Systeme, Prozesse und Informationen visualisieren mit Visio 2010 und PowerPoint Markus Krimm, Konrad Stulle, Tina Wegener. 1. Ausgabe, Juni 2011

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1 ICT Power-User SIZ und ICT Supporter SIZ 2010 Modul 932: Markus Krimm, Konrad Stulle, Tina Wegener Systeme, Prozesse und Informationen visualisieren mit Visio 2010 und PowerPoint Ausgabe, Juni 2011 SIZ

2 I ICT Power-User SIZ und ICT Supporter SIZ - Modul Visio kennenlernen Das Programm Visio Visio starten und beenden Eine Zeichnung erstellen bzw. öffnen Das Visio-Anwendungsfenster Zeichnung speichern, öffnen und schließen Anzeige der Zeichnung verkleinern bzw. vergrößern Die Hilfefunktionen nutzen Schnellübersicht Übung Shapes auf dem Zeichenblatt organisieren Shapes anordnen Shapes gruppieren Grundlagen zu Shape-Verbindungen Shapes manuell verbinden Shapes automatisch verbinden Verbinder aus Schablonen verwenden Verbindungspunkte und Liniensprünge bearbeiten Schnellübersicht Übungen Inhalte visualisieren So wird der Inhalt bildlich Mit Bildern und Grafiken visualisieren Texte formulieren Storyboard erstellen Auf einen Blick Übungen Shapes erstellen und bearbeiten Eigene Shapes zeichnen Shape-Form anpassen Shapes formatieren Die Füllung und Schatten von Shapes einstellen Schnellübersicht Übung Zeichnungen mit Visio erstellen Shapes einfügen, verschieben und löschen Aktionen rückgängig machen Die Arbeitsumgebung anpassen Schablonen laden, öffnen und schließen Zeichenblatteinstellungen festlegen Zeichenblätter einfügen und organisieren Schnellübersicht Übung Shapes anpassen und positionieren Shapes markieren Shapes kopieren und duplizieren Shapes positionieren Shapes an Führungslinien ausrichten Größe und Form anpassen Kippen und drehen Schnellübersicht Übungen Text in Shapes und Zeichnungen einfügen Shapes und Zeichnungen beschriften Text bearbeiten Schnellübersicht Übung Text formatieren und bearbeiten Zeichen formatieren Absätze formatieren Rechtschreibprüfung durchführen Schnellübersicht Übungen Mit Schablonen und Master-Shapes arbeiten Schablonen erstellen Schablonen bearbeiten Eigene Master-Shapes erstellen Master-Shapes bearbeiten Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10 Mit Layern arbeiten Die Verwendung von Layern Layer erzeugen und Shapes zuordnen Layer verwalten Schnellübersicht Übung Designs, Hintergründe und Vorlagen Designfarben und -effekte einsetzen Hintergründe erstellen und zuweisen Vorlagen erstellen und speichern Schnellübersicht Übung Layout der Zeichnungen kontrollieren Das Seitenlayout bestimmen Die Seitenansicht nutzen Kopf- und Fußzeilen einfügen Zeichnungen drucken Schnellübersicht Übung Shape-Daten verwenden Grundsätzliches zu Shape-Daten Mit Shape-Daten arbeiten Datengrafiken erstellen und zuweisen Berichte anfertigen Externe Daten mit Shapes verknüpfen Schnellübersicht Übung Netzwerkdiagramm erstellen Netzwerkdiagramm vorbereiten Shapes einfügen und bearbeiten Shapes verbinden Shapes exakt anordnen Raumplan erstellen Raumplan vorbereiten Neues Zeichenblatt anlegen Den Grundriss erstellen Türen und Fenster einfügen Möblierung einfügen Nützliche Techniken Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Hyperlinks in Zeichnungen nutzen Shape-QuickInfos und Kommentare verwenden Schnellübersicht Organigramm erstellen Organigramm vorbereiten Shapes einfügen Shapes positionieren Organigramm formatieren und beschriften Daten mit anderen Anwendungen austauschen Grafiken importieren Excel-Daten in Visio nutzen Eingefügte Objekte in Visio bearbeiten Visio-Zeichnungen exportieren Mit Visio präsentieren Schnellübersicht Übung Flussdiagramm erstellen Flussdiagramm vorbereiten Shapes einfügen und bearbeiten Visualisierung mittels Präsentation Ziele und Zielgruppe definieren Farben einsetzen Zweckmäßige Schriftarten wählen Geeignete Schriftgrößen zuweisen Grafiken in Präsentationen einsetzen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 3 ICT Power-User und Supporter SIZ Modul Zeichnungen mit Visio erstellen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Shapes auf einem Zeichenblatt einfügen wie Sie effizient mit Schablonen arbeiten auf welche Weise Sie wichtige Zeichenblatteinstellungen vornehmen welche Möglichkeiten Sie haben, um Zeichenblätter anzuordnen Voraussetzungen Zeichnungen mit Vorlagen erstellen 3.1 Shapes einfügen, verschieben und löschen Shapes auf dem Zeichenblatt einfügen Sie können Shapes mittels Drag & Drop aus geöffneten Schablonen heraus auf dem Zeichenblatt einfügen. Erstellen Sie eine neue Zeichnung auf Basis einer Vorlage (z. B. STANDARD-NETZWERK- DIAGRAMM aus der Vorlagenkategorie NETZWERK). Öffnen Sie die gewünschte Schablone, indem Sie auf die entsprechende Schablonentitelleiste klicken (z. B. COMPUTER UND MONITORE ). Ziehen Sie das Master-Shape an die gewünschte Position auf dem Zeichenblatt. Nach dem Einfügen ist das Shape standardmäßig markiert und lässt sich individuell bearbeiten und verändern. 28 HERDT-Verlag

