Planung & Abrechnung der Erwachsenenbildung für Gemeinden, Verbände und Seelsorgeeinheiten

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1 Planung & Abrechnung der Erwachsenenbildung für Gemeinden, Verbände und Seelsorgeeinheiten Version 1.2 Inhalt Inhalt...1 Übersicht...2 Blatt "Info"...3 Planung und Kostenvoranschlag...3 Geschäftsbedarf...4 Veranstaltungsnachweise...4 Kontoführungsfelder...5 Verwendungsnachweis...5 Anhang: Excel Tipps...6 Blattschutz...6 Hintergrundfarbe...6 Zeile hinzufügen/kopieren...6 Seite 1 von 6 Stand:

2 Übersicht Diese Datei basiert auf dem Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel und ermöglicht Ihnen, Ihre Erwachsenenbildung vor Ort zu planen, zu verwalten und am Ende jeden Jahres gegenüber dem Katholischen Bildungswerk Ihrer Region nachzuweisen und abzurechnen. So haben Sie über das Jahr Ihre Angebote und Kosten übersichtlich im Blick und die Abrechnung wird bei regelmäßiger Eingabe und Pflege um ein Wesentliches einfacher und schneller. Vor Beginn Sie haben die Datei Abrechnung Erwachsenenbildung.xls erhalten. Es ist eine Mappe, die verschiedene Blätter enthält. Falls Sie beim Öffnen der Datei nur ein Blatt sehen, klicken Sie bitte unten links des Fensters auf den nach links weisenden Pfeil. Die Datei werden Sie als Vorlage verwenden. Überschreiben Sie diese Datei nicht! Bitte speichern Sie diese Datei vor Eingabe jeglicher Daten unter dem Kurznamen Ihres Dekanats, dem Namen der eigenen Pfarrei und dem aktuellen Jahr, z.b. "Rü_St Maria Magdalena_Gernsheim_2007. Der Name wird bei manchen Listen beim Drucken in der Überschrift verwendet. Diese Datei werden Sie im Folgenden benutzen. Im kommenden Jahr speichern Sie Ihre Vorlage unter demselben Namen ab, nachdem Sie am Ende des Dateinamens die Jahreszahl geändert haben. Die Excel - Datei / Mappe enthält die folgenden Blätter: 1. Info Allgemeine Informationen zu Ihrer Gemeinde/ Seelsorgeeinheit/Ihrem Verband wie Anschrift, Name des/der Bildungsbeauftragten, Konto der Kirchenkasse etc.. 2. Planung entspricht dem Formular Planung des KBW 3. Kostenvoranschlag entspricht dem Formular Kostenvoranschlag des KBW 4. Veranstaltungsnachweise Liste der Veranstaltungsnachweise 5. Geschäftsbedarf Berechnung des Geschäftsbedarfs 6. Geschäftsbedarf Druck entspricht dem Formular Geschäftsbedarf des KBW 7. Verwendungsnachweis Berechnung der Einnahmen/Ausgaben 8. Verwendungsnachweis Druck entspricht dem Formular Verwendungsnachweis des KBW 9. KBW VWN wird vom KBW benutzt; dieses Blatt bitte nicht ändern Seite 2 von 6 Stand:

