Excel 8. Datenanalyse Teil 2 Version: Relevant für: IKA, DA

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1 Excel 8 Datenanalyse Teil 2 Version: Relevant für: IKA, DA

2 07-Excel-Grundlagen.docx Inhaltsverzeichnis 1 Hinweise 1.1 Zu diesem Lehrmittel Arbeitsdateien zum Lehrmittel Vorkenntnisse Darstellungen im Text Tabellen 2.1 Zellbereiche in Tabellen umwandeln Vorteile einer Tabelle Aggregat-Funktionen einsetzen Probleme bei Aggregat-Funktionen Die Funktion Teilergebnis Filtern Eine Rangliste erstellen 3.1 Die Funktion Rang.Gleich Werte mit Hilfe einer Funktion finden 4.1 Die Funktion SVerweis Argument Bereich_Verweis Die Funktion WVerweis 5.1 Die Funktion WVerweis anwenden Dialog Teilergebnis 6.1 Den Dialog Teilergebnisse anwenden Teilergebnisse entfernen Mehrere Teilergebnisse gleichzeitig bilden Weitere Funktionen zur Datenanalyse 7.1 Die Funktion SummeWenn Die Funktion ZählenWenn Verschachtelte Wenn-Funktion 8.1 Vorüberlegungen Verschachtelte Wenn-Funktion erstellen... 18

3 1 Hinweise Lesen Sie zuerst die Hinweise auf dieser Seite durch, damit Sie den besten Nutzen aus diesem Lehrmittel ziehen können. 1.1 Zu diesem Lehrmittel Mit diesem Lehrmittel erhalten Sie etwas Anderes. Es ist zum praktischen Lernen erstellt worden. Sie finden hier kein Nachschlagewerk wie es sonst üblich ist. Es ist keine Anhäufung von Beschreibungen wie man etwas wo macht, ohne konkrete Beispiele dabei zu zeigen. Im Gegenteil. Es soll sie durch ein bestimmtes Thema führen und Sie bis zum Ziel begleiten. Damit dies gelingt, sind Sie gut beraten, das Lehrmittel Seite für Seite durchzuarbeiten. Ansonsten kann es sein, dass Ihnen nötige Informationen fehlen. Alles was zu dem besprochenen Thema neu ist, wird an der entsprechenden Stelle Step by Step beschrieben. Dabei kommen viele Bilder zum Einsatz, die Ihnen das Erklärte noch besser beschreiben sollen. Es ist dabei nicht immer möglich, alles von A bis Z zu beleuchten, denn das würde einerseits den Rahmen des Lehrmittels bei weitem sprengen und nicht weiter zum Verständnis beitragen. Der Inhalt des Lehrmittels deckt das Wissen für IKA (Information Kommunikation und Administration, DA (Direktionsassistenz) und für ECDL (European Computer Driving Licence) ab Arbeitsdateien zum Lehrmittel Zu diesem Lehrmittel benötigen Sie die entsprechenden Arbeitsdateien Sie finden Sie auf der Webseite in der Box zu Excel 8. Die Inhalte werden teilweise in gepackter Form (ZIP) zur Verfügung gestellt. Sollten Sie mit dem Entpacken Probleme haben, finden Sie hier eine Anleitung wie ZIP-Dateien entpackt werden: Vorkenntnisse Damit Sie dieses Lehrmittel möglichst gewinnbringend anwenden können, sollten Sie folgende Lehrmittel vorgehend durchgearbeitet haben: 1 Excel 5 2 Excel 7 Die oben erwähnten Lehrmittel und die entsprechenden Arbeitsdateien finden Sie unter: Darstellungen im Text Text welcher so dargestellt ist, weist auf weitere Informationen hin. Text welcher so dargestellt ist, weist auf wichtige Informationen hin.

4 Version: thinkabit.ch Tabellen 2 Tabellen In Excel können Bereiche eines Tabellenblatts in Tabellen umgewandelt werden. Dies hört sich zuerst einmal widersprüchlich an, denn bislang war eine Tabelle das, was auf einem Tabellenblatt dargestellt wurde. Im offiziellen Excel-Sprachgebrauch ist dies aber ein Tabellenblatt und keine Tabelle. Natürlich haben wir auf dem Tabellenblatt etwas, das wie eine Tabelle aussieht, für Excel aber, keine Tabelle ist. Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, wie man eine Tabelle erstellt, besser gesagt, wie man einen Zell-Bereich in eine Tabelle umwandelt. 2.1 Zellbereiche in Tabellen umwandeln Öffnen Sie die Datei 07-Excel-Grundlagen-File und aktivieren Sie das Tabellenblatt Tabellen. Dass was Sie auf diesem Tabellenblatt sehen, sieht so aus wie eine Tabelle, aber wie gesagt, für Excel ist es das nicht. Wir müssen diesen Zellebereich in eine Tabelle umwandeln. Auch hier gelten wieder die Regeln für Listen. Welche das sind, können Sie im Skript 06-Excel-Grundlagen nachlesen. 1 Klicken Sie auf eine Zelle im Zellbereich B2:J Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf das Aufklappmenü Als Tabelle formatieren. 3 Wenn der Zellbereich den Regeln für Listen entspricht, dann können Sie die gezeigten Werte im Dialogfeld Als Tabelle formatieren übernehmen. 4 Wählen Sie das Tabellenformat Mittel 6 aus. Abbildung 1: Einen Zellbereich in eine Tabelle umwandeln 4 Zellbereiche in Tabellen umwandeln

