Umweltmanagement an Hochschulen

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1 Umweltmanagement an Hochschulen Leitfaden zur Einführung eines Umweltmanagementsystems nach EMAS an Hochschulen Ein Projekt im Rahmen des Umweltpakts Bayern

2 VORWORT Die Hochschulen werden zunehmend aus der staatlichen Aufsicht in die Eigenverantwortung entlassen. Letztere umfasst auch die Verantwortung für die Umwelt. Den Hochschulen kommt hier in mehrfacher Hinsicht eine besondere Bedeutung zu. Nicht nur dass von ihnen als Teil der öffentlichen Verwaltungen ohnehin Vorbildfunktion zu erwarten ist. Hochschulen verursachen selbst auch unmittelbar spürbare Umweltwirkungen, die einen mittleren Produktionsbetrieb durchaus übertreffen können: Energieverbräuche, Abfallberge, Verbräuche von Büromaterial, insbesondere Papier, von Baumaterial, Erzeugung von Elektronikschrott, Handhabung von Gefahrstoffen in Werkstätten und Labors, bis hin zu radioaktiven Materialien, Verursachung von Verkehrsbewegungen und vieles andere. Diese direkten Umweltwirkungen gilt es möglichst gering zu halten. Den Hochschulen kommt darüber hinaus eine besondere Verantwortung in der Herausbildung des Umweltbewusstseins ihrer Studenten, vor allem im Hinblick auf deren zukünftige Berufstätigkeit, zu. Hier bietet sich an, Umweltbewusstsein in Lehre und Forschung durch vorbildliche Inhalte und methodische Herangehensweisen zu vermitteln. Wenn die Hochschulen im eigenen Betrieb, in Lehre und Forschung nicht beispielhaft vorangehen, wie soll dann von den Hochschulabgängern verantwortliches Umwelt-Verhalten später erwartet werden? Es bietet sich an, das Lernen in umweltrelevanten Vorlesungen, Seminaren und Forschungsprojekten zu verzahnen mit dem Lernen am konkreten Beispiel der eigenen Hochschule. Studierende, aber auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, können so unmittelbar in die Umweltverantwortung und -effizienz durch aktive Beteiligung an der Entwicklung des hochschulinternen Umweltschutzes eingebunden werden. Studierende lernen so nicht nur abstrakt-theoretisch, sondern durch praktisches Tun, durch Teilhabe am Umweltmanagement der Hochschule. Für alle, die diese Aufgabe konsequent angehen wollen, bietet der hier vorgelegte Leitfaden eine hilfreiche Handreichung. Der Leitfaden greift dabei auf bewährte Erfahrungen mit so genannten Umweltmanagementsystemen, insbesondere dem Öko-Audit (EMAS) der EU, zurück. Er kann Hochschulen bis hin zu einer formellen externen Zertifizierung leiten. Wenn die öffentliche Hand auf der einen Seite verantwortliches Umweltverhalten seitens der privaten Wirtschaft fordert, steht es ihr gut an, sich selbst dieser Forderung in besonderem Maße zu verpflichten und diese Systeme auch praktisch umzusetzen.

3 Inhaltsverzeichnis I INHALTSVERZEICHNIS 1 ZIELSETZUNG UND VERWENDUNG DES LEITFADENS EINLEITUNG Warum Umweltschutz an Hochschulen? Umweltsituation Rolle der Hochschulen Was ist Umweltmanagement? Umweltmanagement Umweltmanagement nach EMAS Nutzen eines Umweltmanagements für Hochschulen PROJEKTORGANISATION Projektinformation und Klärung des Projektumfangs Festlegung der Projektstruktur Oberste Leitung Beauftragter der obersten Leitung EMAS-Koordinator/en EMAS-Arbeitsgruppe Thementeams (optional) Einbeziehung der Beschäftigten und Studierenden Festlegung des Projektablaufs SCHRITTE ZUR EINFÜHRUNG VON EMAS Durchführung der Umweltprüfung Standortbeschreibung und -abgrenzung Beschreibung von Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen Beschreibung, Erfassung und Bewertung von Umweltaspekten Zuordnung von Umweltaspekten auf Grundlage der Tätigkeitsbeschreibung Erfassung und Bewertung der direkten Umweltaspekte mit Hilfe der betrieblichen Umweltbilanz Beschreibung und Bewertung indirekter Umweltaspekte Erfassung vorhandener Umweltorganisationsstrukturen Erfassung und Umsetzung von Rechts- und Verwaltungsvorschriften...38

4 Inhaltsverzeichnis II Bericht zur Umweltprüfung Formulierung der Umweltleitlinien Entwicklung von Umweltzielen und Umweltprogramm Entwicklung des Umweltmanagementsystems Organisation und Verantwortlichkeit Information, Schulung und Einbeziehung der Beschäftigten und Studierenden Externe Information und Kommunikation Dokumentation und Dokumentenlenkung Ablauflenkung Notfallvorsorge Kontroll- und Korrekturmaßnahmen Umweltbetriebsprüfung und Bewertung durch die oberste Leitung Erstellung der Umwelterklärung Ablauf der Begutachtung und der Registrierung LITERATURVERZEICHNIS EMPFEHLENSWERTE INTERNETADRESSEN IMPRESSUM... 84

5 Abbildungsverzeichnis III ABBILDUNGSVERZEICHNIS Abbildung 1: Bausteine und Ablauf von EMAS...5 Abbildung 2: Geplante EMAS Organisationsstruktur der Universität Augsburg...14 Abbildung 3: Organisation des Umweltschutzes an der Universität Bielefeld...15 Abbildung 4: Durchführung der Umweltprüfung...19 Abbildung 5: Betrachtungsebenen der Umweltauswirkungen (in Anlehnung an Umweltbundesamt 1999)...27 Abbildung 6: Prinzip der betrieblichen Umweltbilanz...29 Abbildung 7 : Bewertungskriterien nach der ABC-Analyse (Universität Dresden)...34 Abbildung 8: Auszug des Rechtsverzeichnisses des Bayerischen Umweltministeriums mit Stand von Abbildung 9: Umweltleitlinien im Rahmen von EMAS...45 Abbildung 10: Umweltprogramm im Rahmen von EMAS...50 Abbildung 11: Zusammenhang von Umweltleitlinien, -zielen und -maßnahmen...51 Abbildung 12: Umweltmanagementsystem im Rahmen von EMAS...55 Abbildung 13: Umweltbetriebsprüfung im Rahmen von EMAS...68 Abbildung 14: Umwelterklärung im Rahmen von EMAS...74 Abbildung 15: Externe Begutachtung und Registrierung im Rahmen von EMAS...78

6 Tabellenverzeichnis IV TABELLENVERZEICHNIS Tabelle 1: Vergleich EMAS ISO Tabelle 2: Beispielhafte Umweltprüfungstabelle...23 Tabelle 3: Beispielhafte Umweltprüfungstabelle mit Umweltaspekten und Umweltauswirkungen...28 Tabelle 4: Grundkontenrahmen der betrieblichen Umweltbilanz...30 Tabelle 5: Indirekte Umweltaspekte der FH Landshut...36 Tabelle 6: Auszug der Umweltprüfungstabelle, erweitert um Rechtsaspekte der Mensa der Universität Augsburg (Stand: Juni 2002)...40

7 Kapitel 1: Zielsetzung und Verwendung des Leitfadens 1 1 ZIELSETZUNG UND VERWENDUNG DES LEITFADENS Der vorliegende Leitfaden soll eine Hilfestellung für alle Mitarbeiter an bayerischen Hochschulen sein, die ein Umweltmanagementsystem aufbauen wollen. Er soll sie bei der Einführung des Systems unterstützen, insbesondere: die für die Hochschule passende Einstiegsvariante auszuwählen, die interne Projekttätigkeit zu organisieren, die für die Umsetzung der von EMAS erforderlichen Schritte und Arbeiten in der Hochschule durchzuführen und ein Umweltmanagementsystem bis zum Abschluss des Projekts dauerhaft zu verankern. Je nach personellen und finanziellen Ressourcen sowie nach individueller Motivationslage ist abzuwägen ob die Zertifizierung des Umweltmanagementsystems für die gesamte Hochschule innerhalb eines Jahres angestrebt werden kann oder ob es sinnvoller ist in kleineren Etappen einzusteigen, gewisse Grundstrukturen zu legen und das System langfristig im Rahmen der individuellen Möglichkeiten vor Ort aufzubauen. Egal welche Variante gewählt wird, eine effiziente Projektorganisation und die gelungene Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Studierenden sind Voraussetzungen einer dauerhaft erfolgreichen Einführung eines Umweltmanagementsystems. Im Kapitel 3 dieses Leitfadens werden deshalb zunächst diese grundlegenden Themen erörtert. Kapitel 4 beschreibt dann die Schritte, die zum Aufbau eines Umweltmanagementsystems nach EMAS erforderlich sind. Das Kapitel ist so strukturiert, dass die einzelnen Schritte in der beschriebenen Reihenfolge abgearbeitet werden können und Sie am Ende ein Umweltmanagementsystem nach EMAS für die gesamte Hochschule oder für einzelne Einheiten eingeführt haben. Entscheidet sich eine Hochschule, mit ausgewählten Umweltaspekten und - themen (z.b. Energie oder Abfall) einzusteigen, können diese anhand einzelner Abschnitte des Kapitels 4 (insbesondere Kapitel 4.1.4, 4.3 und 4.4.5) auch separat angegangen werden. Die einzelnen Arbeitsschritte werden soweit sinnvoll und möglich jeweils nach demselben System vorgestellt: Unter der Überschrift Begriff werden die formalen Bezeichnungen der Verordnung erläutert. Unter Ziele und Anforderungen ist dargelegt, welchen Beitrag das jeweilige Element zum Umweltmanagement leistet und wie es aus formaler Sicht auszugestalten ist. Wie die Anforderungen in die Praxis umzusetzen sind, beschreibt die Rubrik Vorgehensweise. Hier werden anhand von praktischen Beispielen die einzelnen Arbeitsschritte veranschaulicht. Sie beziehen sich auf Hochschulen, die EMAS bereits umgesetzt haben oder sich momentan mit dem Aufbau eines Umweltmanagementsystems beschäftigen.

8 Kapitel 1: Zielsetzung und Verwendung des Leitfadens 2 Tipps weisen auf Stolpersteine hin oder stellen Best-Practice-Beispiele vor, deren Kenntnis für die Implementierung der einzelnen Elemente nützlich sein kann. Eine praktische Unterstützung bei der Umsetzung der einzelnen Arbeitsschritte bieten Arbeitshilfen. Sie sind allgemein gehalten und müssen zum Teil bei Verwendung auf die jeweilige hochschulspezifische Situation angepasst werden. Folgende Arbeitshilfen werden als download angeboten: Musterhandbuch Seminararbeitsthemen für Studierende Musterkontenrahmen mit Datenerfassungsblättern Heizwerte und Emissionsfaktoren Das Musterhandbuch dient als roter Faden für den Aufbau des Umweltmanagementsystems. Teilweise sind in den Kapiteln des Musterhandbuches bereits beispielhafte Textpassagen eingefügt. Diese sollten bei Bedarf überarbeitet und auf die spezifischen Verhältnisse angepasst werden. In den Kapiteln dieses Leitfadens wird auf die entsprechenden Kapitel des Handbuches verwiesen. So können Sie die einzelnen Arbeitsschritte parallel zur Erarbeitung des Umweltmanagementsystems strukturiert dokumentieren. Anwender, die über die Informationen in diesem Leitfaden hinaus methodisch interessiert sind oder weitere Hilfestellung benötigen, finden zu einigen Themenblöcken Literaturhinweise und Internetadressen. Diese Adressen enthalten weitere Beispiele, Tipps und Arbeitshilfen anderer Hochschulen. Somit können Sie zu einzelnen Themen schnell weitergehende Informationen abrufen. Zum besseren Verständnis dieses Leitfadens sei angemerkt, dass die Bezeichnungen Öko- Audit und EMAS die gleiche Bedeutung haben und synonym verwendet werden. Der Leitfaden steht Ihnen im Internet mit allen Arbeitshilfen zur Verfügung unter:

