Access 2013 Einführung. Leseprobe. Hans-Rudolf Wenger. Wings Software Developments Tel

Transkript

1 Access 2013 Einführung Hans-Rudolf Wenger Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH Schindellegi

2 Version Autor 2013 A Hans-Rudolf Wenger Art. Nr SG SL FG gebunden lose, 4-fach gelocht farbig gedruckt, gebunden Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 Access 2013 Einführung Inhalt Inhaltsverzeichnis Einführung Erläuterungen zum Lehrmittel 1 Grundlagen der Datenbank Von der Kartei zur Datei Was ist eine Datenbank/Definitionen Die Philosophie von Access Mit Access arbeiten Access starten und beenden Das Access-Fenster Funktionsleisten Die Access-Oberfläche Access-Hilfe Übung: Access-Oberfläche und die Hilfe Register Datei, Backstage-Ansicht Neue Datenbank erstellen Datenbank speichern Übung: Neue Datenbank anlegen Datenbank öffnen und schliessen Übung: Datenbank öffnen und schliessen Objekte einer Datenbank Objekte öffnen, schliessen, suchen, speichern und löschen Objekte umbenennen, kopieren, exportieren und importieren Übung: Datenbankobjekte importieren, kopieren, umbenennen Datenbank-Ansichten Datensätze sortieren Übung: Datensätze in Tabellen und Formularen sortieren Drucken Übung: Daten drucken Datenbank identifizieren Access Optionen Übung: Datenbank identifizieren und Access-Optionen anpassen Repetitionsfragen - Einführung 26 Objekte im Datenbankfenster Datenbankfenster Objekt Tabellen Datenblattansicht Entwurfsansicht Objekt Abfragen Objekt Formulare Navigieren im Formular Objekt Berichte Ungarische Notation Übung: Arbeiten mit einer Datenbank Repetitionsfragen - Objekte im Datenbankfenster 32

4 Inhalt Access 2013 Einführung Arbeiten mit Tabellen Datensätze direkt in Tabellen eingeben/löschen Daten in einem Datensatz mutieren Bewegen in der Tabelle Übung: Daten in Tabellen eingeben Markieren Markieren mit der Maus Markieren mit der Tastatur Tabellenlayout/Tabellengestaltung Übung: Tabellen bearbeiten Daten suchen und ersetzen Suchen Ersetzen Übung: Suchen und Ersetzen in Tabellen Datensätze filtern Übung: Mit Filterfunktionen arbeiten Neue Tabellen erstellen Neue Felder (Spalten) einfügen Felder im Entwurfsmodus umstellen Felddatentypen Feldeigenschaften Feldgrösse beim Datentyp Zahl Formate Zahlenformate Textformate Datumsformate Eingabeformat Beschriftung Standardwert Gültigkeitsregel/Gültigkeitsmeldung Eingabe erforderlich Übung: Tabelle erstellen Repetitionsfragen - Tabellen 52 Datenbankdesign Datenmodell ERD/ERM Relationale Datenbank Normalisierung Nicht optimierte Tabelle Erste Normalform Zweite Normalform Dritte Normalform Namenskonventionen Beziehung zwischen Tabellen Primärschlüssel Primärschlüssel definieren Sekundärschlüssel/Fremdschlüssel Beziehungen zwischen Tabellen definieren Beziehungen überarbeiten und löschen Unterdatenblätter Übung: Beziehungen Repetitionsfragen - Beziehungen 65

5 Access 2013 Einführung Inhalt Indexierte Felder Sinn und Zweck Nachteile indizierter Felder Index erstellen Übung: Index Repetitionsfragen - Index 70 Arbeiten mit Abfragen Neue Abfrage erstellen Übung: Abfragen erstellen Filter resp. Kriterien in Abfragen setzen Platzhalter Vergleichsoperatoren Übersichtstabelle Abfragekriterien Abfragen über mehrere Tabellen Übung: Abfragekriterien Gruppierte Abfragen (Aggregierungsfunktionen) Einfache gruppierte Abfrage Gruppen und Untergruppen Funktion «Summe» Funktion «Anzahl» Funktion «Mittelwert» Funktionen «Min», «Max», «ErsterWert» und «LetzterWert» Funktion «Ausdruck» Funktion «Bedingung» Übung: Gruppierte Abfrage Parameterabfrage Rechnen in Abfragen Mathematische Operatoren Runden in Access Verknüpfung mit Textfeldern Übung: Parameterabfragen und rechnen in Abfragen Aktionsabfragen Tabellenerstellungsabfrage Aktualisierungsabfrage Anfügeabfrage Löschabfrage Duplikate suchen Übung: Aktionsabfragen und Duplikatsuche Repetitionsfragen - Abfragen 91 Formulare Formulare öffnen/schliessen Einen Filter auf das Formular legen Suchbefehl in einem Formular verwenden Übung: Suchen in Formularen Formular mit dem Assistenten erstellen Einspaltiges Formular erstellen Geteiltes Formular erstellen 97

