Account erstellen, Mendeley Desktop, MS Word Plugin und Web Importer installieren

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1 Mendeley Kurzanleitung April 2013 Medien- und Informationszentrum der ZHdK 1/6 Literaturverwaltung mit Mendeley Mendeley ist ein Literaturverwaltungssystem und soziales Netzwerk für Studierende und Forschende, das sich vor allem auf die Verwaltung von pdf-dokumenten spezialisiert hat. Es dient zum Organisieren, Austauschen und Zitieren von Fachliteratur und -artikeln. Die pdf-dateien können in Mendeley mit Kommentaren ergänzt und Textstellen farbig hervorgehoben werden. Es eignet sich besonders für Projekt- oder Arbeitsgruppen, die ihre Literatursammlung kollaborativ an einem gemeinsamen Ort verwalten und einsehbar machen wollen. Ausserdem können Forschende basierend auf ihren Interessen und ihrer eigenen digitalen Bibliothek bibliografische Empfehlungen für weitere relevante Artikel erhalten und somit Entwicklungen in ihren Disziplinen verfolgen. Das Programm ist für Mac, Windows und Linux geeignet und besteht aus einem Desktop Programm (Mendeley Desktop) auf dem eigenen Computer und einer Webanwendung (Mendeley Web) im Internet. Mendeley Web unterstützt dabei die Recherche, Mendeley Desktop dient vor allem der Verwaltung der gefundenen Literatur. Beides kann miteinander synchronisiert und die Referenzen in MS Word, OpenOffice oder NeoOffice verwendet werden. Mendeley steht zudem auch als App für das iphone und ipad zur Verfügung: In der Basisversion mit 2 GB Speicherplatz und einer privaten Gruppe mit max. 3 Mitgliedern ist Mendeley kostenlos. Bei der Instutional Edition for Teams, welche die ZHdK lizenziert hat, profitieren die ZHdK- Angehörigen von 5 GB Speicherplatz und unbeschränkt vielen privaten Gruppen mit je max. 25 Mitgliedern. Diese Kurzanleitung beschreibt das Erfassen und Zitieren der Referenzen inkl. Bibliografie. Um bibliografische Daten aus Fachdatenbanken oder Webseiten importieren zu können, muss der Web Importer installiert werden. Dieser erkennt bibliografische Angaben der gängigen Datenbankanbieter und verschiedenen Internetdienste wie Google Scholar. Übersicht unter Ebenfalls vorhanden in Mendeley ist eine Schnittstelle zur Firefox-Erweiterung Zotero Diese Erweiterung empfiehlt sich für die Aufnahme von bibliografischen Daten aus Swissbib, dem Schweizer Bibliothekskatalog für Hochschule und Wissenschaft In Swissbib sind auch die Medien des NEBIS-Kataloges integriert. Wichtig: Bei der Verwendung von Zotero muss diese Firefox-Erweiterung vor Mendeley installiert werden! Account erstellen, Mendeley Desktop, MS Word Plugin und Web Importer installieren Mendeley Account erstellen / Einstellungen Word-Plugin installieren 1 Word Plugin installieren 2 / Web Importer Einstieg in 1) Registrierung mit oder Facebook-Account 2) Angegebene Schritte unter dem Reiter Getting Started nach Anweisungen durchführen Wichtig ist für die Synchronisierungsfunktion Sync Library zwischen Mendeley Desktop und Web, die Einstellungen zu + Passwort zu überprüfen. Siehe Mendeley Desktop beim PC unter Tools Options General oder beim MAC siehe unter Preferences General 3) Um von der Institutional Edition for Teams zu profitieren, unter Angabe der in Mendeley registrierten -Adresse bei miz.ik@zhdk.ch melden Unterstützt das Zitieren in Word / OpenOffice: 1) In Mendeley Desktop Tools Install MS Word Plugin anwählen. 2) In MS Word Office 2010 erscheint der Mendeley Cite-O-Matic unter dem Reiter Verweise. 3) Beim Mac erscheint das Mendeley-Symbol in MS Word in der Menüleiste neben der Hilfe. Der Web Importer installiert sich durch das Ziehen des Buttons in das jeweilige Bookmark-Menü des Browsers. Siehe