9 Kapitel 2: Einleitung 3 2 EINLEITUNG 2.1 Warum Umweltschutz an Hochschulen? Umweltsituation Zur Wahrung der natürlichen Lebensgrundlagen sind alle gesellschaftlichen Gruppierungen und Organisationen aufgefordert, ihren Beitrag zur Erhaltung und Verbesserung des Umweltzustandes zu leisten. Um das Ziel einer dauerhaft umweltgerechten Entwicklung zu erreichen, muss Umweltschutz integraler Bestandteil der alltäglichen Entscheidungen werden. Mit Umweltmanagementsystemen steht allen Organisationen ein adäquates Instrument zur Verfügung, ihre Tätigkeiten auf Umweltauswirkungen zu analysieren und zielgerichtet Schritt für Schritt zu verbessern Rolle der Hochschulen Mit deutschlandweit ca. 2,6 Millionen lernenden, lehrenden, forschenden und arbeitenden Menschen bilden Hochschulen einen enormen Know-how-Pool. Die Hochschulen können sowohl kurzfristig durch eigenes Handeln als auch langfristig durch entsprechende Ausbildung und Forschung zur Erhaltung der natürlichen Lebensgrundlagen und somit zu einer nachhaltigen Entwicklung beitragen. Die langfristigen Auswirkungen sind dabei in allen Lebensbereichen, in denen Hochschulabgängerinnen und -abgänger später tätig werden, zu erwarten. Die Einrichtung von Umweltmanagementsystemen an Hochschulen kann diese Effekte fördern, indem einerseits durch ein internes Hochschulmanagement die Umweltbelastung reduziert wird, andererseits durch praktische Einbeziehung der Studierenden und durch Forschungs- und Entwicklungsarbeiten die Grundlage für einen erheblichen Multiplikatoreffekt gelegt wird. Auch sind Hochschulen im besonderen Maß dazu aufgerufen, dem Vorbildanspruch staatlicher Einrichtungen gerecht zu werden. 2.2 Was ist Umweltmanagement? Umweltmanagement Umweltmanagement umfasst die Planung, Steuerung, Überwachung und Verbesserung aller Maßnahmen und Abläufe einer Organisation zum Thema Umweltschutz sowie die umweltorientierte Organisations- und Mitarbeiterführung. Im Grunde betreibt jede Organisation bereits Umweltmanagement: Es wird Energie und Wasser bezogen, Abfall entsorgt, mit Materialien und Stoffen hantiert oder Dienstreisen durchgeführt. Diese Tätigkeiten werden mit einem Umweltmanagementsystem systematisch betrachtet und verbessert. Im ersten Schritt werden bereits bestehende Strukturen und Abläufe analysiert und das Verbesserungspotenzial herausgearbeitet. Die verbesserten Abläufe werden beim Aufbau eines Umweltmanagementsystems festgelegt und dokumentiert. Durch

10 Kapitel 2: Einleitung 4 ein stetiges Hinterfragen des Bestehenden und das Setzen neuer Ziele wird die Umweltleistung kontinuierlich verbessert. In Deutschland existieren seit Mitte der 90er Jahre zwei anerkannte normierte Umweltmanagementsysteme. Einerseits die europäische EMAS-Verordnung (Öko-Audit), andererseits die internationale privatwirtschaftliche Norm DIN EN ISO Folgende Tabelle skizziert die wesentlichen Unterschiede der beiden Systeme EMAS ISO europäische Verordnung, die freiwillig angewendet werden kann Hoheitliches Prüfsystem Werbung mit EMAS-Logo möglich weltweite Norm, die freiwillig angewendet werden kann Privatwirtschaftliches Prüfsystem Kein Logo vorhanden Anforderungen an den Aufbau des Umweltmanagementsystems sind nahezu identisch, da EMAS die Anforderungen der ISO übernommen hat Neben diesen Anforderungen hat EMAS in folgenden Bereichen einen größeren Anspruch: Kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung Einhaltung der Rechtsvorschriften Verstärkte Mitarbeiterbeteiligung Erstellung einer Umwelterklärung ist Pflicht Umwelterklärung nicht vorgeschrieben Tabelle 1: Vergleich EMAS und ISO Im Rahmen der praktischen Einführung beider Systeme sind die Unterschiede sehr gering, zumal die Anforderungen von ISO komplett Bestandteil von EMAS sind. D.h. wer EMAS einführt hat automatisch die Voraussetzung für eine ISO Zertifizierung geschaffen. Der wohl größte Unterschied in der Praxis besteht darin, dass bei der Einführung von EMAS eine Umwelterklärung (Umweltbericht an alle interessierten Kreise) erstellt und veröffentlicht werden muss. Durch die Umwelterklärung wird die Öffentlichkeit über die Umweltleistung der Organisation informiert. Dies trägt zur Transparenz und damit zur Glaubwürdigkeit des Systems bei. Alle EU Mitgliedsländer sind von der europäischen Kommission aufgefordert Umweltmanagement nach EMAS in der Öffentlichkeit bekannter zu machen und für deren breite Anwendung zu sorgen. Deshalb muss es für eine Hochschule eine Selbstverständlichkeit sein das anspruchsvollere EMAS-System anzustreben.

11 Kapitel 2: Einleitung Umweltmanagement nach EMAS Die Teilnahme an EMAS erfolgt auf freiwilliger Basis. Organisationen, die ihr System extern zertifizieren lassen und das EMAS-Logo nutzen möchten, müssen jedoch gewisse Vorgaben und Regelungen einhalten. 1 Umweltprüfung (einmalig) Organisation Umweltaspekte Umwelt recht 5 Beginn des folgenden Zyklus Umweltbetriebsprüfung 7 6 Umwelterklärung Externe Begutachtung 2 Umweltpolitik/-leitlinien Kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung 4 Ausbau des Umweltmanagementsystem Umweltmanagements auf Grundlage der Umweltprüfung Organisation u. Verantwortlichkeiten Schulung / Einbeziehung d. Mitarbeiter 3 Umweltprogramm Organisation 8 Registrierung Externe Kommunikation Dokumentation Abläufe/ Kontrolle / Notfallvorsorge Abbildung 1: Bausteine und Ablauf von EMAS Ausgangspunkt bei der erstmaligen Einführung von EMAS ist die Durchführung einer Umweltprüfung. Mit dieser Prüfung wird das Umweltverhalten der Organisation analysiert. Ausgehend von den Tätigkeiten, Produkten oder Dienstleistungen der Organisation werden Umweltaspekte ermittelt, welche zu Umweltauswirkungen führen. Es wird zudem geprüft, ob die Organisation alle für sie relevanten Rechts- und Verwaltungsvorschriften einhält sowie die vorhandene umweltbezogene Organisationsstruktur festgehalten. Die Ergebnisse der Umweltprüfung werden bewertet. Daraufhin werden die wesentlichen Umweltaspekte ermittelt sowie Schwachstellen und Handlungsbedarf aufgezeigt. Parallel oder im Anschluss an die Umweltprüfung sind Umweltleitlinien zu formulieren. Dabei handelt es sich um umweltbezogene Gesamtziele und Handlungsgrundsätze. Sie zeigen auf, welche Ziele die Organisationsleitung mit der Teilnahme an EMAS verfolgt. Die Umweltleitlinien bilden demnach den Rahmen, um die konkreten Umweltziele festlegen zu können. Die Ziele orientieren sich an den wesentlichen Umweltaspekten und den Schwachstellen, die in der Umweltprüfung identifiziert wurden. Im Umweltprogramm werden den einzelnen Zielen konkrete Maßnahmen, (finanzielle) Mittel für deren Umsetzung, Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben zugeordnet. Mit der Umsetzung des Umweltprogramms wird das Ziel von EMAS, die Verbesserung der Umweltleistung der Organisation, erreicht.

12 Kapitel 2: Einleitung 6 Um Umweltleitlinien und Umweltprogramm realisieren zu können, muss die Organisation ein funktionierendes Umweltmanagementsystem aufbauen. Die wesentlichen Elemente dazu sind eine umweltbezogene Organisationsstruktur, Verantwortlichkeiten, Abläufe und Verhaltensweisen sowie deren Kontrolle und Dokumentation. Die Umweltbetriebsprüfung ist das interne Controllinginstrument, mit dem die Organisation die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems überprüft. Sie kontrolliert zum einen, ob das Umweltmanagementsystem mit den eigenen Umweltleitlinien und dem Umweltprogramm vereinbar ist, zum anderen ob alle relevanten Umweltvorschriften eingehalten werden. Die Umweltbetriebsprüfung wird spätestens alle drei Jahre von einem internen oder externen Umweltbetriebsprüfer durchgeführt. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse und Schlussfolgerungen dienen als Grundlage für die Anpassung der Umweltleitlinien, des Umweltprogramms und des Umweltmanagementsystems. Die Erstellung einer Umwelterklärung ist der letzte Schritt vor der erstmaligen Begutachtung. Die Umwelterklärung richtet sich vor allem an die Öffentlichkeit, dient aber auch zur Information der eigenen Beschäftigten und bei Hochschulen auch der interessierten Studentinnen und Studenten. Sie soll in knapper und verständlicher Form alle wesentlichen Umweltfragen im Zusammenhang mit den Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen der Organisation darstellen. Bevor die Umwelterklärung veröffentlicht werden kann, muss in einer externen Begutachtung geprüft werden, ob sämtliche Vorschriften von EMAS eingehalten werden. Außerdem gilt es, stichpunktartig die Zuverlässigkeit der Daten und Informationen der Umwelterklärung zu kontrollieren. Die Begutachtung wird durch einen externen, unabhängigen Gutachter vollzogen. Liegen keine Beanstandungen vor, kann sich die Organisation bei der zuständigen Stelle in das Standortregister eintragen lassen (Registrierung) und das EMAS-Logo verwenden. Internetadressen Registrierte Organisationen in Deutschland: Registrierte Organisationen in anderen europäischen Ländern: Nutzen eines Umweltmanagements für Hochschulen Mit dem Aufbau eines Umweltmanagementsystems werden Strukturen zur kontinuierlichen Reduzierung der negativen Umweltauswirkungen (Abfall, Abwasser, Emissionen etc.) geschaffen. Damit geht erfahrungsgemäß ein effizienterer Einsatz von Material, Wasser und Energie einher, durch den häufig deutliche Kostensenkungen realisiert werden. Neben der Ermittlung von Kostensenkungspotenzialen sprechen die folgenden Gründe für den Aufbau eines Umweltmanagementsystems an Hochschulen: die Hochschule verbessert ihre Umweltleistung und schont Ressourcen langfristig Verbräuche werden transparenter (Stoff- und Energieflüsse)

13 Kapitel 2: Einleitung 7 Kommunikation, Kooperation und aufgabenbezogene Teamarbeit werden verbessert, dadurch werden die Abläufe effizienter und flexibler Verantwortungsstrukturen für umweltrechtliche Aufgaben werden klarer, damit beugt die Hochschule Haftungsrisiken vor interne Diskussionsprozesse werden verbessert die Hochschule nimmt ihre Vorbildfunktion für die Gesellschaft (Unternehmen, öffentliche Institutionen, Bürger etc.) wahr Studentinnen und Studenten wenden ihr theoretisches Wissen praktisch an Die Hochschule kann für die Realisierung des Umweltmanagementsystems das kreative Potential und die hohe Motivation der Studentinnen und Studenten nutzen Seminare, studentische Initiativen u.ä. können für den Aufbau und die Fortführung des Umweltmanagementsystems genutzt werden die Hochschulabgängerinnen und abgänger nehmen ihre Erfahrung mit in ihr späteres Berufsleben; sie werden zu Multiplikatoren in allen gesellschaftlichen Bereichen der vorbildliche Einsatz im Umweltschutz kann Kriterium bei der Wahl des Studienortes neuer Studentinnen und Studenten sein Beispiel An deutschen Universitäten fallen im Durchschnitt Kosten für Energie, Wasser und Abfall im siebenstelligen Eurobereich an. Erste Erfahrungen haben gezeigt, dass durch die Einführung eines Umweltmanagementsystems ohne Schwierigkeiten 10 Prozent dieser Kosten (also mehr als Euro) eingespart werden können. Für das Hauptgebäude der Ludwig-Maximilians-Universität in München konnten im ersten Jahr KWh Strom, m 3 Abwasser und 900 m 3 Wasser eingespart sowie 150 m 3 Abfall reduziert werden. Dadurch spart die Universität allein für das Hauptgebäude jährlich rund Euro ein.

14 Kapitel 3: Projektorganisation 8 3 PROJEKTORGANISATION Soll ein Umweltmanagementsystem an einer Hochschule erfolgreich angegangen werden, sind einige Vorüberlegungen bezüglich der Einstiegsvariante und der organisatorischen Strukturen unbedingt erforderlich. Die zeitlichen Ressourcen und die Motivation der Beschäftigten sind die wesentlichen Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt. Folgende Aspekte sind bei der Projektorganisation zu beachten: Projektinformation und Klärung des Projektumfangs Festlegung der Projektstruktur Festlegung des Projektablaufs 3.1 Projektinformation und Klärung des Projektumfangs Die geplante Einführung des Umweltmanagementsystems sollte bei einer Informationsveranstaltung bekannt gegeben werden. Dazu sollten Vertreter aller Fakultäten und Einrichtungen sowie der Zentralverwaltung (Zentraler Einkauf, Technischer Dienst, Personalrat), aber auch am Hochschulstandort tätige Dritte wie die Betreiber von Mensa und Cafeteria oder Copy-Shops eingeladen werden.. An dieser Veranstaltung sollten zusätzlich alle bereits bestehende Umweltverantwortlichen, -gremien und -initiativen (auch studentischer Art wie Studentenwerk und Allgemeiner Studentenausschuss) teilnehmen. Auf der Informationsveranstaltung wird EMAS sowie die Ziele und der Nutzen des Systems für die Hochschule vorgestellt und das Interesse einer aktiven Beteiligung der Teilnehmer abgefragt. Je nach Bereitschaft zur Mitarbeit kann anschließend der Umfang des Projekteinstiegs und eine der folgenden Einstiegsvarianten festgelegt werden. Einbeziehung aller Standorte und Einrichtungen der Hochschule unter Berücksichtigung aller Umweltaspekte (komplette Hochschule) Konzentration auf das Campusgelände (Hauptstandort) mit allen ansässigen Einrichtungen unter Berücksichtigung aller Umweltaspekte Konzentration auf das Campusgelände mit besonderem Schwerpunkt auf besonders motivierte Einrichtungen unter Berücksichtigung aller Umweltaspekte Konzentration auf die Zentralverwaltung ohne explizite Beteiligung der Einrichtungen unter Berücksichtigung aller Umweltaspekte Alle vorherigen Varianten können auch nur unter der Berücksichtigung ausgewählter Umweltaspekte wie z.b. Energie und Wasser, Abfall, Gefahrstoffe, Verkehr oder Beschaffung angegangen werden. Energie, Wasser und Abfall sind besonders lohnenswerte Themen, da hier in der Regel die größten Kosteneinsparpotenziale liegen.

