White Paper. Fabasoft Folio Zugriffsdefinitionen Winter Release

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1 White Paper Fabasoft Folio Zugriffsdefinitionen 2013 Winter Release

2 Copyright Fabasoft R&D GmbH, A-4020 Linz, Alle Rechte vorbehalten. Alle verwendeten Hard- und Softwarenamen sind Handelsnamen und/oder Marken der jeweiligen Hersteller. Diese Unterlagen sind streng vertraulich. Durch die Übermittlung und Präsentation dieser Unterlagen alleine werden keine Rechte an unserer Software, an unseren Dienstleistungen und Dienstleistungsresultaten oder sonstigen geschützten Rechten begründet. Die Weitergabe, Veröffentlichung oder Vervielfältigung ist nicht gestattet. Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsspezifische Differenzierung, z. B. Benutzer/- innen, verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter. Fabasoft Folio Zugriffsdefinitionen 2

3 Inhalt 1 Einleitung 4 2 Softwarevoraussetzungen 4 3 Zugriffsdefinitionen Aufbau einer Zugriffsdefinition Zugriffsdefinition auswählen Zugriffsdefinition entfernen ACL auswählen Referenziertes Objekt Deaktivieren der automatischen Referenzierung Propagierung von Zugriffsdefinitionen Zugriffsdefinitionen bei Vorlagen Konfiguration von Zugriffsdefinitionen Allgemeine Richtlinien zum Festlegen der Sicherheitseinstellungen 9 Fabasoft Folio Zugriffsdefinitionen 3

4 1 Einleitung Dieses Dokument beschreibt die Verwendung von Zugriffsdefinitionen in Fabasoft Folio. 2 Softwarevoraussetzungen Systemumgebung: Die Informationen in diesem Dokument beziehen sich auf eine Microsoft Windows-Systemumgebung und eine Linux-Systemumgebung. Unterstützte Plattformen: Detaillierte Informationen zu unterstützten Betriebssystemen und unterstützter Software finden Sie in der Softwareproduktinformation auf dem Distributionsmedium. 3 Zugriffsdefinitionen Über Zugriffsdefinitionen werden die ACLs für die einzelnen Status eines Objekts definiert. 3.1 Aufbau einer Zugriffsdefinition Eine Zugriffsdefinition ist folgendermaßen aufgebaut: Mehrsprachiger Name Name der Zugriffsdefinition. ACL Konfiguration In dieser zusammengesetzten Eigenschaft wird die ACL für den jeweiligen Dokumentstatus definiert. Zusätzlich wird die ACL des jeweiligen Status des verbindlich gesetzten Objekts definiert. Fabasoft Folio Zugriffsdefinitionen 4

5 Detaillierte ACL Konfiguration für In Bearbeitung In diesem Feld kann eine spezielle Definition für den Status In Bearbeitung eingetragen werden. Erlaubte Klassen In diesem Feld werden die Objektklassen eingetragen, für die die Zugriffsdefinition verwendet werden kann. Beispiel für ACL-Vergabe: Für ein unverbindliches Objekt mit Status In Bearbeitung gilt entsprechend der oben abgebildeten Zugriffsdefinition die ACL ACL für Dokumente: In Bearbeitung. Hinweis: Der Status eines Objekts ist auf der Registerkarte Dokument im Feld Status des Dokuments ersichtlich. 3.2 Zugriffsdefinition auswählen Zugriffsdefinitionen werden auf der Registerkarte Sicherheit im Feld Zugriffsdefinition ausgewählt. Die aus der Zugriffsdefinition berechnete ACL wird im Feld ACL-Objekt eingetragen. Standardmäßig erhalten Geschäftsobjekte (Akt, Geschäftsfall, Eingang, Ausgang) die Standard Zugriffsdefinition für Dokumente. Inhaltsobjekte erhalten standardmäßig keine Zugriffsdefinition, außer, in der Objektklasse wurde auf der Registerkarte Objektklasse das Feld Zugriffsdefinition erlauben auf Ja gesetzt und die Zugriffsdefinition wurde propagiert (siehe 3.6 Propagierung von Zugriffsdefinitionen ). Ist eine Zugriffsdefinition festgelegt, kann das ACL-Objekt nicht geändert werden. Fabasoft Folio Zugriffsdefinitionen 5

6 3.3 Zugriffsdefinition entfernen Wird eine Zugriffsdefinition entfernt, gilt weiterhin die ACL für das Objekt. Das ACL-Objekt kann dann geändert werden. 3.4 ACL auswählen Auf der Registerkarte Sicherheit im Feld ACL-Objekt kann eine ACL für das Objekt ausgewählt werden. Das ACL-Objekt kann nur geändert werden, wenn keine Zugriffsdefinition festgelegt worden ist. 3.5 Referenziertes Objekt Auf der Registerkarte Sicherheit steht das Feld Referenziertes Objekt zur Verfügung. Ist in diesem Feld ein Objekt eingetragen, so werden die Sicherheitseinstellungen des referenzierten Objekts übernommen. Ein referenziertes Objekt wird automatisch bei untergeordneten Geschäftsobjekten und Inhaltsobjekten eingetragen, wenn die Voraussetzung für eine Propagierung erfüllt ist (siehe 3.6 Propagierung von Zugriffsdefinitionen ). Folgende Einstellungen werden vom Referenzierten Objekt übernommen: Fabasoft Folio Zugriffsdefinitionen 6

7 ACL-Objekt Das ACL-Objekt des Referenzierten Objekt gilt auch für das aktuelle Objekt. Benutzer/Gruppen mit Änderungsberechtigungen Benutzer/Gruppen mit Leseberechtigungen Mitgeführte Benutzer/Gruppen mit Änderungsberechtigungen Mitgeführte Benutzer/Gruppen mit Leseberechtigungen Mitgeführte Sicherheitseinstellungen Um eigene Sicherheitseinstellungen (unabhängig vom Referenzierten Objekt) zu definieren, muss das referenzierte Objekt aus dem Feld Referenziertes Objekt entfernt werden. Anschließend kann die Zugriffsdefinition bzw. das ACL-Objekt geändert werden Deaktivieren der automatischen Referenzierung In einigen Anwendungsfällen möchte man die automatisch Verwendung eines referenzierten Objekts für die Auswertung der ACL verhindern und die ACL am aktuellen Objekt auswerten. In Fabasoft Folio gibt es zwei Möglichkeiten die automatische Referenzierung zu unterbinden Deaktiviereren der automatischen Referenzierung über einen Dokumenttyp Bei Objekten der Objektklasse Dokumenttyp existiert die Eigenschaft Automatische Verwendung des referenzierten Objekts deaktivieren. Ist diese Eigenschaft auf Ja gesetzt, wird beim Registrieren von Objekten mit diesem Dokumenttyp das referenzierte Objekt nicht mehr automatisch gesetzt. Stattdessen wird nur die Zugriffsdefinition und die ACL befüllt. Dies hat zur Folge, dass die ACL auf das aktuelle Objekt ausgewertet wird. Bei der Änderung der Eigenschaft Automatische Verwendung des referenzierten Objekts deaktivieren eines Dokumenttyps bleiben die bestehenden Objekte, die diesen Dokumenttyp verwenden, unangetastet. Die Eigenschaft Automatische Verwendung des referenzierten Objekts deaktivieren wird nur beim Registrieren, Umregistrieren und Deregistrieren ausgewertet. Ausnahme: Die Eigenschaft Automatische Verwendung des referenzierten Objekts deaktivieren wird beim Registrieren eines Inhalts zu einer Unterlage nicht ausgewertet. In diesem Fall wird immer das referenzierte Objekt auf die Unterlage gesetzt, da der Inhalt und die Unterlage eine Einheit bilden. Fabasoft Folio Zugriffsdefinitionen 7

8 Deaktivieren der automatischen Referenzierung über die Objektklasse Analog zum Dokumenttyp existiert die Eigenschaft Automatische Verwendung des referenzierten Objekts deaktivieren auch bei der Objektklasse. Über diese Eigenschaft kann die Verwendung des referenzierten Objekts für eine bestimmte Objektklasse domänenweit deaktiviert werden. Hinweis: Deaktiviert man bei einer Objektklasse die Verwendung des referenzierten Objekts, so kann diese nicht durch den Dokumenttyp übersteuert und wieder aufgehoben werden. Über die Eigenschaft Automatische Verwendung des referenzierten Objekts deaktivieren kann somit nur die Verwendung des referenzierten Objekts verhindert werden, nicht aber eine deaktivierte Referenzierung übersteuert werden. 3.6 Propagierung von Zugriffsdefinitionen Sicherheitseinstellungen werden an untergeordnete Geschäftsobjekte und Inhaltsobjekte als Referenziertes Objekt weitergeben. Die Zugriffsdefinition wird in der Objektklasse im Feld Standard- Zugriffsdefinition für neue Objekte definiert. Eine Vererbung ist unter Berücksichtigung folgender Voraussetzung möglich: Zugriffsdefinition und ACL-Objekt stimmen mit den Sicherheitseinstellungen des übergeordneten Geschäftsobjekts überein. Beispiele: Wird in einem unverbindlichen Geschäftsfall mit der ACL für Dokumente: In Bearbeitung ein Eingang erzeugt, erhält der Eingang die ACL für verbindliche Dokumente: In Bearbeitung. Der Geschäftsfall ist nicht als Referenziertes Objekt im Eingang eingetragen. Wird in einem unverbindlichen Geschäftsfall ein Ausgang erzeugt, stimmen Zugriffsdefinition und ACL-Objekt überein. Der Geschäftsfall wird als Referenziertes Objekt eingetragen. Wird in einem unverbindlichen Geschäftsfall ein Inhaltsobjekt erzeugt, wird der Geschäftsfall im Inhaltsobjekt referenziert. Wird das Inhaltsobjekt im unverbindlichen Geschäftsfall verbindlich gesetzt, erhält das Inhaltsobjekt eine neue ACL und das referenzierte Objekt wird entfernt. Ist in der Objektklasse das Feld Standard-ACL für neue Objekte definiert, erhält das neu erzeugte Objekt diese ACL. Die ACL gilt nur für Objekte dieser Objektklasse und wird nicht weitervererbt. Ausnahme: Ein Ordner in einem Geschäftsobjekt (ein registrierter Ordner) erbt die Sicherheitseinstellungen nicht, da er nur zur Strukturierung des Geschäftsobjekts dient. Standardmäßig erhält der Ordner die Standard-ACL für registrierte Ordner. Die ACL kann jedoch analog zu den Dokumenten je Status via Zugriffsdefinition definiert werden. Die Standard-ACL kann in der Folio-Konfiguration definiert werden (siehe 3.8 Konfiguration von Zugriffsdefinitionen ). Fabasoft Folio Zugriffsdefinitionen 8

