Anhang 1 - Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG

Transkript

1 Anhang 1 - Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nach 11 BDSG Zwischen Firma Adresse nachfolgend Auftraggeber genannt und DocuWare Europe GmbH Therese-Giehse-Platz 2 D Germering nachfolgend Auftragnehmer genannt über Auftragsdatenverarbeitung i.s.d. 11 Abs. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Dieser Anhang 1 konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Vertragsparteien, die sich aus der im Vertrag über die Nutzung von DocuWare Cloud-Services (im Folgenden: der Vertrag) im Einzelnen beschriebenen Leistung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers oder durch die vom Auftragnehmer beauftragten Dritte mit personenbezogenen Daten, welcher der Auftraggeber zur Verfügung stellt, in Berührung kommen können. 1 Gegenstand und Dauer des Auftrags 1. Inhalt Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Inhalt dieses Anhangs ist die Regelung aller datenschutzrechtlichen Fragen zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer. 2. Gegenstand des Auftrags Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem Vertrag. 3. Dauer des Auftrags Die Dauer dieses Auftrags entspricht der Laufzeit des Vertrages, sofern sich aus den Bestimmungen dieser Vereinbarung keine darüber hinausgehenden Verpflichtungen ergeben. 4. Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten Umfang, Art und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret beschrieben gemäß Ziff. 3 des Vertrages. Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für DocuWare Cloud-Services (V2.1 März 2016) 1 von 10

2 5. Art der Daten Gegenstand der Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten / -kategorien Personenstammdaten Kommunikationsdaten (z. B. Telefon, ) Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse) Kundenhistorie Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten Planungs- und Steuerungsdaten Auskunftsangaben (von Dritten, z. B. Auskunfteien, oder aus öffentlichen Verzeichnissen) Empfänger und Versender von Nachrichten, die an die Auftraggeberin gerichtet sind oder von dieser ausgehen 6. Kreis der Betroffenen Der Kreis der durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Auftrags Betroffenen umfasst: Kunden Abonnenten Beschäftigte i. S. d. 3 Abs. 11 BDSG Lieferanten Handelsvertreter Ansprechpartner Empfänger und Versender von Nachrichten, die an die Auftraggeberin gerichtet sind oder von dieser ausgehen 2 Pflichten des Auftraggebers 1. Der Auftraggeber ist alleine verantwortlich für die Beurteilung der rechtlichen Zulässigkeit der im Rahmen des Auftragsverhältnisses durchzuführenden Verarbeitung und Nutzung durch den Auftragnehmer im Hinblick auf die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes und anderer Vorschriften über den Datenschutz. 2. Der Auftraggeber hat das Recht, die in Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG vorgesehene Auftragskontrolle im Benehmen mit dem Auftragnehmer durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Der Auftraggeber hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die zur Wahrung seiner Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünfte zu geben und die entsprechenden Nachweise verfügbar zu machen. Im Hinblick auf die Kontrollverpflichtungen des Auftraggebers nach 11 Abs. 2 Satz 4 BDSG vor Beginn der Datenverarbeitung und während der Laufzeit des Auftrags stellt der Auftragnehmer sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugen kann. Hierzu weist der Auftragnehmer den Auftraggeber auf Anfrage die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß 9 BDSG und des Anhangs nach. Dabei kann der Nachweis der Umsetzung solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, auch durch Vorlage eines aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.b. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.b. nach BSI-Grundschutz bzw. ISO 27001) erbracht werden. Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für DocuWare Cloud-Services (V2.1 März 2016) 2 von 10

