Lektion 3: Änderungen an einer Access-Datenbank vornehmen

Transkript

1 Lektion 3: Änderungen an einer Access-Datenbank vornehmen Zu dieser Lektion Neue Fähigkeiten Neue Wörter Nachdem Sie nun Ihre erste Datenbank erstellt haben, erfahren Sie als Nächstes, wie man Veränderungen daran vornimmt. Diese Lektion beschreibt, wie Sie nicht mehr benötigte Datensätze aus Ihrer Datenbank entfernen und vorhandene Datensätze neu ordnen. Access erlaubt es, zu jeder Zeit bereits vorhandenen Datensätzen neue Felder hinzuzufügen. Entweder am Ende eines Datensatzes oder einfach mittendrin. Es kann allerdings sein, dass Sie alle schon eingegebenen Datensätze bearbeiten müssen, wenn Sie neue Felder einfügen. Es macht daher Sinn, Ihre Felder schon möglichst am Anfang des Datenbankentwurfs richtig auszuwählen. Sie erfahren in dieser Lektion auch, dass jedem Feld einer Tabelle ein bestimmter Datentyp zugeordnet ist, der besagt, wie Access dieses Feld behandeln soll, wie die Daten gespeichert werden sollen und welche Art der Dateneingabe in dem entsprechenden Feld erlaubt ist. Es ist daher am besten, wenn Sie schon vor der Dateneingabe für jedes Feld den richtigen Feldtyp wählen. Die Änderung des Datentyps in einem Feld zu einem späteren Zeitpunkt kann zu einem Datenverlust führen. Access bietet auch eine Online-Hilfe, die Sie nach Themen durchsuchen und auf zwei Arten lesen können: über das Menü Hilfe und über die Schaltfläche Fragezeichen, rechts oben in einem Dialogfeld. Am Ende dieser Lektion sollten Sie in der Lage sein, den Inhalt eines Feldes zu bearbeiten, Datensätze zu löschen, zu wissen, wann Sie die folgenden Datentypen verwenden sollten: Text, Memo, Zahl, Datum/Zeit, Währung, AutoWert und Ja/Nein, den Datentyp eines Feldes zu ändern, ein neues Feld hinzuzufügen, Felder neu zu ordnen, die Access-Online-Hilfe zu verwenden. Am Ende dieser Lektion sollten Sie in der Lage sein, den folgenden Begriff zu erklären: Datentyp ECDL Der Europäische Computer Führerschein Modul 5-31

2 Datensätze in einer Datenbank ändern und löschen Ein Feld ändern Einen Datensatz löschen Lektion 2 hat gezeigt, wie man in Access eine Datenbank, bestehend aus einer Tabelle, erstellt. Jetzt wird Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre Tabelle auf verschiedene Weisen verändern können. Um einen Datensatz in Ihrer Datenbank Vögel zu ändern oder zu löschen, starten Sie Access. Öffnen Sie die Datenbank Vögel und die Tabelle Vögel. Standardmäßig wird Ihre Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet. Um ein Feld zu ändern, klicken Sie zuerst auf das entsprechende Feld. Wenn Sie ganz links in ein Feld klicken, wird das ganze Feld ausgewählt. Der gesamte Inhalt wird durch Ihre Eingabe sofort überschrieben. Wenn Sie an irgendeine andere Stelle im Feld klicken, können Sie die Rücktaste oder Löschtaste verwenden, um einzelne Zeichen zu löschen oder neue einzugeben. Denken Sie daran, dass Sie das Feld Nummer nicht verändern können, da die Zuteilung von Access selbst vorgenommen wird. Ändern Sie das Feld Zugvogel?, indem Sie darauf klicken. Wenn das Feld schon aktiviert ist, wird es durch das Klicken deaktiviert und umgekehrt. (Wenn im Feld Zugvogel? ein Nein steht, können Sie es dabei belassen oder es in Ja umändern. Es wird keine andere Art der Eingabe akzeptiert.) Um einen Datensatz zu löschen, klicken Sie irgendwo in den entsprechenden Datensatz. Ganz links sehen Sie einen Pfeil. Wählen Sie BEAR- BEITEN/DATENSATZ LÖSCHEN oder klicken Sie auf die Schaltfläche DATENSATZ LÖSCHEN in der Symbolleiste. Sie können dann noch einmal bestätigen, dass Sie den Datensatz auch wirklich löschen wollen, oder Ihre Meinung ändern und ihn nicht löschen. Übung 10: Daten ändern und löschen 1) Öffnen Sie die Tabelle Vögel in der Datenbankansicht. Ändern Sie zwei Felder im Datensatz 16, die falsche Informationen zur Blaumeise enthalten. Die Farbe soll gelblich/hellblau, die Größe 18 sein. 2) Löschen Sie Datensatz 7 über die Sturmmöwe. 3) Geben Sie Details in die Felder gesehen wann und gesehen wo ein. Sie werden bemerken, dass das Feld gesichtet am nur gültige Datumsangaben akzeptiert. Sie werden also gezwungen, die Angaben in einem Standardformat einzugeben. Modul 5-32 Datenbanken

