2 ABFRAGENENTWURFSANSICHT

Transkript

1 2 ABFRAGENENTWURFSANSICHT Eine Abfrage dient dazu, aus den Tabellen einer Datenbank ausgewählte Felder darzustellen und gegebenenfalls zu ändern. Access bietet dazu ein eigenes Tool an, in dem tels QBE (Query by Example) die Parameter für die jeweils benötigten Daten eingegeben werden können. Man kann also Spalten (Felder) angeben, die in die Abfrage aufgenommen werden, und Kriterien festlegen, nach denen die anzuzeigenden Datensätze ausgewählt werden. Eine besonders flexible Gestaltung der Abfrage kann durch die Verwendung berechneter Felder erreicht werden. Dabei können Felder aus den in die Abfrage eingebundenen Tabellen für Berechnungen herangezogen werden. In den Formeln werden sowohl arithmetische als auch logische Operatoren und Prozentwerte akzeptiert. Eine Abfrage stellt immer nur einen Ausschnitt aus der Datenbank dar, der entweder direkt als Datenblatt betrachtet oder als Grundlage für einen Bericht oder ein Formular benutzt werden kann. 2.1 Abfragearten Access bietet neben der üblichen Auswahlabfrage noch eine Reihe weiterer Abfrageversionen an, die jeweils an eine besondere Auswertungsform angepasst ist. Symbol Abfrageart Beschreibung Anwendungsmöglichkeit Auswahlabfrage Parameterabfrage Kreuztabellenabfrage Aktionsabfragen Aktualisierungsabfrage Anfügeabfrage Tabellenerstellungsabfrage Löschabfrage Auswahl einer Gruppe von Daten aus einer oder aus mehreren Tabellen Zur Auswahl eines Abfragekriteriums wird ein Dialog eingeblendet Datengruppierungen können übersichtlich dargestellt werden Welche Mitarbeiter sind in welcher Abteilung Auswertung von Abteilungen Entwicklung der Gehaltskosten je Monat und Abteilung Mit den ausgewählten Datensätzen wird einer Änderung durchgeführt Führt eine Aktualisierung der gewählten Daten aus Datensätze einer Tabelle werden an eine andere Tabelle angehängt Aus den Auswahldaten soll eine neue Tabelle erstellt werden Datensätze werden aus bestehender Tabelle gelöscht Gehälter sollen um 2,5% erhöht werden Personaldaten aus einer Filiale werden in eine gemeinsame Tabelle eingebunden Aus einer bestehenden Tabelle wird eine neu strukturierte Tabelle erzeugt Im Vorjahr ausgetretene Mitarbeiter sollen aus der für das laufende Jahr erstellten Tabelle gelöscht werden Team ALGE Abfragenentwurfsansicht 35

2 tblabteilung tblmitarbeiter tblgehalt Erstellen von Abfragen (Auswahlabfrage) Abfragen können im Register ERSTELLEN /ANDERE entweder über die Schaltfläche ABFRA- GE-ASSISTENT oder über die Schaltfläche ABFRAGEENTWURF erstellt werden. Nachdem die assistentgestützte Erstellung die Schrittfolge ausführlich dokumentiert, soll an dieser Stelle vorrangig die Bearbeitung über die Entwurfsansicht besprochen werden. 1. Wählen Sie ERSTELLEN /ANDERE /ABFRAGEENTWURF 2. Wählen Sie aus dem Dialog TABELLEN ANZEIGEN die Tabellen aus, aus denen Felder in die Abfrage übernommen werden sollen. Kontrollieren Sie, dass alle Tabellen entsprechende Beziehungen aufweisen. 3. Ziehen Sie aus den Tabellen jene Felder in den QBE-Bereich, deren Daten in der Abfrage aufscheinen sollen bzw deren Daten für die Kriterienfestlegung notwendig sind. Die Auswahl kann tels Drag&Drop jedes einzelnen Feldes aus der dargestellten Tabelle in den Spaltenbereich von QBE erfolgen oder durch Doppelklick auf das gewählte Feld in der abgebildeten Tabelle. Durch Auswahl des Sterns oberhalb des ersten Feldes in der Feldliste einer Tabelle können alle Felder dieser Tabelle in den Spaltenbereich übernommen werden. Da werden auch etwaige später dazu gefügte oder gelöschte Datenfelder der Tabelle in der Abfrage berücksichtigt. Zu viele oder falsch ausgewählte Felder werden im Spaltenbereich markiert und durch wieder gelöscht. 4. Beschreiben Sie nun die Kriterien der Datenauswahl Für die Auswahl von Text können die üblichen Platzhalter (* und?) verwendet werden. Bei Zahlen und Datum sind Vergleichsoperatoren zulässig, Datumseingaben werden zwischen Rauten (#) gesetzt. Siehe Punkt und Anhang II. 5. Fügen Sie in der letzten Spalte statt eines bestehenden Feldes eine Formel ein. Vergeben Sie einen Namen, einen Doppelpunkt und danach verwenden Sie in eckige Klammern gesetzte Feldnamen, Operatoren und konstante Zahlenwerte. 6. Felder, die Sie nur zur Festlegung der Kriterien verwenden und die nicht in der Auswertung aufscheinen sollen, können in der Anzeigen-Zeile ausgeblendet werden. Im Register ENTWURF /ERGEBNISSE kann über die Schaltfläche AUSFÜHREN oder über die Schaltfläche ANSICHT die Auswertung als Datenblattansicht eingeblendet werden. 7. Die Abfrage kann nun gespeichert werden. Als Präfix empfiehlt sich die Abkürzung qry, um da den Unterschied zu einer Tabelle hervorzuheben. 36 Abfragenentwurfsansicht Team ALGE

3 Erstellen einer Aktionsabfrage Aktionsabfragen werden grundsätzlich in der gleichen Form erstellt wie in der oben angegebenen Schrittfolge. Es wird jedoch im Anschluss an die als Auswahlabfrage zusammengestellte Kriterienfestlegung die entsprechende Schaltfläche aktiviert, die dem gewünschten Abfragetyp entspricht Abfrage erstellen und benutzen, um Daten zu aktualisieren Aktualisierungsabfrage Wenn Inhalte bestehender Datensätze verändert werden sollen, dann verwendet man eine Aktualisierungsabfrage. Mit dieser können alle Einträge oder nur ein entsprechend ausgewählter Teil der Daten neu berechnet werden. Die entsprechende Formel wird in der Zeile Aktualisieren eingetragen. Aufgabe: Es sollen alle Gehälter unter 3.000,00 um 2,5 % erhöht werden. 1. Erstellen Sie eine Abfrage über die Tabelle tblgehalt, dem Feld Gehalt, Kriterium Gehalt < Klicken Sie im Register Entwurf /Abfragetyp auf die Schaltfläche Aktualisieren Der QBE-Bereich wird an den Abfragetyp angepasst und erhält eine Zeile Aktualisieren, in der die entsprechenden Aktionen eingegeben werden. 3. Als Aktualisierungsanweisung geben Sie [Gehalt]*1,025 ein. 4. Führen Sie die Abfrage aus, kontrollieren Sie das Ergebnis und speichern Sie die Abfrage unter qrygehaltsanpassung tblgehalt Bei der Berechnung eines Feldeinhaltes wird der Feldname immer in eckige Klammer geschrieben. Verwenden Sie einen Feldnamen, der in den Tabellen-Feldlisten vorkommt, so werden die eckigen Klammern meist automatisch gesetzt. Team ALGE Abfragenentwurfsansicht 37

4 2.1.2 Abfrage erstellen und benutzen, um Daten in einer Tabelle zu löschen Löschabfrage tblarchiv_ma_werkvertr ag Aus einer bestehenden Tabelle werden Datensätze ausgewählt und aus der Tabelle entfernt. Aufgabe: Die Tabelle tblarchiv_ma_werkvertrag beinhaltet alle freiberuflichen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der vergangenen Jahre. Es sollen nun alle Personen, die vor dem Jahr 2003 beschäftigt wurden, gelöscht werden. 1. Erstellen Sie eine Auswahlabfrage der Tabelle tblarchiv_ma_werkvertrag 2. Übernehmen Sie dem Sternsymbol alle Datenfelder aus der Feldliste und für das Auswahlkriterium nochmals das Feld Jahr. Geben Sie in dieses das Kriterium <2003 ein und deaktivieren Sie die Anzeige für dieses Feld 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche ENTWURF /ABFRAGETYP /LÖSCHEN 4. Rufen Sie ENTWURF /ERGEBNISSE /AUSFÜHREN auf 5. Speichern und schließen Sie die Abfrage (qrylöschen_archiv_werkvertrag) Ergebnis: Die Tabelle beinhaltet die ausgewählten Datensätze nicht mehr. Jeder Aufruf einer Löschabfrage führt den definierten Löschvorgang aufs Neue durch. Es ist daher darauf zu achten, dass eine mehrfach erfolgte Durchführung zu ungewollter Reduktion der Datensätze führen kann. Gelöschte Datensätze können nicht mehr wieder hergestellt werden. 38 Abfragenentwurfsansicht Team ALGE

