Excel: Zellen formatieren. Damit du Zellen optimal formatieren 1 kannst, musst du folgendermassen vorgehen:

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1 Excel: Zellen formatieren Damit du Zellen optimal formatieren 1 kannst, musst du folgendermassen vorgehen: Du gehst auf die Gruppe SCHRIFTART und klickst auf. Du kannst auch alternativ dazu mit der rechten Maustaste auf eine Zelle klicken dann geht das Kontextmenu auf: Hier klickst du nun auf ZELLEN FORMATIEREN Es gibt sechs Registerkarten im Dialogfeld Zellen formatieren: Zahlen, Ausrichtung, Schrift, Rahmen, Muster und Schutz. In den folgenden Abschnitten werden die Einstellungen beschrieben, die auf jeder Registerkarte verfügbar sind. Siehe uf der nächsten Seite die Abbildung ZELLEN FORMATIEREN. 1 Microsoft Excel ermöglicht dir, die Art und Weise, wie Daten in einer Zelle angezeigt werden, zu ändern Seite 1

2 Registerkarte "Zahlen" Automatische Zahlenformatierung Standardmäßig haben alle Tabellenzellen das Zahlenformat "Standard". Im Format Standard bleibt alles, was du in die Zelle eingibst, normalerweise unverändert. Wenn du Abbildung ZELLEN FORMATIEREN beispielsweise in eine Zelle eingibst und die EINGABETASTE (Enter) drückst, wird der Inhalt der Zelle im Format angezeigt, weil in der Zelle das Zahlenformat "Standard" beibehalten wird. Wenn du die Zelle jedoch zunächst als Datum formatierst (z. B. T.M.JJJJ) und anschließend die Zahl eingeben, zeigt die Zelle an. Gewisse automatische Zahlenformatierungen werden bei bestimmten Eingaben in der Zelle durchgeführt, ohne dass wir etwas einrichten müssen: Excel weist automatisch dieser Eingabe dieses Zahlenformat zu Standard Standard 1.1% 0.00% 1.1E+2 0,00E /2 #?/? $1.11 Währung, 2 Dezimalstellen 1/1/01 Datum 1:10 Uhrzeit Seite 2

3 Im Allgemeinen wendet Excel automatische Zahlenformatierung an, wenn du die folgenden Datentypen in eine Zelle eingibst: Währung Prozent Datum Uhrzeit Bruch Wissenschaft Vordefinierte Zahlenformate In Excel steht eine Vielzahl vordefinierter Zahlenformate zur Auswahl. Um eines dieser Formate zu verwenden, klickst du auf eine der Kategorien unter Standard, und wählst anschliessend die gewünschte Option für dieses Format aus. Wenn du ein Format aus der Liste auswählst, zeigt Excel automatisch ein Beispiel für die Ausgabe im Feld Beispiel auf der Registerkarte Zahlen an. Wenn du beispielsweise 1,23 in die Zelle eingibst und in der Kategorienliste Zahl mit drei Dezimalstellen auswählst, wird die Zahl 1,230 in der Zelle angezeigt. In der folgenden Tabelle sind alle verfügbaren integrierten Zahlenformate aufgeführt: Zahlenformat Hinweise Zahl Währung Buchhaltung Verfügbare Optionen: Anzahl der Dezimalstellen, ob Tausendertrennzeichen verwendet werden und das Format, das für negative Zahlen verwendet werden soll Verfügbare Optionen: Anzahl der Dezimalstellen, Währungssymbol und das Format, das für negative Zahlen verwendet werden soll. Dieses Format wird für allgemeine Währungsbeträge verwendet. Verfügbare Optionen: Anzahl der Dezimalstellen und Währungssymbol. Dieses Format richtet die Währungssymbole und Dezimalzeichen in einer Spalte untereinander aus. Seite 3

4 Datum Uhrzeit Prozent Bruch Wissenschaft Text Sonderformat Wähle das Datumsformat im Listenfeld "Typ" aus. Wähle das Uhrzeitformat im Listenfeld "Typ" aus. Multipliziert den vorhandenen Zellwert mit 100 und zeigt das Ergebnis mit einem Prozentzeichen an. Wenn du die Zelle zuerst formatierst und dann die Zahl eingibst, werden nur Zahlen zwischen 0 und 1 mit 100 multipliziert. Als Option ist nur die Anzahl der Dezimalstellen verfügbar. Wähle das Format für Brüche im Listenfeld "Typ" aus. Es wird der Dateityp angezeigt. Wenn du eine Zelle nicht als Bruch formatierst, bevor du den Wert eingibst, musst du eventuell eine Null, Leerzeichen oder Apostroph vor dem Bruchteil eingeben. Beispiel: Wenn der Zelle das Format "Standard" zugewiesen wurde und du 1/4 in die Zelle eingibst, behandelt Excel diesen Eintrag als Datum. Damit er als Bruch erkannt wird, gibst du 0 1/4 in die Zelle ein. Als Option ist nur die Anzahl der Dezimalstellen verfügbar. In Zellen, die als Text formatiert sind, werden alle Eingaben, auch Zahlen, als Text behandelt. Wähle eines der folgenden Formate im Feld "Typ" aus: Postleitzahl, Postleitzahl (A), Postleitzahl (CH), Postleitzahl (D), Postleitzahl (L), Versicherungsnachweis-Nr, Sozialversicherungsnummer und ISBN- Format. Benutzerdefinierte Zahlenformate Wenn keines der vordefinierten Zahlenformate nicht in dem erforderlichen Format angezeigt wird, kannst du ein benutzerdefiniertes Zahlenformat erstellen. Du kannst diese benutzerdefinierten Zahlenformate erstellen, indem du die integrierten Formate änderst oder die Formatierungssymbole wie gewünscht kombinierst. (Wir werden dies aber jetzt noch nicht vertieft anschauen) Seite 4

5 Registerkarte "Ausrichtung" Über die Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld Zellen formatieren kannst du Text und Zahlen positionieren, die Ausrichtung ändern und die Textsteuerung in Zellen angeben. Textausrichtung Unter Textausrichtung kannst du horizontale und vertikale Ausrichtung und den Einzug steuern. Im Folgenden findest du eine Liste der verfügbaren Einstellungen für die Textausrichtung: Gruppe Einstellung Beschreibung Horizontal Standard Textdaten werden links und Zahlen, Datumsangaben und Uhrzeiten werden rechts ausgerichtet. Durch die Änderung der Ausrichtung wird der Datentyp nicht geändert. Linker Einzug Richtet den Zellinhalt am linken Rand der Zelle aus. Wenn du im Feld "Einzug" eine Zahl eingibst, rückt Microsoft Excel den Inhalt der Zelle von links um die angegebene Anzahl von Zeichenstellen ein. Die Zeichenstellen basieren auf der Standardschriftart und dem Schriftgrad, die auf der Registerkarte "Allgemein" im Dialogfeld "Optionen" (Menü "Extras") gewählt wurden. Seite 5

6 Zentriert Rechtsbündig Ausfüllen Blocksatz Zentriert über Zentriert den Text in den ausgewählten Zellen. Richtet den Zellinhalt am rechten Rand der Zelle aus. Wiederholt den Inhalt der ausgewählten Zelle, bis die Zelle ausgefüllt ist. Wenn leere Zellen, die rechts daneben liegen, auch die Ausrichtung "Ausfüllen" haben, werden auch sie ausgefüllt. Umbrochener Text wird in der Zelle linksund rechtsbündig ausgerichtet. Diese Ausrichtung wird erst bei mehreren Zeilen umbrochenen Textes erkennbar. Zentriert den Zelleintrag über die ausgewählten Auswahlzellen. Vertikal Oben Richtet den Zellinhalt am oberen Rand Zelle aus. Zentriert Unten Blocksatz Zentriert den Zellinhalt von oben nach unten in der Mitte der Zelle. Richtet den Zellinhalt am unteren Rand der Zelle aus. Richtet den Zellinhalt von oben und unten über die Breite der Zelle aus. Textsteuerung Im Abschnitt Textsteuerung auf der Registerkarte Ausrichtung stehen verschiedene zusätzliche Steuerelemente zur Textausrichtung zur Verfügung. Dies sind Zeilenumbruch, An Zellgröße anpassen und Zellen verbinden. Wähle Zeilenumbruch aus, um den Text in der ausgewählten Zelle zu umbrechen. Die Anzahl der umbrochenen Zeilen hängt von der Spaltenbreite und von der Länge des Zellinhalts ab. Seite 6