15 Kapitel 3: Projektorganisation 9 Tipp Falls an Ihrer Hochschule die personellen Ressourcen und die Bereitschaft zur Mitwirkung gering sein sollten empfiehlt es sich, EMAS zunächst an einem Standort oder Gebäude anzugehen, um erste Erfahrungen in einem überschaubaren Rahmen zu machen. Das System kann dann nach und nach um weitere Standorte oder Gebäude ergänzt werden. Oder Sie können anstatt einer vollständigen Umweltprüfung auch nur ausgewählte Umweltaspekte analysieren und optimieren. Der Weg zu EMAS wird zwar zeitlich länger, aber Sie können mit dieser Variante einen überschaubaren Einstieg in einen systematischen und wirkungsvollen Umweltschutz an Ihrer Hochschule legen. Die nachfolgenden Projektstrukturen sollten auch in diesem Fall in modifizierter Form beachtet werden. 3.2 Festlegung der Projektstruktur Sind die Rahmenbedingungen geklärt, so muss eine Projektorganisationsstruktur entworfen werden, die für die Einführung von EMAS eine stabile Grundlage schafft. Folgende Strukturelemente sind zu beachten: Oberste Leitung Beauftragter der obersten Leitung EMAS-Koordinator(en) EMAS-Arbeitsgruppe Thementeams (optional) Beschäftigte und Studierende Oberste Leitung Für die Einführung und spätere Aufrechterhaltung eines Managementsystems ist die Begleitung durch die oberste Leitung, bestehend aus dem Rektor bzw. Präsidenten, den Prorektoren und dem Kanzler einer Hochschule unabdingbar. Erst dadurch wird die notwendige Akzeptanz des Projekts ermöglicht. Die oberste Leitung setzt einen Beauftragten ein, der die Verantwortung für die Einführung von EMAS und die spätere Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems trägt. Aufgaben der obersten Leitung im Rahmen der EMAS-Einführung sind:

16 Kapitel 3: Projektorganisation 10 Bereitstellung der benötigten Mittel sowohl finanzieller als auch personeller Art im Rahmen der vorhandenen Ressourcen Verabschiedung der Umweltleitlinien Verabschiedung des Umweltprogramms Freigabe der im Umweltmanagementhandbuch festgelegten Strukturen und Regelungen Bewertung des Umweltmanagementsystems im Anschluss an die Umweltbetriebsprüfung Freigabe der Umwelterklärung Bestellung der bzw. des EMAS-Beauftragten Beauftragter der obersten Leitung Der EMAS-Beauftragten ist gegenüber der obersten Leitung verantwortlich für den Aufbau, Erhalt und Ausbau des Umweltmanagementsystems. Sinnvoll ist daher, den Kanzler als EMAS-Beauftragten einzusetzen. Er berichtet der obersten Leitung regelmäßig über den Fortschritt der Umweltleistung und des Managementsystem. Der EMAS-Beauftragten kann das Umweltmanagementsystem nicht alleine aufbauen und aufrechterhalten. Deshalb sind möglichst viele Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten auf weitere Personen zu verteilen. Ziel ist, alle Ebenen und Bereiche der Hochschule in das Umweltmanagementsystem zu integrieren. Beispiel Bei der FH Landshut waren die treibenden Motoren der Kanzler und der technische Leiter. Sie wurden von einem externen Berater unterstützt. Durch die aktive Mitarbeit des Kanzlers wurde die Wichtigkeit des Projekts unterstrichen und so potenzielle Widerstände früh minimiert. Der technische Leiter verband das externe Know-how des Beraters mit den internen Kenntnissen über umweltrelevante Betriebsabläufe. Auf diese Weise konnte von Beginn an eine pragmatische und effiziente Umsetzung des Umweltmanagementsystems nach EMAS sichergestellt werden. Falls der EMAS-Beauftragte das System nicht selbst koordiniert (was sich jedoch in der Regel empfiehlt), wird er bei der Erfüllung seiner Aufgaben von dem/den EMAS-Koordinator/en unterstützt EMAS-Koordinator/en Auf der operativen Ebene des Projekts nimmt der (die) EMAS-Koordinator(en) eine zentrale Funktion ein. Wird die Funktion auf mehrere Personen verteilt, sollte sowohl der technische Bereich der Verwaltung als auch der wissenschaftlicher Bereich eingebunden werden. So kann das gesamte an der Hochschule vorhandene Know-how genutzt werden.

17 Kapitel 3: Projektorganisation 11 Der Koordinator organisiert und koordiniert die verschiedenen Einzelaktivitäten, die zur Umsetzung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung von EMAS notwendig sind. Keinesfalls ist er für die Implementierung allein verantwortlich. Vielmehr sollte der EMAS-Koordinator die Funktion eines Betreuers übernehmen, der notwendige Aufgaben auf weitere Mitarbeitende oder Studierende verteilen kann. Die Funktion des EMAS-Koordinators ist erfahrungsgemäß mit dem größten personellen Zeitaufwand verbunden. Im Geschäftsverteilungsplan sollte dies berücksichtigt werden. Folgende Themen können zu den Aufgaben des EMAS- Koordinators gehören: Projektorganisation und -koordination Zusammenführung der einzelnen Umsetzungsergebnisse Leitung der EMAS AG Regelmäßige Prüfung der Umweltaspekte und Umweltauswirkungen der Hochschule Aufstellen einer jährlichen Umweltbilanz Aufbau, Fortführung und Kontrolle des Umweltprogramms Planung der Umweltbetriebsprüfung Regelmäßige Berichterstattung an den EMAS-Beauftragten und die oberste Leitung Erstellung und Aktualisierung des Umweltmanagementhandbuchs Aufbau und Pflege des Rechtsverzeichnisses Regelmäßige Information der Beschäftigten und Studierenden Beispiel An der Universität Augsburg sind zwei EMAS-Koordinatoren vorgesehen. Der erste Koordinator aus dem Bereich Zentralverwaltung (Leiter Abteilung V Bau und Technik ) soll sich schwerpunktmäßig mit den direkten Umweltaspekten aber auch indirekten Umweltaspekten der Zentralverwaltung beschäftigen. Der zweite Koordinator aus dem wissenschaftlichen Bereich der Universität (einem Lehrstuhl der sich u.a. mit dem Thema Umweltmanagement beschäftigt) soll die Umweltaspekte, die sich aus Forschung und Lehre ergeben, koordinieren EMAS-Arbeitsgruppe Um EMAS einzuführen und aufrechtzuerhalten, bedarf es einer Arbeitsgruppe. Sie verhindert, dass einzelne durch Tätigkeiten für das Umweltmanagementsystem unangemessen belastet werden. Die Arbeitsgruppe stellt das zentrale Arbeitsorgan und die Diskussionsplattform für sämtliche das Umweltmanagement betreffenden Themen dar. Sie unterstützt den Koordinator durch vielfältige Tätigkeiten.

18 Kapitel 3: Projektorganisation 12 Die Mitglieder der EMAS-Arbeitsgruppe übernehmen die Datenerhebung für die betriebliche Umweltbilanz erarbeiten Ziele und Maßnahmen für das Umweltprogramm bereiten umweltrelevante Entscheidungen vor fungieren als Multiplikatoren zur Information der Beschäftigten und Studierenden ihrer Bereiche und tragen deren Anregungen in den AG-Sitzungen vor er- und überarbeiten die Ablaufbeschreibungen der umweltrelevanten Tätigkeiten kontrollieren die Umsetzung von Maßnahmen in ihrem Bereich helfen bei der Erstellung der Umwelterklärung Die Mitglieder der EMAS-Arbeitsgruppe sollten je nach gewählter Einstiegsvariante aus verschiedenen Einrichtungen und Fakultäten der Hochschule stammen. Dadurch bringen sie einerseits vielfältiges Fachwissen und Erfahrungen mit ein und stellen andererseits die Integration der Einrichtungen und Fakultäten in das Umweltmanagementsystem sicher.. Für ihre Berufung gilt das Prinzip der Freiwilligkeit. Die Leitung muss sicherstellen, dass die Mitglieder ausreichenden Freiraum für ihre Tätigkeit in der Arbeitsgruppe haben Thementeams (optional) In Hochschulen, die freiwillige Mitarbeit fördern, können bei Bedarf Thementeams zur Unterstützung des EMAS-Arbeitsgruppe gebildet werden. Diese Teams bearbeiten bestimmte Einzelthemen, zum Beispiel Energie, Abfall, Verkehr, Beschaffung, Gefahrstoffe etc. und stellen ihre Ergebnisse der Arbeitsgruppe zur Verfügung. Einem Thementeam sollten nicht mehr als zwei bis vier Personen angehören. Idealerweise setzen sich die Thementeams aus Beschäftigten zusammen, die von der jeweiligen Themenstellung in besonderer Weise betroffen sind. In diesen Teams können auch Studierende mitarbeiten, z.b. im Rahmen von Seminar- oder Diplomarbeiten Einbeziehung der Beschäftigten und Studierenden EMAS verlangt explizit eine Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beim Aufbau und der Weiterentwicklung des Umweltmanagementsystems. Die Einbeziehung der Beschäftigten und Studierenden ist ein zentraler Erfolgsfaktor eines innovativen Umweltmanagementsystems. Aus einer Reihe von Gründen ist die Einbeziehung der Beschäftigten und Studierenden beim Aufbau von EMAS sinnvoll: Es kann ein größeres Erfahrungspotenzial genutzt werden. Die Mitarbeit von Personen aus verschiedenen Bereichen und Arbeitsgebieten ermöglicht einen besseren Zugang zu den Daten und den Abläufen in der Hochschule. Spezielles Fachwissen kann genutzt werden, das andernfalls verborgen bliebe.

19 Kapitel 3: Projektorganisation 13 Die Förderung einer projektbezogenen Arbeitsweise wirkt sich positiv auf die Motivation der Beschäftigten aus. Durch die Beteiligung der Beschäftigten und Studierenden wird der Eindruck dirigistischer Entscheidungen vermieden und somit letztendlich die Akzeptanz des gesamten Systems verbessert. Widerstände gegen das Umweltmanagementsystem können frühzeitig erkannt und berücksichtigt werden. Die Einbeziehung der Beschäftigten sollte bereits in der Projektstruktur deutlich erkennbar sein. Die EMAS-Arbeitsgruppe sowie eventuell zu besetzende Thementeams bieten den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Studierenden vielfältige Möglichkeiten, sich aktiv an der Umsetzung von EMAS zu beteiligen. Über diese organisatorischen Maßnahmen ist zumindest ein Teil der Beschäftigten und Studierenden direkt an der Einführung und Umsetzung von EMAS beteiligt. Aber auch die übrigen Beschäftigten und Studierenden sollten regelmäßig informiert werden. Nicht zuletzt, weil immer wieder das Detailwissen einzelner Mitarbeiter zurück gegriffen werden muss. So macht es Sinn, möglichst zu Projektbeginn und auch in regelmäßigen Abständen alle Beschäftigten über das EMAS-Projekt zu informieren und den Zweck eines Umweltmanagementsystems zu erläutern. Neben der bereits erwähnten Informationsveranstaltung bieten sich folgende Möglichkeiten an, einen größeren Kreis der Beschäftigten und Studierenden anzusprechen: Rundschreiben per Information über die Homepage der Hochschule Dienstbesprechungen Aushänge Universitäts-Zeitung Einbeziehung von Studierenden über Seminar- und Diplomarbeiten Beispiel An der Universität Augsburg wurden Studierende im Rahmen des Seminars Betriebliches Umweltmanagement in der Praxis über Seminararbeiten in die Umweltprüfung und Konzeption des Umweltmanagementsystems einbezogen. So wurde einerseits Umweltmanagement-Know-how vermittelt und andererseits die Verwaltung beim Aufbau des Systems entlastet.

