MICROSOFT EXCEL XP. Inhaltsverzeichnis. In diesem Modul lernen grundlegende Formatierungstechniken in Excel kennen. 5. FORMATIEREN IN EXCEL...

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1 MICROSOFT EXCEL XP FORMATIEREN IN EXCEL In diesem Modul lernen grundlegende Formatierungstechniken in Excel kennen. Inhaltsverzeichnis 5. FORMATIEREN IN EXCEL Zahlen und Text formatieren (Rubrik Zahlen) Benutzerdefinierte Formatierungen Ausrichtung des Zellinhalts (Rubrik Ausrichtung) Schriftart festlegen (Rubrik Schrift) Rahmen um Zellen erstellen (Rubrik Rahmen) Hintergrundmuster von Zellen festlegen (Rubrik Muster) Zellschutz (Rubrik Schutz) Bedingte Formatierung von Zellen Bezug auf Zellwerte Bezug mit Formeln Formatvorlagen Automatische Formatierung mit AutoFormat Zellen verbinden und trennen Zellen verbinden Verbundene Zellen trennen Seite einrichten Die Rubrik Papierformat Die Rubrik Seitenränder Die Rubrik Kopf und Fusszeilen Die Rubrik Tabelle Alex Jung

2 HINWEIS ZU DEN TASTATUR-UNTERSCHIEDEN DEUTSCHLAND/ÖSTERREICH SCHWEIZ. Die Tastaturen in Deutschland und Österreich unterscheiden sich häufig von denjenigen in der Schweiz, wo andere (englische) Tasten verwendet werden. Der Einfachheit halber werden im vorliegenden Handbuch die deutschen Begriffe verwendet, also z.b. STRG (Steuerung) anstatt CTRL (Control). Nachstehend eine Tabelle mit den wichtigsten Tasten. Deutsche Tastatur Schweizer Tastatur (Feststellen) Alex Jung

3 FORMATIEREN IN EXCEL 5. FORMATIEREN IN E XCEL 5.1 MANUELLE FORMATIERUNGEN VON ZELLEN Markierte Zeichen (!) in Zellen, Zellen selbst Bereiche werden entweder über das Kontextmenü das Menü FORMAT ZELLEN. Oder Drücken Sie einfach + (Über dem Zeichenblock. Sie erhalten dann den Dialog Zellen formatieren mit verschiedenen Rubriken für die Formatierung des gewählten Bereichs. Alex Jung Modul : Formatieren in Excel Seite 5-1

4 MICROSOFT EXCEL XP Zahlen und Text formatieren (Rubrik Zahlen) In dieser Rubrik legen Sie Formatierungen für Zahlen und Text fest. Die Liste Kategorie zeigt die möglichen (vorgegebenen) Formatierungsmöglichkeiten an. Abb. 1:Zellen formatieren - Rubrik Zahlen Seite 5-2 Modul : Formatieren in Excel Alex Jung

5 FORMATIEREN IN EXCEL Kategorie Verwendungszweck Beispiel Standard Allgemein ohne besonderes Format (standard) Zahl Währung Einfache Zahl mit/ohne Dezimalstellen, Tausendertrennzeichen Einstellungen für negative Zahlen Für Währungen, mit freier Auswahl des Währungssymbols für jede Zelle (Man beachte die Ausrichtung ) Von :1234 Auf :1' Buchhaltung Wie Währung, richtet jedoch das Währungssymbol und die Dezimaltrennzeichen sauber aus Datum Datumsformatierungen Von : Auf :1. Mai 1960 Uhrzeit Zeitformat Von :13:35 Auf : 1:35:00 PM Prozent Prozentwert. Multipliziert den Zellwert mit 100 und stellt den Wert mit einem Prozentzeichen dar Von :0.5 Auf :50% Bruch Stellt Dezimalwerte als Brüche dar. Von :2.75 Auf :2 3/4 Wissenschaft Stellt Zahlen in wissenschaftlicher Form (sog. Exponentialform) dar in der Form Basis E+xx Basis ist ein Dezimalwert E steht für 10 xx für eine Zahl zwischen -99 und +99 (dies ist eigentlich die Anzahl Nullstellen). 1,2E+03 würde heissen: 1,2 mal 10 hoch 3 10 hoch 3 = 10 mal 10 mal 10 = 1000 Von : Auf :1,26E+06 (10 hoch 6 = 1'000'000) Alex Jung Modul : Formatieren in Excel Seite 5-3

6 MICROSOFT EXCEL XP Kategorie Verwendungszweck Beispiel 1,2 mal 1000 = 1200 Text Sonderformat Benutzerdefiniert Alle Zeichen, auch Ziffern, werden als Text interpretiert. Geht auch, wenn Sie die Eingabe mit einem Hochkomma beginnen Formatierung für Postleitzahlen, Telefonnummern und Sozialversicherungsnummer Hier können Sie eigene Formatierungen definieren (siehe nächstes Kapitel) Tab. 1: Zahlenformate Seite 5-4 Modul : Formatieren in Excel Alex Jung

7 FORMATIEREN IN EXCEL Benutzerdefinierte Formatierungen Benutzerdefinierte Formatierungen können sehr nützlich sein, um die Informationen speziell darstellen zu können. Sie können sich dies als Maske vorstellen. Hierzu sollten Sie zuerst die speziellen Zeichen und Regeln kennen lernen, welche Sie beachten müssen. # zeigt nur signifikante Ziffern an, z.b. für Unterdrückung führender Nullen visuelle Rundung Beispiel: ####.# macht aus #.000 macht aus zeigt insignifikante Nullen an, falls eine Zahl weniger Ziffern hat, als Nullen im Format sind Beispiel:. 0.# macht aus #.0# und aus ? sorgt dafür, dass Zahlen mit unterschiedlich langen Dezimalstellen beim Dezimalpunkt ausgerichtet werden Beispiel:?????.???? Ist die Anzahl Dezimalstellen grösser als die Anzahl Fragezeichen (?) im Format, so wird auf die Anzahl Fragezeichen (?) gerundet. Bei?????.??? würde die Zahl zu / wirkt als Divisionssymbol Beispiel: #???/??? macht aus /4 und aus /10 Wenn Sie zwischen dem # und dem ersten? ein Leerzeichen lassen, wird die Zahl als echter Bruch (z.b. 5 ¼) dargestellt, sonst als unechter Bruch (z.b. 21/4). Alex Jung Modul : Formatieren in Excel Seite 5-5

8 MICROSOFT EXCEL XP, wirkt als Tausendertrennzeichen Beispiel: #,###,##0.00 macht aus ' NOTIZEN Seite 5-6 Modul : Formatieren in Excel Alex Jung

9 FORMATIEREN IN EXCEL Datumsangaben Mit besonderen Platzhaltern können Sie Excel dazu veranlassen, z.b. den Monat 02 als Februar darzustellen. Die Platzhalter sind Platzhalter Platzhalter Wirkung Beispiel Englisch Deutsch D T Tag, zeigt die Ziffern für den Eingabe: d t Tag an (keine führende Null) Anzeige: 9 DD TT Tag, zeigt die Ziffern für den Eingabe: dd tt Tag an (mit führender Null) Anzeige: 09 DDD TTT Tag, zeigt das Wochentags- Eingabe: ddd ttt Kürzel für den Tag an, Anzeige: Di z.b. Di für Dienstag DDDD TTTT Tag, zeigt den vollen Eingabe: dddd tttt Wochentag für den Tag an Anzeige: Dienstag M Dito Monat, zeigt die Ziffern für den Monat an (keine führende Null) MM Dito Monat, zeigt die Ziffern für den Monat an (mit führender Null) MMM Dito Monat, zeigt das Monatskürzel für den Monat an, z.b. Mrz für März MMMM Dito Monat, zeigt den vollen Namen für den Monat an, z.b. März Eingabe: Anzeige: 3 Eingabe: Anzeige: 03 Eingabe: Anzeige: Mrz Eingabe: Anzeige: März Alex Jung Modul : Formatieren in Excel Seite 5-7

10 MICROSOFT EXCEL XP Platzhalter Platzhalter Wirkung Beispiel Englisch Deutsch Y J Jahr, zeigt die zwei Endziffern Eingabe: Y j für das Jahr an (mit einer Anzeige: 82 YY JJ führenden Null) yy jj YYY JJJ Jahr, zeigt das Jahr mit vier Eingabe: yyy jjj Ziffern an Anzeige: 1982 YYYY yyyy JJJJ jjjj Tab. 2: Datumsformate Seite 5-8 Modul : Formatieren in Excel Alex Jung