5 Zeichnungen mit Visio erstellen 3 Shapes auf dem Zeichenblatt verschieben Shapes lassen sich frei auf dem Zeichenblatt verschieben. Klicken Sie das entsprechende Shape auf dem Zeichenblatt an, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie es an eine andere Position. Wenn Sie während des Ziehens die H-Taste gedrückt halten, wird das Shape horizontal bzw. vertikal verschoben. Während das Shape gezogen wird, erscheinen in den Linealleisten je drei Markierungen, die die Ränder und den Mittelpunkt der neuen Position anzeigen. Zusätzlich werden Führungslinien eingeblendet, die das Ausrichten des Shapes an bereits auf dem Zeichenblatt positionierten Shapes erleichtern. Um die Führungslinien zu deaktivieren, schalten Sie im Register ANSICHT, Gruppe VISUELLE UNTERSTÜTZUNG, das Kontrollfeld DYNAMISCHES GITTER aus. Ein Shape in kleinen Schritten verschieben Markieren Sie das gewünschte Shape und betätigen Sie zum Verschieben die Pfeiltasten I/W/Ÿ/V. Wenn Sie dabei die H-Taste betätigen, verschieben Sie das Shape in Schritten von je einem Pixel. Shapes löschen Markieren Sie das Shape, das Sie löschen möchten, und betätigen Sie die _-Taste. HERDT-Verlag 29

6 3 ICT Power-User und Supporter SIZ Modul Aktionen rückgängig machen Letzte Aktion rückgängig machen Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. oder Betätigen Sie die Tastenkombination S z. Im Dialogfenster VISIO-OPTIONEN (Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN), Kategorie ERWEITERT, können Sie im Eingabefeld MAXIMALE ANZAHL RÜCKGÄNGIGVORGÄNGE bestimmen, wie viele aufeinander folgende Aktionen rückgängig gemacht werden können (Standardwert: 20). Maximal lassen sich hier 99 Rückgängig-Schritte festlegen. Bedenken Sie jedoch bei Ihren Einstellungen, dass diese Funktion den Arbeitsspeicher Ihres Computers belastet. Mehrere Aktionen rückgängig machen Betätigen Sie mehrmals die Tastenkombination S z bzw. klicken Sie mehrfach auf die Schaltfläche. oder Öffnen Sie mit dem Pfeil neben dem Symbol das Listenfeld und wählen Sie durch Markieren die Aktionen aus, die rückgängig gemacht werden sollen. Letzten Befehl wiederherstellen Betätigen Sie die Tastenkombination S y oder klicken Sie auf das Symbol. Die Wiederherstellen-Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn nach der Zurücknahme von Aktionen keine weitere Eingabe erfolgte oder kein weiterer Befehl ausgeführt wurde. Um den zuletzt durchgeführten Befehl zu wiederholen, betätigen Sie ebenfalls die Tastenkombination S y oder klicken Sie auf das Symbol. Der Befehl steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn die letzte Aktion nicht rückgängig gemacht wurde. 3.3 Die Arbeitsumgebung anpassen Lineale und Gitter ein-/ausblenden Aktivieren Sie das Register ANSICHT und schalten Sie in der Gruppe ANZEIGEN die entsprechenden Kontrollfelder ein bzw. aus. 30 HERDT-Verlag

