Tutorial Sage 200 BI Auswertungen Finanzbuchhaltung (Bilanz & Erfolgsrechnung) Matthias Hunkeler

Transkript

1 Tutorial Sage 200 BI Auswertungen Finanzbuchhaltung (Bilanz & Erfolgsrechnung) Matthias Hunkeler

2 Inhaltsverzeichnis Tutorial Auswertungen Finanzbuchhaltung Inhaltsverzeichnis Bilanz Schlussbilanz tabellarisch Grafik Struktur des Umlaufvermögens hinzufügen Erfolgsrechnung Erfolgsrechnung tabellarisch Grafik Erreichung Vorjahr 9 Sage Schweiz AG / Team BI, Seite 2 von 10

3 1.0 Bilanz Erstellung einer Schlussbilanz 1.1 Schlussbilanz tabellarisch 1.) Öffnen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe und erstellen Sie eine Datenverbindung zu Ihrem Finanz-Cube. Das genaue Vorgehen dazu ist im Tutorial Excel- Datenverbindung erstellen beschrieben. 2.) Wählen Sie aus der Feldliste den Measure <Saldo Konto EndePeriode> aus der Faktengruppe <Konto Saldo> aus. 3.) Ziehen Sie die Hierarchie <GJ - Monat - Datum> aus der Dimension <Periode> in den Bereich Berichtsfilter. 4.) Nehmen Sie im Berichtsfilter eine Datumsabgrenzung vor. Für eine Schlussbilanz ist dies im Normalfall der letzte Tag eines Geschäftsjahres. 5.) Ziehen Sie die Hierarchie <Kontenplan> aus der gleichnamigen Dimension in den Bereich Zeilenbeschriftungen. 6.) In der Pivot-Tabelle erscheint nun in der ersten Zeile, neben der Beschriftung Zeilenüberschriften ein Auswahlmenu. Öffnen sie dieses, und grenzen Sie aus den zur Verfügung stehenden Kontenplan-Varianten die gewünschte Variante für die Schlussbilanz ab. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 7.) Ziehen Sie das Attribut <Typ> aus der Dimension <Kontenplan> ( weitere Felder) in den Bereich Berichtsfilter. 8.) Schränken Sie im Berichtsfilter unter <Typ> die benötigten Kontentypen ein für eine Bilanz sind dies die Elemente [A]ktiven und [P]assiven. Dazu müssen Sie im Filter als erstes die Option Mehrere Elemente auswählen aktivieren. Nun können Sie die beiden Elemente [A] und [P] auswählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 9.) In der Pivot-Tabelle wird Ihnen neben der Bezeichnung des gewählten Kontenplans ein [+]-Symbol angezeigt. Damit können Sie den Kontenplan bis zum gewünschten Detaillierungsgrad erweitern ( Drill-Down ). Damit Sie nicht jedes Element einzeln erweitern müssen, steht Ihnen im Kontextmenü (mit der rechten Maustaste auf den Kontenplan drücken) die Funktion Erweitern/Reduzieren > Gesamtes Feld erweitern zur Verfügung. 10.) Die oberste Ebene des Kontenplanes enthält die Bezeichnung der Planvariante. Diese ist für die Darstellung der Bilanz nicht nötig, und kann deshalb ausgeblendet werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die erwähnte oberste Ebene des Kontenplanes, und entfernen Sie im Kontextmenü unter Felder ein-/ausblenden die Ebene Level 02. Sage Schweiz AG / Team BI, Seite 3 von 10

4 Mit diesen 10 Schritten ist die Schlussbilanz nun vollständig zusammengestellt. Der Pivot- Bereich in Ihrem Excel sollte nun ungefähr folgendermassen aussehen: Abbildung 1: Bilanz mit Excel Pivot Sie können die Überschriften und Bezeichnungen (z.b. Saldo Konto EndePeriode) mit eigenen Bezeichnungen überschreiben. Klicken Sie dazu einfach in die entsprechende Zelle, und ändern Sie den Text im Formel-Bereich von Excel ab. Ihre neue Bezeichnung wird innerhalb der Excel-Arbeitsmappe auch in allfälligen weiteren Pivot- Tabellen, sowie in der Feldliste übernommen. Auf andere Excel-Arbeitsmappen hat die Änderung keinen Einfluss. Sage Schweiz AG / Team BI, Seite 4 von 10

