Eingangsrechnungsbuch

Transkript

1 Eingangsrechnungsbuch Schulungsunterlagen Stand: S. Gläser Seite

2 Inhalt Zweck des ERB... 3 Einrichten des ERBs... 3 Definieren einer Bankverbindung... 3 Zuweisungen im Firmenstamm... 3 Einstellen des Eingangsrechnungsbuches... 4 Eingang einer Kreditoren-Rechnung... 7 Erfassen der Rechnung... 7 Rechnung buchen... 8 Rechnung zahlen... 9 Einscannen von Eingangsrechnungen...10 Übergabe an die Finanzbuchhaltung...11 Reporting & bninfocenter...11 Platz für Ihre Notizen...12 Stand: S. Gläser Seite

3 Zweck des ERB Erfassen der eingegangenen Rechnungen Verbuchen auf ausgewählte Projekte und/oder Bestellungen Bezahlen der Rechnungen Einrichten des ERBs Definieren einer Bankverbindung Es muss unter Verwaltung Bankverbindungen zunächst eine gültige Bank eingetragen werden, die beim Zahlen der Eingangsrechnungen verwendet wird. Dies ist Ihre Bank und find unter anderem auch Anwendung in Rechnungsausgangsjournal. Zuweisungen im Firmenstamm Einerseits muss im Firmenstamm (Verwaltung-Firmenstamm ein Nummernkreis für die Eingangsrechnungen definiert werden (Registerkarte Nummernkreise) Stand: S. Gläser Seite

4 Und andererseits müssen auch die Konten für die Finanzbuchhaltung hinterlegt werden. D.h. auf der Registerkarten Konten sind die einzelnen Steuerkonten als Vorsteuerkonten einzutragen. Einstellen des Eingangsrechnungsbuches Die wichtigsten Einstellungen in den Grunddaten sind a. die Option manuell vorbelegen Dadurch wird die Nummer des Eingangsrechnungsbuches nicht mehr automatisch vorgeschlagen, sondern die ERB-Nummer muss dann manuell vergeben werden. Wird diese Option aktiviert, so muss sich eine der ERB-Nummer entsprechende Datei im Scans-Verzeichnis von bnwin vorhanden sein. Beispiel: Eingabe der ERB-Nummer ERB Im Scans-Verzeichnis muss dann eine Datei vorhanden sein, die den Namen ERB pdf oder ERB tif besitzt. Diese Datei wird dann beim Anlegen der Eingangsrechnung automatisch in das Archiv von kwp-bnwin.net verschoben und der Eingangsrechnung zugewiesen. b. die Option Freigabe durch Sachbearbeiter Bevor die Rechnung gebucht oder bezahlt werden kann, muss die Rechnung durch den Sachbearbeiter freigegeben werden. Der Sachbearbeiter entspricht in der Regel dem Erfasser der Rechnung. Dies kann jedoch umgestellt werden. Stand: S. Gläser Seite

5 c. die Option Default-Konto übersteuern mit Benutzerfeld In der Standard-Einstellung wird für eine Buchung der Eingangsrechnung die hier eingestellte Kontonummer verwendet. Es ist jedoch auch möglich die Eingangsrechnung in Abhängigkeit der Adresse auf eine bestimmte Kontonummer zu buchen. So kann in der Adressverwaltung in einem frei wählbaren Benutzerfeld (Benutzerfeld 1 bis 5) eine Kontonummer hinterlegt werden. Dieses Feld muss dann hier in den Grunddaten definiert werden. Wird nun die Rechnung verbucht, so schlägt das ERB die Kontonummer vor die im entsprechenden Benutzerfeld des Lieferanten hinterlegt ist. Weitere wichtige Funktionen sind auf der Registerkarte Sonstiges zu finden. d. Rechnungskontrollierte Bestellungen automatisch im ER-Buch anlegen und verbuchen Für diese Option ist das Bestellwesen Voraussetzung. Wird sie aktiviert, so öffnet sich nach dem erfolgreichen Kontrollieren der Rechnung im Bestellwesen ein neues Fenster in dem Sie eine neue Eingangsrechnung erfassen können. Stand: S. Gläser Seite