7 Zeichnungen mit Visio erstellen 3 Die Eigenschaften der Lineale und Gitter einstellen Die Eigenschaften der Lineale bzw. des Gitters lassen sich im Dialogfenster LINEALE UND GITTER festlegen. Klicken Sie im Register ANSICHT, Gruppe AN- ZEIGEN, auf die Schaltfläche. Bestimmen Sie beispielsweise die Position des Linealursprungs oder die Abstände zwischen den Gitterlinien. Schablonen verschieben Die einzelnen Schablonen können an eine beliebige Stelle im Visio-Anwendungsfenster verschoben werden. Zeigen Sie auf die Titelleiste einer Schablone. Ziehen Sie die Schablone an die gewünschte Position auf dem Zeichenblatt. Anzeigeoptionen für Schablonen ändern Die Anzeige der Master-Shapes innerhalb des Aufgabenbereichs SHAPES lässt sich individuell gestalten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schablonentitelleiste und wählen Sie den Eintrag ANSICHT. Wählen Sie im Untermenü den entsprechenden Menüpunkt, um die Anzeige der Master-Shapes im Schablonenfenster zu ändern. Im Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN, Kategorie ERWEITERT, können Sie im Bereich ANZEIGE mithilfe der Listenfelder ZEICHEN PRO ZEILE und ZEILEN PRO MASTER-SHAPE den Abstand zwischen den Master-Shapes festlegen. HERDT-Verlag 31

8 3 ICT Power-User und Supporter SIZ Modul Schablonen laden, öffnen und schließen Zusätzliche Schablonen öffnen Sie können in einer Zeichnung jederzeit zusätzliche Schablonen aus anderen Vorlagen öffnen, um weitere Shapes zur Verfügung zu haben. Sie haben so die Möglichkeit, Shapes aus verschiedenen Vorlagen gleichzeitig zu verwenden. Klicken Sie im Aufgabenbereich SHAPES auf die Titelleiste WEITERE SHAPES und wählen Sie die Vorlagenkategorie (z. B. ALLGEMEIN ). Klicken Sie im Untermenü auf die gewünschte Schablone. Die Schablone wird im Aufgabenbereich SHAPES geöffnet, die enthaltenen Master- Shapes werden angezeigt. Mit Schablonen arbeiten Sie möchten nach Shapes suchen Klicken Sie im Aufgabenbereich SHAPES auf die Titelleiste WEITERE SHAPES und aktivieren Sie den Eintrag NACH SHAPES SUCHEN. Geben Sie in das eingeblendete Suchfeld den gewünschten Suchbegriff ein und bestätigen Sie mit Ü. Die gefundenen Shapes werden in einer neuen Schablone im Aufgabenbereich SHAPES eingeblendet. Das Suchfeld bleibt so lange eingeblendet, bis Sie es durch erneuten Aufruf des Befehls wieder ausblenden. zwischen Schablonen wechseln Klicken Sie auf die Titelleiste einer Schablone, um deren Inhalt anzuzeigen. nur die in der Zeichnung verwendeten Master- Shapes anzeigen Klicken Sie im Aufgabenbereich SHAPES auf die Titelleiste WEITERE SHAPES und wählen Sie den Eintrag DOKUMENT- SCHABLONE ANZEIGEN. 32 HERDT-Verlag

