Access [basics] Die Format-Funktion. Parameter der Format-Funktion. Benutzerdefinierte Zahlenformate. Access-Funktionen Die Format-Funktion

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1 Access bietet verschiedene Stellen und Möglichkeiten, Daten für die Ausgabe in die gewünschte Form zu bringen. Eine wichtige Variante ist die Format-Funktion: Sie können diese überall einsetzen, wo Daten aus Tabellen angezeigt oder per VBA-Code zugewiesen werden. Dieser Artikel stellt die Format-Funktion im Detail vor. Parameter der Format-Funktion verwendet vier Parameter. Der erste enthält den zu formatierenden Ausdruck, wobei dieser als Zahl oder in Anführungszeichen als Zeichenkette angegeben werden kann, aber auch als Variable oder VBA-Funktion beziehungsweise als Referenz auf ein Steuerelement oder ein Feld einer Tabelle oder Abfrage. Es funktionieren also beispielsweise folgende Varianten: Debug.Print Format( ,...) Debug.Print Format(" ",...) Dim strausdruck As String strausdruck = " " Debug.Print Format(strAusdruck,...) Debug.Print Format(Me!txtAusdruck,...) Debug.Print Format(rst!Ausdruck) Debug.Print Format(DLookup("Ausdruck", µ "tblausdruecke"),...) Der zweite Parameter erwartet eine Anweisung, wie der Ausdruck formatiert werden soll. Dabei kann es sich um ein benanntes Format handeln, wie es auch etwa für die Format-Eigenschaft von Tabellen- und Abfragefeldern oder Formularoder Berichtssteuerelementen ausgewählt werden kann (mehr dazu im Artikel Daten für die Ausgabe formatieren). Der vorliegende Artikel konzentriert sich jedoch auf die Verwendung benutzerdefinierter Formatierungen, bei denen Sie den Ausdruck mithilfe geeigneter Platzhalter und Literale formatieren. Der dritte und vierte Parameter wird nur berücksichtigt, wenn ein Datumsausdruck formatiert werden soll dazu später mehr. Benutzerdefinierte Zahlenformate Ein häufiger Anwendungsfall für die Format-Funktion ist die Formatierung von Zahlen. Das Zahlenformat wird dabei aus verschiedenen Zeichen zusammengesetzt, die entweder als Platzhalter oder als Literal verwendet werden. Dabei handelt es sich um die folgenden Zeichen: 0: Das Zeichen 0 ist der Platzhalter für eine Ziffer oder 0. Wenn die entsprechende Stelle keine Ziffer enthält, wird statt der Ziffer das Zeichen 0 angezeigt. Damit lassen sich beispielsweise führende 0-Zeichen anzeigen: Debug.Print Format(1234, "000000") Das funktioniert auch für Nachkommastellen allerdings werden die 0-Zeichen hinten angehängt: Debug.Print Format( , " ") 0123,4560 Im Nachkomma-Bereich wird das Zeichen 0 vorrangig zur Begrenzung der angezeigten Stellen eingesetzt. Sind mehr Stellen vorhanden als 0-Zeichen im Zahlenformat, werden diese abgeschnitten und auf die letzte angezeigte Stelle gerundet: Debug.Print Format(0.55, "0.0") 0,6 Raute (#): Das Raute-Zeichen verhält sich grundsätzlich wie das 0-Zeichen. Allerdings wird, wenn an der Stelle des Raute-Zeichens keine Zahl vorliegt, nichts angezeigt: Debug.Print Format(1.23, "###.###") 1,23 Die Ziffer 0 wird als führendes oder folgendes Zeichen abgeschnitten. Extrembeispiel (das Ergebnis ist ein Komma, kein Fliegendreck): Seite 6

2 Debug.Print Format(0.000, "###.###"), Wenn der Ausdruck zumindest eine führende und eine folgende 0 enthalten soll, fügen Sie statt des Raute-Zeichens das 0-Zeichen ein. Mit dem Raute-Zeichen können Sie auch Nachkommastellen begrenzen und runden: Debug.Print Format(1.55, "#.#") 1,6 Punkt (.): Der Punkt ist der Platzhalter für ein Dezimalzeichen. Warum benötigt man dafür einen Platzhalter? Nun: Je nach dem in der Systemsteuerung festgelegten Gebietsschema verwendet Access unterschiedliche Trennzeichen wie das Komma oder den Punkt. Beispiele haben Sie bereits oben gesehen. Prozentzeichen (%): Das Prozentzeichen hat mehrere Funktionen. Zunächst wird es dem Ausdruck hinzugefügt. Außerdem sorgt es dafür, dass der angegebene Zahlenwert mit 100 multipliziert wird: Debug.Print Format(0.5, "0.0 %") 50,0 % Komma (,): Das Komma wird als Tausendertrennzeichen interpretiert: Debug.Print Format(1234, "#,##0") Damit das Trennzeichen erscheint, muss die Zahl im vorherigen Beispiel mindestens vier Stellen haben. Sonst entfällt das Tausendertrennzeichen einfach: Debug.Print Format(123, "#,###") 123E Ein Tausendertrennzeichen direkt links vom Dezimaltrennzeichen oder ganz rechts, wenn kein Dezimaltrennzeichen vorliegt, teilt die angegebene Zahl durch und rundet entsprechend der angegebenen Nachkommastellen: Debug.Print Format(1000, "0,") 1 Zwei Tausendertrennzeichen teilen entsprechend durch hier mit Nachkommastellen und Rundung auf die drittletzte Stelle: Debug.Print Format( , "0,,.###") 1,235 Wissenschaftliches Format (E+, E-, e+, e-): Hiermit können Sie Zahlen im wissenschaftlichen Format anzeigen. Beispiele: Debug.Print Format(123456, "#0.0000E+0") 12,3456E+4 Debug.Print Format( , "#0.0000E+0") 12,3456E-4 Zahlen mit Einheit anzeigen Wenn Sie Zahlen mit Einheit anzeigen möchten, also beispielsweise 0 C oder 27,50, fügen Sie die entsprechenden Literale in der Regel einfach zum Zahlenformat hinzu: Debug.Print Format(0, "0 C") 0 C Vom Wert abhängige Formatierung Bei der Formatierung von Zahlenwerten können Sie für positive und negative Zahlen sowie für 0 und NULL verschiedene Formatierungen festlegen. Dazu legen Sie die Formate in dieser Reihenfolge durch Semikola statt eines einzelnen Formatausdrucks fest. Die folgende Funktion gibt beispielsweise für 1 den Ausdruck Positiv: 1, für -1 den Ausdruck Negativ: -1 und für 0 den Ausdruck Neutral: 0 aus: Public Function Multiformat(Optional lngzahl As Long) Debug.Print Format(lngZahl, µ """Positiv: ""0;""Negativ: ""0;""Neutral: ""0") End Function Datum formatieren Für Datumsangaben gibt es eine Reihe spezieller Platzhalter, mit denen Sie das Datum beliebig formatieren können. Speziell bei den Platzhaltern für Tage, Monate, Jahre, Stunden, Minuten und Sekunden müssen Sie darauf achten, unter VBA die englische Seite 7

3 und in den übrigen Ausdrücken die deutsche Variante zu verwenden diese werden in der folgenden Auflistung jeweils angegeben. Doppelpunkt (:): Der Doppelpunkt agiert als Zeittrennzeichen. Je nach Systemeinstellungen wird der Doppelpunkt beibehalten oder durch das lokale Zeittrennzeichen ersetzt. In deutschen Systemen wird der Doppelpunkt verwendet: Debug.Print Format(Time, "hh:mm:ss") 10:22:24 Schrägstrich (/):Der Schrägstrich ist das Trennzeichen für Datumsangaben. Im Gegensatz zum Doppelpunkt bei Uhrzeiten wird der Schrägstrich in Deutschland durch den Punkt ersetzt: Debug.Print Format(Date, "d/mm/yyyy") d (in Ausdrücken auf deutschsprachigen Systemen: t): Zeigt den Tag als Zahl ohne führende Null an (1-31). dd (tt): Zeigt den Tag als Zahl mit führender Null an, wenn der Tag weniger als zwei Stellen hat (01-31). ddd (ttt): Zeigt den Tag als Abkürzung mit zwei Buchstaben an (Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So). dddd (tttt): Zeigt den Tag ausgeschrieben an (Montag, Dienstag,...). ddddd (ttttt): Zeigt das Datum als kurzes Datumsformat an (wie in der Systemsteuerung festgelegt), in Deutschland also standardmäßig im Format dd.mm.yyyy. dddddd (tttttt): Zeigt das Datum im langen Datumsformat an. w: Zeigt den Wochentag als Zahl an (1-7). Welcher Tag welcher Zahl entspricht, legen Sie mit dem dritten Parameter der Format-Funktion fest (siehe weiter unten). ww: Liefert die Kalenderwoche als Zahl (1-54). Um festzulegen, welche Woche die erste Woche im Jahr ist und an welchem Tag diese beginnt, verwenden Sie den dritten und