5 Der Zellbereich ist nun als Tabelle definiert. Sie erkennen dies an der Tool-Registerkarte Tabellentools im Menüband, nachdem Sie auf eine Zelle in der Tabelle geklickt haben. In der Überschriftenzeile wurden ebenfalls die Schaltflächen für den Filter eingefügt. 2.2 Vorteile einer Tabelle Welche Vorteile habe ich nun, mit dieser Tabelle. Filter kann man ja auch so setzen. Hier eine kurze Zusammenstellung der Vorteile einer Tabelle: Sie müssen keine Zeilen mehr fixieren: Scrollen Sie im Tabellenblatt nach unten, werden die Überschriften in den Spaltenköpfen übernommen. Einfachere Markierung: Zeigen Sie mit der Maus auf einen Zeilenbeginn oder einen Spaltenbeginn, erscheint ein kleiner schwarzer Pfeil Tabelle markiert.. Nach einem Klick, wird die komplette Zeile oder Spalte der Abbildung 2: Vorteile von Tabellen Optionen für Tabellenformat (Registerkarte Tabellentools Entwurf): Mit diesen Optionen können Sie die Darstellung der Tabelle schnell ändern. Mit der Option Ergebniszeile wird unterhalb der letzten Zeile eine Ergebniszeile eingefügt, in der mit Hilfe eines Dropdowns verschiedene Funktionen ausgewählt werden können. Neue Zeilen anfügen: Klicken Sie auf die letzte Zelle in der Tabelle und drücken Sie die Tabulator- Taste, wird eine neue Zeile eingefügt. Ist bereits eine Ergebniszeile vorhanden, wird diese nach unten verschoben. Funktionen werden nach dem Einfügen einer neuen Zeile, in den Argumenten automatisch angepasst. Tabelle vergrössern: Wollen Sie mehrere neue Zeilen der Tabelle anfügen, ziehen Sie das Dreieck in der letzten Zelle der Tabelle weiter nach unten. Formate und Funktionen werden auch hier automatisch angepasst. Tabellen 5

6 Version: thinkabit.ch Tabellen Neue Zeilen oder Spalten einfügen: Sie können aber auch auf irgendeine Zelle in der Tabelle mit der rechten Maustaste klicken und danach mit dem Aufklapp-Menü Zeile/Spalte einfügen eine neue Spalte oder eine neue Zeile einfügen. Zeilen oder Spalten löschen: Auf die gleiche Art und Weise können Sie so auch Zeilen oder Spalten löschen. 2.3 Aggregat-Funktionen einsetzen Die Ergebniszeile ist sehr bequem, um schnell eine Auswertung zu machen. Allerdings kann hier nur eine Auswertung pro Spalte vorgenommen werden. Will man mehrere Auswertungen vornehmen, ist dies nicht möglich. Aufgabe: Ich möchte wissen welches die schnellste bzw. die langsamste Zeit ist und in welcher durchschnittlichen Zeit der Marathon von allen Läufern absolviert wurde. 1 Dazu notieren wir unterhalb der Tabelle, ab der Zelle I113 die entsprechenden Zeilenbeschriftungen. (Durchschnitt, Erster, Letzter). 2 In der Zelle J113 fügen wir wie gewohnt die Funktion Mittelwert ein. Jetzt markieren wir aber nicht die Zellen mit denen wir den Mittelwert berechnen wollen, sondern wir scrollen bis zum Anfang der Tabelle, positionieren den Cursor über der Tabellenbeschriftung Zeit, bis der kleine schwarze Pfeil erscheint, und klicken danach einmal. 3 Beachten Sie jetzt was in der Bearbeitungszeile steht: =Mittelwert(Tabelle3[Zeit]). Excel verwendet nicht mehr die konventionellen Zellbezüge, sondern verwendet als Erstes den Tabellennamen (Tabelle3), und danach den Spaltennamen ([Zeit]). Mit dieser Schreibweise, werden für die Berechnung immer alle Zellen aus der Spalte Zeit der Tabelle Tabelle3 verwendet. Es spielt dabei keine Rolle wie viele Zeilen nun die Tabelle hat. Es werden alle Zellen aus der entsprechenden Spalte verwendet. 4 Bestätigen Sie mit der ENTER-TASTE. Abbildung 3: Die Funktion zur Durchschnittsberechnung der Zeiten 5 Für das Minimum kopieren wir die Durchschnittsberechnung eine Zelle nach unten. Da unsere Funktion mit der oben beschriebenen Syntax (Schreibweise) absolut ist, müssen wir nur den Funktionsnamen in MIN ändern. 6 Auf dieselbe Art berechnen wir die grösste Zeit mit der Funktion MAX. 2.4 Probleme bei Aggregat-Funktionen Wie Sie sehen funktioniert das einwandfrei, bis Sie beginnen die Liste zu filtern. Ich zeige Ihnen das kurz an einem kleinen Beispiel: 1 Wählen Sie in der Ergebniszeile für die Spalte Zeit den Mittelwert aus. und 6 Probleme bei Aggregat-Funktionen

