Xpert - Europäischer ComputerPass. Sabine Buhlert, Birgit Swoboda. Datenbankanwendung (mit Access 2013) 2. Ausgabe, Februar 2014

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1 Xpert - Europäischer ComputerPass Sabine Buhlert, Birgit Swoboda 2. Ausgabe, Februar 2014 Datenbankanwendung (mit Access 2013) XP-ACC2013

2 2 Xpert - Europäischer ComputerPass - Datenbankanwendung (mit Access 2013) 2 Mit Datenbanken arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie was der Navigationsbereich ist wie Sie Objekte der Datenbank im Navigationsbereich anzeigen wie Sie Objekte der Datenbank öffnen und schließen wie Sie eine neue Datenbank erstellen wie Sie der Datenbank Anwendungsparts hinzufügen wie Sie SkyDrive nutzen können Voraussetzungen Access starten und beenden 2.1 Den Navigationsbereich nutzen Datenbankobjekte im Navigationsbereich Wenn Sie eine bestehende Datenbank öffnen, wird standardmäßig der Navigationsbereich eingeblendet. Er ermöglicht Ihnen auf die Objekte der Datenbank zuzugreifen. Die Daten einer Datenbank werden in Tabellen abgelegt und mithilfe verschiedener Objekte angezeigt, ausgewertet und ausgegeben. Der Navigationsbereich repräsentiert die komplette Datenbank und bietet Ihnen eine Art Arbeitsmappe an, die alle Elemente der betreffenden Datenbank enthält. Folgende Objekte können über den Navigationsbereich angezeigt und ausgewählt werden: Tabellen Abfragen Eine Tabelle enthält eine Sammlung von Daten zu einem bestimmten Thema. Jede Zeile einer Tabelle entspricht einem Datensatz. Daten werden ausschließlich in Tabellen gespeichert. Mit einer Abfrage können Daten aus einer oder aus mehreren Tabellen kombiniert, selektiert und ausgewertet werden. Ebenso können bereits gespeicherten Abfragen hinzugezogen werden. Formulare Formulare dienen der besseren Übersicht von Daten am Bildschirm. Eingabe und Bearbeitung von Daten werden durch Formulare unterstützt. Berichte Module Makros In Berichten werden Datenauswertungen zusammengefasst und anschaulich dargestellt. Berichte ermöglichen das Gestalten und Ausdrucken von einfachen Übersichten wie Telefonlisten über Jahresberichte bis hin zu komplexen Katalogen. Access beinhaltet die Programmiersprache VBA (Visual Basic for Applications), mit der Access programmiert werden kann. Mithilfe von Makros können Datenbanken automatisiert werden. 22 HERDT-Verlag

3 Mit Datenbanken arbeiten 2 Die Ansicht des Navigationsbereichs Menü öffnen Der Navigationsbereich kann im Access-Fenster mit Klick auf den Doppelpfeil reduziert werden. Zum Einblenden des Navigationsbereiches klicken Sie auf die im Wechsel erscheinenden Doppelpfeile. Um eine Gruppe zu erweitern und ihre Objekte im Inhaltsbereich anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche in der Gruppenleiste. Möchten Sie die Gruppe reduzieren, klicken Sie auf die Schaltfläche. Navigationsbereich reduzieren Suchleiste Gruppe reduzieren Abhängig von der jeweiligen Datenbank und den Einstellungen im Navigationsbereich werden dort die zur Verfügung stehenden Objekte angezeigt. Die Elemente des Navigationsbereichs Über die Suchleiste des Navigationsbereichs können Sie schnell nach Objekten im Navigationsbereich suchen. Das Menü des Navigationsbereiches können Sie über die Pfeilschaltfläche öffnen. Über das geöffnete Menü können Sie im Bereich Navigieren zur Kategorie ein Kriterium auswählen, nach dem die Objekte der Datenbank angezeigt werden. Im Bereich Nach Gruppe filtern können Sie das Einblenden einzelner Datenbankobjekte einstellen. Im Kontextmenü des Navigationsbereiches können Sie weitere Einstellungen für den Navigationsbereich vornehmen. Sie aktivieren das Kontextmenü durch den rechten Mausklick auf den Titel des Navigationsbereiches. Über das Kontextmenü des jeweiligen Datenbankobjektes können Sie, abhängig von Ihrer Berechtigung, das Objekt öffnen, bearbeiten, löschen oder ausblenden. Objekte im Navigationsbereich anzeigen Öffnen Sie das Menü des Navigationsbereiches über die Pfeilschaltfläche. Klicken Sie im Bereich Navigieren zur Kategorie die gewünschte Kategorie an, z. B. Objekttyp, um die verschiedenen Objekttypen der Datenbank anzuzeigen. Im Menü werden abhängig von der gewählten Kategorie im Bereich Nach Gruppe filtern verschiedene Einträge angezeigt. Standardmäßig wird bei gewählter Kategorie Objekttyp der Eintrag Alle Access-Objekte aktiviert. HERDT-Verlag 23

