Modul 5 Access Syll. 5.0

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1 EC DL - VO O R B E R E I T U N G S K U R S Modul 5 Access Syll. 5.0

2 Datenbank - Allgemeines Datenbankprogramm starten bzw. beenden bestehende Datenbank öffnen bzw. schließen Schaltfläche "Start" Programme Microsoft Office Access 2007 starten od. Doppelklick auf Verknüpfung am Desktop bzw. Schaltfläche "Office" Access beenden od. ALT + F4 od. Symbol Schließen Access starten - Symbol "Öffnen" in der Schnellstartleiste od. STRG + O od. Schaltfläche "Office" Öffnen od. rechter Fensterbereich Zuletzt verwendete Datenbank öffnen bzw. Schaltfläche "Office" Datenbank schließen Access starten Name vergeben Datenbank erstellen Speicherort auswählen Schaltfläche Office Access-Optionen Aktuelle Datenbank - Multifunktionsleisten- und Symbolleistenoptionen Vollständige Menüs zulassen bzw. Standardkontextmenüs zulassen - aktivieren bzw. deaktivieren Vollständige Menüs bzw. Standardkontextmenüs zulassen Multifunktionsleiste minimieren: Rechtsklick auf Multifunktionsleiste - Multifunktionsleiste minimieren wiederherstellen: Multifunktionsleiste minimieren - deaktivieren Arbeitsschritte Tabelle Tabelle öffnen Tabelle speichern Tabelle schließen Navigationsbereich: Doppelklick auf gewünschte Tabelle od. Rechtsklick Schnellstartleiste - ICON Speichern od. Tabelle schließen od. Rechtsklick auf Registerkarte "Tabelle" od. STRG + S od. Schaltfläche "Office"- Speichern Symbol Schließen od. Rechtsklick auf Tabellenname - Schließen 2

3 Ansicht wechseln Registerkarte "Start" bzw. Datenblatt - - Datenblatt- bzw. Entwurfsansicht od. Symbole in der Statusleiste Navigationsbereich Kontextmenü auf Tabelle Löschen oder Tabelle löschen Registerkarte "Start"- - Löschen od. ENTF-Taste zwischen Datensätzen entsprechende Symbole verwenden navigieren Datensatz hinzufügen Symbol od. Registerkarte "Start"- Symbol od. STRG ++ Datenblattansicht - Spalte markieren Rechtsklick od. Symbol Datensätze sortieren im Spaltenkopf Symbole auswählen od. Registerkarte "Start" Datensätze löschen Daten hinzufügen, ändern, löschen Tabelle erstellen und benennen Gültigkeitsregel erstellen Primärschlüssel festlegen Index erstellen Feld hinzufügen Spaltenbreite ändern Datensatz markieren Kontextmenü "Start"- - Registerkarte "Start" - Entwurfsansicht od. Registerkarte Registerkarte "Erstellen" Tabelle Registerkarte "Datenblatt" Ansicht Entwurfsansicht - Speichern Feldname, Felddatentyp, Beschreibung und Feldeigenschaften festlegen z. B. Man kann nur eine Zahl eingeben, die kleiner als 7 ist: Entwurfsansicht Feldeigenschaften, ins Feld Gültigkeitsregel klicken, <7 eingeben Entwurfsansicht - Feldname markieren Registerkarte "Tabellen- tools" Entwurf Symbol anklicken od. Rechtsklick auf Feldname Entwurfsansicht - auf gewünschten Feldnamen stellen - Feldei- genschaften Indiziert - auswählen Entwurfsansicht neuen Feldnamen, -datentyp und -größe oder Format eingeben Datenblattansicht Spalte markieren Rechtsklick - Spaltenbreite Maß eingeben od. Registerkarte Start Datensätze Weitere - Spaltenbreite Suchen-Befehl Datenblattansicht Registerkarte Start Symbol od. STRG + F od. - Suchbegriff eingeben 3

4 Papiergröße ändern: (Seiten-Orientierung, Hoch- od. Querformat,...) Schaltfläche "Office" - Drucken - Seitenansicht od. Symbol Seiten- ansicht - ganze Tabelle: eine Seite: einen Datensatz bzw. bestimmte Datensätze: markieren und im Tabelle drucken Spalte verschieben Spalte löschen Beziehung erstellen Druckmenü auswählen Datenblattansicht Spalte markieren mit Maus verschieben (Drag und Drop) Spalte markieren Kontextmenü Spalte löschen Registerkarte "Datenbanktools" - ICON Symbol anzeigen Tabellen auswählen Schaltfläche Hinzufügen Von Feldname der 1. Tabelle (Primärschlüssel) zum gleichen Feldnamen der 2. Tabelle mit der Maus ziehen Im Fenster "Beziehungen bearbeiten" Einstellungen vornehmen Schaltfläche "Erstellen" anklicken Beziehung löschen auf Beziehungslinie Rechtsklick Entf-Taste od. Löschen 4

