Formulare. Datenbankanwendung 113

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1 Formulare Wenn Sie mit sehr umfangreichen Tabellen arbeiten, werden Sie an der Datenblattansicht von Access nicht lange Ihre Freude haben, sind dort doch immer zu wenig Felder gleichzeitig sichtbar. Um diese Klippe zu umschiffen, bietet Access ein weiteres Datenbankobjekt, die Formulare. Sie lernen in diesem Kapitel Formulare automatisch sowie mit dem Assistenten zu erstellen und danach in der Entwurfsansicht weiterzubearbeiten. 113

2 Basiswissen 10.1 AutoFormulare Formulare bringen gegenüber der Datenblattansicht zusätzliche Vorteile. Ein optisch ansprechendes Formular erleichtert die Eingabe von Daten und bietet zahlreiche weitere Vorteile. Formulare bieten die einzige Möglichkeit, Grafiken auf dem Bildschirm anzuzeigen. Sie können Eingabehilfen und -kontrollen festlegen, die Sie warnen, wenn Fehler bei der Eingabe gemacht werden. Die Gestaltung eines Formulars kann sehr aufwändig sein. Access bietet deshalb verschiedene Wege an, ein Formular zu erstellen. AutoFormular erstellen 051 Der schnellste Weg ein Formular zu erhalten, ist die Erzeugung eines Autoformulars. Access verwendet dabei die gebräuchlichsten Einstellungen, um diese Standardformulare zu erstellen. Auch Gestaltung und Layout werden weitgehend optimal angepasst. Sie befinden sich in der Ansicht der Formularobjekte der Datenbank. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im Datenbankfenster. Access bietet in der Dialogbox verschiedene Optionen zur Erstellung eines Formulars an. Uns interessieren hier zunächst nur die Optionen für Autoformulare. AutoFormular Einspaltig Die gebräuchlichste Form ist das einspaltige Formular. Hier wird jeder Datensatz in einer Maske angezeigt und alle Felder des Datensatzes erscheinen mit der Feldbeschreibung untereinander. Die Anzeige der Datensätze erfolgt einzeln. Um den nächsten Datensatz anzuzeigen, müssen Sie mit den Navigationsschaltflächen zum nächsten Datensatz wechseln. AutoFormular Tabellarisch Beim tabellarischen Formular wird jeder Datensatz in einer Zeile angezeigt. Die Feldnamen der Datenfelder werden nur im Kopf des Formulars angezeigt. Diese Darstellung ähnelt sehr der Datenblattansicht. Bei vielen Datenfeldern ist diese Darstellung aber sehr nachteilig, da die Eingabemasken der einzelnen Felder sehr schmal werden bzw. das Formular seitwärts gescrollt werden muss, um alle Datenfelder zu erreichen. AutoFormular Datenblatt Dieses Formular ist eigentlich gar kein eigenes Formular, da bei Wählen dieser Form ein tabellarisches Formular erstellt wird, welches aber in der Datenblattansicht angezeigt wird. Die Eingabe erfolgt hier, wie Sie es von der Abb. 84: Autoformular erstellen 114