3 Zum Ausfüllen der Blätter Im Allgemeinen gilt: Druck Felder, die ausgefüllt werden sollen, haben einen gelben Hintergrund. Alle übrigen Felder sind geschützt und können nicht überschrieben werden. Im Allgemeinen enthalten die geschützten Felder Formeln, die den Inhalt automatisch berechnen. Tipp: Blattschutz Felder, die automatisch ausgefüllt werden und deshalb nicht verändert werden sollten, haben einen weißen Hintergrund. Im Blatt "Veranstaltungsnachweise" die Daten mit Hilfe einer Maske (s. u.) eingeben. Vor dem Drucken können Sie den gelben Hintergrund entfernen (dies ist allerdings meistens nicht notwendig). Tipp: Hintergrundfarbe Blätter, die die bunten Originale des KBW ersetzen, immer vierfach drucken: 2-mal für das KBW, einmal für Ihre Unterlagen und einmal für den Kirchenrechner. Diese Blätter sind: Planung Kostenvoranschlag Geschäftsbedarf Druck Verwendungsnachweis Druck Nach dem Jahresabschluss senden Sie die Datei/Mappe an das Katholische Bildungswerk Ihrer Region. Dieses verwendet die erfassten Daten für die statistischen Auswertungen im Rahmen der Nachweise gegenüber der Diözese Mainz und dem Land Hessen im Sinne des Hessischen Weiterbildungsgesetzes. Blatt "Info" Alle Felder im Blatt "Info" ausfüllen, bzw. aktualisieren. Das Vorjahr wird automatisch berechnet. Das Feld Pfarrei (kurz) enthält eine eindeutige Kurzbezeichnung für die Pfarrei, z.b. für die Pfarrei St. Maria Magdalena, Gernsheim wäre die Kurzbezeichnung Gernsheim. Die Abkürzungen für Region und Landkreis und die Dekanats- und Pfarrei-Nummern erfragen Sie bitte beim Katholischen Bildungswerks Ihrer Region. Planung und Kostenvoranschlag Im Blatt "Planung" tragen Sie bitte die geplanten Veranstaltungen ein. Gegebenenfalls fügen Sie weitere Zeilen hinzu (Tipp: Zeile einfügen). Das Blatt drucken. Im Blatt "Kostenvoranschlag" werden die weißen Felder automatisch gefüllt. Die restlichen (gelben) Felder füllen Sie bitte aus. Das Blatt bitte ausdrucken und unterschreiben. Seite 3 von 6 Stand:

4 Geschäftsbedarf Das Blatt "Geschäftsbedarf" ausfüllen. In der Zeile "Fahrtkosten" nur die km in Spalte "C" eintragen, der Betrag wird automatisch berechnet. Im Blatt "Geschäftsbedarf Druck" werden alle Felder automatisch gefüllt. Das Blatt bitte ausdrucken und unterschreiben. Veranstaltungsnachweise Die Veranstaltungen werden auf dem Formular Veranstaltungsnachweise erfasst (mit Unterschrift des Referenten, etc.). Die dort erfassten Daten werden dann in der xls-datei/mappe in das Blatt "Veranstaltungsnachweise" eingetragen. Im Blatt "Veranstaltungsnachweise" die Werte mit Hilfe einer Maske eingeben. Markieren Sie bitte die Spalten A bis Z: o Spalte A markieren (auf A klicken) o (Umschalttaste) drücken und gleichzeitig Spalte Z markieren o Falls Sie die Informationen bzgl. Überweisungen bzw. die Anmerkungen nicht erfassen wollen, so können Sie entsprechend weniger Spalten markieren. In der Kommandozeile (oben) Daten anklicken und dort Maske auswählen. Felder, die automatisch berechnet werden, werden nur angezeigt, d.h. Sie können dort nichts eintragen (was auch sinnvoll ist). Die erste Zeile nicht löschen, sondern nur die Werte überschreiben, damit die Formeln in der Zeile erhalten bleiben. Für die Felder gilt folgendes Lfd. Nr.: Die laufende Nummer auch auf dem original Veranstaltungsnachweis eintragen, so dass man später leicht die Zeile dem Originalblatt zuordnen kann. Datum: eingeben in der Form "JJJJ-MM-TT", angezeigt wird es als "TT.MM.JJJJ". Falls es sich um eine eintägige Veranstaltung handelt, das "Datum Ende" leer lassen. Geldbeträge: Nur die Zahl eingeben, die Einheit 'Euro' wird automatisch hinzugefügt. Die Informationen bzgl. Überweisungen, die Gruppe und die Anmerkung sind optional, d.h. sie können eingefügt werden, falls dies nützlich erscheint. Derzeit sind Felder für 100 Veranstaltungen vorgesehen. Falls Sie weitere Felder benötigen oder leere Zeilen löschen wollen (z.b. vor dem Drucken), den Blattschutz aufheben. Tipp: Blattschutz Sie können das Blatt Veranstaltungsnachweise für Ihre Unterlagen ausdrucken. Seite 4 von 6 Stand:

