Word für Windows. Charlotte von Braunschweig, Sabine Spieß, Konrad Stulle. Grundlagen. 2. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Januar 2013

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1 Charlotte von Braunschweig, Sabine Spieß, Konrad Stulle 2. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Januar 2013 Word 2010 für Windows Grundlagen Länderspezifische Anpassung: Schweiz WW2010CC

2 I Word Grundlagen Zu diesem Buch...4 Erste Schritte mit Word 1 Word kennenlernen Textverarbeitung mit Word Word starten und beenden Das Word-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Anzeige eines Dokuments verkleinern bzw. vergrössern Die Word-Hilfe nutzen Schnellübersicht Übung Grundlagen der Textverarbeitung Texteingabe und einfache Korrekturen Formatierungszeichen anzeigen Text markieren Text schnell formatieren Löschen, überschreiben, rückgängig machen Die Funktion KLICKEN UND EINGEBEN verwenden Besonderheiten bei der Texteingabe Dokumente drucken Dokumente speichern und schliessen Dokumente erzeugen und öffnen Schnellübersicht Übungen Texte überarbeiten und korrigieren Textteile mit der Maus verschieben und kopieren Textteile mit der Zwischenablage verschieben und kopieren Text suchen und ersetzen Tipps für die Texteingabe Texte schnell korrigieren Schnellübersicht Übungen...40 Texte formatieren 4 Grundlagen der Textgestaltung Überblick über die Formatierungsarten Grundlagen zur Zeichenformatierung Häufig benötigte Zeichenformatierungen vornehmen Texteffekte verwenden Grundlagen zur Absatzformatierung Häufig benötigte Absatzformatierungen vornehmen Absätze mit Einzügen versehen Formatierungen übertragen Schnellübersicht Übungen Weiterführende Textgestaltung Grundlagen zu Tabstopps Tabstopps mit der Maus bearbeiten Tabstopps im Dialogfenster bearbeiten Aufzählungszeichen und Nummerierungen verwenden Optionen für Aufzählungen und Nummerierungen Rahmen, Linien und Schattierungen verwenden Schnellübersicht Übung Formatierung mit Formatvorlagen Formatvorlagen einsetzen Formatierung der Formatvorlagen schnell wechseln Einzelne Formatvorlagen erstellen oder bearbeiten Schnellübersicht Übungen Dokumente gestalten 7 Das Seitenlayout gestalten Grundlagen zum Seitenlayout Seitenränder, Ausrichtung und Grösse ändern Mit Umbrüchen arbeiten Text in Spalten setzen Die Silbentrennung durchführen Den Seitenhintergrund gestalten Schnellübersicht Übungen Dokumente mit Illustrationen gestalten Illustrationen verwenden Illustrationen einfügen Grösse und Position von Illustrationen ändern Grafiken und Clips bearbeiten Formen bearbeiten Text mit WordArt grafisch gestalten Schnellübersicht Übung Tabellen Tabellen einfügen Tabellenteile markieren und Tabelleninhalte löschen Tabelle positionieren und ausrichten Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen Tabellenstruktur bearbeiten Tabelle zeichnen Tabellen gestalten Tabellen mit Formatvorlagen formatieren HERDT-Verlag

