Prospektbew irtschaftung

Transkript

1 Prospektbew irtschaftung Seite 1 von 8

2 Prospektbewirtschaftung Inhaltsverzeichnis...2 Zeitlicher Ablauf...2 Arbeitsablauf...3 Bestellung über Mailinghouse...4 Bestellung per Fax...5 Bestellung per Telefon...6 Flussdiagramm...7 Lagerung...8 Das Prospektlager...8 Zeitlicher Ablauf o Alle Materialien zusammensuchen o Einen genauen Ablauf aufschreiben während einer Prospektbestellung per Fax, Telefon und Internet o Den Ablauf bei 2-3 weiteren Prospektbestellungen kontrollieren und verbessern o Alle Materialien in ein Mäppchen zusammenfassen o Titelblattschreiben o Den Prozess von 2 Mitarbeiter durchschauen lassen o Alles zusammen zu einem Heftchen binden o Abschicken damit es zum richtig Zeitpunkt bei der Pro Target ankommt. Seite 2 von 8

3 Arbeitsablauf Nach dem ich am Morgen ins Büro gekommen bin, gehe ich durch unsere Prospektablagen. Diejenigen Prospekte die fehlen, schreibe ich auf. Dabei kann ich alte Prospekte aus der Ablage nehmen und ins Altpapier werfen. Die aufgeschriebenen Kataloge suche ich in den Lagerkästen oben im Büro. Wenn ich sie da finde fülle ich die Ablage auf. Sind aber die Kataloge nicht in den Lagerkästen, gehe ich in den Keller und suche die Prospekte. Im Keller sind alle Kataloge schön abgelegt. Sie sind nach Ländern und nach Touroperator eingeräumt. Den Gesuchten Prospekt nehme ich und schaue, ob er vollständig ist. Das heisst, ich schaue, ob die Preisliste oder die Specials dabei sind. Sind die Kataloge ok kann ich sie ins Büro nehmen und in die Ablage einräumen. Ganz wichtig auch die Lagerkästen wieder aufzufüllen, damit die Angestellten nicht in den Keller müssen, wenn ich mal nicht da bin. Manchmal sind die Prospekte im Keller fast aufgebraucht. In diesem Falle bestelle ich sie im Internet, per Fax oder per Telefon. Zuerst schaue ich im Internet (im Mailinghouse) nach. Dort sind fast alle Touroperatoren vertreten und ich kann so eine Sammelbestellung aufgeben. Im Mailinghouse zu bestellen ist die einfachste Art und auch die beste. Alle Prospekte können zusammen bestellt werden und ich habe so immer den Überblick welche Prospekte im Angebot sind. Kataloge von kleineren Veranstaltern wie Alltour sind nicht im Mailinghouse vertreten. Bei diesen TO s kann man die Kataloge per Fax oder Telefon bestellen. Am besten sucht man die Fax- oder Telefonnummer im Internet unter der Adresse ich die Nummer gefunden, rufe ich den Touroperator an und bitte ihn, mir die Kataloge zuzusenden. Manche Veranstalter schicken auch vorgedruckte Formulare, damit kann ich die Kataloge bestellen. Auf diesem Formular sind alle Kataloge angegeben die vom Veranstalter vertrieben werden. So kann ich nur noch den gewünschten anstreichen die Anzahl angeben und den Fax senden. Haben wir aber kein solches Formular erhalten, mache ich ein Fax und schreibe den genauen Katalognamen und die Anzahl auf. Die Kataloge, die ich im Mailinghouse bestellt habe kommen so ca. nach 4 Tagen. Telefon oder Faxbestellungen dauern meist so bis zu einer Woche. Sind die Prospekte bei uns im Büro angekommen, packe ich sie aus. Falls sie neu herausgekommen sind oder sonst unbekannt, immer 1 Exemplare in den Umlauf geben, damit die Mitarbeiter sie durch schauen können. Die ausgepackten Kataloge zuerst in die Ablagen und Lagerkästen im Büro legen, dann die restlichen Kataloge im Keller versorgen. Manchmal ist es schwierig immer den Überblick zu behalten. Darum ist es wichtig immer Ordnung im Keller und in den Lagerkästen zu halten. Also die neuen Prospekte immer schön nach Veranstalter und dann nach Land zu ordnen. So hat man die Kataloge immer schnell gefunden und sieht auch wenn irgendwo einer fehlt. Wenn es möglich ist, sollte man auch alte Prospekte sofort nach ihrem Ablaufdatum entsorgen. So entsteht kein Durcheinander. Im Mailinghouse werden die neuen Kataloge (Sommer, Winter) durch einen Initialversand den Reisebüros zugestellt. Das heisst das Reisebüro bekommt 80 % der Kataloge die es im letzten Jahr, von diesem Veranstalter bestellt hat. Seite 3 von 8