7 2 Filtern Sie nun die Liste nach Geschlecht, dass nur noch Männer in der Liste erscheinen. und Abbildung 4: Die Liste nach Männern filtern Vergleichen Sie nun den Mittelwert in der Ergebniszeile mit dem Mittelwert in der Zelle J133, dann Stellen Sie fest, dass diese nicht identisch sind. Aggregat-Funktionen kümmern sich nicht darum, ob ein Bereich oder eine Tabelle gefiltert wurde. Sie zeigen immer das Ergebnis für alle Zeilen an. Ausgeblendete Zeilen werden bei diesen Funktionen ebenfalls in die Berechnung aufgenommen. Wir benötigen hier also eine andere Funktion, mit der wir unser Problem beseitigen können. 2.5 Die Funktion Teilergebnis Für die Lösung unseres Problems, benötigen wir die Funktion Teilergebnis. Diese Funktion beherbergt mehrere Funktionen. Die Syntax der Funktion lautet: =TEILERGEBNIS(Funktion;Bezug). Für das Argument Funktion muss eine Funktion mittels einer Zahl eingetragen werden. Es empfiehlt sich die Funktion direkt in die Zelle zu schreiben, da man so die entsprechende Funktion mit einem Doppelklick auswählen kann. 1 Löschen Sie alle Funktion im Bereich J113 bis J115 und alle Filter in der Tabelle. 2 Markieren Sie die Zelle J113. Tippen Sie =Teilergebnis( 3 Wählen Sie die Funktion Mittelwert mit einem Doppelklick aus, und tippen Sie ein Semikolon. 4 Scrollen Sie wieder an den Anfang der Liste und markieren Sie die Spalte Zeit. 5 Bestätigen Sie mit der ENTER-TASTE. 6 Filtern Sie die Liste so, dass nur noch Frauen in der Liste erscheinen. Abbildung 5: Die Funktion Teilergebnis einfügen Nun stimmen die Mittelwertzeiten aus der Ergebniszeile und der Zelle J113 überein. 7 Kopieren Sie die Funktion bis zur Zelle J115 und passen Sie die Funktionsnummern an. Tabellen 7

8 Version: thinkabit.ch Eine Rangliste erstellen 2.6 Filtern Die grundsätzliche Funktionsweise des Filters haben wir ja schon in der Anleitung 06-Excel-Grundlagen besprochen. Hier nochmals ein paar Übungen dazu: 1 Wie lauten die Startnummern der 5 schnellsten Läufer? (5, 13, 41, 92, 108) 2 Wie lautet die schnellste Zeit bei den Männern? (2:42:13.70) 3 Wie viele Frauen kommen aus dem Bundesland Hessen? (6) 4 Wie viele Personen haben sich am 17. des vorletzten Monats angemeldet? (2) 5 Wie viele Läufer lagen in der Zeit zwischen 2 und 3.5 Stunden? (11) 6 Wie viele Läufer haben sich im letzten Monat angemeldet? (27) 7 Wie viele Männer aus Bayern sind älter als der Jahrgang 1955? (3) 8 Wie lautet die durchschnittliche Zeit dieser drei Läufer? (05:04:08.43) 9 Bei wie vielen Läufern beginnt der Vorname mit dem Buchstaben «W»? (3) 10 Wie lautet der Jahrgang des Ältesten Läufers? (1933) 11 Wie oft kommt der Jahrgang 1952 bei den 10 ältesten Läufern vor? (3) 3 Eine Rangliste erstellen Ein weiteres Kriterium zur Datenauswertung wäre eine Rangliste. Also welcher Läufer ist der erstplatzierte, wer ist zweiter usw. Excel hat für diese Aufgabe eine spezielle Funktion. Sie nennt sich RANG.GLEICH. Die Syntax: =RANG.GLEICH(Zahl;Bezug;Reihenfolge). Das Argument Zahl benötigt eine Zahl für die ich den Rang innerhalb eines Zellbereichs ermitteln will. Das Argument Bezug ist der Zellbereich mit allen Zahlen, die zur Rangermittlung relevant sind. Wichtig: Der Bezug muss immer absolut gesetzt werden! Das Argument Reihenfolge bestimmt ob die kleinste oder die grösste Zahl den Rang 1 erhält. Soll die kleinste Zahl auf Rang 1 (aufsteigend) sein, gibt man hier die Zahl 1, soll die grösste Zahl auf Platz 1 sein gibt man hier eine 0 (absteigend) ein. Achtung! In Excel ab der Version 2010 sollten Sie nur noch die Funktion RANG.GLEICH verwenden. Aus kompatibilitätsgründen ist die Funktion RANG noch verfügbar. Sie wird aber in zukünftigen Excel- Versionen nicht weiter unterstützt. 3.1 Die Funktion Rang.Gleich Damit Sie die Tabellen noch mehr zu schätzen lernen, fügen wir die Funktion als erstes in einer normalen Liste ein. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Rang. 1 Tippen Sie in die Zelle K2 Rang und bestätigen Sie mit der ENTER-TASTE. Übertragen Sie das Format aus der Zelle J2 auf die Zelle K2. 2 Markieren Sie die Zelle K3 und rufen Sie den Funktionsassistenten auf. 3 Markieren Sie die Funktion RANG.GLEICH und bestätigen Sie mit OK. 4 Im Dialogfenster Funktionsargumente verweisen Sie für das Argument Zahl auf die Zelle J3. 5 Für das Argument Bezug markieren Sie die Zellen J3 bis J110 und setzen Sie sie absolut. 6 Da bei einem Marathon die schnellste Zeit gewinnt, tippen Sie für das Argument Reihenfolge die Zahl 1 ein. 8 Die Funktion Rang.Gleich

