Online-Ansichten und Export Statistik

Transkript

1 ACS Data Systems AG Online-Ansichten und Export Statistik (Version ) Buchhaltung für Schulen ACS Data Systems AG Bozen / Brixen / Trient Tel obu@acs.it

2 2 Inhaltsverzeichnis 1. ONLINE ANSICHTEN Kapitelübersicht Kontenregister Gläubigerübersicht Kassenjournal Inventargüter DIAGRAMME Speichern der Diagramme Diagramm nach Kapitel Diagramm nach Kategorien Diagramme über Einnahmen und Zahlungen EXPORT DATEN FÜR STATISTIK... 17

3 3 1. Online Ansichten Für eine schnelle Übersicht sämtlicher Daten der Buchhaltung gibt es die Online Ansichten. Mit diesen Programmen können die Daten nur angesehen, jedoch nicht gedruckt werden. Es ist jedoch möglich, die jeweilige Bewegung, die ausgewählt wurde (erkennbar durch den dunkelblauen Balken) aufzurufen und ggf. auch zu ändern; dies nur, falls der Benutzer auch die Rechte hat, diese zu ändern (also nicht nur Leserechte, sondern auch Schreibrechte). Nachfolgend werden die einzelnen Übersichten erläutert. 1.1 Kapitelübersicht Die Kapitelübersicht gibt eine Übersicht über den gesamten Haushalt mit sämtlichen Summen wider. Mit dem Programm Kapitelübersicht (Menü Online Ansichten) werden tabellarisch in den Zeilen alle Kapitel und Artikel des aktuellen Haushaltsjahres und in den einzelnen Spalten alle Summen wie ursprünglicher Ansatz, Haushaltsänderungen, Endgültiger Ansatz, Zweckbindungen, usw. angezeigt. Dabei kann zwischen Einnahmen und Ausgaben ausgewählt werden. Es ist auch möglich, ohne das Programm zu verlassen, die Übersicht eines anderen Finanzjahres anzuzeigen. Wählen Sie in diesem Falle aus Feld Finanzjahr (oben rechts) das gewünschte Jahr aus. Durch Anklicken von [Kapitel Details anzeigen] kann eine detailierte Anzeige des ausgewählten Kapitel (mit blauem Balken markiert) aufgerufen werden (siehe hierzu nächstes Kapitel Kontenregister). Durch Doppelklick auf einer anderen Zeile (Kapitel) wird automatisch auch die detailierte Ansicht (Kontenregister) für dieses Kapitel aktiviert.

4 4 1.2 Kontenregister Mit dem Programm Kontenregister (Menü Online Ansichten) kann eine Übersicht sowohl der Summen als auch der einzelnen Bewegungen eines Kapitels angezeigt werden. Nach Auswahl des Kapitels mit Jahr, Teil und Kapitel Artikel Nummer werden auf der 1. Seite die Summen des aktuellen Haushaltsjahres und des Vorjahres angezeigt; für ein Kapitel der Rückstandsgebarung muss zuerst das Jahr des Rückstandes ausgewählt werden. Es ist auch möglich, ohne das Programm zu verlassen, die Summen und Bewegungen eines anderen Finanzjahres anzuzeigen. Wählen Sie in diesem Falle im Feld Finanzjahr (oben rechts) das gewünschte Jahr aus und anschließend das jeweilige Kapitel dieses Jahres (laufende oder Rückständegebarung).

5 5 Auf der Seite Haushaltsänderungen werden die einzelnen Haushaltsänderungen dieses Kapitels angezeigt (nicht bei Kapitel der Rückstandsgebarung). Durch Anklicken des Knopfes [Detail öffnen] (links unten) wird die markierte Haushaltsänderung aufgerufen und kann ggf. geändert werden. Auf der nächsten Seite werden, je nach ausgewähltem Teil, die Feststellungen oder die Zweckbindungen dieses Kapitels angezeigt (bzw. bei Kapiteln der Rückständegebarung die Rückstände selbst). Die angezeigten Daten werden normalerweise aufsteigend nach Nummer sortiert angezeigt; es ist jedoch auch möglich, die Daten nach einer anderen Spalte, z.b. Beschreibung, zu sortieren. In diesem Falle klicken Sie mit der Maus auf die jeweilige Spaltenüberschrift der Tabelle (z.b. Beschreibung).

