Beta.U-Skript Datenbanken mit Ms Access Josef Hofer

Transkript

1 TABELLEN ERSTELLEN Daten einer Datenbank werden in Tabellen abgespeichert. Tabellen werden am besten in der Entwurfsansicht erstellt; dabei ist es wichtig für jedes Feld einen Feldnamen und einen Felddatentyp anzugeben, weiters können Beschreibungen angegeben werden. FELDNAME: maximal 65 Zeichen, keine Sonderzeichen und eher auch keine Leerzeichen verwenden (Kompatibilität mit anderen Datenbanken) Felddatentyp: bestimmt, welche Daten eingegeben werden können: Felddatentyp Text Memo Zahl Datum/Uhrzeit Währung AutoWert Ja/Nein OLE-Objekt Hyperlink Nachschlage-Assistent Erlaubte Eingaben / Eigenschaften Text, bis zu 255 Zeichen Text, bis zu Zeichen Zahlen; die max. Größe wird durch die Feldeigenschaften (siehe unten) bestimmt Datum- und Uhrzeitwerte (mit ihnen kann auch gerechnet werden) nur Zahlen, bis max. 4 Dezimalstellen automatische fortlaufende Nummerierungen nur zwei Eingaben möglich: Ja/Nein; Ein/Aus, Excel-, Word-Dokumente, Grafiken, Internet-Adressen, -Adressen (werden verlinkt) es werden Werte aus anderen Tabellen ausgelesen und dargestellt Feldeigenschaften: definieren den Felddatentyp genauer Feldeigenschaft Felddatentyp Wirkung Feldgröße Text Definiert die max. Anzahl der Zeichen, die eingegeben werden können. Feldgröße Zahl Die gebräuchlichsten Einstellungen sind: Long Integer: ganze Zahlen zw und Byte: nur ganze Zahlen zw. 0 und 255 Double: Dezimalzahlen mit 15-stelliger Genauigkeit Format Zahl Bestimmt das Ausgabeformat Datum Bestimmt des Ausgabeformat Standardwert Text wird in neuen Datensätzen automatisch eingefügt, kann überschrieben werden. Datum mit =Datum() kann das aktuelle Tagesdatum eingefügt werden Gültigkeitsregel Zahlen hier kann der gültige Bereich für Zahlen eingegeben werden: z.b. >=1 Datum hier können Datumswerte eingegeben werden z.b. <Datum() Gültigkeitsmeldung Wenn eine Gültigkeitsregel verletzt wird, erscheint diese Meldung. INDEX (INDIZIERT) Access kann das Suchen und Sortieren mit Hilfe eines Index beschleunigen Ja (Duplikate möglich): ein Eingeben mehrerer gleicher Werte (z.b. bei Namen, ) ist möglich Ja (ohne Duplikate): gleiche Werte werden nicht zugelassen PRIMÄRSCHLÜSSEL ist ein besonderer Index, der jeden Datensatz eindeutig identifiziert (vgl. Namen können z.b. zweifach vorkommen, Geburtsdaten auch), er ermöglicht (später) Beziehungen zw. Tabellen herzustellen es kann in jeder Tabelle nur einen Primärschlüssel geben, dieser kann jedoch eine Kombination mehrerer Felder sein. In Access wird der Primärschlüssel vergeben, indem man z.b. in den Bereich vor dem Feldnamen mit der re. Maustaste klickt und Primärschlüssel auswählt. Seite 1