9 7 Bestätigen Sie mit OK und kopieren Sie die Funktion bis zur Zelle K110. Abbildung 6: Die Argumente der Funktion Rang.Gleich Zum Vergleich machen wir das Ganze nun nochmals, diesmal aber mit einer Tabelle. 1 Wechseln Sie zum Tabellenblatt Rang mit Tabelle. 2 Markieren Sie die Zelle K2 und tippen Sie Rang und bestätigen Sie mit der ENTER-TASTE. Hier müssen keine Formate übernommen werden, die Tabelle wird automatisch erweitert. 3 In der Zelle K3 rufen Sie mit dem Funktionsassistenten die Funktion RANG.GLEICH auf und bestätigen mit OK. 4 Im Dialogfenster Funktionsargumente verweisen Sie für das Argument Zahl auf die Zelle J3 (Siehe Abbildung 7). Es wird hier mit dem Ausdruck [@Zeit] auf die Zelle links unserer Funktion auf der gleichen Zeile verwiesen. Dieser Ausdruck ist relativ. Egal auf welcher Zeile die Funktion steht, es ist immer die Zelle links neben unserer Funktion auf der entsprechenden Zeile. 5 Für das Argument Bezug klicken Sie mit Hilfe des kleinen schwarzen Pfeils auf die Überschrift Zeit. 6 Als Reihenfolge tippen Sie die Zahl 1. 7 Bestätigen Sie mit OK. Die Berechnung wird automatisch bis zur letzten Zeile ausgefüllt. 8 Wenn Sie die Tabelle nach der Spalte Rang aufsteigend sortieren, haben Sie eine perfekte Rangliste. Abbildung 7: Die Funktionsargumente für Rang.Gleich mit einer Tabelle Eine Rangliste erstellen 9

10 Version: thinkabit.ch Werte mit Hilfe einer Funktion finden 4 Werte mit Hilfe einer Funktion finden In unserer Liste sind mehr als hundert Läufer erfasst. Möchten wir nun wissen, welches Resultat der Läufer mit der Startnummer 12 erreicht hat, müssen wir ihn in der Liste suchen. Das geht natürlich auch mit den bereits besprochenen Möglichkeiten des Suchens oder Sortierens oder einer bedingten Formatierung. Allerdings wäre es doch schön, wir könnten die Startnummer in eine Zelle schreiben, und Excel ermittelt für uns die gesuchten Werte. Damit die Funktionsweise besser zu verstehen ist, schauen wir uns zuerst den Suchvorgang ohne Excel-Funktion an. Ich möchte also wissen wie das Resultat des Läufers mit der Startnummer 12 lautet. Dazu müssen wir in der Spalte StartNr die Startnummer 12 suchen. Haben wir sie gefunden, finden wir in dieser Zeile in den Spalten Vorname, Nachname und Rang die entsprechenden Werte. Spaltenindex Abbildung 8: Der manuelle Vorgang des Suchens Matrix 4.1 Die Funktion SVerweis Jetzt ermitteln wir mit Hilfe der Funktion SVERWEIS, diese Werte. 1 Wechseln Sie zum Tabellenblatt SVerweis Die Syntax der SVERWEIS-Funktion: =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis) 2 In der Zelle D4 steht die Startnummer. Sie ist unser Suchkriterium. Nach dieser Nummer suchen wir in der ersten Spalte in unserer Marathonliste. In der SVERWEIS-Funktion wird diese Liste als Matrix bezeichnet, welche für das zweite Argument steht. 10 Die Funktion SVerweis

