Das Erstellen einer Datenbank in MS Access 2010

Transkript

1 Das Erstellen einer Datenbank in MS Access 2010

2 1. Eine Datenbank anlegen und 1.1. eine Tabelle entwerfen Leere Datenbank, erstellen anklicken vorher Pfad und definieren 1. 2.

3 Es erscheint dieser Bildschirm links wird angezeigt, dass wir im Tabellenmenü sind!

4 neben Tabellen gibt es noch (u.a. Formulare, Abfragen und Berichte)

5 um die erste Tabelle zu erstellen wählen wir die Entwurfsansicht und geben den Tabellennamen an! z.b. T_Grabanlage das Kürzel T_ bietet sich an, um später verschiedene Arten von Tabellen und Formularen voneinander unterscheiden zu können!

6 Nun können wir die Felder (d.h. Spalten) der Tabelle bestimmen Automatisch ist ein ID-Feld eingestellt dieser Schlüssel ist bei jeder Tabelle notwendig er stellt die eindeutige Bezeichnung eines Datensatzes dar wir benennen das ID- Feld um in Grabanlage_ID

7 ein ID-Feld ist notwendig, damit die Datenbank eindeutig jeden Datensatz identifizieren kann. Fehlt ein ID-Wert gibt es eine Fehlermeldung! und wählen statt AutoWert das Format Zahl aus weil wir die ID-Werte selbst definieren können wollen

8 ein ID-Feld ist notwendig, damit die Datenbank eindeutig jeden Datensatz identifizieren kann. Fehlt ein ID-Wert gibt es eine Fehlermeldung! unter den Feldeigenschaften kann nun der Zahlentyp eingegeben werden: hier z.b. Ganze Zahl: Integer

9 verschiedene Spalten definieren Beschreibung ist optional double ist das gängige Format für Dezimalzahlen

10 2. von der Entwurfsansicht in die Datenansicht wechseln 1. Speichern

11 nun können Daten eingegeben werden

12 um eine weitere Tabelle zu erstellen: Reiter Erstellen auswählen, dann Tabellenentwurf anklicken, und loslegen, wie eben gesehen!

13 wir wollen und die Tabelle T_Grab erzeugen.

14 es handelt sich um eine abhängige Tabelle. Ein Grab kann es nur geben, wenn es einer Grabanlage zugeordnet wurde. daher muss neben dem ID-Feld (dem Primärschlüssel) auch ein Fremdschlüssel definiert werden. Dieses Feld gibt an zu welchem Datensatz in der übergeordneten Tabelle der abhängige Datensatz gehört. In diesem Fall also Grabanlage_ID (Fremdschlüssel der abhängigen Tabelle sollte genauso heißen wie der Primärschlüssel der übergoerdneten Tabelle)

15 Primärschlüssel wird definiert, indem man das gewünschte Feld markiert und dann das Feld Primärschlüssel anklickt

16 weitere Felder definieren und dann die Tabelle speichern

17 Nachschlagetabellen Wenn man archäologische Funde oder Befunde klassifiziert, ist es sehr nützlich, das selbe Merkmal immer genau gleich zu beschreiben! Dann findet man entsprechende Funde später bei Abfragen auch immer wieder Daher sollte man bei der archäologischen Ansprache nicht Textfelder benutzen, sondern Nachschlagefelder. Nachschlagefelder geben dem Eingebenden eine Auswahl möglicher Eingaben. Andere sind nicht möglich (es sei denn, man fügt sie der Nachschlageliste hinzu).

18 in der Tabelle T_Grabanlage gibt es etwa das Feld (die Spalte) Fundtyp. damit nicht jeder da hineinschreibt was er will, wollen wir hier ein Nachschlagefeld erzeugen.

19 dazu müssen wir zunächst eine neue Tabelle erzeugen also: Reiter Erstellen, dann Tabellenentwurf wählen dann zwei Felder definieren: 1. den Primärschlüssel (wie immer!), 2. das Textfeld, wo die Typbezeichnun hineingeschrieben werden soll

20 dann speichern (und umbenennen) nützlich ist hierbei, der Wertetabelle ein erkennbares Kürzel zu geben, z.b. WT_ und auch im Namen erkennbar zu machen, zu welcher Haupttabelle die Wertetabelle gehört

21 wenn man nun keinen Primärschlüssel definiert hat (s.o.), dann wird dies noch verlangt!

