BUNDES-PUBLIC CORPORATE GOVERNANCE BERICHT 2017 VKS Verpackungskoordinierungsstelle gemeinnützige GmbH

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1 BUNDES-PUBLIC CORPORATE GOVERNANCE BERICHT 2017 VKS Verpackungskoordinierungsstelle gemeinnützige GmbH Wien,

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Struktur des B-PCGK Umsetzung des B-PCGK durch die VKS Organe der Gesellschaft Geschäftsführung Mitglieder und Bestellung der Geschäftsführung Aufgaben der Geschäftsführung Vergütung des Geschäftsführers Aufsichtsrat Mitglieder und Präsenz des Aufsichtsrats Unabhängigkeit des Aufsichtsrats Ausschüsse des Aufsichtsrats Vergütung des Aufsichtsrats Zusammenwirken von Geschäftsführung und Aufsichtsrat D & O-Versicherung Gender Mainstreaming Externe Evaluierung... 6 B-PCGK-Bericht 2017

3 1 Einleitung Die VKS Verpackungskoordinierungsstelle gemeinnützige GmbH (VKS) ist durch die Verankerung der Beachtung des Bundes-Public Corporate Governance Kodex (B-PCGK) in der Errichtungserklärung der VKS vom zur Einhaltung der Bestimmungen des B-PCGK verpflichtet. Der B-PCGK ist auf Unternehmen anwendbar, an denen der Bund direkt oder indirekt mit zumindest 50 % beteiligt ist. Ziel ist es, die Unternehmensführung und -überwachung transparenter und nachvollziehbarer zu machen und die Rolle des Bundes und der Unternehmen des Bundes klarer zu fassen. Gemäß B-PCGK hat die VKS einen Corporate Governance Bericht zu erstellen. Der vorliegende Bericht betrifft das Jahr 2017 und ist der dritte seiner Art. 2 Struktur des B-PCGK Der B-PCGK unterscheidet zwischen zwei Regelungskategorien: einerseits zwingenden Regeln (mit K gekennzeichnet), andererseits Empfehlungen (mit C gekennzeichnet). Von den Empfehlungen C kann das Unternehmen abweichen, ist jedoch verpflichtet, dies im jährlichen Corporate Governance Bericht offenzulegen. 3 Umsetzung des B-PCGK durch die VKS Im Geschäftsjahr 2017 hat die VKS den B-PCGK in der Fassung vom 28. Juni 2017 zur Anwendung gebracht. Sämtliche K -Regeln des B-PCGK werden von der VKS eingehalten. Mit der nachfolgenden Erklärung erfüllt die VKS auch alle C -Regeln des Kodex: C Zusammensetzung der Geschäftsleitung In der VKS ist gemäß Errichtungserklärung seit 2014 nur ein Geschäftsführer bestellt, der die Gesellschaft in allen gerichtlichen und außergerichtlichen Angelegenheiten einzeln vertritt. Im Jahr 2015 erfolgte die Bestellung einer Prokuristin mit Einzelzeichnungsberechtigung. Durch das in der VKS bestehende IKS ist das Vier-Augen-Prinzip gesichert. B-PCGK-Bericht 2017 Seite 1

4 4 Organe der Gesellschaft 4.1 Geschäftsführung Mitglieder und Bestellung der Geschäftsführung Die Geschäftsführung der VKS besteht aus einem Mitglied. Der Geschäftsführer wurde aufgrund einer öffentlichen Ausschreibung nach Stellenbesetzungsgesetz für die Dauer von drei Jahren und drei Monaten bestellt. Die Bekanntmachung hinsichtlich der Bestellung des Geschäftsführers erfolgte am im Amtsblatt der Wiener Zeitung bzw. dem KURIER gemäß 5 (1) Stellenbesetzungsgesetz, BGBl. Nr. 26/1998. Person Geburtsjahr Datum Erstbestellung Ende laufende Funktionsperiode Dr. Arnold Pregernig Eine Mitgliedschaft in Überwachungsorganen in anderen Gesellschaften besteht nicht. Mitte des Jahres 2017 erfolgte die Wiederbestellung des Geschäftsführers nach einer öffentlichen Ausschreibung nach Stellenbesetzungsgesetz für die Dauer von fünf Jahren. Die Bekanntmachung hinsichtlich der Bestellung erfolgte am 12./ in der Wiener Zeitung bzw. dem KURIER am gemäß 5 (1) Stellenbesetzungsgesetz, BGBl. Nr. 26/1998. Person Geburtsjahr Datum Bestellung Ende laufende Funktionsperiode Dr. Arnold Pregernig Aufgaben der Geschäftsführung Die Geschäftsführung der VKS führt die Geschäfte der Gesellschaft nach aktuellen betriebswirtschaftlichen Erkenntnissen entsprechend den anwendbaren gesetzlichen Grundlagen, der Errichtungserklärung sowie der Geschäftsordnung der Geschäftsführung zum Wohl des Unternehmens. Dabei beachtet die Geschäftsführung der VKS stets die Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit sowie der Zweckmäßigkeit. Die Steuerung der Gesellschaft erfolgt auf Grundlage offenen Informationsaustausches und regelmäßiger Beratungen mit den leitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Fachbereiche sowie dem Aufsichtsrat. Eine entsprechende Geschäftsordnung der Geschäftsführung wurde von SC DI Günter Liebel als Vertreter der Alleingesellschafterin (Umweltbundesamt Gesellschaft mit beschränkter Haftung) erlassen. B-PCGK-Bericht 2017 Seite 2