5 2.1.3 Abfrage erstellen und benutzen, um ausgewählte Informationen als Tabelle zu speichern Tabellenerstellungsabfrage Aus einer bestehenden Tabelle werden mehrere Datensätze ausgewählt und in eine neu zu erstellende Tabelle kopiert. Aufgabe: Die Tabelle tblma_werkvertrag beinhaltet alle freiberuflichen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Es sollen nun alle Personen aus Wien in eine neue Tabelle übernommen werden. Die Ursprungstabelle bleibt unverändert. 1. Erstellen Sie eine Auswahlabfrage der Tabelle tblma_werkvertrag 2. Übernehmen Sie dem Sternsymbol alle Datenfelder aus der Feldliste und für das Auswahlkriterium nochmals das Feld Ort. Geben Sie in dieses das Kriterium Wien ein und deaktivieren Sie die Anzeige für dieses Feld 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche TABELLE ERSTELLEN 4. Geben Sie im Dialog den Namen der neu zu erstellenden Tabelle ein: tblwiener_werkverträge und bestätigen Sie 5. Speichern und schließen Sie die Abfrage (qrywr_werkverträge) 6. Rufen Sie nun die Tabellenerstellungsabfrage auf. Beachten Sie dabei die Informationsmeldungen. Ergebnis: Die neu erstellte Tabelle wird als Element in der Objektgruppe Tabellen angezeigt. Sie enthält nur die Datensätze der Personen aus Wien. tblma_werkvertrag Hinzufügen von Einträgen in eine Tabelle Hilfe einer Abfrage Anfügeabfrage Werte aus ausgewählten Datenfeldern einer Tabelle werden einer vorhandenen Tabelle hinzugefügt. Eine solche Datenübernahme kann nur dann problemlos erfolgen, wenn der Felddatentyp der betreffenden Felder in beiden Tabellen übereinstimmt. Ist eine Anpassung der Feldtypen aus der anzuhängenden Tabelle nicht möglich, so kann dieses Feld nicht übernommen werden. Im Abfrageentwurf wird die Tabelle übernommen, aus der die anzufügenden Datensätze stammen. Danach wird die Tabelle angegeben, an die die Daten angefügt werden sollen. Team ALGE Abfragenentwurfsansicht 39

6 Anfügeabfrage tblfiliale Ost tblmitarbeiter Aufgabe: Die Personaldaten wurden bisher in verschiedenen Tabellen geführt. Nun sollen alle fix angestellten Kollegen und Kolleginnen in einer Tabelle zusammengezogen werden. Dazu bietet sich die Anfügeabfrage an. 1. Erstellen Sie eine Auswahlabfrage der Tabelle tblfiliale Ost 2. Übernehmen Sie aus dieser Tabelle alle Felder, die angefügt werden sollen, in eine eigene Spalte des QBE-Bereichs. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche ENTWURF /ABFRAGETYP /ANFÜGEN 4. Wählen Sie nun im Dialog ANFÜGEN die Tabelle gegebenenfalls auch die Datenbank aus an die die Datensätze angefügt werden sollen 5. Wählen Sie aus der Auswahlliste der Zeile ANFÜGEN AN: jene Felder aus, in die der Dateninhalt der Abfragetabelle übernommen werden soll 6. Rufen Sie ENTWURF /ERGEBNISSE /AUSFÜHREN auf und speichern sie die Abfrage unter qryfiliale_anfügen Felder können in verschiedenen Tabellen gleich benannt werden. Datentechnisch gibt es dafür keinen Hinderungsgrund. Existieren in beiden Tabellen die gleichen Feldnamen, so gibt Ihnen Access bereits die entsprechenden Feldnamen vor. Zum besseren Überblicke sollte jedoch auch für Feldnamen ein Präfix verwendet werden. Dadurch kann aus dem Feldnamen auch gleich die dazu gehörende Tabelle sichtbar werden. So ist die Feldbezeichnung FONachname für Filiale Ost von der Feldbezeichnung MANachname eine klare Unterscheidung. 40 Abfragenentwurfsansicht Team ALGE