4 2 Xpert - Europäischer ComputerPass - Datenbankanwendung (mit Access 2013) 2.2 Datenbankobjekte öffnen und schließen Objekte öffnen Alle Objekte einer Datenbank können über den Navigationsbereich geöffnet werden. Nachfolgend wird das Objekt Bestellungen, ein Formular der Beispieldatenbank Buero, geöffnet. Wählen Sie in der Gruppe Formulare bei dem gewünschten Formular mit der rechten Maustaste den Kontextmenüpunkt Öffnen. oder Klicken Sie doppelt auf das gewünschte Formular. Aktive Dokumentregisterkarte Die geöffneten Objekte wie Tabellen, Formulare, Abfragen und Berichte werden im Arbeitsbereich des Access- Fensters standardmäßig im Registerkartenformat angezeigt. Die Dokumentregisterkarte des momentan sichtbaren Objektes wird fett hervorgehoben. Werden geöffnete Objekte nicht im Registerkartenformat angezeigt, können Sie diese Ansicht aktivieren, indem Sie im Register DATEI den Befehl Optionen wählen und im Dialogfenster zur Kategorie Aktuelle Datenbank wechseln. Im Bereich Anwendungsoptionen - Dokumentenfensteroptionen können Sie das Optionsfeld Dokumente im Registerkartenformat und das Kontrollfeld Dokumentregisterkarten anzeigen aktivieren. Zwischen geöffneten Objekten wechseln Klicken Sie auf die Dokumentregisterkarte des gewünschten Objektes, um zu diesem Objekt zu wechseln. Sind viele Objekte geöffnet, reicht der verfügbare Platz für die Anzeige aller geöffneten Dokumentregisterkarten möglicherweise nicht aus. Sie können mit einem Mausklick auf eine der Pfeilschaltflächen zu den vorigen bzw. nachfolgenden nicht sichtbaren Objekten wechseln. Objekte schließen Mithilfe des Schließfeldes rechts von den Dokumentregisterkarten können Sie das aktuell geöffnete Objekt schließen. oder Wählen Sie im geöffneten Kontextmenü der aktuellen Dokumentregisterkarte den Menüpunkt Schließen. Möchten Sie alle geöffneten Objekte schließen, rufen Sie den Kontextmenüpunkt Alle schließen einer beliebigen Dokumentregisterkarte auf. 24 HERDT-Verlag

