Thomas Rudolph Handlungsanleitungen für den betrieblichen Office-Einsatz

Transkript

1 LO7 Handlungsanleitung zur Erstellung einer Pflanzendatenbank - Stauden - in LibreOffice Base Anlagen: Version für Libre Office Base November 2016 Verfasser: Thomas Rudolph Seite 1. Eine Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen 2 2. Ein tabellenbasiertes Formular mit dem Formularassistenten erstellen 4 Inhaltsverzeichnis: 3. Das Formular in der Entwurfsansicht bearbeiten 5 4. Datensätze eingeben 7 5. Mit der Datenbank arbeiten Datensätze nach Feldnamen sortieren Datensätze nach selbstgewählten Kriterien filtern Einen Bericht erstellen 8 Quellen: 1. Haberer, Martin: Die 120 wichtigsten Stauden - Steckbriefe - Ulmer Verlag Libre Office: The Document Foundation - Kapitel 08 - Einführung in Base - Arbeit mit Datenbanken Berichte erstellen in Base:

2 2 Erstellung einer Pflanzendatenbank in Base Auftrag: Nachfolgend soll eine einfache Datenbank zur Erfassung von Pflanzensteckbriefen erstellt werden. Im Ergebnis soll es möglich sein, diesbezügliche Berichte und Abfragen zu verfassen sowie den Datensatzbestand zu erweitern und anhand von Suchkriterien gezielt nach Datensätzen zu suchen Grundlage für eine funktionierende Datenbank ist immer mindestens eine Tabelle. Diese muss für die erforderlichen Datensatzbestandteile entworfen werden. Da die Pflanzengruppe der Stauden, bedingt durch Mehrjährigkeit, Ausdauer und Standortflexibilität, im öffentlichen Grün eine herausragende Rolle einnimmt, werden beispielhaft daraus Datensätze erfasst. 1. Eine Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen Öffnen Sie LibreOffice Base und wählen Sie die Optionen im Datenbank-Assistenten wie abgebildet. Nach dem [Fertigstellen] gewählt wurde, muss die Datenbank gespeichert werden. Legen Sie sich dazu in Ihrem Verzeichnis einen Ordner mit dem Namen "Datenbanken" an und wählen Sie einen aussagefähigen Namen, z. B. [dbank_stauden_ttmmjj], wobei tt für den Tag, mm für den Monat und jj für das Jahr des Erstellungsdatums stehen sollen. Im sich anschließend öffnenden Fenster wählen Sie die hervorgehobene Option für den Tabellenentwurf. Nun öffnet sich die Oberfläche für das Design der Tabelle.

3 3 Tragen Sie die Feldnamen, Feldtypen und Beschreibungen in die Tabelle ein und definieren Sie anschließend den Feldnamen [Nr.] als Primärschlüssel. (Rechtsklick Primärschlüssel) Für einige Feldnamen sind nun noch die Feldeigenschaften anzupassen: Im Feld Nr. soll fortlaufend automatisch ein Eintrag erfolgen. Zwingend soll nur bei den Feldern mit den botanischen und den deutschen Namen eine Eingabe erforderlich sein. Die Anzahl der Zeichen (Länge) muss eventuell den speziellen Erfordernissen Rechnung tragen und später nochmals angepasst werden. Hierzu ist anzumerken, dass auch nicht genutzte "reservierte" Zeichen Speicherplatz belegen und das Datenbankvolumen vergrößern. Anschließend muss die Tabelle noch gespeichert und geschlossen werden. Sie sollte nun in der Übersicht unter Tabellen zur Verfügung stehen. tab_db_stauden_ tab_db_stauden_091116

