Informatik Access 2003

Transkript

1 Parameter in Auswahlabfragen Es kommt oft vor, dass man zwar nach dem gleichen Feld eine Auswahl aus den Daten treffen möchte, aber nicht immer den gleichen Feldinhalt als Kriterium angeben möchte. Auf die Beispiele vorher bezogen hieße das: Man will eine Auswahlabfrage erstellen, die Buchgruppen anzeigt, sie soll aber flexibel sein insofern, als die Abfrage nicht fest immer nach Krimis oder Sachbüchern suchen soll, sondern über eine Frage an den Benutzer ermöglicht, jeweils neu beim Aufrufen der Abfrage einzugeben, wonach gesucht werden soll. Dazu dient die Festlegung von Parametern in Abfragen. Wenn in der Zeile Kriterien in eckigen Klammern eine Frage eingegeben wird, erscheint diese Frage als Dialogfeld beim Aufrufen der Abfrage: Aufgabe: Verändere die Abfrage Sachbücher folgendermaßen: Klicke dann auf das Symbol zum Ausführen der Abfrage. Access zeigt die Frage nach dem Parameter an: Die Abfrage ist durch die Möglichkeit, einen Parameter einzugeben, viel flexibler geworden. Wenn der zu filternde Feldinhalt geändert werden soll, braucht man nicht mehr die Entwurfsansicht aufzurufen, sondern kann direkt beim Öffnen der Abfrage den gewünschten Wert oder Text, nach dem gesucht wird, eingeben. Aufgabe: Verwende die Datenbank Biblio. Definiere eine neue Abfrage so, dass - aufsteigend nach Titeln sortiert - die nicht ausgeliehenen Bücher ausgewählt werden, die entweder aus dem Rowohlt- oder Suhrkamp-Verlag stammen. Die Abfrage hätte dabei folgende Form: Zum Vergleich: Die Abfrage zeigt das folgende Ergebnis: Erkenntnis und Interesse Schüsse auf Mallorca Suhrkamp Rowohlt Aufgabe: Definiere eine Parameter-Abfrage zur Datenbank Firma. Die Abfrage soll zunächst im Dialogfeld auf dem Monitor die Frage nach dem Lagercode bringen; anschließend sollen die Artikelnummer und Bezeichnung, der Lieferantenname, das Gewicht und die Regalnummer angezeigt werden. Aufgabe: Erzeuge eine Parameter-Abfrage zur Datenbank Firma, die nach dem Gewicht der gelagerten Artikel fragt und dann nur Datensätze anzeigt, die über dem eingegebenen Gewicht liegen. 20

2 Aktionsabfragen Im Unterschied zu den bisher thematisierten Auswahlabfragen (standardmäßig an diesem Symbol zu erkennen) bieten Aktionsabfragen die Möglichkeit, Änderungen an den Datensätzen von Tabellen vorzunehmen. Access unterscheidet verschiedene Typen von Aktionsabfragen, die wir aktivieren können, wenn wir das Symbol für die Auswahlabfragen aufklappen und dann die anderen Abfragetypen sehen: Tabellenerstellungsabfrage Damit können Datensätze nach bestimmten Kriterien ausgewählt und in eine neue Tabelle übertragen werden. Sie dienen z. B. dazu, Daten zu archivieren, die man nicht mehr in der laufend verwendeten Tabelle haben möchten, oder um Daten zwischen zwei Stichtagen in eine gesonderte Tabelle zu übertragen. Löschabfrage Dieser Abfragetyp ist dazu geeignet, Datensätze nach bestimmten Kriterien aus einer Tabelle zu löschen. Wir könnten damit beispielsweise alle Kunden löschen, mit denen in den letzten zwei Jahren keine Umsätze mehr getätigt wurden. Anfügeabfrage Damit erreicht man folgenden Zweck: Angenommen, wir haben eine Tabelle mit aktuellen Bestellungen und eine andere Tabelle mit bereits ausgeführten Bestellungen, die als Archiv dient. Wir können mit einer Anfügeabfrage beispielsweise jeweils an einem Stichtag neu erledigte Bestellungen, die noch in der Tabelle mit den laufenden Bestellungen enthalten sind, in die Archivtabelle überführen. Aktualisierungsabfrage Mit diesem Abfragetyp führen wir z. B. Berechnungen an Datensätzen aus. Mit diesem Abfragetyp befassen wir uns wieder am Beispiel der Tabelle Artikel: Es soll eine Aktualisierungsabfrage erstellt werden, die die Einkaufspreise um 6 % und die Verkaufspreis um 8 % erhöht. Dazu wird zuerst der Abfragetyp gewechselt, und wir erhalten eine Zeile Aktualisieren. Dann werden die zu berechnenden Felder in eckige Klammern gesetzt, gefolgt von der jeweiligen Rechenoperation: Wenn wir diese Abfrage ausführen, dann das Tabellenblatt anzeigen lassen und die Werte mit den Einkaufs- und Verkaufspreisen von vorher vergleichen (s. S. 13), dann siehst du, dass die Werte neu berechnet und in die Tabelle übertragen wurden. Oft ist es sinnvoll, dabei Kriterien als Bedingung für eine Änderung anzugeben: Aufgabe: Nimm die folgende Aktualisierung vor: Mit dieser Abfrage wird der Verkaufspreis um 10 % reduziert, und zwar für die Artikel, deren vorrätige Menge den Mindestbestand um mehr als das Vierfache überschreitet. 21

