Wie erstelle ich schneller einen Messdienerplan?

Transkript

1 Wie erstelle ich schneller einen Messdienerplan? Vorgeschichte Unsere Gemeinde hat über 30 Messdiener und an jedem Wochenende 3 Messen. Da mein Sohn für die Erstellung dieses Plans immer wieder lange Zeit aufwenden musste, die Namen der Messdiener als auch die Daten der Messtermine für Samstag und Sonntag mühsam in WORD einzugeben, dachte ich an eine kleine Hilfestellung. Vorgaben 1. Datenfelder für eine Messe am Samstag und zwei Messen am Sonntag sollen vorgegeben sein, für bis zu 8 Messdiener in den Gottesdiensten. 2. Das jeweilige Datum sollte schnell und fast automatisch einzugeben sein. 3. Die Namen der Messdiener sollen auch bei Änderungen schnell zu wechseln sein. So könnte das Ergebnis dann später ausgedruckt aussehen: Messdienerplan ab... Samstag Samstag Oliver Pa Tania Si Uhr Dorothea F Charlotte Fö Sonntag Uhr Lena Re Lukas Re Sonntag Alexandra Eb Franziska Ed Uhr Anna Pi Philipp Eb Miriam Pi Sara Pi Samstag Hillary Ge Mirco Dö Uhr Constantin Do Katharina Se Sonntag Uhr Nadine So Patrick So Sonntag Daniel To Christian Th Uhr Patricia Pa Dorothea F Leah Sa Jonas Ni Samstag Anna Pi Jakob Dö Uhr Laura Egg Kamila La Sonntag Seite 1 / 5

2 Wie ist vorzugehen? (ein wenig Kenntnisse in Excel sind nötig) 1. Öffne die Datei <Messdienerplan-leer- > Es ist eine Excel-Mustervorlage, die automatisch eine Nummerierung erhält. Auf dem Bildschirm erscheint folgendes Bild: Die kleinen bunten Kästchen erklären zur ersten Übersicht die verschiedenen Felder. Datumfeld für den 1. Samstag des Planes Diese Felder sind für die Messen vorgesehen, hier müssen nur die Uhrzeiten durch Überschreiben angepasst werden. Datum und Wochentage erscheinen hier später automatisch! In der Mitte sind 2 Spalten (Trennung unsichtbar) in der später die Namen der Messdiener erscheinen werden. Dies sind 2 Eingabefelder für die linke, oder rechte Spalte, in die die Codenummern der Messdiener aus der vorletzten Spalte eingegeben werden muss. Hier sind die Messdienernamen einzutragen, so wie du sie am besten auseinander halten kannst. (vielleicht gleiche Größe, oder gleiches Alter, oder Familie) Seite 2 / 5

3 2. Vorbereitung der Liste für den ersten Gebrauch. a) Trage eure jeweiligen Gottesdienstzeiten für Samstag und Sonntag in die Zeilen unter Spalte B ein. Die Datumsfelder können nicht überschrieben werden, da sie schreibgeschützt sind, denn dahinter verbergen sich Formeln. (Diese sind extra schreibgeschützt, wie auch andere Felder dieses Arbeitsblattes, damit Experten diese nur bei Bedarf mit dem Passwort <kirche> verändern können) b) Fülle die Namensliste unter Spalte I (im grauen Feld) aus. Nutze Vor- und Zunamen, oder Abkürzungen, wie du sonst die Messdiener benennst. Die Reihenfolge kannst du selber wählen. (vielleicht gleiche Größe, oder gleiches Alter, oder Familien zusammen) Hiermit ist die Liste für den ersten Gebrauch vorbereitet und kann wieder als Mustervorlage abgespeichert werden. c) Falls ihr nicht so viele Messen an einem Wochenende habt wie wir, wäre die Tabelle sinnvoll zu verändern. Dazu müssten die Felder jedoch zum Teil gelöscht und oder verschoben werden und die Formeln gegebenenfalls ergänzt werden. Dies ist nur Experten mit guten Excel-Kenntnissen zu überlassen, sonst stimmen eventuell nicht alle Formelbezüge. Bei Bedarf werde ich vielleicht noch andere Wochenvorgaben erstellen. 3. Den Messdienerplan als Mustervorlage abspeichern Dazu muss in Excel bei [Datei] [speichern unter ] der Dateityp [Mustervorlage] ausgewählt und ein neuer Name für die Datei eingegeben werden, z.b. <MessdienerPlan - St. Marien 08 - >. Dann wird beim späteren Aufrufen der Datei hinter dem Bindestrich eine neue Zahl angehängt, so wird beim unbeabsichtigten Speichern nicht die Ursprungsdatei überschrieben. Seite 3 / 5

