Anleitung zu Projekte

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1 Web Site Engineering GmbH Anleitung zu Projekte Projekte im WPS Version 4.3 Seite 1 Projekte verwalten Projekt hinzufügen Projekt löschen Projekt ändern Projektdaten drucken und exportieren Öffentliche Ansicht überprüfen...11 Stand: 20. Mai 2008 Autor: Fernges, Markus Web Site Engineering GmbH Julius-Höpfner-Straße 35 D Gießen Tel.: 0641 / Fax: 0641 / info@web-site-engineering.de

2 1 Projekte verwalten 1 1 Projekte verwalten Projekte, die von einer Organisationseinheit (OE) in Kooperation mit einem Unternehmen oder auch intern innerhalb der OE durchgeführt werden, können mit dem WPS erfaßt und veröffentlicht werden. Die Verwaltung dieser Projekte mit Informationen zu Projektleitern, Mitarbeitern, Partner-Unternehmen, Beschreibungen, Links, Kontaktinformationen, Downloads und Datumsangaben erfolgt im Web-Formular Projekte- Admin im Modul Diplomarbeiten, Projekte. Die Daten der einzelnen Projekte einer OE (vgl. Abb. 1) werden vom WPS aggregiert und auf einer Übersichtsseite, die automatisch erstellt wird, veröffentlicht (vgl. Abb. 2). Abb. 1: Öffentliche Projektliste einer Organisationseinheit Abb. 2: Detailansicht eines Projekts

3 1 Projekte verwalten 2 Die Verwaltung der Projekte erfolgt im Web-Formular Projekt-Administration, welches über Anklicken unter Zusatz-Modulen geöffnet werden kann (vgl. Abb. 3) Abb. 3: Projekt-Administration im Intranet starten Das Web-Formular Projekt-Administration im WPS-Intranet listet alle bestehenden Projekte mit Titel, Leiter, Betreuer, Startdatum, aktuellem Status, Auftraggeber und Kontaktperson des Auftraggebers auf. Die Pull-Down-Felder und die Button-Leiste im oberen Bildschirmbereich zeigen die zur Verfügung stehenden Funktionen (vgl. Abb. 4): Projektart auswählen Mit diesem Pull-Down-Feld kann zwischen der Anzeige aller Projektarten und der Anzeige einzelner Projektarten (LVA-Projekt, Sonderprojekt, sonstiges Projekt) gewählt werden. Semester auswählen Hier kann die Anzeige der Projekte auf bestimmte Semester eingegrenzt werden. Auftraggeber auswählen Mit diesem Pull-Down-Feld kann man zwischen der Anzeige aller Projekte oder der Anzeige der Projekte eines bestimmten Auftraggebers auswählen. Existiert kein Auftraggeber in dem Pull-Down-Feld, ist bis jetzt noch kein Projekt in der Datenbank angelegt, das mit einem Kooperationspartner durchgeführt wurde.

4 1 Projekte verwalten 3 Ein neuer Auftraggeber wird über die Verwaltung der Auftraggeberstamm- und Auftraggeberkontaktdaten eingefügt. Leiter auswählen; Betreuer auswählen Mit diesen Funktionen lassen sich Projekte bestimmter Projektleiter oder Betreuer einzeln anzeigen. Status auswählen Mit diesem Pull-Down-Feld kann man zwischen der Anzeige aller Projekte oder der Anzeige der aktiven bzw. inaktiven Projekte auswählen. Nach dem Einstellen der Auswahlkriterien lassen sich mit Hilfe des Go -Buttons die gewünschten Projekte anzeigen. Sind keine Auswahlkriterien eingestellt, bleibt die Auswahl standardmäßig auf Alle Details anzeigen eingerichtet, so dass alle Angaben dazu angezeigt werden, Die Informationen werden in verschiedenen Zellen angezeigt: Leiter; Betreuer Sowohl dem Projektleiter als auch dem Betreuer kann durch einen Maus-Klick auf den Namen (wenn dieser blau unterlegt ist) in der aufgeführten Liste der Projekte eine geschrieben werden. Ist diese -Funktion nicht vorhanden, muss im Modul Organisation unter Mitarbeiter anlegen eine E- Mail-Adresse angegeben werden. Aktiv In der Spalte Aktiv ist ein farbiger Button angebracht. Dieser Button hat die Farbe grün in der Voreinstellung, so daß das entsprechende Projekt im öffentlichen Internet-Bereich angezeigt wird (das Projekt ist aktiv). Durch einen Maus- Klick wird der Button rot und das Projekt damit inaktiv. Es wird nicht mehr auf der öffentlichen Internet-Seite angezeigt. Diese Funktionen des farbigen Buttons entsprechen der Einstellung Aktiv bei der Neuaufnahme und Änderung eines Projekts. Status In der Spalte Status ist ein weiterer Button angebracht. Dieser Button hat die Farbe grün in der Voreinstellung, was bedeutet, dass das Projekt bereits begonnen wurde. Durch einmaliges Klicken wird der Button rot (das Projekt ist abge-

