Open Source und Workflow im Unternehmen

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1 Oliver Königs Open Source und Workflow im Unternehmen Eine Untersuchung von Processmaker, Joget, Bonita Open Solution, uengine und Activiti Diplomica Verlag

2 Oliver Königs Open Source und Workflow im Unternehmen: Eine Untersuchung von Processmaker, Joget, Bonita Open Solution, uengine und Activiti ISBN: Herstellung: Diplomica Verlag GmbH, Hamburg, 2012 Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die dadurch begründeten Rechte, insbesondere die der Übersetzung, des Nachdrucks, des Vortrags, der Entnahme von Abbildungen und Tabellen, der Funksendung, der Mikroverfilmung oder der Vervielfältigung auf anderen Wegen und der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, vorbehalten. Eine Vervielfältigung dieses Werkes oder von Teilen dieses Werkes ist auch im Einzelfall nur in den Grenzen der gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes der Bundesrepublik Deutschland in der jeweils geltenden Fassung zulässig. Sie ist grundsätzlich vergütungspflichtig. Zuwiderhandlungen unterliegen den Strafbestimmungen des Urheberrechtes. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Die Informationen in diesem Werk wurden mit Sorgfalt erarbeitet. Dennoch können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden und der Verlag, die Autoren oder Übersetzer übernehmen keine juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für evtl. verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen. Diplomica Verlag GmbH Hamburg 2012

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Abbildungsverzeichnis... 4 Tabellenverzeichnis... 6 Abkürzungs- und Symbolverzeichnis Einleitung Generelle Notwendigkeit von Workflowsystemen Einordnung des Themenbereiches Gliederung dieses Buches Grundlagen Geschäftsprozess Begriff und Definition Geschäftsprozess-Management Workflow Workflow-Management Lizensierung Unternehmenssicht von Open Source Theoretische Workflow Grundlagen am Beispiel von YAWL YAWL Die YAWL Sprache Datenverwaltung in YAWL Architektur des YAWL-Systems Auswahl von Systemen Sonstige WfMS-Systeme jbpm cuteflow Bossa Workflow Imixs Workflow Interleave Andere Projekte

4 3.2 Auswahl von entsprechender Software Processmaker Joget Bonita Open Solution uengine Activiti Beispielworkflows Aufgabenstellung Einrichten eines Urlaubsantrages mit Processmaker Einrichten der Aufbauorganisation Definieren des Prozesses Einrichten eines Urlaubsantrages mit Joget Einrichten der Aufbauorganisation Definieren des Prozesses Einrichten eines Urlaubsantrages mit Bonita Einrichten der Aufbauorganisation Definieren des Prozesses uengine Einrichten der Aufbauorganisation Definieren des Prozesses Prozess ausführen Activiti Einrichten der Aufbauorganisation Definieren des Prozesses Vergleich der Systeme Vergleichskriterien Prozessmodellierung Lizensierung Flexibilität / Anpassbarkeit GUI / Benutzerfreundlichkeit Internationalisierung / Sprachen Architektur / Datenbank

5 5.1.7 Skalierbarkeit Sicherheit / Single-Sign-On / Benutzerverwaltung Schnittstellen zu anderen Systemen Betriebssystem-Abhängigkeit Programmiersprache Benutzerformulare Simulation Support / Training Dokumentation Weiterentwicklung / Community / Transparenz Updates Verbreitung / Referenzen Zusammenfassung und Ausblick Literaturverzeichnis