6 6 Durch Anklicken des Knopfes [Detail öffnen] (links unten) wird die markierte Feststellung bzw. Zweckbindung aufgerufen und kann ggf. geändert werden. Auf der nächsten Seite werden, je nach ausgewähltem Teil, die Einnahmen oder die Zahlungen dieses Kapitels angezeigt. Die angezeigten Daten werden normalerweise aufsteigend nach Nummer sortiert angezeigt; es ist jedoch auch möglich, die Daten nach einer anderen Spalte, z.b. Gläubiger, zu sortieren. In diesem Falle klicken Sie mit der Maus auf die jeweilige Spaltenüberschrift der Tabelle (z.b. Gläubiger). Durch Anklicken des Knopfes [Detail öffnen] (links unten) wird die markierte Einnahmeanordnung bzw. der markierte Zahlungsauftrag aufgerufen und kann ggf. geändert werden.

7 7 Auf der Seite Ökonomatsdienst werden, nur bei Ausgaben, die einzelnen Bewegungen des Ökonomatsdienstes dieses Kapitels angezeigt. Die angezeigten Daten werden normalerweise aufsteigend nach Periode und Nummer sortiert angezeigt; es ist jedoch auch möglich, die Daten nach einer anderen Spalte, z.b. Grund, zu sortieren. In diesem Falle klicken Sie mit der Maus auf die jeweilige Spaltenüberschrift der Tabelle (z.b. Grund). Durch Anklicken des Knopfes [Detail öffnen] (links unten) wird die markierte Ausgabe aufgerufen und kann ggf. geändert werden. Auf der Seite Bestellungen werden, nur bei Ausgaben, die einzelnen Bewegungen der Bestellungen dieses Kapitels angezeigt.

8 8 Die angezeigten Daten werden normalerweise aufsteigend nach Jahr und Bestellnummer sortiert angezeigt; es ist jedoch auch möglich, die Daten nach einer anderen Spalte, z.b. Gläubiger, zu sortieren. In diesem Falle klicken Sie mit der Maus auf die jeweilige Spaltenüberschrift der Tabelle (z.b. Gläubiger). Durch Anklicken des Knopfes [Detail öffnen] (links unten) wird die markierte Bestellung aufgerufen und kann ggf. geändert werden.

9 9 1.3 Gläubigerübersicht Mit der Gläubigerübersicht (Menü Online Ansichten) werden vom ausgewählten Gläubiger, neben den anagrafischen Daten und Kontaktnummern, alle Zahlungsaufträge angezeigt. Der Gläubiger kann entweder durch Eingabe der Nummer oder über das Suchfenster (Taste <F2> oder [ ] anklicken) ausgewählt werden (normalerweise wird bei Aufruf der Ansicht bereits der aktuelle Gläubiger vorgeschlagen). Weiters ist es möglich, durch Ändern des Finanzjahres (Feld oben rechts) die Zahlungsaufträge dieses Gläubigers eines anderen Finanzjahres anzusehen, ohne das Programm zu verlassen. Die angezeigten Daten werden normalerweise aufsteigend nach Nummer des Zahlungsauftrages sortiert angezeigt; es ist jedoch auch möglich, die Daten nach einer anderen Spalte, z.b. Kapitel, zu sortieren. In diesem Falle klicken Sie mit der Maus auf die jeweilige Spaltenüberschrift der Tabelle (z.b. Gläubiger). Durch Anklicken des Knopfes [Zahlungsauftrag anzeigen] (links unten) wird der markierte Zahlungsauftrag aufgerufen und kann ggf. geändert werden.

10 Kassenjournal Mit dem Programm Kassenjournal (Menü Online Ansichten) werden die Summen des Kassendienstes (Anfangssaldo, Einnahmen, Ausgaben, Endsaldo) und auch die einzelnen Einnahmen und Ausgaben des aktuellen Jahres angezeigt. In der letzten Spalte wird zusätzlich auch die laufende Summe angezeigt, die bei evtl. Vergleichen mit dem Kontoauszug der Bank nützlich sein kann.

11 Inventargüter Mit dem Programm Inventargüter (Menü Online Ansichten) werden für das ausgewählte Inventargut sowohl die Daten der Inventarisierung als auch die einzelnen Bewegungen (Wertänderungen und Abschreibungen) angezeigt. Ein Inventargut kann entweder durch Eingabe der Nummer oder über das Suchfenster (Taste <F2> oder [ ] anklicken) ausgewählt werden (im Suchfenster stehen verschiedene Felder für die Suche zur Verfügung). Auf der ersten Seite, Inventargut, werden die Daten der Inventarisierung und auch die Summen (Anschaffungswert, Änderungen und Restwert) angezeigt.

12 12 Auf der 2. Seite, Wertänderungen, werden alle Bewegungen, mit denen der Wert des Gutes verändert wurde (Erhöhungen, Verminderungen und Ausbuchungen) angezeigt, zusätzlich auch die jährlichen Abschreibungen. Durch Anklicken von [Inventarisierung öffnen] wird die jeweilige Inventarisierung (Belastungsschein), mit dem dieses Gut erfasst wurde, aufgerufen. Durch Anklicken von [Wertänderung öffnen] wird die Wertänderung (Entlastungsschein), dessen Zeile in der Tabelle markiert ist, aufgerufen.

13 13 2. Diagramme Für die Ausgabe der Diagramme stehen verschiedene Programme zur Verfügung. Gemeinsam für alle Programme besteht die Möglichkeit, die angezeigten Diagramme in einer Datei zu speichern und diese dann bei Bedarf in ein anderes Dokument, z.b. Word Dokument, einzubinden. 2.1 Speichern der Diagramme Um ein Diagramm zu speichern, klicken Sie auf den Knopf [Diagramm speichern] (unten rechts). Dabei öffnet sich das Windows Fenster Export. Die Handhabung dieses Fenster entspricht dem Fenster in Word Speichern unter. Wählen Sie zuerst das Verzeichnis aus, in dem die Grafik abgelegt werden soll (Achtung: Sie müssen Schreibrechte im ausgewählten Verzeichnis haben). Anschließend geben Sie den Dateinamen an; automatisch wird die Endung JPG angehängt. Die Grafik wird im weitverbreiteten Format JPG gespeichert und kann somit in verschiedenen Programmen eingefügt werden (unterschiedlich je nach Programm, normalerweise über die Funktion Einfügen > Grafik).

14 Diagramm nach Kapitel Mit dem Programm Kapitelübersicht (Menü Online Ansichten) kann auf der 2. Seite, Diagramm, ein Tortendiagramm nach Kapitel angezeigt werden. Vorher ist es jedoch erforderlich, auf der 1. Seite den jeweiligen Teil (Einnahmen oder Ausgaben) auszuwählen. Für die Anzeige stehen alle Summen des Haushaltes zur Verfügung: über das Feld Wert für Diagramm kann der gewünschte Wert ausgewählt werden (ursprünglicher Ansatz, Haushaltsänderungen, endgültiger Ansatz, Zweckbindungen, usw.). Im Feld Anzahl Wert wird bestimmt, wie viele Kapitel angezeigt werden: die größten 5, 10 oder alle; im letzteren Fall jedoch kann das Diagramm auch unübersichtlich werden. Gleich wie bei der Kapitelübersicht auf der 1. Seite, kann auch für das Diagramm das Finanzjahr gewechselt werden (Feld Finanzjahr oben rechts), so dass das Diagramm auch für Daten eines anderen Haushaltsjahres berechnet werden kann. Weiters kann durch Anklicken der Maus auf das Diagramm und gleichzeitigem Verschieben der Maus bei gedrückter linker Maustaste die Ansicht der Grafik geändert werden. Die angezeigte Grafik kann in eine Datei gespeichert werden (siehe hierzu Kapitel 2.1 Speichern der Diagramme, Seite 13).