5 4.1.3 Vergütung des Geschäftsführers Die Gesamtvergütung des Geschäftsführers in der Funktionsperiode bis besteht aus einem fixen Entgeltanteil sowie einem Dienstgeberbeitrag zu einer überbetrieblichen Vorsorgekassa. Für die Funktionsperiode bis lagen die Beiträge zur überbetrieblichen Vorsorgekassa bei 1,53 %. Die Gesamtbezüge des Geschäftsführers orientieren sich an den Bezügen eines Vertragsbediensteten in der Verwendungsgruppe A1, Funktionsgruppe 7, und betrugen im Geschäftsjahr ,04 brutto. Dienstreisen werden nach der Reisegebührenverordnung des Bundes vergütet und betrugen im Jahr , Aufsichtsrat Mitglieder und Präsenz des Aufsichtsrats Der Aufsichtsrat der VKS besteht aus fünf Mitgliedern und wurde im Rahmen einer ordentlichen Generalversammlung am bestellt. Die Nominierung des Aufsichtsrats erfolgte gemäß der Errichtungserklärung der VKS vom Person und Funktion Geburtsdatum Datum Erstbestellung Ende laufende Funktionsperiode Mag. Siegfried MENZ im Jahr 2019 Vorsitzender SC Mag. Dr. Franz JÄGER im Jahr 2021 Stv. Vorsitzender Hans ROTH im Jahr 2019 Mitglied MMag. Barbara THALER im Jahr 2019 Mitglied Helmut MÖDLHAMMER im Jahr 2019 Mitglied Der Aufsichtsrat der VKS weist einen Frauenanteil von 20 % auf. Der Aufsichtsrat der VKS kommt seiner Tätigkeit grundsätzlich im Plenum nach. Das Plenum hielt 2017 vier Sitzungen ab (siehe dazu auch Punkt 4.2.3). Im Geschäftsjahr 2017 war kein Aufsichtsratsmitglied bei mehr als der Hälfte der Sitzungen abwesend Unabhängigkeit des Aufsichtsrats Der Aufsichtsrat der VKS bringt die Leitlinien der Unabhängigkeit ihrer Mitglieder auf Basis des B-PCGK zur Anwendung: B-PCGK-Bericht 2017 Seite 3