3 Inhalt I 9.9 Tabelle in Text umwandeln und umgekehrt Schnellübersicht Übung Dokumente drucken und verwalten 10 Dokumente drucken Die Druckvorschau verwenden Einstellungen zum Seitenlayout vornehmen Tipps zum Thema Drucken Briefumschläge und Etiketten bedrucken Schnellübersicht Übung Dokumente verwalten Wissenswertes zum Thema Dateiverwaltung Dokumente organisieren Dokumente suchen Schnellübersicht Dokumente speichern, schützen und senden Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen Dokumente in anderen Formaten speichern Dokumente mit einem anderen Format öffnen Dokumente in unterschiedlichen Word-Versionen nutzen Dokumenteigenschaften festlegen Dokumente schützen Dokumente per (Outlook) senden Schnellübersicht Texterstellung automatisieren 13 Dokumentvorlagen nutzen Grundlagen zu Dokumentvorlagen Vorhandene Dokumentvorlagen nutzen Eigene Dokumentvorlagen erstellen Eigene Dokumentvorlagen nutzen und ändern Die Dokumentvorlage Normal Schnellübersicht Übung Texteingabe automatisieren AutoTexte verwenden AutoTexte einfügen und bearbeiten Textfelder einfügen und bearbeiten Symbole, Datum und Uhrzeit einfügen Schnellübersicht Übung Dokumente überprüfen Grundlagen zur Rechtschreib- und Grammatikprüfung Die Rechtschreibung und die Grammatik prüfen Optionen für die Dokumentprüfung einstellen Fremdsprachige Texte überprüfen Die AutoKorrektur-Funktion nutzen Ersatzwörter vorschlagen lassen Schnellübersicht Übung Seriendrucke erstellen Grundlagen zur Seriendruckfunktion Seriendruck starten Datenquelle verbinden Seriendruckfelder einfügen und formatieren Seriendruck prüfen und fertigstellen Verzeichnis erstellen und Adressetiketten drucken Schnellübersicht Übung Mehrseitige Dokumente gestalten Grundlagen zu Kopf- und Fusszeilen Kopf- und Fusszeilen mit Bausteinen gestalten Individuelle Kopf- und Fusszeilen gestalten Einstellungen für Kopf- und Fusszeilen vornehmen Seitenzahlen in Kopf- und Fusszeilen einfügen Ein Deckblatt einfügen Ein Inhaltsverzeichnis erstellen Schnellübersicht Übung Nützliche Tastenkombinationen Tastaturabbildung Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 Dokumente mit Illustrationen gestalten 8 Mehrere Illustrationen in Ebenen anordnen Haben Sie mehrere Illustrationen auf einer Seite platziert, können sich diese zum Teil überdecken. Um eine Illustration in den Vordergrund zu holen, gehen Sie folgendermassen vor: Markieren Sie die betreffende Illustration und aktivieren Sie das Register FORMAT. Klicken Sie in der Gruppe ANORDNEN auf die Schaltfläche EBENE NACH VORNE bzw. EBENE NACH HINTEN. oder Bei drei oder mehr Illustrationen können Sie durch Anklicken der Pfeilschaltfläche und Auswahl des Eintrags IN DEN HINTERGRUND bzw. IN DEN VORDERGRUND die Illustrationen ganz in den Hinter- bzw. Vordergrund verschieben. Illustrationen gruppieren Gruppierte Objekte werden wie ein Objekt behandelt und können so in einem Arbeitsgang formatiert, verschoben und ausgerichtet werden. Markieren Sie die Illustrationen, die Sie in einer Gruppe zusammenfassen möchten, z. B. durch Anklicken bei gleichzeitigem Betätigen der "-Taste. Klicken Sie im Register FORMAT, Gruppe ANORDNEN, auf die Schaltfläche. Wählen Sie den Eintrag GRUPPIEREN. Über den Eintrag GRUPPIERUNG AUFHEBEN können Sie eine markierte Gruppe wieder in einzelne Objekte umwandeln. 8.4 Grafiken und Clips bearbeiten Bereiche einer Grafik oder eines Clips ausblenden Klicken Sie im Register FORMAT, Gruppe GRÖSSE, auf den oberen Bereich der Schaltfläche ZUSCHNEIDEN. Um die Grösse zu ändern, ziehen Sie einen der vier Ziehpunkte in die gewünschte Richtung und klicken Sie auf eine Stelle ausserhalb der Grafik. HERDT-Verlag 89

5 8 Word Grundlagen Möchten Sie der Grafik eine bestimmte Form wie z. B. eine Pfeil- oder Herzform geben, klicken Sie auf den unteren Teil der Schaltfläche ZUSCHNEIDEN. Zeigen Sie auf den Eintrag AUF FORM ZUSCHNEIDEN und wählen Sie die gewünschte Form. Möchten Sie die Grafik auf ein bestimmtes Format zuschneiden (z. B. 1 : 1 für quadratisch), klicken Sie auf den unteren Teil der Schaltfläche ZUSCHNEIDEN und Wählen den Eintrag SEITENVERHÄLTNIS. Legen Sie über den entsprechenden Eintrag das Seitenverhältnis fest. Grafiken und Clips schnell mit Effekten versehen Sie können mithilfe spezieller Schnellformatvorlagen Illustrationen mit Rahmen und Effekten versehen. Die Schnellformatvorlagen enthalten jeweils Kombinationen verschiedener Grafikrahmen und Bildeffekte. Markieren Sie die Grafik, die Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie im Register FORMAT, Gruppe BILDFORMATVORLAGEN, auf die Schaltfläche, um alle Schnellformatvorlagen anzuzeigen. Zeigen Sie auf eine Formatvorlage, die Ihren Vorstellungen nahekommt. Die Formatierungen der gewählten Vorlage werden im Dokument an der markierten Illustration angezeigt. Klicken Sie auf die gewünschte Formatvorlage. Rahmen und Effekte ändern Grafikrahmen oder Bildeffekte können auch einzeln zugewiesen oder die bereits mittels Schnellformatvorlagen zugewiesenen Effekte individuell angepasst werden. Markieren Sie die Grafik. Um die Farbe des Rahmens zu bestimmen, klicken Sie im Register FORMAT, Gruppe BILDFORMATVORLA- GEN, auf die Schaltfläche GRAFIK- RAHMEN. Wählen Sie im Untermenü eine Farbe für den Rahmen aus. 90 HERDT-Verlag

