Access für Windows. Tanja Bossert, Andrea Weikert 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, September Grundlagen für Datenbankentwickler ACC2010D

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1 Tanja Bossert, Andrea Weikert 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, September 2011 Access 2010 für Windows Grundlagen für Datenbankentwickler ACC2010D

2 I Access Grundlagen für Datenbankentwickler Zu diesem Buch...4 Beziehungen und Indizes Basiswissen 1 Access kennenlernen Access starten und beenden Das Access-Startfenster Datenbank öffnen und schließen Das Access-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Die Access-Hilfe verwenden Schnellübersicht Übung Mit Datenbanken arbeiten Den Navigationsbereich nutzen Objekte öffnen und schließen Neue Datenbank mit einer Vorlage erstellen Neue Datenbank manuell erzeugen Schnellübersicht Übung Indizes festlegen Grundlagen zur Indizierung Mit Indizes arbeiten Schnellübersicht Übung Beziehungen zwischen Tabellen Grundlagen zu Beziehungen Welche Arten von Beziehungen gibt es? Integritätsregeln für Beziehungen gewährleisten Beziehungen im Beziehungsfenster anzeigen Beziehungen erzeugen Beziehungen bearbeiten, löschen oder drucken Anzeige abhängiger Daten im Navigationsbereich Schnellübersicht Übung Tabellen erstellen 3 Tabellen erstellen Tabellen in Access Grundlagen zum Erstellen von Tabellen Überblick über die Felddatentypen Tabellen in der Datenblattansicht erstellen Felddatentyp in der Datenblattansicht ändern Tabellenstruktur in der Datenblattansicht bearbeiten Feldformatierung ändern und Daten eingeben Tabellen in der Entwurfsansicht bearbeiten Felder in der Entwurfsansicht festlegen und bearbeiten Tabellenstruktur in der Entwurfsansicht ändern Tabelleneigenschaften festlegen Schnellübersicht Übung Feldeigenschaften Grundlagen zu Feldeigenschaften Die Feldeigenschaften FELDGRÖSSE und DEZIMALSTELLEN Standardwerte festlegen Die Feldeigenschaft FORMAT Benutzerdefinierte Anzeigeformate Die Feldeigenschaft EINGABEFORMAT Eingabeformate erstellen Gültigkeitsprüfung während der Dateneingabe Nachschlagelisten definieren Schnellübersicht Übung...64 Daten eingeben und bearbeiten 7 Daten in Tabellen eingeben und bearbeiten Eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen Daten in eine Tabelle eingeben Daten in einer Tabelle bearbeiten und löschen Daten über die Zwischenablage kopieren/verschieben Die Datenblattansicht bearbeiten Spalten auswerten Felder in der Datenblattansicht bearbeiten Unterdatenblätter verwenden Schnellübersicht Übung Formulare erstellen Grundlagen zum Erstellen von Formularen Formulare mit dem Assistenten erstellen Schnell einfache Formulare erstellen Formulare manuell erstellen Navigationsformulare erstellen Formulare speichern und schließen Schnellübersicht Übungen Formulare individuell gestalten Die Layoutansicht von Formularen nutzen Mit Steuerelementlayouts arbeiten Größe und Position von Steuerelementen ändern Das Aussehen von Steuerelementen ändern HERDT-Verlag

