Für die Einführung gilt folgende verbindliche Zeitschiene für die Vereine:

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1 Bayerischer Handball-Verband Georg-Brauchle-Ring München An: alle Vereine alle Bezirke Sachbearbeiter nu stv. Sachbearbeiter Passwesen Andreas Heßelmann Georg-Brauchle-Ring München November 2016 Einführung von Pässen und Ausweisen im Scheckkartenformat Liebe Sportfreunde, das Erweiterte Präsidium des Bayerischen Handball-Verbandes e. V. (BHV) hat am die Neugestaltung der Spielausweise und sonstigen Ausweise (Schiedsrichter, Zeitnehmer, Sekretär und Funktionäre) beschlossen. Bis zum Spieljahr 2017/2018 sollen alle Ausweise des BHV in Format von Scheckkarten erstellt werden. Für die Einführung des neuen Formates sprechen folgende Punkten: zukunftsorientiertes Arbeiten Handlichkeit weniger Arbeitsaufwand für die Vereine: o es werden keine Stempel und Unterschriften mehr benötigt o Bilder müssen nicht mehr aufgeklebt werden, sondern einmalig durch den Verein importiert werden Bereinigung der Datenbank: die Datenbank wird durch die Umstellung auf den neusten Stand gebracht, dadurch werden Fehler beseitigt). innovatives Design bessere Darstellung von Spielrechten Ausweise können schon bei Schulungen übergeben werden. Die Einführung eines neuen Passformats bringt kurzfristig einen höheren Zeit- und Arbeitsaufwand mit sich. Das bedeutet, es müssen Stammdaten aller Mitglieder kontrolliert und ggf. ergänzt werden. Weiter müssen für alle Spielberechtigten, Schiedsrichter, Zeitnehmer/Sekretäre und Funktionäre, Bilder im System ergänzt werden. (Anleitung dazu siehe Anlage). Für die Einführung gilt folgende verbindliche Zeitschiene für die Vereine: Bis zum Alle Stammdaten in nuliga müssen auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft und evtl. berichtig und ergänzt werden. Unbedingt die Richtigkeit des Stammvereins prüfen! Bilder aller Spielberechtigten, Schiedsrichter, Zeitnehmer/Sekretäre, Trainer und Funktionäre müssen in nuliga eingestellt bzw. ergänzt werden. Außerdem wird empfohlen, bei jeder Anmeldung zu einer Schulung mit Ausstellung eines Ausweises (SR, Z/S oder TR) oder bei der Beantragung eines Spielausweises das Bild zu ergänzen bzw. zu aktualisieren. Der Verein haftet für die Richtigkeit der Daten. 1

2 Ab werden nur noch Pässe im Scheckkartenformat gedruckt. In der Qualifikation und in der Zeit vom bis zum dürfen beide Passformate verwendet werden. Das ist aber lediglich eine Übergangslösung. Ab dem sind nur noch Ausweise im Scheckkartenformat gültig. Die folgende Zeitschiene nennt den Zeitraum, in dem die Vereine eines Bezirkes verpflichtet sind, ihre aktualisierte Spielberechtigungsliste mit dem Antragsformular an die Passstelle des Bayerischen Handball-Verbands zu senden Sollte eine Person für eine Spielberechtigung im System nicht zu finden sein, muss zusätzlich der Originalpass zugeschickt werden und die erforderlichen Eintragungen in das Antragsformular ergänzt werden. Alle nicht mehr benötigten Spielrechte müssen abgemeldet werden. Jeder Spielberechtigte wird nach Erhalt des gesamten Antrags einen Spielausweis erhalten. Jeder umzuschreibende Pass wird als Zweitschrift berechnet. Mehrkosten für den Verein können entstehen durch: o falsche Stammdaten o falsche Bilder o nicht abgemeldete Spieler im System Zeitschiene der Bezirksvereine ab zum Einschicken der Formalien: Zeitraum Bezirksvereine Unterfranken, Oberfranken, Kreis Abschaffen Ostbayern, Mittelfranken Schwaben, Oberbayern Alpenvorland, Altbayern Nach der Ausstellung/Umschreibung der neuen Pässe werden diese den Vereinen zugesandt (Postadresse in nuliga ist die eingetragene Kontaktadresse). In diesem Kontext erhalten die Vereine auch eine Beschreibung bzgl. des Designs und der Inhalte der neuen Pässe. Sofort nach dem erhalt, sind die Pässe auf Vollständigkeit und Korrektheit zu prüfen. Laut 13 Spielordnung (Zusatzbestimmungen des BHV) ist der Verein für die Richtigkeit der ausgestellten Pässe verantwortlich. Beachten Sie bitte, dass mit der Einführung der neuen Schiedsrichter- und Z/S-Ausweise, die gesetzten Anmelde- und Stornierungsfristen im Veranstaltungskalender eingehalten werden müssen, da die Ausweise zukünftig grundsätzlich direkt vom zuständigen Lehrgangsleiter bearbeitet werden. Die noch gültigen Ausweise können bis zum Ende der aktuell eingedruckten Gültigkeit weiter verwendet werden. Bei Nichteinhaltung der gerade genannten Fristen kann es zu erhöhten Kosten für den Verein kommen. Die Bezirke geben nach den Bezirkstagen und den erfolgten Berufungen in allen davon betroffenen Bereichen für die kommende Amtsperiode die entsprechenden Funktionen bei den Personen und Gremien in nuverband ein. Nach erfolgter Eingabe und Korrektur der dortigen Eintragungen sowie der Prüfung, ob für die jeweiligen Personen ein entsprechendes Bild hochgeladen wurde, können die Funktionärsausweise in der BHV Geschäftsstelle - bis angefordert werden. Die Ausweise werden dann zeitnah erstellt und gehen der Bezirksgeschäftsstelle gesammelt zu. 2