20 Kapitel 3: Projektorganisation 14 Tipp Die bislang gemachten Erfahrungen lassen folgende Schlussfolgerung zu: das Umweltmanagementsystem derjenigen Hochschulen, die das Thema unter Beteiligung möglichst vieler Mitarbeitenden und Studierenden angehen, ist wesentlich erfolgreicher, als das von Hochschulen, bei denen der Systemaufbau mehr oder weniger auf den Schultern einer Person ruht. Das bedeutet: Je stärker die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Studierenden in die Entwicklung des Umweltmanagementsystems eingebunden sind, desto höher wird die zu erwartende Umweltentlastung ausfallen. Beispiel Abbildung 2: Geplante EMAS Organisationsstruktur der Universität Augsburg

21 Kapitel 3: Projektorganisation 15 Beispiel Abbildung 3: Organisation des Umweltschutzes an der Universität Bielefeld Arbeitshilfen Musterhandbuch Kapitel 3.5 Internetadressen Umweltorganisation Uni Paderborn Personal/Organisation.htm Umweltorganisation TU Dresden, Kapitel 2 Umwelthandbuch Literaturhinweise EU-Kommission, Leitfaden für die Arbeitnehmerbeteiligung im Rahmen von EMAS;

22 Kapitel 3: Projektorganisation Festlegung des Projektablaufs Der Entwurf von internen Personal- und Projektorganisationsstrukturen bildet bereits den ersten Schritt bei der Projektplanung. Ergänzend müssen konkrete Ziele für das Projekt formuliert, ein Zeitplan aufgestellt und die hochschulinterne Kapazitätsplanung berücksichtigt werden. Der Arbeitsaufwand zur Einführung von EMAS kann vorab nur grob eingeschätzt werden und hängt wesentlich von der gewählten Einstiegsvariante ab. Der Aufwand ist umso geringer, je mehr es gelingt, Aufgaben in die bestehenden Arbeitsabläufe und vorhandenen Strukturen einzubinden und die Arbeit innerhalb der EMAS-Arbeitsgruppe aufgeteilt wird. Die Zeitplanung kann entlang der in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte zur Umsetzung von EMAS erfolgen. Dabei sind Kapazitätsengpässe wie z.b. Prüfungszeiten oder Semesterferien sowie besondere Belastungen durch andere Arbeiten zu beachten. Nach Schätzungen bereits mit dem Thema beschäftigter Hochschulen kann der Arbeitsaufwand zur Einführung von EMAS für den Koordinator bis zu zwei Tage pro Woche über den Zeitraum von ca. einem Jahr betragen. Dieser Aufwand reduziert sich nach der externen Begutachtung des Systems erheblich. Wird eine Validierung angestrebt, so sollten die Arbeitsgruppentreffen alle zwei bis vier Wochen stattfinden, um eine zügige Umsetzung zu gewährleisten. Die erste Runde (Sitzungstage 1 bis 5) dient der Durchführung der ersten Umweltprüfung. Folgende Schwerpunkte sind diesen Terminen üblicherweise zugeordnet: Projektorganisation und Tätigkeitsstrukturierung in den teilnehmenden Bereichen Umweltaspekte (Stoff- und Energieflüsse / betriebliche Umweltbilanz und sonstige Umweltaspekte) Vorhandene Umweltorganisationsstrukturen und -abläufe Rechtskonformität Aus- und Bewertung der Umweltprüfung Die drei inhaltlichen Schwerpunkte Ermittlung der Umweltaspekte, Umweltorganisation und Rechtskonformität sollten so aufgearbeitet werden, dass eine fundierte Grundlage zur Systementwicklung vorhanden ist. Die zweite Runde der Arbeitsgruppensitzungen nach Abschluss der Umweltprüfung soll im Wesentlichen zur Entwicklung und Implementierung des Umweltmanagementsystems in der Hochschule führen. Folgende Schwerpunkte sollten die Arbeitsgruppensitzungen 6-10 bestimmen: Formulierung von Umweltleitlinien und Umweltprogramm Planung umweltrelevanter Abläufe Konzeption der erforderlichen Dokumentationen, interne und externe Kommunikation Umweltbetriebsprüfung Umwelterklärung

23 Kapitel 3: Projektorganisation 17 Die einzelnen Arbeitsgruppensitzungen sollten inhaltlich folgendermaßen strukturiert sein: Vorstellung und Diskussion der zu erledigenden Aufgaben der jeweiligen Bearbeiter Vorstellung und Diskussion neuer Bearbeitungsschritte Formulierung und Verteilung konkreter Aufgabenstellungen bis zur nächsten Sitzung

24 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 18 4 SCHRITTE ZUR EINFÜHRUNG VON EMAS Tipp: Ein Umweltmanagementsystem kann nicht eins zu eins von einer Hochschule auf eine andere übertragen werden. Nutzen Sie diesen Leitfaden, das begleitende Muster- Umweltmanagementhandbuch und die vertiefende Internetverlinkung als Grundlage und Ideengeber. Nutzen Sie aber vor allem Ihr kreatives Potenzial, um ein effektives und vor allem effizientes, spezifisch auf Ihre vorhandenen Strukturen angepasstes System zu implementieren. Falls Sie nicht sicher sind, wie weit Sie bei der Umsetzung der inhaltlichen Anforderungen gehen müssen, ist es sehr ratsam, externe Beratung hinzuzuziehen. Damit verhindern Sie einerseits das Verlieren im Detail und andererseits das zu laxe Angehen. 4.1 Durchführung der Umweltprüfung 1 Umweltprüfung (einmalig) Organisation Umweltaspekte Umwelt recht 5 Umweltbetriebsprüfung 7 6 Beginn des folgenden Zyklus Umwelterklärung Externe Begutachtung 2 Umweltpolitik/-leitlinien Kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung 4 Ausbau des Umweltmanagementsystem Umweltmanagements auf Grundlage der Umweltprüfung Organisation u. Verantwortlichkeiten Schulung / Einbeziehung d. Mitarbeiter 3 Umweltprogramm Organisation 8 Registrierung Externe Kommunikation Dokumentation Abläufe/ Kontrolle / Notfallvorsorge Abbildung 4: Umweltprüfung im Rahmen von EMAS

25 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 19 Begriff Im Sinne von EMAS bezeichnet der Ausdruck Umweltprüfung eine anfängliche umfassende Untersuchung der Umweltfragen, der Umweltauswirkungen und der Umweltleistung im Zusammenhang mit den Tätigkeiten der Hochschule. Ziele und Anforderungen Mit der Umweltprüfung führt die Hochschule eine Bestandsaufnahme ihrer Umweltleistung durch. Im Einzelnen dient sie dazu, den umweltrelevanten Ist-Zustand darzustellen, Schwachstellen und Handlungsbedarf aufzuzeigen, Umweltleitlinien sowie Ziele und Maßnahmen des Umweltprogramms zu erarbeiten sowie eine Grundlage für den Aufbau des Umweltmanagementsystems zu bilden, das heißt für die umweltrelevanten Organisationsstrukturen und Abläufe. Als wichtiges Nebenprodukt einer Umweltprüfung wird regelmäßig die veränderte Sichtweise auf die eigene Hochschule genannt. Nicht selten geht dies mit einer verbesserten Transparenz hochschulinterner Abläufe einher. Einen Überblick über die Tätigkeiten, die bei der ersten Umweltprüfung durchzuführen sind, gibt Abbildung Standortbeschreibung und -abgrenzung Beschreibung von Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen Umweltaspekte (betriebliche Umwelt - bilanz und sonstige Umwelt- - aspekte) Umweltorganisation (inkl. der Reaktionen auf frühere Unfälle) Rechts-, Verwaltungsund sonstige Vorschriften Bewertung Soll-Ist Soll-Ist Umweltprüfungsbericht Abbildung 4: Durchführung der Umweltprüfung

26 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 20 Vorgehensweise Zentraler Ausgangspunkt bei der Einführung von EMAS ist die Umweltprüfung. Die inhaltlichen Schwerpunkte Ermittlung der Umweltaspekte, Rechtskonformitätsprüfung und Organisations- bzw. Managementprüfung sollten so aufgearbeitet werden, dass sie eine fundierte Grundlage für die Entwicklung des Umweltmanagementsystems bilden. Deshalb ist es wichtig, dass sowohl die eigene Vorgehensweise als auch die Ergebnisse der Umweltprüfung dokumentiert werden. Die Durchführung der Umweltprüfung erfolgt in sechs Einzelschritten, die in den nächsten Unterkapiteln dargestellt werden: 1. Standortbeschreibung und -abgrenzung 2. Beschreibung von Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen 3. Beschreibung, Erfassung und Bewertung von Umweltaspekten 4. Erfassung und Bewertung bestehender Umweltorganisationsstrukturen 5. Erfassung und Umsetzung von Rechts- und Verwaltungsvorschriften 6. Erstellung eines Umweltprüfungsberichts Standortbeschreibung und -abgrenzung Begriff Als Standort wird nach EMAS das gesamte Gelände an einem geographisch bestimmten Ort, das der Kontrolle einer Organisation untersteht und an dem Tätigkeiten ausgeführt, Produkte hergestellt und Dienstleistungen erbracht werden, einschließlich der gesamten Infrastruktur, aller Ausrüstungen und aller Materialien verstanden. Nach der Verordnung und den Erläuterungen der Kommission kann eine komplette Hochschule oder ein Bereich einer Hochschule oder eine Kombination verschiedener Bereiche an EMAS teilnehmen. Voraussetzung ist, dass der teilnehmende Bereich eigene Funktionen und eine eigene Verwaltung besitzt. In der Regel ist die kleinste in Betracht zu ziehende Einheit der einzelne Standort. Ziele und Anforderungen Die Bereiche und Standorte der Hochschule, in denen das Umweltmanagementsystem aufgebaut wird, müssen abgegrenzt und dargestellt werden. Auch die Aufgaben der Hochschule sind grob zu beschreiben.

27 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 21 Vorgehensweise Hochschulen, deren Fakultäten, Institute und Einrichtungen auf mehrere Standorte verteilt sind, dürfen alle Standorte in die Umweltprüfung und das Umweltmanagementsystem einbeziehen. Sie müssen dann sicherstellen, dass die wesentlichen Umweltauswirkungen eines jeden Standorts eindeutig beschrieben und in der Umwelterklärung der Hochschule erfasst sind. Aber auch Teile einer Hochschule können an EMAS teilnehmen. Es muss jedoch gewährleistet sein, dass diese Teile so weit eigenständig sind, dass sie ein funktionierendes Umweltmanagementsystem aufbauen können. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn der Bereich eigene Funktionen und eine eigene Verwaltung hat. Ist der ausgewählte Bereich zu klein, um an EMAS teilzunehmen, können dennoch einzelne Elemente des Umweltmanagementsystems aufgebaut werden, mit denen die Umwelt entlastet und Kosten eingespart werden. Dazu gehören insbesondere die Umweltprüfung, das Umweltprogramm und die regelmäßige Kontrolle der Ergebnisse. Tipp Weitere Hilfestellung zur Abgrenzung des Standorts beziehungsweise der Hochschule gibt die EMAS-Leitlinie Leitfaden zu Einheiten, die für eine EMAS-Eintragung in Frage kommen. Sofern diese Informationen nicht ausreichend sind, können die für die Eintragung ins Standortregister zuständigen Industrie- und Handelskammern (IHK) um Hilfe gebeten werden. Besonders empfehlenswert ist es auch, die Problematik der Standortabgrenzung frühzeitig mit einem für Hochschulen zugelassenen Umweltgutachter zu besprechen. Für die Beschreibung der Hochschule oder der einzelnen Einrichtung sind folgende Angaben sinnvoll: Zweck der Hochschule oder der Einrichtung Organigramm Rechtliche Abgrenzung Anzahl der Gebäude Alle in einem Gebäude ansässigen Einheiten (evtl. auch Fremdnutzer) Beschreibung besonderer Einrichtungen, zum Beispiel Druckerei, Werkstätten, Mensa oder Labore Adressen der Standorte Flächenangaben pro Standort Anzahl der Beschäftigten und Studierenden Karten und Pläne Luftaufnahme

28 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 22 Tipp Die Abgrenzung und Beschreibung der Hochschule ist Pflichtbestandteil der Umwelterklärung. Achten Sie deshalb bereits zu Projektbeginn auf eine saubere und exakte Darstellung Ihrer Hochschule oder Einheit. Erstens ist dann allen Beteiligten klar, welche Bereiche in die Prüfung einbezogen werden und zweitens haben Sie bereits den ersten Baustein für die Umwelterklärung abgearbeitet. Internetadressen Standortbeschreibung Uni Bremen, S.7 Umwelterklärung Standortbeschreibung Uni Lüneburg, S. 2 Umwelterklärung Arbeitshilfen Musterhandbuch Kapitel 3 Literaturhinweis EU-Kommission, Leitfaden zu Einheiten, die für eine EMAS-Eintragung in Frage kommen; EU-Kommission, Leitfaden zur EMAS-Umwelterklärung; Beschreibung von Tätigkeiten, Produkten und Dienstleistungen Ziele und Anforderungen Ziel des Umweltmanagementsystems ist es, die Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen mit den wesentlichsten Umweltauswirkungen künftig auch unter Berücksichtigung von Umweltgesichtspunkten effizient zu gestalten, um so die Umweltleistung der Hochschule kontinuierlich zu verbessern. Daher müssen die Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen zunächst beschrieben werden. Vorgehensweise Bei der Tätigkeitsbeschreibung ist auf einen geeigneten Abstraktionsgrad zu achten. Es macht keinen Sinn, Tätigkeiten bis zur untersten Ebene des Aufgabengliederungsplans darzustellen. Hilfreich ist eine Ebene, auf der sich den Tätigkeiten Umweltaspekte, Abläufe,

29 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 23 Verantwortlichkeiten und Rechtsvorschriften zuordnen lassen. Die Tätigkeitsbeschreibung selbst sollte in der EMAS-Arbeitsgruppe erarbeitet werden. In der Regel können in der Sitzung der AG den Tätigkeiten gleich Umweltaspekte und Umweltauswirkungen zugeordnet werden (vgl. Kapitel 4.1.3). Es wird empfohlen, die beschriebenen Tätigkeiten in einer Umweltprüfungstabelle festzuhalten. Diese Tabelle lässt sich im Laufe der Umweltprüfung um weitere Spalten, beispielsweise Umweltaspekte, Umweltauswirkungen, Rechtsvorschriften, Organisatorisches oder auch Handlungsbedarf, ergänzen. Beispiel Tätigkeitsbereiche Umweltaspekte Umweltauswirkung Forschung Lehre Bürodienst Dienstreisen Sonderveranstaltungen Grünflächen- und Seebewirtschaftung Druckerei Laborbetrieb etc. Tabelle 2: Beispielhafte Umweltprüfungstabelle Arbeitshilfen Musterhandbuch Kapitel Beschreibung, Erfassung und Bewertung von Umweltaspekten Begriffe Im Sinne von EMAS bezeichnet der Ausdruck Umweltaspekt einen Aspekt von Tätigkeiten, Produkten oder Dienstleistungen einer Organisation, der Auswirkungen auf die Umwelt haben kann. Ein wesentlicher Umweltaspekt ist ein Umweltaspekt, der erhebliche Umweltauswirkungen hat beziehungsweise haben kann. Unter Umweltauswirkung wird nach EMAS jede positive oder negative Veränderung der Umwelt, die ganz oder teilweise aufgrund der Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen einer Organisation eintritt, verstanden.