9 3.7 Zugriffsdefinitionen bei Vorlagen Vorlagen nehmen in Hinblick auf Sicherheitseinstellungen eine Sonderstellung ein. Zugriffsdefinition auswählen Für Vorlagen ist es technisch möglich, eine Zugriffsdefinition auszuwählen. Da es aber bei Vorlagen keine Statusübergänge gibt, ist die Auswahl einer Zugriffsdefinition nicht sinnvoll. ACL-Objekt Standardmäßig erhält eine Vorlage die Standard-ACL für Vorlagen (siehe 3.8 Konfiguration von Zugriffsdefinitionen ). Diese ACL kann jedoch geändert werden. Wird ein Objekt auf Basis einer Vorlage erzeugt, gelten für das neue Objekt die herkömmlichen Sicherheitseinstellungen, unabhängig von der ACL der Vorlage. Definition der ACL über referenziertes Objekt Bei Vorlagen kann ein Referenziertes Objekt definiert werden, sodass die Sicherheitseinstellungen des referenzierten Objekts übernommen werden. Hinweis: Das referenzierte Objekt kann nur gesetzt werden, wenn die ACL entfernt wurde. Statusübergänge bei Vorlagen Bei Vorlagen gibt es keine Statusübergänge. Referenziertes Objekt Die auf Basis von Vorlagen erzeugten Objekte erhalten die ACL des Referenzierten Objekts (vorausgesetzt eine Propagierung ist möglich) und nicht die Standard-ACL für Vorlagen. Der Vorlagenmodus wirkt sich nur für den initialen Vorschlag des Sicherheitskontexts aus. Eine nachträgliche Änderung der Sicherheitseinstellungen in der Vorlage wird nicht vererbt. 3.8 Konfiguration von Zugriffsdefinitionen In der Folio-Konfiguration auf der Registerkarte Sonstiges können in den Feldern Standard ACL für Vorlagen und Standard ACL für registrierte Ordner die jeweiligen Standard-ACLs definiert werden. 3.9 Allgemeine Richtlinien zum Festlegen der Sicherheitseinstellungen Zugriffsdefinitionen können nur in Objektklassen, die in der Zugriffsdefinition als Erlaubte Klasse definiert sind, ausgewählt werden. Endbenutzer haben folgende Möglichkeiten, Sicherheitseinstellungen zu definieren: Bei Geschäftsobjekten Zugriffsdefinitionen können geändert werden. Das ACL-Objekt wird entsprechend der Fabasoft Folio Zugriffsdefinitionen 9

10 Zugriffsdefinition festgelegt und kann nur geändert werden, wenn die Zugriffsdefinition entfernt wurde. Bei Inhaltsobjekten, bei denen Zugriffsdefinitionen nicht erlaubt sind o Nicht registrierte Inhaltsobjekte: Es können keine Zugriffsdefinitionen definiert werden, vorausgesetzt es ist keine Zugriffsdefinition festgelegt. Die Sicherheitseinstellung kann über das ACL-Objekt geändert werden. o Registrierte Inhaltsobjekte Die Zugriffsdefinition kann geändert werden. Das ACL-Objekt wird entsprechend der Zugriffsdefinition festgelegt und kann nur geändert werden, wenn die Zugriffsdefinition entfernt wurde. Bei Inhaltsobjekten, bei denen Zugriffsdefinitionen erlaubt sind: o Nicht registrierte Inhaltsobjekte Es können keine Zugriffsdefinitionen definiert werden, vorausgesetzt es ist keine Zugriffsdefinition festgelegt. Die Sicherheitseinstellung kann über das ACL-Objekt geändert werden. o Registrierte Inhaltsobjekte Die Zugriffsdefinition kann geändert werden. Das ACL-Objekt wird entsprechend der Zugriffsdefinition festgelegt und kann nur geändert werden, wenn die Zugriffsdefinition entfernt wurde. Fabasoft Folio Zugriffsdefinitionen 10