3 Aufwendungen des Auftragnehmers auf Weisung des Auftraggebers, die über die Erfordernisse gemäß BDSG hinausgehen, werden gegen Ersatz dieser Aufwendungen unter Zugrundelegung der jeweils gültigen Stundensätze des Auftragnehmers erbracht. 3. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt. 3 Pflichten des Auftragnehmers 1. Die bei der Datenverarbeitung eingesetzten Mitarbeiter des Auftragnehmers sind schriftlich auf das Datengeheimnis nach 5 BDSG und 88 TKG zu verpflichten. Der Auftragnehmer hat darauf hinzuwirken, dass die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachtet und die aus dem Bereich des Auftraggebers gelangten Informationen nicht an Dritte weitergegeben oder anderweitig verwertet werden. 2. Der Auftragnehmer verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten des Auftraggeber ausschließlich im Rahmen der vertraglich festgelegten Weisungen und der speziellen Einzelweisungen des Auftraggebers. Der Auftragnehmer verwendet die zur Datenverarbeitung überlassenen Daten nicht für andere Zwecke und bewahrt sie nicht länger auf, als es der Auftraggeber bzw. das Gesetz bestimmt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Verarbeitung und Nutzung der Daten das Datengeheimnis gemäß 5 BDSG und 88 TKG zu wahren. 3. Die Datenverarbeitung unter dieser Vereinbarung soll nur in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union stattfinden. Eine Verlagerung in andere Staaten ist nur nach schriftlicher Bestätigung durch den Auftraggeber zulässig und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der 4b, 4c BDSG erfüllt sind. 4. Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen das Bundesdatenschutzgesetz oder andere Vorschriften über den Datenschutz verstößt, hat er den Auftraggeber darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung so lange auszusetzen, bis sie durch den Weisungsberechtigten des Auftraggebers bestätigt oder geändert wird. 5. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber Auskünfte zu erteilen, soweit deren Unterlagen und Daten betroffen sind. Der Auftragnehmer hat nur nach Weisung des Auftraggebers die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. 6. Der Auftragnehmer ist im Rahmen der Aufgabenstellung gemäß 4 BDSG verpflichtet, eine ausführliche Dokumentation der Datenverarbeitung und Nutzung zu führen, anhand derer der Auftraggeber den Nachweis über die ordnungsgemäße Durchführung der Datenverarbeitung oder Nutzung führen kann, gemäß 4e Abs.1 Nr.9 BDSG (Maßnahmen der Datensicherheit) und 4g Abs.2 BDSG (öffentliches Verfahrensverzeichnis). 7. Der Auftragnehmer erstattet in allen Fällen dem Auftraggeber eine Meldung, wenn durch ihn oder die bei ihm beschäftigten Personen Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten des Auftraggebers oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen vorgefallen sind. Es ist bekannt, dass nach 42a BDSG Informationspflichten im Falle des Abhandenkommens oder der unrechtmäßigen Übermittlung oder Kenntniserlangung von personenbezogenen Daten bestehen können. Deshalb sind solche Vorfälle ohne Ansehen der Verursachung unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen. Dies gilt auch bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufs, bei Verdacht auf sonstige Verletzungen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder andere Unregelmäßigkeiten beim Umgang mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach 42a BDSG treffen, wird der Auftragnehmer ihn dabei unterstützen. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde nach 38 BDSG. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde nach 43, 44 BDSG bei dem Auftragnehmer ermittelt. Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für DocuWare Cloud-Services (V2.1 März 2016) 3 von 10