5 Mit Datenbanken arbeiten Neue Datenbank mit einer Vorlage erstellen Was ist eine Vorlage? Eine Vorlage beinhaltet vorgefertigte Datenbankobjekte zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe mit Tabellen, Beziehungen, Formularen, Abfragen und Berichten. Abhängig von der Vorlage kann die Datenbank bereits einige beispielhafte Datensätze enthalten. Die einzelnen Datenbankobjekte können bei Bedarf angepasst werden. Wenn Sie beim Öffnen von Access mit dem Internet verbunden sind, werden Ihnen einige Vorlagen direkt angezeigt. Access 2013 unterscheidet zwischen Vorlagen für Desktopanwendungen und Web Apps. Vorlage für Desktopanwendung Sie erkennen die Desktopvorlagen an den Symbolen ohne die Weltkugel. Desktopanwendungen sind ACCESS-Dateien, die auf Ihrem lokalen Rechner oder Netzwerk gespeichert und genutzt werden. Vorlage für Web App Anwendung Versuchen Sie, eine Web App zu erstellen ohne SharePoint Server 2013 bzw. Office-365- Website, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Sie erkennen die Web-App-Vorlagen an den Symbolen mit der Weltkugel. Mit diesen Vorlagen können Sie Datenbanken für die Nutzung über einen Browser erstellen. Sie können mit Internetzugang ortsungebunden auf Daten zugreifen und diese mit anderen Anwendern teilen. Voraussetzung für die Erstellung einer Web App in Access 2013 ist ein SharePoint Server 2013 oder eine Office-365-Website. Online-Vorlagen für eine Datenbank auswählen und herunterladen Starten Sie Access. Wählen Sie im Bereich der Vorlagen eine passende Vorlage. In diesem Beispiel wählen Sie die Desktopanwendungsvorlage Aufgaben. Mit Doppelklick laden Sie die Vorlage auf Ihren Rechner. Im Dialogfenster Vorlage wird vorbereitet sehen Sie, wie weit die automatische Erstellung der Datenbank fortgeschritten ist. Die neue Datenbank wird nach der Vorbereitung direkt geöffnet. HERDT-Verlag 25

6 2 Xpert - Europäischer ComputerPass - Datenbankanwendung (mit Access 2013) Klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalt aktivieren, um die Vorlage vollständig nutzen zu können. Nachdem die Datenbank erstellt wurde, können Sie die Datenbank anpassen, z. B. unerwünschte Datenbankobjekte löschen bzw. neue Datenbankobjekte erstellen und Daten eingeben. Vorlagen suchen Wollen Sie weitere Microsoft-Vorlagen für Datenbanken nutzen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie in der Backstage-Ansicht im Register DATEI den Bereich Neu. Klicken Sie auf einen der empfohlenen Suchbegriffe, um die Vorlagen anzuzeigen. Sie können auch eigene Suchbegriffe im Suchfeld eingeben, z. B. Projekt. Die angezeigten Vorlagen können Sie als neue Datenbank auf Ihrem Rechner mit Doppelklick aktivieren. Durch die Auswahl der Vorlage mit Doppelklick wird diese direkt als neue Datenbank geöffnet. Wenn Sie nur einmal auf die Vorlage klicken, wird die Speicherabfrage vor dem Öffnen der neuen Datenbank angezeigt (vgl. Abschnitt 2.5). 2.4 Neue Datenbank manuell erzeugen Neue Desktopdatenbank erstellen Sie möchten eine Datenbank zur Verwaltung von Kontaktdaten und zur Durchführung von Auswertungen erstellen. Starten Sie Access. Klicken Sie im Bereich Verfügbare Vorlagen auf die Schaltfläche Leere Desktopdatenbank. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen der neuen Datenbank ein. Access schlägt standardmäßig den Namen Datenbank1 vor. Die Dateikennung.accdb wird vom Programm automatisch vergeben. Wählen Sie eventuell über das Symbol einen anderen Speicherort aus. Standardmäßig speichert Access in C:\Users\Benutzername\Documents\. Bestätigen Sie mit Erstellen. 26 HERDT-Verlag

7 Mit Datenbanken arbeiten 2 Access-Dateien sind durch die Dateinamenserweiterung.accdb (Access Database) gekennzeichnet; standardmäßig werden unter Windows die Namenserweiterungen von Dateien jedoch nicht angezeigt. Auch für Web-App-Datenbanken gibt es im Backstage-Bereich eine leere Vorlage. Die Vorlage Benutzerdefinierte Web App können Sie nur nutzen, wenn Sie einen SharePoint Server 2013 oder eine Office-365-Website besitzen. Die neu erstellte Desktopdatenbank Nachdem Sie eine neue Datenbank angelegt haben, wird das Fenster mit dem Navigationsbereich geöffnet, der fortan die Datenbank repräsentiert. Zunächst enthält der Navigationsbereich nur ein Datenbankobjekt, eine erste Tabelle, die mit Tabelle1 bezeichnet ist. Diese Tabelle ist im Arbeitsbereich geöffnet und enthält bereits ein vordefiniertes Feld ID. Anwendungsparts hinzufügen Access bietet Ihnen mit den sogenannten Anwendungsparts die Möglichkeit, bestehende Datenbanken durch vorgefertigte Objekte zu ergänzen. Die Anwendungsparts können sowohl aus einem einzigen Objekt als auch aus einem Set von Objekten bestehen, z. B. Tabellen und die damit verknüpften Formulare, Abfragen und Berichte. Klicken Sie im Register ERSTELLEN in der Gruppe Vorlagen auf die Schaltfläche Anwendungsparts. Wenn Sie mit der Maus auf die Einträge im Bereich Schnellstart zeigen, wird eine QuickInfo eingeblendet, die darüber informiert, aus welchen Bestandteilen sich das betreffende Objekt zusammensetzt. Um die gewünschten Anwendungsparts in Ihre Datenbank zu integrieren, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag (im Beispiel: Kontakte). Bestätigen Sie den anschließend eingeblendeten Hinweis, dass alle Objekte geschlossen werden müssen, mit Ja. HERDT-Verlag 27