30 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 24 Beispiel Tätigkeit Umweltaspekt Umweltauswirkung Dienstreisen Ressourcen- Emissionen Abbau knapper Ressourcen /Energieverbrauch - CO 2 Treibhauseffekt - Benzin - SO 2 Klimawandel - Diesel - NO x Lokale Luftverschmutzung - Erdgas Bei den zu erfassenden Umweltaspekten sind sowohl direkte als auch indirekte Aspekte zu betrachten. Direkte Umweltaspekte betreffen Tätigkeiten der Hochschule, deren Abläufe sie kontrolliert, die also direkt von eigenen Beschäftigten (auch Studierenden) und meist am Standort verursacht werden und zu Umweltauswirkungen führen. Darunter fallen nach EMAS (vgl. Anhang VI) zum Beispiel: Emissionen in die Atmosphäre, Einleitungen und Ableitungen in Gewässer, Vermeidung, Verwertung, Wiederverwendung, Verbringung und Entsorgung von festen und anderen Abfällen, insbesondere gefährlichen Abfälle, Nutzung und Verunreinigung von Böden, Nutzung von natürlichen Ressourcen und Rohstoffen (einschließlich Energie), lokale Phänomene (Lärm, Erschütterungen, Gerüche, Staub, ästhetische Beeinträchtigung usw.), Verkehr, Gefahren von Umweltunfällen und von Umweltauswirkungen, die sich aus Vorfällen, Unfällen und potenziellen Notfallsituationen ergeben oder ergeben können sowie Auswirkungen auf die Biodiversität. Indirekte Umweltaspekte betreffen Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen von Hochschulen, die von der Hochschule nicht in vollem Umfang kontrolliert werden können. Die Hochschule übt jedoch einen gewissen Einfluss auf diejenigen aus, die die Umweltaspekte kontrollieren sie kann daher indirekt auf diese Umweltaspekte Einfluss nehmen. Dazu gehören gemäß EMAS beispielsweise: Auswahl und Zusammensetzung von Dienstleistungen und Produkten Verwaltungs- und Planungsentscheidungen Umweltleistung und Umweltverhalten von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten Beschaffungswesen

31 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 25 Bei der Bewertung der indirekten Umweltaspekte muss die Hochschule prüfen, inwiefern sie diese Aspekte beeinflussen kann und welche Maßnahmen zur Verbesserung der Umweltleistung getroffen werden können. Beispiel Direkte Umweltaspekte werden meist am Hochschulstandort von eigenen Mitarbeitenden und Studierenden durch die Nutzung der Infrastruktur verursacht. So z.b. der Energie-, Wasser- und Papierverbrauch oder das Abfallaufkommen. Direkte Umweltaspekte Standort Energie Wasser Materialien. Hochschule Emissionen Abwasser Abfälle. Indirekte Umweltaspekte entstehen z.b. durch die Produkte aus Forschung und Lehre. Werden hierbei Umweltgesichtspunkte berücksichtigt, kann die Hochschule indirekt über Hochschulabgänger oder Forschungsergebnisse auf das Verhalten gesellschaftlicher Akteure einwirken. Indirekte Umweltaspekte Einfluss der Hochschule auf.. Bürger Wirtschaft Standort Hochschule Behörden Ziele und Anforderungen Die Umweltaspekte der betrachteten Einheit sind möglichst umfassend zu ermitteln. Die Arbeitsgruppe muss Kriterien festlegen, anhand derer sie die Erheblichkeit der Umweltauswirkungen beurteilt, die durch die Umweltaspekte verursacht werden. Erst wenn die umweltre-

32 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 26 levanten Aspekte ermittelt sind, können weitere Schritte eingeleitet werden, um diese zu steuern und zu kontrollieren, mit anderen Worten zu managen. Wesentlich bei der Ermittlung von Umweltaspekten ist nicht die strikte Einteilung in direkte oder indirekte Aspekte, sondern dass sämtliche Umweltaspekte aller Tätigkeiten oder Dienstleistungen einer Hochschule identifiziert werden, eine Bewertung über die Bedeutung, also die Wesentlichkeit der Umweltaspekte, stattfindet, und die als wesentlich bewerteten Umweltaspekte im Umweltmanagementsystem berücksichtigt werden. Die selbst zu definierenden Kriterien zur Bestimmung wesentlicher Umweltaspekte müssen umfassend, von neutraler Stelle nachprüfbar und reproduzierbar sein. Sie sollten der Öffentlichkeit auf Anfrage zugänglich gemacht werden. Bei der Festlegung der Kriterien sollte laut EMAS das Folgende berücksichtigt werden: Information über den Umweltzustand, um festzustellen, welche Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen Umweltauswirkungen haben können, vorhandene Daten über den Material- und Energieeinsatz, Ableitungen, Abfälle und Emissionen im Hinblick auf die damit verbundene Umweltgefahr, Standpunkte der interessierten Kreise, rechtlich geregelte Umwelttätigkeiten, Beschaffungstätigkeiten, Design, Entwicklung, Herstellung, Verteilung, Verwendung, Wiederverwendung, stoffliche Verwertung und Entsorgung der Produkte sowie Tätigkeiten mit den erheblichsten Umweltkosten und positive Ergebnisse für die Umwelt. Vorgehensweise Die Erfassung und Bewertung der Umweltaspekte lässt sich in folgende drei Schritte untergliedern: 1. Zuordnung von Umweltaspekten auf Grundlage der Tätigkeitsbeschreibung 2. Erfassung und Bewertung der direkten Umweltaspekte mit Hilfe der betrieblichen Umweltbilanz 3. Beschreibung und Bewertung indirekter Umweltaspekte

33 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS Zuordnung von Umweltaspekten auf Grundlage der Tätigkeitsbeschreibung Die Mitglieder der EMAS AG ordnen in einem ersten Schritt den Tätigkeiten der Hochschule die Umweltaspekte und Umweltauswirkungen zu. Um eine vollständige und anschauliche Zusammenstellung sämtlicher Umweltaspekte zu erhalten, sollten die Ergebnisse in die Umweltprüfungstabelle (vgl. Tabelle 2) eingetragen werden. Sind konkrete Umweltauswirkungen (vgl. Abbildung 5) nicht bekannt, sollte in der entsprechenden Spalte eine allgemeine Zuordnung auf die Umweltbereiche Luft, Boden oder Wasser erfolgen. lokal regional überregional Lärmbelästigung Sommersmog Treibhauseffekt Geruchsbelästigung Ozonabbau Visuelle Störwirkungen Flächenaufheizung (Brandgefahr) Grundwassergefährdung Humantoxizität Flächenzerschneidung Bodeneutrophierung Gewässerverschmutzung Ressourcenverbrauch Wasser Entzug natürlichen Lebensraumes Lärmbelästigung durch Verkehr Ressourcenverbrauch Abbildung 5: Betrachtungsebenen der Umweltauswirkungen (in Anlehnung an Umweltbundesamt 1999) Beispiel Tätigkeitsbereiche Umweltaspekte Umweltauswirkung Forschung Lehre Energie Papier Büromaterial EDV-Ausstattung Spezielle Stoffe (im Laborbereich etc.) Emissionen Abfall Sonderabfälle Ressourcenverbrauch Treibhauseffekt Indirekte Beeinflussung aller Aspekte und Auswirkungen möglich Energie Papier Büromaterial EDV-Ausstattung Emissionen Abfall Ressourcenverbrauch Treibhauseffekt Indirekte Beeinflussung aller Aspekte und Auswirkungen möglich

34 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 28 Bürodienst Verkehr Dienstreisen Besucherverkehr Sonderveranstaltungen (z.b. Festivitäten) Druckerei etc. Energie Papier Büromaterial EDV-Ausstattung Emissionen Abfall Tätigkeitsbereiche Umweltaspekte Umweltauswirkung Ressourcenverbrauch Treibhauseffekt Indirekte Beeinflussung z.b. bei Beschaffung oder Öffentlichkeitsarbeit möglich Kraftstoffverbrauch Emissionen Ressourcenverbrauch, PKW-Fahrten (Dienstfahrzeuge Lärm und Privatfahr- zeuge) Bahnfahrten Flugverkehr Treibhauseffekt, Ozonabbau, Lärmbelästigung Luftverschmutzung Indirekte Beeinflussung Dritter über die Bekanntmachung und Aufforderung zur Nutzung öffentlicher Verkehrsträger möglich Energie Papier Büromaterial Catering Energie Wasserverbrauch Kraftstoffverbrauch Düngung Toner Papier Energie EDV-Ausstattung Büromaterial Schmier- und Zusatzstoffe Emissionen Abfall Emissionen Abfall Abwasser Emissionen Lärmemission Abfall Sonderabfälle Ressourcenverbrauch Lärmbelastung Grünflächen- und Seebewirtschaftung Ressourcenverbrauch Treibhauseffekt Lärmbelästigung Wasser / Gewässerverschmutzung Bodenbelastung Ressourcenverbrauch Treibhauseffekt Lärmbelästigung Tabelle 3: Beispielhafte Umweltprüfungstabelle mit Umweltaspekten und Umweltauswirkungen Internetadressen Beschreibung von Umweltaspekten FH Bremen, Kapitel 4 Umwelterklärung Beschreibung von Umweltaspekten Uni Lüneburg, Kapitel 3 Umwelterklärung Beschreibung von Umweltaspekten Uni Paderborn, Kapitel 5 Umwelterklärung Beschreibung von Umweltaspekten TU Dresden, Kapitel 4 Umwelthandbuch

35 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 29 Arbeitshilfen Musterhandbuch Kap. 3 Literaturhinweise Umweltbundesamt (Hrsg.), Betriebliche Umweltauswirkungen Ihre Erfassung und Bewertung im Rahmen des Umweltmanagements, Erfassung und Bewertung der direkten Umweltaspekte mit Hilfe der betrieblichen Umweltbilanz Eine erste mengen- und wertmäßige Analyse der Stoff- und Energieflüsse dient der Transparenz des Dienstgeschehens der Feststellung von Schwachstellen und Risikopotenzialen der Feststellung von Einsparmöglichkeiten der Ableitung und der Kontrolle von Umweltzielen der Dokumentation des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses als Grundlage für die UmwelterklärungIn der betrieblichen Umweltbilanz werden sämtliche ein- und ausgehenden Stoff- und Energieströme einer Hochschule in einer definierten Bilanzierungsperiode quantitativ erfasst. Dabei werden die eingehenden Stoff- und Energieströme als Input, die ausgehenden als Output bezeichnet. Wie die folgende Abbildung zeigt, basiert die betriebliche Umweltbilanz auf einer Input/Output-orientierten Darstellung der Stoff- und Energieflüsse einer Hochschule. Betriebliche Umweltbilanz nach dem Input-Output-Prinzip Standort INPUT OUTPUT Materie Anlagegüter Umlaufgüter Wasser Luft Energie Energie WiWi Fakultät Phil Fakultät Verwaltung Sportzentrum Kopierstelle Labor Haustechnik etc. Materie Anlagegüter Produkte Abfall Abwasser Abluft Energie Energie Abwärme Abbildung 6: Prinzip der betrieblichen Umweltbilanz

36 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 30 Die Erstellung einer Umweltbilanz sollte in folgenden vier Schritten erfolgen: 1. Systemgrenzen festlegen Nehmen Sie als Systemgrenze die für die Einführung des Umweltmanagementsystems festgelegten Abgrenzungen. 2. Kontenrahmen erstellen Vor der eigentlichen Datenerfassung muss in der Arbeitsgruppe ein Kontenrahmen entwickelt werden. Dieser listet zunächst die von den direkten Umweltaspekten berührten Punkte (Stoffe, Geräte, Energieträger u.a.) systematisch auf. Bei der Aufstellung des Kontenrahmens ist es zunächst nicht wichtig, ob die Daten ermittelbar sind oder nicht. Während der Datenerfassung kommt es in der Regel noch zu Änderungen am Kontenrahmen aufgrund des verbesserten Detailwissens. Sind Daten später nicht oder nur mit hohem Aufwand zu ermitteln, muss abgewogen werden ob einzelne Konten Bestandteil der betrieblichen Umweltbilanz bleiben sollen. Zur Orientierung kann folgender Grundkontenrahmen dienen: Input Output 1. Liegenschaften 1. Liegenschaften 2. Anlagen 2. Anlagen 3. Umlaufgüter 3. Abfälle 4. Wasser 4. Abwasser 5. Energie 5. Emissionen 6. Verkehr Tabelle 4: Grundkontenrahmen der betrieblichen Umweltbilanz Angemerkt sei, dass Liegenschaften und Anlagen nur einen statischen Charakter haben. Sie verbleiben in der Regel längere Zeit in der Hochschule und ihre ökologische Bedeutung liegt vor allem in der Transformation von Umlaufgütern, Wasser und Energie. Umlaufgütern, Wasser und Energie werden wie Abfälle, Emissionen und Abwasser innerhalb eines Jahres dynamisch verbraucht bzw. erzeugt. Der oben abgebildete Grundkontenrahmen sowie der Musterkontenrahmen in den Arbeitshilfen kann von allen Hochschulen übernommen werden. Die weitere Gliederung in Unterkonten muss allerdings hochschulspezifisch erfolgen. Dabei ist auf die individuelle Situation vor Ort einzugehen. Wichtig ist, dass die Unterkonten vor dem Hintergrund der Umweltrelevanz angelegt werden. Hierfür kann die Beantwortung folgender Fragen hilfreich sein: Welche Umlaufgüter werden in großen Mengen verbraucht? Welche Stoffe haben eine toxische Wirkung (Gefahrstoffe)? Wo fallen hohe Kosten an?