3 Inhalt I 9.5 Objekte in Formularen einfügen und löschen Schnellübersicht Übungen Daten auswerten und anzeigen 10 Daten suchen, sortieren, auswerten Daten schnell finden Daten suchen und ersetzen Datensätze sortieren Daten der Datenblattansicht auswerten Schnellübersicht Übung Mit Filtern arbeiten Was sind Filter? AutoFilter verwenden Filter deaktivieren, aktivieren oder löschen Die Werteliste zum Filtern von Datensätzen nutzen Auswahlbasierte Filter verwenden Formularbasierte Filter erstellen und speichern Spezialfilter erstellen Schnellübersicht Übung Mit Auswahlabfragen arbeiten Grundlagen zu Abfragen Auswahlabfragen mit dem Assistenten erstellen Auswahlabfragen in der Entwurfsansicht erstellen Abfragen speichern und öffnen Kriterien erstellen Kriterien eingeben und löschen Kriterien für Datentyp JA/NEIN Spitzenwerte in Abfragen verwenden Berechnete Felder in Abfragen Vordefinierte Funktionen verwenden Der Ausdrucks-Generator Schnellübersicht Übung Komplexe Abfragen erstellen Unterschiedliche Abfragen verwenden Auswahlabfragen mit mehreren Tabellen Besonderheiten bei Abfragen mit Beziehungen Abfragen mit Aggregatfunktionen Abfragen mit Parametern Aktualisierungsabfragen erstellen Tabellenerstellungsabfragen definieren Anfügeabfragen erstellen Löschabfragen erstellen Assistent zur Duplikatsuche Assistent zur Inkonsistenzsuche Schnellübersicht Übung Daten ausgeben 14 Daten drucken Die Seitenansicht nutzen Die Druckseiten einrichten Formulare, Tabellen oder Abfragen drucken Schnellübersicht Übung Standardberichte erstellen Grundlagen zu Berichten Basisberichte erstellen und speichern Berichte mit dem Assistenten erstellen Gruppierte Berichte erstellen Zusammenfassende Berichte erstellen Adressetiketten erstellen Seiteneinstellungen vornehmen Schnellübersicht Übung Datenbanken effektiv nutzen 16 Datenbankobjekte bearbeiten Datenbankobjekte im Navigationsbereich anzeigen Datenbankobjekte umbenennen oder löschen Datenbankobjekte kopieren und verknüpfen Schnellübersicht Übung Datenbanken organisieren Speicheroptionen für Datenbanken festlegen Datenbankeigenschaften Sicherungskopie einer Datenbank erstellen Schnellübersicht Anhang: Theoretisches Wissen zu Datenbanken A.1 Allgemeines zu Datenbanken A.2 Sichten auf eine Datenbank A.3 Relationale Datenbanken A.4 Die erste Normalform A.5 Die zweite Normalform A.6 Die dritte Normalform A.7 Grundlagen zum Entity-Relationship- Modell A.8 Beschreibung des ER-Modells Index HERDT-Verlag 3

