Im Original veränderbare Word-Dateien

Transkript

1 Dateneingabe Die Tabelle präsentiert sich bereit zur Dateneingabe. Wir erkennen sofort die von uns erstellten Datenfeldnamen (Buch-ID, Buchtitel, Autor, Verlag usw.), die Access als Spaltenüberschriften darstellt. Wir blenden zuerst den Navigationsbereich aus, um genügend Platz zum Eingeben zu haben. Der erste Datensatz ist bereits eröffnet und lädt uns ein, die dazugehörigen Daten einzugeben. Die Buch-ID brauchen/können wir nicht eingeben, da wir mit dem Felddatentyp AutoWert ja für ein automatisches Hochzählen gesorgt haben. Aber die folgenden vier Datenfelder sollten wir jetzt per Tastatur eingeben. Wir schreiben in die vier Felder: Der grüne Bogenschütze; Edgar Wallace, dtv und Erst das Feld Taschenbuch weicht von diesem Eingabeschema ab. Hier ist keine Texteingabe erforderlich, sondern ein Kontrollkästchen kann bei Bedarf mit der Maus markiert werden, es erscheint dann ein Häkchen darin. Wir lassen es leer. Das Feld Preis zeigt sich auch von seiner datentypischen Seite: Das Euro-Zeichen erinnert uns daran, dass dieses Feld nur mit einem Währungsbetrag gefüllt werden kann. Es muss nur der Betrag eingegeben werden, nicht das Euro-Zeichen. Wir geben 4,75 ein. Im Nachbarfeld Zustand ist die Eingabe nur über die von uns vorher erzeugte Auswahlliste möglich. Wir klicken zuerst in das Feld und dann auf den Drop-down-Pfeil rechts. Die aufspringende Auswahlliste enthält genau die Einträge, die wir zuvor mit dem Nachschlage-Assistenten festgelegt haben. Wir wählen schlecht mit einem Mausklick auf den entsprechenden Eintrag. Das nächste Feld Foto des Buches ist für die Eingabe eines OLE-Objektes (Object Linking and Embedding) vorgesehen. Damit werden Verbindungen zu Objekten außerhalb der Datenbank hergestellt oder diese werden direkt in die Datenbank eingebunden. Mögliche

2 Beispiele für Objekte sind Bilder, PowerPoint-Folien, Excel-Tabellen, Midi-Sequenzen usw. Nach einem Rechtsklick in dieses Datenfeld öffnet sich ein Kontextmenü. Wir klicken auf den Eintrag Objekt einfügen. Es geht ein weiterer Dialog auf. Dort wählen wir die Option Aus Datei erstellen und klicken auf die Schaltfläche Durchsuchen. Im folgenden Windows- Dialog suchen wir im System nach der Datei, die wir einfügen möchten. Wenn das Kontrollkästchen Verknüpfen aktiviert wird, wird die Bilddatei nur mit der Datenbank verknüpft und nicht eingefügt. Das spart Speicherplatz. Solltest du allerdings die verknüpfte Bilddatei in ein anderes Windows-Verzeichnis verschieben, findet Access die Datei nicht mehr, da die Verknüpfung nur den Pfad zu der Datei in der Datenbank abspeichert. Im Moment lassen wir das Feld leer. In das letzte Feld Rezension geben wir mit der Tastatur einen Text ein. Wir schreiben Krimiklassiker hinein. Als letztes Feld sehen wir Zum Hinzufügen klicken. Hier können wir in der Datenblattansicht ein neues Feld anlegen, indem wir einfach eine Eingabe machen. Access versucht dann anhand der Eingabe den Felddatentyp festzulegen. Gibst du eine Zahl ein, legt Access den Felddatentyp Zahl fest. Den Feldnamen können wir im Kontextmenü (rechter Mausklick auf den Spaltenkopf) mit dem Eintrag Spalte umbenennen festlegen. Es empfiehlt sich jedoch, Felder in der Entwurfsansicht anzulegen, da hier der Zugriff auf alle Eigenschaften gegeben ist. Nachstehender Datensatz steht jetzt in der Tabelle. Es kann vorkommen, dass der Eintrag für eine Zelle zu groß ist. Er kann zwar vollständig hineingeschrieben werden, ist aber nicht vollständig sichtbar. Um alles zu sehen, musst du