5 Kontoführungsfelder Neben den Feldern aus den Veranstaltungsnachweisen finden Sie auf dem Blatt Veranstaltungsnachweise noch Felder, die Sie bei der Kontoführung unterstützen. Sie können diese Felder benutzen, falls es Ihnen hilfreich erscheint. Das Feld Überweisung Betrag gibt den Betrag aus, der für die Veranstaltung zu überweisen ist. Dieser wird automatisch als Differenz Gesamt-Ausgaben minus Gesamt-Einnahmen berechnet. In die Felder Überweisung Datum und Überweisung Empfänger tragen Sie das Datum und den Empfänger der Überweisung ein. In der Spalte Noch zu überweisen sehen Sie auf einen Blick, ob noch Geldbeträge zu überweisen sind. Ein Feld ist leer, wenn ein Überweisungsdatum angegeben wurde, ansonsten enthält es den Überweisungsbetrag. In die Felder Einnahmen VWM und Ausgaben VWN tragen Sie die Einnahmen und Ausgaben ein, die im Verwendungsnachweis aufgeführt werden, aber keiner Veranstaltung zugewiesen sind. Und zwar tragen sie alle die Einnahmen und Ausgaben ein, die seit der letzten Veranstaltung angefallen sind. Bei der ersten Veranstaltung ist dies zumindest immer der Übertrag/Fehlbetrag aus dem Vorjahr. Das Feld Kontostand zeigt Ihnen den jeweils aktuellen Kontostand (Soll- Wert). Beispiel Eine Veranstaltung am hat 100, eine zweite am hat 150 gekostet. Vom Vorjahr hatten Sie einen Überschuss von 700, am haben sie 300 Zuschuss erhalten und am für allgemeinen Geschäftsbedarf ausgegeben. Sie tragen die Veranstaltungsdaten wie üblich ein. In die erste Zeile tragen Sie in die Spalte Einnahmen VWN 700 ein, in die zweite Zeile dort 300 und bei Ausgaben VWN 20. Der Kontostand in der ersten Zeile zeigt = 600, in der zweiten Zeile = 730. Diese Werte sollten dem jeweiligen tatsächlichen Kontostand entsprechen. Anmerkung: Die Kontoführungsfelder werden vom Bildungswerk nicht ausgewertet. Verwendungsnachweis Im Blatt "Verwendungsnachweis" wird die Zeile "Veranstaltungen" automatisch gefüllt. Falls weitere Einnahmen/Ausgaben angefallen sind, diese in der Zeile "Sonstiges" eintragen. Die Zelle "Allg. Geschäftsbedarf/Sonstiges" wird ebenfalls automatisch gefüllt, und zwar mit den Informationen aus dem Blatt "Geschäftsbedarf". Die Zeile Insgesamt wird automatisch berechnet. Die Zeile wird u. U. vom Bildungswerk weiterverwendet für statistische Auswertungen. Die Farben entsprechen den Farben der statistischen Auswertung des Bildungswerks. Im Blatt "Verwendungsnachweis Druck" werden alle Felder automatisch gefüllt. Es entspricht dem originalen Verwendungsnachweis. Das Blatt bitte drucken und unterschreiben. Seite 5 von 6 Stand:

6 Anhang: Excel Tipps Blattschutz Unter Extras Schutz kann man den Schutz für das Blatt aufheben (und auch wieder aktivieren). Dies sollte man aber nur in Ausnahmefällen machen. Hintergrundfarbe Vor dem Drucken können Sie den gelben Hintergrund entfernen (dies ist allerdings meistens nicht notwendig). Hierzu Alles markieren ( Strg A drücken) Zellen formatieren ( Strg 1 drücken) Muster anklicken Bei Zellschattierung auf keine Farbe klicken und OK anklicken. Zeile hinzufügen/kopieren Wenn Sie eine Zeile hinzufügen möchten, markieren Sie zunächst die Zeile, vor die die neue Zeile eingefügt werden soll. Dazu klicken sie mit dem Cursor auf die Zeilennummer am linken Rand. Dann Einfügen Zeilen auswählen. Eine neue leere Zeile wird vor der markierten Zeile eingefügt. Wenn Sie eine Zeile kopieren wollen, so markieren Sie zunächst die Zeile, die Sie kopieren wollen. Drücken Sie Strg C (oder Bearbeiten Kopieren ). Dann markieren Sie die Zeile, vor der Sie die kopierte Zeile einfügen möchten. Dann Einfügen kopierte Zeilen auswählen. Eine kopierte Zeile wird vor der markierten Zeile eingefügt. Achtung: Wenn man die kopierte Zeile mit Strg V (oder Bearbeiten Einfügen ) einfügt, so wird die markierte Zeile überschrieben! Seite 6 von 6 Stand: