Mediendateien in DIVA publizieren Anleitung

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1 Mediendateien in DIVA publizieren Anleitung Um Dateien in DIVA hochladen zu können, benötigen Sie ein Bibliothekskonto der KIT-Bibliothek oder ein Konto für DIVA. Sollten Sie weder das eine noch das andere haben, können wir Ihnen gerne auf Anfrage ein DIVA-Konto einrichten. Schicken Sie bitte eine an: A) Einzelbeitrag (nicht Teil einer Vorlesungs-/Veranstaltungsreihe) 1. Gehen Sie zur DIVA-Startseite und rufen Sie dort in der rechten Spalte den Link zum Datei-Upload auf. 2. Melden Sie sich mit Benutzernummer und Passwort Ihres KIT-Bibliothekskontos an. 3. Wählen Sie jetzt in der Menüleiste Upload aus. 4. Klicken Sie dann auf Durchsuchen und wählen Sie die gewünschte Mediendatei aus. Der Upload kann je nach Größe der Datei ein paar Sekunden oder Minuten dauern. 5. Da der hochzuladende Beitrag Teil nicht Teil einer Vorlesungs- oder Veranstaltungsreihe ist, klicken Sie unter Serienerfassung auswählen auf: Keine Serie 1

2 Geben Sie im Erfassungs-Fenster ein: Die Metadaten zum Beitrag Wählen Sie aus, in welchem Veröffentlichungsraum (Bibliothek, Campus, Weltweit) die Mediendatei publiziert werden soll. Bei weltweitem Zugriffsrecht können Sie zusätzliche Optionen wählen: o CC-BY-Lizenz o Download-Datei o itunesu o Direkt-Link zum Medienobjekt (z.b. zur Einbindung in die Open Text Mediathek) 2

3 6. Sobald Sie auf Eingaben prüfen geklickt haben, erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Daten. Stimmen Sie nun der Publikationsgenehmigung zu und wählen Sie Daten abschicken. Sollte der Upload noch nicht beendet sein, können Sie die Daten noch nicht abschicken. Warten Sie bitte, bis Ihre Datei erfolgreich hochgeladen wurde. 7. Danach erscheint eine Meldung mit weiteren Informationen. Es kann einige Sekunden dauern, bis diese Meldung eingeblendet wird. 8. Zum Schluss: Sie erhalten für jeden hochgeladenen Beitrag eine mit Vorschau-Link. Damit können Sie die Mediendatei nochmals prüfen. Erst wenn Sie den Beitrag bestätigt haben, wird er von der DIVA-Redaktion bearbeitet und in DIVA übernommen. Zuletzt nachdem Sie die Mediendatei bestätigt haben und sie von der DIVA-Redaktion bearbeitet wurde - erhalten Sie eine mit Link zum veröffentlichten Beitrag in DIVA, hier finden Sie außerdem: ein DOI (Digital Object Identifier), ein eindeutiger, dauerhaft gültiger Identifikator - ähnlich einer ISBN, der zum Zitieren verwendet werden kann. Unter Export finden Sie einen Einbettungscode, mit welchem Sie die Mediendatei beispielsweise auch in ILIAS einbinden können. 3

4 B) Beitrag innerhalb einer Serie (Vorlesung, Tagungsreihe u.ä.) 1. Gehen Sie zur DIVA-Startseite und rufen Sie dort in der rechten Spalte den Link zum Datei-Upload auf. 1. Melden Sie sich mit Benutzernummer und Passwort Ihres Bibliothekskontos an. 2. Wählen Sie jetzt in der Menüleiste Upload aus. 3. Klicken Sie dann auf Durchsuchen und wählen Sie die gewünschte Mediendatei aus. Der Upload kann je nach Größe der Datei ein paar Sekunden oder Minuten dauern. 4. Da der hochzuladende Beitrag Teil einer Vorlesungs- oder Veranstaltungsreihe ist, muss zunächst einmalig eine Serie angelegt werden. Klicken Sie hierzu unter Serienerfassung auswählen auf Neue Serie. 4

5 5. Geben Sie im Serienerfassungs-Fenster ein: Die Daten zur Vorlesung/Veranstaltung Beim Titel sollte bei einer Vorlesung auch noch das Semester angegeben werden, also z. B. Vorlesung Technische Mechanik III, WS 2014/15. Wählen Sie aus, in welchem Veröffentlichungsraum (Bibliothek, Campus, Weltweit) die Mediendatei publiziert werden soll. Bei weltweitem Zugriffsrecht können Sie zusätzliche Optionen wählen: o CC-BY-Lizenz o Download-Datei o weitere Plattformen (itunes U, Mediathek) o Direkt-Link zum Medienobjekt (z.b. zur Einbindung in die Open Text Mediathek) 5