2 Mendeley Kurzanleitung April 2013 Medien- und Informationszentrum der ZHdK 2/6 pdf-dokumente direkt importieren / Bibliografische Daten ergänzen / Research Catalog pdf-dokumente direkt importieren Bibliografische Daten ergänzen Research Catalog in Mendeley 1) Die einfachste Möglichkeit pdf-dateien zu importieren ist, sie mit Drag & Drop in die mittlere Spalte des Programmfensters von Mendeley Desktop zu ziehen. 1) Sind die bibliografischen Daten unvollständig, weist Mendeley auf Needs Review hin. Die Daten können im rechten Fenster ergänzt werden. 1) Erkennt Mendeley die Importquelle verweist es automatisch auf den Research Catalog. 2) Hier findet man bibliografische Angaben zu weiteren thematisch passenden Dokumenten. 2) Das Dokument wird automatisch in dem ausgewählten Ordner gespeichert. 3) Mendeley liest aus dem Dokument alle wichtigen bibliografischen Informationen heraus. 4) Damit man eine bessere Übersicht hat, empfiehlt es sich mit Create Folder thematische Ordner anzulegen. 2) pdfs werden durch Anklicken im Fenster daneben angezeigt, so dass man mit Select Text und Copy&Paste die Daten übernehmen kann. 3) Hat man einen Digital Object Identifier (DOI) doi: / sucht Mendeley automatisch damit nach den ergänzenden Daten 3) Bekannte Import-Quellen in Mendeley sind ACM, IEEE, JSTOR, Informaworld, ISI Web of Knowledge. 4) Weitere Recherchemöglichkeiten gezielt zu Papers einzelner Disziplinen bietet Mendeley Web unter

3 Mendeley Kurzanleitung April 2013 Medien- und Informationszentrum der ZHdK 3/6 Referenzen direkt mit Web Importer importieren, Watch Folder anlegen Referenzen direkt importieren 1 / Web Importer 1) Dokument recherchieren via Internet, Fachdatenbank oder ejournal siehe 2) Gefundenes Dokument oder Referenz in der Vollansicht anzeigen lassen. 3) In der Lesezeichen-Symbolleiste auf das Bookmark Web Importer klicken. Referenzen direkt importieren 2 / Referenzen editieren 5) Wechseln in die Online-Mendeley Library 6) Auf der webbasierten Mendeley-Oberfläche können die Referenzen bearbeitet werden Watch Folder anlegen 1) Der Watch Folder importiert automatisch alle PDFs in Mendeley, die einem bestimmten lokalen Ordner hinzugefügt werden. Die Dokumente selbst bleiben im ursprünglichen Ordner. 2) Das Anlegen eines Watch Folders in Mendeley Desktop erfolgt über File Watch Folder. 4) Separates Fenster geht auf: Save webpage snapshot speichert ein aktuelles Bild der Webseite. 7) Durch die Funktion Sync Library in Mendeley Desktop werden die Daten der Referenzen von Mendeley Web in Mendeley Desktop übernommen bzw. miteinander synchronisiert. Wichtig sind dafür die identische -Adresse und Passwort. Siehe Seite 1 - Einstellungen. 3) Sobald nun ein pdf-dokument im überwachten Ordner gespeichert wird, übernimmt Mendeley die Daten in Recently Added. Achtung: Diese Funktion Watch Folder kann man nur auf einem Desktop-Computer / Laptop nutzen. Der Pfad orientiert sich immer an der Pfadstruktur des jeweiligen Rechners.

4 Mendeley Kurzanleitung April 2013 Medien- und Informationszentrum der ZHdK 4/6 Referenzen aus Bibliothekskatalogen mit Zotero importieren Verwendung Zotero zusammen mit Mendeley für Referenzen aus dem Bibliothekskatalog Swissbib, in welchem auch die Medien von NEBIS integriert sind. Referenzen direkt importieren mit Firefox- Extension 1) Die Suchfunktion Lookup wie es sie bei der DOI gibt, wird bei der ISBN noch nicht unterstützt, da Mendeley vor allem auf die Verwaltung von pdf-dokumenten ausgerichtet ist. 2) Möchte man Referenzen zu Büchern in physischer oder elektronischer Form aufnehmen, kann man dies über den Umweg via Zotero tun. Momentan funktioniert die Aufnahme der bibliografischen Daten via Zotero am besten mit dem Meta-Bibliothekskatalog Damit werden auch die Medien des NEBIS-Kataloges gefunden. 3) Weiterhin kann man die Referenzen auch manuell aufnehmen, siehe S. 5 - Referenzen manuell erstellen. 4) Infos und Hilfen zu Zotero siehe 5) Wichtig: Möchte man Zotero zusammen mit Mendeley verwenden, dann muss zuerst Zotero vor Mendeley installiert werden. 6) Einstellung in Mendeley Desktop: Beim PC unter Tools Options Zotero / CiteULike Beim MAC unter Preferences Zotero / CiteULike Wichtig ist hier das Häkchen bei Zotero Integration zu setzen und Apply anzuklicken, damit die zotero.splite Datei sauber in Mendeley übernommen wird. Falls es damit hakt, nochmals beide Programme deinstallieren und neu in der richtigen Reihenfolge installieren. Zuerst Zotero, dann Mendeley. 7) Die Zotero Library wird in Mendeley übernommen und erscheint in der Ordnerliste. 8) Aufnahme eines Buches aus Swissbib in Zotero: a. Sobald man den gewünschten Treffer in der Einzelansicht in Swissbib anklickt, erscheint oben im Internetbrowser Firefox ein blaues Buchsymbol in der URL-Zeile. b. Durch das Anklicken des blauen Buchsymbols werden die bibliografischen Daten direkt in Zotero aufgenommen. c) Klickt man nun in Mendeley Desktop auf Sync Library, werden diese Daten von Zotero übertragen. Eine Rück-Synchronisation von Mendeley zu Zotero ist nicht möglich.