2 BEZIEHUNGEN ZWISCHEN TABELLEN ERSTELLEN Durch das Verwenden von Tabellen, die zueinander in Beziehung stehen, kann folgendes erreicht werden: Die Größe der Datenbankdatei kann geringer gehalten werden jede Information wird nur einmal gespeichert (keine Redundanzen) Daten können (einmal erfasst) mehrmals verwendet werden (z.b. jeder Kunde ist 1 mal erfasst, kann aber m mal buchen) Arten von Beziehungen (siehe Blätter Datenbanken ): 1 : 1 c m mc (oder n in Access) BEZIEHUNGEN AUFBAUEN Die eine Tabelle wird in Access als Mastertabelle bezeichnet (z.b. Kunden), die andere Detailtabelle (z.b. Aufträge, die ein Kunde gibt) Beziehungen werden im Fenster Beziehungen aufgebaut: Extras > Beziehungen oder das zugehörige Symbol in der Symbolleiste Jetzt werden jene Tabellen hinzugefügt, für die Beziehungen erstellt werden sollten. Mit dem nebenstehenden Symbol können jederzeit weitere Tabellen hinzugefügt werden. Mit Entf können Tabellen aus dem Fenster Beziehungen gelöscht werden, genauso bereits erstellte Beziehungen. Mittels Drag & Drop werden nun die Beziehungen aufgebaut. Mit referenzieller Integrität können Felder, die den gleichen Felddatentyp und die gleiche Feldgröße eingestellt haben, erstellt werden; Mit referenzieller Integrität kann man sicherstellen, dass Daten über Tabellen hinweg vollständig sind. Es wird geprüft, ob der Datensatz, der aus einer Mastertabelle gelöscht werden soll, in einer in Beziehung stehenden Tabelle vorhanden ist Daten in der Detailtabelle verwendet werden wollen, die es in der Mastertabelle nicht gibt das Primärschlüsselfeld in der Mastertabelle für einen Datensatz verändert wird, der Detaildatensätze enthält. DIE DATENBLATTANSICHT EINER TABELLE Wenn Tabellen miteinander verknüpft werden, erhalten sie in der Datenblattansicht eine neue erste Spalte. In dieser erscheint ein + -Symbol. Durch einen Klick mit der Maus können die in Beziehung stehenden Datensätze angezeigt werden. Seite 2

3 SORTIEREN SUCHEN FILTERN SORTIEREN Daten können in der Datenblattansicht sortiert werden. Spalte markieren, nach der die Datensätze sortiert werden sollen (z.b. durch Klick auf den Feldnamen) Menue: Datensätze > Sortieren oder mit den entsprechenden Symbolen der Symbol. SUCHEN Menue: Bearbeiten > Suchen oder in der Symbolleiste Bei Suchen in ist zuerst das Feld eingetragen, in dem sich der Cursor beim Öffnen des Suchdialoges befindet; hier können entweder eine Spalte od. die ges. Tabelle angegeben werden. Bei Vergleichen wird eingestellt, wie die Sucheingabe mit den zu findenden Feldinhalten vergleichen werden soll: Ganzes Feld (Suchbegriff muss exakt entsprechen), Teil d. Feldinhaltes, Anfang d. Feldinhaltes Mit Suchen wird die Suchrichtung ab der Cursorposition angegeben. FILTERN (Menue: Datensätze > Filter > ) Auswahlbasierter Filter: Gesuchte Information auswählen (markieren), Symbol anklicken. Es kann auch ein Teil einer Zelle markiert werden. Auswahlausschließender Filter: Nur die Datensätze werden angezeigt, die die ausgewählte Information nicht enthalten. Formularbasierter Filter: Der Filter wird mit dem nebenstehenden Symbol aktiviert: Das Sortierkriterium kann bei jeder Spalte mit einem Listenfeld angegeben werden. Mehrfacheingaben werden mit einer UND-Verknüpfung verbunden. Für die Oder-Verknüpfung muss die Registerkarte Oder des Fensters angewählt werden. Anschließend Filter anwenden (siehe unten) Spezialfilter / -sortierung: Ähnlichkeit mit Abfragen Bietet zusätzlich zum normalen Filter die Möglichkeit, das Filterergebnis sortiert auszugeben. Menue: Datensätze > Spezialfilter / -sortierung: Hier können Filterkriterien und Sortierkriterien angegeben werden, dabei spielen Platzhalter eine besondere Rolle (siehe unten). Anschließend Filter anwenden (siehe unten) Filter anwenden: Über das Menue Datensätze oder das entsprechende Symbol können die eingestellten Filter angewendet werden und anschließend von der gefilterten Auswahl wieder auf die Gesamtauswahl zurückgeschaltet werden. PLATZHALTER (Jokerzeichen) * (Stern): steht für beliebig viele Zeichen (z.b.: Ma*er => Maier, Mayer, Maurer, Malermeister, )? (Fragezeichen): steht für genau ein Zeichen (z.b.: Ma?er => Maier, Mayer, Maser, Maler ) Seite 3