3 4) Wenn Sie fertig sind, schließen Sie die Tabelle. Sie gelangen automatisch zum Dialogfeld Datenbank. Wenn die Datensätze Ihrer Datenbank ein Feld AutoWert enthalten und Sie einen Datensatz löschen, wird die Nummer des gelöschten Datensatzes von Access nicht neu an einen anderen Datensatz vergeben. Access stellt sicher, dass die Datensätze ihre ursprünglich zugewiesene Nummer behalten und dass neuen Datensätzen immer eine höhere Nummer zugewiesen wird als vorherigen. Die unterschiedlichen Datentypen Wahrscheinlich gehen Sie nach der letzten Übung davon aus, dass Access Ihre Gedanken lesen kann. Wie kann Access wissen, dass die Spalte gesichtet am nur Datumsangaben beinhalten soll? Und wie kann Access wissen, dass die Spalte Zugvogel? entweder nur mit Ja belegt ist oder leer bleibt (für Nein)? (Oder eben, dass die Eingabe in dieses Feld nur Ja oder Nein sein kann.) Die Antwort liegt im Tabellenentwurf und um ehrlich zu sein, haben wir ein wenig gemogelt. Wenn Sie eine Tabelle in Access aufbauen, müssen Sie für jedes Feld zwei Dinge tun: Sie müssen dem Feld einen Namen geben. Sie müssen dem Feld einen Datentyp zuweisen. Als Sie den Assistenten verwendet haben, um die Tabelle Vögel zu erstellen, hatten die aus der Mustertabelle Pflanzen ausgewählten Felder die gleichen Charakteristika wie die entsprechenden Felder in der Tabelle Vögel. Sie änderten die Namen der Felder, um sie der Vogelsichtung anzupassen. Da Sie die einzelnen Felder jedoch sorgfältig ausgewählt hatten, brauchten Sie den Datentyp nicht mehr zu verändern. Der Datentyp teilt Access mit, wie es ein Feld zu behandeln hat, wie die Daten gespeichert werden und welche Art von Dateneingabe erlaubt ist. ECDL Der Europäische Computer Führerschein Modul 5-33

4 Datentyp Der Datentyp ist entscheidend dafür, welche Art von Daten in einem Feld gespeichert werden können. Außerdem teilt er Access mit, wie es diese Daten behandeln soll. Access erkennt eine Vielzahl verschiedener Datentypen. In der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Datentypen für unsere Zwecke aufgeführt. Datentyp Findet Verwendung bei Beispiele Text Memo Zahl Jegliche Art alphabetischer und numerischer Daten. Wird in der Regel verwendet, wenn die Datenmenge begrenzt ist. Es können nicht mehr als 255 Zeichen eingegeben werden. (Wenn es sich um numerische Daten handelt, sollten Sie nicht beabsichtigen, diese später in Berechnungen zu verwenden.) Jegliche Art alphabetischer und numerischer Daten. Wird in der Regel für formlose Einträge verwendet. Es können bis zu Zeichen eingegeben werden. (Auch hier gilt: Wenn es sich um numerische Daten handelt, sollten Sie nicht beabsichtigen, diese später in Berechnungen zu verwenden.) Numerische Daten, die in Berechnungen verwendet werden sollen. Nachname, Farbe, Postleitzahl, Telefonnummer Beschreibungen, gesehen wo, Notizen Warenbestand, Größe einer Herde, verkaufte Stückzahl Datum/Uhrzeit Datums- oder Zeitangaben. Kaufdatum, Ankunftszeit, Pflanzdatum Währung Geldbeträge oder andere numerische Daten, die in Berechnungen verwendet werden und nicht mehr als vier Dezimalstellen aufweisen. Preise, aktuelle Wertangaben Modul 5-34 Datenbanken