5 1.2 Grafik Struktur des Umlaufvermögens hinzufügen 1.) Kopieren sie das unter 1.1 erstellte Tabellenblatt in ein neues Blatt. Dazu wählen Sie im Kontextmenü des Tabellenblattes Verschieben oder kopieren, und kopieren (Option Kopie erstellen nicht vergessen!) das Tabellenblatt mit der Bilanz ans Ende der Arbeitsmappe. Benennen Sie das Blatt mit Quelle Grafik oder ähnlich. 2.) Entfernen Sie den Berichtsfilter (Konto-)Typ aus dem Filterbereich. 3.) Öffnen Sie das Auswahlmenü neben der Beschriftung Zeilenüberschriften, und filtern Sie in der von Ihnen gewählten Kontenplan-Variante nur die Kontengruppe heraus, welche Ihr Umlaufvermögen enthält (mit dem [+]-Symbol können Sie den Kontenplan im Filter erweitern). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 4.) Entfernen Sie, wie unter 10.) im Abschnitt 1.1 beschrieben, alle nicht benötigten Ebenen in der Pivot-Tabelle. Im Beispiel wären dies die Ebenen Level 03 (Aktiven) und Level 04 (Umlaufvermögen). Die Pivot-Tabelle sollte nun ungefähr folgendermassen aussehen: Abbildung 2: Pivot-Tabelle für Grafik 5.) Wechseln Sie in die Excel-Registerkarte PivotTable-Tools > Optionen, und klicken Sie dort im Bereich Tools auf das Symbol PivotChart. 6.) Wählen Sie den Diagrammtyp Kreis oder 3D-Kreis aus, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 7.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den weissen Hintergrund in der Diagrammfläche, und wählen Sie die Funktion Diagramm verschieben. Verschieben Sie das Diagramm in ein neues Blatt mit der Bezeichnung Struktur UV. 8.) Ersetzen Sie die Standard-Überschrift durch eine treffende Überschrift (Struktur des Umlaufvermögens). Klicken Sie im Diagrammbereich mit der rechten Maustaste auf eine der Schaltflächen (z.b. Kontenplan), und wählen Sie Alle Feldschaltflächen im Diagramm ausblenden so bleibt mehr Platz für das eigentliche Diagramm. Allfällige Änderungen am Filter oder den Detaillierungsgrad können Sie jederzeit in der zugrunde liegenden Pivot-Tabelle vornehmen! Sage Schweiz AG / Team BI, Seite 5 von 10

6 9.) In der Registerkarte Entwurf stehen Ihnen diverse vorgefertigte Diagrammlayouts zur Verfügung. Wählen Sie eines aus, welches am ehesten Ihren Bedürfnissen entspricht, und nehmen Sie bei Bedarf weitere gestalterische Anpassungen vor. Damit ist Ihr erstes Pivot-Diagramm fertig! Abbildung 3: Pivot-Diagramm Struktur des Umlaufvermögens Sage Schweiz AG / Team BI, Seite 6 von 10

7 2.0 Erfolgsrechnung Erstellung einer Erfolgsrechnung mit Vorjahresvergleich 2.1 Erfolgsrechnung tabellarisch 1.) Öffnen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe und erstellen Sie eine Datenverbindung zu Ihrem Finanz-Cube. Das genaue Vorgehen dazu ist im Tutorial Excel- Datenverbindung erstellen beschrieben 2.) Wählen Sie aus der Faktengruppe <Finanz Buchung> die Measures <Betrag Finanz>, <Betrag Finanz Vorjahr> und <%Erreichung Betrag Finanz Vorjahr> aus. 3.) Ziehen Sie die Hierarchie <GJ - Quartal - Monat - Datum> aus der Dimension <Periode> in den Bereich Spaltenbeschriftungen, und selektieren Sie im Spaltenfilter (Auswahlmenü neben der Beschriftung Spaltenüberschriften in der Pivot-Tabelle) ein einzelnes Geschäftsjahr. Bestätigen Sie Ihre Selektion mit OK. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift einer der drei Total-Spalten (ganz rechts oben in der Pivot-Tabelle), und klicken Sie im Kontextmenü auf die Funktion Gesamtsumme entfernen. Diese Spalten werden für die Erfolgsrechnung nicht benötigt. 4.) Ziehen Sie die Hierarchie <Kontenplan> aus der gleichnamigen Dimension in den Bereich Zeilenbeschriftungen. 5.) Selektieren Sie im Zeilenfilter (Auswahlmenü neben der Beschriftung Zeilenüberschriften in der Pivot-Tabelle) eine einzelne Kontenplan-Variante für die Erfolgsrechnung. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 6.) Ziehen Sie das Attribut <Typ> aus der Dimension <Kontenplan> ( weitere Felder) in den Bereich Berichtsfilter. 7.) Schränken Sie im Berichtsfilter unter <Typ> die benötigten Kontentypen ein für eine Erfolgsrechnung sind dies die Elemente [E]rtäge und [K]osten. Dazu müssen Sie im Filter als erstes die Option Mehrere Elemente auswählen aktivieren. Nun können Sie die beiden Elemente [E] und [K] auswählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 8.) Erweitern Sie den Kontenplan bis zum gewünschten Detaillierungsgrad ( Drill-Down ), und blenden Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf Kontenplan) die oberste Hierarchie-Ebene (Level 02) aus. Damit Sie nicht jedes Element einzeln erweitern müssen, steht Ihnen im Kontextmenü (mit der rechten Maustaste auf den Kontenplan drücken) die Funktion Erweitern/Reduzieren > Gesamtes Feld erweitern zur Verfügung. Sage Schweiz AG / Team BI, Seite 7 von 10