3 die Spaltenbreite vergrößern. Dazu zeigst du wie schon beschrieben mit der Maus auf den rechten Rand der Spaltenkopfzelle und der Mauszeiger verwandelt sich in einen Doppelpfeil. Bei gedrückter Maustaste ziehst du die Maus nach rechts und verbreiterst so die Spalte. Im Original veränderbare Word-Dateien Um die optimale Spaltenbreite zu erhalten, klicken wir mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf. Im Kontextmenü wählen wir den Eintrag Feldbreite. Es öffnet sich der Dialog Spaltenbreite. Dort klicken wir auf Anpassen. Ein Doppelklick auf die rechte Begrenzungslinie des Spaltenkopfes führt zum selben Ergebnis. Im Feld Rezension empfiehlt es sich auf keinen Fall, die Spaltenbreite anzupassen, da hier unter Umständen bis zu Schriftzeichen stehen können. Hier verwendet man besser Formulare. Mehr dazu später. Die meisten Leute bevorzugen es, die Datenfelder mit der Maus anzuklicken und die Daten mit der Tastatur einzugeben. Vielen ist dieser Wechsel lästig. Allerdings kann man auch vollkommen auf die Maus verzichten und alles per Tastatur erledigen. Dann kommt man mit Tab oder Enter ein Feld weiter, mit Umschalttaste + Tab ein Feld zurück. Sollte es bei der Dateneingabe Probleme geben, liegt es meistens an einer fehlerhaften Einstellung bereits in der Entwurfsansicht wenn beispielsweise dem Datenfeld Erstausgabe der Datentyp Datum zugewiesen wurde, anstatt Zahl. Dieser Fehler lässt sich schnell beheben.

4 Ein Mausklick auf das Entwurfsansichtssymbol bringt uns sofort in die Entwurfsansicht, wo wir die nötigen Korrekturen vornehmen können. In der Entwurfsansicht steht an gleicher Stelle ein Tabellensymbol, welches uns sofort wieder in die Datenblattansicht zurückbringt. Fehlerhaft eingegebene Daten (z. B. Text in einem Zahlenfeld) werden von Access mit einer Fehlermeldung quittiert. Du kannst erst den nächsten Datensatz eingeben, wenn sämtliche Pflichtfelder des aktuellen Datensatzes ausgefüllt sind. Pflichtfelder sind die Felder, deren Eigenschaft Eingabe erforderlich auf Ja eingestellt ist. Das kannst du umgehen, wenn du z. B. bei Textfeldern Leerzeichen eingibst, sofern die Eigenschaft Leere Zeichenfolge auf Ja gesetzt ist. Datensätze löschen In der Tabelle kannst du ganze Datensätze löschen. Hierzu klickst du auf den Zeilenkopf der zu löschenden Zeile. Der Datensatz wird nun mit einem orangefarbenen Rahmen umgeben. Drücke nun die Entf-Taste oder die Schaltfläche Löschen in der Befehlsgruppe Datensätze oder wähle Datensatz löschen im Kontextmenü.

5 Access fragt in einem Dialog nach, ob der Datensatz gelöscht werden soll. Du bestätigst den Löschvorgang mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Ja und der Datensatz wird gelöscht. Weitere Tabellen einfügen Weitere Tabellen fügst du ein, indem du zunächst auf das Register Erstellen wechselst. In der Befehlsgruppe Tabellen findest du die Schaltflächen Tabelle und Tabellenentwurf. Mit Tabelle fügst du eine neue leere Tabelle in der Datenblattansicht ein, mit Tabellenentwurf eine Tabelle in der Entwurfsansicht. Tabellen importieren/exportieren Es ist nicht unbedingt erforderlich, Tabellen zu erstellen. Wenn du eine Tabelle benötigst, die bereits in einer anderen Access-Datenbank existiert, kannst du sie importieren. Die Tabelle wird dann in deine Datenbank übernommen. Das funktioniert auch mit anderen Datenbankobjekten von Access. Die Befehle dazu findest du im Register Externe Daten. Auch Excel-Tabellen können importiert werden. Access versucht dabei, die Felddatentypen zu erkennen, und wandelt die Excel-Tabelle in eine Access-Tabelle um. Genauso ist es möglich, Access-Tabellen nach Excel zu exportieren, d. h. in Excel- Tabellen umzuwandeln. Es sind auch weitere Importe/Exporte von/zu anderen Datenbankmanagementsystemen möglich. Aus Zeitgründen wollen wir die Materie hier nicht behandeln.