Access Einführung

Transkript

1 Access 2016 Einführung

2 Access 2016 Einführung Hans-Rudolf Wenger Leseprobe Wings Lernmedien Chaltenbodenstrasse 4a CH 8834 Schindellegi Ihr Partner für erfolgreiches Lernen.

3 Version 2016 A Autor: Hans-Rudolf Wenger Art. Nr SG gebunden FG Farbdruck, gebunden Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright 2016 Wings Lernmedien, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Lernmedien urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Lernmedien nicht erlaubt. Layout: Room for Ideas, Zürich Umschlag: nicolas vontobel, werbung

4 Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort Erläuterungen zum Lehrmittel 2 2 Grundlagen der Datenbank Von der Kartei zum Datensatz Was ist eine Datenbank/Definitionen 4 3 Mit Access arbeiten Access starten und beenden Das Access Fenster Die Office-Oberfläche 9 Übung 3.4 A Access-Oberfläche Access-Hilfe 11 Übung 3.6 A Access-Hilfe Register Datei, Backstage-Ansicht Neue Datenbank erstellen 13 Übung 3.9 A Neue Datenbank anlegen Datenbank speichern 15 Übung 3.11 A Datenbank in anderem Datenbankdateityp speichern Datenbank öffnen und schliessen 16 Übung 3.13 A Datenbank öffnen und schliessen Objekte einer Datenbank Objekte öffnen, schliessen, suchen, speichern, löschen, kopieren Objekte exportieren und importieren 21 Übung 3.15 A Access-Objekte 23 Übung 3.15 B Datenbankobjekte importieren, umbenennen, Datenbank Ansichten Datensätze sortieren 24 Übung 3.18 A Datensätze sortieren Drucken 26 Übung 3.20 A Datenbankobjekte drucken Datenbank identifizieren 28 Übung 3.22 A Datenbank identifizieren Access Optionen 29 Übung 3.24 A Access-Optionen anpassen 33 4 Objekte im Datenbankfenster Navigationsbereich Objekt Tabelle Objekt Abfrage Objekt Formulare Objekt Bericht Ungarische Notation 41 Copyright Wings Lernmedien

5 Übung 4.7 A Arbeiten mit einer Datenbank 42 5 Arbeiten mit Tabellen Datensätze in Tabellen eingeben/löschen/ändern Bewegen in Tabellen Markieren Mit der Maus markieren Mit der Tastatur markieren Tabellenlayout/Tabellengestaltung 47 Übung 5.5 A Daten in Tabellen eingeben und Tabellen anpassen Daten suchen und ersetzen 51 Übung 5.7 A Suchen und ersetzen in Tabellen Datensätze filtern 52 Übung 5.9 A Mit Filtern arbeiten Neue Tabellen erstellen Felder (Spalten) einfügen und umstellen Felddatentypen Feldeigenschaften Feldgrösse beim Dateityp Zahl Zahlenformate Textformate Datumsformate Eingabeformat Beschriftung Standardwert Gültigkeitsregel/Gültigkeitsmeldung Eingabe erforderlich 66 Übung 5.14 A Tabelle erstellen 66 6 Datenbankdesign Datenmodell ERD/ERM Relationale Datenbank Normalisierung Erste Normalform Zweite Normalform Dritte Normalform Namenskonventionen Beziehungen zwischen Tabellen Beziehungen zwischen Tabellen definieren Beziehungen überarbeiten und löschen Unterdatenblätter 81 Übung 6.6 A Beziehungen einrichten und verwalten 82 7 Indexierung Sinn und Zweck von indexierten Feldern Index erstellen 85 Übung 7.3 A Index einrichten und verwalten 86 Copyright Wings Lernmedien

6 8 Arbeiten mit Abfragen Abfragen erstellen 88 Übung 8.3 A Abfrage erstellen Filter respektive Kriterien in Abfragen setzen Operatoren, Platzhalter und Kriterien 91 Übung 8.5 A Abfragekriterien Abfragen über mehrere Tabellen 93 Übung 8.7 A Abfragen über mehrere Tabellen erstellen Gruppierte Abfragen (Aggregierungsfunktionen) 96 Übung 8.9 A Gruppierte Abfragen Parameterabfrage 101 Übung 8.11 A Parameter in Abfragen Rechnen in Abfragen Runden in Access Verketten von Textfeldern 105 Übung 8.14 A Rechnen, Zellinhalte aufteilen und Texte verketten in Abfragen Aktionsabfrage 107 Übung 8.16 A Aktionsabfragen und Duplikatsuche Formulare Mit Formularen arbeiten 114 Übung 9.2 A Suchen in Formularen Formular mit dem Assistenten erstellen 117 Übung 9.4 A Formular mit dem Assistenten erstellen Entwurfsmodus Formularfenster Steuerelemente verschieben und gestalten Die verschiedenen Steuerelemente Formular- und Steuerelementeigenschaften Formular mit Optionsgruppe Formular mit Kombinationsfeld Formular mit Objektfeld 130 Übung 9.10 A Komplexe Formulare erstellen Berichte Bericht erstellen Bericht mit Assistent erstellen Entwurfsansicht von Berichten 140 Übung 10.3 A Berichte mit dem Assistenten erstellen Etiketten drucken 146 Übung 10.5 A Etiketten erstellen 148 Index 149 Copyright Wings Lernmedien