4 DIE ARBEIT MIT FORMULAREN ERSTELLEN VON FORMULAREN Objekt Formulare auswählen Formulare werden in der Entwurfsansicht gestaltet. In der Formularansicht können Daten eingegeben, sortiert, gesucht oder verändert werden. Am einfachsten sind Formulare mit dem Assistenten als AutoFormulare zu erstellen. Hier müssen lediglich die zugrunde liegende Tabelle (oder Abfrage), die anzuzeigenden Felder und ein Design ausgewählt werden, danach wird ein Formulartitel vergeben: z.b. fmlkunden Daten mit einem Formular eingeben Mit folgendem Symbol kann mit einem Formular ein neuer Datensatz in einer Tabelle erstellt werden. Durch Drücken der Entertaste wechselt man zum nächsten Datensatz; der soeben eingegebene wird dadurch gespeichert. Sortieren / Suchen / Filtern Siehe Handzettel Sortieren Suchen Filtern. Die Anzahl der gefilterten Datensätze wird in der Statusleiste des Formularfensters angezeigt. DIE ENTWURFSANSICHT EINES FORMULARS Formularkopf: oberer Teil der Formularansicht (immer zur Gänze sichtbar) Detailbereich: Hier sind die Daten einzugeben. Formularfuß: der untere Teil des Formulars (immer zur Gänze sichtbar) Toolbox Wird mit folgendem Symbol ein- und ausgeschaltet. Achtung: Toolboxassistenten einschalten Die Toolbox stellt Steuerelemente (zum Steuern der Dateneingabe) zur Verfügung Anpassen eines Formulars Markieren von Steuerelementen Verschieben, Größe anpassen Formatieren mit der Symbolleiste Formatierung (Formular/Bericht) Einstellungen für d. gesamte Formular: Rechte Maustaste im Schnittbereich der Lineale Navigation in Formularen mit Tastenkombinationen: im Feldnamen beim gewünschten Buchstaben ein & angeben. Seite 4

5 ABFRAGEN Erstellen neuer Abfragen Im Abfrageentwurf müssen alle Feldnamen im QBE-Bereich (Query by Example - Abfrage nach Beispiel) stehen, die auch im Ergebnis der Abfrage benötigt werden. Beim Erstellen neuer Abfragen in der Entwurfsansicht müssen vorerst die Tabellen ausgewählt werden, die in der Abfrage gebraucht werden (Beziehungen berücksichtigen). Ausführen einer Abfrage Doppelklick auf d. Abfrage im Datenbankfenster, oder mit dem Symbol: oder Wechsel von der Entwurfsansicht in die Datenblattansicht Mathematische und logische Operatoren Mathematische Operatoren > < >= <= <> + - * / ^ Beispiele logische Operatoren Wie, Zwischen, Und, Oder, Nicht Wahr / Falsch (bei Ja/Nein - Feldern) Ausdruck Bedeutung Ausdruck Bedeutung > # # Datumswerte nach dem Zwischen 5000 und Zahlenwerte v bis >= # # Datumswerte ab dem < 5000 Oder > Zahlenwerte unter 5000 oder >4999 Und < Zahlenwerte v bis über >= 5000 und <= Zahlenwerte v bis < 5000 Und > Keine Datensätze! In Abfragen können auch Jokerzeichen (*?) verwendet werden (siehe Zettel Suchen, Filtern, ) Feldnamen in den QBE-Bereich übernehmen Der QBE-Bereich ist der Bereich, in dem die Einstellungen für die Abfrage vorgenommen werden Feldnamen übernehmen: durch einen Doppelklick auf den Feldnamen, durch Drag&Drop, Auswählen des Namens in der Zeile Feld des QBE-Bereiches oder durch Tippen d. Feldnamens Felder aus dem QBE-Bereich entfernen die entsprechende Spalte markieren, Entf-Taste Logische Operatoren UND / ODER Die logischen Operatoren UND und ODER in Abfragen haben die gleiche Funktionalität wie bei Filtern. Es ist in Abfragen auch von Bedeutung, wo die Kriterien eingestellt werden. Sortieren in Abfragen: In der Zeile Sortierung im QBE-Bereich Aufsteigend oder Absteigend einstellen. Seite 5