4 4. Die neu erstellte Messdienerplan-Vorlage jetzt für einen bestimmten Monat / Zeitraum einsetzen. (bis zu 4 Wochen in dieser Vorlage) a) Die neue Vorlage öffnen (unser Beispiel: MessdienerPlan - St. Marien 08 -) Sie erscheint jetzt um eine 1 ergänzt und ist eine normale Excel-Datei. b) In das Feld I3 unter Datum 1. Samstag das Datum des ersten Messtermins eintragen. im Beispiel: Sobald danach mit der Maus in ein anderes Feld geklickt wird, errechnet Excel alle anderen Daten für die Tage in der linken Spalte automatisch. c) Nun in den Spalten E,F (im grauen Feld) mit der Überschrift Li, Re die für den jeweiligen Messdienern zugehörigen Nummern eingeben. Sobald dies geschehen ist und wieder in eine andere Zelle geklickt wird, erscheinen in den Zeilen links neben den Feldern zur Codeeingabe die dazugehörigen Namen aus der Namensliste. Beispiel: durch eine 2 in Feld F3(Re) (zugehörig zu Feld H8), erscheint in Feld D3,der Name Tania Si ) d) Wie für die ersten oben berücksichtigten Messdiener sind alle anderen benötigten Codefelde und die dazugehörigen Messdienernummern einzugeben. e) Bei einer gewünschten Änderung des Namens in der mittleren Spalte, einfach wieder in das dazugehörige Codefeld gehen und die neue Nummer eintippen. Es erscheint beim Klicken auf ein anderes Feld sofort der neue Name. f) Wenn alle Codenummern eingetippt sind, ist der Messdienerplan für 4 Wochen fertig und kann abgespeichert und ausgedruckt werden. Durch die Graufärbung in der Vorlage wird nur der weiße Teil gedruckt. Seite 4 / 5

5 5. Versand des neuen Messdienerplans per Für den Fall, dass der Messdienerplan per verschickt werden sollte, hat sich herausgestellt, dass kaum PC-Nutzer Excel auf ihrem Rechner haben, oder damit umgehen können. Daher folgende 2 Vorschläge zur Abhilfe: 1. Vorschlag: Umwandlung in ein Word-Dokument. Die gewünschten weißen Zeilen und Spalten in unserer Excel-Tabelle markieren und auf [Kopieren] klicken. Dadurch ist dieser Tabellenteil in einer Zwischenablage und kann nun in ein neues Word-Dokument durch [Einfügen] hineinkopiert werden. Diese Word-Datei kann dann von den meisten Internetusern gelesen werden. 2. Vorschlag: Umwandlung in ein PDF-Dokument. Mach mit Hilfe eines PDF-Programms, (wie z.b. PDF-Creator) das kostenfrei aus dem Internet heruntergeladen werden kann, aus der Tabelle eine PDF-Datei. Diese ist dann auch problemlos von fast allen Computernutzern zu öffnen. 6. Änderungen der Kalendertage z.b. zu Ostern: Falls in den Zeitraum des Messdienerplans zusätzliche Feiertage fallen ist es in der Excel-Tabelle leider relativ umständlich dieses mit den Formelverknüpfungen sicher und einfach zu erledigen. Hier ist es viel einfacher die Tabelle in ein Word-Dokument, wie oben beschrieben, umzuwandeln und dann dort die nötigen Zeilen durch Kopieren und Einfügen anderer Tabellenteile hinzuzufügen. Die zusätzlichen Termine und Namen können dann bequemer per Hand wie zu alten Zeiten in die Word-Tabelle geändert oder eingetragen werden. Schlusswort: Vielleicht kann der eine oder andere verantwortliche Gestalter von Messdienerplänen mit meiner Vorlage etwas anfangen. Mein Sohn ist jedenfalls jetzt viel schneller fertig, auch wenn es manchmal durch die Feiertage etwas umständlich ist. Es ist ja möglich, dass ein MessdienerPlanersteller eine einfachere Lösung für die automatische Tabellendarstellung von kirchlichen Feiertagen findet. Falls dem so ist, schickt mir bitte über Monika Döring doering@egv-erzbistum-hh.de, die Verantwortliche für das Ehrenamt im Erzbistum Hamburg, eure Ideen zur Einarbeitung in meine Vorlage. Auch bei Anregungen wählt bitte diesen Weg. Viel Freude und Zeitersparnis, Michael Slabon Seite 5 / 5