Checkliste für den Datenschutz an Schulen

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Charlotte Amsel
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1 MÄRKISCHER KREIS Heedfelder Str Lüdenscheid Checkliste für den Datenschutz an Schulen Schulaufsicht Fachdienst 50 Herr Fuhrbach Behördlicher Datenschutzbeauftragter an Schulen des Märkischen Kreises Telefon: 0151 / s.fuhrbach@maerkischer-kreis.de Stand: Hinweise 1. Die Checkliste beinhaltet besonders relevante Themen sie ist abschließend. 2. Die Checkliste kann der Ausgangspunkt für eine Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von an Schulen sein. 3. Dementsprechend bedeutet automatisch Rechtskonformität bei der Datenverarbeitung und einen Rechtsverstoß. 4. Jede Verarbeitung von muss zwingend als Einzelfall geprüft werden. 5. Die Datenschutzgrundverordnung hat Anwendungsvorrang gegenüber nationalem Recht. 6. Die bereichsspezifischen Datenschutzvorschriften (VO-DV I und II) haben Vorrang gegenüber den allgemeinen Bestimmungen (z.b. DSG NRW). 7. Abkürngen: DSGVO Datenschutzgrundverordnung [ IFG NRW Gesetz über die Freiheit des Zugangs Informationen für das Land Nordrhein- Westfalen (Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen IFG NRW) [ DSG NRW Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen [ 824&menu=1&sg=0&aufgehoben=N&keyword=dsg#det0] SchulG Schulgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen [ VO-DV I über die r Verarbeitung gelassen Daten von Schülerinnen und Schülern und Eltern [ VO-DV II über die r Verarbeitung gelassen Daten der Lehrerinnen und Lehrer [ LDI Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen [

2 Homepage / Internet Bedingung Gesetz / Einwilligungen für die Verarbeitung von Personenabbildungen (Fotos / Videos) der SuS vor. Einwilligungen für die Verarbeitung von Personenabbildungen (Fotos / Videos) der Lehrkräfte vor. Auf der Homepage finden sich keine Vertretungspläne (weder im öffentlichen noch im öffentlichen Bereich) und es werden keine Vertretungspläne über Apps verarbeitet oder es liegen rechtskonforme Einwilligungen für die Verarbeitung vor. Es werden nur personenbezogene Daten von Lehrkräften veröffentlicht, die den Veröffentlichungspflichten entsprechen (u.a. Name, Funktion, dienstliche Erreichbarkeit). Auf der Homepage befindet sich eine rechtskonforme Erklärung m Datenschutz. Bei dem Betrieb eines schuleigenen Wlans werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet oder es liegen rechtskonforme Einwilligungen vor oder die Daten sind r [ ] Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich [ ] (Stichwort: Log-Dateien). Schreiben der Bez.Reg. Arnsberg vom IFG NRW 12 Schreiben der Bez.Reg. Arnsberg vom DSGVO Art

3 Lehrerzimmer Bedingungen Gesetz / Genehmigungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten (z.b. Noten) von SuS in privaten ADV- Anlagen von Lehrkräften vor. Nur berechtigte Personen haben Zugang (abschließbares Lehrerzimmer, abschließbare Fächer, Verwahrung der Klassenbücher, etc.). Personenbezogene Daten werden sicher übermittelt (USB-Stick mit Passwortschutz, keine Benutng von s ohne Verschlüsselung, keine Benutng von Social Messenger Diensten). Es erfolgt keine Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Anbietern, die der DSGVO unterliegen (z.b. Speicherung in der Cloud). Es erfolgt keine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten ( EU). Es werden keine von Lehrkräften bei der Benutng von Druckern / Kopieren verarbeitet. Runderlass Nr.4-3 -

4 Sekretariat Bedingungen Gesetz / Verzeichnisse aller Verarbeitungstätigkeiten (ehemals Verfahrensverzeichnisse) vor. Verträge mit allen Auftragsverarbeitern (z. B. Webseitenbetreiber) vor. Die Informationspflichten bei der Erhebung von werden eingehalten (z.b. Schülerakte, Noten). Es existiert ein Konzept r Bearbeitung von Anfragen von betroffenen Personen über eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Regelungen für die Aufbewahrung, Löschung und Verung der personenbezogenen Daten von SuS werden eingehalten. Die Regelungen für die Aufbewahrung, Löschung und Verung der personenbezogenen Daten von Lehrkräften werden eingehalten. Personenbezogene Daten werden durch ein Sicherheitskonzept [ ] vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung [ ] geschützt. Nur berechtigte Personen haben Zugang (abschließbares Sekretariat, Verwahrung der Schüler- und Personalakten, technische und organisatorische Maßnahmen m Schutz der Daten, etc.). DSGVO Art. 30 DSGVO Art. 28 DSGVO Art. 13 DSGVO Art. 14 DSGVO Art. 15 DSG 49 VO-DV I 9 VO-DV II 9 DSGVO Art. 5 DSGVO Art

5 Schulleitung Bedingungen Gesetz / Der Verantwortliche [SchulleiterIn - Anm. d. Verf.] setzt unter Berücksichtigung der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, um sicherstellen und den Nachweis dafür erbringen können, dass die Verarbeitung gemäß dieser erfolgt. Diese Maßnahmen werden erforderlichenfalls überprüft und aktualisiert. Innerhalb von 72 Stunden werden Verletngen des Schutzes personenbezogener Daten an die LDI gemeldet, es sei denn, die Verletng führt einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Die Verletng des Schutzes personenbezogener Daten wird dokumentiert - es empfiehlt sich eine unverzügliche Rücksprache mit dem behördlichen Datenschutzbeauftragten. Der/die SchulleiterIn gibt den mit der Datenverarbeitung betrauten Personen (z.b. SekretärIn) die Dienstanweisung (Runderlass Nr.4) bekannt und verpflichtet sie auf ihre Einhaltung. DSGVO Art. 24 (1) DSGVO Art. 33 DSG 59 Runderlass Nr.4-5 -

6 Der/die SchulleiterIn ist verpflichtet bei der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten folgende Vorschriften beachten: Runderlass Nr.4 Unbefugte dürfen keinen Zugang Datenverarbeitungsanlagen erhalten. Jeder Benutzer erhält nur Zugang Daten, die für deren Aufgabenbereich benötigt werden (z.b. Passwörter). Es muss feststellbar sein, an welche Stellen personenbezogene Daten übermittelt werden. Es muss feststellbar sein, welche welcher Zeit von wem in das Datenverarbeitungssystem eingegeben worden sind. Der Datenschutz wird durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt (z.b. durch Regelungen über das Verschließen der Räume, den Zugang gespeicherten, den Nachweis über den Umgang mit ). Die Schulleiterin oder der Schulleiter sorgt regelmäßig für Belehrungen über Sicherungspflichten. Die Schulleiterin oder der Schulleiter führt in unregelmäßigen Abständen persönliche Stichproben über das Sicherheitsverhalten der Benutzerinnen und Benutzer und den Zustand der schulischen ADV-Anlagen durch

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