11 Wichtig: Das Suchkriterium wird immer in der ersten Spalte, des unter dem Argument Matrix angegebenen Bereichs, gesucht. 3 Danach müssen wir die Spalte angeben, aus welcher wir das Ergebnis haben möchten. Wollen wir den Nachnamen ermitteln geben wir dieses Argument mit einer Zahl an. Die Spalte Nachname ist in der Matrix die Spalte Nummer 3. Daher definieren wir als Spaltenindex die Zahl 3. 4 Für das letzte Argument können wir zwei Werte, WAHR oder FALSCH, eintragen. Wollen wir unbedingt ein Ergebnis, tragen wir im Argument Bereich_Verweis WAHR ein. Dies zeigt uns aber auch Ergebnisse an, die unter Umständen nicht stimmen. Wäre zum Beispiel der Läufer 12 nicht in der Liste zu finden, zeigt SVERWEIS den Namen des Läufers 11 an. Dies hört sich im Moment für Sie wahrscheinlich nicht logisch an. Etwas weiter unten zeige ich es Ihnen nochmals an einem anderen Beispiel. 5 Wichtig für uns ist im Moment, dass wir natürlich ein genaues Ergebnis haben möchten. Sollte der Läufer 12 nicht in der Liste vorhanden sein, soll die Funktion SVERWEIS dies melden. In einem solchen Fall geben wir für das Argument Bereich_Verweis, FALSCH ein. 6 Ich denke Sie sind jetzt so weit, dass Sie die Funktion in der Zelle F4, mit Hilfe des Funktionsassistenten aus der Abbildung 9 selbst übernehmen können. Abbildung 9: Die Argumente der Funktion SVERWEIS Aufgabe 1 Schreiben Sie im Tabellenblatt SVerweis für die Zellen F5, F6 und H4, H5 die erforderlichen SVerweise. 2 Wechseln Sie zum Tabellenblatt SVerweis II und schreiben Sie die SVERWEIS-Funktion für die Zellen F5, F6 und H4, H5. Diesmal ist das Suchkriterium der Nachname, der in der Zelle F4 steht. Wichtig: Die Funktion SVerweis findet immer bei mehreren gleichen Werten immer nur den ersten Wert innerhalb der Matrix. Sie können die Liste im Tabellenblatt nach dem Nachnamen sortieren. Sie sehen, dass hier der gleiche Nachname mehrfach vorkommt. SVerweis findet nur den Ersten. Werte mit Hilfe einer Funktion finden 11

12 Version: thinkabit.ch Werte mit Hilfe einer Funktion finden 4.2 Argument Bereich_Verweis Wie vorhin besprochen, schauen wir hier nochmals das Argument Bereich_Verweis an. Für viele Listen kann vorausgesetzt werden, dass man eine genaue Übereinstimmung finden will. Es gibt aber Situationen, bei gestaffelten Preisen beispielsweise, in denen dies nicht möglich ist. In der Stadt Zürich wird bei der Sperrgutentsorgung pro 15 Minuten ein Betrag von Franken fällig. Dauert die Entsorgung 8, 10 oder 12 Minuten, ist dieser Betrag ebenfalls fällig. Hier ist also eine genaue Übereinstimmung nicht möglich. Gibt man im Argument Bereich_Verweis den Wert WAHR an, dann nimmt die Funktion SVERWEIS den nächst kleineren Wert in der Matrix. Dazu muss die Matrix in einer bestimmten Art erstellt werden. Wir schauen uns dies im Tabellenblatt SVerweis III an. Wenn Sie sich die beiden Listen in der Abbildung 10 anschauen, werden Sie bemerken, dass die Listen aufsteigend sortiert sind. Das muss so sein, ansonsten wird die Funktion SVERWEIS falsche Resultate ermitteln. Es muss ja der nächst kleinere Wert als das Suchkriterium gefunden werden. Ein Beispiel: Unsere Entsorgung dauerte 42 Minuten und wir möchten wissen, wie viel wir dafür bezahlen müssen. Wir suchen also den Wert 42 Minuten in der linken aufsteigend sortierten Liste. Wenn wir uns in der Minutenspalte nach unten bewegen, bemerken wir beim Wert 46, dass 46 grösser als 42 ist. Wir gehen in der Liste eine Zeile nach oben und nehmen den Preis ab 31 Minuten. Wäre die Liste nicht sortiert (siehe rechts in der Abbildung 10), bemerken wir bei der Zahl 46, dass sie grösser ist als unsere gesuchten 42 Minuten. Wir (bzw. die Funktion SVERWEIS) gehen eine Zeile nach oben und nehmen den Wert ab 16 Minuten. Dies wäre definitiv falsch, da hier ein günstigerer Preis ermittelt wird. (Gut für den Kunden, schlecht fürs Geschäft) Abbildung 10: Die Matrix für die Aufladezeiten. Links aufsteigend, rechts gar nicht sortiert Wir halten also nochmals fest: Wenn das Argument Bereich_Verweis mit dem Wert WAHR belegt wird, muss die Matrix aufsteigend sortiert sein. 12 Argument Bereich_Verweis