4 8. Bei Beendigung des Auftragsverhältnisses werden alle im Zusammenhang mit dem Auftrag übergebenen und noch beim Auftragnehmer vorhandenen Daten mindestens noch weitere 60 Tage aufgehoben und spätestens 90 Tage nach Beendigung des Vertrages gelöscht. Während dieser Zeit gelten die Bestimmungen dieser Vereinbarung unentgeltlich fort. Es ist dem Auftraggeber unbenommen, schriftlich eine frühere Löschung zu verlangen. Der Auftraggeber stimmt der Löschung zu, auf eine Rückübertragung der Daten wird verzichtet. Für die ordnungsgemäße Sicherung vor Löschung der Daten nach Beendigung des Vertrages hat der Auftraggeber selbständig in Eigenverantwortung Sorge zu tragen. Ein Nachweis der ordnungsgemäßen datenschutzrechtlichen Löschung (Protokoll) ist auf Aufforderung vorzulegen. Dokumentationen, die den Nachweis der auftrags- oder ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, werden vom Auftragnehmer entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufbewahrt. 4 Unterauftragsverhältnisse 1. Die Einbeziehung von Unterauftragnehmern bei der im Vertrag konkretisierten Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten des Auftraggebers bedarf grundsätzlich der Zustimmung des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat Unterauftragnehmer nach deren Eignung mit der gesetzlich gebotenen Sorgfalt auszuwählen. 2. Der Auftraggeber wird diese Zustimmung erteilen, sofern der Unterauftragnehmer seinen Sitz in der europäischen Union oder dem europäischen Wirtschaftsraum bzw. einem Staat dem die europäische Komission ein angemessenes Datenschutzniveau attestiert hat, sofern dies für die ordnungsgemäße Abwicklung des Vertrages zwingende Voraussetzung ist und keine überwiegenden berechtigten Interessen des Auftraggebers entgegenstehen. 3. Hat der Unterauftragnehmer seinen Sitz außerhalb der EU, des EWR oder der einem Staat, dem die europäische Komission ein angemessenes Datenschutzniveau attestiert hat, ( Drittland ), wird der Auftraggeber seine Zustimmung erteilen, sofern die besonderen Voraussetzungen der 4b, 4c BDSG erfüllt sind und dies für die ordnungsgemäße Abwicklung des Vertrages zwingende Voraussetzung ist und keine überwiegenden berechtigten Interessen des Auftraggebers entgegenstehen 4. Zum Zeitpunkt des Abschlusses des Hauptvertrages sind die in auf der Internet Page aufgeführten Unternehmen als Unterauftragnehmer für den Auftragnehmer bzw. Unter-Unterauftragnehmer für den Unterauftragnehmer tätig und verabreiten und/oder nutzen in diesem Zusammenhang auch unmittelbar Daten des Auftraggebers. Für diese Unternehmen gilt die Einwilligung für das Tätigwerden als erteilt. 5. Der Zustimmung bedarf es nicht, wenn der Auftragnehmer zur Vertragsdurchführung, unter Wahrung seiner Pflicht zur Auftragskontrolle, verbundene Unternehmen, sowie im Einzelfall andere Unterauftragnehmer mit der gesetzlichen gebotenen Sorgfalt einsetzt und dies dem Auftraggeber vor Beginn der Verabreitung oder Nutzung mitteilt. Dem Auftraggeber ist bekannt, und er willigt ein, dass im Rahmen von Supportanfragen von ihm im Einzelfall zu stellende Testdaten an verbundene Unternehmen des Auftragnehmers, insbesondere an die Entwicklungsabteilung in die USA übertragen werden, sofern dies zur Bearbeitung des Supportfalles erforderlich ist. Diese Einwilligung kann vom Auftraggeber jederzeit widerrufen werden. 6. Der Auftragnehmer hat die vertraglichen Vereinbarungen mit dem/den Unterauftragnehmer(n) so zu gestalten, dass sie den Pflichten aus dieser Vereinbarung entsprechen. Dies betrifft insbesondere die Einräumung von Kontroll- und Überprüfungsrechten des Auftraggebers entsprechend dieser Vereinbarung und des 11 BDSG i.v.m. Nr. 6 der Anlage zu 9 BDSG. Dies umfasst auch die Berechtigung des Auftraggebers, durch schriftliche Aufforderung vom Auftragnehmer Auskunft über den wesentlichen Vertragsinhalt zuwie die Umsetzung der datenschutzrelevanten Verpflichtungen des Unterauftragnehmers zu erhalten, erforderlichenfalls auch durch Einsicht in relevante Vertragsunterlagen. 7. Ein zustimmungspflichtiges Unterauftragnehmerverhältnis im Sinne dieser Regelung liegt nicht vor, wenn der Auftragnehmer Dritte im Rahmen von Nebenleistungen zur Unterstützung bei der Durchführung der Hauptleistung in Anspruch nimmt. Dazu zählen insbesondere Telekommunikationsdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice, Reinigungskräfte, Prüfer, die Entsorgung von Datenträgern oder sonstige externe Personal-, Post-, oder Versanddienstleistungen. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Schutzes und der Sicherheit der Daten des Autraggebers auch bei fremd vergebenenen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. 8. Auf Unter-Unterauftragsverhältnisse sind die Vorgaben zu Unterauftragverhältnissen analog anwendbar und diesen entsprechend datenschutzrechtlich zu gestalten. Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für DocuWare Cloud-Services (V2.1 März 2016) 4 von 10