6 Inhalt Access 2013 Einführung 9.5 Entwurfsmodus Formularfenster Markieren im Entwurfsmodus Felder verschieben und gestalten Felder ausrichten, Feldabstände Aktivierreihenfolge der Steuerelemente festlegen Steuerelemente Formular- und Steuerelementeigenschaften Bereiche eines Formulars ein- oder ausblenden Formular mit Optionsgruppe erstellen Formular mit Kombinationsfeld erstellen Formular mit Objektfeld Formular mit Objektfeld erstellen Übung: Formulare mit dem Assistenten erstellen und nachbearbeiten Repetitionsfragen Berichte Bericht erstellen Bericht mit Assistent erstellen Entwurfsansicht von Berichten Berichtskopf Seitenkopf/Seitenfuss Kopf- und Fussbereich Detailbereich Berichtsfuss Gruppierung und Sortierung in Berichten Übung: Berichte erstellen Etiketten bedrucken Übung: Etiketten erstellen Repetitionsfragen 124 Anhang Übungen 125 A - 1 Access-Oberfläche und die Hilfe 125 A - 2 Neue Datenbank anlegen 126 A - 3 Datenbank öffnen und schliessen 127 A - 4 Die Arbeitsoberfläche 128 A - 5 Datenbankobjekte importieren, umbenennen, löschen, kopieren und verknüpfen 129 A - 6 Datensätze und Formular sortieren 130 A - 7 Daten drucken 131 A - 8 Datenbank identifizieren und Access-Optionen anpassen 132 A - 9 Arbeiten mit einer Datenbank 134 A - 10 Daten in Tabellen eingeben 137 A - 11 Tabellen bearbeiten 138 A - 12 Suchen und ersetzen in Tabellen 140 A - 13 Mit Filtern arbeiten 141 A - 14 Tabelle erstellen 143 A - 15 Beziehungen 147 A - 16 Index 149 A - 17 Abfragen erstellen 150 A - 18 Abfragekriterien 152 A - 19 Gruppierte Abfragen 155

7 Access 2013 Einführung Inhalt A - 20 Parameterabfragen und rechnen in Abfragen 158 A - 21 Aktionsabfragen und Duplikatsuche 161 A - 22 Suchen in Formularen 163 A - 23 Formulare mit dem Assistenten erstellen und nachbearbeiten 164 A - 24 Berichte erstellen 167 A - 25 Etiketten erstellen 171 Index

8 Access 2013 Einführung 1 1 Einführung 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es fortlaufend durcharbeiten. Dank dem Index am Dokumentende dient es auch als Nachschlagewerk. Fortgeschrittene Anwender/innen können bestimmte Übungen durcharbeiten und bei Problemen fehlende Lernziele gemäss den Kapitelverweisen nachschlagen. Symbole im Lehrmittel Repetition Begriffe Tipps, Hinweise Vertiefende Informationen Repetitionsfragen dienen zur Festigung von wichtigen Begriffen und der Lernzielkontrolle. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken füllen. Wichtige Begriffe und Erläuterungen, die in der Computerpraxis und in Zusammenhang mit der Anwendung auftauchen. Versuchen Sie, sich diese einzuprägen. Beachten Sie die Tipps. Die erlangten Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. Hintergrundinformationen, die Ihnen zu erweiterten Kenntnissen in der Anwendung verhelfen. Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint ein Verweis auf geeignete Übungen, im Anhang. Damit können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse praktisch umsetzen. Verweise zu den Voraussetzungen erleichtern Ihnen das Nachschlagen nach Bedarf. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. Darstellung von Tastenkombinationen und Befehlen Spezielle Tasten Tastenkombinationen Befehle, Kontextmenü-Befehle <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Return> <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Start, Absatz, Schattierung Tabulator, Umschalten, Steuerung, Eingabe etc. Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehlsfolge: Register, Gruppe, Befehl Notizen