7 HINWEIS: Um eine neue Zeile zu beginnen, ohne Zeilenumbruch anzuklicken, kannst du unabhängig von der Zellenbreite einen Zeilenumbruch einfügen, indem du während der Eingabe in der Bearbeitungsleiste [ALT]+[EINGABETASTE] gemeinsam klickst. Durch Auswählen der Option An Zellgröße anpassen wird der Schriftgrad des Textes in einer Zelle verringert, bis der gesamte Inhalt der Zelle angezeigt werden kann. Diese Funktion ist hilfreich, wenn du nicht die Spaltenbreite für die gesamte Spalte ändern möchtest. Der angewendete Schriftgrad wird nicht geändert. Mit der Option Zellen verbinden werden zwei oder mehr ausgewählte Zellen zu einer einzigen Zelle verbunden. Eine "verbundene Zelle" ist eine einzelne Zelle, die durch Kombinieren von mindestens zwei ausgewählten Zellen erstellt wurde. Als Zellbezug für eine verbundene Zelle dient die obere linke Zelle des ursprünglich ausgewählten Bereichs. Falls die anderen Zellen beschriftet waren, werden sie überschrieben Ausrichtung Im Abschnitt Ausrichtung kannst du den Grad der Textrotation in der ausgewählten Zelle bestimmen. Gib eine positive Zahl in das Feld Grad ein, um den ausgewählten Text in der Zelle von unten links nach oben rechts zu drehen. Verwende einen negativen Gradwert, um den Text in der ausgewählten Zelle von oben links nach unten rechts zu drehen. Um einen Text vertikal von oben nach unten anzuzeigen, klickst du unter Orientierung auf das Textfeld Vertikal. Dadurch erhalten Text, Zahlen und Formeln in der Zelle ein gestapeltes Aussehen. Seite 7

8 Gruppe SCHRIFTART Der Begriff Schriftart bezieht sich auf eine Schriftart (zum Beispiel Arial) zusammen mit ihren Attributen (Schriftgrad, Schriftschnitt, Unterstreichung, Farbe und Effekte). Diese Einstellungen kannst du im Dialogfeld Zellen formatieren über die Registerkarte Schrift steuern. Du kannst dabei eine Vorschau Ihrer Einstellungen im Bereich Vorschau des Dialogfelds sehen. HINWEIS: Über Menü FORMAT (siehe rechts) kannst du die Zellen auch formatieren. Du kommst so ebenfalls auf oben angezeigte Registerkarte Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgrad Über die Registerkarte Schrift kannst du eine Schriftart wählen. Klicke hierzu auf einen Namen in der Liste Schriftart, oder gib einen Namen in das Feld Schriftart ein. Seite 8

9 Nachdem du eine Schriftart in der Liste Schriftart ausgewählt hast, zeigt die Liste Schriftgrad die verfügbaren Schriftgrade an. 1 Punkt entspricht 1/72 eines Zolls (1 Zoll = 2,54cm, das heisst ein Punkt entspricht 0,35mm. Dieser Text hier ist mit einer Grösse von 14 Punkten (also etwa 4,94mm) geschrieben. Schriftschnitt Welche Optionen in der Liste Schriftschnitt zur Auswahl stehen, hängt von der in der Liste Schriftart gewählter Schrift ab. Für die meisten Schriftarten sind die folgenden Schriftschnitte verfügbar: Standard Kursiv Fett Fett Kursiv Unterstreichung In der Liste Unterstreichung kannst du aus Einfach, Doppelt, Einfach (Buchhaltung), Doppelt (Buchhaltung) für den ausgewählten Text wählen. Farbe, Effekte und Standardschrifteinstellungen Wähle eine Farbe für die Schriftart aus, indem du in die Liste Farbe klickst. Du kannst mit dem Mauszeiger die Farbe auswählen, um eine Seite 9

10 QuickInfo mit dem Namen der Farbe zu sehen. Die Standardfarbe ist immer schwarz. Du kannst sie aber ändern. Wenn du aber bei STANDARDFARBE den Haken setzt, werden alle deine Eingaben (Farbe, Schriftart, Schriftgrad, Schriftschnitt, Unterstreichung und Effekte zurückgesetzt. Aktiviere das Kontrollkästchen Durchgestrichen, um eine Linie durch ausgewählten Text oder Zahlen zu ziehen. Aktiviere das Kontrollkästchen Hochgestellt, um ausgewählten Text oder Zahlen hochzustellen. Aktivieren das Kontrollkästchen Tiefgestellt, um ausgewählten Text oder Zahlen tiefzustellen. Hoch- oder Tiefstellung werden normalerweise für einzelne Zeichen in einer Zelle verwendet. Du kannst dabei entweder mit einem Doppelklick in der Zelle einzelne Zeichen oder Buchstaben anschliessend bearbeiten, indem du sie mit dem Mauszeiger überstreichst und somit markierst. Mit F2 kannst du ebenfalls anschliessend einzelne Zeichen oder Buchstaben markieren beziehungsweise bearbeiten. Registerkarte "Rahmen" In Excel kannst du einen Rahmen um eine einzelne Zelle oder einen Zellbereich ziehen. Du kannst ebenfalls eine Linie von der oberen linken Ecke der Zelle zur unteren rechten Ecke oder von der unteren linken Ecke der Zelle zur oberen rechten Ecke ziehen. Probiere es aus. Seite 10