8 2 Xpert - Europäischer ComputerPass - Datenbankanwendung (mit Access 2013) Möglicherweise erhalten Sie nach der Instanziierung der Anwendungsparts die Sicherheitswarnung. Klicken Sie dann auf Inhalt aktivieren. Ihre Datenbank wird mit den gewählten Anwendungsparts befüllt. Im Beispiel wird eine Tabelle mit gängigen Feldern zur Kontaktpflege eingefügt. Die dazugehörigen Formulare, Berichte sowie eine Abfrage werden ebenfalls zur Verfügung gestellt. Sie können die Datenbankobjekte nach Ihren Bedürfnissen ändern und anschließend die Daten einpflegen. 2.5 Neue Datenbank speichern Die geöffnete Vorlage ist noch nicht gespeichert. Bevor Sie die Datenbank schließen, müssen Sie den Speichervorgang durchführen. Klicken Sie im Register DATEI auf Speichern unter. Im Bereich Datenbankdateitypen haben Sie die Möglichkeit, die Datenbank für ältere Versionen von Access kompatibel abzuspeichern oder eine eigene Vorlage zu generieren. Beim Belassen der Standardeinstellung Access-Datenbank speichern Sie automatisch mit der Dateikennung.accd. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unter. Sie erhalten die Meldung, dass alle Objekte geschlossen werden müssen. Bestätigen Sie mit Ja. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter den gewünschten Ordner und vergeben Sie anschließend den Dateinamen. Der Name kann maximal 255 Zeichen lang sein und darf folgende Zeichen nicht enthalten: / \ : *? < >. Die genauen Werte sind unter anderem vom Betriebssystem abhängig. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Speichern, um die Datenbank zu sichern. Datenbank komprimieren und reparieren Während der Arbeit mit einer Datenbank werden in der Regel die vorhandenen Daten ständig geändert. Durch das Löschen von Datensätzen oder ganzen Datenbankobjekten entstehen Lücken (ungenutzte Speichereinheiten) in der Datenbankdatei. Neue Datensätze oder Datenbankobjekte werden am Ende der Datei angehängt. Die existierenden Lücken werden dabei nicht automatisch geschlossen. Sie können mithilfe der folgenden Arbeitsschritte festlegen, dass Access die aktuelle Datenbank beim Schließen automatisch komprimiert. Dadurch werden die vorhandenen Lücken in der Datenbankdatei geschlossen und der Speicherbedarf der Datenbank verringert sich. Wählen Sie im Register DATEI den Befehl Optionen. Wechseln Sie im nun im Dialogfenster zur Kategorie Aktuelle Datenbank. 28 HERDT-Verlag

