Corporate Governance Kodex der BVG AöR

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1 Corporate Governance Kodex der BVG AöR

2 Corporate Governance Kodex BVG AöR in Kraft getreten am 1 Juni 2006 zuletzt geändert am 15. April 2010 Vorbemerkung Vorstand und Aufsichtsrat haben im Jahre 2006 einen Corporate Governance Kodex für die BVG AöR (CGK BVG) beschlossen, der am 1 Juni 2006 eingeführt wurde. Gemäß 27 Berliner Betriebegesetz (BerlBG) soll sich der CGK BVG an der jeweils geltenden Fassung des Berliner Corporate Governance Kodex (Berliner CGK) orientieren. Nach der Änderung des Berliner CGK am 17. Februar 2009 durch das Land Berlin ist eine Änderung des CGK BVG erforderlich. Mit der Änderung des CGK BVG orientiert sich die BVG AöR an den mitgeteilten Änderungen des Berliner CGK, übernimmt ihn jedoch nicht völlig. Da für die BVG AöR geltende Regelungen bereits in dem dem Berliner CGK vorgehenden Berliner Betriebegesetz verortet und nicht alle Regelungen des Berliner CGK für die BVG AöR passend sind, wurde der CGK BVG entsprechend den Bedürfnissen der BVG ausgerichtet. Gemäß 27 Satz 3 BerlBG ist die BVG AöR verpflichtet, jährlich über die Anwendung ihres CGK zu berichten (Entsprechenserklärung). Die diesem CGK BVG beigefügte Anlage erfasst als Muster in Kurzform die einzelnen Bestimmungen und sieht in einer ergänzenden Spalte die entsprechenden möglichen Erklärungen von Vorstand und Aufsichtsrat vor. Abweichungen vom Erklärungsinhalt werden begründet. Die Entsprechenserklärung wird dem Jahresabschluss der BVG AöR sowie dem Geschäftsbericht beigefügt. Dem Vorstand obliegt die Leitung des Konzerns, d. h. der BVG AöR und ihrer 100%igen Tochtergesellschaften. Die Überwachungsfunktion dieser Aufgabe nehmen Aufsichtsrat und Gewährträgerversammlung wahr. Grundsätzliche Entscheidungen, die die Tochtergesellschaften betreffen, werden dem Aufsichtsrat der BVG AöR vorgelegt. Die 100%igen Tochtergesellschaften der BVG AöR haben eigene CGK, in denen die jeweilige gesellschaftliche Struktur berücksichtigt wird. Die BVG AöR sorgt dafür, dass sich die CGK der 100%igen Tochtergesellschaften an der jeweils geltenden Fassung des CGK BVG orientieren. Die Tochtergesellschaften geben jeweils eigene Entsprechenserklärungen ab. Empfehlungen des Kodex sind im Text durch das Wort soll gekennzeichnet. Die BVG AöR kann davon abweichen, wird die Abweichungen jedoch dann jährlich offenlegen. Anregungen, von denen ohne Offenlegung abgewichen werden kann, sind durch die Worte sollte oder kann gekennzeichnet. CGK BVG Seite 1 von 8

3 I. Gewährträgerversammlung Die Rechte und Pflichten der Gewährträgerversammlung bestimmen sich durch das Gesetz. Die Gewährträgerversammlung entscheidet über die Satzung sowie deren Änderungen. Entscheidet sie ohne vorherige Einbeziehung des Aufsichtsrates über die Satzung oder deren Änderungen, hat sie den Aufsichtsrat davon zu unterrichten. Die Gewährträgerversammlung kann sich nicht allein auf die Zuständigkeit der anderen Unternehmensorgane berufen. Vielmehr soll sie sich stets ein zutreffendes Bild von der Verfassung der BVG AöR machen, um mit den Organen der BVG AöR in erster Linie in Vertretung für den Aufsichtsrat mit dem/der Aufsichtsratsvorsitzenden Maßnahmen der Gegensteuerung zu vereinbaren. Die Gewährträgerversammlung bestellt und entlässt die Mitglieder des Vorstands auf Vorschlag des Aufsichtsrates; die Gewährträgerversammlung kann eine Abberufung von Vorstandsmitgliedern auch ohne Vorschlag des Aufsichtsrates beschließen. Der Abschluss der jährlichen Zielvereinbarungen mit den Mitgliedern des Vorstands einschließlich der Regelungen über die variablen Gehaltsbestandteile bedarf der vorherigen Zustimmung der Gewährträgerversammlung. 4. Die Gewährträgerversammlung beschließt über Beanstandungen gemäß 12 BerlBG. II. Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat Vorstand und Aufsichtsrat haben zum Wohle der BVG AöR eng zusammenzuarbeiten. Dies bedingt die Offenlegung aller für eine sachgemäße Beurteilung über den Gang der Geschäfte erforderlichen Informationen und Kenntnisse. Vorstand und Aufsichtsrat haben daher sicherzustellen, dass eingeschaltete/hinzugezogene Dritte Beschäftigte der BVG AöR und ihrer Tochtergesellschaften, Mitarbeiter von Aufsichtsratsmitgliedern, Berater etc. die Verschwiegenheitspflichten in gleicher Weise einhalten, die Grundlage für eine offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit der Organe untereinander ist. Der Aufsichtsrat sollte bei Bedarf ohne den Vorstand tagen. Der Vorstand entwickelt die strategische Ausrichtung der BVG AöR, stimmt diese mit dem Aufsichtsrat ab und berichtet in regelmäßigen Abständen über den Stand der Umsetzung. Für Geschäfte von grundlegender Bedeutung legen die Satzung und die Beschlüsse des Aufsichtsrats Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats fest. Hierzu gehören Entscheidungen oder Maßnahmen, die zu einer grundlegenden Veränderung der Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens führen können. CGK BVG Seite 2 von 8

4 4. Der Vorstand hat den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für die BVG AöR relevanten Fragen der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance zu unterrichten; insbesondere über die Soll/Ist-Situation und über die Gründe der Abweichungen. Ein Beschluss des Aufsichtsrates kann diese Informations- und Berichtspflichten über die Satzung hinaus präzisieren. Der Vorstand hat den Aufsichtsrat grundsätzlich in schriftlicher Form unter Beifügung der entsprechenden Dokumente wie Jahresabschlüsse und Prüfberichte sowie rechtzeitig, d. h. mindestens 2 Wochen vor einer Sitzung oder Entscheidung durch Übersendung der Unterlagen zu informieren. 5. Vorstand und Aufsichtsrat haben die Regeln ordnungsgemäßer Unternehmensführung zu beachten. Verletzen sie die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Vorstands- bzw. Aufsichtsratsmitglieds schuldhaft, so haften sie der BVG AöR gegenüber auf Schadenersatz. Bei unternehmerischen Entscheidungen liegt keine Pflichtverletzung vor, wenn das Mitglied von Vorstand oder Aufsichtsrat vernünftigerweise annehmen durfte, auf der Grundlage angemessener Information zum Wohle der Gesellschaft zu handeln (Business Judgement Rule). Schließt die BVG AöR für Vorstand und Aufsichtsrat eine D&O-Versicherung ab, so soll ein angemessener Selbstbehalt vereinbart werden. III. Vorstand Der Vorstand ist dem Unternehmensinteresse und der Steigerung des nachhaltigen Unternehmenswertes verpflichtet. Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Einhaltung in den Konzernunternehmen hin (Compliance). Der Vorstand sorgt für ein angemessenes Risikomanagement und Risikocontrolling in der BVG AöR. Der Vorstand unterliegt den Weisungen der Gewährträgerversammlung. Der Vorstand gibt sich eine Geschäftsordnung, die der Zustimmung des Aufsichtsrates und der Gewährträgerversammlung bedarf. Die Geschäftsordnung des Vorstands regelt die Geschäftsverteilung und die Zusammenarbeit im Vorstand. Es soll auch eine Person als Vorsitzender oder Sprecher des Vorstands bestimmt werden. Die Vergütung der Mitglieder des Vorstands ist - nach Beratung und regelmäßiger Überprüfung - vom Personalausschuss, in Einzelfällen vom Aufsichtsrat, im Hinblick auf variable Bestandteile mit Zustimmung der Gewährträgerversammlung, in angemessener Höhe auf der Grundlage einer Aufgaben- und individuellen Leistungsbeurteilung für die einzelne Person unter Beachtung der wirtschaftlichen Lage und der Zukunftsaussichten der BVG AöR festzulegen; etwaige Konzernbezüge sind dabei zu berücksichtigen. Zur Absicherung der Angemessenheit der Vergütung sollen Vergleiche mit dem Branchen- und Wirtschaftsumfeld vor- CGK BVG Seite 3 von 8

5 genommen werden. Die Vergütung soll fixe und variable Bestandteile umfassen. Die variable Vergütung kann einmalige sowie jährlich wiederkehrende, an den geschäftlichen Erfolg gebundene Komponenten mit langfristiger Anreizwirkung und Risikocharakter enthalten. Die Aufteilung der Vergütung in fixe und variable Bestandteile hat auf Basis von Zielvereinbarungen zu geschehen, die, nach Zustimmung durch die Gewährträgerversammlung, spätestens mit der Planung für das folgende Geschäftsjahr zwischen Aufsichtsrat oder Personalausschuss und Vorstand abgeschlossen werden sollen. Nachträgliche Änderungen von Zielvereinbarung und Vergütungsbestandteilen sind nicht zulässig, es sei denn, der Vorstand ist aus übergeordneten Gründen politische oder Gewährträgerinteressen verpflichtet, die Unternehmensplanungen zu verändern. Bei Abschluss von Vorstandsverträgen soll darauf geachtet werden, dass Zahlungen an ein Vorstandsmitglied bei vorzeitiger Beendigung der Vorstandstätigkeit ohne wichtigen Grund einschließlich Nebenleistungen den Wert von zwei Jahresvergütungen nicht überschreiten (Abfindungscaps) und nicht mehr als die Restlaufzeit des Anstellungsvertrages vergüten. Für die Berechnung des Abfindungscaps soll auf die Gesamtvergütung des abgelaufenen Geschäftsjahres und gegebenenfalls auch auf die voraussichtliche Gesamtvergütung für das laufende Geschäftsjahr abgestellt werden. IV. Aufsichtsrat Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand bei der Leitung der BVG AöR. Er ist in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für die BVG AöR und deren 100%igen Tochtergesellschaften einzubeziehen. Sitzungsfrequenz und Zeitbudget obliegen der Planung des Aufsichtsrats und haben der Bedeutung der Beratungserfordernisse Rechnung zu tragen. Die Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates ergeben sich aus dem Gesetz und der Satzung. Darüber hinaus kann der Aufsichtsrat bestimmte Arten von Geschäften und Einzelentscheidungen an seine Zustimmung binden. Der Aufsichtsrat soll sich eine Geschäftsordnung geben. Der Aufsichtsrat unterbreitet der Gewährträgerversammlung die Vorschläge zur Bestellung und Abberufung des vorsitzenden Mitglieds sowie der sonstigen Mitglieder des Vorstands. Er kann die Aufgabe zur Vorbereitung einem Ausschuss übertragen, der auch die Anstellungsbedingungen einschließlich der Vergütung festlegt. Gemeinsam mit dem Vorstand soll der Aufsichtsrat für eine langfristige Nachfolgeplanung sorgen. Bei Erstbestellungen sollte die maximal mögliche Bestelldauer von 5 Jahren nicht die Regel sein. Wiederbestellungen sind nicht ohne zwingenden Grund vorzeitig auszusprechen. Für Mitglieder des Vorstands sollte eine Altershöchstgrenze für deren Ausscheiden aus der BVG AöR festgelegt werden. Das vorsitzende Mitglied des Aufsichtsrates soll mit dem Vorstand insbesondere mit dem vorsitzenden Mitglied des Vorstandes regelmäßig Kontakt halten und die Strategie für die BVG AöR, die Geschäftsentwicklung und das Risikomanagement auch außerhalb der Aufsichtsratssitzungen beraten. CGK BVG Seite 4 von 8

