ECDL Europäischer Computer Führerschein ECDL5-03-5_ATCH. Autorin: Tanja Steuber. 1. Ausgabe vom 5. Mai 2008

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1 ECDL5-03-5_ATCH Autorin: Tanja Steuber 1. Ausgabe vom 5. Mai 2008 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Das ECDL-Logo ist ein eingetragenes Markenzeichen der ECDL-Foundation. Die HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH ist ein von der DLGI, der OCG und der ECDL Switzerland AG unabhängiges Unternehmen und insbesondere nicht gesellschaftsrechtlich mit diesen verbunden. Dieses Produkt kann genutzt werden, um Schulungsteilnehmer bei der Vorbereitung auf die European Computer Driving Licence-Prüfung zu unterstützen. Weder der Lizenzgeber noch die HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH gewährleisten, dass durch die Verwendung dieses Produktes das Bestehen der jeweiligen Prüfung sichergestellt wird. Die Verwendung des von den Lizenzgebern genehmigten Lernmaterial-Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhängig geprüft und seine Übereinstimmung mit den folgenden Vorgaben genehmigt worden ist: Das Produkt enthält in einem zumindest zufriedenstellenden Maß das gesamte Lernmaterial in Hinblick auf den ECDL-Syllabus Version 5.0. Das Lernmaterial wurde nicht auf technische Richtigkeit überprüft, und es wird nicht gewährleistet, dass der Endverbraucher die dazugehörigen ECDL-Prüfungen besteht. Alle in diesem Produkt enthaltenen Einstufungstests und/oder leistungsbezogenen Übungen beziehen sich einzig und allein auf dieses Produkt und sind oder implizieren keine Zertifizierung durch die Lizenzgeber für die ECDL-Prüfungen. ECDL Europäischer Computer Führerschein Modul 5 - Datenbank (mit Microsoft Office Access 2003) gemäß Syllabus 5.0 (zertifiziert für Österreich/Schweiz) ECDL5-03-5_ATCH Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I ECDL - Modul 5 - Datenbank (mit Microsoft Office Access 2003) Basiswissen 1 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Was Sie wissen sollten Was ist Access? Was ist eine Datenbank? PC-gestützte Datenbank Datenbankbegriffe Merkmale einer Access-Datenbank Die Arbeitsoberfläche Access starten und beenden Das Access-Anwendungsfenster Personalisierte Menüs Symbolleisten anpassen Schnell Hilfe zum Programm erhalten Schnellübersicht Übung Mit Datenbanken arbeiten Datenbank öffnen, speichern und schließen Objekte im Datenbankfenster Datenbankobjekte öffnen und schließen Ansicht des Datenbankfensters ändern Schnellübersicht Übung Daten eingeben und bearbeiten 5 Mit Formularen arbeiten Grundlagen zu Formularen Daten eines Formulars anzeigen Felddatentypen eines Formulars Neue Datensätze eingeben Eingabemöglichkeiten in Felder Die AutoKorrektur-Funktion Die Rechtschreibprüfung Datensätze bearbeiten und löschen Schnellübersicht Übung Daten in Tabellen eingeben und bearbeiten Eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen Daten in eine Tabelle eingeben Daten in einer Tabelle bearbeiten und löschen Kopieren und Verschieben mittels Zwischenablage Datenblattansicht ändern Schnellübersicht Übung Daten suchen und sortieren Daten suchen Datensätze sortieren Schnellübersicht Übung Mit Filtern arbeiten Was sind Filter? Formularbasierte Filter erstellen Filter anwenden Weitere Suchbedingungen hinzufügen Filter speichern Gespeicherte Filter verwenden Auswahlbasierte Filter verwenden Schnellübersicht