9 Mit Datenbanken arbeiten 2 Aktivieren Sie im Bereich Anwendungsoptionen das Kontrollfeld Beim Schliessen komprimieren. Bestätigen Sie mit OK. Komprimierte Datenbank Datenbank vor und nach der Komprimierung Sie können die Datenbank auch manuell komprimieren: Aktivieren Sie im Register DATEI die Kategorie Informationen. Betätigen Sie Datenbank komprimieren und reparieren. 2.6 Datenbank in SkyDrive ablegen und öffnen Sie können Ihre Datenbank in der sogenannten Cloud (dt. Wolke) ablegen. Der von Microsoft zur Verfügung gestellte Speicherplatz im Internet heißt SkyDrive. Den Nutzern stehen 7 Gigabyte kostenfrei zur Verfügung. Es ist möglich, den Speicherplatz zu erweitern. Um SkyDrive zu nutzen, benötigen Sie ein Microsoft-Konto. Sofern Sie nicht bereits ein Microsoft-Konto besitzen, können Sie dieses schnell und kurzfristig anlegen. Es ist kostenfrei und steht Ihnen sofort zur Verfügung. SkyDrive-Dienste hinzufügen Haben Sie ein aktives Microsoft-Konto (Windows Live ID), können Sie SkyDrive-Dienste aktivieren. Wählen Sie das Register DATEI und anschließend den Bereich Konto. Dienst hinzufügen anklicken Auf Speicher zeigen Gewünschten Dienst wählen HERDT-Verlag 29

10 2 Xpert - Europäischer ComputerPass - Datenbankanwendung (mit Access 2013) SkyDrive im Windows-Startbildschirm Einen direkten Zugriff auf SkyDrive haben Sie unter Windows 8 auch mit der Kachel im Windows-Startbildschirm. Hier können Sie ebenfalls ein Microsoft- Konto und SkyDrive-Dienste einrichten. Alternativ geben Sie in Ihrem Browserfenster die Adresse ein und melden sich mit Ihrem Konto an. Über die Schaltfläche Hochladen können Sie Dateien in der Cloud ablegen. Datenbank aus SkyDrive in Access öffnen Haben Sie eine Datenbank in SkyDrive hochgeladen, können Sie diese über Access öffnen. Hierfür müssen Sie in Access mit Ihrem Microsoft-Konto angemeldet sein. Klicken Sie auf Ihren Eintrag für SkyDrive. Klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie im Backstage-Bereich die Kategorie Öffnen. Der Dialog Öffnen wird mit den Ordnern Ihres SkyDrives gestartet. Wählen Sie den Ordner, in dem die Datenbank abgelegt ist. Markieren Sie die Datenbank und bestätigen Sie mit Öffnen. Die Datenbank wird heruntergeladen. Dieser Vorgang kann einige Zeit dauern. Anschließend müssen Sie die Datenbank lokal auf Ihrem Rechner oder Netzwerk speichern. Danach wird die Datei geöffnet. 30 HERDT-Verlag

11 Mit Datenbanken arbeiten Schnellübersicht Sie möchten... den Navigationsbereich erweitern/ reduzieren Schaltfläche bzw. eine Gruppe erweitern/reduzieren Schaltfläche bzw. ein Objekt öffnen zwischen geöffneten Objekten wechseln ein Objekt schließen eine neue Datenbank mit einer mitgelieferten Vorlage erstellen eine neue Datenbank manuell erstellen Anwendungsparts hinzufügen Objekt mit rechts anklicken und Kontextmenüpunkt Öffnen Gewünschte Dokumentregisterkarte anklicken Dokumentregisterkarte mit rechts anklicken, Kontextmenüpunkt Schließen Register DATEI, Kategorie Neu, gewünschte Vorlage doppelt anklicken Register DATEI, Kategorie Neu, Schaltfläche Leere Desktopdatenbank Register ERSTELLEN, Kategorie Vorlagen, Schaltfläche Anwendungsparts 2.8 Übung Objekte der Datenbank anzeigen Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Notwendige Kenntnisse Ergebnisdatei Neue leere Datenbank erstellen Anwendungsparts hinzufügen Mit dem Navigationsbereich arbeiten Objekte öffnen und schließen Datenbank öffnen und schließen Kontakte02-E Erstellen Sie eine neue leere Datenbank mit dem Namen Kontakte02. Fügen Sie der Datenbank die Anwendungsparts Kontakte hinzu. Reduzieren Sie den Navigationsbereich und erweitern Sie ihn anschließend wieder. Erweitern und reduzieren Sie alle vorhandenen Gruppen. Probieren Sie die verschiedenen Ansichten für die Objekte der Gruppen aus. Stellen Sie die standardmäßig eingestellte Ansicht wieder her (Kategorie Objekttyp, Filter Alle Access-Objekte). Öffnen Sie das Formular Kontaktdetails. Schließen Sie das Formular und anschließend die Datenbank. HERDT-Verlag 31