13 Aufgabe 1 Erstellen Sie nun die beiden Formeln, damit die Preise für den Zeitaufwand und das Gewicht berechnet wird. 5 Die Funktion WVerweis Das «S» in der Funktion SVERWEIS steht für senkrecht. Dies bedeutet, dass die Suchrichtung in der Matrix von oben nach unten, eben senkrecht, verläuft. Nun gibt es noch die Funktion WVERWEIS. Das «W» steht für waagrecht. Die Suchrichtung in der Matrix verläuft von links nach rechts. Es gelten hier die gleichen Regeln wie für die Funktion SVERWEIS und die Argumente sind dieselben. Der einzige Unterschied besteht hier, dass statt eines Spaltenindex, ein Zeilenindex verwendet wird. 5.1 Die Funktion WVerweis anwenden Wechseln Sie zum Tabellenblatt WVerweis. Wir möchten uns die Umsätze für die verschiedene Regionen nach einem bestimmten Quartal anzeigen lassen. Die Quartalsnummer steht in der Zelle C4. Die Quartalsumsätze der verschiedenen Regionen, sind im Tabellenblatt WVerweis Daten aufgelistet. Hier haben wir eine neue Herausforderung zu bewältigen. Wie kann ich die Daten aus einem anderen Tabellenblatt anzeigen lassen? 1 Als erstes klicken Sie im Tabellenblatt WVerweis auf die Zelle C5. 2 Rufen Sie den Funktionsassistenten auf und suchen Sie nach der Funktion WVERWEIS. 3 Nachdem Sie mit OK bestätig haben verweisen Sie für das Argument Suchkriterium auf die Zelle C4. 4 Klicken Sie in das Feld hinter der Matrix. Die Matrix befindet sich im Tabellenblatt WVerweis Daten. Klicken Sie auf das entsprechende Tabellenregister und markieren Sie danach den Bereich C3 bis F7. 5 Wir suchen den Umsatz für die Region Nord. Dieser steht in der zweiten Zeile der Matrix. Merken Sie sich also die Zahl 2. Das ist wichtig, denn sobald Sie auf das Argument Zeilenindex klicken, wechseln Sie wieder zurück in das Tabellenblatt WVerweis. 6 Klicken Sie auf das Feld hinter dem Argument Zeilenindex und tragen Sie die Zahl 2 ein. 7 Da wir eine genaue Übereinstimmung wollen, tragen Sie als Argument in Bereich_Verweis den Wert FALSCH ein. 8 Bestätigen Sie mit OK. 9 Wiederholen Sie diese Schritte für die restlichen Regionen. 6 Dialog Teilergebnis Eine weitere Möglichkeit, Daten auszuwerten bietet der Dialog Teilergebnis. Wir sprechen hier nicht von der Funktion Teilergebnis, die schon weiter oben besprochen wurde. Mit dem Dialog Teilergebnis werden gleichartige Datensätze gruppiert und mit verschiedenen Funktionen analysiert. Dialog Teilergebnis 13

14 Version: thinkabit.ch Dialog Teilergebnis 6.1 Den Dialog Teilergebnisse anwenden Wechseln Sie zum Tabellenblatt Dialog Teilergebnis. In diesem Tabellenblatt befindet sich eine Liste von verschiedenen Kunden mit ihren Umsätzen und einer Gruppeneinteilung. Nun möchten wir wissen, wie hoch die Umsätze pro Ortschaft sind. Damit die Gruppierung vom Dialog Teilergebnisse richtig angewendet werden kann, muss die Liste zuerst sortiert werden. Wollen Sie die Teilergebnisse pro Ort bilden, dann sortieren Sie nach der Spalte Ort. Wollen Sie Teilergebnisse für jeden Kanton zusammenfassen, dann sortieren Sie nach der Spalte Kanton. Abbildung 11: Ein Teilergebnis erstellen 1 Sortieren Sie die Liste nach der Spalte Ort. 2 Wechseln Sie im Menüband zur Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Gliederung auf den Befehl Teilergebnis. 3 Im Dialogfeld Teilergebnisse wählen Sie unter Gruppieren nach, die Spalte aus, nach der sortiert wurde. In unserem Beispiel ist dies die Spalte Ort. 4 Unterhalb von Unter Verwendung von wählen Sie die Funktion aus, mit der Sie die Teilergebnisse zusammenfassen wollen. In unserem Beispiel ist dies die Funktion Summe. 5 Nun definieren Sie unterhalb von Teilergebnisse addieren zu, welche Spalten Sie berechnen wollen. Dies können auch mehrere Spalten gleichzeitig sein. In unserem Beispiel aktivieren Sie nur die Spalte Umsatz. 6 Bestätigen Sie mit OK. Sobald Sie auf die Schaltfläche OK geklickt haben, wird die Liste nach der Spalte Ort gruppiert und unterhalb jeder Gruppe das Teilergebnis angezeigt. Links der Zeilennummern werden zudem Gliederungssymbole ausgeblendet oder angezeigt werden. angezeigt. Mit Ihnen können Detailwerte Über die Schaltflächen oben links, können Sie mit Klick auf die 1 nur das Gesamtergebnis, mit Klick auf die 2 nur die Teilergebnisse und mit Klick auf die 3 wieder alle Werte anzeigen lassen. 14 Den Dialog Teilergebnisse anwenden