5 Arbeitsschritte Filter Filter anwenden: z. B. Sie möchten nur Mitglieder aus dem Ort Graz anzeigen: Datenblattansicht Spalte "Ort" klicken, Registerkarte "Start" Symbol Textfilter Optionen auswählen - eingeben Benutzerdefinierter Filter Auswahlbasierter Filter Filter entfernen "Graz" markieren Symbol - Optionen auswählen Symbol od. Symbol od. im Spaltenkopf auf Symbol - Arbeitsschritte Abfrage Abfrage öffnen, speichern, schließen, löschen Ansicht wechseln Datensätze sortieren Registerkarte "Erstellen" Symbol Abfrage über eine oder zwei Tabellen erstellen und speichern speichern Fertig stellen od. Abfrageentwurf: (Symbol ) Tabellen auswählen Feldnamen mit Doppelklick od. durch Hinunterziehen in Tabelle hinzufügen 5

6 Operatoren Logische Operatoren Kriterien eingeben od. Sortierung od. Feld nicht anzeigen gleich: = nur das Kriterium hinschreiben ungleich: <> größer als: > größer gleich: >= kleiner: < kleiner gleich: <= mindestens 20: >= 20 weniger als 100: <100 Datum: zwischen und und: in 1 Zeile eingeben (Kriterienzeile) oder: in 2 Zeilen eingeben (Kriterienzeile und oder-zeile) nicht: in Kriterienzeile eingeben (z. B. nicht "Helga" od. <> "Helga) *: für beliebig viele Buchstaben?: für 1 Buchstaben %: für beliebig viele Zeichen. Es kann entweder als erstes oder als letztes Zeichen der Zeichenfolge verwendet werden. (z. B. wo% findet wohin, woher, aber nicht warum) _: für 1 Zeichen (z. B. B_ll findet Ball, Bellen, Bill) Platzhalter ANSI-92-Platzhalterzeichen muss aktiviert sein! Abfragekriterien verändern, hinzufügen, entfernen Feld hinzufügen Feld entfernen Abfrage öffnen - in Entwurfsansicht wechseln - Kriterium ändern Entwurfsansicht - Feldname durch Doppelklick oder durch Hinunterziehen in Tabelle hinzufügen Entwurfsansicht - Spalte markieren - Entf-Taste drücken 6

7 Felder verschieben Felder ein- od. ausblenden Abfrage ausführen Tabelle, Abfrageergebnisse exportieren Papiergröße ändern: (Seiten-Orientierung, Hoch- od. Querformat,...) Abfrageergebnis drucken Spalte markieren und mit Drag und Drop verschieben aktivieren od. deaktivieren Datenblattansicht oder Symbol Navigationsbereich - Rechtsklick auf Tabelle bzw. Abfrage - Exportieren -(Format auswählen, z. B. txt, xml,...)- Ziel auswählen Arbeitsschritte Formular Formular öffnen, speichern, schließen, löschen Ansicht wechseln Datensätze sortieren Filter anwenden bzw. entfernen Verwendung eines Formulars Formular- od. Layoutansicht (sonst wie bei Tabelle) Formularansicht (sonst wie bei Tabelle) zum Anzeigen und Pflegen von Datensätzen Registerkarte "Erstellen" Formulare Formular erstellen Datensatz hinzufügen Tabelle und Felder auswählen Weiter - Layout festlegen Weiter - Format festlegen Weiter - Titel schreiben Fertig stellen Formular öffnen - Formularansicht Symbol "Neuer Datensatz" Formularansicht - Datensatz auswählen - Registerkarte "Start" Datensatz löschen Daten hinzufügen, bearbeiten, löschen Formularansicht - Datensatz auswählen - Änderungen vornehmen 7

8 Text in Kopf-, Fußzeile hinzufügen, ändern Textfelder ändern (z. B. Farbe und Größe, Position) Papiergröße ändern: (Seiten-Orientierung, Hoch- od. Querformat,...) Drucken: alle Datensätze bzw. ausgewählte Seiten Entwurfsansicht - Registerkarte "Entwurf" - Steuerelemente - Symbol aufziehen und Text hineinschreiben bzw. in vorhandenes Textfeld klicken und ändern Entwurfsansicht - Registerkarte "Entwurf" bzw. Kontextmenü (hier kann die Schrift, Farbe, Effekt usw. eingestellt werden) Position jedes einzelnen Feldes kann durch Ziehen mit der Maus verändert werden Layoutansicht - weiterer Vorgang Größe kann durch Ziehen an den Ziehpunkten verändert werden Arbeitsschritte Bericht Bericht öffnen, speichern, schließen, löschen Ansicht wechseln Verwendung eines Berichts Bericht erstellen um ausgewählte Informationen aus einer Tabelle oder Abfrage zu drucken Registerkarte "Erstellen" Berichte Berichts-Assistent wählen Weiter Tabelle und Felder aus- Gruppierungsebenen hinzufügen ev. Gruppierungsoptionen festlegen - Weiter 8