9 Zeichnungen mit Visio erstellen 3 Sie möchten die Reihenfolge der Shapes ändern die ursprüngliche Reihenfolge wiederherstellen Ziehen Sie die Master-Shapes an die gewünschte Position. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Titelleiste und wählen Sie den Kontextmenüpunkt SCHABLONE ZURÜCKSETZEN. Schablonen schließen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Titelleiste und wählen Sie den Kontextmenüpunkt SCHLIESSEN. Die betreffende Schablone wird geschlossen und steht in der Zeichnung nicht mehr zur Verfügung. Wenn Sie im Aufgabenbereich SHAPES auf die Titelleiste WEITERE SHAPES klicken und den Eintrag SHAPES ONLINE SUCHEN anklicken, wird eine Webseite von Microsoft geöffnet, auf der Sie weitere Shapes finden und downloaden können. Quick-Shapes nutzen Die am häufigsten verwendeten Shapes werden im oberen Bereich jeder Schablone angezeigt, dem sogenannten Quick-Shape-Bereich. Sie können die Zusammenstellung der Shapes im Quick-Shape-Bereich individuell anpassen. Ziehen Sie das betreffende Master-Shape in den Quick- Shape-Bereich. In der Schablone QUICK-SHAPES sind alle Shapes aus den Quick-Shape-Bereichen der geöffneten Schablonen enthalten. Sie bietet so einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Shapes aller geöffneten Schablonen. HERDT-Verlag 33

10 3 ICT Power-User und Supporter SIZ Modul Zeichenblatteinstellungen festlegen Einstellungen überprüfen Alle in Visio geöffneten Dateien weisen bereits Einstellungen auf, die beispielsweise die Zeichenblattgröße oder die Druckereinrichtung betreffen. Sie sollten nach dem Öffnen einer neuen Zeichnung zunächst überprüfen, ob die bestehenden Einstellungen (z. B. die Ausrichtung des Zeichenblattes) mit den Erfordernissen Ihrer geplanten Arbeit übereinstimmen. Ändern Sie diese Einstellungen gegebenenfalls, um alle gewünschten Shapes optimal auf dem Zeichenblatt anordnen zu können. Seitenausrichtung von Hochformat in Querformat ändern Automatische Erweiterung des Zeichenblatts Wenn Sie ein Shape außerhalb des Zeichenblattes platzieren, wird automatisch eine weitere Seite ergänzt, wenn die automatische Anpassung eingeschaltet ist (Register ENTWURF, Gruppe SEITE EINRICHTEN, Schaltfläche AUTOMATISCH ANPASSEN ). Dies erleichtert die Erstellung von großen Zeichnungen. Seitengröße und -ausrichtung bestimmen Aktivieren Sie das Register ENTWURF und klicken Sie in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf die Schaltfläche GRÖSSE. Wählen Sie im Listenfeld die gewünschte Größe aus. Um die Ausrichtung des Zeichenblattes einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche AUSRICHTUNG und wählen Sie den Eintrag HOCHFORMAT bzw. QUERFORMAT. 34 HERDT-Verlag

11 Zeichnungen mit Visio erstellen Zeichenblätter einfügen und organisieren Zeichenblätter in die Zeichnung einfügen Die meisten Vorlagen in Visio enthalten standardmäßig nur ein Zeichenblatt. Sie können jedoch jederzeit weitere Zeichenblätter in eine Zeichnung einfügen. So lassen sich beispielsweise mehrere thematisch zusammengehörende Diagramme in einer Visio-Datei speichern. Aktivieren Sie das Register EINFÜGEN und klicken Sie in der Gruppe SEITEN auf die Schaltfläche LEERES ZEICHENBLATT. oder Klicken Sie in der Statusleiste auf die Schaltfläche. Das neue Zeichenblatt wird als letzte Registerkarte im Blattregister als ZEICHENBLATT- mit einer fortlaufenden Nummerierung eingefügt und kann wie beschrieben eingerichtet werden. Zeichenblätter löschen Beim Löschen eines Zeichenblatts erfolgt keine Sicherheitsabfrage. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Blattregister des Zeichenblatts, das Sie löschen wollen, und wählen Sie den Kontextmenüpunkt LÖSCHEN. Die Nummerierung der verbleibenden Zeichenblätter wird automatisch angepasst. Zeichenblätter umbenennen Klicken Sie doppelt auf das gewünschte Blattregister. Der aktuelle Blattname wird markiert. Überschreiben Sie den markierten Namen und bestätigen Sie mit Ü. Zwischen Zeichenblättern wechseln Klicken Sie das gewünschte Zeichenblatt im Blattregister an. Mit den Registerlaufpfeilen können Sie im Blattregister blättern. Sie können den Platz für die Anzeige weiterer Zeichenblätter vergrößern, indem Sie den Registerteiler nach rechts ziehen. Zeichenblätter anordnen Sie können Zeichenblätter schnell neu anordnen, indem Sie die Registerkarte im Blattregister bei gedrückter linker Maustaste verschieben. Der Mauszeiger ändert beim Verschieben seine Form, und ein Pfeil zeigt dabei die neue Einfügeposition an. Die Namen der Zeichenblätter bleiben dabei unverändert. HERDT-Verlag 35