37 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 31 Nach der ersten Umweltprüfung und nach der Aufstellung des Umweltprogramms sollte noch einmal kritisch geprüft werden, welche Daten zukünftig weiter erhoben werden, um das Gerüst für die Fortschreibung des ökologischen Kontenrahmens festzulegen. Arbeitshilfe Musterkontenrahmen Excel Vorlage 3. Daten erfassen Ist der Kontenrahmen aufgestellt, erhebt im nächsten Schritt die EMAS-AG die Daten. Weil dieser Teil der Einführung eines Umweltmanagementsystems je nach Datenlage besonders zeitintensiv sein kann, sollte er möglichst gleichmäßig verteilt werden. Im ersten Erhebungsjahr werden unter Umständen nicht alle Konten mit Daten zu belegen sein. Das ist nicht weiter schlimm, weil eine wichtige Funktion der ersten Erhebung das Aufzeigen von Informationslücken ist. Die Lücken können Sie in den Folgejahren nach und nach schließen. Bei der Datenerhebung sind folgende Grundsätze einzuhalten: Grundsatz 1: Die Datenerhebung erfolgt in physikalischen Mengeneinheiten. Es werden folgende Mengenangaben verwendet: für Stoffe Kilogramm (kg), für Energie Kilowattstunde (kwh) und für Flächenangaben Quadratmeter (m 2 ). Sofern diese Mengenangaben zum Beginn der Prüfung nicht vorliegen, kann ersatzweise auf Angaben in Stück, Blatt, Liter etc. zurückgegriffen werden oder mit Schätzwerten gearbeitet werden. In den folgenden Jahren sollten diese jedoch ermittelt werden. Grundsatz 2: Erstrecken Sie die Datenerhebung auf wertmäßige Angaben (Euro). Das ist dann sinnvoll, wenn die ökonomische Relevanz eines Kontos dargestellt werden soll oder aber wenn bei der erstmaligen Erhebung die physikalischen Mengeneinheiten eines Kontos nicht ermittelbar sind. Grundsatz 3: Der Erhebungszeitraum und -zeitpunkt sind rechtzeitig festzulegen. Dabei empfiehlt es sich, Verbrauchsdaten und Flussdaten an das Haushaltsjahr anzulehnen.

38 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 32 Grundsatz 4: Um eine Basis für den Datenvergleich der nächsten Jahre zu schaffen, sollten Mess- und Erhebungsverfahren standardisiert und dokumentiert werden. Dokumentiert werden sollte insbesondere der Bilanzzeitraum, die Herkunft der Daten, die Art der Datenaufbereitung, der Anteil nicht erfasster oder den Bilanzkonten nicht zugeordneter Daten und bei Schätzwerten die Schätzmethodik. Für die Dokumentation der Datenerfassung befindet sich in den Arbeitshilfen ein Datenerfassungsblatt im Anhang des Musterkontenrahmens. Tipp Nutzen Sie vorhandene EDV-Systeme zur Datenermittlung. Werden Daten von Hand im Nachhinein erhoben (z.b. aus Rechnungen oder Lieferscheinen) empfiehlt sich das Anlegen von EDV-basierten Erfassungstabellen für die nächsten Jahre. Tipps zu möglichen Datenquellen (Unterlagen befinden sich in der Regel bei den zuständigen Abteilungen der Zentralverwaltung) Liegenschaften - Amtliche Lage- und Gebäudepläne - Vorliegende Reinigungsflächen Anlagen - Vorhandene Bestandslisten oder -verzeichnisse - Vorhandene Inventarlisten Umlaufgüter - Rechnungen - Lieferscheine - Bestellungen - Mengenanfragen beim Lieferanten - Vorhandenes EDV-basiertes Abrechnungssystem Wasser - Jahresabrechnungen Energie - Jahresabrechnungen

39 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 33 Verkehr - Fahrtenbücher - Reisekostenabrechnungen - EDV-Reisekostenprogramm - Pendelverkehr der Beschäftigten über Fragebogen Abfall - Jahresabrechnungen - Sondermüll oder Aktenvernichtung über Rechnungen - Mengen über Volumen und Anzahl der Tonnen*Leerungsfrequenz Abwasser - Entspricht in der Regel dem bezogenen Stadtwasser - Jahresabrechnungen Emissionen - über Umrechnungsfaktoren aus den Energie- und Verkehrsdaten Arbeitshilfen Musterkontenrahmen mit Datenerfassungsblättern Heizwerte und Emissionsfaktoren Musterhandbuch Kapitel 4 4. Bewertung der Daten Die Bilanzdaten müssen bewertet werden, um die für die Hochschule bedeutsamen Aspekte identifizieren zu können. Den bedeutsamen Aspekten sollten bei der kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung und bei der Formulierung der Umweltziele besondere Aufmerksamkeit zugemessen werden. Deshalb sollte in der Arbeitsgruppe anhand der festgelegten Kriterien zu jeder Bilanzposition eine Einschätzung der Umweltrelevanz und des Handlungsbedarfs vorgenommen werden. EMAS gibt zwar verschiedene Kriterien als Beispiel vor, doch vorwiegend handelt es sich um eine eher pragmatische Vorgehensweise, die auch als verbal-argumentative Bewertungsmethode bezeichnet werden kann. Die in dieser Form erfolgte Bewertung sollte nochmals mit den Vorschlägen von EMAS abgeglichen und im Bericht zur Umweltprüfung, gegebenenfalls auch in der Umwelterklärung, dokumentiert werden. Eine elegante Variante zur verbal-argumentativen Bewertungsmethode stellen ABC- und XYZ-Analysen dar. Hierbei werden die Kriterien pro Umweltaspekt nach Wesentlichkeit gewichtet (siehe Beispiel Universität Dresden). Bewertungskriterien für Hochschulen Informationen über den lokalen und globalen Umweltzustand Erfüllung rechtlicher Anforderungen Potenzial zur Umweltschädigung (z.b. bei Gefahrstoffen)

40 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 34 Auswertung der Umweltbilanzdaten anhand von Umweltkennzahlen Standpunkte interessierter Kreise wie Beschäftigte, Studierende, Anwohner, Wirtschaft, Behörden etc. Orientierung an kommunalen Zielen (z.b. Klimabündnis, städtische Umweltleitlinien oder Nachhaltigkeitsindikatoren) Kosteneinsparpotential Verhältnis von Aufwand und Nutzen Art der Handlungs- oder Einflussmöglichkeit Beispiel Abbildung 7 : Bewertungskriterien nach der ABC-Analyse (Universität Dresden) Internetadressen Kontenrahmen Uni Bremen Input-Output-Bilanz Uni Paderborn wirkungen.htm#input-output%20bilanz% Formblätter zur Ermittlung und Bewertung von Umweltaspekten in Umwelthandbuch Uni Bielefeld Kap. 6 utz/pdf/umwelt/handbuch2005.pdf

41 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 35 Arbeitshilfen Musterhandbuch Kap Beschreibung und Bewertung indirekter Umweltaspekte Die Tätigkeiten an Hochschulen, die indirekt verursachte Umweltauswirkungen mit sich bringen, lassen sich grob in folgende zwei Bereiche einordnen: 1. Tätigkeiten im Verwaltungsbereich - Auswahl und Zusammensetzung von Dienstleistungen - Berücksichtigung des Umweltverhaltens von Unterauftragnehmern und Lieferanten - Beschaffung ökologischer Produkte - Umweltbewusste Planungsentscheidungen (z.b. bei Bau- oder Sanierungsplanung) - Verkehrsvermeidung im Besucherbereich - Umweltrelevante Öffentlichkeitsarbeit 2. Tätigkeiten im Bereich Forschung, Lehre und Weiterbildung - Durchführung umweltrelevanter Forschungsprojekte - Umweltrelevante Veröffentlichungen (auch Diplomarbeiten und Dissertationen) - Integration des Umweltthemas in bestehende Vorlesungen und Seminare - Initiierung von Vorlesungen und Seminaren zu umweltrelevanten Themen (z.b. Umweltmanagement) - Aufbau von umweltbezogenen Forschungs- und Transfereinrichtungen (z.b. Wissenschaftszentrum Umwelt (WZU) an der Universität Augsburg) - Erweiterung der Bibliothek um umweltrelevante Literatur und Medien Beispiel Indirekte Umweltaspekte Produktbezogene Auswirkungen (Wissensvermittlung, Diplom- und Studienarbeiten, Absolventen, Forschungsergebnisse, Publikationen, Informationsmaterial). Auswahl und Gestaltung von Projekten mit externen Partnern. Mittelvergabe Verwaltungs- und Planungsentscheidungen. Umweltauswirkungen der Fachhochschule Bewusstseinsbildung zur Anwendung des vermittelten Fachwissens bei umweltrelevanten Entscheidungen bei Studierenden, Absolventen und sonstigen Personenkreisen Bewusstseinsbildung zur Verwendung von Projektergebnissen bei umweltrelevanten Entscheidungen von externen Partnern. Verwendung der begrenzten Mittel für Neuerungen im Umweltschutz unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Abschätzung der Auswirkungen von heutigen Entscheidungen in die ferne Zukunft durch Einbindung von Umweltgesichtspunkten in die Entscheidungsfindung.

42 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 36 Umweltleistung von Auftragnehmern und Lieferanten. Einholen von Auskünften über den betrieblichen Umweltschutz von Auftragnehmern und Lieferanten. Tabelle 5: Indirekte Umweltaspekte der FH Landshut Eine einfache Vorgehensweise zur Beschreibung und Bewertung der indirekten Umweltaspekte lässt sich in drei Schritte gliedern: 1. Ermittlung und Beschreibung des Umfangs Die in der Umweltprüfungstabelle festgehaltenen indirekten Umweltaspekten sollten qualitativ und/oder quantitativ beschrieben werden (z.b. Anzahl umweltbezogener Vorlesungen oder Forschungsprojekte). In den Bereichen, in denen keine quantitative Beschreibung möglich ist, sollte eine gründliche Beschreibung erfolgen. Hierfür gibt es eine Reihe von Punkten, zu denen Aussagen gemacht werden können: Problemlage, beteiligte Akteure, Verantwortlichkeiten, bestehende Regelungen, Zielen und Maßnahmen, die in den entsprechenden Bereichen bereits durchgeführt worden sind. 2. Analyse von Handlungsmöglichkeiten Im nächsten Schritt wird analysiert, welche Handlungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen, um die indirekten Umweltaspekte zu beeinflussen. 3. Bewertung Sind die indirekten Umweltaspekte beschrieben und analysiert, entscheidet die Arbeitsgruppe, welche im Rahmen des Umweltmanagementsystems berücksichtigt werden. Hierdurch werden die ausgewählten Tätigkeiten dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterworfen. Bei dem Bewertungsvorgang und der anschließenden Dokumentation können sich die Verantwortlichen an der Vorgehensweise zur Bewertung der direkten Umweltaspekte orientieren. Internetadressen Indirekte Umweltaspekte Uni Lüneburg, Kapitel 4 Umwelterklärung