6 Das vorsitzende Mitglied des Aufsichtsrates ist über wichtige Ereignisse unverzüglich zu unterrichten, sofern diese für die Beurteilung der Lage, der Entwicklung und der Leitung der BVG AöR- von Bedeutung sind. Dem vorsitzenden Mitglied des Aufsichtsrates obliegt die Unterrichtung der Mitglieder des Aufsichtsrates und ggf. die Einberufung einer außerordentlichen Aufsichtsratssitzung. 4. Abhängig von den spezifischen Gegebenheiten der BVG AöR, seiner Größe und der Zahl der Mitglieder des Aufsichtsrats, sollten Fachausschüsse gebildet werden. Die vorsitzenden Mitglieder der Ausschüsse berichten über die Beratungsergebnisse dem Aufsichtsrat. Der Aufsichtsrat soll einen Prüfungsausschuss (Audit Committee) einrichten, der sich insbesondere mit Fragen der Rechnungslegung, des Risikomanagements und der Compliance, der erforderlichen Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Erteilung des Prüfauftrags, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung befasst. Das vorsitzende Mitglied des Prüfungsausschusses sollte nicht ein ehemaliges Mitglied des Vorstands der BVG und auch nicht das vorsitzende Mitglied des Aufsichtsrats sein. Das vorsitzende Mitglied des Aufsichtsrates sollte hingegen vorsitzendes Mitglied des Ausschusses sein, der u.a. für die Verträge und die Vergütung der Mitglieder des Vorstands Personalausschuss zuständig ist. Der Aufsichtsrat kann Ausschüssen Entscheidungskompetenzen übertragen. 5. Bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern ist darauf zu achten, dass dem Aufsichtsrat jederzeit Mitglieder angehören, die über die für ihre Aufgabe erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen und hinreichend unabhängig sind. Mindestens ein Aufsichtsratsmitglied sollte über vertiefte Kenntnisse im Bereich Finanz- und Rechnungswesen verfügen. Die Mitglieder des Aufsichtsrats sollen grundsätzlich keine Organfunktionen oder Beratungsaufgaben bei Wettbewerbern des BVG-Konzerns ausüben. Jedes Aufsichtsratsmitglied hat darauf zu achten, dass ihm für die Wahrnehmung seines Mandats genügend Zeit zur Verfügung steht. Es soll daher auch nicht mehr als insgesamt 10 Aufsichtsratsmandate ausüben, wobei eine Tätigkeit als vorsitzendes Mitglied eines Aufsichtsrates doppelt zählt. Ist ein Aufsichtsratsmitglied zugleich Geschäftsführer oder Geschäftsführerin eines Unternehmens, ist die Höchstzahl der von diesem Mitglied ausgeübten Aufsichtsratsmandate auf 5 zu begrenzen. Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wird durch Beschluss der Gewährträgerversammlung festgelegt. Analog der Vergütungsregelungen für Vorstände kann die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder in feste und erfolgsorientierte Bestandteile aufgeteilt werden, bei der Angemessenheitsbeurteilung für die Vergütung soll die wirtschaftliche Lage der BVG AöR beachtet werden. Die Vergütungen der Aufsichtsratsmitglieder und ggf. gezahlte Sonderleistungen sollen als Gesamtsumme im Anhang zum Jahresabschluss aufgeteilt nach Fixum und erfolgsbezogenen Komponenten ausgewiesen werden. Im Fall persönlich erbrachter Honorarleistungen für das Unternehmen sind auch diese Leistungsvergütungen anzugeben. CGK BVG Seite 5 von 8