5 5 Zuständigkeiten Der Umgang mit den Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisung des Auftraggebers (vgl. 11 Abs. 3 Satz 1 BDSG). Der Auftraggeber behält sich im Rahmen der in dieser Vereinbarung getroffenen Auftragsbeschreibung ein umfassendes Weisungsrecht über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung vor, das er durch Einzelweisungen konkretisieren kann. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind abzustimmen und zu dokumentieren. Mündliche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder per (in Textform) bestätigen. Weisungsberechtigt sind für den Auftraggeber jeweils alleinvertretungsberechtigt Bei dem Auftragnehmer sind für die Annahme von Weisungen verantwortlich. (Geschäftsführer/in) (Projektleiter/in) Herr Max Ertl (Geschäftsführer) Herr Christian Kräutlein (Projektleiter) Bei dem Auftraggeber ist zum Beauftragten für den Datenschutz bestellt: Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung des Ansprechpartners ist dem Vertragspartner unverzüglich schriftlich der Nachfolger bzw. der Vertreter mitzuteilen. Bei dem Auftragnehmer ist zum Beauftragten für den Datenschutz bestellt: Stephan Hartinger coseco GmbH Albertus Magnus Straße Graben Der Auftraggeber kann sich in Datenschutzfragen direkt an den Datenschutzbeauftragten des Auftragnehmers wenden. Ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten ist dem Auftraggeber mitzuteilen. 6 Rechte der Betroffenen 1. Gegenüber den durch die Datenverarbeitung und Nutzung betroffenen Personen ist nach geltendem Recht ausschließlich der Auftraggeber verantwortlich. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber bei der Wahrung der Rechte der betroffenen Personen zu unterstützen. 2. Sofern nicht der Ausnahmetatbestand des 33 II BDSG eingreift, ist der Betroffene über die Speicherung seiner Daten bei dem Auftragnehmer durch den Auftraggeber zu benachrichtigen. Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für DocuWare Cloud-Services (V2.1 März 2016) 5 von 10

6 7 Technische und organisatorische Maßnahmen nach der Anlage zu 9 BDSG 1. Der als Anlage 1.1 beigefügte Katalog über technische und organisatorische Maßnahmen (mit den Festlegungen entsprechend der Anlage zu 9 BDSG) des Auftragnehmers wird als verbindlich festgelegt. 2. Der Auftragnehmer beachtet die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung und die vertraglich vereinbarten und gesetzlich vorgeschriebenen Datensicherheitsmaßnahmen. 3. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. 8 Sonstiges Sollte das Eigentum des Auftraggebers bei dem Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder Ähnliches gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu verständigen. Alle Kundendaten sind in diesem Zusammenhang rechtzeitig vor Eintritt dieser Maßnahmen von den betroffenen Datenverarbeitungskomponenten zu entfernen. Ort, Datum Auftraggeber Germering Auftragnehmer Anhang zur ADV: Anhang 1.1 Festlegung der technischen und organisatorischen Maßnahmen i.s.v. 9 BDSG Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für DocuWare Cloud-Services (V2.1 März 2016) 6 von 10