3 Datenblattansicht von Tabellen und Abfragen gewohnt sind. 10 Tabelle oder Abfrage Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage, die Sie als Datenherkunft für das neue Formular verwenden möchten. Auf Grundlage dieser wird das neue Autoformular erzeugt. Mit Klick auf die Schaltfläche OK wird das Formular ohne weitere Rückfragen erstellt und angezeigt. Sie können jetzt sofort mit der Dateneingabe beginnen, oder in die Entwurfsansicht wechseln, um Anpassungen am Formularlayout vorzunehmen Formulare mit dem Assistenten erstellen Eine etwas komfortablere Methode ein Formular zu erstellen, ist die Verwendung des Assistenten, den Access für Formulare bereithält. Hier kann viel genauer definiert werden, was im Formular enthalten sein soll, und welche Gestaltung es haben soll. In den folgenden Abschnitten werden die Einstellungen im Assistenten erläutert. Abb. 85: Feldauswahl für Formulare Schritt 1 - Feldauswahl 052 In der Feldauswahl entscheiden Sie darüber, welche Felder in Ihrer Formularmaske verfügbar sein werden. Sie befinden sich im Bereich der Formulare im Datenbankfenster. Starten Sie den Assistenten durch Doppelklick auf den Eintrag Erstellt ein Formular unter Verwendung des Assistenten. Alternativ klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im Datenbankfenster und wählen danach in der Dialogbox den Assistenten aus. Im ersten Dialog des Assistenten kann die Feldauswahl durchgeführt werden. Tabelle oder Abfrage Wählen Sie hier zunächst wieder die Tabelle oder Abfrage, auf der die Formularmaske aufgebaut werden soll. Verfügbare Felder In diesem Feld werden die verfügbaren Felder der gewählten Tabelle bzw. Abfrage angezeigt. Wählen Sie die Felder aus, die in Ihrem Formular erscheinen sollen. Hinzufügen oder Alle Hinzufügen Mit den Schaltflächen lassen sich gewählte Felder bzw. alle Felder hinzufügen. gewählte Felder Diese Liste zeigt die bereits gewählten Felder an. Zum Entfernen können sie diese auswählen. Entfernen oder Alle Entfernen Mit den Schaltflächen lassen sich bereits übernommene Felder aus der Liste wieder entfernen. Ganz Unentschlossene können auch alle Felder entfernen, um mit der Auswahl neu zu beginnen. Beenden Sie die Einstellungen, indem Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken. Damit gelangen Sie jeweils zur nächsten Dialogbox im Assistenten. Die weitere Vorgehensweise wird im nächsten Abschnitt beschrieben. Schritt 2 - Formulartyp 053 Der Formulartyp beschreibt die Form der Formular-Maske. Sie haben den Assistenten gestartet und die Feldauswahl bereits vollzogen. 115

4 Die Auswahlmöglichkeiten der Dialogbox kennen Sie bereits vom AutoFormular. Abb. 86: Formulartyp festlegen Einspaltig Die Darstellung der Eingabemaske erfolgt einspaltig für jeden Datensatz. Tabellarisch Die Darstellung erfolgt tabellarisch. Es werden alle Datensätze in einer zeilenartigen Maske untereinander angezeigt. Datenblatt Die Darstellung entspricht der Datenblattansicht, wie sie von Tabellen und Abfragen bereits bekannt ist. In Blöcken Diese Darstellungsform ist neu und kann nicht über die AutoFormular-Funktion erzeugt werden. Es handelt sich dabei um eine Art Mischform zwischen einspaltiger und tabellarischer Anzeige. Hier erfolgt die Aufteilung in Blöcke, die in etwa einem einspaltigem Formular entsprechen. Diese Blöcke werden dann in tabellarischer Form untereinander angezeigt. In der Vorschau können Sie erahnen wie das Formular aussehen wird. Beenden Sie die Einstellungen in der Dialogbox mit der Schaltfläche Weiter. Über die Schaltfläche Zurück können Sie auch zur vorherigen Dialogbox gelangen, falls Sie einige Einstellungen noch ändern möchten. Schritt 3 - Stil des Formulars 054 Der Stil des Formulars beeinflusst die grafische Gestaltung Ihrer Eingabemaske. Sie haben den Assistenten gestartet und die Feldauswahl bereits vollzogen und den Typ des Formulars festgelegt. Formularstil Abb. 87: Stil des Formulars In der Liste finden Sie alle von Access mitgelieferten Formularstile. Wählen Sie den von Ihnen gewünschten Stil aus. Die Vorschau zeigt Ihnen bereits das Design des Formulars an. Mit Weiter gelangen Sie zur letzten Dialogbox des Assistenten. Formulartitel Hier legen Sie in dem Eingabefeld noch den Titel des Formulars fest. Formular öffnen oder ändern Entscheiden Sie sich hier, ob Sie das Layout des Formulars noch weiter anpassen werden oder gleich zur Dateneingabe in die Eingabemaske wechseln möchten. Hilfe anzeigen Das Kontrollfeld kann aktiviert werden, um nach der Erstellung des Formulars über die Hilfefunktion von Access weitere Hinweise zu erhalten. Mit Betätigen der Schaltfläche Fertigstellen wird das Formular mit den gewählten Einstellungen erzeugt. Sie gelangen jetzt in das Formular selbst, um Daten zu erfassen, oder in den Formularentwurf, um weitere individuelle Änderungen vorzunehmen. Im Kapitel Steuerelemente erfahren Sie, wie Sie Ihr Formular mit eigenen Steuerelementen aufwerten können. 116