7 6. Darüber hinaus informiert der Aufsichtsrat die Gewährträgerversammlung regelmäßig sowie zusätzlich auf deren Anforderung zeitnah und umfassend über die Geschäftsführung des Vorstands. 7. Im Bericht des Aufsichtsrats an die Gewährträgerversammlung soll vermerkt werden, wenn Aufsichtsratsmitglieder in einem Geschäftsjahr weniger als an der Hälfte der Sitzungen des Aufsichtsrats/der Ausschüsse teilgenommen haben. 8. Der Aufsichtsrat soll regelmäßig die Effizienz seiner Tätigkeit überprüfen. V. Interessenkonflikte Mitglieder des Vorstands unterliegen während ihrer Tätigkeit für die BVG AöR einem umfassenden Wettbewerbsverbot. Weder sie noch Beschäftigte des BVG-Konzerns dürfen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit weder für sich noch für andere Personen von Dritten Zuwendungen oder sonstige Vorteile fordern oder annehmen oder Dritten ungerechtfertigte Vorteile gewähren. Die diesbezüglich von der BVG AöR aufgestellten unternehmensinternen Richtlinien sind zu beachten. Die Mitglieder des Aufsichtsrates und des Vorstands sind dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Kein Mitglied darf bei seinen Entscheidungen persönliche Interessen verfolgen, Vorteile aus den Geschäften des BVG-Konzerns ziehen und Geschäftschancen, die dem BVG-Konzern zustehen, für sich nutzen. Jedes Mitglied des Vorstands hat Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offen zu legen und die anderen Mitglieder des Vorstands hierüber zu informieren. Jedes Aufsichtsratsmitglied hat Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Geschäftspartnern entstehen können, dem Aufsichtsrat gegenüber offen zu legen. 4. Der Aufsichtsrat soll in seinem Bericht an die Gewährträgerversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren. Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds oder eines Mitglieds des Vorstands sollen zur Beendigung des Mandats bzw. bei einem Mitglied des Vorstands zur Beendigung der Bestellung führen. 5. Alle Geschäfte zwischen dem BVG-Konzern und Mitgliedern des Vorstands, ihnen nahe stehenden Personen oder ihnen persönlich nahe stehenden Unternehmen sind zu vermeiden. Ausnahmen kann der Aufsichtsrat nach Vorlage der Gründe und unter Wahrung der branchenüblichen Standards zulassen. Berater- und sonstige Dienstleistungs- und Werkverträge oder andere Geschäfte eines Aufsichtsratsmitglieds mit dem BVG-Konzern bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats. Der Aufsichtsrat sollte Verfahrensregeln für den Einzelfall festlegen. CGK BVG Seite 6 von 8

8 6. Mitglieder des Vorstands dürfen Nebentätigkeiten, insbesondere Aufsichtsratsmandate außerhalb des BVG-Konzerns, nur mit Zustimmung des Aufsichtsrates übernehmen. 