4 Access Grundlagen für Datenbankentwickler Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen schnell und anschaulich das grundlegende Wissen, um mit Access 2010 professionelle Datenbanken entwickeln zu können. Sie lernen die Programmfunktionen anhand handlungsorientierter Arbeitsanleitungen kennen, die Sie Schritt für Schritt direkt am Computer umsetzen können. Jedes Kapitel beginnt mit einer Übersicht, in der Sie auf einen Blick sehen, welche Inhalte dort erläutert werden. In den Schnellübersichten am Kapitelende können Sie noch einmal nachsehen, wie die beschriebenen Funktionen aufgerufen werden. Um die erlernten Fähigkeiten zu trainieren und zu festigen, nutzen Sie die praxisorientierten Übungen, die die einzelnen Kapitel abschließen. Hervorhebungen im Text KAPITÄLCHEN GROSSBUCHSTABEN Kursivschrift Symbol kennzeichnen Namen von Programmelementen (z. B. Register START). kennzeichnen Menü- bzw. Kontextmenüpunkte (z. B. KOPIEREN). kennzeichnet Ordnernamen und Links (z. B. kennzeichnet Arbeitsschritte. Symbole,, ( ) kennzeichnen Übungsschritte bzw. Verweise auf Abbildungen. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation leichte Übung Praxistipp mittelschwere Übung Warnhinweis schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten Programmfunktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Dateien im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Sie finden die entsprechenden Dateien, indem Sie zunächst Ihr Portal wählen und dann über das obere Suchfeld nach Access 2010 suchen. Klicken Sie in der Trefferliste auf den Titel des Buches und starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite die Schaltfläche ÜBUNGSDATEIEN betätigen. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Einige Beispiel- bzw. Übungsdateien können Verknüpfungen zu anderen Dateien enthalten. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung (C:\Übung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Übungsdateien (acc2010d_bu). Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf einer Erstinstallation des Programms Microsoft Access 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (bei gewähltem Design WINDOWS 7 - BASIS), den Standardeinstellungen des Programms, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixel. Wenn Sie eine andere Bildschirmauflösung eingestellt haben, kann das Aussehen der Fenster von den Abbildungen im Buch abweichen. Für die Erstellung des Buchs wurden die standardmäßig bestehenden Sicherheitseinstellungen für Makros ausgeschaltet (Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN, Kategorie SICHERHEITS- CENTER, Schaltfläche EINSTELLUNGEN FÜR DAS SICHERHEITSCENTER, Kategorie EINSTELLUNGEN FÜR MAKROS, Optionsfeld ALLE MAKROS AKTIVIEREN), um die entsprechenden Sicherheitswarnungen zu vermeiden. In der Praxis sollten die Standardeinstellungen beibehalten werden, um die Maßnahmen zum Schutz vor Viren nicht einzuschränken. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop: Möchten Sie beispielsweise Ihre Kenntnisse in Access 2010 vertiefen, empfehlen wir Ihnen das HERDT-Buch Access Fortgeschrittene Techniken für Datenbankentwickler; Ihre Access-Datenbanken durch Programmierungen professionalisieren, empfehlen wir Ihnen die HERDT-Bücher für Access-Programmierer. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6 1 Access Grundlagen für Datenbankentwickler 1 Access kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Access starten und beenden welche Möglichkeiten das Access-Startfenster bietet wie Sie eine Datenbank öffnen und schließen welche Elemente das Access-Anwendungsfenster enthält welche Möglichkeiten der Programmsteuerung zur Verfügung stehen wie Sie die Hilfe von Access nutzen können 1.1 Access starten und beenden Access über die Startschaltfläche starten Klicken Sie auf die Startschaltfläche, um das Startmenü zu öffnen. Geben Sie im Suchfeld die Anfangsbuchstaben des Programmnamens ein (ac) und wählen Sie in der anschließend eingeblendeten Liste den Eintrag MICRO- SOFT ACCESS Wurde Access auf Ihrem Rechner schon einmal ausgeführt, befindet sich im linken Bereich des Startmenüs gegebenenfalls ein entsprechender Eintrag, über den sich das Programm schnell starten lässt. Access beenden Klicken Sie auf das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Access-Anwendungsfensters. Falls die geöffnete Datenbank nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert ist, können Sie diese auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. 6 HERDT-Verlag

7 Access kennenlernen Das Access-Startfenster Die Backstage-Ansicht Nach dem Start des Programms wird das Access-Anwendungsfenster standardmäßig mit aktiviertem Register DATEI in der sogenannten Backstage-Ansicht angezeigt. Im linken Fensterbereich ist standardmäßig der Befehl NEU aktiviert. Das Access-Anwendungsfenster enthält sowohl Access-spezifische als auch Windows-Standardelemente. Register des Menübands Standardmäßig aktiviert: Register DATEI Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld Standardmäßig aktiviert: Kategorie NEU Je nach gewählter Bildschirmauflösung und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Access kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. Übersicht der besonderen Access-Bildschirmelemente Register des Menübands Backstage-Ansicht Das Menüband ist in verschiedene Register bzw. Registerkarten unterteilt, in denen sämtliche Befehle des Programms zur Verfügung stehen. Bei aktiviertem Register DATEI ist das Menüband ausgeblendet. Die Backstage-Ansicht bietet Funktionen, die die komplette Datenbank betreffen, z. B. eine Datenbank schließen. Über den linken Fensterbereich können Sie entweder über Schaltflächen Befehle aufrufen oder Sie können Kategorien aktivieren. Haben Sie einen Befehl aufgerufen, wird ggf. ein Dialogfenster geöffnet. Bei aktivierten Kategorien werden im mittleren und rechten Fensterbereich der Backstage-Ansicht abhängig von der gewählten Kategorie bestimmte Inhalte angezeigt. Aktivierte Kategorien werden farblich hervorgehoben und am rechten Rand mit einem weißen Dreieck gekennzeichnet. HERDT-Verlag 7