15 Diagramm nach Kategorien Mit dem Programm Diagramme Kategorien (Menü Online Ansichten) kann ein Balkendiagramm aufgrund der Kategorien im Kontenplan angezeigt werden. Dabei werden das aktuelle und die beiden vorhergehenden Finanzjahre berücksichtigt und in nebeneinander stehenden Balken angezeigt. Für die Anzeige wählen Sie den Teil (Einnahmen oder Ausgaben) und den Titel aus. Weiters können Sie den Wert, der im Diagramm angezeigt wird, im Feld Wert für Diagramm auswählen: ursprünglicher Ansatz, Haushaltsänderungen, endgültiger Ansatz, Zweckbindungen, usw. In der Anzeige werden die einzelnen Summen in Balken, gruppiert nach Kategorien, angezeigt, wobei für jede Kategorie nebeneinander die 3 Jahre angezeigt werden. Die angezeigte Grafik kann in eine Datei gespeichert werden (siehe hierzu Kapitel 2.1 Speichern der Diagramme, Seite 13).

16 Diagramme über Einnahmen und Zahlungen Mit dem Programm Diagramme Einnahmen/Zahlungen (Menü Online Ansichten) werden, je nach Inhalt des Feldes Teil; die Summen der Einnahmeanordnungen bzw. der Zahlungsaufträge dargestellt, wobei diese nach verschiedenen Kriterien gruppiert werden können. Im Feld Wert für Diagramm wird die gewünschte Gruppierung ausgewählt: Kapitel, Kategorie, Schuldner/Gläubiger, Ausgabenkode, Kostenaufteilung und Projekt. Mit dem Feld Finanzjahr (oben rechts) kann das Jahr gewählt werden, für welches das Diagramm berechnet wird. Im Diagramm werden die 5 größten Werte der ausgewählten Gruppierung (z.b. Ausgabenkode) angezeigt. Die angezeigte Grafik kann in eine Datei gespeichert werden (siehe hierzu Kapitel 2.1 Speichern der Diagramme, Seite 13).

17 17 3. Export Daten für Statistik Es ist auch möglich, alle Tabellen von OBU in Excel Dateien zu exportieren, um dort individuelle Listen, Übersichten oder Diagramme zu erstellen. Mit dem Programm Export Daten für Statistik (Menü Dienstprogramme) können die Daten von OBU exportiert werden. Wählen Sie hierfür zuerst im Feld Typ Export die Daten aus, die Sie exportieren möchten, z.b. Haushalt mit Summen, Kontenplan, Schuldner/Gläubiger, Einnahmen/Zahlungsaufträge, usw. Im Feld Dateiname wählen Sie das Verzeichnis und den Name der Datei, in welche die Daten exportiert werden sollen, aus. Bitte geben Sie hier keinen Namen ein, sondern klicken Sie immer auf [ ], um das Fenster Export zu öffnen. Die Handhabung dieses Fenster entspricht dem Fenster in Word Speichern unter. Wählen Sie zuerst das Verzeichnis aus, in dem die Datei abgelegt werden soll (Achtung: Sie müssen Schreibrechte im ausgewählten Verzeichnis haben). Anschließend geben Sie den Dateinamen an; automatisch wird die Endung CSV angehängt. Die Daten werden in einer Textdatei im universellen Format CSV

18 18 (Comma Separated Values) gespeichert; dieses Format ist für eine Vielzahl von Programmen lesbar und unabhängig von der jeweiligen Programmversion. Im Feld Finanzjahr von / bis kann das Finanzjahr ausgewählt werden, von welchem die Daten exportiert werden sollen; dabei kann auch eine Zeitspanne von mehreren Jahren ausgewählt werden. Wenn Sie diese Datei in Excel öffnen, wählen Sie bitte im Fenster Öffnen das Format Textdatei, damit diese Datei erkannt wird. In Excel werden die Daten tabellarisch dargestellt und können nach den individuellen Anforderungen weiterverarbeitet werden. Beim Export werden auch die jeweiligen Feldnamen als Überschrift exportiert. Die einzelnen Spalten werden unformatiert übergeben und können vom Anwender nach seinen Wünschen formatiert werden. Die Handhabung von Excel ist nicht Gegenstand dieses Handbuches; daher wird hierfür auf andere Quellen verweisen.