden. Hier kann auch das Erstellen einer leeren Arbeitsmappe ausgewählt werden. Will man eine bestehende Excel-Datei direkt öffnen, ist die einfachste Möglichkeit ein Doppelklick darauf im Windows-Explorer. Eine Excel-Datei wird Arbeitsmappe genannt. Nach dem Öffnen einer Datei erscheint die Benutzeroberfläche von Excel. Diese ist von oben nach unten im Wesentlichen gegliedert in folgende Teile: Menüband Tabelle Statusleiste. Das Menüband Das am oberen Bildschirmrand befindliche Menüband beinhaltet sämtliche Befehle des Tabellenkalkulationsprogramms. In das Menüband sind Backstage-Schaltfläche, Schnellzugriffsleiste und Titelleiste integriert.

3 Das Register Start Im Original veränderbare Word-Dateien Das Register Einfügen Das Register Seitenlayout Das Register Formeln Das Register Daten

4 Im Original veränderbare Word-Dateien Das Register Überprüfen Das Register Ansicht Zusammengehörende Programmbefehle wie z. B. zur Schriftformatierung sind optisch in sogenannte Befehlsgruppen zusammengefasst. Das Menüband ist in die acht Registerkarten Datei, Start, Einfügen, Seitenlayout, Formeln, Daten, Überprüfen und Ansicht gegliedert. Gegebenenfalls gibt es eine neunte Registerkarte Add-Ins, falls weitere Programme auf Excel zugreifen. Jede Registerkarte stellt für bestimmte Aufgaben Schaltflächen und Dialogfelder bereit. Die Registerkarte Start enthält die am häufigsten benötigten Befehlsgruppen des Programms. Es erscheinen zusätzliche Registerkarten, wenn ein bestimmtes Objekt ausgewählt ist, z. B. ein Diagramm. Diese zusätzlichen Registerkarten haben eine andere Farbe als die regulären Registerkarten und eine zusätzliche, Kennzeichnung. darüberliegende Die Programmbefehle werden mittels Listenfeldern, Schaltflächen, Kontrollkästchen, Dialogen, Menüs und Katalogen

5 ausgeführt. Die Befehle sind objektspezifisch, das heißt, sie können nur an bestimmten Objekten ausgeführt werden. Schriftformatierbefehle können nur an Schriften ausgeführt werden und nicht an Grafiken. Nicht ausführbare Befehle sind blass dargestellt und reagieren nicht auf Mausklicks. Sie sind inaktiv. Wenn du mit der Maus auf eine aktive Schaltfläche zeigst oder diese anklickst, wird sie farblich hervorgehoben. Gleichzeitig erscheint ein kleines Fensterchen, in dem der Programmbefehl erklärt wird. Dieses Fensterchen wird QuickInfo genannt. Manche Befehlsgruppen besitzen an ihrem rechten unteren Rand ein Pfeilsymbol. Durch einen Mausklick auf das Symbol wird ein Dialogfeld mit sämtlichen Programmbefehlen dieser Befehlsgruppe geöffnet. Wenn die Maus nur auf das Symbol zeigt, erscheint ein kleines Vorschaubild des Dialogfensters mit einer kurzen Erklärung. Das Menüband ist dynamisch, das heißt, es verändert sein Aussehen, wenn sich die Bildschirmauflösung des Computers oder die Programmfenstergröße ändert. Beschriftete Schaltflächen werden z. B. zu Icons ohne Beschriftung reduziert, wenn nicht ausreichend Platz auf dem Monitor vorhanden ist. Wenn du die Tasten Strg und F1 gleichzeitig drückst, wird das Menüband aus- bzw. eingeblendet. Kontextmenüs Im Original veränderbare Word-Dateien Wenn du mit der rechten Maustaste auf ein Objekt in der Tabelle klickst (Zelle, Bereich, Grafik), geht ein frei schwebendes sogenanntes Kontextmenü auf mit den wichtigsten Befehlen für das aktuell ausgewählte Objekt. Über dem Menü wird eine Mini-Symbolleiste mit Formatierungsbefehlen angezeigt.

6 Titelleiste Im Original veränderbare Word-Dateien Die in das Menüband integrierte Titelleiste zeigt den Namen des Programms (hier: Excel) und den Dateinamen der aktuellen Kalkulationsdatei sowie die Windows-Symbole zum Minimieren, Maximieren und Schließen des Programmfensters. Außerdem bietet sie Zugriff auf die Hilfe und Anzeigeoptionen des Menübands. Noch nicht gespeicherte Dateien werden mit fortlaufenden Nummern als Mappe1, Mappe 2 etc. bezeichnet, wenn mehrere geöffnet sind. Schnellzugriffsleiste Die in das Menüband integrierte Schnellzugriffsleiste enthält Schaltflächen für häufig genutzte Befehle. Standardmäßig sind dort die Schaltflächen für die Programmbefehle Speichern, Rückgängig und Wiederholen abgelegt. Durch Klicken auf das Dreiecksymbol (Drop-down-Pfeil), rechts neben der Leiste geht ein Menü auf und es können weitere Schaltflächen durch Anklicken hinzugefügt oder entfernt werden. An den Häkchen erkennst du, welche Schaltflächen aktiviert sind. Info Einige Schaltflächen und Befehlsgruppen sind mit denen aus dem Textverarbeitungsprogramm Word 2013 identisch. Beispielsweise dürfte dem Word-Anwender das Formatieren von Text, Öffnen, Speichern oder Drucken von Excel-Dateien nicht schwerfallen.