5 2 Projekt hinzufügen 4 schlossen). Diese Funktion des farbigen Buttons entspricht der Einstellung Ende bei der Neuaufnahme und Änderung eines Projekts. Abb. 4: Web-Formular "Projekt-Admin" 2 Projekt hinzufügen 2.1 Projektstammdaten hinzufügen Mit dem Button Neuaufnahme lassen sich neue Projekte aufnehmen, in dem die Projektdaten auf der neu geöffneten Seite in die entsprechenden Eingabefelder eingetragen werden (vgl. Abb. 5): Art Mit diesem Pull-Down-Feld wird das anzulegende Projekt einer Projekt-Art zugeordnet. Bei Auswahl der Projektart LVA-Projekt wird man auf eine Sonderseite weitergeleitet, auf der dem Projekt eine Lehrveranstaltung zugeordnet werden kann (vgl. Abb. 5). Titel; Start; Ende In diese Felder werden der Titel des Projekts, der Start- und der Endtermin eingetragen. Ist der Endtermin erreicht, nimmt der farbige Button in der Spalte Status des Web-Formulars Projekte-Admin die Farbe rot an.

6 2.1 Projektstammdaten hinzufügen 5 Abb. 5: Neuaufnahme eines Projekts Leiter; Betreuer In diese Felder werden der Name des Projektleiters (i. d. R. der Leiter der OE) sowie des Betreuers, d. h. des jeweiligen Ansprechpartners, angegeben. Aktiv? Mit Hilfe dieses Pull-Down-Feldes kann ein Projekt aktiv (es wird im öffentlichen Projekt-Center angezeigt) oder inaktiv (es wird nicht im öffentlichen Projekt-Center angezeigt) geschaltet werden. Dieselbe Funktion erfüllen die farbigen Buttons in der Spalte Aktiv im Web-Formular Projekt-Admin.

7 2.1 Projektstammdaten hinzufügen 6 Kurzbeschreibung; Problemstellung Hier werden eine Kurzbeschreibung sowie Art und Umfang des zu lösenden Problems eingegeben (auch in HTML-Code möglich). Ziel; Ablaufplan Es werden hier das zu Projektbeginn definierte Ziel sowie ein voraussichtlicher Ablaufplan eingegeben. Mit einem Maus-Klick auf den Speichern-Button werden die eingegebenen Daten ü- bernommen und man gelangt zur Projektdatenverwaltung, in der weitere Eingaben und Änderungen an den Projektdaten vorgenommen werden können (vgl. Abb. 6). Diese Funktion ist aber auch im Hinblick auf die Verwaltung bestehender Projekte relevant. Abb. 6: Projektdatenverwaltung Im Aktionsmenü der Projektverwaltung kann die gewünschte Tätigkeit mit einem Maus-Klick auf das entsprechende Optionsfeld auf der linken Seite ausgewählt werden. Mit einem anschließenden Maus-Klick auf den Button Weiter gelangt man jeweils zu einem neuen Web-Formular, das die gewünschte Funktionalität bietet. Mit dem Button Speichern erreicht man wieder die Projektdatenverwaltung.

8 2.2 Sonstige Projektdaten hinzufügen Sonstige Projektdaten hinzufügen Im Folgenden werden die Funktionen der jeweiligen Aktionsmenüs (vgl. Abb. 6) erläutert: Verwaltung der Projektstammdaten Auf dieser Seite wird nochmals der Großteil der Projektdaten, wie sie bei der Aufnahme eines Projektes erfasst wurden, angezeigt (vgl. Abb. 5). Es können hier Änderungen an den Stammdaten durchgeführt werden. Verwaltung der Downloadzuordnung Einem Projekt können Dateien aus dem Download-Center der OE (vgl. Dokument zum Download-Center) zugeordnet werden. Hier kann entweder eine bestehende Zuordnung geändert oder eine neue Zuordnung festgelegt werden (vgl. Abb. 7). Abb. 7: Verwaltung der Download-Zuordnung Verwaltung der Auftraggeberstamm- und Auftraggeberkontaktdaten Einem Projekt kann hier ein Auftraggeber zugeordnet werden. Ist dieser noch nicht im WPS als Auftraggeber erfasst, kann dieser mit einem Maus-Klick auf den Button Neuer Auftraggeber erfasst werden (vgl. Abb. 8). In dem daraufhin neu geöffneten Web-Formular sind die relevanten Daten über den neuen Auftraggeber einzutragen (vgl. Abb. 9). Abb. 8: Auftraggeber eines Projektes auswählen

9 2.2 Sonstige Projektdaten hinzufügen 8 Abb. 9: Auftraggeber eines Projektes neu erfassen Verwaltung der Teammitgliederdaten Hier können Teammitglieder für das Projekt mit Vor- und Nachnamen sowie E- Mail-Adresse angelegt, geändert oder gelöscht werden (vgl. Abb. 10). Abb. 10: Projekt-Teammitglieder hinzufügen Gesamtübersicht In der Gesamtübersicht werden alle eingegebenen Daten, zugeordneten Lehrveranstaltungen und Downloads, die in den vorigen Aktionsmenüs der Projektdatenverwaltung eingetragen wurden, zur Kontrolle nochmals angezeigt. Mit dem Button Projekt Admin (altes Kriterienset) kehrt man zum Web-Formular Projekte-Admin zurück.