7. Die Gewährung von Krediten des BVG-Konzerns an Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats sowie an ihre Angehörigen soll grundsätzlich nicht erfolgen. Ausnahmen kann der Aufsichtsrat zulassen. VI. Transparenz Der Vorstand hat neue Tatsachen, die im Tätigkeitsbereich der BVG AöR eingetreten und nicht öffentlich bekannt sind, unverzüglich dem Aufsichtsrat und der Gewährträgerversammlung mitzuteilen, wenn sie wegen der Auswirkungen auf die Vermögens- und Finanzlage oder auf den allgemeinen Geschäftsverlauf geeignet sind, die Jahresplanung der BVG AöR erheblich zu beeinflussen bzw. sich entsprechend auf die Mittel- und Langfristplanung auswirken können. Von der BVG AöR veröffentlichte Informationen über die BVG AöR sollen, soweit sie keine Geschäftsgeheimnisse bergen oder die Wettbewerbsfähigkeit der BVG AöR beeinträchtigen, auch über die Internetseite der BVG AöR zugänglich sein. VII. Rechnungslegung Die Gewährträgerversammlung ist durch den Aufsichtsrat während des Geschäftsjahres durch Zwischenberichte (Quartalsberichte) zu unterrichten. Der Jahresabschluss und die Zwischenberichte sind unter Beachtung der rechtlich anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze aufzustellen. Der Jahresabschluss soll nicht später als 90 Tage nach Ende des Geschäftsjahres durch den Vorstand aufgestellt sein. Der Jahresabschluss wird vom Abschlussprüfer sowie vom Aufsichtsrat geprüft und soll binnen 30 Tagen nach Feststellung durch den Aufsichtsrat von diesem der Gewährträgerversammlung vorgelegt werden. Die Zwischenberichte sollten binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums dem Aufsichtsrat vorliegen, der nach Kenntnisnahme an die Gewährträgerversammlung berichtet. Der Jahresabschluss muss, der Zwischenbericht (Quartalsbericht) sollte eine Liste von Beteiligungsunternehmen des BVG-Konzerns enthalten. Anzugeben sind: (i) Name und Sitz der Gesellschaft, (ii) Höhe der Beteiligung, (iii) Höhe des Eigenkapitals, (iv) Ergebnis des letzten Geschäftsjahres, (v) Angabe, ob die Stimmrechte den Beteiligungshöhen entsprechen. CGK BVG Seite 7 von 8

9 VIII. Abschlussprüfung Vor Bestellung des Abschlussprüfers soll eine Erklärung des vorgesehenen Prüfers eingeholt werden, ob und ggf. welche beruflichen, finanziellen oder sonstigen Beziehungen zwischen dem Prüfer, seinen Organen und Prüfungsleitern einerseits und dem BVG-Konzern und seinen Organmitgliedern andererseits bestehen, die Zweifel an seiner Unabhängigkeit begründen können. Die Erklärung soll sich auch darauf erstrecken, in welchem Umfang im vorausgegangenen Geschäftsjahr andere Leistungen für den BVG-Konzern, insbesondere auf dem Beratungssektor, erbracht wurden bzw. für das laufende/folgende Geschäftsjahr bereits vertraglich vereinbart oder in Aussicht gestellt sind. Der Abschlussprüfer ist aufzufordern, unverzüglich die Gewährträgerversammlung zu unterrichten, wenn Befangenheitsgründe entstehen bzw. bereits entstanden sind und nicht unverzüglich beseitigt werden können. Die Gewährträgerversammlung bestellt auf Vorschlag des Aufsichtsrats und im Einvernehmen mit dem Rechnungshof den Abschlussprüfenden; die Vertragsgestaltung mit dem Abschlussprüfenden übernimmt die BVG AöR. Mit dem Abschlussprüfer ist zu vereinbaren, dass der Aufsichtsrat über alle wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse unverzüglich unterrichtet wird, die sich während der Abschlussprüfung ergeben. 4. Der Abschlussprüfer hat den Aufsichtsrat unverzüglich zu informieren bzw. im Prüfungsbericht zu vermerken, wenn er bei der Durchführung der Abschlussprüfung Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der von Vorstand und Aufsichtsrat abgegebenen Erklärung zu diesem Kodex ergeben. 5. Der Abschlussprüfer hat an den Beratungen des Aufsichtsrats über den Jahresabschluss teilzunehmen und über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung zu berichten. CGK BVG Seite 8 von 8