5 Datentyp Findet Verwendung bei Beispiele AutoWert Ja/Nein Eine Zahl, die jedem neuen Datensatz automatisch zugewiesen wird. Access weist die Zahlen in einer Reihenfolge zu und beginnt dabei mit 1. Felder, die einfach nur Werte wie Ja/Nein, Richtig/Falsch oder An/Aus beinhalten können. Fortlaufende Zahlenreihe Zugvogel?, Noch einmal kaufen? Den Datentyp ändern Es ist einfach, den Datentyp in einem Feld zu ändern. Dennoch sollten Sie am besten schon beim Entwurf die richtige Entscheidung bezüglich des Datentyps treffen. Eine Änderung des Datentyps, nachdem Sie schon eine größere Datenmenge eingegeben haben, könnte bei Access zu Verwirrung und somit zu Datenverlust führen. In Übung 11 werden Sie einige Datentypen in der Tabelle Vögel ändern. Übung 11: Datentypen ändern 1) Öffnen Sie die Datenbank Vögel. 2) Markieren Sie im Dialogfeld Datenbank die Tabelle Vögel und klicken Sie auf die Schaltfläche ENTWURF. 3) Die Entwurfsansicht Ihrer Tabelle wird angezeigt. Die Entwurfsansicht ist in zwei Hauptbereiche unterteilt. Oben sehen Sie die Liste der Feldnamen und den dazugehörigen Datentyp. Klicken Sie auf irgendein Datentypfeld. Neben dem Datentyp wird ein Dropdown-Pfeil sichtbar. Klicken Sie auf den Pfeil. Eine Liste der weiter oben im Text beschriebenen Datentypen (und noch einige andere, die wir nicht genannt haben) wird angezeigt. Um einen Datentyp zu ändern, wählen Sie einfach einen neuen aus der Liste aus. ECDL Der Europäische Computer Führerschein Modul 5-35

6 4) Experimentieren Sie einfach mal ein wenig. Ändern Sie den Datentyp von Zugvogel? von Ja/Nein in Zahl. Schließen Sie das Dialogfeld und bestätigen Sie, dass Sie die Änderungen speichern möchten. Öffnen Sie die Tabelle. Sie sehen jetzt, wie sich die Daten im Feld Zugvogel? verändert haben. Gehen Sie zurück in die Entwurfsansicht. (Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche ENTWURFSANSICHT in der Symbolleiste oder schließen Sie die Tabelle und klicken Sie auf die Schaltfläche ENTWURFSANSICHT.) Ändern Sie den Datentyp des Felds Zugvogel? in Datum/Uhrzeit. Speichern Sie die Änderung und schauen Sie sich das Ergebnis in der Datenblattansicht an. Sie sehen jetzt, welch verwunderliches Ergebnis das Ändern des Datentyps bei schon eingegebenen Daten hervorbringen kann. Wenn Sie mit dem Experimentieren fertig sind, ändern Sie den Datentyp des Felds Zugvogel? wieder in Ja/Nein. 5) Wenn das Feld Zugvogel? als Werte Ja und Nein enthält, ändern Sie es wie folgt in Kontrollkästchen um. Klicken Sie in das Feld Zugvogel?. Immer noch in der Entwurfsansicht gehen Sie in den unteren Fensterbereich Feldeigenschaften. Wählen Sie das Register Nachschlagen und klicken Sie auf Steuerelement anzeigen. Wählen Sie aus der Dropdown- Liste die gewünschte Option: Kontrollkästchen. 6) In späteren Übungen möchten Sie vielleicht die Größe der einzelnen Vögel miteinander vergleichen. Dafür muss das Feld Größe numerisch sein. Ändern Sie also den Datentyp von Text in Zahl. 7) Speichern Sie Ihre Arbeit ab. Ihrer Tabelle neue Felder hinzufügen Können Sie jederzeit neue Felder in die Datensätze Ihrer Datenbank einfügen? Die Antwort lautet Ja. Wenn Sie dies tun, müssen Sie aber unter Umständen alle schon eingegebenen Datensätze bearbeiten. Das trifft ganz besonders auf numerische Felder (wo ein leeres Feld als 0 interpretiert werden könnte) und Ja/Nein-Felder (wo ein leeres Feld als Nein interpretiert werden könnte) zu. Es ist aber auch für jedes andere Feld, das Sie zum Sortieren und Filtern von Daten verwenden, von Bedeutung. Es ist also in jedem Fall besser, wenn Sie sich schon beim Aufbau der Datenbank Gedanken über die gewünschten Felder machen, um dann später so wenig Änderungen wie möglich vorzunehmen. Übung 12: Neue Felder hinzufügen 1) Öffnen Sie die Tabelle Vögel in der Entwurfsansicht. Modul 5-36 Datenbanken