22 in die Datenblattansicht wechseln und verschiedene Fundtypen eingeben. da wir bei Fundtyp-ID nicht AutoWert, sondern Zahl (Long Integer) eingestellt haben, müssen wir auch die ID_Nummer eingeben

23 nun zurück zur Tabelle T_Grabanlage, diese in der Entwurfsansicht öffnen rechte Maustauste auf den Reiter

24 im gewünschten Feld nun bei Felddatentyp Nachschlageassistent auswählen!

25 dem erscheinenden Menü folgen, um die Nachschlagetabelle einzubinden

26 die Tabelle auswählen

27 die Felder auswählen

28 Schlüsselspalte nicht ausblenden! auch wenn das empfohlen wird

29 definieren, welches Feld wirklich in die Tabelle geschrieben wird. Hier empfielt es sich, den Primärschlüssel zu nehmen!

30 Beschrirftung definieren, dann fertig stellen!

31 automatisch wird nun zum Speichern aufgefordert

32 wenn wir jetzt wieder in die Datenblattansicht wechseln, lässt sich bei Fundtyp ein Nachschlagefeld aufklappen

33 Beziehungen zwischen den Tabellen definieren: Datenbanktools -> Beziehungen anklicken

34 wir sehen nuzn bereits T_Grabanlage mit der Nachschlagetabelle um T_Grab anzuzeigen, klicken wir auf Tabelle anzeigen

35 wählen T_Grab aus und gehen auf Hinzufügen

36 mit der Maus das Primärschlüsselfeld von T_Grabanlage greifen und auf das Fremdschlüsselfeld von T_Grab ziehen (beide heißen identisch!)

37 im Menü wird uns angezeigt, was wir gerade tun wollen es bietet uns noch die Optionen referntielle Integrität (Pflicht), sowie Aktualisierungsweitergabe und Löschweitergabe beide praktisch (aber auch gefährlich)!

38 nun ist eine 1 zu viele -Beziehung definiert: eine Grabanlage kann mehrere Gräber enthalten

39 daneben gibt es noch die 1:1-Beziehung (entsteht, wenn beide Primärschlüssel verbunden sind) die viele : viele-beziehung (die ist komplexer siehe Access-Handbuch etc) dabei muss eine Zwischentabelle erzeugt werden, die nur 1. Ein ID-Feld, sowie 2. Den Primärschlüssel der einen Tabelle und 3. Den Primärschlüssel der zweiten Tabelle enthält zu dieser Zwischentabelle werden nun zwei 1:viele-Beziehungen definiert!

40 viele zu viele Beziehung z.b. Autor und Buch Autor-ID 1 1 Buch-ID n Verbindungs-ID Autor-ID Buch-ID n

41 Formulare erstellen Assistenten starten! Tabelle auswählen

42 Die Felder der Tabelle auswählen, die auf dem Formular angezeigt werden sollen in diesem Fall alle.

43 Formularlayout wählen z.b. einspaltig

44 Namen definieren

45 fertig stellen

46 Sehr nützlich: Formular mit Unterformular. So kann eine Tabelle mit einer abhängen Tabelle gleichzeitig bearbeitet werden hierzu nach Auswahl der ersten Tabelle auch eine zweite (die abhängige) Tabelle auswählen

47 Formular mit Unterformular auswählen und festlegen, dass die Datensätze nach der übergeordneten Tabelle angezeigt werden sollen.

48 Layout für das Unterformular auswählen

49 Namen üfr Formular und Unterformular eingeben fertigstellen!

50 nun wird jede Grabanlage mit allen zugehörigen Gräbern angezeigt!

51 Formulare und Tabellen können jeweils in der Entwurfsansicht weiter bearbeitet und verändert werden! durch rechten Mausklick auf den Reiter! auf der Linken Seite kann zwischen der Anzeige von Formularen, Tabellen, Abfragen und Berichten gewechselt werden oder alle Access-Objekte kpönnen angezeigt werden!