15 Abbildung 12: Die gruppierte Liste 6.2 Teilergebnisse entfernen Soll mit der Liste weitergearbeitet werden, um zum Beispiel neue Datensätze anzufügen, müssen die Teilergebnisse entfernt werden. 1 Klicken Sie dazu in die Liste und rufen Sie den Dialog Teilergebnis auf. 2 Klicken Sie im unteren Teil auf die Schaltfläche Alle entfernen. in Abbildung Mehrere Teilergebnisse gleichzeitig bilden Will man mehrere Teilergebnisse für eine Spalte, beispielsweise die Summe, den Mittelwert und das Maximum, bilden geht man folgendermassen vor: 1 Sortieren Sie zuerst die Liste nach der Spalten Kanton. 2 Rufen Sie das Dialogfeld Teilergebnis auf und wählen Sie die Werte wie in der Abbildung 13 aus. 3 Deaktivieren Sie die Option Vorhandene Teilgerbnisse ersetzen. 4 Bestätigen Sie mit OK. 5 Wiederholen Sie Sie diese Schritte für die Berechnung des Mittelwerts und des Maximums. Abbildung 13: Mehrere Teilergebnisse bilden Dialog Teilergebnis 15

16 Version: thinkabit.ch Weitere Funktionen zur Datenanalyse 7 Weitere Funktionen zur Datenanalyse Neben der Funktion SVERWEIS sind noch weitere praktische Funktionen zur Datenanalyse verfügbar. 7.1 Die Funktion SummeWenn Mit der Funktion SUMMEWENN können Sie aus einer Liste oder Tabelle, Werte addieren, die einem Kriterium genügen. Wir wollen in der Liste des Tabellenblatts SummeWenn ZählenWenn, nur die Werte der Monate März addieren. Alle anderen Monate interessieren uns nicht. 1 Wechseln Sie zum Tabellenblatt SummeWenn ZählenWenn. 2 Markieren Sie die Zelle F3 und rufen Sie den Funktionsassistenten mit der Funktion SUMMEWENN auf. 3 Als erstes Argument muss der Bereich, der das Kriterium beinhaltet, angegeben werden. Dies sind die Zellen B3 bis B22. 4 Das zweite Argument ist das Kriterium selbst, in unserem Fall die Zahl 3 für den Monat März. 5 Im dritten Argument markieren Sie den zu summierenden Bereich C3:C22. Abbildung 14: Die Funktion SUMMEWENN Aufgabe Auf die gleiche Art können Sie nun den Durchschnitt mit der Funktion MITTELWERTWENN für den Monat Februar berechnen. 7.2 Die Funktion ZählenWenn Auf die gleiche Weise können Werte in einer Liste mit bestimmten Kriterien gezählt werden. Damit wir dies jedoch können, müssen wir zuerst noch das Alter der Mitarbeiter berechnen. Wir möchten danach die Anzahl der über 50-jährigen ermitteln. 1 Klicken Sie in die Zelle J3 und geben Sie die Funktion =DATEDIF(I3;HEUTE();"Y") zur Altersberechnung ein. 2 Kopieren Sie die Funktion nach unten bis zur Zelle J12. 3 Markieren Sie die Zelle N3 und rufen Sie den Funktionsassistenten mit der Funktion ZÄHLENWENN auf. 4 Als erstes Argument markieren Sie den Bereich J3 bis J12. Dies ist der Bereich, indem das Kriterium gesucht und gezählt wird. 16 Die Funktion ZählenWenn