8 Die Erfolgsrechnung mit Vorjahreswerten ist nun fertig, und sollte ungefähr wie folgt aussehen: Abbildung 4: Erfolgsrechnung mit Vorjahr Sage Schweiz AG / Team BI, Seite 8 von 10

9 2.2 Grafik Erreichung Vorjahr 1.) Kopieren sie das unter 1.1 erstellte Tabellenblatt in ein neues Blatt. Benennen Sie das neue Blatt mit Quelle Grafik ER. 2.) Entfernen Sie die Measures <Betrag Finanz> und <Betrag Finanz Vorjahr> aus der Auswertung. 3.) Reduzieren sie den Detaillierungsgrad im Kontenplan, um eine Grafikveträgliche Datenmenge zu erhalten. Mit dem Kontenplan aus dem Beispiel macht eine Reduzierung auf die Hierarchie-Ebene Level 02 (3 - Betriebsertrag 9 - Abschluss) Sinn. 4.) Wechseln Sie in die Excel-Registerkarte PivotTable-Tools > Optionen, und klicken Sie dort im Bereich Tools auf das Symbol PivotChart. 5.) Wählen Sie den Diagrammtyp Gruppierte Säulen oder 3D-Säulen (gruppiert) aus, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 6.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den weissen Hintergrund in der Diagrammfläche, und wählen Sie die Funktion Diagramm verschieben. Verschieben Sie das Diagramm in ein neues Blatt mit der Bezeichnung Grafik Erreichung Vorjahr. 7.) Ersetzen Sie die Standard-Überschrift durch eine treffende Überschrift (z.b. Erfolgsrechnung 20xx - Erreichung Vorjahr ), und blenden Sie alle Feldschaltflächen aus. Wenden Sie wie im Diagramm Struktur des Umlaufvermögens ein vorgefertigtes Diagrammlayout Ihrer Wahl an, und nehmen Sie ggf. weitere Anpassungen vor. Damit ist Ihr Pivot-Diagramm fertig! Einen Beispiel-Screenshot finden Sie auf der folgenden Seite. In den beiden Auswertungen dieses Tutorials haben wir jeweils zwei Pivot-Tabellen erstellt. Beide Pivot-Tabellen verfügen über voneinander unabhängige Filter (Berichtsfilter), was vor allem bei grösseren Dashboards nicht gerade praktisch ist, da beispielsweise die Periode für jede einzelne Pivot-Tabelle eingestellt werden muss. In solchen Auswertungen sind sogenannte Datenschnitte ( Slicer ) sehr praktisch, Sie finden diese unter PivotTable-Tools > Optionen. Sie können die Datenschnitte über das Kontextmenü mit mehreren Pivot-Tabellen verbinden, und können somit beispielsweise den Perioden-Filter für alle Pivots auf einmal setzen. Sage Schweiz AG / Team BI, Seite 9 von 10

10 Abbildung 5: Erfolgsrechnung GJ2011/12 Erreichung Vorjahr Sage Schweiz AG / Team BI, Seite 10 von 10