7 Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es fortlaufend durcharbeiten. Dank dem Index am Dokumentende dient es auch als Nachschlagewerk. Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint eine geeignete Übung. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse praktisch umsetzen. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. 1 Vorwort 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel 2 Copyright Wings Lernmedien 1

8 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Darstellung von Tasten, Tastenkombinationen und Befehlen Spezielle Tasten <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Enter> Tabulator, Umschalten Steuerung, Eingabe, etc. <Windows> Windows Logo-Taste Tastenkombinationen <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehle, Kontextmenü- Befehle Start, Zwischenablage, Kopieren Befehlsfolge: A Register B Gruppe C Befehl Die zur Durchführung der Übungen benötigten Dateien können Sie von unserer Homepage herunterladen. Gehen Sie auf folgende Internetseite: Unterhalb des Detailbeschriebs des Lehrmittels stehen die dazugehörigen Übungsdateien als Download zur Verfügung. 2 Copyright Wings Lernmedien

9 Microsoft Access ist eine relationale Datenbank. Mit Access ist es möglich, grosse Datenstände (Adressen, Artikelbestände, Bestellungen, usw.) auf eine effiziente Art zu verwalten. Eine Kartei wird in Access also zu einer Datenbank. Professionelle Datenbanken werden bei grösseren Unternehmen von Datenbankspezialisten entworfen und erstellt. Die Dateneingabe, -pflege und -abfrage erfolgt meistens durch die Anwender. Bei Problemen können sich diese an sogenannte Datenbankadministratoren wenden, welche Zugänge zu geschützten Daten gewähren und die bei schwerwiegenden Fehlern oder Datenbankabstürzen die notwendigen Berechtigungen für eine schnelle Hilfe haben. Im Ernstfall sind sie die ersten Ansprechpartner für die Anwender. Eine Datenbank soll so aufgebaut sein, dass ein gewöhnlicher Datenbankbenutzer mit der Datenbank arbeiten kann. Der Datenbankbenutzer erledigt die Datenpflege und aktualisiert den Datenbestand. Er besorgt den Informationsabruf durch Abfragen und stellt die Informationen mit Listen, Formularen oder Berichten zur Verfügung. 2 Grundlagen der Datenbank 2.1 Von der Kartei zum Datensatz Was ist eine Datenbank/Definitionen 4 Copyright Wings Lernmedien 3

10 2.1 Von der Kartei zum Datensatz Eine Kartei wird zur Datenbank Eine Kartei ist eine geordnete Sammlung von Daten auf kleinformatigen Karten. Jede der Karten steht für eine Informationseinheit (z. B. Adresse) und repräsentiert damit ein Objekt der Wirklichkeit. Früher wurden beispielsweise die Adressen von Kunden auf solchen Karteikarten erfasst und gepflegt. Eine Datenbank ist die elektronische Form eines Karteikastens. Es handelt sich um eine Sammlung von Daten, die aus der Sicht des Benutzers zusammengehören, z. B. eine Adressdatenbank oder eine Artikeldatenbank. 2.2 Was ist eine Datenbank/Definitionen Datenbank Aus der Verarbeitung und Interpretation von Daten entsteht Information. Ein Datenbankprogramm bietet ein System zur elektronischen Datenverwaltung, wie z. B. eine Patientendatenbank, Flugbuchungssysteme oder Verwaltungsdaten. Eine Datenbank enthält meistens mehrere Tabellen. Tabellen Aus einer gewissen Anzahl von Datensätzen wird eine Tabelle gebildet, die ähnlich wie eine Excel-Tabelle aussieht. Mehrere Tabellen, die zu einer Gesamtheit zusammengefasst und untereinander verknüpft werden, sind dann eine Datenbank. Das grundlegende Element einer Datenbank ist der Datensatz (er entspricht einer Karteikarte). In einem Datensatz wird beispielsweise eine Adresse oder ein Artikel erfasst, er enthält Informationen. Datenfeld Ein Datensatz enthält verschiedene Datenfelder (Zellen). Ein Datenfeld einer Adressdatenbank enthält z. B. den Nachnamen, ein anderes Datenfeld den Vornamen und wieder ein anderes die Ortschaft des entsprechenden Datensatzes. Datenfeldtypen Die Datenfelder wiederum weisen unterschiedliche Eigenschaften auf. Man spricht hier auch oft von Datenfeldtypen. Es gibt Datenfelder, in denen beispielsweise nur die Eingabe von Zahlen möglich ist, in anderen nur ein Datum oder nur bestimmte Textinhalte. 4 Copyright Wings Lernmedien