43 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 37 Arbeitshilfe Musterhandbuch Kap. 4 und 7 Literaturhinweise für das Kapitel Umweltaspekte EU Kommission, Leitfaden für die Ermittlung von Umweltaspekten und Bewertung ihrer Wesentlichkeit; Umweltbundesamt (Hrsg.), Betriebliche Umweltauswirkungen Ihre Erfassung und Bewertung im Rahmen des Umweltmanagements, Verein für Umweltmanagement in Banken, Sparkassen und Versicherungen e.v. (VfU) (Hrsg.), Bilanzierungsgrundsätze und -richtlinien für Betriebliche Umweltbilanzen der Finanzdienstleister mit Standardkontenrahmen, Erfassung vorhandener Umweltorganisationsstrukturen Ziele und Anforderungen Bei der ersten Umweltprüfung werden die derzeit bestehenden umweltrelevanten Verfahren untersucht sowie die Reaktionen der Hochschule auf frühere Vorfälle bewertet. Mit der Prüfung soll festgehalten werden, ob und in welcher Form für die Umweltaspekte bereits geregelte Organisationsstrukturen, Verantwortlichkeiten, Verhaltensweisen oder Verfahren existieren. Darüber hinaus wird ermittelt, ob beziehungsweise wie diese Regelungen dokumentiert sind. Vorgehensweise In der Regel existieren vor der ersten Einführung von EMAS keine Strukturen und Verantwortlichkeiten zur Aufrechterhaltung eines Umweltmanagementsystems. Diese Bausteine (Systemelemente) von EMAS müssen erst entwickelt werden. In Bezug auf die ermittelten Umweltaspekte sind aber häufig bereits sehr wohl formelle oder informelle Regelungen vorhanden. Diese gilt es in knapper, schriftlicher Form festzuhalten. Unter anderem sind folgende Themenbereiche zu beachten: 1. Systemelemente (z.b. Leitlinien, Umweltprogramm) 2. Umweltbereiche 2.1 Gefahrstoffe 2.2 Energie 2.3 Abfall 2.4 Verkehr 2.5 Lärm 2.6 Wasser

44 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS Notfälle 2.8 Flächenverbrauch/Bodenbelastung 2.9 Beschaffung/Auftragsvergabe Diese Ist-Bereichsbeschreibungen bilden die Grundlage für die spätere Entwicklung des Soll- Umweltmanagementsystems. Wie im Falle der Rechtskonformität ist hier der Übergang zwischen erster Umweltprüfung und Systementwicklung fließend. Tipp Wenn Sie den Ist-Zustand erfassen, ist dies der aktuelle Zustand Ihres Umweltmanagementsystems. Dieser Zustand kann als Grundlage für die Dokumentation zukünftiger Abläufe und Verantwortlichkeiten im Handbuch herangezogen werden. Als Orientierungshilfe für die Dokumentation können Sie den Fragenkatalog in den Arbeitshilfen abarbeiten. Arbeitshilfen Fragenkatalog zur Prüfung vorhandener Umweltmanagementstrukturen Checklisten Uni Bremen Erfassung und Umsetzung von Rechts- und Verwaltungsvorschriften Ziele und Anforderungen Ein wesentliches Ziel von EMAS ist die Wahrung der Umweltrechtskonformität der teilnehmenden Hochschulen. Um dies zu erreichen, müssen die Hochschulen ein Verfahren zur Ermittlung der Rechtsvorschriften sowie sonstiger Vorschriften einführen, zu deren Einhaltung sie verpflichtet sind. Dies ist unabhängig vom Aufbau eines Umweltmanagementsystems wichtig, da es das Ziel jeder obersten Leitung einer Hochschule sein muss, eventuelle Haftungsrisiken zu vermeiden. Im Rahmen der Anforderung nach Umweltrechtskonformität muss die Hochschule nachweisen, dass sie alle relevanten Umweltvorschriften ermittelt hat und die Auswirkungen auf ihre Hochschule kennt, dass sie für die Einhaltung der Umweltvorschriften sorgt, dass sie über Verfahren verfügt, die es ihr ermöglichen, diese Anforderungen dauerhaft zu erfüllen.

45 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 39 Die Wahrung der Rechtskonformität ist ein absolutes Muss für eine erfolgreiche Begutachtung. Stellt ein Gutachter Verstöße gegen geltende Rechtsvorschriften fest, insbesondere Verstöße gegen Vorschriften, welche die wesentlichen Umweltaspekte zum Gegenstand haben, darf er das Umweltmanagementsystem nicht für gültig erklären. Vorgehensweise Als Einstieg in die Rechtsthematik kann in der EMAS AG die Umweltprüfungstabelle um umweltrechtliche Anforderungen ergänzt werden. Den einzelnen, in der Tabelle festgehaltenen Tätigkeiten, werden Vorschriften zugeordnet, die bei der Ausübung der Tätigkeiten als besonders relevant erscheinen. Beispiel Tätigkeit Umweltaspekt Umweltauswirkung Rechtsvorschriften Lagerhaltung Kochen Geschirrrücknahme und Spülen Bürotätigkeiten mit Beschaffung und Auftragsvergabe Stromverbrauch Büromaterial/Papier Stromverbrauch Lebensmittel Energieverbrauch Gas/Fernw ärme/ Strom Wasser Lebensmittel Kochutensilien Speisenanrichtung Stromverbrauch Wasser Stromverbrauch Spülmittel Desinfektionsmittel Wasser Emissionen Abfall Emissionen Abfall Emissionen Abwasser Abfall Emissionen Abwasser Emissionen Abwasser Ressourcenentnahme Treibhauseffekt Luft, Boden Ressourcenentnahme Treibhauseffekt Luft, Boden Ressourcenentnahme Treibhauseffekt Luft, Wasser, Boden Ressourcenentnahme Treibhauseffekt Luft; Wasser Ressourcenentnahme Treibhauseffekt Luft, Wasser Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz (KrW-/AbfG) Bayerisches Abfallwirtschaftsgesetz (BayAbfG) Abfallwirtschaftssatzung der Stadt Augsburg Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz (KrW-/AbfG) Bayerisches Abfallwirtschaftsgesetz (BayAbfG) Abfallwirtschaftssatzung der Stadt Augsburg Tierkörperbeseitigungsgesetz (TierKBG); Wasserhaushaltsgesetz (WHG) Entwässerungssatzung der Stadt Augsburg (EWS) Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz (KrW-/AbfG) Bayerisches Abfallwirtschaftsgesetz (BayAbfG) Abfallwirtschaftssatzung der Stadt Augsburg Tierkörperbeseitigungsgesetz (TierKBG) Wasserhaushaltsgesetz (WHG) Entwässerungssatzung der Stadt Augsburg (EWS) Wasserhaushaltsgesetz (WHG) Entwässerungssatzung der Stadt Augsburg (EWS) Gesetz über die Umweltverträglichkeit von Wasch- und Reinigungsmitteln (WRmG);

46 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 40 Reinigen Stromverbrauch Spülmittel Desinfektionsmittel Wasser Emissionen Abwasser Ressourcenentnahme Treibhauseffekt Luft, Wasser Wasserhaushaltsgesetz (WHG) Entwässerungssatzung der Stadt Augsburg (EWS) Gesetz über die Umweltverträglichkeit von Wasch- und Reinigungsmitteln (WRmG) Tabelle 6: Auszug der Umweltprüfungstabelle, erweitert um Rechtsaspekte der Mensa der Universität Augsburg (Stand: Juni 2002) In anschließenden Begehungen sollten die beschriebenen Tätigkeiten vor Ort beurteilt, die Beschäftigten befragt und vorhandene Dokumente gesichtet werden. Für die systematische Zusammenstellung aller umweltrelevanten Vorschriften und den daraus resultierenden Anforderungen empfiehlt es sich, ein Rechtsverzeichnis auf Grundlage der Umweltprüfungstabelle aufzubauen. Wichtig ist, dass sämtliche Vorschriften aller Gesetzeshierarchieebenen EU-Recht, Bundesrecht, Landesrecht und Kommunales Recht, aus denen konkrete Anforderungen an die Hochschule entstehen können, erfasst werden. Hierzu zählen im weiteren Sinne auch Beschlüsse und Erlasse der Landesverwaltung sowie hochschulinterne Erlasse und Verfügungen. Zum Aufbau eines Rechtsverzeichnisses wird folgende Vorgehensweise in vier Schritten empfohlen: 1. Grobe Abgrenzung der relevanten Rechtsbereiche und Auflistung der ermittelten Gesetze und Vorschriften mit Datum der letzten Änderung Allgemeine Rechtsvorschriften, aus denen keine für die Hochschule ableitbaren konkreten Vorschriften hervorgehen, sind nicht in das Rechtsverzeichnis aufzunehmen. Beispiele für Rechtsbereiche sind: Allgemeine Vorschriften mit umweltrechtlicher Bedeutung (Umwelthaftungsgesetz, Umweltstrafrecht, Umweltauditgesetz etc.), Gewässer/Abwasser, Kreislaufwirtschaft/Abfall, Immissionsschutz (Luftreinhaltung und Lärmbekämpfung), Energieeinsparung, Gefahrstoffe/Beförderung gefährlicher Güter, öffentliche Auftragsvergabe/Beschaffung, Bau/Boden sowie Sonstige (zum Beispiel Natur/Landschaft).

47 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 41 Beispiel Abkürzung der Rechtsvorschrift Bezeichnung der Rechtsvor-schrift Datum/ letzte Änderung Anforderungen Betroffene Tätigkeitsbereiche Abteilungen Zuständigkeit für die Umsetzung/ Verantwortlicher Fundstelle und Ort der Ablage Wasser/Abwasser EU Richtlinie 76/464/EWG Gewässerschutzrichtlinie Verschmutzung infolge der Ableitung best. gefährlicher Stoffe in Gewässer Abt. 2 Hr. X Abt. 2 Zi. 102 Bund WHG Wasserhaushaltsgesetz Abwasseranlagen, Wasserversorgungsanlagen, Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen Abt. 2 Hr. X BGB1 I 1996 S. 1690/ Abt. 2 Zi a-f Betriebsbeauftragter für Gewässerschutz Abt. 2 Hr. X BGB1 I 1996/ Abt. 2 Zi. 102 VwVwS VwV wassergefährdende Stoffe Einstufung wassergefährdender Stoffe in Wassergefährdungsklassen Abt. 2 Hr. X Abt. 2 Zi. 102 Land BayWG Bayerisches Wassergesetz Beachtung der Auflagen für Gewinnung u. Einleitung von Grundwasser Abt. 2 Hr. X Abt. 2 Zi. 102 Dritter Teil Art. 41c) Genehmigungspflicht für Einleitung in öffentliche Abwasseranlagen (vergl. AbwV) Abt. 2 Fr. Y Abt. 2 Zi. 102 VAwS Verordnung über Anlagen zum Umgang mit wassergef. Stoffen über Fachbetriebe ordnungsgemäße Lagerung wassergef. Stoffe in den Werkstätten Abt. 3 HR. W GVBI 1996 S. 348 Kommune Entwässerungssatzung Entwässerungssatzung der LHSt. München Vorschriften über die Einleitung der Hausabwässer beachten Abt. 1 Fr. Z Handbuch Abbildung 8: Auszug des Rechtsverzeichnisses des Bayerischen Umweltministeriums mit Stand von 1998 Tipp Die vollständige Auflistung aller zutreffenden Gesetze, Verordnungen und sonstiger Vorschriften gestaltet sich in der Regel sehr aufwendig und zeitintensiv. Erkundigen Sie sich bei bereits nach EMAS validierten Hochschulen nach deren aktuellem Rechtsverzeichnis. Diese Rechtsauflistung können Sie dann als erste Grundlage heranziehen und auf Ihre spezifischen Anforderungen hin anpassen. Internetadressen Rechtsvorschriften Uni Bremen, Kapitel 4.6 Umwelthandbuch Rechtsvorschriften Uni Bielefeld, Kapitel 5.3 Managemant-Handbuch utz/pdf/umwelt/handbuch2005.pdf Rechtliche Rahmenbedingungen TU Dresden, Kapitel 3 Umwelthandbuch

48 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS Kombination der vollständigen Rechtsauflistung mit den konkreten Anforderungen und den betroffenen Bereichen bzw. Einrichtungen Konkrete Anforderungen ergeben sich oftmals aus den kommunalen Satzungen, landesbehördlichen internen Vorschriften, hochschulinternen Geschäftsanweisungen oder Rundschreiben. 3. Zuordnung von Zuständigkeiten für die Umsetzung und Vermerk von Fundstelle und Ort der Ablage der jeweiligen Rechtsvorschrift Für die Umsetzung der konkreten Anforderungen ist es wichtig, diese mit Verantwortlichkeiten zu versehen und dies schriftlich zu dokumentieren. Der Verantwortliche sollte Zugang zu der entsprechenden Vorschrift haben. Daher muss die Fundstelle der Vorschrift z. B. Loseblatt-Sammlungen oder Inter- bzw. Intranetlösungen vermerkt werden. Je nach Umfang der Anforderungen sind dem Verantwortlichen entsprechende Schulungen zu gewähren. 4. Prüfung der Erfüllung einschlägiger Vorschriften und Ableitung von Korrekturmaßnahmen Ist das Rechtsverzeichnis erstellt, gilt es, die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen vor Ort zu prüfen. Vorhandene Schwachstellen bezüglich der Wahrung der Rechtskonformität sind festzuhalten und mit entsprechenden Korrekturmaßnahmen zu versehen. Im Rahmen des aufzubauenden Umweltmanagementsystems ist die Erfüllung der Anforderungen in jährlichen Audits zu prüfen. Von besonderem Interesse sind die folgenden Bereiche: Grenzwerte, Lager, Anlagen, Schulungen und Anweisungen, Beauftragte, Dokumente. Eine dauerhafte Wahrung der Rechtskonformität bedingt einen Aktualisierungsdienst der Rechtsvorschriften, um auf neue oder sich ändernde gesetzliche Rahmenbedingungen entsprechend reagieren zu können. Dies ist über Internetanbieter per , Newsletter oder durch spezifische Fachliteratur möglich. Beispielhafte Internetanbieter Arbeitshilfe Musterhandbuch Kapitel 5

