EU-FONDS- INFOBRIEF. Ausgabe 2009/05. EU-Fonds: Integrationsfonds Flüchtlingsfonds Rückkehrfonds

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1 EU-FONDS- INFOBRIEF Ausgabe 2009/05 EU-Fonds: Integrationsfonds Flüchtlingsfonds Rückkehrfonds Mit diesem Infobrief unterrichtet das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge über den aktuellen Stand der EU-Fondsverwaltung im Hause sowie über aktuelle Entscheidungen des Europäischen Parlaments, des Rates der Europäischen Union und der Europäischen Kommission.

2 1. EU-Fondsverwaltung Steigerung der Transparenz im Bewilligungsverfahren Anträge, die am Auswahlverfahren nicht teilnehmen: Geltende Auswahlkriterien: Europäischer Integrationsfonds (EIF) Förderjahr 2009 und Nachtragsausschreibung Europäischer Flüchtlingsfonds (EFF III) Förderjahr Europäischer Rückkehrfonds (RF) Standortwechsel Förderjahr 2009 und Nachtragsausschreibung Auszahlung der zweiten Förderrate Ausschreibungen zum Förderjahr Aufwandsentschädigung für ehrenamtliche Tätigkeiten Übereinstimmung von Finanzplan und Schlussbericht...9 Seite 2

3 1. EU-Fondsverwaltung Die EU-Fondsverwaltung beim BAMF ist mit der Organisation und Durchführung von drei SOLID- Fonds (EFF, EIF, ERF) betraut. Die neuen Vorgaben der EU-Kommission zu einem verbesserten und transparenteren Vergabeverfahren haben zu einer weitgehend neuen Gestaltung des Entscheidungsprozesses einschließlich der damit verbundenen Abstimmungen und Beteiligungen an der Projektauswahl (Beteiligung der Länder, der Fachabteilungen im Hause und des Bundesministeriums des Innern) geführt. Diese Veränderungen haben aber auch einen höheren Aufwand und damit eine Verlängerung des Entscheidungsprozesses verursacht. Vor diesem Hintergrund erfolgen derzeit eine personelle Verstärkung sowie eine strukturelle Verbesserung innerhalb der Fondsverwaltung. Mit der Einführung von zwei neuen Organisationsbereichen für Grundsatzangelegenheiten und Koordination erwarten wir effizientere Arbeitsprozesse in der Beratung, Begleitung und Durchführung der Projektmaßnahmen. Für Grundsatzangelegenheiten (z. B. Rechtsfragen, Projektkonzeption) ist zuständig: Hr. Helwig ( - Telefon 0911/ ) Für Koordinationsangelegenheiten (z. B. Verfahrensfragen, VN-Prüfungswesen, Kommunikation, Publikation) zu allen Fonds ist zuständig: Hr. Ehrnsperger ( - Tel. 0911/ ). 2. Steigerung der Transparenz im Bewilligungsverfahren Im Vergleich zum Vorjahr damals wurden die Zuwendungsbescheide zum EFF 2008 und EIF 2007 jeweils im September/Oktober 2008 an die Projektträger zugestellt dauert das diesjährige Verfahren der Projektauswahl und Bewilligung von Projektvorschlägen erheblich länger. Der Grund dafür liegt in der notwendig gewordenen Neugestaltung des Vergabeverfahrens und der damit verbundenen Neuaufstellung der EU-Zuständigen Behörde. Nachdem diese Reformen nun abgeschlossen sind, besteht hier Zuversicht, dass bei der kommenden Ausschreibung 2010 wieder zügiger entschieden werden kann. Anfang März 2009 erläuterte die Kommission anlässlich eines Monitorings ihre Vorstellungen zu einer verbesserten und transparenteren, die Gebote des fairen Wettbewerbs beachtenden Ausschreibung und Projektauswahl. Hierzu zählt insbesondere, dass alle Aspekte des individuellen Entscheidungsprozesses in einem differenzierten Katalog von Bewertungskriterien in nachvollziehbarer Weise begründet und dokumentiert werden. Auch die von den Fachabteilungen des Bundesamtes (Abt. 2 für Rückkehrfonds, Abt. 3 für Integrationsfonds und Abt. 4 für Flüchtlingsfonds) und von den Bundesländern abgegebenen Stellungnahmen und Voten müssen in nachvollziehbarer Weise begründet und dokumentiert werden. Anhand eines geeigneten Punktesystems werden seitdem die entschiedenen Projektvorschläge in einem Rankingsystem geordnet, die Rangstelle entscheidet dann über Bewilligung oder Ablehnung eines Projektvorschlags. Seite 3