Übung Filter mit mehreren Kriterien erstellen Grundlagen zu Operatoren Filter durch Operatoren ergänzen Platzhalter verwenden Die "Filtern nach"-methode anwenden Das Fenster des Filters SPEZIALFILTER/ -SORTIERUNG Felder auswählen und Sortierung festlegen Filter anwenden und speichern Schnellübersicht Übung Mit Abfragen arbeiten Was sind Abfragen? Abfragen ausführen Übung Datenausgabe 11 Daten drucken und exportieren Tabellen, Abfragen oder Formulare drucken Die Seitenansicht Die Seiteneinstellungen Access-Daten in anderen Anwendungen verwenden Schnellübersicht Übung Mit Berichten arbeiten Grundlagen zu Berichten Anzeigen und Drucken von Berichten Seiteneinstellungen vornehmen Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I Datenbankstruktur bearbeiten 13 Datenbankobjekte bearbeiten Grundlagen zur Objektbearbeitung Objekte kopieren und löschen Objekte aus- und einblenden Schnellübersicht Übung Indizierung Grundlagen zur Indizierung Mit Indizes arbeiten Besonderheiten des Primärschlüssels Schnellübersicht Übung Beziehungen zwischen Tabellen Grundlagen zu Beziehungen Beispiele für Beziehungen zwischen Tabellen Referenzielle Integrität Beziehungen im Beziehungsfenster anzeigen Beziehungen erzeugen, bearbeiten und löschen Unterdatenblätter verwenden Anzeige abhängiger Daten im Aufgabenbereich Schnellübersicht Übung Neue Datenbank erstellen 16 Planung einer Datenbank Schritte zur Datenbankerstellung Eine einfache Datenbank planen Datenbankfelder und Feldtypen festlegen Überblick über die Datentypen Eine neue Datenbank anlegen Datenbank-Assistent starten Neue Datenbank mit dem Assistenten erstellen Neue Datenbankdatei manuell erzeugen Schnellübersicht Übung Tabellen erstellen und Daten erfassen Tabellen in der Entwurfsansicht erstellen Tabelle in der Entwurfsansicht fertigstellen Tabellenstruktur bearbeiten Schnellübersicht Übung Formulare erstellen Formulare mit dem Assistenten erstellen AutoFormulare erstellen Die Entwurfsansicht von Formularen Steuerelemente markieren, kopieren und löschen Größe und Position von Steuerelementen ändern Das Aussehen von Steuerelementen ändern Neue Objekte in Formulare einfügen Schnellübersicht Übung Abfragen erstellen Auswahlabfragen mit dem Assistenten erstellen Auswahlabfragen in der Entwurfsansicht erstellen Mehrere Tabellen/Abfragen in Auswahlabfragen nutzen Abfragekriterien definieren Schnellübersicht Übung Berichte und Etiketten erstellen Grundlegendes zur Erstellung von Berichten Berichte mit dem Assistenten erstellen Gruppierte Berichte erstellen Zusammenfassende Berichte erstellen AutoBerichte erstellen Berichte in der Entwurfsansicht bearbeiten Adressetiketten erstellen Schnellübersicht Übung Anhang: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen Stichwortverzeichnis Grundlagen zum Tabellenentwurf Tabellen mit dem Tabellen-Assistenten erstellen Tabellen in der Datenblattansicht erstellen HERDT-Verlag 3

4 3 ECDL - Modul 5 - Datenbank (mit Microsoft Office Access 2003) 3 Die Arbeitsoberfläche In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Access starten und beenden welche Elemente das Access-Anwendungsfenster enthält und wie Sie damit arbeiten welche Möglichkeiten der Programmsteuerung zur Verfügung stehen welche Programmeinstellungen Sie vor dem Arbeiten mit Access vornehmen sollten wie Sie die Hilfefunktion von Access nutzen können Voraussetzungen Grundkenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem Windows 3.1 Access starten und beenden Access über das -Menü starten Klicken Sie auf die -Schaltfläche. Zeigen Sie auf den Menüpunkt ALLE PROGRAMME. Wählen Sie im Untermenü den Menüpunkt MICROSOFT OFFICE. Klicken Sie auf MICROSOFT OFFICE ACCESS Das Startmenü 12 HERDT-Verlag