17 5 Als Suchkriterium geben Sie den Vergleich >50 (grösser als 50) ein. Excel umschliesst diesen Vergleich automatisch mit Anführungszeichen. Schreiben Sie die Funktion direkt in eine Zelle, müssen Sie diese selbst tippen. 6 Bestätigen Sie mit OK. Abbildung 15: Die Funktion ZÄHLENWENN Aufgabe Berechnen Sie in der Zelle N4, das Durchschnittalter der unter 50-jährigen. 8 Verschachtelte Wenn-Funktion Wenn wir schon bei den Wenn-Funktionen sind, schauen wir uns noch die verschachtelte WENN-Funktion an. In einer WENN-Funktion können maximal acht «Wenn s» ineinander verschachtelt werden. In diesem Beispiel schauen wir uns an, wie das geht. 8.1 Vorüberlegungen Wechseln Sie zum Tabellenblatt Wenn verschachtelt. Im oberen Teil sind für verschiedene Umsätze, unterschiedliche Provisionen aufgelistet. Bevor wir mit der Eingabe der Funktion loslegen überlegen wir uns unsere Vorgehensweise. In einer WENN-Funktion werden Vergleiche mit den Ihnen schon bekannten Vergleichsoperatoren durchgeführt. Wird ein Vergleich mit WAHR ausgewertet, wird der Dann-Wert als Ergebnis zurückgegeben. Dies ist nichts Neues. Wenn wir aber mehrere Vergleiche machen, müssen wir uns überlegen, in welcher Reihenfolge wir die Vergleiche machen. In unserem Beispiel haben wir die Provisionen für erzielte Umsätze von 10-, 20- und 30 Tausend Franken aufgelistet (Siehe Abbildung 16). Bei Umsätzen über 10 Tausend erhält man 10 % des Umsatzes als Provision, bei 20 Tausend sind 15 % usw. Insgesamt sind hier drei Vergleiche zu machen. Wenn wir den Lohn vom Mitarbeiter Bachmann nun bezüglich seiner Provision bewerten wollen, schreiben wir den Vergleich Umsatz > Dieser Vergleich wird mit WAHR ausgewertet, denn sein Lohn ist ja auch Verschachtelte Wenn-Funktion 17

18 Version: thinkabit.ch Verschachtelte Wenn-Funktion grösser als Die Wenn-Funktion übernimmt nun die 10% Provision als Ergebnis, da der Vergleich ja mit WAHR ausgewertet wurde. Weitere Vergleiche werden von der WENN-Funktion nicht gemacht. Wir haben jetzt zwar ein Ergebnis, aber es ist falsch. Denn der Mitarbeiter hätte eigentlich eine Provision von 20 % verdient, da er mehr als 30 Tausend Franken Umsatz gemacht hat. Die Lösung für gestaffelte Vergleiche ist, immer mit der grössten Zahl den Vergleich zu beginnen. Wir starten also mit dem Vergleich Umsatz > , danach Umsatz > und zum Schluss Umsatz > Abbildung 16: Die Provisionen und der Umsatz eines Mitarbeiters 8.2 Verschachtelte Wenn-Funktion erstellen Wir erstellen unsere verschachtelte WENN-Funktion mit dem Assistenten. Dies ist übersichtlicher und gar nicht so schwer. 1 Klicken Sie auf die Zelle D10 und starten Sie den Funktionsassistenten mit der WENN-Funktion. 2 Geben Sie als ersten Vergleich (Prüfung) den Ausdruck C10>C5 ein. C5 müssen Sie absolut setzen. 3 Für den Dann_Wert geben Sie C10*D5 ein. D5 muss auch absolut gesetzt werden. Abbildung 17: Die erste Wenn-Funktion mit den definierten Argumenten 4 Klicken Sie jetzt in das Feld hinter Sonst_Wert. 5 Jetzt erstellen wir den zweiten Vergleich. Im Namenfeld klicken Sie auf die WENN-Funktion. Eventuell müssen Sie sie mit dem Pfeil auswählen. 6 Das Dialogfenster Funktionsargumente ist nun bereit für die Aufnahme des zweiten Vergleichs. 18 Verschachtelte Wenn-Funktion erstellen

19 Abbildung 18: Die Definitionen für den zweiten Vergleich (Prüfung) 7 Übernehmen Sie die Werte aus der Abbildung Nun erstellen wir noch den dritten Vergleich. Klicken Sie wieder in das Feld hinter dem Sonst_Wert und wählen Sie im Namenfeld nochmals die WENN-Funktion aus. 9 Übernehmen Sie die Werte aus der Abbildung 19. Abbildung 19: Die Definitionen für den dritten Vergleich (Prüfung) 10 Da wir mit unseren Vergleichen fertig sind, definieren wir hier beim Sonst_Wert eine Null (0). Möchten Sie die Zelle für Umsätze unter leer lassen, geben Sie zwei Anführungszeichen unmittelbar hintereinander ein ( ). Sie können nun das Ganze mit der Schaltfläche OK beenden und nach unten kopieren. Kontrollieren Sie die soeben erstellte Funktion, ob die Ergebnisse wirklich stimmen. Muss die Funktion nachgebessert werden, markiert man die erste Zelle, in welcher die Funktion eingegeben wurde, und klickt auf das Symbol für den Funktionsassistenten. Verschachtelte Wenn-Funktion 19

20 Version: thinkabit.ch Verschachtelte Wenn-Funktion Abbildung 20: Die Wenn-Funktion nachbearbeiten Klickt man danach auf die einzelnen Wenn-Abschnitte, können die im Dialogfeld bearbeitet werden. 20 Verschachtelte Wenn-Funktion erstellen