5 .3 Formularlayout Wie bei Tabellen und Abfragen auch, bietet Access für Formulare eine Entwurfsansicht an. Hier können Formulare manuell erstellt werden, was allerdings sehr aufwändig ist. Viel häufiger wird die Entwurfsansicht verwendet, um AutoFormulare oder mit dem Assistenten erzeugte Formulare anzupassen. Sie erhalten in diesem Abschnitt nun einen kurzen Einblick in die Gestaltung des Formularlayouts in der Entwurfsansicht. Formular-Entwurfsansicht 055 Die Formular-Entwurfsansicht bietet Möglichkeiten, die bisher in Tabellen und Abfragen nicht vorhanden waren. Markieren Sie ein erstelltes Formular. Klicken Sie auf das Symbol Entwurfsansicht in der Symbolleiste, wenn Sie sich in der Formularansicht befinden. Klicken auf die Schaltfläche Entwurf im Datenbankfenster, wenn Sie dort das Formular markiert haben. Im Entwurfs-Modus finden Sie jetzt folgende Bestandteile. Detailbereich Im Detailbereich werden die Elemente der Ein- gabe-maske angeordnet. Dieser Bereich wiederholt sich in der Formularanzeige für jeden einzelnen Datensatz. Formularkopf Dieser Bereich wird über der Formular-Eingabemaske angezeigt. Bei tabellarischen Formularen, werden hier die Bezeichnungen der Felder jeder Eingabespalte platziert. Im Kopf des Formulars kann aber beispielweise auch ein Eingabetitel platziert werden, um Anwendern die Identifikation zu erleichtern. Formularfuß Dieser Bereich erscheint am unteren Teil Ihrer Eingabemaske. Dort können beispielweise Statusinformationen, Buttons oder andere Elemente platziert werden. Toolbox Die Toolbox stellt Ihnen Steuerelemente bereit, die in das Formular eingefügt werden können. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Steuerelemente. Steuerelemente Bereits platzierte Steuerelemente werden im Entwurf mit Ihren Bezeichnungen angezeigt. Diese können markiert, verschoben und skaliert werden. Formatleiste Steuerelemente können formatiert werden. Dazu stellt Access die zusätzliche Symbolleiste Formatierung zur Verfügung. 10 Abb. 88: Formular- Entwurfsansicht 117

6 Lineale und Raster Die Lineale und das Raster dienen zur Orientierung und Ausrichtung der Formularbereiche und Steuerelemente. Lineale und Raster können über das Menü Ansicht ein- und ausgeblendet werden. Größe der Formularbereiche ändern 056 Das erzeugte Formular besitzt von Access definierte Größen für die einzelnen Formularbereiche. Einige Formularbereiche können sogar ganz ausgeblendet sein, wenn sie eine Höhe von 0 besitzen. Sie können diese Bereiche in der Größe anpassen, wenn Sie z. B. noch weitere Elemente einfügen möchten. Sie befinden sich in der Entwurfsansicht des Formulars. Abb. 89: Breite der Formularbereiche ändern Formularbreite ändern Die Breite eines Formulars gilt für alle Bereiche gleichermaßen. Erfassen Sie den rechten Rand des Formulars mit der Maus und vergrößern oder verkleinern Sie die Breite durch Ziehen. Formularbereichshöhe ändern Die Höhe kann für jeden Bereich des Formulars festgelegt werden. Klicken Sie mit der Maus auf die Unterkante des jeweiligen Bereiches und ziehen Sie ihn auf die gewünschte Höhe. Verkleinert kann der Bereich nur werden, soweit sich keine Elemente außerhalb befinden. Verschieben Sie also erst die Elemente, wenn Sie den Bereich weiter verkleinern möchten. Wenn Sie alle Größen Ihrer Formular-Bereiche angepasst haben, können Sie das Formular speichern und in die Formularansicht wechseln, um sich das Ergebnis anzeigen zu lassen. Sie können zuvor auch alle weiteren Änderungen vornehmen. Steuerelemente des Formulars 057 Die Eingabefelder des Formulars werden unter Verwendung von Steuerelementen erzeugt. Diese werden bei der automatischen Erstellung des Formulars von Access eingefügt. In einem späteren Kapitel werden Sie noch erfahren, wie Sie diese selbst hinzufügen können. Der häufigste Typ der Steuerelemente ist das Textfeld, das Daten aus einem Feld anzeigt. Ein anderes Steuerelement, das Kontrollkästchen, ist ein einfaches grafisches Element, um Ja/Nein- Werte darzustellen. Eine dritte Art von Steuerelemente, das Bezeichnungsfeld, zeigt Text an, der als Überschrift oder zur Bezeichnung eines Textfeldes dient. Weitere Steuerelemente sind Linien, Rechtecke, Befehlsschaltflächen, Bilder und Grafiken. Jedes Steuerelement ist ein eigenständiges Objekt. Das bedeutet, dass Sie beim Entwurf eines Formulars jedes Steuerelement markieren können, um es zu verschieben oder in der Größe zu verändern. Außerdem verfügt jedes Steuerelement über Eigenschaften wie Farbe, Position oder Aussehen. Abb. 90: Höhe der Formularbereiche ändern Steuerelemente positionieren und skalieren 058 Nach der Erstellung eines AutoFormulars oder eines Formulars mit dem Assisten haben die Steuerelemente die von Access zugewiesenen Positionen bzw. Größen. Diese müssen nicht unbedingt optional sein. Sie können die Steuerelemente deshalb wie im Folgenden beschrieben anpassen: Markieren Sie das Steuerelement, das Sie anpassen möchten, durch Anklicken. Zum Markieren mehrerer Elemente halten Sie die Taste Umschalt gedrückt. 118

