3 Die Outlook-Oberfläche

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1 PROJEKT 3 Die Outlook-Oberfläche Outlook 2002 TRAINING Outlook 2002 ISBN Lektion 1 Lektion 2 Lektion 3 Lektion 4 Im folgenden Projekt lernen Sie die Oberfläche von Outlook mit ihren Symbolleisten, Elementen und Arbeitsbereichen kennen. Dieses Wissen bildet die Grundlage für den effektiven Umgang mit dem Programm. Die Elemente von Outlook Die Menüleiste Mit Symbolleisten arbeiten Der Arbeitsbereich 21

2 Lektion 1 Tipp Durch einen Klick auf einen Ordner der Ordnerliste wechselt Outlook sofort in diesen Ordner. Die Elemente von Outlook Microsoft Outlook bietet dem Anwender sechs verschiedene Elementtypen: Mail-Elemente, Kontakte, Termin-Elemente, Aufgaben, Notiz-Elemente und Journal-Einträge. Intern sind diese Elemente jedoch nur Informationen, die nach einem einheitlichen Schema aufgebaut sind. Outlook setzt diese Daten jeweils so um, dass der Inhalt passend zum Elementtyp dargestellt wird. Ein Beispiel: Jedes Kalenderelement wird in der Art des üblichen Zeitplaners ausgegeben. Dadurch entsteht ein ideales Zusammenspiel der Einzelelemente. So kann theoretisch eine Information von einem Ordner in einen anderen verschoben werden, und diese Information wird dann z.b. nicht mehr als Kontakt, sondern als Notizzettel dargestellt. 1. Klicken Sie auf den Menüeintrag Ansicht, Ordnerliste in der Menüleiste. Ein Teilbereich der Arbeitsfläche wird durch diesen Befehl mit der Ordnerliste versehen. Innerhalb dieses Fensters zeigt Outlook die Ordnerstruktur mit allen Ordnern. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Notizen und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Neuer Ordner. Achtung Falls Sie den Ordner nicht markieren können, klicken Sie auf das Pin-Symbol, um die Ordnerliste zu fixieren. Outlook öffnet die Dialogbox Neuen Ordner erstellen. Damit wird ein neuer Ordner in die Struktur integriert. 3. Tragen Sie als Namen Private ein. Der Name legt die Bezeichnung des neuen Ordners fest. Tipp Die Einträge in der Ordnerliste bearbeiten Sie ähnlich wie herkömmliche Ordner im Windows- Explorer. 4. Öffnen Sie das Listenfeld Ordner enthält Elemente des Typs mit einem Klick und wählen Sie den Eintrag und Bereitstellung. Das Listenfeld Ordner enthält Elemente des Typs legt die Art des Elements fest. Die Standardvorgabe für den Elementtyp ist jeweils das Element des vor Aufruf der Dialogbox markierten Ordners. 22 Projekt 3 Die Outlook-Oberfläche

3 5. Markieren Sie im unteren Listenfeld Ordner soll angelegt werden unter den Ordner POSTEINGANG und klicken Sie auf OK. Im Listenfeld Ordner soll angelegt werden unter bestimmen Sie das Stammverzeichnis des neuen Ordners. Auf diese Art wird ein zusätzlicher -Ordner in Outlook angelegt. 6. Bestätigen Sie die Rückfrage durch einen Klick auf die SchaltflächeJa. Projekt 3 Die Outlook-Oberfläche 23

4 Outlook erstellt nach Bestätigung auf der Outlook-Leiste eine Verknüpfung im Bereich Eigene Verknüpfungen. Das Programm macht durch ein kurzes Blinken der Gruppenschaltfläche Eigene Verknüpfungen darauf aufmerksam. 7. Klicken Sie auf das Symbol Schließen in der Ordnerliste, um diese auszublenden. Lektion 2 Die Menüleiste Microsoft hat alle Programme des Office-Pakets mit einem weitgehend einheitlichen Aufbau ausgestattet. Menüs sind unterhalb der Titelzeile angeordnet und werden durch einen Mausklick geöffnet. Dann zeigen Sie eine Reihe thematisch verwandter Befehle diese werden ebenfalls mit einem Mausklick aktiviert. 1. Wechseln Sie in den Ordner Aufgaben. 2. Klicken Sie auf das Menü Datei. Erweiterungspfeil 24 Projekt 3 Die Outlook-Oberfläche