11 Du kannst die Standardeinstellungen für die Rahmen dieser Zellen anpassen, indem du eine Linienart, Liniendicke oder Linienfarbe auswählst. Du kannst auch mehrere Zellen markieren und dann deine bevorzugten Rahmen setzen Anwenden von Rahmen Gehe wie folgt vor, um einer einzelnen Zelle oder einem Zellbereich einen Rahmen hinzuzufügen: 1. Wähle die Zellen aus, die du formatieren möchtest. 2. Klicke im Menü Format auf Zellen formatieren. 3. Klicke im Dialogfeld Zellen formatieren auf die Registerkarte Rahmen. HINWEIS: Einige Schaltflächen auf der Registerkarte Rahmen sind nicht verfügbar (abgeblendet), wenn du nur eine Zelle ausgewählt hast. 4. Wähle eine der Linienarten in der Liste Art aus. 5. Klicke auf den Dropdown-Pfeil Farbe, und wähle eine der Farben aus. 6. Klicke auf eine der Schaltflächen unter Voreinstellungen oder Rahmen. Seite 11

12 Es wird eine Linie mit deinen Einstellungen im Vorschaubereich angezeigt. 7. Wenn du einen bestimmten Rahmen entfernen möchtest, klicke ein zweites Mal auf die Schaltfläche für diesen Rahmen. 8. Wenn du die Farbe oder Art der Linie ändern möchtest, klicke auf die gewünschte Farbe oder Art, und klicke anschliessend erneut auf die Schaltfläche für den Rahmen. Registerkarte "Ausfüllen" Verwende die Registerkarte Ausfüllen im Dialogfeld Zellen formatieren, um die Hintergrundfarbe der ausgewählten Zellen festzulegen. Du kannst das Register Ausfüllen auch verwenden, um dem Hintergrund der Zelle zweifarbige Muster (unter Fülleffekte ) oder Schattierungen zuzuweisen. HINWEIS: Die Farbpalette auf der Registerkarte Musterfarben entspricht der Farbpalette auf der Registerkarte Hintergrundfarbe. Seite 12

13 Gehe folgendermassen vor, um Zellen mit Mustern zu schattieren: 1. Wähle die Zellen aus, denen du eine Schattierung zuweisen möchtest. 2. Gehe auf Zellen formatieren, und klicke auf die Registerkarte Ausfüllen. 3. Um eine Hintergrundfarbe zusammen mit dem Muster einzufügen, klicke auf eine Farbe im Feld Musterfarbe. 4. Klicke dann auf den Pfeil neben dem Feld Musterformat, und klicke anschliessend auf die gewünschte Art des Musters. Das Muster wird dann mit der von dir gewählten Musterfarbe angezeigt. 5. Mit der Hintergrundfarbe veränderst du dann noch die Farbe des Hintergrundes Wenn Sie keine Musterfarbe auswählen, ist das Muster schwarz. Seite 13

14 Du kannst die Hintergrundfarbe für die ausgewählten Zellen auf das Standardformat zurücksetzen, indem du auf Keine Farbe klickst. Registerkarte "Schutz" Die Registerkarte Schutz bietet Ihnen zwei Optionen zum Schutz Ihrer Tabellendaten und - formeln: Gesperrt Ausgeblendet Diese Optionen wirken sich jedoch nur aus, wenn Sie zusätzlich Ihr Arbeitsblatt schützen. Um ein Arbeitsblatt zu schützen, zeigen Sie im Menü Extras auf Schutz, klicken Sie auf Blatt schützen, und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Inhalte. Gesperrt Standardmäßig ist für alle Zellen in einem Arbeitsblatt die Option Gesperrt aktiviert. Wenn diese Option aktiviert ist (und das Arbeitsblatt geschützt ist), sind folgende Aktionen nicht möglich: Ändern der Daten oder Formeln in der Zelle Eingeben von Daten in eine leere Zelle Verschieben der Zelle Ändern der Größe der Zelle Löschen der Zelle oder ihres Inhalts Hinweis: Wenn Sie Daten in einige Zellen eingeben möchten, nachdem Sie das Arbeitsblatt geschützt haben, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Gesperrt für diese Zellen deaktiviert ist. Ausgeblendet Standardmäßig ist für alle Zellen in einem Arbeitsblatt die Option Ausgeblendet deaktiviert. Wenn Sie diese Option aktivieren (und die Tabelle geschützt ist), wird die Formel in einer Zelle nicht in der Bearbeitungsleiste angezeigt. Es werden jedoch die Ergebnisse der Formel in der Zelle angezeigt. Wichtig Die Einstellungen Gesperrt und Ausgeblendet ermöglichen es, dass Features zur Unterstützung bestimmter Formen der Zusammenarbeit in einer Umgebung einwandfrei funktionieren, in der es keine Benutzer mit böswilligen Absichten gibt. Diese Einstellungen ermöglichen keine Datei mit starker Verschlüsselung. Seite 14