7 Abb. 91: Steuerelemente positionieren Element verschieben Die markierten Objekte können, sobald sich der Mauszeiger in eine offene Hand verwandelt, durch Anklicken und Ziehen an die gewünschte Position verschoben werden. Sie können so die Anordnung der Elemente verändern. Sie werden dabei automatisch am Raster ausgerichtet, wenn diese eingeschaltet ist. Wenn Elemente über den Rand des Bereichs hinaus verschoben werden, wird dieser automatisch vergrößert, damit das Element weiterhin zu sehen ist. Aktivierungsreihenfolge 059 Bei Formularen mit mehreren Eingabefeldern legt Access für die Dateneingabe eine Reihenfolge fest, in der die Felder der Reihe nach bearbeitet werden. Diese Reihenfolge ist manchmal nicht sinnvoll eingestellt und für die Eingabe zu umständlich. Deshalb haben Sie die Möglichkeit, diese Reihenfolge nachträglich zu ändern. Sie befinden sich in der Entwurfsansicht des Formulars. Aktivieren Sie die Dialogbox Reihenfolge über das Kontextmenü und den Eintrag Reihenfolge oder über den Menüpunkt Ansicht - Aktivierungsreihenfolge. 10 Abb. 92: Steuerelemente skalieren Element vergrößern Beim Erstellen der Elemente durch Access werden diese oft zu schmal eingefügt. Es empfiehlt sich daher, die Breite der Eingabefelder zu vergrößern. Erfassen Sie das markierte Element an einem seiner Ziehpunkte (kleine schwarze Quadrate) und ziehen Sie das Objekt auf die gewünschte Größe. Wenn Sie alle Anpassungen an Ihrem Formular durchgeführt haben, können Sie es speichern und in die Formularansicht wechseln, um sich das Ergebnis anzeigen zu lassen. Abb. 93: Aktivierungsreihenfolge anpassen Formular-Bereich Wählen Sie hier den Bereich, in dem Sie die Aktivierungsreihenfolge ändern möchten. Reihenfolge In dem Listenfeld wird die aktuelle Reihenfolge, in der die Steuerelemente bei der Eingabe von Daten aktiviert werden, angezeigt. Markieren Sie das Element, dessen Anordnung Sie ändern möchten. Element verschieben Klicken Sie auf das markierte Element und ziehen Sie es an die gewünschte Position. Automatisch Mit der Schaltfläche wird eine automatische Reihenfolge festgelegt. Access geht bei Ermittlung der Reihenfolge dabei zuerst von links nach rechts und danach von oben nach unten vor. Mit der Schaltfläche OK werden die Einstellungen übernommen. 119

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