5 Die Arbeitsoberfläche 3 Access-Dateien direkt mit Access öffnen Klicken Sie doppelt auf eine bereits erstellte Access-Datenbank (Access-Dateisymbol). Anschließend wird Access automatisch mit der gewählten Datenbank gestartet. Die Access-Dateisymbole finden Sie im Explorer sowie auf der Arbeitsoberfläche und in Ordnern. Access beenden Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - BEENDEN auf. oder Klicken Sie auf das Schließfeld von Access, bzw. betätigen Sie ALT F4. Falls die geöffnete Datenbank nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert ist, können Sie diese auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. Verlassen Sie Access immer mit einer der oben beschriebenen Möglichkeiten, und beenden Sie das Betriebssystem ordnungsgemäß. Da Access beim Verlassen des Programms noch nicht gespeicherte Dateien in einem Dialogfenster reklamiert, vermeiden Sie Datenverluste. Access lässt sich nicht beenden Sollte es vorkommen, dass Access nicht mehr auf Eingaben reagiert (Programm hat sich "aufgehängt"), betätigen Sie die Tastenkombination STRG ALT ENTF. Das Dialogfenster WINDOWS-SICHERHEIT wird eingeblendet, über das Sie unterschiedliche Einstellungen für Ihre Arbeitssitzung vornehmen können, z. B. eine Anwendung schließen. Klicken Sie auf die Schaltfläche TASK- MANAGER. Der Task-Manager, ein Programm zur Kontrolle und Verwaltung der laufenden Prozesse, wird eingeblendet. Aktivieren Sie das Register ANWENDUNGEN. Klicken Sie im Listenfeld auf die gewünschte Anwendung, und betätigen Sie die Schaltfläche TASK BEENDEN. Die hängende Anwendung wird geschlossen, ohne dass andere geöffnete Anwendungen oder Windows selbst beendet werden müssen. Access reagiert nicht mehr auf Eingaben HERDT-Verlag 13

6 3 ECDL - Modul 5 - Datenbank (mit Microsoft Office Access 2003) 3.2 Das Access-Anwendungsfenster Das Anwendungsfenster Nach dem Start des Programms gelangen Sie in das Access-Anwendungsfenster. Dieses enthält sowohl Accessspezifische als auch Windows-Standardelemente. Titelleiste Menüleiste Symbolleiste Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld Programmarbeitsbereich Aufgabenbereich Statusleiste Das Access-Anwendungsfenster Je nach gewählter Installation von Access und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Access kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. Übersicht der besonderen Access-Bildschirmelemente Menüleiste Symbolleisten Access stellt mehrere Menüs zur Verfügung, mit denen die verschiedenen Befehle des Programms abgerufen werden können. Hinter jedem Menünamen verbirgt sich ein so genanntes Pulldown-Menü, das bei Anklicken des Menüs herunterklappt. In der Menüleiste befindet sich zudem das Listenfeld FRAGE EINGEBEN, das zur Hilfefunktion von Access gehört und über welches Sie nach Hilfetexten zu eingegebenen Begriffen suchen können. Die Symbolleisten stellen häufig benutzte Befehle zur schnellen Mausklickausführung zur Verfügung. Zunächst wird nur die Symbolleiste DATENBANK angezeigt. Nach dem Öffnen einer Datenbank kommen weitere Symbolleisten hinzu, je nachdem, welche Elemente der Datenbank Sie anzeigen lassen oder bearbeiten. Wenn Sie mit der Maus auf ein Symbol zeigen, erscheint nach ca. einer Sekunde neben dem Mauszeiger eine Kurzbeschreibung des Befehls, die so genannte QuickInfo. 14 HERDT-Verlag