6 Zeilenweises Berechnen in Abfragen Berechnungen innnerhalb eines Datensatzes (z.b. Brutto/Netto-Berechungen, ) Um Berechnungen mit jedem Datensatz einer Abfrage durchzuführen, muss der Rechenvorgang in die Zeile Feld des QBE-Bereiches eingegeben werden. Vor dem Rechenvorgang kann noch ein Feldname (mit Doppelpunkt abgeschlossen) angegeben werden. Wenn mit Feldnamen gerechnet wird, müssen sie in [] stehen. Um in Formeln besser Übersicht zu bewahren, kann mit der re. Maustaste auf den Feldnamen und Zoom das Feld vergrößert werden. Um die Eigenschaften eines Feldes dann einzustellen (z.b. für die Ausgabe nach Berechnungen): re. Maustaste > Eigenschaften Zusammenfassendes Berechnen in Abfragen - Gruppierung (Aggregatfunktionen) Berechnungen über mehrere Datensätze (vertikal) hinweg (z.b. Mittelwerte, Summen, ) Im QBE-Bereich muss die Zeile Funktion mit folgendem Symbol eingeschaltet werden: In der Zeile Funktion kann dann eine Aggregatfunktion ausgewählt werden: BERICHTE Berichte stellen Daten in optisch anspechender, übersichtlicher Form zusammen. Im Bericht stehen die selben Steuerelemete zur Verfügung wie in Formularen, manche davon machen jedoch bei dieser Anwendung keinen Sinn (z.b. Kombinationsfeld) Erstellen eines Berichtes Am einfachsten werden Berichte mit dem Assistenten erstellt: AutoBericht Berichtskopf: Infos, die nur einmal ausgegeben werden (z.b. Rechnungsempfänger) Seitenkopf/-fuß: erscheint nur am Ausdruck (vergl. Kopfzeile/Fußzeile in der Textverarbeitung) Detailbereich: Datensätze Berichtsfuß: Informationen, die nur am Ende d. Berichts einmal stehen (z.b. Gesamtsummen, ) Wenn mit Gruppierungen gearbeitet wird, kann jede Gruppe einen eigenen Gruppenkopf und einen Gruppenfuß besitzen. Entwurfsansicht eines Berichtes ähnliche Gestaltungsmöglichkeiten wie in Formularen (Steuerelemente, Formatsymbolleiste zum Formatieren, Feldlisten zum Hinzufügen von Feldern). Sortierungen und Gruppierungen können mit folgendem Symbol eingestellt werden: Gruppierter Bericht: Ein gruppierter Bericht bietet die Möglichkeit, Zusammenfassungskriterien anzugeben (z.b. Zwischensummen, durchschnittliche Umsätze, ) Der Gruppenfuß kann für Berechnungen verwendet werden (z.b. Zwischensummen); im Berichtsfuß stehen dann z.b. die Gesamtsummen. Bei der Erstellung des Berichtes mit dem Assistenen stellt sich die Frage nach der Einführung einer Gruppierungsebene. Für diese können noch Sortierkriterien eingegeben werden. Bei den Zusammenfassungsoptionen können dann folgende Einstellungen vorgenommen werden: Summe, Mittelwert, Min, Max, Seite 6