7 2) Wo möchten Sie ein neues Feld hinzufügen? Am Ende des Datensatzes oder irgendwo mittendrin? Um am Ende des Datensatzes ein neues Feld einzufügen, klicken Sie auf das nächste unbenutzte Feld für Feldname. Für diese Übung wählen Sie bitte diese Option. Um ein neues Feld zwischen zwei schon existierende Felder einzufügen, klicken Sie auf den Titel des Feldes, das sich später rechts neben dem neuen Feld befinden soll, und wählen Sie EINFÜGEN/FELD. 3) Geben Sie den Titel bzw. Namen für das neue Feld ein: Kommentare. 4) Geben Sie den Datentyp für das neue Feld an: Memo. (Ein Feld mit dem Datentyp Text fasst maximal 255 Zeichen. Ein Feld mit dem Datentyp Memo hingegen kann bis zu Zeichen fassen.) 5) Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHLIESSEN. -oder- Wählen Sie DATEI/SCHLIESSEN. -oder- Halten Sie Strg gedrückt und drücken Sie auf w. -oder- Klicken Sie auf die Schaltfläche DATENBLATTANSICHT. Access fordert Sie auf, die Änderungen zu bestätigen. Sie können auch ein neues Feld direkt in eine Tabelle einfügen. Während Sie sich in der Datenblattansicht befinden, klicken Sie einfach auf den Titel des Feldes, das nach dem Einfügen rechts neben dem neuen Feld stehen soll, und wählen Sie EINFÜGEN/SPALTE. Access weist diesem Feld den Datentyp Text zu. Wenn das der Datentyp ist, den Sie für dieses Feld möchten, OK. Falls aber nicht, so müssen Sie in die Entwurfsansicht gehen, um den Datentyp festzulegen. ECDL Der Europäische Computer Führerschein Modul 5-37