6 Dokumente mit Illustrationen gestalten 8 Um die Effekte zu ändern, klicken Sie im Register FORMAT, Gruppe BILDFORMATVOR- LAGEN, auf die Schaltfläche BILDEFFEKTE. Zeigen Sie auf einen Effekt (z. B. ABSCHRÄ- GUNG ) und wählen Sie im eingeblendeten Untermenü das gewünschte Format aus. Durch Aufrufen eines weiteren Effekts können Sie mehrere Effekte miteinander kombinieren. Farben von Grafiken ändern Um Grafiken oder Clips in Bezug auf Helligkeit, Kontrast und Farbe anzupassen, stellt Word im Register FORMAT in der Gruppe ANPASSEN verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Markieren Sie die betreffende Grafik bzw. den Clip. Um Helligkeit, Kontrast und die Schärfe einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche KORREKTUREN. Zeigen Sie auf ein Vorschaubild, um die Korrektur an der Grafik im Text zu begutachten. Klicken Sie auf das gewünschte Vorschaubild, um die Einstellungen zu übernehmen. HERDT-Verlag 91

7 Dokumente drucken Tipps zum Thema Drucken Besondere Ausdrucke anfertigen Betätigen Sie die Tastenkombination " p, um die Druckvorschau anzuzeigen. (1) Dokumenteigenschaften drucken Neben dem Ausdruck des Dokumentinhalts besteht auch die Möglichkeit, Dokumenteigenschaften auszudrucken, wie z. B. eine Tabelle der Eigenschaften (vgl. Abschnitt 12.5) oder eine Liste der AutoText- Einträge. Klicken Sie unter dem Bereich EINSTELLUNGEN auf das erste Listenfeld. Wählen Sie im Bereich DOKUMENTEIGENSCHAFTEN aus, was Sie drucken möchten. (2) Doppelseitige Ausdrucke auf normalem Drucker erzeugen Kann der gewählte Drucker nur einseitige Ausdrucke erstellen, können Sie manuell doppelseitige Ausdrucke herstellen, indem zuerst die Vorderseite bedruckt und anschliessend das Papier erneut eingelegt und die Rückseite bedruckt wird. Es empfiehlt sich, einen Probeausdruck anzufertigen und auszuprobieren, wie die Seiten in den Drucker eingelegt werden müssen. Wählen Sie im zweiten Listenfeld den Eintrag BEIDSEITIGER MANUELLER DRUCK aus. Starten Sie den Ausdruck mit der Schaltfläche DRUCKEN. Legen Sie die bereits bedruckten Seiten erneut ein. Achten Sie dabei auf die richtige Reihenfolge und Platzierung der Seiten. Bestätigen Sie die angezeigte Meldung mit OK, um den Ausdruck fortzusetzen. (3) Ausdrucke skalieren Sie können Dokumente auf einem anderen Papierformat ausdrucken, ohne die Seiteneinstellungen ändern zu müssen: Wählen Sie im untersten Listenfeld den Eintrag AN PAPIERGRÖESSE ANPASSEN und anschliessend das Papierformat. Word passt die Grösse von Schrift, Grafiken und anderen Objekten automatisch an. Symbol für die Druckvorschau einfügen Klicken Sie bei aktiviertem Register START auf den Pfeil neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff und aktivieren Sie den Eintrag SEITENANSICHT UND DRUCKEN. Die Druckvorschau lässt sich ab sofort über einen Klick auf die Schaltfläche schnell öffnen. HERDT-Verlag 115

8 10 Word Grundlagen Druckauftrag abbrechen Möchten Sie einen Druckauftrag abbrechen, können Sie am Drucker die entsprechende Option wählen (z. B. die Taste ABBRUCH) oder über Windows den Druckauftrag löschen: Klicken Sie im Infobereich der Windows-Taskleiste doppelt auf das Druckersymbol und markieren Sie anschliessend den entsprechenden Druckauftrag. Betätigen Sie die!-taste und bestätigen Sie die Rückfrage mit der Schaltfläche JA. Papierfach für das aktuelle Dokument festlegen Besitzt ein Drucker mehrere Papierfächer, wird über die Druckereigenschaften das Standardfach festgelegt. Für das aktuelle Dokument können jedoch auch andere Einstellungen verwendet werden: Sie können z. B. für die erste Seite ein anderes Papierfach angeben, um diese Seite auf spezielles Papier und die restlichen Seiten auf normales Papier zu drucken. Öffnen Sie die Druckvorschau z. B. über die Tastenkombination " p und klicken Sie unterhalb des Bereichs EINSTELLUNGEN auf den Link Seite einrichten. Aktivieren Sie das Register PAPIER und wählen Sie in den Listenfeldern ERSTE SEITE und RESTLICHE SEITEN die gewünschten Papierschächte aus Briefumschläge und Etiketten bedrucken Briefumschläge drucken Um Briefumschläge individuell zu bedrucken, gehen Sie wie folgt vor: Betätigen Sie im Register SENDUN- GEN, Gruppe ERSTELLEN, die Schaltfläche UMSCHLÄGE. Tragen Sie im Register UMSCHLÄGE die Adresse des Empfängers ein oder wählen Sie eine Adresse über die Schaltfläche aus. Geben Sie Ihre Adresse ein oder wählen Sie sie über die Schaltfläche aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche OPTIONEN. Wählen Sie anschliessend im Listenfeld UMSCHLAGFORMAT die Umschlaggrösse aus und bestätigen Sie mit OK. Mit der Schaltfläche DRUCKEN starten Sie den Druck. oder Klicken Sie auf die Schaltfläche ZUM DOKUMENT HINZUFÜGEN, um den Briefumschlag mit dem Dokument zu speichern. 116 HERDT-Verlag