7 Backstage-Ansicht Im Original veränderbare Word-Dateien Die Backstage-Schaltfläche mit der Bezeichnung Datei in der linken oberen Ecke des Programmfensters öffnet die Backstage-Ansicht mit Befehlen zum Öffnen, Speichern, Drucken, Schließen etc. Mit der Schaltfläche Optionen kannst du grundlegende Programmeinstellungen vornehmen. Während das Menüband dich bei der Arbeit in der Arbeitsmappe unterstützt, enthält die Backstage-Ansicht alle Befehle zur Arbeit mit der Arbeitsmappe als Ganzes. Willst du die Backstage-Ansicht schließen, klicke auf den Pfeil in der linken oberen Ecke. Tabelle Der eigentliche Arbeitsbereich ist die Tabelle, auch Arbeitsblatt genannt. In ihr werden die Daten eingegeben. Standardmäßig enthält eine Arbeitsmappe eine Tabelle. Durch einen Mausklick auf das Pluszeichen neben dem Blattregister kann ein weiteres Tabellenblatt hinzugefügt werden. Die Tabellen werden automatisch durchnummeriert als Tabelle1, Tabelle2 Du kannst theoretisch so viele

8 Im Original veränderbare Word-Dateien Tabellen einfügen, wie du willst. Die maximale Zahl der Tabellen ist von der Speicherkapazität des Computers abhängig. Die Tabellennamen können geändert und die Blattregister farblich gestaltet werden. Links neben den Blattregistern sind Navigationsschaltflächen, mit deren Hilfe du zwischen den Tabellen hin und her schalten kannst, wenn z. B. nicht genügend Platz ist, um alle Blattregister gleichzeitig darzustellen. Eine Tabelle besteht aus horizontal verlaufenden Zeilen und vertikal verlaufenden Spalten, die durch Gitternetzlinien abgegrenzt sind. Die Schnittstelle zwischen einer Spalte und einer Zeile nennt man Zelle. Der Bildschirm zeigt nur den linken oberen Ausschnitt der gesamten Tabelle, denn sie enthält Spalten und Zeilen. Jede Spalte besitzt als Kennung Großbuchstaben (A, B, C... AA, AB, AC usw.), jede Zeile eine Zahl (1, 2, 3...). Dadurch ist es möglich, jede Zelle eindeutig zu adressieren. Man fügt die Spalten- und die Zeilen-Koordinate der gemeinten Zelle zusammen: z. B. A1, B2 oder C1. Die Kennungen befinden sich am linken und oberen Rand des Tabellenblattes und werden auch Spalten- und Zeilenköpfe genannt. Zeilen und Spalten können beliebig vergrößert und verkleinert werden. Links oben auf dem Tabellenblatt befindet sich das Namensfeld für die aktive Zelle. Dieses zeigt die Koordinaten der gerade aktivierten Zelle an (z. B. C5). Die Koordinaten werden Zellenadressen genannt. Rechts daneben befindet sich die Bearbeitungszeile. Mit ihrer Hilfe gibst du deine Daten in die Tabelle ein.

9 Statusleiste Im Original veränderbare Word-Dateien Die Statusleiste am unteren Bildschirmrand gibt Auskunft über den Status des Programms, z. B. über die Anzahl der beschrifteten Zellen in einem markierten Bereich. Auch Rechenergebnisse können hier angezeigt werden. Die Statusleiste lässt sich den Bedürfnissen des Benutzers vielfältig anpassen. Sie enthält auch den Zoomregler und die Ansichtensymbolleiste. Zoomregler Rechts unten im Tabellenblatt liegt der Zoomregler. Wenn du mit der linken Maustaste auf das keilförmige Symbol klickst und dieses bei gedrückter Maustaste in Richtung Pluszeichen ziehst, vergrößert sich das Tabellenblatt, in Richtung Minuszeichen verkleinert sich das Tabellenblatt. Dieselben Effekte erzielst du, wenn du bei gedrückter Strg-Taste das Scrollrad deiner Maus drehst. Ansichtensymbolleiste Mit der Ansichtensymbolleiste kann zwischen den drei folgenden Tabellenansichten hin und her geschaltet werden: Normal, Seitenlayout und Umbruchvorschau. Die Normalansicht dient zum normalen Eingeben und Bearbeiten der Daten. Um die Seiteneinrichtung einer Tabelle zu ändern, wählst du Seitenlayout. Hier kannst du z. B. mithilfe eines Lineals die Größe der Spalten und Zeilen millimetergenau festlegen oder eine Kopf- oder Fußzeile einfügen, die auf jedem gedruckten Tabellenblatt erscheint. In der Seitenumbruchvorschau kannst du sehen,

10 Im Original veränderbare Word-Dateien an welchen Stellen die Tabelle beim Ausdruck umgebrochen wird. Du siehst nur die Tabellenbereiche, die gedruckt werden. Bildlaufleiste Mit den Bildlaufleisten am unteren und rechten Rand der Tabelle kannst du dich relativ schnell in der Tabelle bewegen, wenn diese größer als die Anzeige auf dem Computermonitor ist.