9 Access 2013 Einführung 5 3 Mit Access arbeiten 3.1 Access starten und beenden Vorgänge Access starten Geben Sie Acc im Start-Fenster ein und bestätigen Sie die Suche mit <Enter>. Bei Windows 7 müssen Sie zuerst die <Start- Taste> drücken, bevor Sie Acc eingeben. Danach gehen Sie wie oben beschrieben vor. Access beenden Verschiedene Schritte sind möglich: Klicken Sie auf das Schaltfeld Schliessen. War dies die einzige geöffnete Access-Datenbank, wird auch Access beendet. Klicken Sie auf das Register Datei und wählen Sie Schliessen. Die Datenbank wird geschlossen, Access bleibt aber aktiv. Klicken Sie auf das Access-Symbol und wählen Sie Schliessen, um das Programm zu beenden. Die Tastenkombination <Alt>+<F4> beenden auch das Programm. 3.2 Das Access-Fenster Register Menüband Titelleiste Fenstersteuerung Bildlaufleiste Statuszeile Objekt Übersicht Datensatz Navigationssymbole Ansichten

10 6 Access 2013 Einführung Funktionsleisten Menüband 1 3 Es besteht aus drei grundlegenden Komponenten: Registerkarten befinden sich im Menüband. Jede Registerkarte stellt Kernaufgaben dar, die Sie bei bestimmten Aufgaben benötigen. Gruppen sind Mengen verwandter Befehle, die auf Registerkarten angezeigt werden. Sie vereinigen alle Befehle, die Sie für einen Aufgabentyp benötigen, und sind als visuelle Hilfe ständig verfügbar. Befehle sind in Gruppen angeordnet. Ein Befehl kann eine Schaltfläche, ein Menü oder ein Feld sein, in das Sie Informationen eingeben. Schnellzugriffsleiste Diese Symbolleiste befindet sich oben links und erlaubt einen schnellen Zugriff zu häufig benötigten Funktionen, wie Speichern, Rückgängig, Drucken, Seitenansicht Funktion wählen Mit einem Klick auf den Pfeil und danach auf weitere Befehle, gelangen Sie zum Anpassungsfenster. Sie können darin Funktionen entfernen oder weitere Befehle hinzufügen, z. B. Neu, Öffnen, Drucken oder Seitenansicht. Aktion rückgängig machen Statusleiste Aktionen beim Hinzufügen oder Bearbeiten von Datensätzen können mit diesem Symbol rückgängig gemacht werden. Sie zeigt wichtige Objektzustände an, z. B. die Auswertung von markierten Bereichen (hier Hinweis aus dem Feld Beschreibung). Die Anzeigeoptionen der Statuszeile lassen sich im Kontextmenü der Leiste aktivieren oder deaktivieren. Um die Statusleiste anzupassen, führen Sie einen Rechtsklick auf der Statusleiste aus. Die Bildschirmansicht lässt sich rechts in der Statusleiste aus jeder Arbeitsumgebung schnell wählen. Entwurfsansicht SQL Ansicht Datenblattansicht

11 Access 2013 Einführung 27 4 Objekte im Datenbankfenster Wir wollen uns einen Überblick über die Datenbankobjekte, Tabelle, Abfrage, Formular und Bericht verschaffen und deren Abhängigkeit untereinander verstehen lernen. Öffnen Sie die Datei Verein.accdb. 4.1 Datenbankfenster Im Navigationsbereich (Alle Access-Objekte) finden Sie die folgenden Objekte: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module. Alle Objekte können Sie mit der rechten Maustaste kopieren, umbenennen oder löschen. Mit der Taste <F11> lässt sich der Navigationsbereich ein- oder ausblenden. 4.2 Objekt Tabellen Hier können Sie festlegen, welche Objekte angezeigt werden Datenblattansicht In den Tabellen werden sämtliche Daten gespeichert. Die Tabellen lassen sich mit Excel-Tabellen vergleichen. Für jeden Sachverhalt (Kundenadresse, Artikel, usw.) sollte eine eigene Tabelle angelegt werden. Eine Tabelle enthält Spalten und Zeilen. Eine Zeile entspricht einem Datensatz. Bei den Spalten wird in Access von Feldern gesprochen und die Überschriften (Spaltentitel) zeigen den Feldnamen an. Ein Klick auf diese Schalt fläche markiert die ganze Tabelle. Ein Klick auf einen Spaltentitel markiert die gesamte Spalte. Ein Klick auf dieses Rechteck markiert den entsprechenden Datensatz. Hier sehen Sie, wie viele Datensätze die Tabelle enthält. Horizontale Bildlaufleiste