8 1 Access Grundlagen für Datenbankentwickler 1.3 Datenbank öffnen und schließen Bestehende Datenbank öffnen Starten Sie Access. Klicken Sie im Register DATEI auf die Schaltfläche ÖFFNEN. Alternative: S o Das Dialogfenster ÖFFNEN wird eingeblendet. Wählen Sie die Datenbank und bestätigen Sie mit der Schaltfläche ÖFFNEN. oder Klicken Sie doppelt auf den Dateinamen. Sollte die gewünschte Datenbank nicht im Inhaltsbereich des Dialogfensters ÖFFNEN angezeigt werden, wechseln Sie über den Navigationsbereich zum betreffenden Speicherort. Eine Datenbank über das Dialogfenster ÖFFNEN laden Eventuell werden Sie nach dem Starten der Datenbank aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Möglicherweise erhalten Sie nach dem Starten der Datenbank eine Sicherheitswarnung. Falls Ihnen die Datenbank bekannt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche INHALT AKTIVIEREN, um alle Inhalte der Datenbank verwenden zu können, ansonsten informieren Sie Ihren Administrator. Sicherheitswarnung beim Öffnen einer Datenbank Sie können das Symbol zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen, über die sich mit einem Klick das Dialogfenster ÖFFNEN einblenden lässt. Klicken Sie hierzu auf den Pfeil neben der Symbolleiste und wählen Sie den Eintrag ÖFFNEN. 8 HERDT-Verlag

9 Access kennenlernen 1 Zuletzt verwendete Datenbanken öffnen Im Register DATEI werden im linken Fensterbereich standardmäßig bis zu vier Datenbanken, die Sie zuletzt geöffnet hatten, angezeigt. Klicken Sie auf den Dateinamen, um die entsprechende Datenbank zu öffnen. Weitere zuletzt verwendete Datenbanken öffnen Im Register DATEI wird bei aktivierter Kategorie ZULETZT VERWENDET eine Liste mit bis zu 17 Datenbanken, die Sie zuletzt geöffnet hatten, angezeigt. Durch Anklicken eines Dateinamens in der Liste der zuletzt verwendeten Datenbanken öffnen Sie die entsprechende Datenbank. Datenbank automatisch mit Access öffnen Arbeiten Sie überwiegend mit einer bestimmten Datenbank, können Sie diese Datenbank beim Start von Access automatisch öffnen lassen. Öffnen Sie die Datenbank. Klicken Sie im Register DATEI auf die Schaltfläche OPTIONEN. Wählen Sie im Dialogfenster ACCESS-OPTIONEN die Kategorie CLIENTEINSTELLUNGEN. Aktivieren Sie im Bereich ERWEITERT das Kontrollfeld. Datenbank schließen Klicken Sie auf das Register DATEI und betätigen Sie in der geöffneten Backstage-Ansicht im linken Fensterbereich die Schaltfläche BEENDEN, um die Datenbank zu schließen und das Access-Startfenster zu öffnen. HERDT-Verlag 9

10 1 Access Grundlagen für Datenbankentwickler Falls beim Schließen Änderungen der geöffneten Datenbank noch nicht gespeichert sind, wird ein Dialogfenster eingeblendet. Sie können das Dialogfenster mit JA bestätigen, um die Änderungen zu speichern. In einem Access-Anwendungsfenster kann immer nur eine Datenbank geöffnet sein. Wollen Sie gleichzeitig mehrere Datenbanken öffnen, müssen Sie für jede weitere Datenbank die Access-Anwendung erneut starten. Weitere Möglichkeiten Sobald Sie Access beenden oder eine andere Datenbank öffnen, wird die geöffnete Datenbank automatisch geschlossen. 1.4 Das Access-Anwendungsfenster Das Anwendungsfenster in der Formularansicht Nach dem Öffnen einer Datenbank gelangen Sie in das Access-Anwendungsfenster, das standardmäßig in der Formularansicht dargestellt wird. Das Access-Anwendungsfenster enthält sowohl Access-spezifische als auch Windows-Standardelemente. Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Navigationsbereich Arbeitsbereich Ansichtssteuerung Statusleiste Das Access-Anwendungsfenster der Beispieldatenbank "Buero" Je nach gewählter Installation von Access und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Access kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. 10 HERDT-Verlag