49 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 43 Literaturhinweise Andreas Kämmerle/Rolf Rüd: Praxisleitfaden - Umweltrecht für Umweltmanager, 5. Auflage 2005, ISBN Bericht zur Umweltprüfung Ziele und Anforderungen Die Erstellung des Berichts zur Umweltprüfung ist ein Instrument, um den Prüfungsumfang zu dokumentieren, Feststellungen und Schlussfolgerungen der Umweltprüfung zu dokumentieren, Informationen für die oberste Leitung und den Umweltgutachter bereitzustellen und die Notwendigkeit von gegebenenfalls erforderlichen Korrekturmaßnahmen zu dokumentieren. Der Prüfbericht richtet sich hauptsächlich an die oberste Leitung und den externen Umweltgutachter. Er sollte einen kurzen, prägnanten Überblick über die Vorgehensweise zur Durchführung der Umweltprüfung und über die Ist-Situation bezüglich der Umweltorganisation und der Umweltleistung einer Hochschule vermitteln. Zudem dient die Dokumentation der Prüfungsergebnisse der EMAS AG als Grundlage für die Entwicklung der Umweltziele und des Umweltprogramms sowie des gesamten Umweltmanagementsystems. Vorgehensweise Zunächst sollten in einem ersten Abschnitt kurz die Rahmenbedingungen der Umweltprüfung skizziert werden, d.h. Datum und Dauer, wer war beteiligt und wie bzw. wo sind die Ergebnisse dokumentiert. In einem nächsten Schritt sollten zu den wesentlichen inhaltlichen Säulen der Umweltprüfung die Ergebnisse dargestellt und bewertet werden. Jeweils eine kurze Erläuterung zu Umweltaspekten, Rechtskonformität und organisatorischen Regelungen sowie die Skizzierung von festgestelltem Handlungsbedarf geben einen guten Überblick über die Prüfung. Legen Sie in der EMAS AG fest, wer für welche Themen und Kapitel verantwortlich ist. Tipp Die Dokumentation des Ist-Zustandes kann als Grundlage für die spätere Dokumentation des Umweltmanagementsystems fungieren. Die bestehenden Strukturen und Abläufe werden in der Regel aufrechterhalten und bei Bedarf optimiert oder um zusätzliche Regelungen und Verantwortlichkeiten ergänzt. So haben Sie mit der ordentlichen Erstellung des Umweltprüfungsberichts bereits große Teile des Umweltmanagementhandbuches erarbeitet.

50 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 44 Beispiel 1 Rahmenbedingungen 2 Beschreibung und Abgrenzung der Hochschule 3 Erfassung der Umweltaspekte 3.1 Umweltprüfungstabelle 3.2 Direkte Umweltaspekte Umweltbilanz und Kennzahlen Verbalbeschreibungen 3.3 Sonstige Umweltaspekte 4 Erfassung sonstiger Umweltmanagementstrukturen 5 Erfassung des Umweltrechts 6 Abschließende Bewertung und Zusammenfassung der Handlungspotenziale 6.1 Bewertungskriterien 6.2 Auflistung der Handlungspotenziale Gliederungsvorschlag für den Umweltprüfungsbericht

51 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS Formulierung der Umweltleitlinien 1 Umweltprüfung (einmalig) Organisation Umweltaspekte Umwelt recht 5 Umweltbetriebsprüfung 7 6 Beginn des folgenden Zyklus Umwelterklärung Externe Begutachtung 2 Umweltpolitik/-leitlinien Kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung 4 Ausbau des Umweltmanagementsystem Umweltmanagements auf Grundlage der Umweltprüfung Organisation u. Verantwortlichkeiten Schulung / Einbeziehung d. Mitarbeiter 3 Umweltprogramm Organisation 8 Registrierung Externe Kommunikation Dokumentation Abläufe/ Kontrolle / Notfallvorsorge Abbildung 9: Umweltleitlinien im Rahmen von EMAS Begriff Im Sinne der Verordnung bezeichnet der Ausdruck Umweltpolitik die umweltbezogenen Gesamtziele und Handlungsgrundsätze einer Organisation, einschließlich der Verpflichtung zur Einhaltung aller einschlägigen Umweltvorschriften und zur kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung. Die Umweltpolitik bildet damit den Rahmen zur Festlegung und Prüfung der Umweltzielsetzungen und -einzelziele. Im Bereich der öffentlichen Hand bietet es sich an, den Begriff Umweltleitlinien zu verwenden, um Begriffsverwirrungen mit dem im politischen Bereich wesentlich umfassenderen Begriff Umweltpolitik zu vermeiden. Ziele und Anforderungen In wenigen Leitsätzen sollte prägnant formuliert sein, was die Hochschule mit dem Aufbau ihres Umweltmanagements nach EMAS hinsichtlich ihres Umweltschutzes erreichen will. Bei der Formulierung von Umweltleitlinien müssen folgende konkrete Anforderungen berücksichtigt werden: Umweltleitlinien sind durch die oberste Leitung zu verabschieden, müssen durch die oberste Leitung regelmäßig geprüft und gegebenenfalls angepasst werden,

52 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 46 umfassen sämtliche einbezogenen Standorte, Gebäude, Fakultäten, Institute und Einrichtungen der Hochschule, wobei darauf zu achten ist, dass die Umweltleitlinien hinsichtlich Art, Umfang und Umweltauswirkungen angemessen bleiben, enthalten eine Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung und Verhütung von Umweltbelastungen enthalten eine Verpflichtung zur Einhaltung der relevanten Umweltgesetze, - vorschriften und anderer Regelungen, denen die Hochschule verpflichtet ist, bilden den Rahmen für die Festlegung des Umweltprogramms, sollten allen Beschäftigten, Studierenden und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, müssen in der Umwelterklärung enthalten sein, werden durch den Gutachter geprüft. Vorgehensweise Die Umweltleitlinien werden parallel oder im Anschluss an die Umweltprüfung formuliert. Anhand der Prüfungsergebnisse lässt sich der gewünschte Soll-Zustand gezielter formulieren. Beim Erstellen der Leitlinien ist es ratsam, sämtliche Hierarchieebenen sowie eine breite Beschäftigtenbasis und auch die Studierenden einzubinden. So kann sichergestellt werden, dass alle umweltrelevanten Sachverhalte berücksichtigt sind und die Identifikation der Beschäftigten mit den Leitlinien gestärkt wird. Die Verabschiedung der Umweltleitlinien erfolgt durch die oberste Leitung. Folgende Einzelschritte zum Erstellen von Umweltleitlinien werden empfohlen: 1. Diskussion der wesentlichen Inhalte in der EMAS AG, 2. Erstellung eines Entwurfs durch den Beauftragten der obersten Leitung oder einen der EMAS-Koordinatoren, 3. Diskussion des Entwurfs in der EMAS AG, 4. Streuung des überarbeiteten Entwurfs in der Hochschule mit der Bitte um Stellungnahme, 5. Einarbeitung der Kommentare durch den Beauftragten der obersten Leitung oder einen der EMAS-Koordinatoren, 6. Verabschiedung der Umweltleitlinien durch die oberste Leitung, 7. Veröffentlichung der Umweltleitlinien intern über Aushänge, Faltblätter, Verteilerbeilagen, über das interne EDV-Netzwerk, Internet oder -Verteiler sowie extern über die Umwelterklärung, Pressenotiz oder Internet, 8. Überprüfung und gegebenenfalls Revision im Rahmen der Umweltbetriebsprüfung durch die oberste Leitung.

53 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 47 Beispiel

54 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 48 Beispiel

55 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 49 Internetadressen Umweltleitlinien TU Berlin Umweltleitlinien Uni Bielefeld utz/umweltschutz/umweltmanagement/umweltpolitik/index.html Umweltleitlinien FH Bremen Umweltleitlinien Uni Paderborn tm Arbeitshilfen Musterhandbuch Kapitel 2

56 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS Entwicklung von Umweltzielen und Umweltprogramm 1 Umweltprüfung (einmalig) Organisation Umweltaspekte Umwelt recht 5 Beginn des folgenden Zyklus Umweltbetriebsprüfung 7 6 Umwelterklärung Externe Begutachtung 2 Umweltpolitik/-leitlinien Kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung 4 Ausbau des Umweltmanagementsystem Umweltmanagements auf Grundlage der Umweltprüfung Organisation u. Verantwortlichkeiten Schulung / Einbeziehung d. Mitarbeiter 3 Umweltprogramm Organisation 8 Registrierung Externe Kommunikation Dokumentation Abläufe/ Kontrolle / Notfallvorsorge Abbildung 10: Umweltprogramm im Rahmen von EMAS Begriffe Ausgehend von den Umweltleitlinien muss sich die Hochschule Umweltziele setzen. Nach EMAS wird mit Umweltzielsetzung sofern möglich ein zu quantifizierendes Gesamtziel bezeichnet, welches sich eine Organisation gesetzt hat. Ein quantifiziertes Umweltziel ist zum Beispiel die Reduzierung des Energieverbrauchs um fünf Prozent. Umwelteinzelziele sind detailliertere Ziele, mit denen die Hochschule versucht, ihre Umweltzielsetzung zu erreichen. Sie sind nach Möglichkeit ebenfalls zu quantifizieren und müssen sich schlüssig aus der Gesamtzielsetzung ableiten lassen. Einzelziele können sowohl für die gesamte Organisation als auch für einzelne Bereiche gelten. Die Reduzierung des Stromverbrauchs pro Mitarbeiter um zehn Prozent ist zum Beispiel ein Einzelziel, welches dem Gesamtziel dient. Werden Maßnahmen beschrieben, die zur Erreichung der Umweltzielsetzung und der Einzelziele notwenig sind, so ist dies nach EMAS ein Umweltprogramm. Ziele und Anforderungen Bei der Festlegung der Ziele muss die Hochschule sicherstellen, dass sie ihre wesentlichen Umweltaspekte berücksichtigt. Sie muss die Ziele für jede relevante Funktion und Ebene formulieren. Um dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung gerecht werden zu können, müssen die Umweltaspekte mit konkreten Zielen,

57 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 51 Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, Mitteln und Zeitvorgaben versehen werden. Das heißt, Umweltziele konkretisieren die allgemein verfassten Umweltleitlinien und werden selbst durch konkrete Maßnahmen umgesetzt. Leitbild Umweltleitlinien Konkrete Ziele Maßnahmen Umweltprogramm Abbildung 11: Zusammenhang von Umweltleitlinien, -zielen und -maßnahmen Vorgehensweise Nach dem Abschluss der Umweltprüfung und der Erstellung des Entwurfs der Umweltleitlinien stellt die EMAS AG in einer separaten Sitzung das Umweltprogramm auf, welches die Handlungsgrundsätze der Umweltleitlinien umsetzen soll. Dazu empfiehlt sich folgender Ablauf: 1. Ziele festlegen und Maßnahmen zuordnen, 2. Festlegung von Verantwortlichkeiten, Fristen und Mitteln, 3. Verabschiedung des Umweltprogramms durch die oberste Leitung, 4. Beschäftigte und Studierende über das Programm informieren sowie 5. Regelungen zur Verwaltung, Pflege und Kontrolle treffen sowie Fortschreibung des Umweltprogramms sicherstellen. Ziele und Maßnahmen ergeben sich aus den in der Umweltprüfung ermittelten Schwachstellen und dem identifizierten Handlungsbedarf. Die Ziele und Maßnahmen sind auf direkte und indirekte Umweltaspekte aber auch auf die Verbesserung des Umweltmanagementsystems zu beziehen und sollten möglichst quantifiziert dargestellt werden. Somit kann der kontinuierliche Verbesserungsprozess messbar gemacht werden. Ist eine Quantifizierung nicht möglich kann auch alternativ eine qualitative Beschreibung ausreichen.

58 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 52 Wichtig ist, Ziele und Maßnahmen realistisch auszusuchen sowie Termine und Verantwortlichkeiten so zu setzen, dass es nicht zur Überlastung einzelner Beschäftigter kommt. Sind zur Erreichung von Zielen größere finanzielle Mittel notwendig, sollten diese rechtzeitig im Haushalt berücksichtigt werden. Tipp Nehmen Sie nur die Ziele in das Umweltprogramm auf, die Sie auch tatsächlich umsetzen können. Das Umweltprogramm ist Bestandteil der Umwelterklärung. Achten Sie also bereits bei der Erstellung des Programms auf eine verständliche Sprache. Somit wäre ein weiterer Baustein für die Umwelterklärung abgearbeitet. Tipp Das kreative Potenzial der Beschäftigten und auch der Studierenden ist bei der Zielund Maßnahmenplanung unbedingt zu nutzen, denn die Mitarbeitenden kennen ihre Abläufe, Tätigkeiten und ihr Verhalten am besten. Dagegen führen von oben übergestülpte Vorgaben oftmals zu einer ablehnenden Haltung der Beschäftigten und Studierenden und blockieren damit eine effektive Umsetzung von EMAS. Zur Motivation der Beschäftigten und Studierenden ist es wichtig, regelmäßig über den Zielerreichungsgrad des Umweltprogramms zu informieren und die tatsächlich erreichten Einsparpotenziale aufzuzeigen. Beispiel Auszug aus dem Umweltprogramm 2004 der TU Dresden

59 Kapitel 4: Schritte zur Einführung von EMAS 53