4 Die EU-Zuständige Behörde hatte bisher demgegenüber ein straffes Auswahlverfahren entwickelt und gepflegt, um einerseits der großen Zahl von Projektvorschlägen und andererseits dem Verlangen der Projektträger nach einer zügigen Entscheidung entsprechen zu können. Die von der Kommission nun geforderte aufwändige Einzelfalldokumentation erfordert wesentlich mehr Zeit- und Arbeitsaufwand bei der Projektauswahl, führt aber auch zu deutlich mehr Transparenz der getroffenen Auswahlentscheidung. Zur Verdeutlichung seien die bei der diesjährigen Projektauswahl angewandeten Auswahlkriterien im Folgenden dargestellt Anträge, die am Auswahlverfahren nicht teilnehmen: Soweit sie formelle Anforderungen nicht erfüllen Der Antrag ging verspätet ein. Der Antrag wurde nicht formgerecht gestellt. Die Verwendung der Formulare ist zwingend. Der Antrag ist in wesentlichen Punkten unvollständig. Der Antrag enthält keine Unterschrift Soweit sie sonstige offensichtliche Mängel aufweisen Die Zielgruppe wird nicht erreicht. Das Projekt ist mit Gewinnstreben verbunden. Das Projekt entspricht nicht den Förderprioritäten der Europäischen Union und dem Maßnahmenkatalog des Nationalen Jahresprogramms Geltende Auswahlkriterien: Verlässlichkeit des Antragstellers: hierzu können auch Erkenntnisse aus früheren Projektaktivitäten herangezogen werden. Finanzkraft und Bonität des Antragstellers und einer etwaigen Partnerorganisation: Projektträger ohne Eigenkapital können nicht mit kostenintensiven Projekten betraut werden. Qualität der Antragsunterlagen und bisher geleisteter Projektarbeit: hierzu können auch Bewertungen aus früheren Projektaktivitäten herangezogen werden. Erfahrung, Sachkunde, Qualifikation des Projektpersonals: hierzu können auch Erkenntnisse aus früheren Projektaktivitäten herangezogen werden. Seite 4

5 Lage und Bedarf in der Bundesrepublik Deutschland bzw. der Region, in der das Projekt durchgeführt werden soll: Zur Einschätzung nach Lage und Bedarf wird auch von den Bundesländern im Empfehlungsverfahren eine Stellungnahme abgegeben. Das Votum des jeweiligen Bundeslandes wird bei der Auswahlentscheidung berücksichtigt. Votum des Fachreferats im BAMF: Wie bewertet die Abteilung 4 des Bundesamtes das Projekt aus fachlicher Sicht? Relevanz: Inwieweit erfüllt der Projektvorschlag die Ziele und Schwerpunkte des Jahresprogramms sowie die Prioritäten in den Strategischen Leitlinien der Kommission? Kosteneffektivität: Die veranschlagten Projektkosten sind ins Verhältnis zum geplanten Projektergebnis und zur Anzahl der Personen zu setzen, die aus dem Projekt Nutzen ziehen. Kooperation und Austausch des Antragstellers mit anderen Nichtregierungsorganisationen, Behörden sowie Zuwendungsgebern: zu bewerten ist auch das zielgerichtete Zusammenwirken verschiedener Projektmaßnahmen, inwieweit diese in ihrer Ergänzung nachhaltige Wirkung entfalten. Qualitätssicherung und Nachhaltigkeit: Inwieweit sind die vom Antragsteller beschriebenen Maßnahmen und Indikatoren zur Qualitätssicherung ausreichend und geeignet? Diese Auswahlkriterien werden jeweils unter Anwendung einer Bewertungsskala von regelmäßig 0 bis 20 Punkten, zum Teil bis 30 bzw. 50 Punkten bewertet. Insgesamt können höchstens 250 Punkte in 10 Bewertungskategorien erreicht werden. Die Projektvorschläge werden in einer Rankingliste entsprechend ihrer erreichten Gesamtpunktzahl geführt. 3. Europäischer Integrationsfonds (EIF) 3.1. Förderjahr 2009 und Nachtragsausschreibung 2008 Für das Förderjahr 2009 stehen ,13 zur Verfügung. Im Rahmen des laufenden Bewilligungsverfahrens hatten die zuständigen Ministerien der Bundesländer und die Fachabteilung 3 (Integration) in den Sommermonaten ihre Stellungnahmen zu den eingereichten Projektvorschlägen abgegeben. Die Beteiligungsverfahren sind nun abgeschlossen. Die Projektvorschläge wurden von der Zuständigen Behörde bewertet und werden nun im abschließenden Abstimmungsverfahren dem Bundesministerium des Innern (BMI) vorgelegt. Gleiches gilt für die Nachtragsausschreibung 2008 über Die Zuständige Behörde ist bemüht, bis Ende des Jahres 2009 eine verbindliche Mitteilung (sog. Zusicherung ) an die Projektträger zu versenden, in denen eine Zuwendung dem Grunde nach nicht zur Höhe angekündigt wird. Die Zuwendungsbescheide sind Anfang 2010 zu erwarten. Seite 5