11 Access kennenlernen 1 Übersicht der besonderen Access-Bildschirmelemente Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Navigationsbereich Arbeitsbereich Statusleiste Ansichtssteuerung Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Speichern einer Datei) schnell durch Anklicken des entsprechenden Symbols ausführen. Die Auswahl an Symbolen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell festlegen. Sämtliche Befehle des Programms lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register bzw. Registerkarten unterteilt, die jeweils die wichtigsten Befehle enthalten, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Hier werden die Datenbankobjekte der geöffneten Datenbank angezeigt. Über den Navigationsbereich können Sie unter anderem die Datenbankobjekte Formulare, Berichte und Abfragen öffnen und verwalten. In diesem Bereich werden z. B. Tabellen, Formulare oder Berichte geöffnet und bearbeitet. Hier erhalten Sie Hinweise zum aktuellen Programmstatus bzw. zur gerade eingeleiteten Arbeit. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klicken, können Sie über das eingeblendete Kontextmenü beispielsweise bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten eines aktiven Objektes, z. B. eines Formulars, wechseln. Sie können allgemeine Programmeinstellungen von Access (z. B. Einstellungen zur Bildschirmdarstellung) im Dialogfenster ACCESS-OPTIONEN festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Access. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie im Register DATEI auf die Schaltfläche OPTIONEN klicken. Wählen Sie anschließend die Kategorie AKTUELLE DATENBANK. 1.5 Befehle aufrufen Das Menüband nutzen Das Menüband bietet Ihnen Zugriff auf sämtliche Befehle von Access, die Sie über die dortigen Elemente (z. B. über Symbole) aufrufen können. Register Gruppe Die einzelnen Register des Menübands enthalten Zusammenstellungen von Befehlen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. So lässt sich beispielsweise über die im Register START enthaltenen Elemente die Sortierung der Datensätze eines Formulars festlegen. Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Manche Gruppen besitzen das Symbol, mit dem Sie ein Dialogfenster öffnen können. HERDT-Verlag 11

12 1 Access Grundlagen für Datenbankentwickler Wenn Sie das rot gefärbte Register DATEI anklicken, wird die sogenannte Backstage- Ansicht geöffnet, in der Sie unter anderem die grundlegenden Befehle zum Erstellen, Speichern oder Drucken von Datenbanken aufrufen können. Bei aktiviertem Register DATEI wird die Statusleiste ausgeblendet und die Elemente der Symbolleiste für den Schnellzugriff stehen nicht zur Verfügung. Für bestimmte Arbeiten in Access, z. B. Formulare entwerfen, blendet das Programm sogenannte Kontexttools ein, über die Ihnen am rechten Rand des Menübands zusätzliche Register zur Verfügung stehen. Zusätzliche Register Möchten Sie, dass vom Menüband lediglich die Register angezeigt werden, klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf das Symbol. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, klicken Sie auf das Symbol. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff individuell anpassen Mithilfe dieser Symbolleiste können Sie oft benötigte Befehle mit nur einem Mausklick ausführen. Standardmäßig sind hier nur drei Symbole enthalten. Um die Auswahl an Befehlen Ihren Bedürfnissen anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie auf den Pfeil neben der Symbolleiste und aktivieren Sie in der geöffneten Liste den Eintrag mit dem gewünschten Befehl. Um Befehle aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu entfernen, deaktivieren Sie im Kontextmenü der Symbolleiste den entsprechenden Eintrag. Das Kontextmenü verwenden Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen. Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Klicken Sie beispielsweise auf ein Symbol des Menübandes, können Sie dieses Symbol über das eingeblendete Kontextmenü zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Wenn Sie z. B. im Navigationsbereich für eine Tabelle das Kontextmenü aufrufen, stellt Ihnen Access die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf die Tabelle anwenden können. Kontextmenü einer Tabelle 12 HERDT-Verlag