6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - YAWL Atomic Task Abbildung 2 - YAWL Multiple Instance Task Abbildung 3 - YAWL Composite Task Abbildung 4 - YAWL Composite multiple instance task Abbildung 5 - YAWL Condition Abbildung 6 - YAWL Input condition Abbildung 7 - YAWL Output condition Abbildung 8 - YAWL AND Join Abbildung 9 - YAWL OR join Abbildung 10 - YAWL XOR join Abbildung 11 - YAWL AND split Abbildung 12 - YAWL OR split Abbildung 13 - YAWL XOR split Abbildung 14 - YAWL Architektur aus [Aalst1] Arthur H.M. ter Holstede et al., Abbildung 15 - Benutzerverwaltung in Processmaker Abbildung 16 - Abteilungsverwaltung in Processmaker Abbildung 17 - Startpunkt im Processmaker Abbildung 18 - Beispielformular im Processmaker Abbildung 19 - Beispielprozess im Processmaker Abbildung 20 - Benutzerverwaltung in Joget Abbildung 21 - Swimmlanes in Joget Abbildung 22 - Beispielprozess in Joget Abbildung 23 - Urlaubsantragsformular in Joget Abbildung 24 - Formularerstellung in Joget Abbildung 25 - Inbox in Joget Abbildung 26 - Formular des Urlaubsantrages in Joget Abbildung 27 - Benutzerverwaltung in Bonita Abbildung 28 - Benutzer für den Urlaubsantrag in Bonita Abbildung 29 - Benötigte Pools für den Urlaubsantrag

7 Abbildung 30 - Timeout-Definition für den Urlaubsantrag Abbildung 31 - Vollständiger Prozess des Urlaubsantrages in Bonita Abbildung 32 - Variablendefinition für den Urlaubsantrag Abbildung 33 - Antragsformular - Designeransicht in Bonita Abbildung 34 - Webfront für den Urlaubsantrag Abbildung 35 - Inbox von Bonita Abbildung 36 - Dashboard von uengine Abbildung 37 - Aufbauorganisation in uengine Abbildung 38 - Rollenmanager von uengine Abbildung 39 - Rollen für den Urlaubsantrag Abbildung 40 - Variablen für den Urlaubsantrag Abbildung 41 - uengine Designer Abbildung 42 - uengine Rollenzuordnung Abbildung 43 - uengine Urlaubsantragsprozess Abbildung 44 - Prozessübersicht von uengine Abbildung 45 - Benutzerformular von uengine Abbildung 46 - Offene Prozesse in uengine Abbildung 47 - Activiti Administrator Abbildung 48 - Activiti Modeler Abbildung 49 - Processmaker Login-Screen Abbildung 50 - Bonita Studio - Resourcenverwaltung Abbildung 51 - Joget Prozessstart-Button Abbildung 52 - Joget Hilfefunktion Abbildung 53 - Beispiel Userview Abbildung 54 - Screenshot der Labelverwaltung Abbildung 55 - uengine iphone Simulator Screenshot Abbildung 56 - Activiti iphone Screenshot Abbildung 57 - Lastverteilung über Loadbalancer und Cluster Abbildung 58 - uengine Systemaufbau mit OKF Abbildung 59 - Bonita Studio Simulation Abbildung 60 - Resourcenbearbeitung in Bonita Studio

8 Tabellenverzeichnis Tabelle 1 - Vergleich der Systeme - Lizensierung Tabelle 2 - Vergleich der Systeme - Flexibilität und Anpassbarkeit Tabelle 3 - Vergleich der Systeme - GUI und Benutzerfreundlichkeit Tabelle 4 - Vergleich der Systeme - Internationalisierung und Sprachen Tabelle 5 - Vergleich der Systeme - Architektur und Datenbank Tabelle 6 - Vergleich der Systeme - Skalierbarkeit Tabelle 7 - Vergleich der Systeme - Sicherheit, Single-Sign-On und Benutzerverwaltung Tabelle 8 - Vergleich der Systeme - Schnittstellen zu anderen Systemen Tabelle 9 - Vergleich der Systeme - Betriebssystemabhängigkeit Tabelle 10 - Vergleich der Systeme - Programmiersprache Tabelle 11 - Vergleich der Systeme - Benutzerformulare Tabelle 12 - Vergleich der Systeme - Simulation Tabelle 13 - Vergleich der Systeme - Support und Training Tabelle 14 - Vergleich der Systeme - Dokumentation Tabelle 15 - Vergleich der Systeme - Weiterentwicklung, Community und Transparenz Tabelle 16 - Vergleich der Systeme - Updates Tabelle 17 - Vergleich der Systeme - Verbreitung und Referenzen