7 Die Arbeitsoberfläche 3 Aufgabenbereich In diesem separaten Fenster stellt Ihnen Access für Aufgaben wie z. B. das Erstellen einer neuen Datenbank oder das Suchen einer Datenbank automatisch alle wesentlichen Befehle zur Verfügung. Diese Befehle sind in unterschiedlichen Aufgabenbereichen zusammengefasst. Je nachdem, welche Arbeiten Sie ausführen, wird der entsprechende Aufgabenbereich automatisch eingeblendet. Der Aufruf der Befehle erfolgt beispielsweise durch Anklicken mit der Maus. Da die meisten Befehle im Aufgabenbereich als so genannte Hyperlinks mit blauem Text dargestellt sind, ändert sich der Mauszeiger beim Anklicken in folgendes Symbol:. Der Text des Hyperlinks wird zusätzlich unterstrichen dargestellt. Sie können zwischen Inhalten des Aufgabenbereichs wechseln, indem Sie auf das Pfeilsymbol klicken und im eingeblendeten Menü den entsprechenden Eintrag wählen. Ausschnitt aus dem Aufgabenbereich NEUE DATEI Statusleiste Hier erhalten Sie Hinweise zum aktuellen Programmstatus. Je nach Betriebszustand werden zusätzliche Informationen eingeblendet. 3.3 Personalisierte Menüs Anpassung an Ihre Arbeitsgewohnheiten Access bietet so genannte personalisierte oder intelligente Menüs an. Dies bedeutet, dass die Auswahl der Menüpunkte in den Menüs während der Arbeit mit Access automatisch an die Bedürfnisse des Anwenders angepasst wird. Access stellt standardmäßig eine reduzierte Auswahl an bestimmten Menüpunkten für ein Menü zur Verfügung. Das bedeutet, dass Menüpunkte, die weniger häufig verwendet werden, vorerst nicht sichtbar sind: Das Menü ist sozusagen eingeklappt. Zum Anzeigen aller vorhandenen Menüpunkte klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den Doppelpfeil am Menüende, oder klicken Sie doppelt auf den Menünamen (z. B. AN- SICHT). Haben Sie einen vormals verborgenen Menüpunkt einmal aktiviert, wird er nun dauerhaft im Menü angezeigt. Bei personalisierten Menüs soll das Ausblenden der Menüpunkte und nicht genutzter Befehle bewirken, dass die Übersichtlichkeit in den Menüs gewahrt bleibt. HERDT-Verlag 15

8 3 ECDL - Modul 5 - Datenbank (mit Microsoft Office Access 2003) Beispiel: Automatische Anpassung des personalisierten Menüs ANSICHT Standardmäßige Anzeige der Menüpunkte Smarttags Darstellung aller vorhandenen Menüpunkte und Auswahl des Menüpunkts SYMBOLE AN- ORDNEN Menüanzeige nach Aktivierung des vorher nicht angezeigten Menüpunkts SYMBOLE ANORDNEN Mit den so genannten Smarttags (= "intelligente Etiketten") stellt Access eine Möglichkeit zur Verfügung, kontextbezogene Befehle schnell auszuführen bzw. auf automatisch von Access ausgeführte Aktionen Einfluss zu nehmen. Smarttags erscheinen in Form von Anzeigern automatisch im Ansichtsbereich der Datenbankobjekte. Durch Anklicken des Symbols wird das Smarttag (z. B. ) eingeblendet, über das Sie ein Menü mit kontextbezogenen Auswahlmöglichkeiten öffnen können. Folgende Smarttags stellt Access z. B. zur Verfügung: Symbol Bezeichnung Funktion AUTOKORREKTUR- OPTIONEN AKTIONEN FEHLER- ÜBERPRÜFUNG Wurden von Access automatische Korrekturen im Text vorgenommen, kann über dieses Smarttag bestimmt werden, ob die Korrekturen angenommen oder abgelehnt werden. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger in das geänderte Wort, wird in Form eines Symbols unter dem Wort angezeigt, dass eine AutoKorrektur stattgefunden hat. Durch Klicken auf das Symbol können Sie das Menü des Smarttags aufrufen. Stellt Access besondere Befehle im Text zur Verfügung, wie z. B. für das Versenden einer oder für das Planen einer Besprechung, wird der Text mit einem Dreieck versehen. Durch Zeigen mit der Maus auf das Dreieck wird das Symbol eingeblendet, über das Sie das Menü des Smarttags einblenden können. Überprüft Formulare und Berichte in der Entwurfsansicht auf typische Fehler, beispielsweise fehlerhafte Steuerelemente oder unpassendes Druckformat und bietet Lösungsmöglichkeiten an 16 HERDT-Verlag

9 Die Arbeitsoberfläche 3 Hinweise zu Smarttags Aktivieren Sie das Smarttag-Menü nicht, wird das Smarttag nach dem Betätigen einer beliebigen Taste wieder ausgeblendet. Smarttags sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht mit ausgedruckt. Anzeigeoptionen für personalisierte Menüs festlegen Aus den folgenden Gründen ist es meist sinnvoll, die Einstellungen für die personalisierten Menüs zu deaktivieren: Ein Menüeintrag muss unter Umständen gesucht werden, da beim Aufrufen eines Menüs nicht sofort alle Einträge sichtbar sind. Das Erscheinungsbild von Access ändert sich mit jeder Arbeitssitzung, da sich Access merkt, welche Menüpunkte Sie angeklickt haben. Rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS - ANPASSEN auf. Aktivieren Sie im Register OPTIONEN das Kontrollfeld. Betätigen Sie die Schaltfläche SCHLIESSEN. Allgemeine Programmeinstellungen Die Verwendung von personalisierten Menüs deaktivieren Über den Menüpunkt EXTRAS - OPTIONEN können allgemeine Programmeinstellungen verändert werden, wie z. B. Einstellungen zur Bildschirmdarstellung oder zum Drucken. Einige dieser Einstellungen beziehen sich auf alle Arbeiten mit Access, andere nur auf die aktuelle Datenbank. Ist keine Datenbank geöffnet, lässt sich das Menü EXTRAS - OPTIONEN nicht anwählen. 3.4 Symbolleisten anpassen Symbolleisten Viele Arbeiten in Access lassen sich einfacher und schneller über die Symbolleisten ausführen. Dafür blendet das Programm für jeden Arbeitsvorgang (beispielsweise in der Entwurfsansicht eines Formulars oder in der Seitenansicht eines Berichts) automatisch die geeignete Symbolleiste ein. Alle Symbole stehen für Arbeiten, die sich auch mithilfe von Menüpunkten ausführen lassen. Die arbeitsbezogene Symbolleiste aus- und einblenden Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste, um deren Kontextmenü zu öffnen. Hier werden Ihnen die Namen der Symbolleisten angezeigt, die für Ihre jeweilige Arbeit die wichtigsten Befehle zur Verfügung stellen. Durch Klicken auf den Symbolleistennamen aktivieren bzw. deaktivieren Sie die betreffende Symbolleiste. Die Symbolleiste DATENBANK mit geöffnetem Kontextmenü HERDT-Verlag 17