8 Versuchen Sie es einmal: Fügen Sie ein neues Feld rechts neben dem Feld Farbe ein. Access nennt diese neue Spalte Feld1. Gehen Sie in die Entwurfsansicht, ändern Sie den Feldnamen in Anzahl gesehen und weisen Sie den Datentyp Zahl zu. Geben Sie die Zahlen wie angegeben ein. Die Felder einer Tabelle neu ordnen Um die Reihenfolge der Felder in einer Tabelle zu verändern, klicken Sie in den Titel des Feldes, das Sie verschieben möchten. Klicken Sie noch einmal, halten Sie aber dabei die linke Maustaste gedrückt. Am Ende des Cursors wird ein kleines Kästchen angezeigt. Ziehen Sie nun das Feld an seine neue Position nach rechts oder links. Wenn Sie dort angekommen sind, wo Sie das Feld einfügen möchten, erscheint eine dicke, schwarze Linie. Access teilt Ihnen dadurch mit, dass es verstanden hat, an welche Stelle es die verschobene Spalte positionieren soll. Wenn die Stelle korrekt ist, lassen Sie die Maustaste los und die Spalte wird an der entsprechenden Stelle eingefügt. Üben Sie das einige Male, bis Sie mit dem Vorgang vertraut sind. Auf eine Diskette speichern Haben Sie Ihre Tabelle zwischendurch mal gespeichert? Sie sollten dies unbedingt tun. Außerdem ist es hilfreich, Ihre Tabelle auf Diskette zu speichern bzw. eine Sicherungskopie zu erstellen. Wie Sie vielleicht schon beim Erstellen der Datenbank bemerkt haben, fordert Access Sie sofort zum Speichern auf. Die Möglichkeit, Ihre Arbeit anschließend (wie z.b. bei Word oder Excel) auf Diskette zu speichern, ist so in Access nicht gegeben. Sie können jedoch eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank erstellen. Folgen Sie den Schritten in Übung 13, um zu erfahren, wie Sie vorgehen müssen. Übung 13: Ihre Access-Datenbank auf Diskette speichern Sie können eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank mit folgenden Schritten erstellen: 1) Schließen Sie die eventuell geöffnete Datenbank. 2) Kopieren Sie Ihre Datenbank mit Hilfe des Windows Explorers auf Diskette. Sie haben auch andere Möglichkeiten. 1) Erstellen Sie auf Ihrer Diskette eine leere Datenbank. 2) Wählen Sie DATEI/EXTERNE DATEN/IMPORTIEREN. Modul 5-38 Datenbanken

9 3) Wählen Sie die Datenbank Vögel.mdb aus und klicken Sie auf IMPORTIEREN. oder: 1) Öffnen Sie die Datenbank Vögel.mdb. 2) Wählen Sie die Tabelle Vögel und klicken Sie auf DATEI/EXPORTIEREN. 3) Wählen Sie die leere Datenbank, die Sie zuvor auf einer Diskette erstellt haben, und klicken Sie auf SPEICHERN. 4) Bestätigen Sie das Dialogfeld Exportieren mit OK. Wenn Sie eine Datenbank geändert haben, fragt Access normalerweise nicht nach, ob Sie die Änderungen speichern möchten, wenn Sie die Datei schließen. Im Gegensatz zu den meisten anderen Microsoft- Anwendungen geht Access davon aus, dass die vorgenommenen Änderungen auch beibehalten werden sollen. Online-Hilfe Die Optionen im Menü Hilfe verwenden Wie Excel, PowerPoint und andere Microsoft-Anwendungen bietet auch Access eine Online-Hilfe an, die Sie nach Themen durchsuchen können. Das Wort Hilfe in Online-Hilfe bedeutet, dass Informationen vorliegen, die Sie dabei unterstützen, Word zu verstehen und zu benutzen. Das Wort Online beschreibt, dass die Information auf dem Bildschirm verfügbar ist, statt auf Papier. Sie können die Online-Hilfe auf zwei Arten lesen: entweder über das Menü? oder über Dialogfelder. Wählen Sie?/MICROSOFT ACCESS-HILFE, um die drei Register des Dialogfelds Hilfe angezeigt zu bekommen. Sie werden im Folgenden näher beschrieben. ECDL Der Europäische Computer Führerschein Modul 5-39