5 Durchgängig vorhanden im gesamten Office Paket sind die dynamischen,»intelligenten«menüs. Selten verwendete Menübefehle sind hinter dem Menüeintrag mit dem Doppelpfeil nach unten verborgen. Außerdem öffnen sich die Menüs nach einiger Zeit von selbst, um Ihnen alle Menübefehle zu zeigen. 3. Lassen Sie den Mauszeiger auf Datei stehen und warten Sie ein paar Sekunden. Alle beim ersten Öffnen des Menüs nicht sichtbaren Befehle haben ein graues Symbol in der rechten Leiste. 4. Klicken Sie auf den Eintrag Archivieren. 5. Schließen Sie die nachfolgende Dialogbox mit Abbrechen. Nachdem einmal ein»versteckter«menüeintrag aufgerufen wurde, erscheint dieser standardmäßig in der Auflistung der Menüeinträge. Tipp Auch mit der Tastatur kommen Sie zum Ziel. (Alt)+(Kennbuchstabe), aber auch die Tastenkombinationen hinter den Menüeinträgen können das Arbeiten erheblich beschleunigen. 6. Öffnen Sie wieder das Menü Datei. Der Menüeintrag Archivieren ist sofort zu sehen. 7. Aktivieren Sie den Befehl Extras, Anpassen. 8. Wechseln Sie in das Register Optionen. Im oberen Bereich der Dialogbox regeln Sie das Verhalten der personalisierten Menüs und Symbolleisten. Projekt 3 Die Outlook-Oberfläche 25

6 9. Bestätigen Sie die Veränderung mit Schließen. Lektion 3 Tipp Die Symbolleisten enthalten ebenso wie die Menüleiste senkrechte Striche. Bei Bedarf ziehen Sie damit die Leiste als selbstständiges Steuerelement in den Arbeitsbereich. Mit Symbolleisten arbeiten Auch die Symbolleisten sind weitgehend standardisiert. Jedes Element von Outlook hat seine eigene Symbolleiste. Falls Sie sich über die Bedeutung eines Symbols nicht sicher sind, lassen Sie den Mauszeiger einen Moment bewegungslos auf einem Symbol verharren. Outlook öffnet daraufhin eine kleine Hilfeblase mit einer Symbolbezeichnung die so genannte QuickInfo. Außerdem sind die Symbole mit den Symbolen in den Menüs der Menüleiste identisch, sodass sich die Symbole mit der Zeit fast automatisch einprägen. Symbolleiste QuickInfo Lektion 4 Der Arbeitsbereich Der Arbeitsbereich verändert bei jedem Wechsel von einem Element zum anderen seinen Inhalt. Das geschieht auch, wenn beide Elemente z.b. Notizelemente sind. 1. Klicken Sie auf das Symbol Posteingang der Outlook-Leiste. Alle Arbeitsbereiche haben eine einheitliche Struktur. Es gibt einen Titel und einen Datenbereich. Über den eigentlichen Daten befindet sich die Ordnerleiste dieses Elements. 26 Projekt 3 Die Outlook-Oberfläche

7 Ordnerleiste Titel Datenbereich 2. Klicken Sie auf die Elementbezeichnung in der Ordnerleiste. Es öffnet sich ein Pulldown-Menü, die Ordnerliste, mit allen Elementen. Durch einen Klick auf ein Element dieser Liste wechseln Sie in diesem Bereich. 3. Klicken Sie auf das Pin-Symbol, um die Ordnerliste geöffnet zu halten. Projekt 3 Die Outlook-Oberfläche 27

8 4. Klicken Sie doppelt in den leeren Arbeitsbereich. Sofort öffnet sich eine Dialogbox, die für die Eingabe einer Nachricht zuständig ist. Im Beispiel ist das die Dialogbox Unbenannte Nachricht. 5. Brechen Sie diesen Vorgang über das Symbol Schließen der Dialogbox ab.? Testen Sie Ihr Wissen! 1. Wie viele Elementtypen gibt es unter Outlook? 2. Können neue Elementtypen angelegt werden? 3. Was wird beim Wechsel zwischen den Elementtypen in Outlook verändert? 4. Gibt es eine Möglichkeit, Ablagen für neue Elemente anzulegen? 5. Kann das Erscheinungsbild der Outlook-Leiste verändert werden? 6. Wie löschen Sie Daten unter Outlook? 28 Projekt 3 Die Outlook-Oberfläche

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