9 Abkürzungs- und Symbolverzeichnis AGPL AJP API BAPI BE BPM BPMN BSD CI CRM CSS CVS DIY ERP FTP GB GF GNU GPL GUI HSQL HTML IDM IT JAR JDBC JSON LAMP LDAP GNU Affero General Public License Apache JServ Protocol Application Programming Interface Business Application Programming Interfaces Business Engineering Business Process Management Business Process Model Notation Berkeley Software Distribution Corporate Identity Customer Relationship Management Cascading Style Sheets Concurrent Versions System Do It Yourself Enterprise Resource Planning File Transfer Protocol Gigabyte Geschäftsführer GNU s Not Unix General Public License Graphical User Interface Hypersonic SQL Hypertext Markup Language Identity Management Informationstechnik Java Archive Java Database Connectivity JavaScript Object Notation Linux Apache MySQL PHP Lightweight Directory Access Protocol 7

10 LGPL OKF OSI PDF PHP PO RAM REST SMTP SOAP SQL VM WAMP WfMC WFMS WSDL WYSIWYG XML YAWL Lesser General Public License Open Kernel Framework Open Source Initiative Portable Document Format Akronym - PHP: Hypertext Preprocessor Portable Object Random-Access Memory Representational State Transfer Simple Mail Transfer Protocol Simple Object Access Protocol Structured Query Language Virtual Machine Windows Apache MySQL PHP Workflow Management Coalition Workflow-Management-System Web Services Description Language What You See Is What You Get Extensible Markup Language Yet Another Workflow Language 8

11 1 Einleitung Durch die Komplexität der Arbeitsabläufe in vielen Unternehmen ist der zweckmäßige Einsatz von Computerunterstützung in diesen Bereichen immer mehr von entscheidender Bedeutung. Um Standards in dem Bereich der Arbeitsabläufe zu schaffen, ist es am wichtigsten, diese im ersten Schritt zu erfassen. Erst dadurch besteht die Möglichkeit, diese zu analysieren und zu optimieren. Sind diese Schritte erfolgreich durchgeführt worden, ist danach erst die Integration eines Workflow-Systems möglich. Die benötigten Schritte bis zur Einführung eines Workflow-Systems sind aber nicht Bestandteil dieser Arbeit. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass bei der Einführung und Auswahl eines geeigneten Systems die Prozesse bekannt sind und direkt in ein entsprechendes System technisch umgesetzt werden können. Außerdem werden nur eigenständig nutzbare Systeme detailliert untersucht. 1.1 Generelle Notwendigkeit von Workflowsystemen Durch die ständig wachsenden Anforderungen in allen Unternehmen und steigender Geschwindigkeit ist es von entscheidender Bedeutung, Informationen und Arbeitsabläufe schnell und zuverlässig an die entsprechenden Personen und Stellen zu verteilen. Ein Workflow-System sollte die Produktivität steigern, Kosten für einen Prozess senken und die Bearbeitung von externen Aufgaben beschleunigen. 1.2 Einordnung des Themenbereiches Die Problematik gehört zum Bereich Business Engineering. Business Engineering (BE) bezeichnet die methodenorientierte und modellbasierte Konstruktionslehre für Unternehmen des Informationszeitalters. Business Engineering (BE) beschäftigt sich 9