12 3 ICT Power-User und Supporter SIZ Modul 932 Wenn die Zeichnung viele Arbeitsblätter mit dem Vorgabenamen und einer fortlaufenden Nummerierung enthält, können Sie beim Verschieben die Nummerierung anpassen lassen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Blattregister und aktivieren Sie den Kontextmenüpunkt ZEICHENBLÄTTER NEU ANORDNEN. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollfeld aktiviert ist. Markieren Sie im Listenfeld das Zeichenblatt, das verschoben werden soll. Bestimmen Sie mithilfe der Schaltflächen NACH OBEN bzw. NACH UNTEN die neue Position des Zeichenblattes. Bestätigen Sie mit OK. Zeichenblätter anordnen 3.7 Schnellübersicht Sie möchten... ein Shape auf dem Zeichenblatt einfügen ein Shape löschen Master-Shape im Schablonenfenster anklicken und auf das Zeichenblatt ziehen Shape markieren, _ einen Befehl rückgängig machen Symbolleiste für den Schnellzugriff, oder S z den letzten Befehl wiederherstellen Symbolleiste für den Schnellzugriff, oder S y eine zusätzliche Schablone öffnen andere Schablonen anzeigen Schablonen schließen Aufgabenbereich SHAPES, WEITERE SHAPES, Vorlagenkategorie wählen, Schablone anklicken Titelleiste der gewünschten Schablone anklicken Titelleiste mit rechts anklicken, SCHLIESSEN Zeichenblatteinstellungen festlegen Register ENTWURF, Gruppe SEITE EINRICHTEN ein neues Zeichenblatt einfügen ein Zeichenblatt umbenennen ein Zeichenblatt löschen zwischen Zeichenblättern wechseln Register EINFÜGEN, Gruppe SEITEN, Schaltfläche LEERES ZEICHENBLATT oder im Blattregister Doppelklick auf das Blattregister Kontextmenü des Blattregisters, LÖSCHEN Klick auf das gewünschte Zeichenblatt im Blattregister 36 HERDT-Verlag

13 Zeichnungen mit Visio erstellen Übung Beschilderung für eine Autobahnraststätte zusammenstellen Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Zeichenblätter hinzufügen und benennen Schablonen öffnen Shapes dem Zeichenblatt hinzufügen und ausrichten Übungsdatei -- Ergebnisdatei Autobahnraststätte-E Erstellen Sie mit S n eine neue leere Zeichnung. Vergeben Sie für das Register ZEICHENBLATT-1 den Namen Parkplatzbereich. Erzeugen Sie ein neues Zeichenblatt und nennen Sie es Restaurantbereich. Laden Sie die Schablone SYMBOLE (Kategorie VISIO-EXTRAS). Fügen Sie auf den Zeichenblättern die Shapes entsprechend den Abbildungen ein. Speichern Sie die Zeichnung unter dem Namen Autobahnraststätte-E und schließen Sie die Visio-Datei. Zeichenblatt "Parkplatzbereich" Zeichenblatt "Restaurantbereich" HERDT-Verlag 37