5 Mendeley Kurzanleitung April 2013 Medien- und Informationszentrum der ZHdK 5/6 Referenzen manuell erstellen, importieren und exportieren, pdf-dateien bearbeiten Referenzen manuell erstellen Referenzen importieren / exportieren pdf-dateien bearbeiten 1) Es ist auch möglich Referenzen manuell aufzunehmen. via Mendeley Desktop File Add Entry Manually Referenzen importieren Aus anderen Literaturverwaltungssystemen wie Citavi oder EndNoteWeb. Siehe auch 1) Mendeley Desktop File Add Files 1) Mendeley Desktop bietet den Vorteil, dass man direkt im Programm die verwalteten pdf- Dokumente bearbeiten kann. 2) Man kann im pdf-dokument Textstellen farbig hervorheben oder diese mit Kommentaren versehen. 2) Die importierten Referenzen werden im Ordner Unsorted gespeichert. Hinweis: RIS = Research Information System ist ein gängiges Import/Export-Format und eignet sich für fast alle Literaturverwaltungssysteme. oder via Mendeley Web Add Document Referenzen exportieren In andere Literaturverwaltungssysteme wie Citavi oder EndNoteWeb. 1) In Mendeley Desktop alle gewünschten Dokumente einer Sammlung markieren. 2) Mendeley Desktop File Export 3) Das Exportieren der Referenzen ist in Mendeley möglich in den gängigen Formaten BibTeX, RIS oder EndNote XML. Hinweis: Es ist möglich die pdf-dateien gemeinsam in einer Gruppe zu bearbeiten. Dafür gründet man eine private Gruppe. In den Video-Tutorials wird dies genauer beschrieben. Siehe Mendeley public/private groups

6 Mendeley Kurzanleitung April 2013 Medien- und Informationszentrum der ZHdK 6/6 Word: Referenzen zitieren und Bibliografien erstellen In Word zitieren und Bibliografien erstellen 1) MS Word starten, Text schreiben, an der gewünschten Stelle Cursor setzen und in der Menübar auf Insert Citation MS Word für PC Unter Verweise MS Word für Mac Bibliografien erstellen und bibliografische Styles wählen 5) Ändert man in Mendeley Desktop einzelne Angaben z.b. Jahr bei der entsprechenden Literaturaufnahme, können diese Änderungen in Word mit dem Befehl Refresh in der Menübar aktualisiert werden. Achtung: Setzt man im Kurzhinweis, z.b. eine Seitenzahl oder vgl. dazu, wird man gefragt, ob man seine Änderung der Citation beibehalten will. Zitierstile editieren / Weitere Profitipps Arbeit / Artikel veröffentlicht. An der ZHdK gibt es (noch) keinen vorgeschriebenen Zitierstil. 3) Eine Übersicht über alle verfügbaren Zitierstile erhält man unter 2) Mendeley Citation Editor öffnet sich. 3) Hier kann man mit Autor, Titel, Jahr oder dem Stichwort nach der gewünschte Zitierquelle in Mendeley Desktop suchen. Die gefundene Referenz markieren und mit Send Citation to Word als Kurzhinweis (in der Regel Autor- Jahr) in Word übernehmen. 4 ) Ist man mit seiner Arbeit fertig, fügt man in Word mit die Bibliografie zu den Zitaten am Ende hinzu. Bei No muss man hier die Seitenzahl wieder neu angeben im Text. Bei Yes wird die Änderung des Datensatzes in Mendeley übernommen. Mendeley Desktop bietet unter View Citation Style verschiedene gängige Zitierstile wie APA, Chicago, Harvard oder MLA an. Wichtiger Hinweis: Möchte man Fussnoten verwenden, muss man in Word auf Verweise Fussnote einfügen gehen. Dann den Zitierstil Chicago auswählen und mit Insert Citation die Angaben einfügen. Die Art der Zitierung richtet sich immer nach den Vorgaben einer Institution oder nach den Angaben der Zeitschrift, in welcher man seine 4) Für Profis: Tipps zum Editieren von eigenen Zitierstilen erhält man im Mendeley-Blog unter: Weitere Profitipps, z.b. auch zum kollaborativen Arbeiten mit Mendeley und Hilfe bei Problemen erhält man bei unter