4 Das ist sehr praktisch, führt aber auch dazu, dass im Januar und im September viele Kataloge auf einmal kommen und man zum Teil gar keinen Platz für alle hat. Es geht aber nicht lange und die meisten Prospekte sind wieder weg. Die Leute wissen wann die neuen Kataloge herauskommen und so gehen zumindest am Anfang sehr viele Prospekte in kürzester Zeit weg. Weitere Probleme sind auch die Kataloge von ganz kleinen Veranstaltern wie Nicoles Reisen etc. Es ist sehr schwierig alle Kataloge auf Lager zu haben. Wenn also ein Kunde einen Prospekt möchte, den wir nicht an Lager haben, können wir ihn bestellen und dem Kunden danach zustellen. Bestellung über Mailinghouse 1. Im Internet auf die Adresse: 2. Kundennummer und Passwort eingeben 3. Im Feld Veranstalter mit dem Pfeil den TO auswählen 4. Katalog suchen 5. Kataloge auswählen 6. Button Kataloge in den Warenkorb legen drücken 7. Wenn nötig weitere Kataloge aussuchen und in den Warenkorb legen 8. beim letzten Katalog Button Warenkorb ansehen/bestellen drücken 9. Kataloge kontrollieren 10. Namen eingeben und bestellen 11. es braucht keine Bestätigung per Seite 4 von 8

5 Bestellung per Fax Die Bestellung per Fax braucht man nur im Falle, dass der TO nicht im Mailinghouse vertreten ist. 1. Schauen ob der Veranstalter ein vorgedrucktes Bestellformular hat 2. Hat er eins, ausfüllen und senden 3. Hat der Veranstalter kein Formular einen Fax schreiben mit dem genauen Katalognamen 4. Fax abändern 5. Im Internet auf gehen bei Firma den Namen des Touroperators eingeben 6. Fax unterschreiben und versenden Seite 5 von 8

6 Bestellung per Telefon Die Bestellung per Telefon braucht man nur im Falle, dass der TO nicht im Mailinghouse vertreten ist. 1. Den genauen Katalog Namen aufschreiben 2. Im Internet auf gehen bei Firma den Namen des Touroperators eingeben 3. Nach dem Katalog fragen, wenn es schon einen neuen gibt den gerade bestellen 4. Wen kein Katalog erschein, alle Mitarbeiter informieren 5. Ist der Katalog vergriffen oder erscheint erst noch, die Adresse angeben und sich den Katalog zusenden lassen Seite 6 von 8

7 Flussdiagramm Ja Durch die Gestelle Gehen und schauen ob Katalog fehlen Nein Schauen ob es im Kasten noch Kataloge hat Nein Ja In den Keller holen gehen Hat es im Keller noch genügend Ja Kataloge in die Gestelle legen Hat es im Keller? Nein Nein Die Mitarbeiter informieren Kataloge im Mailinghouse per Fax oder per Telefon bestellen. Und eine Auftragsbestätigung ausdrucken. Ende Wenn die Kataloge kommen, mit der Auftragsbestätigung vergleichen und einordnen oder im Keller versorgen Seite 7 von 8

8 Lagerung Die Kataloge kommen ca. nach 3-5 Tagen bei uns im Büro an. Im Keller sollten immer so ca. 2 Päcke in Reserve sein. Es gibt aber auch Kataloge der Konkurrenz die wir sehr wenig brauchen. Von diesen reicht es wenn es 5-6 Exemplare im Lager hat. Das Prospektlager Türe Kuoni Reisen AG Material Schiffs- Europa Übersee Extras reisen Türkei I Interhome Hausboote Golf Sport E S C O I M H O L Z Material Frantour RBM Railtour Hopla Wichtig!! immer genügend Kataloge im Lager 10 Kataloge auf Lager ca. 5 Kataloge auf Lager Seite 8 von 8