6 Unmittelbar nach deren Bestandskraft bzw. nach Rechtsmittelverzicht kann die Überweisung der ersten Förderrate (= 50 % der bewilligten Zuwendung) erfolgen. 4. Europäischer Flüchtlingsfonds (EFF III) 4.1. Förderjahr 2009 Für das Förderjahr 2009 stehen ,27 zur Verfügung. Das Auswahlverfahren für die 133 eingereichten Neuanträge ist abgeschlossen. Die Projektvorschläge liegen zur Zeit im Zuge des Abstimmungsverfahrens dem BMI vor. Nach Genehmigung der Bewilligungen durch das BMI ergeht unverzüglich eine Entscheidung über die eingereichten Anträge. Die EU-Zuständige Behörde ist bemüht, bis zum Jahresende die Zusicherungen (= Bewilligungen dem Grunde nach), ggf. auch schon einen Teil der Zuwendungsbescheide an die Antragsteller zuzustellen. Nach Zustellung der Zuwendungsbescheide und deren Bestandskraft erfolgt die Überweisung der ersten Förderrate (50 % der bewilligten Zuwendung). 5. Europäischer Rückkehrfonds (RF) 5.1. Standortwechsel Aus organisatorischen Gründen wurde die Verwaltung des Europäischen Rückkehrfonds vom bisherigen Standort Bielefeld nach Nürnberg (Zentrale) verlegt. Die neue Anschrift lautet: Bundesamt für Migration und Flüchtlinge EU-Fonds Zuständige Behörde Rückkehrfonds Postfach Nürnberg Ansprechpartner für Auskünfte zum Rückkehrfonds ist Hr. Helwig ( hans-juergen.helwig@bamf.bund.de - Telefon 0911/ ) 5.2. Förderjahr 2009 und Nachtragsausschreibung 2008 Für das Förderjahr 2009 stehen ,74 zur Verfügung. Seite 6

7 Von den vorliegenden 56 Förderanträgen des Förderjahres 2009 entfallen 22 auf bereits im Jahr 2008 genehmigte mehrjährige Projekte. Die 22 Anträge für das 2. Förderjahr werden derzeit für eine Bescheiderteilung bis Ende dieses Monats vorbereitet. Hierzu sind die Finanzpläne der Projektträger eingehend nachzuarbeiten. Die 34 Neuanträge (einjährige Projektvorhaben) wurden dem BMI im Zuge des Abstimmungsverfahrens vorgelegt. Nach Genehmigung der von der Zuständigen Behörde vorgeschlagenen Bewilligungen durch das BMI folgen umgehend die Zusicherungen und zum Teil auch die Zuwendungsbescheide möglichst noch vor Jahresende. Gleiches gilt für die Nachtragsausschreibung 2008 über Auszahlung der zweiten Förderrate 2008 Die EU-Zuständige Behörde kann an jeden Projektträger nur die EU-Fördermittel weiterleiten, die sie ihrerseits von der Kommission vorher erhalten hat. Zur Zeit gehen hier betreffend alle drei EU-Fonds gehäuft Anfragen ein, wann mit der Auszahlung der zweiten Förderrate des Förderjahres 2008 zu rechnen sei. Hierzu sei das Verfahren der Projektfinanzierung durch die Europäische Kommission erläutert: Die den Mitgliedstaaten zugewiesenen EU-Fördermittel werden von der Kommission zu jedem EU- SOLID-Fonds in zwei hälftigen Raten ausgezahlt. Die erste Rate folgt binnen 60 Tagen nach der Genehmigung des Nationalen Jahresprogramms durch die Kommission, die zweite Rate wird binnen höchstens drei Monaten, nachdem die Kommission innerhalb von zwei Monaten einen vom Mitgliedstaat eingereichten Fortschrittsbericht genehmigt hat, an den Mitgliedstaat ausgezahlt. Der Fortschrittsbericht ist fällig, sobald der Mitgliedstaat 60 % der ersten Budgetrate verausgabt hat. Mit dem Fortschrittsbericht ist der Kommission gegenüber Rechenschaft darüber abzulegen, dass die Projektträger 60 % der von der Europäischen Union erhaltenen Fördermittel korrekt verwendet haben. Um diesen Nachweis führen zu können, ist jeder Projektträger verpflichtet, der EU- Zuständigen Behörde gegenüber anhand der Zwischenberichte die ordnungsgemäße Verwendung der Fördermittel zu belegen. Zu Abgabefrist und Berichtsinhalt gilt folgende Regelung: Die Verwendung der Zuwendung ist bei Projekten nach jeweils sechs Monaten im darauf folgenden Monat durch einen Zwischenbericht nachzuweisen. Der Zwischenbericht besteht aus einem Sachbericht und einem Zahlenmäßigen Nachweis. In den Sachberichten sind die Verwendung der Zuwendung sowie das Projektergebnis zu beschreiben und nachzuweisen. Da der große Teil der Projekte im dritten und vierten Quartal 2008 begonnen hat, gingen die Zwischenberichte überwiegend in den Monaten Mai bis Juli 2009 ein. Die Zwischenberichte werden nun von der EU-Zuständigen Behörde geprüft, die Prüfergebnisse fließen dann in den Fortschrittsbericht an die Kommission ein. Bei verspäteter Abgabe der Zwischenberichte verzögert sich der Fortschrittsbericht an die Kommission und damit die Überweisung der zweiten Budgethälfte aus Brüssel zusätzlich. Die Seite 7