6 Dabei werden die Informationen wie Kreditor, Rechnungsnummer sowie Rechnungsdatum und Betrag aus dem Bestellwesen gezogen. Stand: S. Gläser Seite

7 Eingang einer Kreditoren-Rechnung Erfassen der Rechnung Das Erfassen einer Eingangsrechnung kann über mehrere Optionen erfolgen: a. Manuelle Erfassung der gesamten Rechnung b. Über Erfassung mittels manueller Eingabe der Eingangsrechnungsbuchnummer c. Über das Bestellwesen Stand: S. Gläser Seite

8 Rechnung buchen Auch beim Buchen ein ERB stehen mehrere Möglichkeiten offen: a. Buchen der ERB aus dem Eingangsrechungsbuch i. Ohne Zuordnung (für z.b. Telefon- oder KFZ-Rechnungen) ii. Auf eine Bestellung (für Materiallieferungen) Dabei wird die gewählte Bestellung dann abgeschlossen iii. Auf ein Projekt (z.b. für Sub-Unternehmerleistungen o.ä.) In diesem Fall wird ein Beleg im Baustellenlager erzeugt b. Durch eine Rechnungskontrolle aus dem Bestellwesen eine neue Rechnung anlegen (dabei wird automatisch verbucht) c. Vorerfassen der Rechnung und anschließender Auswahl der Rechnung bei der Rechnungskontrolle im Bestellwesen Stand: S. Gläser Seite

9 Rechnung zahlen Auch bei Bezahlen stehen viele Möglichkeiten zur Auswahl. Bei allen Versionen muss zunächst die Rechnung freigegeben werden. 1) Durch manuelles Eingeben der Informationen 2) Durch DTAUS 3) Durch eine Sammelüberweisung DTAUS DTAUS ist das deutsche Übertragungsverfahren von Buchungen zu Banken. Stand: S. Gläser Seite

10 Einscannen von Eingangsrechnungen Wird über die Optionen im Eingangsrechnungsbuch die Einstellung manuelle Eingangsrechnungsbuchnummer gewählt, so muss beim Erfassen der Rechnung bereits eine Datei im Scans-Ordner vorhanden sein, deren Dateiname der Nummer entspricht (siehe Seite 4). Weiterhin kann nachträglich eine Eingangsrechnung über das Programm ScanImport erfasst werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten. Analog zu anderen Belegen kann die Import-Routine verwendet werden. Dabei muss der Aufbau für Eingangsrechnungen wie folgt aussehen: 1;E;ERB-Nummer;R;E.(tiff oder pdf) Wenn die Rechnung signiert ist, d.h. beinhaltet die PDF-Datei einen Anhang im OPENTRANS-Format, so kann diese auch direkt im Scan-Import erfasst werden. In diesem Fall werden die Rechnungsdaten automatisch zugewiesen und vorgeschlagen. Stand: S. Gläser Seite

11 Übergabe an die Finanzbuchhaltung Über die Schaltfläche FiBu-Export im Eingangsrechnungsbuch kann die Schnittstelle zur FiBu geöffnet werden. Damit lassen sich die Eingangsrechnungen an für eine externe Finanzbuchhaltung exportieren. Informationen wie Berater bzw. Mandaten-Nummer stammen hierbei aus der FiBu-Schnittstelle des normalen Rechnungsjournals. Reporting & bninfocenter Im Internet unter finden Sie eine breite Auswahl an Auswertungen für das Eingangsrechnungsbuch. Diese können Sie dann über den Menüpunkt Journale-Auswertungen im Hauptprogramm oder aus dem Eingangsrechnungsbuch heraus starten. Im Eingangsrechnungsbuch finden Sie auch eine Auswahl an Informationen rund um die Eingangsrechnungen. Bei aktivierter Option Eingangsrechnungsbuch integrieren finden Sie auf der Übersichtsseite eine grobe Aufstellung der Rechnungen, die detaillierte Version finden Sie in den Unternehmenszahlen in der Rubrik Kosten. Stand: S. Gläser Seite

12 Platz für Ihre Notizen Stand: S. Gläser Seite