1 Thematische Auseinandersetzung

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1 short paper: Steuerungsziele des Projektmanagements unter Risikomanagementaspekten Christian Estermaierr

2 2 1 Thematische Auseinandersetzung Die Planung eines Projektes ist der wichtigste Prozessschritt eines Projektlebenszyklus. Fehler, die hier begangen werden, sind während der gesamten Projektlaufzeit nur sehr schwer aufzufangen und zu kompensieren. Projekte müssen dadurch nicht komplett scheitern, jedoch größere Verschiebungen hinsichtlich Laufzeit, Umfang, Ressourcenbindung, Kosten sind zu vertreten. 1.1 Das Projektumfeld Das Projektumfeld ist die Umgebung, in der das Projekt formuliert und bewertet wird, entsteht und durchgeführt wird und die das Projekt direkt oder indirekt beeinflusst und/oder von dessen Auswirkungen es betroffen ist. Abbildung 1: Einflussfaktoren der Projektumfeldanalyse Stakeholder Stakeholder sind Personen oder gruppen, die am Projekt beteiligt, am Projektablauf interessiert oder von Auswirkungen des Projekts betroffen sind. Sie haben ein Interesse am Projekterfolg (bzw. Misserfolg) und am Nutzen für das Projektumfeld. Der Projektleiter muss in der Projektstartphase sowohl Projektumfeld als auch Stakeholder analysieren. 2 1 Vgl. Greenlight Consulting GmbH, Christian Estermaier: Grundlagen Projektmanagement V1.5, Vgl. Schelle, Ottmann, Pfeiffer: ProjektManager, GPM 2009, 7. Auflage.

3 3 1.3 Stakeholderanalyse Im Vorfeld eines Projekts muss eine Stakeholderanalyse durchgeführt werden. Oftmals werden unterschiedliche Erwartungen in ein und dasselbe Projekt gesetzt, so können beispielsweise Geschäftsleitung und Betriebsrat völlig unterschiedliche Vorstellungen zu einem Reorganisationsprojekt haben. Kann man jedoch die Meinungsbildner und Entscheider im Unternehmen frühzeitig von der Projektnotwendigkeit überzeugen und dessen Unterstützung gewinnen, steht einem positiven Projektverlauf nichts mehr in Weg. Unter dem Einfluss eines Stakeholders versteht man die Fähigkeit, Möglichkeit und Macht auf das Projekt effektiv einzuwirken. 3 Die Stakeholderanalyse hat drei Hauptfunktionen: Sie liefert umfeldbezogene Informationen, welche für die Projektzieledefinition sowie für eine spätere Integration des Projektes wichtig sein können Sie bildet die Grundlage für jedes Projektmarketing Sie dient dem Risikomanagement und der Konfliktprävention 4 Eine systematische Stakeholderanalyse erlaubt es dem Projektleiter Probleme und Chancen früh zu erkennen und Maßnahmen für die Stakeholder Politik abzuleiten. Durch das Sammeln von Informationen über die einzelnen Stakeholdertypen, ihre Rollen, Erwartungen sowie Bedeutungen für das Projekt, kann man zu einer übersichtlichen Checkliste für die Stakeholderanalyse gelangen: 3 Vgl. Geiger, Romano, Gubelmann, Badertscher, Pfifko: Projektmanagement Zertifizierung nach IPMA(3.0), Compendio 2009, 2. Auflage, Seite Vgl. ebd., Seite 92.

4 4 Abbildung 2: Gliederungsansatz für Stakeholder 5 Im zweiten Schritt stehen Erwartungen und Befürchtungen wichtiger Stakeholder und Kunden im Vordergrund (hier einige Beispiele bezogen auf unternehmensinterne Stakeholder und Lieferanten eines Software Projekts im Bereich Kundenbetreuung und Auftragsabwicklung): Abbildung 3: Stakeholder und ihre Erwartungen 6 5 Vgl. Schelle, Ottmann, Pfeiffer: ProjektManager, GPM 2009, 7. Auflage, Seite Vgl. ebd., Seite 44.

5 5 1.4 Ergebnis einer Stakeholderanalyse Über die Einordnung und Einschätzung von Bedeutung und Macht diverser Stakeholder sowie deren Einstellung gegenüber dem Projekt als Projektförderer oder gegner mittels einer Bewertungsskala von + bis in der Spalte Klima/Stimmung oder 1 bis 5 in der Spalte Bedeutung/Macht sowie einer ersten Formulierung von Strategien kann auf Grundlage vorhergegangener Gliederungen eine Matrix zur Stakeholderanalyse erstellt werden. Damit verfügt der Projektmanager bereits über wichtige Informationen beispielsweise für ein Risikomanagement oder die Ableitung von Szenarien und Handlungsanweisungen. Abbildung 4: Matrix Stakeholderanalyse 7 7 Vgl. Schelle, Ottmann, Pfeiffer: ProjektManager, GPM 2009, 7. Auflage, Seite 46.

6 6 2 Projektbeispiel Das unter Punkt 1 angeführte Verfahren soll nun an einem konkreten Beispiel dargestellt werden. Szenario: Ein deutsches Großindustrieunternehmen ist an der US Börse NASDAQ notiert. Vor dem Hintergrund der Bilanzmanipulationen und der damit einhergehenden Firmenpleiten in den USA muss dieses Unternehmen spezielle Anforderungen hinsichtlich Rechnungslegung und Bilanzierung erfüllen. Als Reaktion auf diese Firmenpleiten hat die US Regierung den sogenannten Sarbanes Oxley Act (SOX404) auf den Weg gebracht. Mittels eines neu einzurichtenden internen Kontrollsystems (IKS) sollen Unternehmenszahlen zukünftig plausibilisiert werden können. 2.1 Stakeholderanalyse Die Einführung dieses Kontrollsystems umfasst sämtliche Geschäftsprozesse, welche Auswirkung auf die Bilanz haben. Schwerpunkt ist somit auf das Rechnungswesen zu legen. Aber auch sämtliche zuliefernden Einheiten sind von diesem Projekt betroffen. Projekttreiber ist der Finanzvorstand (CFO), da dieser für die Rechtmäßigkeit seiner veröffentlichten Zahlen primär haftet. Die beteiligten Parteien lassen sich hinsichtlich Betroffenheit und Einflussnahmemöglichkeiten sowie Informationsstrategie wie folgt darstellen: Abbildung 5: Stakeholderanalyse

7 7 2.2 Ergebnis einer Stakeholderanalyse In einer Stakeholdermatrix ergibt sich folgende Darstellung: Abbildung 6: Stakeholdermatrix Wie in dieser Matrix dargestellt kann festgestellt werden, dass Vorstand sowie Aktionäre den größten Einfluss auf den Erfolg dieses Projektes haben. Zum einen hängt das mit der persönlichen Haftung des Vorstands zusammen, zum anderen würden die Aktionäre im Falle einer Nicht Zertifizierung des Sarbanes Oxley Acts mit einem Verlust von 20 % ihres eingesetzten Kapitals rechnen müssen. Da es sich hierbei vorrangig um Aktivitäten des Rechnungswesens handelt, ist hierbei ebenso eine erhöhte Einflussnahme feststellbar.