6 Mitglied des Aufsichtsrats darf nicht sein, wer in einer geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zum Unternehmen oder dessen Geschäftsführung steht, die einen nicht nur vorübergehenden Interessenkonflikt begründet. Des Weiteren darf nicht Mitglied des Aufsichtsrats sein, wer in einem Dienstverhältnis zum Unternehmen steht, ausgenommen die nach dem Arbeitsverfassungsgesetz oder nach anderer gesetzlicher Bestimmung in den Aufsichtsrat entsandten Mitglieder. Bei der Bestellung von Mitgliedern des Aufsichtsrats ist darauf zu achten, dass sich aus deren beruflicher Tätigkeit keine Interessenskollisionen ergeben. Mitglieder des Aufsichtsrats dürfen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei Mitbewerbern des Unternehmens ausüben, die einen Interessenskonflikt begründen könnten. Dem Aufsichtsrat soll nicht mehr als ein ehemaliges Mitglied der Geschäftsführung angehören. Ein Mitglied des Aufsichtsrats darf nicht Mitglied der Generalversammlung sein Ausschüsse des Aufsichtsrats Die Arbeitsweise der Ausschüsse des Aufsichtsrats wird durch die den Grundsätzen des B-PCGK entsprechend erlassene Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat festgelegt. Bilanzausschuss Als Ausschuss ist entsprechend der Bedeutung der Thematik und ihrer sachlichen Zuordnung ein Bilanzausschuss eingerichtet. Dieser befasst sich vorbereitend mit allen Fragen des Jahresabschlusses. Im Geschäftsjahr 2017 hat eine Sitzung des Bilanzausschusses stattgefunden Vergütung des Aufsichtsrats Die jährliche Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats betrug für das Geschäftsjahr 2017 insgesamt 8.246,56 (inklusive Reisespesenersatz). Person und Funktion Vergütung Geschäftsjahr 2017 Reisespesen 2017 Mag. Siegfried MENZ, Vorsitzender 2.494,71 - SC Mag. Dr. Franz JÄGER, Stv. Vorsitzender 1.247,35 - Prof. Helmut MÖDLHAMMER, Mitglied 1.247,35 535,92 KR Hans ROTH, Mitglied 1.663,13 - MMag. Barbara THALER, Mitglied 831,56 226,54 Die Bestimmungen des 25 (2) Gehaltsgesetz werden eingehalten. B-PCGK-Bericht 2017 Seite 4

7 4.2.5 Zusammenwirken von Geschäftsführung und Aufsichtsrat Im Sinne des B-PCGK findet zwischen Geschäftsführung und Aufsichtsrat, insbesondere in den vier ordentlichen Aufsichtsratssitzungen, aber auch darüber hinaus, ein reger Gedankenaustausch statt. Die Geschäftsführung informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle relevanten Fragen der Geschäftsentwicklung sowie zu wesentlichen Geschäftsfällen. Bei wichtigen Anlässen erfolgt eine unverzügliche Information an den Vorsitzenden des Aufsichtsrats. Die Geschäftsführung stimmt die strategische Ausrichtung der Gesellschaft mit dem Aufsichtsrat ab und erörtert mit ihm in regelmäßigen Abständen den Stand der Umsetzung. In der Geschäftsordnung der Geschäftsführung ist weiters geregelt, welche Geschäfte der Zustimmung des Aufsichtsrats bedürfen. 5 D & O-Versicherung Die Umweltbundesamt Gesellschaft mit beschränkter Haftung (UBA-GmbH) als Muttergesellschaft der VKS hat eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung zugunsten von Organmitgliedern und leitenden Angestellten abgeschlossen, welche auch für ihre Tochtergesellschaften und somit die VKS gilt. Mit dieser Versicherung werden bestimmte Risiken der beruflichen Tätigkeit der verantwortlich handelnden Personen abgesichert. Die Versicherung schließt die Deckung bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit aus. Es besteht kein Selbstbehalt. Die Tochtergesellschaften der UBA- GmbH sind prämienfrei mitversichert. 6 Gender Mainstreaming Mitglieder der Geschäftsführung werden von der Bundesministerin für Nachhaltigkeit und Tourismus gemäß BGBl. Nr. 26/1998 Stellenbesetzungsgesetz aufgrund einer öffentlichen Ausschreibung nach dessen Grundsätzen bestellt. Der Frauenanteil im Aufsichtsrat beträgt zum %, in der Geschäftsleitung 0 %. Geschlechtsneutrale Chancengleichheit am Arbeitsplatz und Gleichbehandlung sind für die VKS selbstverständlich. Einer Diskriminierung in jeder Form wird entschieden entgegengetreten. Dieser Grundsatz wird entsprechend den einschlägigen Vorgaben auch bei Stellenbesetzungen eingehalten. Der Frauenanteil in leitenden Funktionen beträgt zum %, jener in der gesamten VKS 57 % (gerechnet nach Kopfzahlen). Eine Erhöhung des Frauenanteils in Geschäftsleitung, Aufsichtsrat und / oder leitender Funktion bedarf der Initiative des Alleingesellschafters. Im Bereich der Belegschaft wurden bereits Maßnahmen gesetzt (Aufnahme einer weiteren Mitarbeiterin Mitte 2017). B-PCGK-Bericht 2017 Seite 5

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