11 FORMATIEREN IN EXCEL Zeitangaben Auch Zeitangaben lassen sich speziell anzeigen. Die Platzhalter sind Platzhalter Platzhalter Wirkung Beispiel Englisch Deutsch H,HH h,hh Dito Stundenanzeige Eingabe: 15:20:40 Anzeige: 15 M,MM m,mm Dito Minutenanzeige Eingabe: Anzeige: 20 S,SS s,ss Dito Sekundenanzeige Eingabe: Anzeige: 40 Tab. 3: Zeitformate Beispiel: Formatierung HH "Uhr" MM "Minuten" SS "Sekunden" (wird im Kapitel Text im Format erklärt) Eingabe 13:45:18 Anzeige 13 Uhr 45 Minuten 18 Sekunden Alex Jung Modul : Formatieren in Excel Seite 5-9

12 FORMATIEREN IN EXCEL Rahmen um Zellen erstellen (Rubrik Rahmen) Sowohl um einzelne Zellen als auch markierte Bereiche können Sie Rahmen verschiedenster Art legen. Abb. 4:Zellen formatieren - Rubrik Rahmen Voreinstellungen Rahmen Linien Farbe Vorgegebene Rahmen Keine = kein Rahmen Aussen = aussen Innen = innen Hier können Sie festlegen, wo der Rahmen gesetzt werden soll Linienart Linienfarbe Alex Jung Modul : Formatieren in Excel Seite 5-15

13 MICROSOFT EXCEL XP Hintergrundmuster von Zellen festlegen (Rubrik Muster) Hier legen Sie die Hintergrundfarbe bzw. -muster fest, welches der markierte Zellbereich erhalten soll. Abb. 5:Zellen formatieren - Rubrik Muster Seite 5-16 Modul : Formatieren in Excel Alex Jung

14 FORMATIEREN IN EXCEL Zellschutz (Rubrik Schutz) Hier können Sie den Zellschutz eines Bereiches aktivieren deaktivieren, sowie Bereiche "verstecken". Abb. 6:Zellen formatieren - Rubrik Schutz Gesperrt Ausgeblendet Zelle Bereich gesperrt Der Zellschutz wird erst dann aktiv, wenn auch die Tabelle die Arbeitsmappe geschützt wird. Für Zellen, welche nach dem Schutz also änderbar bleiben sollen, muss diese Option deaktiviert werden. verhindert die Anzeige der Formel in der Formelleiste, wenn eine Zelle ausgewählt wird Dies wird erst dann aktiv, wenn die Tabelle die Arbeitsmappe geschützt wird Alex Jung Modul : Formatieren in Excel Seite 5-17

15 MICROSOFT EXCEL XP 5.2 BEDINGTE FORMATIERUNG VON ZELLEN Die Bedingte Formatierung von Zellen und Bereichen ist eine weitere ganz starke Neuerung in Version 97. Zellwerte abhängig vom Inhalt zu formatieren ist nun wesentlich einfacher als zuvor mit den Formatierungen. Wählen Sie im Menü FORMAT die Option BEDINGTE FORMATIERUNG Folgender Dialog erscheint. Abb. 7:Bedingte Formatierung Sie können pro Bereich maximal 3 Bedingungen mit Formatierungen eingeben. Genaueres auf den nächsten Seiten. Seite 5-18 Modul : Formatieren in Excel Alex Jung Bedingte Formatierung von Zellen

16 FORMATIEREN IN EXCEL Bezug auf Zellwerte Wenn Sie unter Bedingung den Wert Zellwert ist auswählen, dann beziehen Sie sich auf den aktuellen Inhalt der Zelle des Bereichs. Eine kleine Spielerei zur Veranschaulichung. Vor einer Weile habe ich meinen Kindern ein paar Excel Tabellen mit Mathematikaufgaben erstellt. Mein Ziel war es, dass die Kinder die Aufgabe lesen und die Lösung in eine bestimmte (grau unterlegte) Zelle eingegeben sollten. Bei richtiger Lösung sollte es neben der Eingabezelle ein gelbes geben, bei falscher ein rotes. Springen Sie auf einem Blatt auf die Zelle C5 und geben Sie folgenden Text ein: '2+2*2= (Mit Hochkomma, sonst wird gerechnet, dies ist aber nur die Aufgabe) Springen Sie auf die Zelle D5 und hinterlegen Sie die Zelle mit 25% Graustufe und einem Rahmen von 1/2 Punkt Dicke. Springen Sie auf die Zelle E5 und geben Sie folgende Formel ein: =IF(D5=6;"J";"L") und schliessen mit Enter ab Will heissen: Wenn in der Resultatzelle D5 der Wert 6 eingegeben wurde (richtig), dann (;) (richtig)soll die aktuelle Zelle E5 den Wert J annehmen, sonst (;) (falsch) den Wert L.Ein L erscheint in der Zelle. Ändern Sie nun die Schriftart der Zelle E5 auf Wingdings 16 Punkte. Tataaaa! Smileys!!! Setzen Sie noch die Spalte E auf optimale Breite. Wählen Sie im Menü FORMAT die Option BEDINGTE FORMATIERUNG Bei Bedingung 1 stellen Sie folgende Bedingung über die Listboxen zusammen: Wenn Zellwert gleich "J" Klicken Sie nun auf Format. Hier können Sie Schriftart, Hintergrund und Rahmen nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Bleiben wir beim Beispiel. Ändern Sie nur die Hintergrundfarbe auf Gelb und klicken Sie auf OK. Alex Jung Modul : Formatieren in Excel Seite 5-19 Bedingte Formatierung von Zellen