10 3 Projekt löschen 9 3 Projekt löschen Zum Löschen eines eingetragenen Projektes muß dieses zuerst in der Spalte Aktion des Web-Formulars Projekte-Admin markiert werden (vgl. Abb. 4). Abb. 11: Löschen eines Projekts Mit einem Maus-Klick auf den Löschen-Button werden in einem neuen Fenster die Stammdaten des Projektes erneut angezeigt (vgl. Abb. 11). Zum endgültigen Löschen des Projektes muß hier eine erneute Bestätigung der Löschabsicht erfolgen. Daraufhin wird der Löschvorgang endgültig durchgeführt. Eine Bestätigung hierfür erfolgt allerdings nicht. 4 Projekt ändern Um die Daten eines eingetragenen Projektes abzuändern, muß dieses zunächst in der Spalte Aktion im Web-Formular Projekt-Admin markiert werden. Nach einem Maus-Klick auf den Button Ändern wird die Projektdatenverwaltung geöffnet. Eine Änderung der Daten erfolgt analog zur oben beschriebenen Vorgehensweise bei der erstmaligen Eintragung der Daten (vgl. Abb. 5).

11 5 Projektdaten drucken und exportieren 10 5 Projektdaten drucken und exportieren Die Daten eines Projektes können gedruckt oder exportiert werden. Dies geschieht im Web-Formular Projekt-Admin mit dem Button Drucken/Exportieren. In dem Pull- Down-Feld rechts daneben muß vor dem Drücken des Buttons ausgewählt werden, ob ein einzelner Datensatz ( Einzel ) oder eine Liste aller angezeigten Datensätze ( Liste ) ausgedruckt bzw. exportiert werden soll. Wird hier die Auswahl Einzel getroffen, muß vorher in der Spalte Aktion der betreffende Datensatz bzw. das betreffende Projekt markiert werden (vgl. Abb. 4). Mit einem Maus-Klick auf den Button Drucken/Exportieren erreicht man das in Abb. 12 dargestellte Web-Formular. Hier können die Projektdaten entweder in eine PDF-Datei (Portable Document Format) oder in eine CSV-Datei (Comma Separated Values) exportiert werden. Von dieser Seite aus können auch Viewer für die beiden Dateiformate heruntergeladen werden. Abb. 12: Drucken/Exportieren von Projektdaten Mit einem Maus-Klick auf den Button Ausdruck öffnet sich ein PDF-Dokument, das die gewünschten Projektdaten enthält, in einem neuen Fenster (vgl. Abb. 12). Der eigentliche Druckvorgang kann im neuen Fenster gestartet werden. Abb. 13: Exportierte Projektdaten im PDF-Format

12 6 Öffentliche Ansicht überprüfen 11 Mit einem Maus-Klick auf den Button CSV-File in dem in Abb. 12 dargestellten Web- Formular wird eine CSV-Datei zur lokalen Speicherung generiert (vgl. Abb. 14). Diese kann z. B. zum Export von Projektdaten in MS Excel benutzt werden. Abb. 14: Exportierte Projektdaten im CSV-Format Die exportierten Projektdaten nach dem Import in MS Excel zeigt Abb. 15. Abb. 15: Exportierte Projektdaten im XLS-Format (MS-Excel) 6 Öffentliche Ansicht überprüfen Mit der Check-Web-Funktion erhält man eine Vorschau der öffentlichen Webseite eines einzelnen Projektes oder des öffentlichen Projekt-Centers zur Überprüfung der eingestellten Projekte. Diese werden in der Vorschau so angezeigt, wie sie auf den öffentlichen Internetseiten dargestellt werden. Bevor man die öffentliche Ansicht der Projekte überprüfen kann, muß im Pull-Down-Feld (rechts neben dem Button Check Web ) ausgewählt werden, ob ein einzelnes Projekt (Auswahl: Einzel ) oder alle angezeigten Projekte (Auswahl: Liste, vgl. Abb. 4) dargestellt werden soll. Bei der Auswahl eines einzelnen Projekts, muß das betreffende Projekt mit einem Maus-Klick auf den Button in der Spalte Aktion bestimmt werden. Mit dem Button Check Web wird dann die Vorschau geöffnet.

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