vierten Parameter der Format-Funktion siehe weiter unten). m: Zeigt den Monat als Zahl ohne führende Null an (1-12). Ausnahme: Wenn m im Rahmen eines Zeitformats verwendet wird und unmittelbar auf h oder hh folgt, wird die Minute ausgegeben. mm: Liefert den Monat als zweistellige Zahl (01-12). Auch hier gilt die Ausnahme bezüglich des Zeitformats. mmm: Gibt den Monat als Abkürzung zurück (Jan, Feb, Mrz und so weiter). mmmm: Gibt den Monat ausgeschrieben zurück (Januar, Februar,...). q: Zeigt das Quartal an (1-4). y (j): Zeigt den Kalendertag als Zahl an (1-366). yy (jj): Zeigt die letzten beiden Stellen der Jahreszahl an. yyyy (jjjj): Zeigt die Jahreszahl mit vier Stellen an. h: Zeigt die Stunde als Zahl ohne führende Null an (0-23). hh: Zeigt die Stunde als Zahl mit führender Null an (00-23). n: Zeigt die Minute als Zahl ohne führende Null an (0-59). Direkt hinter h oder hh können Sie auch m als Platzhalter für Minuten verwenden. nn: Zeigt die Minute als Zahl mit führender Null an (00-59). Direkt hinter h oder hh können Sie auch mm als Platzhalter für Minuten verwenden. s: Zeigt die Sekunde als Zahl ohne führende Null an (0-59). ss: Zeigt die Sekunde als Zahl mit führender Null an (00-59). AM/PM: Liefert für 0:00-11:59 Uhr den Wert AM und für 12:00 bis 23:59 Uhr den Wert PM zurück. am/pm: Wie oben, nur in Kleinbuchstaben. Erster Tag der Woche Bei einigen Datumsplatzhaltern spielt es eine Rolle, welcher Tag als erster Tag der Woche festgelegt ist Seite 8

4 (außerdem besagt etwa das Arbeitszeitgesetz, dass die Arbeitswoche von Montag, 0:00 Uhr bis Sonntag, 24:00 Uhr dauert). Dies legen Sie, wenn Sie einen von den Systemeinstellungen abweichenden Tag verwenden möchten, in der Format-Funktion mit dem dritten Parameter fest. Bild 1: Standardwerte für den dritten und vierten Parameter der Format-Funktion ermitteln Also müssen Sie, um korrekte Ergebnisse zu erhalten, erstens festlegen, dass der Montag der erste Tag der Woche ist und zweitens, dass die erste Kalenderwoche des Jahres die erste Woche ist, die vier Tage enthält. Zum Glück bietet die Format-Funktionen einen entsprechenden Wert für den vierten Parameter an: Welcher Tag standardmäßig der erste Tag der Woche ist, finden Sie beispielsweise mit einer Formatanweisung ohne den dritten Parameter heraus: Debug.Print Format(" ", "w") 3 Der ist ein Dienstag und liefert den Wert 3, also entspricht der Sonntag dem ersten Tag der Woche. Alternativ schauen Sie einfach beim Anlegen der Funktion im VBA-Editor auf die Parameterliste (siehe Bild 1). Dort erkennen Sie, dass der Sonntag als erster Tag der Woche verwendet wird und dass die erste Woche diejenige ist, in die der erste Januar fällt. Wenn Sie möchten, dass in der Format-Funktion als erster Tag der Woche der Montag verwendet wird, legen Sie den dritten Parameter wie folgt fest: Debug.Print Format(" ", "w", vbmonday) 2 Der Dienstag wird nun als zweiter Tag der Woche bestätigt, somit ist Montag der erste Tag der Woche. Erste Woche des Jahres Wenn Sie mit dem Platzhalter ww die Kalenderwoche ermitteln möchten, müssen Sie gegebenenfalls festlegen, wie die erste Woche des Jahres überhaupt ermittelt wird. Nach DIN /ISO 8601 ist die erste Woche des Jahres die erste Woche, die mindestens vier Tage enthält. In der Standardeinstellung verwendet die Format-Funktion die Woche als erste Kalenderwoche, in die der 1. Januar fällt das wäre für deutsche Verhältnisse aber wohl zu einfach. Debug.Print format(" ", "ww", vbmonday, µ vbfirstfourdays) 52 Dieses Ergebnis lässt sich wie folgt interpretieren: Der ist ein Sonntag, also der letzte Tag der Woche. Die erste Woche des Jahres ist also diejenige, die am beginnt. Die Funktion liefert also als Wert für die Kalenderwoche richtigerweise 52, was der letzten Kalenderwoche des Vorjahres entspricht. Der gleiche Aufruf für den würde dann den Wert 1 liefern. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie Kalenderwochen mit der Format-Funktion ermitteln. Zeichenfolgen formatieren Auch Zeichenfolgen lassen sich mit der Format- Anweisung formatieren. Die folgende Liste stellt zunächst die möglichen Platzhalter Platzhalter für ein Zeichen. Liefert das an der entsprechenden Position befindliche Zeichen, sonst ein Leerzeichen. Somit lassen sich Zeichenketten mit führenden Leerzeichen auffüllen (der Unterstrich steht stellvertretend für das Leerzeichen): Debug.Print Format("abc", "@@@@") _abc Wenn die aufzufüllenden Leerzeichen hinten angefügt werden sollen, verwenden Sie das Ausrufezeichen: Debug.Print Format("abc", "@@@@") abc_ &: Ebenfalls ein Platzhalter für ein Zeichen. Der Unterschied ist, dass nicht vorhandene Zeichen nicht durch das Leerzeichen ersetzt werden, sondern schlicht Nichts ausgegeben wird. Seite 9

5 <: Gibt die Zeichenfolge in Großbuchstaben aus: Debug.Print Format("ABCDE", "<") abcde >: Gibt die Zeichenfolge in Kleinbuchstaben aus: Debug.Print Format("abcde", ">") ABCDE Sonderformatierung für leere Zeichenketten Wenn die Format-Funktion nicht mit Literalen gefüllt wird, sondern war normalerweise der Fall ist über eine Variable, einen Ausdruck oder eine Funktion, kann es sein, dass der zu formatierende Wert eine leere Zeichenkette ist. bietet die Möglichkeit, gesondert auf solche Fälle zu reagieren beziehungsweise in diesem Fall eine spezielle Zeichenfolge auszugeben. Wenn bei Übergabe einer leeren Zeichenfolge beispielsweise der Ausdruck Keine Daten geliefert werden soll, gelingt dies mit folgender Variante: Public Sub LeereZeichenfolge() Dim strzeichenfolge As String strzeichenfolge = "" Debug.Print Format(strZeichenfolge, µ "@;Keine Daten") End Sub Einsatz der Zeichformatierung Mal abgesehen vom praktischen Nutzen, den das Auffüllen mit Leerzeichen liefert: Was soll man eigentlich mit den beiden und & in der Praxis anfangen? Das ist ganz einfach: Sie greifen mit den Platzhaltern auf die einzelnen Zeichen der Zeichenfolge zu und können diese beliebig ausgeben allein die Reihenfolge muss erhalten bleiben. Wenn Sie beispielsweise zwischen jedes Zeichen ein Leerzeichen einfügen wollen, gelingt dies mit folgender Anweisung: Wir wollen jedoch auch die Kehrseite der Medaille betrachten: Das Formatieren von Texten setzt in der Regel eine vorhersehbare Länge der Zeichenkette voraus. Wenn Sie beispielsweise eine variable Zeichenkette mit Leerzeichen zwischen jedem einzelnen Zeichen auffüllen wollten, müssten Sie erstens einen ausreichend langen Ausdruck erstellen. Und zweitens würde dieser überzählige Leerzeichen hinten (oder vorne, je nach Formatierungsausdruck) anhängen. Telefonnummer in Zweierpacks ausgeben Telefonnummern bieten eine Menge Beispielmaterial für die Format-Funktion. Wenn Sie beispielsweise von hinten gesehen immer Zahlenpaare erhalten möchten, könnte dies so aussehen: Debug.Print Format(" ", "&& && && && &&") Nun soll aber keine Zahl allein stehen. Wenn Sie wissen, dass die Telefonnummer aus sieben Ziffern besteht, würde dieses Format helfen: Debug.Print Format(" ", "&&& && &&") Dummerweise variiert aber heutzutage sowohl die Anzahl der Ziffern der Vorwahl als auch der Rufnummer, sodass Sie mit der Format-Funktion keine brauchbare Lösung finden werden außer, Sie prüfen vorher die Länge der Telefonnummer und rufen eine davon abhängige Format-Funktion auf. Bankleitzahlen Besser klappt es schon mit Bankleitzahlen. Diese werden in der Regel nach dem Schema xxx xxx xx angegeben. Das erreichen Sie mit diesem Format: Debug.Print Format(" ", "&&& &&& &&") Debug.Print format("abcd", "& & & &") a b c d Seite 10