7 Anhang 1.1 Festlegung der technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne von 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Anforderung Erfüllt Bemerkung / Erläuterung 1. Allgemeine Maßnahmen Ist ein Datenschutzbeauftragter bestellt? Sind die Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichtet? Bitte Name und Kontaktdaten angeben: Stephan Hartinger coseco GmbH Albertus Magnus Straße Graben Verpflichtungsmuster liegt bei: DS VE 001 Allgemeine Verpflichtungserklärung Werden die Mitarbeiter laufend in die Anforderungen des Datenschutzes eingewiesen? Wird die Datenverarbeitung auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland bzw. innerhalb der Europäischen Union oder der Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums durchgeführt? Gibt es ein Datenschutzkonzept bzw. ein Datenschutzhandbuch zur Regelung und Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen oder gibt es Unterlagen nach 11 BDSG und der Anlage zu 9 BDSG (Informationen zu den Acht Geboten? ELearning 1xJahr Ggf. in welchem Staat außerhalb dieses Gebietes? Ist der Datenschutz ggf. durch andere Verfahrensanweisungen geregelt? Welche? DS RI 012 Richtlinie zur privaten Nutzung von TKAnlagen DS RI 013 Richtlinien zur Nutzung der EDV-Ausstattung DS RI 014 Richtlinie zur Nutzung mobiler Datenendgeräte DS RI 015 Richtlinie zum Umgang mit Wartungsfirmen und Serviceleistern DS RI 016 Richtlinie über die Vernichtung von Datenträgern DS AA 011 Arbeitsanweisung für die Benutzung des Internets Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für DocuWare Cloud-Services (V2.1 März 2016) 7 von 10

8 Anforderung Erfüllt Bemerkung / Erläuterung 2. Technische und organisatorische Maßnahmen 2.1. Zutrittskontrolle Besteht eine Regelung / ein Verfahren zur Besucherführung? Empfang Besucherbuch Besucherausweis Persönliche Besucherführung Sind Zutrittssicherungen eingerichtet? Sind sonstige Schutzmaßnahmen eingerichtet? 2.2. Zugangskontrolle Sind Maßnahmen zur Zugangskontrolle zum Desktop und zu den vernetzten Systemen eingerichtet? Bestehen für alle Zugriffsebenen (Netz, Server, Anwendungen) Passwortregeln zur Gewährleistung eines sicheren Passwortes? Wird die Einhaltung dieser Regeln auf allen Ebenen bei der Eingabe automatisiert kontrolliert? Ist eine zeitgesteuerte passwortgeschützte Pausenschaltung (Bildschirmschoner) eingerichtet? Sind die vernetzten Systeme gegen unbefugtes Eindringen geschützt? 2.3. Zugriffskontrolle Besteht ein Berechtigungsprofil, das sicherstellt, dass jeder Mitarbeiter nur über die Zugriffsbefugnisse verfügt, die er zur Aufgabenerledigung benötigt? Sind die festgelegten Berechtigungen nachvollziehbar dokumentiert? Ist eine Rechteverwaltung eingerichtet, die bei einer Veränderung des Aufgabengebietes eine zeitnahe Aufhebung nicht mehr benötigter Rechte sicherstellt? Bestehen sonstige Maßnahmen der Zugriffskontrolle? Zutrittskontrollsystem mit ohne Sicherheitszonen Zentrales Schließsystem Sicherheitsschlösser Sonstiges: Pförtner Wachdienst Alarmanlage Userkennung Sicheres Passwort Passwortwiederholungssperre nach 3 Fehlversuchen Andere Verfahren: Buchstaben /Zahlen /Sonderzeichnen, min. 9 Zeichen, Änderungszyklus Einhaltung wird über Active Directory Settings von Windows sicher gestellt Es existiert eine Regelung in welchen die Mitarbeiter darauf verpflichtet wurden, die Rechner beim Verlassen des Arbeitsplatzes manuell zu sperren. Nach 15 min wird Bildschirm automatisch gesperrt. Firewall Virenscanner Benutzerverwaltung, Rechte über Gruppen Soweit erforderlich auch differenziert nach Leseberechtigung Schreibberechtigung Organisationstruktur Wird über HelpDesk System der IT abgehandelt und dokumentiert. Programmprüfungs- und Freigabeverfahren Protokollierung und Auswertung von sicherheitskritischen Vorfällen Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für DocuWare Cloud-Services (V2.1 März 2016) 8 von 10