8 geltend gemachten Ausgaben in dem jeweiligen Fortschrittsbericht müssen vor Abgabe noch von der Bescheinigenden Behörde geprüft und bescheinigt werden. Der Fortschrittsbericht zum Europäischen Flüchtlingsfonds Förderjahr 2008 wurde am 29. September 2009 an die Kommission übersandt, der Fortschrittsbericht zum Europäischen Integrationsfonds Förderjahr 2007 am Erst wenn die Kommission ihrerseits die Fortschrittsberichte akzeptiert hat, werden die benötigten Fördermittel an die EU-Zuständige Behörde überwiesen. Diese verzögernde Wirkung einer faktischen Refinanzierung von EU-Projekten ist auch in anderen EU-Mitgliedstaaten bekannt und geläufig. Manche Mitgliedstaaten begegnen dem dadurch, dass sie die zweite Förderrate aus ihrem nationalen Haushalt an die Projektträger soweit zwischenfinanzieren, bis die Fördermittel aus Brüssel eingetroffen sind. Eine vergleichbare Zwischenfinanzierung aus Haushaltsmitteln des Bundes ist der EU-Zuständigen Behörde nicht möglich. Die EU-Zuständige Behörde wird bei der Kommission auf eine zeitnahe Bearbeitung der Fortschrittsberichte und Auszahlung der benötigten Fördermittel hinwirken. Sämtliche Zwischen- und Abschlussberichte werden künftig zentral erfasst und an die zuständigen Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung zugeteilt. Eingehende Berichte sind deshalb ausschließlich an nachstehende Anschrift zu übersenden: Bundesamt für Migration und Flüchtlinge EU-Fonds Zuständige Behörde Postfach Nürnberg Bitte den Zwischenbericht in zweifacher Ausfertigung einreichen und gleichzeitig den Antrag auf Auszahlung der zweiten Förderrate beifügen. Ansprechpartner für Auskünfte zum Berichtswesen ist Hr. Umrath (Tel. 0911/ ). Bitte reichen Sie die fälligen Zwischenberichte immer fristgerecht ein. 7. Ausschreibungen zum Förderjahr 2010 Die Ausschreibungen des Förderjahres 2010 zu allen drei EU-SOLID-Fonds EFF, EIF und RF werden zu Beginn des Jahres 2010 durchgeführt und voraussichtlich im Januar 2010 im Internet und im Bundesanzeiger veröffentlicht. In diesem Zusammenhang wirbt die EU-Zuständige Behörde ausdrücklich dafür, künftig verstärkt von der Möglichkeit Gebrauch zu machen, Partnerschaften untereinander einzugehen. Erfahrungen erfolgreicher Projekte aus den Vorjahren zeigen, dass sich die gemeinsame Nutzung von Knowhow und finanziellen Ressourcen der Landes- oder Kommunalbehörden, der kirchlichen sowie sonstigen Träger der Wohlfahrtspflege und NGOs als sinnvoll und effektiv erwiesen hat. Somit können Synergieeffekte genutzt werden. Insbesondere kann es von Vorteil sein, wenn Seite 8