10 3 ECDL - Modul 5 - Datenbank (mit Microsoft Office Access 2003) Symbolleiste positionieren Die Symbolleiste befindet sich in der Regel direkt unter der Menüleiste. Eine Ausnahme bilden zum Beispiel die Toolbox und die Farbpalette in der Entwurfsansicht eines Formulars oder Berichts. Diese werden in der Regel als frei positionierbare Fenster angezeigt. Symbolleisten lassen sich im Arbeitsbereich von Access an jede Position verschieben (auch "andocken" genannt). Um angedockte Symbolleisten frei zu positionieren, klicken Sie auf den vorderen Bereich der Symbolleiste und ziehen Sie ihn an die gewünschte Position auf Ihrem Arbeitsfenster. Bei frei positionierten Symbolleisten klicken Sie auf die Titelleiste, und ziehen Sie die Symbolleiste bei gedrückt gehaltener linker Maustaste an einen beliebigen Rand des Arbeitsfensters von Access. Die Symbolleiste wird an diesen Rand angedockt. Schneller wechseln Sie zwischen fester und freier Positionierung durch einen Doppelklick auf den Hintergrundbereich einer Symbolleiste (zum Beispiel auf die Separatorsymbole der Symbolleiste) oder auf die Titelleiste einer frei positionierten Symbolleiste. Symbolleisten ein- und ausblenden Access blendet in der Regel automatisch die benötigte Symbolleiste für die aktuell notwendigen Arbeiten ein, zum Beispiel die Symbolleiste für den Formularentwurf, wenn Sie Formulare bearbeiten. Zusätzliche Symbolleisten lassen sich oft über ein Symbol der vorhandenen Symbolleisten einblenden (zum Beispiel die Toolbox und die Farbpalette). Um weitere Symbolleisten einzublenden, verfahren Sie wie folgt: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Symbolleiste, und wählen Sie den Menüpunkt ANPASSEN aus dem Kontextmenü. oder Wählen Sie den Menüpunkt ANSICHT - SYMBOL- LEISTEN - ANPASSEN. Schalten Sie im Register SYMBOLLEISTEN im Listenfeld für jede Symbolleiste, die angezeigt werden soll, das entsprechende Kontrollfeld ein. Um eine Symbolleiste auszublenden, schalten Sie das entsprechende Kontrollfeld aus. Betätigen Sie die Schaltfläche, um Eigenschaften der Symbolleiste festzulegen. Bestätigen Sie die geöffneten Dialogfenster jeweils mit SCHLIESSEN oder über RETURN. Eine frei positionierte Symbolleiste lässt sich auch durch Anklicken des Schließfeldes des Symbolleistenfensters ausblenden. Symbolleisten ein- bzw. ausblenden Datenbankobjekte als Symbole in die Symbolleiste aufnehmen Sie haben die Möglichkeit, Datenbankobjekte als Symbol in die Symbolleiste einzufügen. Auf diese Weise können Sie die betreffenden Objekte bequem und schnell öffnen. Klicken Sie im Datenbankfenster auf den entsprechenden Objekttyp (beispielsweise TABEL- LEN oder ABFRAGEN). Ziehen Sie das gewünschte Objekt bei gedrückter linker Maustaste in die Symbolleiste. Um das Objekt zu öffnen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Objekte in die Symbolleiste einfügen 18 HERDT-Verlag

11 Die Arbeitsoberfläche 3 Möchten Sie das Symbol wieder aus Ihrer Symbolleiste entfernen, blenden Sie das Dialogfenster ANPASSEN ein und ziehen Sie das Symbol aus der Symbolleiste heraus. Objekt aus der Symbolleiste entfernen 3.5 Schnell Hilfe zum Programm erhalten Das Eingabefeld FRAGE HIER EINGEBEN verwenden Über das Eingabefeld FRAGE HIER EINGEBEN in der Menüleiste können Sie während der Arbeit mit Access schnell nach Erläuterungen für Begriffe und Aktionen suchen, beispielsweise wenn Sie sich darüber informieren möchten, wie Sie eine Datenbank öffnen können. Standardmäßig ist der Text FRAGE HIER EINGEBEN im Eingabefeld eingetragen. Um eigene Suchbegriffe einzutragen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in das Eingabefeld. Der voreingestellte Text wird gelöscht. Geben Sie Ihren Fragetext ein, beispielsweise Datei öffnen, und bestätigen Sie mit RETURN. Der Aufgabenbereich SUCHERGEBNISSE wird mit entsprechenden Hilfethemen eingeblendet. Zeigen Sie mit der Maus auf das Hilfethema, das Sie lesen möchten. Das Hilfethema wird unterstrichen dargestellt, und der Mauszeiger nimmt die Form einer Hand an. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Thema. Das Hilfefenster wird anschließend als eigenständiges Fenster geöffnet und standardmäßig neben das Anwendungsfenster gelegt. RETURN Erneute Eingabe einer Frage möglich Access- Anwendungsfenster Erneutes Einblenden eines Hilfethemas möglich Einblenden aller weiteren Hilfetexte dieses Hilfethemas Eingeblendeter Hilfetext Einblenden weiterer Hilfetexte durch Anklicken farbig hervorgehobener Begriffe Weitere Informationen im Hilfefenster anzeigen Innerhalb des Hilfefensters können Sie durch Anklicken der blauen und mit einem Dreieck gekennzeichneten Textstellen weitere Informationen zum gewählten Thema anzeigen. Durch Anklicken von blau dargestellten Wörtern im Hilfetext (z. B. ) können Sie eine Begriffserklärung ein- und wieder ausblenden. Sämtliche im aktuellen Hilfefenster verfügbaren Informationen blenden Sie mit ein. Mit können Sie die Anzeige wieder reduzieren. HERDT-Verlag 19

12 3 ECDL - Modul 5 - Datenbank (mit Microsoft Office Access 2003) Die Online-Hilfe nutzen Neben den Hilfedateien, die automatisch mit Access auf Ihrem Computer installiert werden, stellt Ihnen Microsoft noch eine so genannte Online-Hilfe zur Verfügung. Voraussetzung, um die Online-Hilfe verwenden zu können, ist eine Internetverbindung. Um die Online-Hilfe zu nutzen, tragen Sie in das Eingabefeld FRAGE HIER EINGEBEN bzw. in das Eingabefeld SUCHEN NACH des Aufgabenbereichs ACCESS-HILFE bzw. des Aufgabenbereichs ERSTE SCHRITTE den Suchbegriff ein und bestätigen Sie mit RETURN. Öffnen Sie im Bereich SUCHEN des Aufgabenbereichs SUCHERGEBNISSE das Listenfeld, und wählen Sie einen Eintrag gemäß der nachfolgenden Tabelle aus. Um die Suche zu starten, betätigen Sie die Taste RETURN oder klicken Sie auf das Symbol. Die Online-Hilfe nutzen Was möchten Sie zu dem gesuchten Thema anzeigen? Hilfetexte der Online-Hilfe Online-Kurse Vorlagen, die Sie beim Erstellen eines Dokuments unterstützen Listenfeldeintrag UNTERSTÜTZUNG SCHULUNG VORLAGEN 3.6 Schnellübersicht Sie möchten... Lösung Alternative Access starten, ALLE PROGRAMME - MICROSOFT OFFICE - MICROSOFT OFFICE ACCESS 2003 Access beenden die personalisierten Menüs deaktivieren allgemeine Programmeinstellungen vornehmen Symbolleisten ein- und ausblenden schnell Hilfe erhalten DATEI - BEENDEN EXTRAS - ANPASSEN, Register OPTIONEN, Kontrollfeld MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG ANZEIGEN EXTRAS - OPTIONEN ANSICHT - SYMBOLLEISTEN - ANPASSEN In das Feld FRAGE HIER EINGEBEN klicken, Suchbegriffe in das Feld eingeben, RETURN Kontextmenüpunkt ANPASSEN der Symbolleisten HERDT-Verlag

13 Die Arbeitsoberfläche Übung Mit der Access-Hilfe arbeiten Starten Sie Microsoft Access. Sie möchten sich über das Thema Symbolleisten informieren. Geben Sie dazu im Eingabefeld FRAGE HIER EINGEBEN den Suchtext Symbolleisten ein. Wählen Sie das Hilfethema WIEDERHERSTELLEN DER STANDARDEINSTELLUNG FÜR SYMBOLLEISTEN, SCHALTFLÄCHEN UND BEFEHLE. Blenden Sie innerhalb des Hilfefensters die Erläuterungen zu dem ersten Thema ein. Lassen Sie sich den ergänzenden Hilfetext zu dem blau unterstrichenen Eintrag EINGEBAUTE SYMBOLLEISTE im ersten Hilfethema anzeigen. Schließen Sie das Hilfefenster. Schließen Sie den Aufgabenbereich. Beenden Sie Access. HERDT-Verlag 21