17 MICROSOFT EXCEL XP Im Dialog Bedingte Formatierung sehen Sie nun in der Vorschau die Formatierung unter Bedingung 1. Klicken Sie nun auf Hinzufügen >> um die zweite Bedingung für die falsche Lösung zu definieren und ändern Sie nur die Hintergrundfarbe auf Rot. Bestätigen Sie nun die Bedingte Formatierung mit OK.Auf Ihrem Bildschirm sollte etwas Ähnliches zu sehen sein, wie unten abgebildet. Geben Sie in der grauen Zelle 6 ein. Richtig geraten. Seite 5-20 Modul : Formatieren in Excel Alex Jung Bedingte Formatierung von Zellen

18 FORMATIEREN IN EXCEL Die Rubrik Papierformat Abb. 9:Seite einrichten - Rubrik Papierformat Orientierung Hier legen Sie fest, ob das Papier in Hochformat Querformat haben soll. Skalierung (Anpassen) Hier können Sie Excel dazu veranlassen, eine Tabelle auf Seitengrösse anzupassen. Papierformat Meistens Format A4, manchmal US Letter Druckqualität Angabe der Druckdichte in dpi (engl.: dots per inch; dt.: Punkte pro Zoll). Je höher desto feiner die Auflösung. Auswahl 75, dpi (Standard). Erste Seitenzahl Angabe der ersten zu druckenden Seite. Alex Jung Modul : Formatieren in Excel Seite 5-29 Seite einrichten

19 MICROSOFT EXCEL XP Die Rubrik Seitenränder Hier legen Sie fest, wo der beschreib- bedruckbare Bereich liegt. Abb. 10:Seite einrichten - Rubrik Seitenränder Geben Sie die Abstände vom Papierrand an. Ab hier wird gedruckt. Kopf und Fusszeilen sollten kleinere Abstände als oben bzw. unten haben, um ein Überlappen des Tabelleninhalts zu vermeiden. Seite 5-30 Modul : Formatieren in Excel Alex Jung Seite einrichten

20 FORMATIEREN IN EXCEL Die Rubrik Kopf und Fusszeilen Hier legen Sie Kopf- und Fusszeilen für den Ausdruck Ihrer Tabelle fest. Abb. 11:Seite einrichten - Rubrik Kopf/Fusszeile Über die Dropdown-Schaltfläche Kopfzeile bzw. Fusszeile können Sie vordefinierte Kopfbzw. Fusszeilen auswählen. Über die Schaltflächen Benutzerdefinierte Kopfzeile bzw. Benutzerdefinierte Fusszeile können Sie eigene Kopf- und Fusszeilen definieren. (siehe nächste Seite) Alex Jung Modul : Formatieren in Excel Seite 5-31 Seite einrichten

21 MICROSOFT EXCEL XP Folgender Dialog erscheint jeweils (nur der Titel ist anders): Abb. 12:Seite einrichten - Rubrik Kopf/Fusszeile - benutzerdefiniert Kopf- und Fusszeilen sind in drei Bereiche geteilt: Linker Abschnitt Linker Teil Mittlerer Abschnitt Mittlerer Teil Rechter Abschnitt Rechter Teil Über die zur Verfügung gestellten Schaltflächen können Sie Datum, Zeit, Dateiname und Seitennummern sowie Tabulatoren einfügen. Über die Schaltfläche A können Sie Textformatierungen vornehmen. Seite 5-32 Modul : Formatieren in Excel Alex Jung Seite einrichten

22 MICROSOFT EXCEL XP Tabellenverzeichnis Tab. 1: Zahlenformate Tab. 2: Datumsformate Tab. 3: Zeitformate Seite 5-36 Abbildungsverzeichnis Alex Jung