10 Register Inhalt Dieses Register bietet Ihnen eine kurze Beschreibung der Hauptmerkmale von Access. Wo Sie ein Buchsymbol sehen, doppelklicken Sie darauf, damit Ihnen die damit verwandten Themen angezeigt werden. Doppelklicken Sie auf ein Fragezeichen, um den Hilfetext zu lesen. Klicken Sie auf einen Pfeil, damit Access Ihnen zeigt, wie Sie eine bestimmte Aktion ausführen können. Klicken Sie auf einen Doppelpfeil, um eine Schritt für Schritt-Anleitung zu erhalten. Register Index Das hier angezeigte Material können Sie wie das Schlagwortregister eines gedruckten Buchs lesen bzw. verwenden. Geben Sie die ersten Buchstaben eines Wortes (oder Satzes) ein, das für Sie interessant ist. Access zeigt gefundene Übereinstimmungen mit der Online-Hilfe im unteren Teil des Dialogfelds an. Wenn Sie den gesuchten Eintrag gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche ANZEIGEN. Register Antwort-Assistent Sie können das Wort oder Thema, das Sie suchen, nicht über das Register Inhalt oder Index finden? Dann versuchen Sie es hier. Wenn Sie ein Wort oder einen Satz schreiben, führt Access eine Suche durch, die bis in die Tiefen der Online- Hilfe vordringt. Access zeigt auch einige verwandte Wörter an, um Ihnen das Eingrenzen der Suche zu erleichtern. Wenn Sie das gesuchte Element bzw. Thema, gefunden haben, führen Sie einen Doppelklick aus, um es anzuzeigen. Der Fragen-Assistent nimmt Fragen in einfachem Deutsch an. Während Sie die Online-Hilfe lesen bzw. durchsuchen, sehen Sie die folgenden Schaltflächen am oberen Rand des Online-Hilfe-Fensters. Ausblenden/Einblenden: Blendet den linken Fensterausschnitt des Dialogfelds Online-Hilfe ein oder aus. Zurück/Vorwärts: Führt Sie vorwärts und rückwärt durch vorher besuchte Hilfethemen. Drucken: Druckt das ausgewählte Thema. Optionen: Bietet einige Optionen zur Ansicht und ermöglicht das Drucken gerader angezeigter Online-Hilfe-Texte. Modul 5-40 Datenbanken

11 Der Gebrauch der Hilfe im Dialogfeld Sie können auch direkt vom Dialogfeld aus auf die Online-Hilfe zugreifen. Dies wird Ihnen in Übung 14 demonstriert. Übung 14: Gebrauch der Online-Hilfe in einem Access- Fenster 1) Vom Dialogfenster Datenbank aus wählen Sie HILFE/DIREKTHILFE in der Symbolleiste. Neben dem Cursor wird ein Fragezeichen angezeigt. 2) Klicken Sie auf das Register Abfragen. 3) Access blendet einen Online-Hilfetext ein, der Ihnen Auskunft über die Funktion des ausgewählten Bildschirmelements gibt. 4) Klicken Sie irgendwo im Access-Fenster, um den Hilfetext auszublenden. Führen Sie diese Übung auch mit anderen Bildschirmelementen in Access durch. Wenn Sie fertig sind, können Sie Ihre Datenbank schließen und Access beenden. Access-Symbolleisten Die am häufigsten verwendeten Funktionen in Access sind durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste verfügbar. In der Regel zeigt Access die gebräuchlichsten Symbolleisten an, und zwar die, welche die Schaltflächen der Funktionen enthält, die Sie wahrscheinlich verwenden werden. Wenn Sie die Symbolleiste ausblenden (und alle Optionen über die Menüleiste abrufen möchten) oder andere Symbolleisten einblenden wollen, wählen Sie ANSICHT/SYMBOLLEISTE und dann die Symbolleisten, die angezeigt werden sollen. ECDL Der Europäische Computer Führerschein Modul 5-41

12 Zusammenfassung der Lektion: Das haben Sie gelernt Der Datentyp eines Feldes teilt Access mit, wie es ein Feld zu behandeln hat, wie die Daten gespeichert werden und welche Art von Dateneingabe erlaubt ist. Die am häufigsten verwendeten Datentypen sind: Text, Memo, Zahl, Datum/Zeit, Währung, AutoWert und Ja/ Nein. Versuchen Sie daher am besten, vor der Dateneingabe für jedes Feld den richtigen Feldtyp auszuwählen. Die Änderung des Datentyps eines Felds zu einem späteren Zeitpunkt kann zu Datenverlust führen. Sie können der Datenbank jederzeit neue Felder hinzufügen, müssen aber möglicherweise alle schon eingegebenen Datensätze danach bearbeiten. Das trifft in besonderem Maße für numerische Felder (wo ein leeres Feld als 0 interpretiert werden könnte) und Ja/Nein-Felder (wo ein leeres Feld als Nein interpretiert werden könnte) zu. Access bietet auch eine Online-Hilfe, die Sie nach Themen durchsuchen können. Die Online-Hilfe kann auf zwei Arten gelesen werden: über das Menü HILFE und über die Schaltfläche FRAGEZEICHEN, rechts oben in einem Dialogfeld. Modul 5-42 Datenbanken