3 Aufgrund seines Studiums kann Andreas Heßelmann Fragen zu dem Thema nur über Sollte es hier Zeitverzug geben, bitten wir um Nachsicht. Ab dem sollten alle nubeauftragten und Bezirksgeschäftsstellen zum oben genannten Vorgehen geschult und ihr erster Ansprechpartner sein. Weitere Informationen zu Preisen finden Sie in der Finanzordnung des BHV. Mit sportlichen Grüßen Andreas Heßelmann Sachbearbeiter Bayerischer Handball-Verband e.v. i.a.v Ingrid Schuhbauer Vizepräsidentin Spielbetrieb Bayerischer Handball-Verband e.v. Anlagen: Anleitung Antrag für Umschreibung auf neues Passformat 3

4 Anleitung zum Import von Bildern unter nuliga: Zuerst melden Sie sich unter nuliga an und gehen auf den Vereinsbereich. Dann wählen Sie den Menüpunkt Mitglieder. Hier können Sie nach Kriterien wie Spielberechtigung, Lizenzen etc. filtern. (Wir gehen bei nachstehendem Beispiel ohne zu filtern vor.) Auf der richtigen Seite angekommen, klicken ohne zu filtern auf Suchen und erhalten alle in nuliga eingetragenen Mitglieder. Kontrollieren Sie bitte im Vorfeld ob alle Spielberechtigten (Download: Spielberechtigung pdf.), für die Pässe ausgestellt werden sollen, auch im Datenbestand vorhanden sind, genauso wie Schiedsrichter und Z/S und mögliche Funktionäre Ihres Vereins! 4

5 Jetzt Klicken Sie auf das Kästchen neben dem Personennamen zu der Sie das Foto hinzufügen möchten. Anschließend wählen Sie unten in der Dropdownbox unter Aktion den Befehl Bilder bearbeiten aus. Dannach klicken Sie auf Ausführen. 5

6 Somit gelangen Sie auf die folgende Seite und können dort im Dropdownfeld neben Bildtyp die Art des Bildes auswählen (Passfoto, Foto und Promotionsfoto), für den Pass und die Ausweise wählen Sie bitte Passfoto. (In diesem Zusammenhang ist es sicherlich sinnvoll auch die anderen Bildtypen mit demselben Bild zu ergänzen, da diese in Zukunft auch Ihren Zweck erfüllen werden. Zudem sparen sie sich zukünftige Arbeit.) Danach gehen Sie auf Datei auswählen. Es öffnet sich der Datenexplorer und Sie wählen das richtige Foto aus. (Tipp: Lassen Sie sich von Ihren Mitliedern die Fotos mit der Benennung Nachname_Vorname zuschicken, dann werden diese beim Sortieren passend zur Mitgliederliste angezeigt. Zuletzt Klicken Sie auf Hochladen und das Bild wird geladen. (Das können Sie für die anderen Fototypen auch wiederholen). WICHTIG: Vergessen Sie nicht auf Speichern zu drücken. 6

7 Danach erscheinen die hochgeladenen Bilder. Wenn Sie jetzt ein Bild austauschen möchten, klicken Sie auf [neues Bild hochladen ]. Ansonsten klicken Sie auf zurück. Sie können die Bilder jeder Zeit ändern. Beim nächsten Druck wird dann das aktualisierte Bild verwendet (bitte verwenden Sie nur Passbilder!). 7

8 Kurzanleitung nuliga - Vereinsbereich Mitglieder Suchen Bilder bearbeiten Ausführen Datei auswählen Speichern 8