9 Partnerschaften gerade mit größeren und erfahrenen, insbesondere auch finanzstarken Organisationen eingegangen werden. Bei den kommenden Ausschreibungen sollen konkrete Förderakzente gesetzt werden. Unter Auswertung der Ergebnisse vergangener Evaluierungen wird künftig verstärkt auf Förderschwerpunkte abgestellt. Bei den künftigen Ausschreibungen sollen außerdem nachstehende Zielsetzungen verstärkt im Blickfeld stehen: Allgemeine Qualitätssteigerung der Projekte (Die Projektarbeit muss durch ständige Fortbildungsmaßnahmen gesichert sein) Nachhaltigkeit der Projektarbeit (Prüfung des Bedarfs der zu betreuenden Personen; Entwicklungspotential) Vernetzung/Ergänzung zu bereits bestehenden Projekten/Regelangeboten (stärkere Inanspruchnahme und Kooperation mit lokalen Stellen) Bildung und Qualifizierung (Methodisches Lernen, Bildung als Entwicklungsprozess) Der Projektvorschlag sollte gerade zu diesen Kriterien eine deutliche Aussage treffen. 8. Aufwandsentschädigung für ehrenamtliche Tätigkeiten Bei allen EU-Fonds (EIF, EFF, RF) können nach Mitteilung durch die EU-Kommission Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten zur Förderung gemeinnütziger, mildtätiger und kirchlicher Zwecke als förderfähige Kosten berücksichtigt werden. Die Höhe der Aufwandentschädigungen ein tatsächlicher Geldfluss ist Voraussetzung ist in Anlehnung an 3 Nr. 26a EStG/ 5 Abs.1 Nr. 9 KStG auf für jede Person bezogen auf einen Jahreszeitraum begrenzt. Bei besonders herausgehobenen ganzjährigen ehrenamtlichen Tätigkeiten (Übungsleiter, Pflege- und Therapieleistungen) kann die Aufwandsentschädigung bis zu betragen. Im Finanzplan/Verwendungsnachweis ist dieser Betrag bei der Einzelposition Reise- und Aufenthaltskosten aus-/nachzuweisen. 9. Übereinstimmung von Finanzplan und Schlussbericht Ein Großteil der Projekte des Förderjahres 2008 nähert sich seinem Ende. Innerhalb von zwei Monaten nach Projektende sind die Schlussberichte zu erstellen Bitte beachten Sie, dass die in Ihren Schlussberichten geltend gemachten Projektausgaben mit den Finanzplänen weitgehend übereinstimmen müssen. Finanzpläne können noch vor Projektende, nicht aber danach geändert werden. Daher empfiehlt sich rechtzeitig, spätestens 1 bis 2 Monate vor Projektende, eine diesbezügliche Überprüfung der Verausgabungen ( Kassensturz ): Der aktuell genehmigte Finanzplan sollte daraufhin geprüft werden, ob er auch eingehalten wird: Seite 9

10 Schwankungen von +/ 10 v. H. bei den einzelnen Kostenansätzen liegen innerhalb der Toleranzgrenzen (eine Änderung des genehmigten Finanzplanes ist nicht erforderlich) Abweichungen über 10 v. H. bei den einzelnen Kostenansätzen müssen mittels eines neuen Finanzplans vor Projektende bei der EU-Zuständigen Behörde eingereicht und genehmigt werden. Die Genehmigung eines geänderten Finanzplans setzt voraus: 1. Vorlage des geänderten Finanzplans nebst Anlagen mit Originalunterschrift 2. Eingang des neuen Finanzplans vor Projektende 3. Genehmigung durch Zuständige Behörde in schriftlicher Form (ggf. ) Im Zweifel sollte mit den Ansprechpartnern der EU-ZustB (Projektcontrolling/-vergabe) unverzüglich Kontakt aufgenommen werden. Weitere Hinweise zu den Europäischen Fonds finden Sie auf der Internetseite des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge: Impressum Herausgabedatum: Herausgeber: Bundesamt für Migration und Flüchtlinge Zuständige Behörde EU-Fonds Verantwortlich: Rudolf Winter Postanschrift: Postfach Nürnberg Hausanschrift: Rothenburger Straße Zirndorf Seite 10