Unterlagen zur Bekanntmachung im Supplement der Europäischen Union Referenznummer ( )

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1 Unterlagen zur Bekanntmachung im Supplement der Europäischen Union Referenznummer ( ) Empfang der Bekanntmachung im Tenders Electronic Daily Apr 22, :10:29 PM Abschnitt 1: Auftraggeber 1.1 Name, Adressen und Kontaktstelle(n) SAGA Siedlungs-Aktiengesellschaft Hamburg Poppenhusenstraße Hamburg Kontaktstelle: SAGA Siedlungs-Aktiengesellschaft Hamburg Zentraler Einkauf Poppenhusenstraße Hamburg Einkauf@saga-gwg.de Internet: Telefon: Weitere Auskünfte und Unterlagen erteilt und versendet die Kontaktstelle. Bei Rückfragen steht Ihnen die Kontaktstelle gerne zur Verfügung. Fragen inhaltlicher Art bitten wir nur schriftlich bzw. in Textform zu formulieren. 1.2 Art des Auftraggebers Auftraggeberin ist die SAGA Siedlungs-Aktiengesellschaft Hamburg, eine juristische Person des Privatrechts. Es handelt sich hierbei nicht um einen Öffentlichen Auftraggeber isd. GWB. Die SAGA Siedlungsaktiengesellschaft Hamburg stellt mit der GWG Gesellschaft für Wohnen und Bauen mbh (folgend SAGA GWG) einen Konzernverbund dar, in dem weitere Tochtergesellschaften integriert sind. 1.3 Haupttätigkeiten des Auftraggebers Die Haupttätigkeit von SAGA GWG ist die Vermietung und Bewirtschaftung von Wohnund Gewerbeimmobilien. 1

2 Die SAGA Siedlungs-Aktiengesellschaft (nachfolgend SAGA GWG) ist das Wohnungsunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg. Mit einem eigenen Wohnungsbestand von rund Wohnungen und mit ca. 900 Mitarbeitern gehört die SAGA GWG zu den größten Vermietern deutschlandweit. Seit mehr als 90 Jahren leistet SAGA GWG mit hohen Investitionen in die Quartiersentwicklung erhebliche Beiträge zur Stadtqualität der Freien und Hansestadt Hamburg. Als städtischer Konzern verfolgt SAGA GWG eine ausgewogene Wachstumsstrategie zur Stärkung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit und zugleich für den sozialen Ausgleich in den Wohnquartieren sowie für den Klimaschutz. Abschnitt 2: Auftragsgegenstand 2.1 Beschreibung Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Migration eines neuen ERP-Systems. Systemlieferung, Migration, Systembetrieb, Systemeinführung mit Schulungen und Coaching-Leistungen Kurzbeschreibung des Auftrages Für die Bewirtschaftung ihrer Bestände nutzt SAGA GWG derzeit das ERP-System GES der Aareon AG. SAGA GWG plant nun die Migration auf ein neues ERP-System. Als Wechseldatum ist der geplant. Eine Rechenzentrumslösung wird gewünscht. SAGA GWG sucht ein erprobtes wohnungswirtschaftliches ERP-System, das sie bei den aktuellen betriebswirtschaftlichen Aufgabenstellungen sicher und von der Funktionalität her erfahren, aber auch zukunftsorientiert unterstützt. Die zu vergebenden Leistungen betreffen sämtliche dafür zu erbringende Dienstleistungen, insbesondere die Systemlieferung, die Migration sowie den Systembetrieb. Ebenso gehören zum Leistungsumfang alle Schulungen und Coaching-Leistungen im Rahmen der Systemeinführung. Sämtliche bestehenden und künftigen Konzernunternehmen (Tochterunternehmen) sollen ebenfalls in die Nutzung des neuen ERP-Systems einbezogen sein. Die derzeit bestehenden Tochterunternehmen sind unter einsehbar. 2.2 Laufzeit Der Projektbeginn ist für das vierte Quartal 2016 geplant. Zieltermin für den Produktivstart ist der Geschätzter Auftragswert Der Auftragswert ist zum derzeitigen Zeitpunkt nicht abschätzbar. 2

3 2.4 Losaufteilung Die Auftraggeberin behält sich vor, den Auftrag auch in Lose aufzuteilen, sofern sich die Zweckmäßigkeit dieses Vorgehens herausstellen sollte. Für die Bewerbung zur Teilnahme sind jedoch nur Bieter geeignet, die sämtliche benannte Leistungen abbilden bzw. durchführen können. 3