12 28 Access 2013 Einführung Entwurfsansicht In der Entwurfsansicht einer Tabelle können Sie die Eigenschaften der einzelnen Felder festlegen und verschiedene Einstellungen vornehmen, welche die Dateneingabe sicherer und einfacher gestalten. Unter Feldname finden Sie sämtliche Spaltenbezeich nungen. Wollen Sie wei tere Spalten erstellen, so geben Sie diese hier ein. Unter Felddatentyp wählen Sie, ob in einer Zelle nur Zah len, ein Datum oder Texte ein gegeben werden dürfen. In den Feldeigenschaften können Sie zusätzliche Ein stellungen vornehmen. Sollen beispielsweise im Feld Geschlecht nur die Buchstaben w oder m erfasst werden können, so tragen Sie unter Gültig keitsregel diese Bedingung ein. Vorgänge Wechsel in die Entwurfsansicht Es gibt mehrere Möglichkeiten von der Datenblattansicht in die Entwurfsansicht zu wechseln. Im Register Start in der Gruppe Ansicht wählen Sie das abgebildete Symbol oder Sie machen einen Rechtsklick auf die Titelleiste und wählen dann Entwurfsansicht. Als weitere Variante klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellennamen und wählen dann Entwurfsansicht. Wechsel von der Entwurfsansicht in die Datenblattansicht Im Register Start können Sie in der Gruppe Ansicht über das Symbol ganz links zwischen Entwurfsund Datenblattansicht hin- und herwechseln. In der Statusleiste ganz rechts kann über die abgebildeten Symbole ebenfalls hin- und hergewechselt werden.

13 Access 2013 Einführung Objekt Abfragen Wir arbeiten in der Datei Verein.accdb weiter. Wechseln Sie zu den Abfragen. Mit einer Abfrage legen Sie auf eine Tabelle einen Filter. Das heisst beispielsweise: Wenn Sie eine Liste aller Passivmitglieder erstellen wollen, so setzen Sie den entsprechenden Filter in einer Abfrage. Filter definieren Sie in der Entwurfsansicht einer Abfrage. In der Datenblattansicht wird das Resultat in einer Tabelle dargestellt. Abfragen können gespeichert werden und sind jederzeit per Mausklick abrufbereit. Abfragen können wie Tabellen behandelt werden. Wenn Sie in einer Abfrage einen Datensatz löschen, so ist dieser auch in der Tabelle gelöscht. In der Entwurfsansicht der Abfrage qrypassivmitglieder ist ersichtlich, dass in der Spalte Mitglied der Filter Passiv gesetzt wurde. Setzen Sie anstelle von Passiv das Wort Aktiv, so erhalten Sie eine Liste sämtlicher Aktivmitglieder. Vorgänge Abfrage öffnen Wechsel zwischen Entwurfs- und Datenblattansicht Eine Abfrage öffnen Sie mit einem Doppelklick auf den Namen im Navigationsbereich. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Ansicht auf Entwurfsansicht oder Datenblattansicht. Als Variante klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen dann Entwurfsansicht oder Datenblattansicht.

14 30 Access 2013 Einführung 4.4 Objekt Formulare Formulare sind die eigentlichen Eingabemasken. Sie dienen dazu, bestehende Daten zu mutieren oder neue Daten zu erfassen. Selbstverständlich können Daten auch direkt in den Tabellen mutiert werden. Dies ist aber nicht immer sehr komfortabel. Bei grossen Tabellen ist es oft fast unmöglich, Daten auf eine vernünftige Art und Weise einzugeben. Mit Formularen ist das anders. Formulare (Eingabemasken) können Sie nach Belieben gestalten. Sie können Daten aus mehreren Tabellen, die miteinander in Beziehung stehen, in einem Formular einbinden, so dass die Dateneingabe übersichtlich erfolgen kann. So wird die Datenverwaltung zum Vergnügen. Navigationsschaltflächen Navigieren im Formular Gehe zu: Nächste Adresse Vorherige Adresse Letzte Adresse Erste Adresse Bestimmter Datensatz Neue Adresse eingeben Adresse löschen Tastenkombination <Pagedown> oder Klick auf Symbol in der Navigationsschaltfläche. <Pageup> oder Klick auf Symbol in der Navigationsschaltfläche. <Ctrl> + <End> oder Klick auf das Symbol in der Navigationsschaltfläche. <Ctrl> + <Home> oder Klick auf das Symbol in der Navigationsschaltfläche. Ins Feld Datensatz klicken, dann die entsprechende Zahl eingeben und <Enter> drücken. Klicken Sie auf das Symbol und es erscheint eine leere Maske, die Sie mit der neuen Adresse ausfüllen können. Die Adresse anzeigen und über das Register Start in der Gruppe Datensätze über den kleinen Pfeil neben dem Symbol Löschen den Eintrag Datensatz löschen wählen. Wenn der Datensatzmarkierer angezeigt wird, so kann mit einem Klick auf diesen der Datensatz markiert werden. Mit der <Delete>-Taste kann dann die Adresse gelöscht werden.