9 Anforderung Erfüllt Bemerkung / Erläuterung 2.4. Weitergabekontrolle Werden die Daten bei ihrer Übertragung vor unbefugter Kenntnisnahme geschützt? Passwortschutz Sichere Verbindungen z.b. VPN Sonstige Maßnahmen: TeamViewer ist im Support und Professional Service zur Fernwartung im Einsatz (verwendet verschlüsselte Verbindung) Werden Datenübermittlungen nachvollziehbar protokolliert? Werden Schnittstellen von PCs und externe Laufwerke (mobile Festplatten, USB-Sticks etc.) gegen Missbrauch geschützt? Ist die sichere Nutzung mobiler Datenträger geregelt? Ist eine sichere Löschung / Entsorgung von Datenträgern gewährleistet? Erfolgt bei Fernwartung der Zugriff auf die Kundendaten und Kundensysteme nur über sichere Leitungen? Ist bei Fernwartung eine sichere Identifizierung / Authentifizierung gewährleistet? Werden bei Fernwartung die Leitungen durch geeignete Sicherheitseinrichtungen, z. B. Protokollierung überwacht? 2.5. Eingabekontrolle Werden die Einwahlvorgänge in Kundensysteme nachvollziehbar protokolliert und überwacht? Werden die Benutzung von Datenverarbeitungssystemen und die Eingabe von Daten protokolliert? Wie und in welcher Form? VPN Sicherheitsrichtlinien für den verschlüsselten Transport befinden sich im Datenschutz Handbuch Wie und in welcher Form? DS RI 014 Richtlinie zur Nutzung mobile Datenendgeräte Wie ist die Löschung / Entsorgung geregelt? Externer Dienstleister mit Vernichtungszertifikat Wie sind die Leitungen gesichert? Sonstiges: TeamViewer Ist dies auch bei einem Zugriff von anderen Stellen aus der Fall, z.b. im Home-Office-Betrieb? ja Bitte das Verfahren kurz beschreiben: Auftraggeber startet TeamViewer. Dieser zeigt ihm eine Nummer an. Diese Nummer teilt er dem DocuWare Mitarbeiter mit, damit dieser die Verbindung aufbauen kann Art der Maßnahmen: TeamViewer erzeugt ein Video zur Fernwartung. Es wird eine gesicherte und verschlüsselte Verbindung verwendet. Eine Auswertung findet nur im Verdachtsfall statt. Remote Access muss vom Auftraggeber aktiv gestartet werden Video zur Remote Session wird auf DocuWare Seite eine gewisse Zeit aufgehoben. Auch der Auftraggeber hat die Möglichkeit ein Video zu der Remote Session zu erzeugen Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung für DocuWare Cloud-Services (V2.1 März 2016) 9 von 10

10 Anforderung Erfüllt Bemerkung / Erläuterung 2.6. Auftragskontrolle Wird die Durchführung des Kundenauftrags / der Serviceaktion nachvollziehbar überwacht, um eine auftragskonforme Erledigung zu gewährleisten? Sind geeignete Protokollierungsund Auswertungsmechanismen eingerichtet, um unzulässige Zugriffe auf Kundensysteme und Kundendaten zu überwachen? 2.7. Verfügbarkeitskontrolle Sind die Kundendaten durch geeignete Sicherungsverfahren vor Zerstörung und Verlust geschützt? Werden die Sicherungsbestände sicher verwahrt? 2.8. Datentrennung Sind die Daten der verschiedenen Kunden in geeigneter Weise voneinander getrennt, um eine getrennte Verarbeitung zu gewährleisten? Professional Services beschreibt vor Durchführung des Auftrages einen User Acceptance Test (Testplan, der nach Auftrag funktionieren muss). Die Abnahme durch Kunden wird im Abnahmeprotokoll festgehalten. Remote Zugriff erfolgt auch über TeamViewer. Dieser kann auch vor Ort verwendet werden, wenn der Kunde dies wünscht Gespiegelter Datenbestand Regelmäßige Sicherungskopien / Backup-Lösung Gibt es ein Sicherungskonzept, in dem die Art und Weise einer regelmäßigen Sicherung und die Rekonstruktion der Daten festgelegt ist? In welcher Weise? Externe Stelle Art der Trennung Logische Trennung auf: Betriebssystemebene Anwendungsebene Mandantentrennung Germering, Auftragnehmer/in 10 von 10