4 Abschnitt 3: Rechtliche, finanzielle und technische Angaben 3.1 Teilnahmebedingungen Um für die Teilnahme in Betracht zu kommen, müssen folgende Kriterien erfüllt werden: Zuverlässigkeit Es müssen folgende im Anhang befindlichen Eigenerklärungen unterschrieben abgegeben werden: - Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (1) - Erklärung zum Datenschutz (4) Leistungsfähigkeit Es müssen folgende im Anhang befindlichen Eigenerklärungen unterschrieben abgegeben werden: - Erklärung zu Nachunternehmerleistungen (2) - Erklärung zu Bietergemeinschaften (3) - Erklärung zu Versicherungspolicen (5) - Erklärung zu Jahresumsätzen (6) - Erklärung zu Mitarbeitern (7) - Erklärung zur Beherrschung der deutschen Sprache (8) - Erklärung zu durchgeführten Projekten (9) - Erklärung zur erfolgreichen Etablierung von ERP-Systemen (10) - Erklärung zu Referenzen in Migration von ERP-Systemen (11) - Erklärung zu Referenzen im Rechenzentrumsbetrieb (12) Es kann für die Erklärungen analog auch das Formblatt für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung genutzt werden. Hinsichtlich sämtlicher Erklärungen, insbesondere zu Referenzangaben behält sich die Auftraggeberin vor, vor der Aufforderung zur Abgabe von Angeboten Nachweise abzufordern. 3.2 Frist für den Teilnahmeantrag Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge inklusive der im Original unterschriebenen Anlagen ist der 23. Mai

5 3.3 Bedingungen für die Einreichung von Teilnahmeanträgen Die unterschriebenen Teilnahmeanträge inklusive der unterschriebenen Anlagen müssen an der Adresse SAGA Siedlungs-Aktiengesellschaft Hamburg, Zentraler Einkauf, Poppenhusenstraße 2, Hamburg, Germany, spätestens am benannten Schlusstermin eingegangen sein, mithin in den Machtbereich der Auftraggeberin gelangt sein. Es gelten die Zugangsregeln des Bürgerlichen Gesetzbuches der Bundesrepublik Deutschland. Die Teilnahmeanträge sind in deutscher Sprache zu verfassen. 5

6 Abschnitt 4: Verfahren 4.1 Verfahrensart Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Hierbei wird der Teilnahmewettbewerb europaweit bekanntgemacht. Jedes Unternehmen kann einen Antrag auf Teilnahme stellen. Hierzu sind jedoch die angegebenen Eigenerklärungen abzugeben. Die Teilnahmefrist läuft ab Bekanntmachung im Supplement 30 Kaledertage. Sämtliche Teilnahmeanträge werden zunächst darauf geprüft, ob sämtliche geforderten Unterlagen eingereicht wurden. Dann wird geprüft, ob alle Mindestanforderungen für die Teilnahme des Bewerbers erfüllt werden. Sind nach dieser Prüfung noch mehr Bewerber übrig als für die Angebots- und Verhandlungsphase vorgesehen, werden anhand der angegeben Kriterien 3-5 Bewerber ermittelt, die in die nächste Phase des Verfahrens eintreten. Nach dem Teilnahmewettbewerb werden den ausgewählten 3-5 Bewerbern weitere Unterlagen mit der Bitte übermittelt, ein Angebot einzureichen. Die Angebotsfrist beträgt ab Aufforderung 25 Kalendertage. Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die Angebote geprüft und 3-5 Bewerber zu Systempräsentationen und darauffolgenden Verhandlungsgesprächen eingeladen. Danach werden die Bewerber gebeten, ein finales Angebot abzugeben. Anhand von Kriterien, die im zweiten Verfahrensschritt bekanntgegeben werden, wird unter Berücksichtigung des finalen Angebots, der Systempräsentation und der Verhandlungsgespräche ein Bewerber für die Auftragsdurchführung ausgewählt. Die Beauftragung des erfolgreichen Bewerbers erfolgt nach Ablauf einer 10-tägigen Wartefrist (Kalendertage) ab Information der unterlegenen Bieter. Während des gesamten Verfahrens sollen keine Unterlagen eingereicht werden, die eine Kostenerstattung rechtfertigen könnten. 4.2 Verwaltungsangaben Das Aktenzeichen beim Auftraggeber lautet: SAGA GWG ERP-System, Einkaufsnummer

7 Abschnitt 5: Weitere Angaben 5.1 Stelle für Verfahrensrügen Die Stelle für Verfahrensrügen ist: SAGA Siedlungs-Aktiengesellschaft Hamburg Recht / Compliance Poppenhusenstraße Hamburg Anhang: Die im Anhang befindlichen Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag ausgefüllt und unterschrieben einzureichen: - Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (1) - Erklärung zu Nachunternehmerleistungen (2) - Erklärung zu Bietergemeinschaften (3) - Erklärung zum Datenschutz (4) - Erklärung zu Versicherungspolicen (5) - Erklärung zu Jahresumsätzen (6) - Erklärung zu Mitarbeitern (7) - Erklärung zur Beherrschung der deutschen Sprache (8) - Erklärung zu durchgeführten Projekten (9) - Erklärung zur Etablierung des anzubietenden ERP-Systems am Markt (10) - Referenzangabe Migration ERP (11) - Referenzangabe Rechenzentrumsbetrieb (12) 7