9 Sortierreihenfolge ev. - Weiter Felder berechnen Daten- und Beschriftungsfelder ändern Text in Kopf-, Fußzeile ändern, hinzufügen Papiergröße ändern: (Seiten-Orientierung, Hoch- od. Querformat,...) Bericht drucken: gesamten Bericht bzw. bestimmte Seiten Layout festlegen Weiter - Format festlegen Weiter - Titel schreiben Fertig stellen siehe Formular siehe Formular Layoutansicht Registerkarte "Format" Symbol Bericht sortieren Fragenkatalog Was ist eine Datenbank? Anwendungsgebiete von großen Datenbanken Teile der Datenbankstruktur Sammlung von Informationen (Gruppe von Daten) über ein bestimmtes Thema, die verwaltet werden müssen. Flugbuchungssysteme, Verwaltungsdaten (Warenverwaltung, Personenverwaltung), Bankdaten, Patientendaten, Bibliotheken, Tabelle, Feld, (Feldname, -datentyp), Datensatz Datenbank besteht aus mehreren Tabellen, diese beinhalten Datensätze, die wiederum aus Datenfeldern bestehen. Spaltenüberschriften der Datenfelder heißen Feldnamen. 9

10 Unterschied Daten und Informationen Daten in Tabellen Felder in Tabellen Datentypen Feldeigenschaften Primärschlüssel Index Beziehungen Erstellen von Beziehungen Integrität professionelle Datenbanken Anwender Datenbankadministrator Hilfe-Funktionen Konsequenzen, wenn Datentyp bzw. Feldeigenschaften geändert werden Zweck einer Abfrage Information: Im weitesten Sinn: Von Menschen nutzbares Wissen. Im engeren Sinn: Etwas, das sich durch Bits darstellen lässt. heißt allgemein Bedeutung (Inhalt) einer Nachricht oder übertragenes Wissen Information wird präsentiert Daten: Darstellbare Elemente (Informationen), die von Computern verarbeitet werden können. Im engeren Sinne: strukturierte Informationen wie Datensätze. Sind in Zeichen oder Zeichenkombinationen verschlüsselte Informationen zum Zweck der Speicherung oder Weiterverarbeitung auf elektronischen Datenverarbeitungsanlagen Gebilde aus Zeichen, die Informationen darstellen Daten sind ein Teil der Information, mit dem Sachverhalte und Vorgänge beschrieben werden. Sie werden unterschieden in Ziffern, Text, In der Informatik und Datenverarbeitung versteht man Daten als (Maschinen) lesbare und bearbeitbare (in der Regel digitale) Darstellung von Information jede Tabelle der Datenbank sollte nur Daten enthalten, die zu einer einzigen Objektart gehören jedes Feld einer Tabelle sollte nur ein Datenelement enthalten für jedes Feld muss der passende Datentyp festgelegt werden: wie z. B. Text, Zahl, Datum/Uhrzeit, ja/nein, für jedes Feld muss die passende Feldeigenschaft festgelegt werden, wie z. B. Format, Feldgröße, Standardwert, ermöglicht eine eindeutige Identifizierung jedes Datensatzes ermöglicht das schnelle Suchen und Sortieren von Datensätzen der Hauptzweck von Beziehungen besteht darin, die Redundanz von Daten zu minimieren ein spezifisches Feld einer Tabelle wird mit einem Feld einer anderen Tabelle verbunden Bei verknüpften Tabellen (Beziehungen) muss die Richtigkeit, Fehlerfreiheit bzw. Vollständigkeit der verknüpften Daten gewährleistet sein. werden von Datenbankexperten entworfen und erstellt führen Dateneingabe, -pflege und abfrage durch ist für den Zugang zu bestimmten Daten für die entsprechenden Anwender zuständig. Ebenso ist er für die Wiederherstellung einer Datenbank nach deren Absturz oder bei schwerwiegenden Fehlern zuständig F1-Taste bzw. Symbol Wenn noch keine Daten eingegeben wurden, ist dies jederzeit möglich. Wenn schon Daten vorhanden sind, kann die Änderung nur in wenigen Fällen durchgeführt werden bzw. führt sie zu teilweisem bzw. komplettem Datenverlust. Wenn Feldeigenschaften (z. B. Größe) verändert werden, schneidet Access alle Werte im Feld ab, welche die angegebene Feldgröße überschreiten. Abfrage dient dazu, Daten zu extrahieren und zu analysieren 10

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