12 mit Problemstellungen, die aus der Transformation der Industrie- in die Informationsgesellschaft entstehen. 1 Im BE wird zwischen Strategie-, Geschäftsprozess- und Systemebene unterschieden. Im Bezug auf Workflow-Systeme ist die Systemebene interessant, da dort beschrieben ist, welche Prozesse und Arbeitsschritte durch Software unterstützt werden können. Demnach ist dort die Konzeption und Integration von Workflow-Systemen anzusiedeln, da diese Ebene die Beziehung zwischen IT-Komponenten, Datenstrukturen und unterstützender Software beschreibt. 1.3 Gliederung dieses Buches Als Orientierungshilfe wird nachfolgend für den Leser die Gliederung dieses Buches vorgestellt. Im 1. Kapitel wird ein Überblick über den Themenbereich und den Aufbau dieses Buches beschrieben. Dabei wird der Text in einem Themenbereich zugeordnet und die generelle Notwendigkeit von Workflowsystemen beschrieben. Das 2. Kapitel beschäftigt sich mit den theoretischen Grundlagen von Workflow-Systemen. Zuerst werden die Begriffe des Geschäftsprozesses differenziert und entsprechend erläutert. Danach wird des Begriff Workflow detaillierter untersucht und die verschiedenen Arten beschrieben. Ein weiterer Aspekt den dieses Kapitel beleuchtet ist das Thema der Lizensierung, die auch bei OpenSource Software eine wichtige Rolle spielt. Neben der Lizenzierung wird im Allgemeinen der Nutzen von OpenSource Software für Unternehmen beleuchtet. Außerdem werden am Beispiel YAWL, welches von van der Aalst entwickelt wurde, die 1 Vgl. [Hub03] Robert Winter Hubert Österle,

13 Grundelemente, Begriffe, Schnittstellen und Komponenten definiert und aufgezeigt. Im 3. Kapitel wird ein Teil der am Markt verfügbare OpenSource- Workflow-Systeme betrachtet und im Folgenden eine Auswahl von 5 Systemen getroffen, die im weiteren Verlauf analysiert werden. Dabei liegt der Fokus auf Systemen die eigenständig nutzbar sind und nicht nur in Verbindung mit anderen Softwareprodukten als Workflow- System verwendet werden können. Im 4. Kapitel wird jeweils ein Beispielworkflow (Genehmigen eines Urlaubsantrages) in den entsprechenden Systemen, welche in dem Kapitel 3 ausgewählt wurden, eingerichtet, beschrieben und getestet. Dabei ist jedes System auf einem virtuellen Server unter VMware installiert worden und anhand von Screenshots aus diesen Systemen wird dargestellt, wie sich mit den Mitteln und Produktspezifischen Funktionen die Aufgabenstellung abbilden lässt. Da nicht jedes System die identischen Funktionen hat, ist die Gliederung bei den einzelnen Produkten nicht immer identisch. Jedoch wird immer zuerst die Einrichtung der Aufbauorganisation beschrieben und dann der jeweilige Prozess mit den entsprechenden Tools erstellt. Im 5. Kapitel werden Vergleichskriterien von Workflowsystemen analysiert und erarbeitet und mit den ausgewählten Systemen evaluiert und die Ergebnisse dargestellt. Der Kern dieses Buches bildet dieses Kapitel, da in diesem Punkt verschiedene Vergleichskriterien für ein Workflow-System mit dem Fokus auf den Einsatz in einem Unternehmen beleuchtet werden. Dabei werden 18 verschiedene Kriterien ausgearbeitet und jedes der 5 ausgewählten Produkte mit dem Fokus auf diese Kriterien untersucht. Die Erkenntnisse aus den Beispielworkflows werden in diesem Kapitel verwendet um die Vergleichskriterien zu bilden. Der Aufbau dieses 11

14 Kapitels ist so gestaltet, dass zuerst ein Kriterium vorgestellt wird und dann in den nachfolgenden Punkten jeweils das entsprechende Softwareprodukt untersucht wird. Anschließend werden in einer Tabelle die Ergebnisse für dieses Kriterium zusammengefasst, um diese miteinander vergleichen zu können. Dabei werden die Vor- und Nachteile, die für dieses Kriterium besonders Aufgefallen sind, herausgestellt. Abschließend werden im letzten Teil die Ergebnisse zusammengefasst, ein Ausblick auf mögliche Weiterentwicklungen in diesem Bereich gegeben und ein Fazit gezogen. 12