6 Nachdem Sie die Serie gespeichert haben, erhalten Sie eine mit ID und Link zur Serie. Mehr dazu unter Punkt Geben Sie jetzt die Daten zum Einzelbeitrag ein: Die Grunddaten der Serie sind bereits eingetragen Ergänzen Sie jetzt weitere spezifische Daten wie z.b. Datum, Beschreibung oder weitere Autoren. 6

7 7. Sobald Sie auf Eingaben prüfen geklickt haben, erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Daten. Stimmen Sie nun der Publikationsgenehmigung zu und wählen Sie Daten abschicken. Sollte der Upload noch nicht beendet sein, können Sie die Daten noch nicht abschicken. Warten Sie bitte, bis Ihre Datei erfolgreich hochgeladen wurde. 8. Danach erscheint eine Meldung mit weiteren Informationen. Es kann einige Sekunden dauern, bis diese Meldung eingeblendet wird. 9. Zum Schluss: Sie erhalten für jeden hochgeladenen Beitrag eine mit Vorschau-Link. Damit können Sie die Mediendatei nochmals prüfen. Erst wenn Sie den Beitrag bestätigt haben, wird er von der DIVA-Redaktion bearbeitet und in DIVA übernommen. Zuletzt nachdem Sie die Mediendatei bestätigt haben und die Bearbeitung durch die DIVA-Redaktion abgeschlossen ist - erhalten Sie eine mit Link zum veröffentlichten Beitrag in DIVA, hier finden Sie außerdem: ein DOI (Digital Object Identifier), ein eindeutiger, dauerhaft gültiger Identifikator - ähnlich einer ISBN, der zum Zitieren verwendet werden kann. Unter Export finden Sie einen Einbettungscode, mit welchem Sie die Mediendatei beispielsweise auch in ILIAS einbinden können. 7

8 Möchten Sie weitere Bände zu dieser Serie hochladen, gibt es mehrere Möglichkeiten: Möglichkeit 1: Klicken Sie oben im Menü auf Upload und laden Sie die neue Mediendatei hoch. Wählen Sie anschließend Bestehende Serie. Klicken Sie dann auf das Pfeilsymbol und wählen Sie die gewünschte Serie aus. 8

9 Bitte beachten Sie: In dieser Auswahlliste finden Sie nur eigene Serien, d. h. Serien, die über ihr DIVA-Konto erfasst wurden. Wurde die Serie ursprünglich über ein anderes Nutzerkonto erfasst, ist die Serie nicht in der Auswahlliste enthalten. In diesem Fall geben Sie bitte im entsprechenden Feld die Serien-ID ein: Beispiel: DIVA-2015-C18 Wenn Sie anschließend auf Weiter klicken, erhalten Sie die Eingabemaske zum Erfassen der Metadaten, die Grunddaten der Serie sind bereits ausgefüllt. Bitte ergänzen Sie die bandspezifischen Daten. Möglichkeit 2: Öffnen Sie die Ihre Serie wurde erfasst Und folgen Sie dem angegeben Link. Diesen Link können Sie sich als Lesezeichen abspeichern, über ihn können Sie alle Einzelbeiträge dieser Reihe in DIVA hochladen. Sie gelangen direkt zum Datei-Upload für diese spezielle Serie, der Titel der Serie wird angezeigt. 9

10 Klicken Sie anschließend auf Durchsuchen und laden Sie die neue Mediendatei hoch. Nach erfolgreichem Upload klicken Sie bitte auf Weiter. Sie gelangen zur Eingabemaske zum Erfassen der Metadaten, die Grunddaten der Serie sind bereits ausgefüllt. Bitte ergänzen Sie die bandspezifischen Daten. 10

11 Übersicht aller von Ihnen hochgeladenen Mediendateien Eine Übersicht aller von Ihnen hochgeladenen Mediendateien erhalten Sie ab sofort immer, wenn Sie sich in DIVA eingeloggt haben. Nach erfolgreichem Login zeigt die Startseite eine Übersicht aller von Ihnen hochgeladenen Mediendateien in folgendem Status: unbestätigte Medien veröffentlichte Medien Durch Klicken auf den Doppelpfeil erhalten Sie alle von Ihnen hochgeladenen Beiträge im gewählten Status: 11

12 Weitere Status erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil unter Startseite klicken. Um die getroffene Auswahl rückgängig zu machen, bitte auf das rote Kreuz klicken: Wenn Sie auf das Kreuz rechts neben dem Suchschlitz klicken, erhalten Sie eine Übersicht aller Facetten der von Ihnen hochgeladenen Mediendateien. Sie haben noch Fragen oder Anregungen? Dann schreiben Sie bitte eine an: 12

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