15 Access 2013 Einführung Objekt Berichte Daten müssen auch gedruckt werden. Das Drucken von Daten wird in Berichten vorbereitet. Berichte können Adresslisten, Etiketten, Telefonlisten, Rechnungen, usw. sein. Berichte werden wie Formulare abgespeichert und können mit einem Doppelklick geöffnet werden. Berichte sind direkt mit den Daten über Abfragen oder unmittelbar mit den Tabellen verbunden und geben immer die aktuellen Informationen aus der Datenbank aus. 4.6 Ungarische Notation Sinn und Zweck dieser Notation besteht darin, dass innerhalb einer Datenbank die unterschiedlichen Objekte leichter als Tabelle, Formular, Abfrage oder Bericht identifiziert werden können. Die entsprechenden Typkürzel, die an den Anfang des Objektnamens gesetzt werden, lauten: tbladresse qryadresse rptadresse frmadresse tables (Tabelle) query (Abfrage) report (Bericht) form (Formular) Der Erfinder dieser Notation kommt aus Ungarn. Deshalb der Begriff «Ungarische Notation». 4.7 Übung: Arbeiten mit einer Datenbank > Lernziele: Arbeiten in einer Access-Datenbank und Formulare benutzen, Daten darin eingeben und navigieren zwischen den Datensätzen Sie üben den Umgang mit einer Datenbank und vertiefen Ihre Kenntnisse bei den bisher kennengelernten Objekten. Sie üben das Erfassen und Korrigieren von Daten in Formularen und gewinnen Sicherheit bei der Navigation in einer Access-Datenbank. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 9 ab Seite 134. Notizen

16 32 Access 2013 Einführung 4.8 Repetitionsfragen - Objekte im Datenbankfenster 1. Wie rufen Sie den Navigationsbereich auf, wenn dieser nicht angezeigt wird? 2. Wie fügen Sie einen neun Datensatz in der Datenblattansicht ein? 3. Wo können Sie die Feldgrösse eines Tabellen-Feldes festlegen? 4. Was bewirkt eine Gültigkeitsregel? 5. Wie wechseln Sie am einfachsten zwischen der Datenblattansicht und der Entwurfsansicht hin und her? 6. Wie setzen Sie in der Entwurfsansicht einer Abfrage ein Filterkriterium? 7. Welche Navigationsmöglichkeiten haben Sie in einem Formular? 8. Wenn Sie in einem Formular einen Datensatz löschen, bewirkt das 9. Wofür werden Berichte in einer Datenbank eingerichtet?

17 Access 2013 Einführung Übungen A A - 14 Tabelle erstellen Voraussetzungen 5.12 Neue Tabellen erstellen Öffnen Sie für die folgenden Übungen die Datenbank Adressverwaltung2.accdb. Übung 1: Tabelle in der Datenblattansicht erstellen > Wir erstellen zwei neue Tabellen, um die Mitarbeiter-Art und deren Telefonnummern zu erfassen. Schwierigkeitsgrad: leicht > Klicken Sie im Register Erstellen in der Gruppe Tabellen auf die Schaltfläche Tabelle. > Erstellen Sie die Tabelle tblmitarbeiterart. > Das Feld ID (Primärschlüssel) soll auf MaArt-Nr umbenannt werden. > Erfassen Sie die Daten wie auf dem Bild und schliessen Sie die Tabelle. > Erstellen Sie die Tabelle tbltelefon und schliessen Sie diese Tabelle. Übung 2: Tabelle mit Feldvorlagen erstellen > Wir erstellen eine neue Tabelle, um die Mitarbeiter zu erfassen. Schwierigkeitsgrad: mittel > Erstellen Sie eine Tabelle für die Mitarbeiter. > Beginnen Sie mit der Spaltenbezeichnung Anrede. > Die anderen Felder sollen in gleicher Weise erstellt werden: > Ma ist ein Link-Feld! > Ändern Sie die Spaltenbezeichnung laut Abbildung und speichern Sie die Tabelle unter dem Namen tblmitarbeiter. > Nun soll noch das Feld Ma-Art eingefügt werden, das seine Werte aus der Tabelle tblmitarbeiterart beziehen soll. > Wählen Sie das Symbol Nachschlagen und Beziehung. > Lassen Sie sich vom Assistenten führen. > Achtung!: Der Primärschlüssel (MaArt-Nr) aus der Tabelle tbl- MitarbeiterArt wird auch benötigt. Dieses Feld soll nicht angezeigt werden.