3 Aufgabe: Erstelle eine weitere Aktualisierungsabfrage mit folgendem Ergebnis: Bei Artikeln mit einem Verkaufspreis zwischen 10 und 50 und einer vorrätigen Menge von mindestens 200 Stück soll der Mindestbestand auf 100 Stück festgesetzt werden. Übungsaufgaben zu Tabellen und Abfragen 1. Öffne die Datenbank Firma und darin die Tabelle Artikel. Trage wieder die ursprünglichen Einkaufs- und Verkaufspreise ein, wie sie auf Seite 13 zu finden sind. 2. Richte eine neue Abfrage namens Preise ein, mit der folgende Ziele erreicht werden sollen (die einzelnen Aufgaben am besten nacheinander durchführen). Achte darauf, dass eine Aktualisierungsabfrage erstellt wird. a) Die Artikel, die vom Lieferanten Schmitz AG bezogen werden, steigen im Verkaufspreis um 3,8 %. b) Der Mindestbestand für alle Artikel wird um 20 % erhöht. c) Die Verkaufspreise für die Artikel, deren Bestand den Mindestbestand um mindestens das fünffache überschreitet, werden auf 90 % des ursprünglichen Preises gesenkt. 4) Öffne die Tabelle Lieferant in der Entwurfsansicht. Füge die folgenden Felder hinzu: Ansprechpartner Durchwahl Telefax Bemerkungen Text Text Text Memo 5) Füge folgende Einträge hinzu: Lieferant Ansprechpartner Durchwahl Telefax Meyer OHG Frau Gerke /7831 Computer-Versand Herr Simon / Schmitz AG Frau Hohlweide / ) Mache im Memo-Feld bei Frau Gerke noch einen Eintrag. Tipp zum leichteren Editieren: Im Memo-Feld Umschalt F2 drücken! Geburtstag am 6.Mai. aktiv im Handballverein, fährt im Urlaub meistens auf die Kanaren. Letztes Weihnachtsgeschenk: Bildband "Land und Leute auf den Fitschi-Inseln". 7) Trage im Memo-Feld bei Herrn Simon ein: Geburtstag am bevorzugtes Präsent zu Weihnachten: Havanna- Zigarren oder französischer Rotwein. 8) Erstelle in der Datenbank Firma eine neue Tabelle mit dem Namen Kunde. Erfasse die folgenden Kunden: 9) Erstelle zwei neue Tabellen namens Verkauf und Verkauf-Details mit folgenden Daten auf: 22

4 Es ist notwendig, die Informationen in zwei Tabellen aufzunehmen, da sonst bei einem Verkaufsvorgang nur ein Artikel verkauft werden könnte, oder andernfalls würde die Redundanz (=doppelt vorkommende Einträge) stark zunehmen, weil z. B. die Angaben zu Bestell- und Lieferdatum in allen Zeilen, die einen Verkaufsvorgang mit mehreren Artikel betreffen, ständig wiederholt würden müssten. 10) Lege - zusätzlich zu den schon vorhandenen - neue Beziehungen fest. Insgesamt soll das Layout im Beziehungsfenster folgendes anzeigen: 11) Ermittele über Auswahlabfragen die folgenden Daten: a) Artikelbezeichnung, Kundennamen sowie Lieferdatum der Artikel, die vor dem verkauft (geliefert) wurden: Bezeichnung Name Lieferdatum Farbband AX 35 Handke Maus seriell Handke Farbband AX 55 Hillmann TFT-Monitor 19 Zoll Hillmann Motherboard ASUS A7 V3 Hillmann Tastatur deutsch Hillmann Motherboard ASUS A7 V3 Handke b) die Artikel, die von Mai bis Ende September geliefert wurden (damit Access das Datum erkennt, muss das Auswahlkriterium hier lauten: zwischen # # und # #): Bezeichnung Lieferdatum Farbband AX TFT-Monitor 19 Zoll Motherboard ASUS A7 V

5 Bezeichnung Lieferdatum Tastatur deutsch Farbband AX Disketten 3 1/2 HD Motherboard ASUS A7 V c) die Verkäufe an die Kunden Handke und Grieswelle (wichtig ist hier, das Feld Menge aus der Tabelle Verkauf-Details zu wählen!): Farbband AX 35 Maus seriell Farbband AX 55 Centronics-Kabel Farbband AX 35 Bezeichnung Menge Name Motherboard ASUS A7 V3 40 Handke 14 Handke 35 Grieswelle 100 Grieswelle 10 Grieswelle 3 Handke d) die Menge des jeweils verkauften Artikels, wenn mehr als 50 Stück gekauft wurden, dazu Artikelbezeichnung und Kundennamen: Bezeichnung Menge Name Centronics-Kabel 100 Grieswelle e) Artikelbezeichnung, Kundenname, Bestell- und Lieferdatum der Artikel, bei denen zwischen Bestellung und Lieferung weniger als 2 Wochen vergingen: Name Bestelldatum Lieferdatum Handke Handke Hartfiel Hillmann Hillmann f) die Gesamtmenge überhaupt verkaufter Artikel: Summe von Menge 370 g) die Artikel, bei denen im Gesamtzeitraum ein Einzelverkauf den Mindestbestand dieses Artikels überschritten hat: Bezeichnung Menge Maus seriell 30 Centronics- 100 Kabel Centronics- 50 Kabel h) das Datum, an dem der Kunde Grieswelle bruchempfindliche Artikel bestellt hat: 24 Bestelldatum i) Kundenname, Artikelbezeichnung und verkaufte Menge für die Artikel, die vom Lieferant Meyer OHG stammen und von denen für mehr als 1000 bei einem Verkaufsvorgang erzielt wurden (Verkaufspreis*verkaufte Menge) Name Bezeichnung Menge Grieswelle Centronics-Kabel 100

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