11 Wir wollen uns einen Überblick über die Datenbankobjekte, Tabelle, Abfrage, Formular und Bericht verschaffen und deren Abhängigkeit untereinander verstehen lernen. 4 Objekte im Datenbankfenster 4.1 Navigationsbereich Objekt Tabelle Objekt Abfrage Objekt Formulare Objekt Bericht Ungarische Notation 41 Übung 4.7 A Arbeiten mit einer Datenbank 42 Copyright Wings Lernmedien 35

12 4.1 Navigationsbereich Öffnen Sie die Datei Verein.accdb. Diese wird im ganzen Kapitel als Beispiel verwendet. Im Navigationsbereich (Alle Access-Objekte) finden Sie die folgenden Objekte: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module (in dieser Datenbank befinden sich keine Makros und Module). Alle Objekte können mit einem Doppelklick oder nach der Auswahl mit <Enter> geöffnet werden. Mit einem Rechtsklick können die Objekte kopiert, umbenannt oder gelöscht werden. Mit der Taste <F11> lässt sich der Navigationsbereich ein- oder ausblenden. 4.2 Objekt Tabelle In den Tabellen werden sämtliche Daten gespeichert. Die Tabellen lassen sich mit Excel- Tabellen vergleichen. Für jeden Sachverhalt (Kundenadresse, Artikel, usw.) sollte eine eigene Tabelle angelegt werden. Eine Tabelle enthält Spalten und Zeilen. Eine Zeile entspricht einem Datensatz. Bei den Spalten wird in Access von Feldern gesprochen und die Überschriften (Spaltentitel) zeigen den Feldnamen an. Datenblattansicht Die Tabelle tbltelefon wird angezeigt. Ein Klick auf diese Schaltfläche markiert die ganze Tabelle. Ein Klick auf dieses Rechteck markiert den gewählten Datensatz. Ein Klick auf einen Spaltentitel markiert die gesamte Spalte. Hier ist ersichtlich, wie viele Datensätze die Tabelle umfasst. 36 Copyright Wings Lernmedien

13 Entwurfsansicht In der Entwurfsansicht einer Tabelle können Sie die Eigenschaften der einzelnen Felder festlegen und verschiedene Einstellungen vornehmen, welche die Dateneingabe sicherer und einfacher gestalten. A Unter Feldname finden Sie sämtliche Spaltenbezeichnungen. Wollen Sie weitere Spalten erstellen, so geben Sie diese hier ein. B Unter Felddatentyp wählen Sie, ob in einer Zelle nur Zahlen, ein Datum oder Texte eingegeben werden dürfen. C In den Feldeigenschaften können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen. Hier wurde die Feldgrösse Spalte TelNr auf 9 Zeichen begrenzt. Ansicht wechseln Es gibt mehrere Möglichkeiten von der Datenblattansicht in die Entwurfsansicht und wieder zurück zu wechseln: Im Register Start können Sie in der Gruppe Ansicht über das Symbol ganz links zwischen Entwurfs- und Datenblattansicht hin- und herwechseln. Als weitere Variante klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellennamen und wählen dann Entwurfsansicht. In der Statusleiste ganz rechts unten im Fenster kann über die abgebildeten Symbole ebenfalls hin- und hergewechselt werden. Copyright Wings Lernmedien 37

14 4.3 Objekt Abfrage Wir arbeiten in der Datei Verein.accdb weiter. Wechseln Sie zu den Abfragen. Mit einer Abfrage legen Sie auf eine Tabelle einen Filter. Das heisst beispielsweise: Wenn Sie eine Liste aller Passivmitglieder erstellen wollen, so setzen Sie den entsprechenden Filter in einer Abfrage. Filter definieren Sie in der Entwurfsansicht einer Abfrage. In der Datenblattansicht wird das Resultat in einer Tabelle dargestellt. Abfragen können gespeichert werden und sind jederzeit per Mausklick abrufbereit. Abfragen können wie Tabellen behandelt werden. Achtung: Wenn Sie in einer Abfrage einen Datensatz löschen, so ist dieser auch in der Tabelle gelöscht. In der Entwurfsansicht der Abfrage qrypassivmitglieder ist ersichtlich, dass in der Spalte Mitglied der Filter Passiv gesetzt wurde. Setzen Sie anstelle von Passiv das Wort Aktiv, so erhalten Sie eine Liste sämtlicher Aktivmitglieder. 38 Copyright Wings Lernmedien