4 4 2. Ein tabellenbasiertes Formular mit dem Formularassistenten erstellen Wählen Sie nun Formular Formular unter Verwendung des Assistenten erstellen aus. Im Formular- Assistenten sollte bei Tabellen und Abfragen schon die zuvor erstellte Tabelle aufgeführt sein. Mit dem Doppelpfeil [>>] können nun in einem Arbeitsgang die verfügbaren Felder aus der Tabelle in das Formular übernommen werden. Sowohl Tabelle als auch Formular können jederzeit im Nachgang mit Rechtsklick Bearbeiten an die eigenen Vorstellungen und spezifischen Anforderungen angepasst werden. Im Assistenten werden die Schritte 2, 3 und 4 übersprungen. Im Schritt 5 wird die Anordnung der Steuerelemente so wie im Screenshot gewählt. Schritt 6 kann beibehalten werden ( Das Formular zeigt existierende Daten an). Bei Stile wird die Farbe und eine Art der Feldumrandung ausgewählt. Nach der Vergabe des Formularnamens wird [Fertigstellen] gewählt

5 5 Das noch nicht weiter bearbeitete Formular könnte z. B. dann folgendes Aussehen haben: Nachdem auf diese Art das Formular gespeichert wurde, wird es geschlossen. Entsprechend dem ausgewählten Modul werden die erstellten Tabellen, Abfragen, Formulare oder Berichte im unteren Teil der Übersicht angezeigt. Die Übersicht sollte nun das folgende Aussehen haben: Mit Rechtsklick Bearbeiten oder über die hervorgehobene Schaltfläche gelangt man in den Entwurfsmodus. Hier können die Tabelle und das Formular, aber auch Berichte und Abfragen den eigenen Vorstellungen angepasst werden. 3. Das Formular in der Entwurfsansicht bearbeiten Ein Formularelement wird im Normalfall aus einem Beschriftungsfeld und einem damit verknüpften Steuerelement gebildet. In der Abbildung besteht das Formularelement [Nr.] aus dem Beschriftungsfeld Nr. und dem formatierten Feld rechts daneben. Diese werden gemeinsam

6 6 selektiert. Die Einzelauswahl ist dann möglich, wenn bei gedrückter STRG-Taste markiert wird. db_stauden_:form_db_stauden_ LibreOffice Base: Database Form Über den Eintrag Kontrollfeld des Kontextmenüs des markierten Objektes lassen sich Eigenschaften und Ereignisse zuordnen. Natürlich können auch Elemente entfernt werden. Bei Mehrfachselektion können die zu formatierenden Elemente auch über den Formular- Navigator ausgewählt und verändert werden. (Rechtsklick Eigenschaften) Um die Formularelemente genau anordnen und ausrichten zu können, sollten die Optionen "Am Raster fangen" und "Hilfslinien beim Verschieben" genutzt werden.

7 7 4. Datensätze eingeben In das Formular können nun die Datensätze eingegeben werden. Von Datensatz zu Datensatz bewegt man sich mit den Datensatz-Auswahlsymbolen, welche hier rot hervorgehoben sind. Die Nummer des Datensatzes wird automatisch hochgezählt. Gleichzeitig ist diese der Primärschlüssel, also das primäre Sortierkriterium der Datenbank. 5. Mit der Datenbank arbeiten 5.1 Datensätze nach Feldnamen sortieren Über die Schaltfläche [Sortieren] können die Datensätze z. B. nach Feldnamen sortiert werden.

8 8 5.2 Datensätze nach selbstgewählten Kriterien filtern Die Datensätze können nach unterschiedlichsten Kriterien gefiltert werden. Mit der Schaltfläche [Formularbasierter Filter] werden im Beispiel Pflanzen mit der Heimat Argentinien gesucht. Nach dem Betätigen der Schaltfläche [Formularbasierten Filter anwenden] werden die zutreffenden Datensätze (hier Datensatz 1: Cortaderia selloana) ausgegeben. 5.3 Einen Bericht erstellen Formularbasierten Filter anwenden Formularbasierter Filter Mit dem Berichtsassistenten können tabellenbasierte Berichte bzgl. der Datenbankinhalte erstellt werden. Erstellen Sie einen tabellarischen Bericht im Querformat, welcher die im Screenshot ersichtlichen Felder enthält. Gruppieren Sie die Feldelemente und bearbeiten Sie die Formatierung des Berichtes nach Ihrem Ermessen nach. - Ende der Handlungsanleitung -