13 Access kennenlernen 1 Mit Optionsschaltflächen arbeiten Mit den sogenannten Optionsschaltflächen (= "intelligente Etiketten") stellt Access eine Möglichkeit zur Verfügung, kontextbezogene Befehle schnell auszuführen. Die Optionsschaltflächen erscheinen in Form von Anzeigern automatisch im Arbeitsbereich der Datenbankobjekte. Wenn Sie beispielsweise ein Feld aus einer Feldliste in ein Formular eingefügt haben, blendet Access die Optionsschaltfläche ein. Durch Anklicken der Schaltfläche lässt sich ein Pull-down- Menü öffnen, in dem Sie entscheiden können, ob für das Formular das tabellarische Layout übernommen werden soll oder nicht. Pull-down-Menü einer Optionsschaltfläche Optionsschaltflächen sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht gedruckt. 1.6 Die Access-Hilfe verwenden Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie während der Arbeit mit Access schnell nach Erläuterungen für Begriffe und Aktionen suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie mit dem Navigationsbereich arbeiten können. Um einen Hilfetext aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf das Symbol oder betätigen Sie die Funktionstaste!. Das Hilfefenster mit der Hilfe-Startseite wird geöffnet. Symbolleiste Die Hilfe-Startseite Tragen Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen möchten. Bestätigen Sie mit der Ü-Taste oder mit der Schaltfläche SUCHEN. Die entsprechenden Hilfethemen werden eingeblendet. HERDT-Verlag 13

14 1 Access Grundlagen für Datenbankentwickler Liste der gefundenen Hilfethemen Klicken Sie auf das blau dargestellte Hilfethema, das Sie lesen möchten. Der zugehörige Hilfetext wird eingeblendet. Im oberen Bereich des Hilfefensters wird meist eine Kurzbeschreibung zum gewählten Hilfethema angezeigt. Umfangreiche Hilfetexte besitzen eine Inhaltsübersicht, über deren Einträge Sie direkt zu den betreffenden Abschnitten wechseln können. 14 HERDT-Verlag

15 Access kennenlernen 1 Die Symbolleiste des Hilfefensters nutzen Sie möchten zwischen aufgerufenen Hilfethemen wechseln erneut die Startseite der Hilfe anzeigen Klicken Sie auf das Symbol, um zum vorherigen, oder auf das Symbol, um zum nächsten Thema zu wechseln. Klicken Sie auf das Symbol. den Hilfetext drucken Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster auf die Schaltfläche DRUCKEN. das Hilfefenster nicht im Vordergrund anzeigen Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie anschließend in Ihr Access-Anwendungsfenster. Das Hilfefenster wird ausgeblendet und kann über das Fragezeichensymbol in der Windows-Taskleiste wieder eingeblendet werden. Durch Anklicken des Symbols wird das Hilfefenster wieder im Vordergrund angezeigt. Im Hilfefenster über das Inhaltsverzeichnis auf Informationen zugreifen Sie sollten das Inhaltsverzeichnis der Hilfe nutzen, wenn Sie nicht wissen, welche Begriffe Sie im Suchfeld der Hilfe eingeben müssen, um die gewünschten Hilfetexte aufzurufen; Sie sich über einen kompletten Themenbereich informieren möchten. Im Inhaltsverzeichnis stehen Ihnen - eingeordnet in verschiedene Themenbereiche (Bücher) - sämtliche Access-Hilfetexte zur Verfügung. Klicken Sie in der Symbolleiste des Hilfefensters auf das Symbol. Das Inhaltsverzeichnis wird im linken Fensterbereich eingeblendet. Klicken Sie auf ein Buchsymbol ( bzw. ), um den Inhalt des Buches ein- bzw. auszublenden. Dabei wird eine Themenliste der vorhandenen Hilfetexte eingeblendet. Hilfetexte erkennen Sie an dem Fragezeichensymbol. Durch Anklicken des gewünschten Hilfetextes wird dieser im Hilfefenster eingeblendet. Über das Symbol lässt sich das Inhaltsverzeichnis wieder ausblenden. HERDT-Verlag 15