15 Abfrage öffnen Eine Abfrage öffnen Sie mit einem Doppelklick auf den Namen im Navigationsbereich. Ansicht wechseln Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Ansicht auf Entwurfsansicht oder Datenblattansicht. Als Variante klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen dann Entwurfsansicht oder Datenblattansicht. 4.4 Objekt Formulare Formulare sind die eigentlichen Eingabemasken. Sie dienen dazu, bestehende Daten zu mutieren oder neue Daten zu erfassen. Selbstverständlich können Daten auch direkt in den Tabellen mutiert werden. Dies ist aber nicht immer sehr komfortabel. Bei grossen Tabellen ist es oft fast unmöglich, Daten auf eine vernünftige Art und Weise einzugeben. Mit Formularen ist das anders. Formulare (Eingabemasken) können Sie nach Belieben gestalten. Sie können Daten aus mehreren Tabellen, die miteinander in Beziehung stehen, in einem Formular einbinden, so dass die Dateneingabe übersichtlich erfolgen kann. So wird die Datenverwaltung zum Vergnügen. Hier ist ersichtlich, wie viele Datensätze vorhanden sind. Sie können zu einem Datensatz springen oder mit den Pfeilen blättern. Copyright Wings Lernmedien 39

16 Navigieren im Formular Nächster Datensatz: <Pagedown> oder Klick auf das Symbol in der Navigationsschaltfläche Vorheriger Datensatz: <Pageup> oder Klick auf das Symbol in der Navigationsschaltfläche Letzter Datensatz: <Ctrl>+<End> oder Klick auf das Symbol Erster Datensatz: <Ctrl>+<Home> oder Klick auf das Symbol in der Navigationsschaltfläche in der Navigationsschaltfläche Bestimmter Datensatz: Ins Feld Datensatz klicken, dann die entsprechende Zahl eingeben und <Enter> drücken Neuer Datensatz: Klicken Sie auf das Symbol Adresse ausfüllen können. und es erscheint eine leere Maske, die Sie mit der neuen Datensatz löschen: Zeigen Sie die Adresse an und wählen Sie über das Register Start in der Gruppe Datensätze den Eintrag Datensatz löschen über den kleinen Pfeil neben dem Symbol Löschen. Wenn der Datensatzmarkierer angezeigt wird, so kann mit einem Klick auf diesen der Datensatz markiert werden. Mit <Delete> wird dann die Adresse gelöscht. Datensatzmarkierer 40 Copyright Wings Lernmedien

17 4.5 Objekt Bericht Daten müssen auch gedruckt werden. Das Drucken von Daten wird in Berichten vorbereitet. Berichte können Adresslisten, Etiketten, Telefonlisten, Rechnungen, usw. sein. Berichte werden wie Formulare abgespeichert und können mit einem Doppelklick geöffnet werden. Berichte sind direkt mit den Daten über Abfragen oder unmittelbar mit den Tabellen verbunden und geben immer die aktuellen Informationen aus der Datenbank aus. 4.6 Ungarische Notation Sinn und Zweck der Ungarischen Notation besteht darin, dass innerhalb einer Datenbank die unterschiedlichen Objekte leichter als Tabelle, Formular, Abfrage oder Bericht identifiziert werden können. Die entsprechenden Typkürzel, die an den Anfang des Objektnamens gesetzt werden, lauten: tbladresse qryadresse rptadresse frmadresse tables (Tabelle) query (Abfrage) report (Bericht) form (Formular) Copyright Wings Lernmedien 41

18 Übung 4.7 A Arbeiten mit einer Datenbank Lernziel Sie lernen sich in einer Datenbank zu bewegen und Daten zu erforschen. Schwierigkeitsgrad mittel/anspruchsvoll Dauer 15 Minuten Öffnen Sie die Datenbank Adressverwaltungs-Programm.accdb. Suchen Sie über die Schaltfläche Kunden-Formular den letzten Datensatz. Öffnen Sie das Formular tblmitarbeiter. In welchem Ort wohnt der Mitarbeiter Maurer? Verwenden Sie die Tabelle tblkunden im Navigationsbereich, um die nächsten Fragen zu beantworten. Welcher Kunde wohnt in der Nähe von Urdorf? Gibt es eine Möglichkeit, die Kunden nach Region anzuzeigen? Verwenden Sie die Abfrage qrykundenausbern im Navigationsbereich, um die nächste Frage zu beantworten. Wie viele Kunden wohnen in der Stadt Bern? Wie lautet das Filterkriterium? 42 Copyright Wings Lernmedien