9 14 Word Grundlagen 14 Texteingabe automatisieren In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie AutoTexte erstellen und verwenden wie Sie Textfeld-Bausteine einfügen wie Sie einen Text in ein Textfeld umwandeln wie Sie Symbole, Datum und Uhrzeit in ein Dokument einfügen Voraussetzungen Dokumentvorlagen nutzen Mit Illustrationen arbeiten 14.1 AutoTexte verwenden Was ist ein AutoText? Ein AutoText ist ein wiederverwendbarer Baustein, der einmal erstellt wird und dann in allen Dokumenten zur Verfügung steht. AutoTexte werden unter einem Kürzel gespeichert. Wann immer Sie den Inhalt eines AutoTextes einfügen möchten, brauchen Sie lediglich das Kürzel einzugeben und dieses durch den Bausteininhalt ersetzen zu lassen. In einem AutoText können Sie beliebige Inhalte inklusive Formatierung speichern: einzelne Wörter, Textpassagen oder ganze Absätze Tabellen Illustrationen Beispiel: In der Beispieldatei Wohnmobil existiert das Unternehmensprofil der Wohnmobil GmbH. Einzelne Wörter sowie ganze Textpassagen daraus möchten Sie als AutoTexte speichern, um diese als Bausteine künftig in beliebigen Kundenbriefen verwenden zu können. AutoText Logo AutoText Wohn AutoText TypA AutoText TypB Bei den Bausteinen handelt es sich um eine umfangreiche Gruppe teils vorgefertigter, teils selbst erstellter Elemente. Zu den Bausteinen gehören neben den AutoTexten auch Textfelder, Deckblätter, Seitenzahlen, Kopf- und Fusszeilen sowie viele andere Elemente, die Word vorgefertigt zur Verfügung stellt. 140 HERDT-Verlag

10 Texteingabe automatisieren 14 Einen AutoText erstellen Markieren Sie das Wort oder den Dokumentteil und klicken Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe TEXT auf die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE. Wählen Sie den Eintrag AUTOTEXT und dann den Eintrag AUSWAHL IM AUTOTEXT-KATALOG SPEICHERN. Sind bereits AutoTexte vorhanden, erscheinen diese in einer Liste oberhalb des Eintrags. Geben Sie in das Eingabefeld ein Kürzel für den AutoText ein. Word unterscheidet beim AutoText-Namen nicht zwischen Gross- und Kleinschreibung. Bei Bedarf können Sie eine Beschreibung hinzufügen. Diese wird dann als QuickInfo für den AutoText angezeigt. Klicken Sie abschliessend auf OK. Im Listenfeld SPEICHERN IN können Sie anhand der Auswahl NORMAL erkennen, dass der AutoText in der Dokumentvorlage Normal gespeichert wird und somit künftig für alle Dokumente zur Verfügung steht. Haben Sie eine eigene Dokumentvorlage erstellt, können Sie AutoTexte auch darin speichern. Öffnen Sie hierzu die Vorlage oder ein Dokument, das mit der Vorlage erstellt wurde, und wählen Sie beim Erstellen des AutoTextes im Listenfeld SPEICHERN IN die persönliche Dokumentvorlage aus. Einen AutoText können Sie auch schnell erstellen, indem Sie den betreffenden Dokumentteil markieren und die Tastenkombination A > betätigen AutoTexte einfügen und bearbeiten Einen AutoText einfügen Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den AutoText-Inhalt einfügen möchten. Geben Sie das Kürzel des AutoTextes ein und betätigen Sie die Taste >. oder Klicken Sie im Register EINFÜGEN, Gruppe TEXT, auf die Schaltfläche SCHNELLBAUSTEINE. Zeigen Sie auf den Eintrag AUTOTEXT und wählen Sie durch Anklicken den gewünschten AutoText aus der eingeblendeten Liste aus. HERDT-Verlag 141